Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais Presidência Controladoria Interna PLANO DIRETOR CONTROLE INTERNO

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1 PLANO DIRETOR DE CONTROLE INTERNO

2 SUMÁRIO Pág. 1. INTRODUÇÃO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Conceituação Marco legal O CONTROLE INTERNO NO ÂMBITO DO TCEMG 4. CONTROLADORIA INTERNA 5. DIRETRIZES PARA A ATUAÇÃO DA CONTROLADORIA INTERNA DESENVOLVIMENTO DOS TRABALHOS DA CONTROLADORIA INTERNA 7. RESULTADOS ESPERADOS 08 13

3 1. INTRODUÇÃO A, em atendimento ao disposto no art. 17 da Resolução nº 07/2010, e objetivando dar continuidade às atividades de operacionalização e integração do Controle Interno no âmbito do de Contas do Estado de Minas Gerais, submeteu à Excelentíssima Conselheira Presidente seu Plano Diretor, que contém as diretrizes que nortearão o planejamento das suas ações no biênio 2013 a SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 2.1. Conceituação O controle interno em Administração Pública pode ser entendido como um conjunto de procedimentos administrativos estabelecido para promover a eficiência e a eficácia nas operações e verificar o cumprimento das políticas estabelecidas em lei, visando ao alcance dos objetivos e metas programados pelo órgão ou entidade. De acordo com as Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Público da Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) 1, Controle Interno, no sentido de Sistema, é: um processo integrado que está afeto à gerência e ao corpo de funcionários da entidade e é estruturado para administrar os riscos e para oferecer segurança razoável de que na busca de sua missão, os seguintes objetivos gerais estão sendo alcançados: executar as operações de forma regular, ética, econômica, eficiente e eficaz, cumprindo com as obrigações de prestar contas (accountability) e com todas as leis pertinentes, assim como os regulamentos e a salvaguarda dos recursos contra a perda, mau uso e danos. 1 Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Público. Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores. de Contas do Estado da Bahia. Série Traduções n.º 13. p.88. Disponível em: Acesso em: 05 abr

4 Na concepção apresentada no Manual de Controle Interno dos Organismos Estratégicos de Controle Interno Comunidade de Países de Língua Portuguesa, de dezembro de , o Controle Interno abrange os controles de gestão financeira e administrativa e inclui: a estrutura organizacional e todos os métodos e procedimentos coordenados, estabelecidos por lei e pela direção da organização, nos termos das metas institucionais, com o propósito de: salvaguardar os ativos, os recursos humanos, financeiros e físicos; assegurar a veracidade, integridade e oportunidade dos registros contábeis e da respectiva informação financeira; cumprir a legislação; assegurar o cumprimento das políticas de gestão adaptadas e dos planos e procedimentos da organização; conduzir e executar suas atribuições ou objeto social, programas, projetos, atividades e funções de forma regular, produtiva, econômica, eficiente e eficaz; e produzir informação de gestão relativa aos resultados e efeitos alcançados. Cabe, ainda, mencionar o conceito de Controle Interno deste, estabelecido pela Resolução nº 07/2010: Art. 2º. O Controle Interno do é o conjunto coordenado de métodos e práticas operacionais empregadas por todas as suas unidades, de forma a enfrentar os riscos da organização e fornecer razoável segurança de que os objetivos e metas da instituição serão atingidos, observando-se os princípios da legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência e economicidade. Parágrafo único. Todas as unidades que integram o Sistema a que se refere o caput devem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho, os quais se darão de forma prévia, subsequente e, sempre que possível, concomitantemente aos atos controlados. É relevante notar que as ações desenvolvidas pelos órgãos de controle interno devem ser independentes, objetivas e de consultoria, destinadas a agregar valor e a melhorar a qualidade das atividades da organização, devendo contribuir com a consecução dos seus objetivos e metas, por meio de uma abordagem sistemática, pela avaliação de resultados e pela melhoria do autocontrole de cada uma das unidades que compõem o Controle Interno do órgão ou entidade. 2 Disponível em: Acesso em: 05 abr

5 2.2. Marco legal Sob o enfoque da legalidade, a obrigatoriedade da instituição do controle interno na Administração Pública foi estabelecida a partir das seguintes normas constitucionais e infraconstitucionais: Constituição Federal arts. 70 e 74; Constituição do Estado de Minas Gerais arts. 73, 1º, I, 74 e 81; Lei Federal nº 4.320/1964 arts. 75 a 80; Lei Complementar nº 101/2000 Lei de Responsabilidade Fiscal arts. 54, parágrafo único, e 59; Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Público, da Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI); e Resolução nº 1.135/2008 do Conselho Federal de Contabilidade (aprova a NBC T 16.8 Controle Interno). No âmbito do de Contas do Estado de Minas Gerais, as atividades de controle interno estão previstas nas seguintes normas: Lei Complementar nº 102/2008 Lei Orgânica do de Contas do Estado de Minas Gerais art. 4º, VIII, 1º; Resolução nº 12/2008 Regimento Interno art. 4º, VIII, 1º; Resolução nº 07/2010 Regulamenta o Controle Interno e a atuação da Unidade de Controle Interno; e Resolução nº 05/2013 Dispõe sobre a estrutura organizacional e as competências das unidades dos Serviços Auxiliares e da Escola de Contas do TCEMG. 4

6 3. O CONTROLE INTERNO NO ÂMBITO DO TCEMG Com a edição da Resolução nº 12/2009, foi inserida a unidade de Controle Interno na estrutura dos Serviços Auxiliares do de Contas do Estado de Minas Gerais. A Resolução nº 07/2010 regulamentou suas competências e atribuições. A Resolução nº 05/2013 alterou a denominação da unidade, que passou de Controle Interno para, e estabeleceu sua finalidade e suas competências, não suprimindo as atribuições previstas pela Resolução nº 07/ CONTROLADORIA INTERNA A é a unidade que tem a função de efetivar o controle interno no, ressaltando-se entre suas competências, descritas no art. 41 da Resolução nº 05/2013, propiciar a integração e a interação das unidades organizacionais e respectivos sistemas de controle. No contexto de controle interno, surge a noção de controladoria, que, segundo Slomski 3 (2007), é termo de difícil definição. No entanto, de acordo com o autor, a controladoria pode ser entendida como a busca do ótimo em qualquer ente, seja público ou privado, como o algo mais, procurado pelo conjunto de elementos que compõem a máquina de qualquer entidade. Ainda de acordo com Slomski (2007), o fazer da controladoria é sinônimo de gerir um banco de dados global do ente público, pois não dá para dissociá-la de sistemas de informações estruturados, capazes de responder em tempo real sobre receitas, despesas, bens públicos de uso especial, de uso comum e dominial; enfim, sobre o patrimônio econômico, financeiro, social, cultural, turístico e ambiental. 3 SLOMSKI, Valmor. Controladoria e governança na gestão pública. 1. ed. 2ª reimpr. São Paulo: Atlas,

7 A Resolução nº 05/2013 discriminou em seu art. 41 as seguintes competências para a : Art. 41 São competências da : I elaborar, planejar e submeter à apreciação do Presidente, até o final do primeiro trimestre de cada exercício, seu Plano Anual de Atividades; II acompanhar e avaliar o cumprimento das metas orçamentárias, limites legais e dos atos de geração de despesas; III avaliar as práticas operacionais das unidades que integram a estrutura organizacional do ; IV executar atividades de controle relativas à gestão orçamentária, financeira, contábil, patrimonial e operacional do ; V propiciar a integração e a interação das unidades organizacionais e respectivos sistemas de controle; VI executar outras competências correlatas descritas em atos normativos próprios. 5. DIRETRIZES PARA A ATUAÇÃO DA CONTROLADORIA INTERNA As diretrizes para as ações da deverão estar alinhadas com os objetivos delineados no Plano Estratégico Institucional do. Trata-se de um referencial em que serão priorizadas linhas de ações correspondentes às metodologias e ferramentas gerenciais de controle interno, com o intuito de contribuir para o alcance das metas estratégicas previstas para esta Corte. O Plano Estratégico Institucional do para o período de 2010 a 2014, aprovado pela Resolução nº 01/2010, traz as perspectivas de estrutura e orçamento, pessoas e inovação, processos internos e resultados, que representam os principais desafios a serem enfrentados para o cumprimento da missão institucional do, de exercer o controle externo da gestão dos recursos públicos de forma eficiente, eficaz e efetiva, em benefício da sociedade, buscando, também, tornar-se uma instituição de referência na garantia do direito da sociedade à regular e efetiva gestão dos recursos públicos. Nesse sentido, a terá suas ações norteadas pelas seguintes diretrizes: 6

8 estimular a eficiência operacional e a comunicação entre as áreas de atuação do TCEMG, para o pleno exercício de suas competências; conscientizar os gestores sobre a relevância do Controle Interno e do papel da para o alcance dos objetivos específicos e gerais da instituição; estruturar ações para prevenir e/ou detectar riscos inerentes ou potenciais na execução das atividades de cada unidade organizacional do TCEMG; monitorar as ações, no intuito de aperfeiçoar os procedimentos de controle em função das mudanças e da avaliação de riscos; estimular a comunicação das atividades do à sociedade, visando à transparência da gestão dos recursos, em atendimento à legislação Lei Complementar nº 131/2009 e Lei nº /2011; promover estudos e executar trabalhos inerentes às funções do controle interno, no intuito de apoiar o controle externo exercido pelo de Contas; acompanhar e monitorar a implementação da estrutura organizacional, mediante verificação e análise das atribuições definidas para as unidades organizacionais; estimular as unidades do a adotarem normatização, sistematização e padronização de procedimentos operacionais; e estabelecer rotinas e procedimentos para os trabalhos por ela desenvolvidos, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação. A conscientização dos gestores, associada a um processo de mudança de cultura em relação à atuação do controle interno, deverá ter continuidade, com vistas a favorecer não só a adoção de rotinas, como de procedimentos que busquem maior eficiência na utilização de recursos e efetividade de resultados, em obediência às normas e padrões estabelecidos. 7

9 6. DESENVOLVIMENTO DOS TRABALHOS DA CONTROLADORIA INTERNA Tendo em vista que a efetivação do controle interno está direcionada para atividades e, não, para um setor específico da instituição, foi previsto, no Plano Diretor de Controle Interno para o biênio 2013 a 2014, um conjunto de sistemas administrativos, que deverá direcionar a elaboração do plano de ação da. A elaboração do conjunto de sistemas administrativos constante do presente plano diretor tomou como parâmetro o conjunto trazido no Plano Diretor de Controle Interno para o ano de 2010 (aprovado pela Portaria nº 091/PRES/2010), adequandoo à nova estrutura organizacional do de Contas do Estado de Minas Gerais. Sistemas Administrativos Sistema Financeiro Planejamento e Orçamento Unidades do TC Diretoria de Orçamento, Contabilidade e Finanças Contabilidade Finanças Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional Diretoria de Orçamento, Contabilidade e Finanças Orçamento Síntese das atividades Coordenar e executar as atividades relativas à execução financeira; Elaborar e consolidar os demonstrativos contábeis e de gestão fiscal; Elaborar a prestação de contas anual; Acompanhar os atos normativos referentes ao planejamento, orçamento, finanças e contabilidade; Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e administrativos que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. Elaborar a proposta de orçamento anual em consonância com o plano plurianual, com a lei de diretrizes orçamentárias e com o Plano Estratégico Institucional do ; Acompanhar a programação da execução orçamentária; Acompanhar as metas, os resultados e os riscos; Acompanhar os atos normativos referentes ao planejamento, orçamento, finanças e contabilidade; Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e administrativos do que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. 8

10 Sistemas Administrativos Manutenção Patrimonial Unidades do TC Diretoria de Administração Patrimônio Manutenção e Obras Almoxarifado Síntese das atividades Registrar, controlar e propor a recuperação e manutenção dos bens patrimoniais, incluindo os bens de terceiros confiados ao ; Executar atividades relativas à manutenção e à conservação dos prédios, equipamentos, elevadores, sistemas elétricos, hidráulicos, de telecomunicação, de refrigeração, e de outros bens agregados ao patrimônio imobiliário do ; Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e administrativos do que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. Compras, Licitações e Contratos Serviços Gerais Diretoria de Administração Licitação Comissão Permanente de Licitação e Pregoeiros Contratos Material Almoxarifado Diretoria de Administração Serviços Gerais Efetuar os procedimentos licitatórios; Elaborar contratos, convênios e instrumentos congêneres; Apoiar as unidades gestoras no controle da execução dos respectivos instrumentos; Planejar e formalizar as operações de compras ou serviços; Receber, estocar e distribuir materiais; Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e administrativos do que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. Gerenciar os serviços de apoio administrativo, conservação, limpeza e descarte de materiais recicláveis; Coordenar os serviços de reprografia, encadernação, manutenção e assistência técnica dos equipamentos; Acompanhar, fiscalizar e avaliar os serviços prestados por terceiros, relativos à sua área de atuação; Auxiliar na gestão dos contratos dos serviços 9

11 terceirizados, no que tange à fiscalização e à conferência dos faturamentos, autorizando os respectivos pagamentos; Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e Sistemas Administrativos Serviços Gerais Comunicação e Relações Institucionais Transportes Unidades do TC Superintendência de Comunicação e Relações Institucionais Assessoria de Imprensa Assessoria de Jornalismo e Redação Comissão de Publicidade e Marketing Institucional Comissão de Relações Públicas e de Cerimonial Diretoria da Escola de Contas e Capacitação Professor Pedro Aleixo Coordenadoria da Revista do de Contas Diretoria de Administração Transportes Síntese das atividades administrativos do que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. Gerenciar e estabelecer relações confiáveis com os meios de comunicação; Dar cobertura jornalística, preparar, redigir e editar jornais institucionais; Providenciar a publicação, no Diário Oficial de Contas (DOC), das matérias encaminhadas pelas unidades do ; Coordenar a atualização de conteúdo da intranet e do portal do ; Conceber, desenvolver e coordenar uma central telefônica de atendimento ao público externo; Executar as ações de relações públicas; Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e administrativos do que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. Gerenciar a frota de veículos; Tomar providências cabíveis em caso de sinistro; Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e administrativos do que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. 10

12 Tecnologia da Informação (TI) Diretoria de Tecnologia da Informação Supervisão de Suporte e Infraestrutura de Tecnologia da Informação Supervisão de Desenvolvimento de Sistemas Informatizados de Controle Externo Acompanhamento e Desenvolvimento de Sistemas Internos do Garantir a segurança física e lógica de equipamentos, sistemas, dados e informações; Manter a operacionalidade dos recursos relacionados ao processamento, armazenamento e comunicação de dados, voz e imagem; Sistematizar procedimentos para análise, desenvolvimento, implantação e acompanhamento dos Sistemas de Informação; e administrativos do que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos. Sistemas Administrativos Arquivo Gestão de Pessoas Unidades do TC Secretaria Geral e do Pleno Arquivo Geral Diretoria de Gestão de Pessoas Divisão Médico- Odontológica Desenvolvimento de Pessoal Pagamento de Pessoal Pessoal Diretoria da Escola de Contas e Capacitação Síntese das atividades Providenciar o arquivamento, desarquivamento, e empréstimos de processos ou documentos; Garantir a guarda e conservação dos processos ou documentos arquivados; Controlar a temporalidade dos documentos; Identificar e eliminar documentos considerados sem valor; e Executar a microfilmagem e manter cópias de segurança. Propor, promover e conduzir políticas voltadas para a gestão de pessoas; Gerenciar assistência médica e odontológica; Controlar a evolução na carreira de servidores, visando a subsidiar a concessão de progressão e promoção na carreira; Gerenciar as informações necessárias à elaboração da folha de pagamento; Gerenciar os dados e os documentos pertinentes à vida funcional dos servidores, Procuradores, Auditores e Conselheiros; Planejar, promover, gerenciar e avaliar as ações de capacitação voltadas para a formação, aprimoramento ou desenvolvimento dos servidores do ; Implementar e manter programa de instrutoria 11

13 Professor Pedro Aleixo Capacitação Biblioteca interna, com o objetivo de identificar servidores do que possuam o perfil adequado para participarem, na qualidade de instrutores, das atividades da Escola; e Gerenciar o acervo referente aos livros e periódicos. Segurança Diretoria de Segurança Institucional Supervisão de Segurança Institucional Zelar pela segurança física das pessoas nas dependências do ; Zelar pela segurança patrimonial do ; Propor, planejar e supervisionar medidas de segurança, projetos e atividades relacionadas com a segurança institucional; Controlar o sistema de acesso eletrônico e o acesso às instalações do ; e Administrar o sistema de controle de veículos e utilização das vagas nas dependências do. A fixará as ações para o biênio 2013 a 2014, selecionando alguns dos sistemas administrativos apresentados para serem avaliados, em conformidade com os princípios de auditoria quanto à materialidade, risco e relevância, avaliando os requisitos do autocontrole e a observância às normas vigentes, especialmente as resoluções que regulamentam as atividades das unidades do. Precipuamente, atuará na prevenção e na detecção dos riscos inerentes ou potenciais por meio da proposição de orientações para o fortalecimento dos autocontroles e também na melhoria da comunicação entre as áreas. Além das ações orientadas para os sistemas administrativos propostos, a realizará avaliações quanto ao cumprimento de metas institucionais, conforme previsto no art. 10 da Resolução nº 07/2010. Ressalte-se que a descrição detalhada dos trabalhos a serem desenvolvidos pela e a metodologia para execução desses trabalhos estarão consignadas no Plano Anual de Controle Interno, que será submetido à aprovação da Conselheira Presidente, em atendimento ao art. 10, XII, da Resolução nº 07/

14 7. RESULTADOS ESPERADOS A, no exercício de suas competências, estabelecidas pela Resolução nº 07/2010 e pela Resolução nº 05/2013, efetivará o controle interno segundo as diretrizes estabelecidas neste plano, de forma integrada com os demais setores que compõem o Controle Interno do. Nesse sentido, contribuirá para o aprimoramento dos controles e para que os relatórios de gestão permitam uma razoável visão do alcance dos objetivos operacionais e institucionais propostos, de forma a possibilitar a adoção de mecanismos que minimizem riscos e ofereçam maior tranquilidade para os gestores. Cabe observar que, no caso da Administração Pública, os controles buscarão garantir o cumprimento dos princípios basilares da Administração Pública (legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência); e contribuir para que sejam atingidos os objetivos da instituição e as metas estabelecidas para as ações nas políticas públicas e para que a prestação de contas à sociedade seja feita de forma transparente, buscando atingir um alto grau de confiabilidade. Belo Horizonte, 01 de julho de