PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P.TJAM 43 Competências e Atribuições da Divisão de Cerimonial Elaborado por: Aprovado por: Raquel Assis de Andrade Claudino DVCERIMONIAL Data: 27/04/2015 Maria Zulena de Matos SECGAD Data: 04/09/2015
Página: 2 de 9 ÍNDICE 1. OBJETIVO... 3 2. CAMPO DE APLICAÇÃO... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA... 3 4. DEFINIÇÕES... 3 5. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE... 4 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS... 4 7. ANEXOS... 7
Página: 3 de 9 1. OBJETIVO 1.1 Sistematizar o processo de atividades do Cerimonial com o intuito de otimizar todo e qualquer acontecimento ligado direta ou indiretamente ao Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas - TJAM; 1.2 Assegurar suporte (conforto, qualidade, e organização) nos eventos do TJAM, e/ou quaisquer solenidade/comemoração que necessite de formalização e padronização; 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1 Este procedimento aplica-se a Divisão de Cerimonial do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas - TJAM. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3.1 Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Lei Ordinária nº 2.289 de 06/07/1194, estabelece diretrizes básicas para a administração e Pessoal introduz modificações nas normas vigentes e dá outras providências. 4. DEFINIÇÕES 4.1 PROTOCOLO: É o conjunto de preceitos e normas legais que devem ser obedecidas, para dar maior organização possível a determinados eventos ou comemoração que necessite de formalização ou procedimentos durante a realização de atos, públicos ou não.
Página: 4 de 9 5. RESPONSABILIDADES/AUTORIDADES 5.1 GABINETE DA PRESIDÊNCIA 5.1.1 Solicitante da despesa. 5.2 SETOR DE DIVULGAÇÃO 5.2.1 Emissor de publicidade dos atos públicos ou não onde o Presidente está presente ou não. 5.3 SETOR DE PATRIMÔNIO 5.3.1 Solicita matérias para os eventos do TJAM 5.4 DIVISÃO DE ORÇAMENTO 5.4.1 Solicitar mensalmente pronto pagamento 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 6.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS 6.1.1 Este procedimento evidencia o trâmite interno e externo das competências da Divisão de Cerimonial. 6.2. PLANEJAMENTO DAS SOLENIDADES OFICIAS E SOCIAS DO TJAM (Capital e Interior): 6.2.1 Gabinete da Presidência determina através de despacho qual evento a ser realizado onde estabelece DATA/ HORA e LOCAL; 6.2.2 Diretora do Cerimonial prepara a pré-agenda dos convites recebidos; 6.2.3 Fazer precursora (ir com antecedência no local do evento); 6.2.4 Elaboração e confirmação através de e-mail da presença do Presidente do TJAM ou do representante; 6.2.5 Diretora do Cerimonial designa um servidor que irá representar o TJAM, caso o Presidente não possa comparecer ao evento; 6.2.6. Fazer checklist de: a) Lista de convidados;
Página: 5 de 9 b) Lista da mesa de honra; c) Confirmação da mesa de honra; d) Nominata do Presidente (Breve histórico ou resumo da trajetória de um evento descrevendo uma linha de tempo através de datas especiais do referido evento, do início até sua concretização); e) Nominata do Mestre de Cerimônia; f) Carta da mesa de honra; g) Carta de chão; h) Roteiro da Solenidade; i) Script da solenidade; j) Contatos da coordenação do evento; k) Solicitar transporte para o dia do evento. 6.3. ACOMPANHAR A PRESIDÊNCIA OU REPRESETANTE LEGAL E CONFIRMAR SUA PRESENÇA OU NÃO EM SOLENIDADES E CERIMÔNIAS OFICIAS/ PÚBLICAS E PRIVADAS: 6.3.1 Gabinete da Presidência determina através de despacho qual evento a ser realizado onde estabelece Data/ Hora e Local; 6.3.2 Diretora do Cerimonial prepara a pré-agenda dos convites recebidos; 6.3.3 Fazer precursora (Ir com antecedência no local do evento); 6.3.4 Elaboração e confirmação através de e-mail da presença do Presidente do TJAM ou do representante; 6.3.5 Diretora do Cerimonial designa um servidor que irá representar o TJAM, caso o Presidente não possa comparecer ao evento; 6.3.6 Solicitar transporte para o dia do evento. 6.4. PRESTAR ASSISTÊNCIA À AUTORIDADES E CONVIDADOS (HOSPEDAGEM, TRANSLADOS E GUIAS, CASO NECESSÁRIO)
Página: 6 de 9 6.4.1. Gabinete da Presidência determina através de despacho data e hora da chegada da autoridade ou convidado a Sede do TJAM; 6.4.2. Conhecimento da finalidade da visita; 6.4.3. Basear-se na agenda da autoridade externa; 6.4.4. Conforme solicitação do gabinete da autoridade em visita disponibilizar oficial para o mesmo e comitiva, bem como ajudante de ordem; 6.4.5. Disponibilizar transporte para à autoridade, caso necessário. 6.5. ORGANIZAÇÃO DO CRONOGRAMA E AGENDA DO PRESIDENTE DO TJAM 6.5.1. Diretora da Divisão de Cerimonial despacha diariamente a pré-agenda de compromisso juntamente com o Presidente do TJAM; 6.5.2. Após o despacho da pré-agenda do Presidente do TJAM, Divisão de Cerimonial classifica os eventos que o Presidente irá comparecer e confirma sua presença ou não na solenidade através de e-mail. 6.6. ORGANIZAÇÃO DAS CERIMÔNIAS FUNERÁRIAS VELADAS NA SEDE DO TJAM 6.6.1. Recebimento da comunicação do falecimento; 6.6.2. Expedição do comunicado da nota de falecimento através do Site do TJAM e intranet sobre a data/hora e local do velório; 6.6.3. Divisão de Cerimonial envia coroa de flores em nome do Tribunal de Justiça; 6.6.4. Solicitar apoio do corpo de bombeiro para o cortejo fúnebre; 6.6.5. Apoio da assistência militar para o cortejo; 6.6.6. Solicitar serviços de copa (Café, leite e biscoitos); 6.6.7. Anotar quem enviou coroa de flores; 6.6.8. Registrar nome de autoridades que irão comparecer ao velório. 6.7. ELABORAÇÃO DE RELAÇÃO DE AUTORIDADES NO ÂMBITO MUNICIPAL, ESTADUAL E FEDERAL
Página: 7 de 9 6.7.1. Entrar em contato com órgão e solicitar relação de nome completo da autoridade, e-mail pessoal e funcional, número de telefone, cargo ou função e manter atualizada relação constantemente. 6.8. ELABORAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE CONVITES ÀS AUTORIDADES E CONVIDADOS PARA SOLENIDADES E AUDIÊNCIAS PÚBLICAS 6.8.1. Elaborar modelo de convites impressos (aniversário, velório, solenidades e festas de fim de ano); 6.8.2. Elaborar modelo de arte gráfica/digital 6.8.3. Elaborar e enviar convites eletrônicos (e-mail); 6.8.4. Elaborar carta convite para palestrantes; 6.8.5. Distribuir convites; 6.8.6. Confirmar presenças de autoridades e convidados; 6.8.7. Levar para aprovação do Presidente do TJAM todos os modelos e convites.
Página: 8 de 9 7. ANEXOS Não Há.
Página: 9 de 9 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão Descrição 01/12/2014 00 Emissão Inicial.