FAPESP FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO MANUAL DE INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS AUXÍLIOS ESTE MANUAL É ATUALIZADO CONSTANTEMENTE NO ENDEREÇO: www.fapesp.br/materia/1416 OBSERVAÇÕES: Para utilizar o site de Prestação de Contas da FAPESP, o(a) pesquisador(a) precisa, num primeiro momento, fazer seu cadastramento através da opção Se você não possui identificação e senha, clique aqui disponível no site www.fapesp.br/materia/355. O Pesquisador deverá então preencher os seus dados pessoais na tela de Identificação do Pesquisador e escolher uma Identificação, ou seja, uma palavra que será usada pelo pesquisador para se logar no site, juntamente com a Senha, que será enviada pela FAPESP via e-mail. Por medida de segurança, o sistema fica bloqueado para o Pesquisador até que ele faça o primeiro acesso utilizando sua Identificação e Senha. Em caso de dúvidas ou alteração após a finalização da Prestação de Contas, poderá encaminhar um e-mail ao cpdinfo@fapesp.br para esclarecimentos ou reabertura da prestação de contas. Versão: Julho/2010
ÍNDICE INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS 1- VISÃO GERAL... 03 2 ATOS VEDADOS AO OUTORGADO... 03 3- USO DOS RECURSOS... 03 4- PRAZO PARA USO DOS RECURSOS... 04 5- MOVIMENTAÇÃO DOS RECURSOS... 04 6- SOLICITAÇÃO DE LIBERAÇÃO DE RECURSOS... 04 6.1- PARA PAGAMENTO DE AQUISIÇÕES FEITAS NO BRASIL... 04 6.2- PARA PAGAMENTO DE IMPORTAÇÕES VIA CARTÃO DE CRÉDITO... 05 6.3- RESTRIÇÕES À LIBERAÇÃO: DÉBITOS COM A FAPESP... 06 7- IMPORTAÇÃO DIRETA... 06 8- ADITIVO E ALTERAÇÕES DO ORÇAMENTO APROVADO... 06 9- ALTERAÇÕES NÃO ORÇAMENTÁRIAS... 06 10- RESERVA TÉCNICA... 06 10.1 CASO GERAL... 06 10.2 PROJETOS TEMÁTICOS... 08 10.3 AUXÍLIOS INDIVIDUAIS... 08 10.4 A 10.11 NOVAS NORMAS PARA AUXÍLIOS CONCEDIDOS A PARTIR DE 01/01/2007... 08 11- BENEFÍCIOS COMPLEMENTARES... 12 12- AUXÍLIO PARA INFRAESTRUTURA... 13 INSTRUÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS 13- APLICAÇÃO... 13 14- ESTRUTURA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS... 13 15- OS DOCUMENTOS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS... 13 16- DETALHES DA APRESENTAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO... 13 17- COMPROVAÇÃO DE DESPESAS...... 14 18- MATERIAL PERMANENTE... 14 19- MATERIAL DE CONSUMO... 14 20- DIÁRIAS... 15 21- DESPESAS DE TRANSPORTES... 15 21.1 PASSAGENS AÉREAS... 15 21.2 TRANSPORTE TERRESTRE... 15 22- SERVIÇOS DE TERCEIROS... 16 23- BOLSA... 16 24- ANEXOS / MODELOS:... 16 ANEXO 1- FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS... 17 ANEXO 2- BALANCETE... 17 ANEXO 3- RELAÇÃO DE DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DE DESPESA... 17 ANEXO 4- ADENDO DE OBRA... 18 ANEXO 5- RECIBO DE DIÁRIAS TERCEIROS... 18 ANEXO 6- ROTEIRO DE VIAGENS PARA COMPROVAÇÃO DE DIÁRIAS DO OUTORGADO... 19 ANEXO 7- RECIBO DE REEMBOLSO DE RECURSOS AO VISITANTE (PASSAGEM AÉREA)... 19 ANEXO 8- ROTEIRO DE TRANSPORTE URBANO (ÔNIBUS / METRÔ)... 20 ANEXO 9- RECIBO DE SERVIÇOS TERCEIROS... 20 ANEXO 10- INSTRUÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE IMPORTAÇÃO... 21 ANEXO 11- DEMONSTRATIVO DE APROPRIAÇÃO DE CUSTO DE MATERIAL IMPORTADO... 21 ANEXO 12- RECIBO DE BOLSA... 22 Pág. 2 Versão: Julho/2010
A leitura e o entendimento das instruções deste manual, antes de qualquer providência, são fundamentais para a correta utilização dos recursos disponibilizados pela FAPESP e a eficiente Prestação de Contas dos gastos efetuados. INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS 1 - VISÃO GERAL O uso de recursos da FAPESP para aquisição de bens e/ou serviços para o desenvolvimento de projetos de pesquisa está condicionado a: a) aprovação dos recursos solicitados pela Diretoria da FAPESP, e a assinatura do Termo de Outorga pela FAPESP e pelo Pesquisador; b) abertura de conta bancária específica para o recebimento dos recursos, providenciada pela própria FAPESP; c) realização de cotação de preços para compras e contratações de serviços e consulta se a empresa fornecedora está apta nos cadastros fiscais públicos (Sintegra e Receita Federal - ver item 3); d) solicitação ao Setor Financeiro da FAPESP de liberação de recursos para a conta corrente do projeto; e) emissão de cheques casados com as Notas fiscais dos materiais/serviços adquiridos, aprovados e constantes do Termo de Outorga; f) prestação de contas de todos os gastos efetuados de acordo com as instruções contidas neste manual; Deve-se destacar que: a aprovação de recursos não significa a liberação da verba, que só ocorre após a solicitação do Pesquisador; o controle do saldo da conta corrente bancária é de responsabilidade do Pesquisador, que deve cuidar para que não sejam emitidos cheques sem fundos; saldo de recursos aprovados para o projeto e saldo em conta corrente são diferentes. 2 - ATOS VEDADOS AO OUTORGADO 2.1 Fazer alterações (remanejamento/transposição) nos itens constantes do Termo de Outorga sem prévia autorização da FAPESP. 2.2 Transferir verbas ou saldos de um processo para outro, mesmo que o Outorgado seja beneficiário de mais de um auxílio em curso e ainda que se trate de projeto em continuação. 2.3 Efetuar despesas fora do período de vigência do Termo de Outorga. 2.4 Fazer aplicações financeiras com os recursos concedidos. 2.5 Deixar de prestar contas. 3 - USO DOS RECURSOS 3.1 Nos casos de aquisição de material e contratação de serviços no Brasil, deverão ser anexadas às respectivas Notas fiscais, nos termos da legislação vigente, justificativas dos preços e razões que determinaram a escolha do fornecedor ou executante. Para compras e contratações de serviços com valor superior a 10 salários mínimos, o Pesquisador deverá apresentar, no mínimo, cotações de preços feitas por 3 fornecedores. 3.2 De acordo com orientação do Tribunal de Contas do Estado, antes de adquirir bens e serviços, os Pesquisadores devem verificar se a empresa fornecedora está apta nos cadastros fiscais públicos (Sintegra, da Secretaria da Fazenda e Cadastro da Secretaria da Receita Federal CNPJ). Atendendo à instrução, o Setor de Auditoria da FAPESP passará a verificar o cumprimento da exigência no momento da análise da prestação de contas, checando todas as notas fiscais apresentadas nos cadastros acima mencionados. Caso seja detectada alguma nota fiscal não habilitada, a FAPESP solicitará ao Pesquisador a apresentação de prestação de contas complementar no valor da nota fiscal glosada, ou a restituição da importância aplicada. Saiba se a empresa fornecedora está apta consultando os sites www.sintegra.gov.br e www.receita.fazenda.gov.br. Recomendamos, sempre que possível, que sejam anexadas às respectivas notas fiscais as consultas realizadas. 3.3 Correrão por conta exclusiva do Outorgado quaisquer despesas que não se enquadrem nas autorizações constantes do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio e do presente Manual de Instruções. 3 Versão: Julho/2010
3.4 O Outorgado somente se eximirá de sua responsabilidade perante a FAPESP após a aprovação de sua prestação de contas final e, se for o caso, da efetivação da doação dos materiais permanentes para a instituição à qual o Pesquisador está vinculado, a critério da FAPESP. 3.5 No caso de constatação de dano irreparável em equipamentos adquiridos para o desenvolvimento do projeto de pesquisa, o Outorgado deverá comunicar imediatamente à FAPESP que poderá, após avaliação pelas áreas competentes, autorizar seu desmembramento, descarte ou baixa, ou determinar demais providências que entender cabíveis. 3.6 Ao final do processo de aquisição de bens e serviços contratados, tal como concedidos no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio, o eventual saldo deverá retornar ao orçamento da FAPESP. Esta norma aplica-se tanto aos bens adquiridos e serviços contratados no Brasil como no Exterior. 3.7 Na aquisição de materiais permanentes móveis que sejam utilizados fora do âmbito da instituição onde se desenvolve o projeto, deverá ser contratado seguro específico do bem sob sua guarda e responsabilidade, até que seja efetuada a doação ou cessão de uso à instituição, podendo ser utilizado recursos da Reserva Técnica para custear as despesas com contratação do seguro e, no caso de sinistro, o pagamento da franquia; sob pena de, não o fazendo, arcar com a sua restituição financeira à FAPESP no caso de sinistro. 4 - PRAZO PARA USO DOS RECURSOS 4.1 O prazo máximo para uso dos recursos é aquele estabelecido no Termo de Outorga para apresentação do relatório científico final, considerando também o período de vigência. 4.2 Por ocasião da apresentação do relatório científico final e/ou ao término da vigência do projeto, o saldo acaso existente será automaticamente cancelado. 4.3 As autorizações para início de importação direta poderão ser solicitadas durante toda a vigência do Auxílio, mas todas as despesas decorrentes do seu processamento devem ocorrer no prazo máximo de 6 meses após o vencimento desta vigência, não sendo liberado nenhum recurso após este prazo. Caso isto não ocorra, o pedido ao exportador deverá ser cancelado, com devolução dos respectivos recursos à FAPESP. 4.4 Caso haja necessidade de prorrogação do prazo final, o Pesquisador deverá encaminhar a solicitação dois meses antes do vencimento do prazo, apresentando, na mesma correspondência, um breve relato das atividades desenvolvidas e a justificativa da necessidade da prorrogação. Mais informações sobre a Solicitação de Alteração Inicial estão em www.fapesp.br/materia/565. 5 - MOVIMENTAÇÃO DOS RECURSOS 5.1 Conta corrente: a FAPESP providenciará a abertura de conta corrente específica para a movimentação dos recursos alocados, que, por sua natureza, é isenta da cobrança de CPMF. 5.2 O Pesquisador será responsável: 5.2.1 pelo controle e movimentação da conta; 5.2.2 pela guarda em segurança do talonário de cheques; 5.2.3 por solicitar a liberação de recursos antes de efetuar os pagamentos; 5.2.4 pelo controle do saldo do projeto por item concedido e da conta corrente bancária; 5.2.5 por providenciar Boletim de Ocorrência (B.O.), sustar os cheques no Banco, e comunicar imediatamente à FAPESP, em casos de roubo, furto ou extravio; 5.2.6 pelas despesas bancárias incidentes nesta conta, tais como tarifas sobre a emissão de cheques sem fundos, sustações de cheques por roubo, furto ou extravio. 6 - SOLICITAÇÃO DE LIBERAÇÃO DE RECURSOS 6.1 PARA PAGAMENTO DE AQUISIÇÕES FEITAS NO BRASIL 6.1.1 Antes de efetuar cada pagamento, o Pesquisador deverá solicitar a liberação de verba ao Setor de Finanças da FAPESP, evitando a emissão de cheques sem fundos. A não observância a este procedimento poderá acarretar o encerramento da Conta Corrente. 6.1.2 O Outorgado não deve solicitar liberação de verba sem a necessidade imediata da realização dos gastos, evitando a permanência de saldo em conta. 6.1.3 O preenchimento do balancete, "on-line", à medida em que os recursos são liberados para a conta, é fundamental para o controle e a finalização da Prestação de Contas. 4 Versão: Julho/2010
6.1.4 As liberações devem ser solicitadas à FAPESP pelos telefones (11) 3838-4000, pelo FAX (11) 3645-2416 ou pelo serviço Converse com a FAPESP (www.fapesp.br/converse), em Para Pesquisadores > Solicitações > Finanças, devendo o Outorgado identificar se a verba é referente ao Projeto ou à Reserva Técnica. 6.1.5 Prazos para crédito em conta: solicitações feitas até às 11:00 horas será efetuado no mesmo dia; solicitações feitas após às 11:00 horas será efetuado no dia seguinte. 6.1.6 CHEQUES CASADOS. Os pagamentos das despesas deverão ser realizados através de Cheques Nominativos "Casados" - (exemplo: Nota Fiscal nº, paga pelo cheque nº ). 6.1.7 CAIXA-PEQUENO Para pagamento de despesas miúdas, que não comportem emissões de cheques nominativos, o Outorgado poderá criar um pequeno "Caixa", até o limite de um salário mínimo vigente, emitindo, neste caso, cheques em seu próprio nome. O saldo eventual deste pequeno "Caixa" será recolhido à conta bancária respectiva. NOTA: as Notas fiscais e/ou Recibos referentes a estas aquisições também deverão fazer parte da Prestação de Contas. 6.2 PARA PAGAMENTO DE IMPORTAÇÕES VIA CARTÃO DE CRÉDITO 6.2.1 Despesas realizadas via Cartão de Crédito, quando do surgimento de uma situação não prevista, que necessite de material fundamental para a continuidade da pesquisa, deverão ser previamente autorizadas pela FAPESP. O reembolso dessas despesas deverá obedecer ao disposto nas Portarias em vigor (www.fapesp.br/importacao). 6.2.2 Material perecível, inflamável, corrosivo, radioativo ou controlado por qualquer órgão brasileiro não pode ser adquirido desta forma. 6.2.3 Pode ser solicitado reembolso para: pagamento da mercadoria (débito no cartão de crédito); despesa com o desembaraço - somente para embarque via "courier" e no valor máximo de R$ 600,00 (seiscentos reais). Ultrapassado este valor, o Pesquisador poderá utilizar a reserva técnica ou pagar com recursos próprios. Importante: o valor mínimo da despesa é de 60% (Imposto de Importação) mais 18% (ICMS) calculado sobre o valor declarado. 6.2.4 Os limites para o reembolso são: Forma de Embarque Via "courier" ou correio ( door to door ) Como bagagem acompanhada Limite Legal até USD 3.000,00 (ou equivalente em outra moeda), por embarque. - devem ser incluídas neste valor as taxas e despesas mencionadas na "proforma invoice". até USD 500,00 (ou equivalente em outra moeda, por passageiro. Desembaraço valor declarado para o embarque deve ser igual ao valor da "invoice"; caso o material fique alfandegado, o desembaraço será de responsabilidade do Pesquisador. Não se enquadra 6.2.5 Os documentos que devem ser enviados para o pedido de reembolso são: a) formulário específico de pedido de reembolso, disponível no site www.fapesp.br/importacao; b) cópia da "invoice"; c) cópia do extrato do cartão de crédito; d) cópia do documento emitido pela courier (quando o embarque não foi como bagagem acompanhada); e) os originais dos documentos devem ser encaminhados na prestação de contas no prazo estabelecido no Termo de Outorga. 5 Versão: Julho/2010
6.2.6 Para despesas efetuadas com verba de RESERVA TÉCNICA, o reembolso poderá ser solicitado diretamente ao Setor de Finanças. A documentação pertinente deverá ser apresentada por ocasião da Prestação de Contas. 6.2.7 A FAPESP não reembolsa multa de qualquer natureza. 6.3 RESTRIÇÕES À LIBERAÇÃO - Débitos com a FAPESP Pesquisadores que estejam em débito com a FAPESP ou em atraso com a apresentação de Prestação de Contas ou de Relatórios Científicos (próprios e/ou de bolsista do qual seja Orientador), ou ainda, na entrega de processo do qual seja assessor, terão bloqueados os recursos relativos a todos os seus processos, até que a situação seja regularizada. 7 - IMPORTAÇÃO DIRETA 7.1 O processo de importação e/ou pagamento de serviços de terceiros no exterior, previamente autorizado pela FAPESP, de acordo com as Portarias em vigor (www.fapesp.br/importacao), terá início após o recebimento pelo Setor de Importação da FAPESP, da "proforma invoice" acompanhada de "Autorização para Importação", disponível no site acima citado. 7.2 A parcela da Reserva Técnica referente à dotação para importação ficará contingenciada para atender, exclusivamente, às demais despesas decorrentes do processamento da importação, tais como, frete interno, seguro, despesas bancárias, pagamento de despachante e frete internacional, bem como às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do Termo de Outorga. 8 - ADITIVOS E ALTERAÇÕES DO ORÇAMENTO APROVADO 8.1 Solicitações de aditivos ou outras alterações devem, ordinariamente, ser encaminhadas no momento da apresentação de qualquer relatório científico. Solicitações encaminhadas fora dessas ocasiões são analisadas, em caráter excepcional, se ficar demonstrado que os itens e valores orçamentários em questão não poderiam ter sido previstos no momento da assinatura do Termo de Outorga ou da apresentação dos relatórios científicos anteriores. Em qualquer caso, as solicitações devem ser apresentadas acompanhadas de justificativa, com a utilização do formulário específico para esta finalidade (Pedido de Alteração de Concessão Inicial), juntamente com o Cronograma de Desembolso do saldo atual do projeto, à disposição dos interessados no endereço www.fapesp.br/formularios/planilhas/cronogde.xls. 8.2 Se a transposição ocorrer de moeda nacional para moeda estrangeira, o saldo de Reserva Técnica, eventualmente existente, será utilizado para cobrir os custos de importação destes bens de acordo com as Portarias em vigor (www.fapesp.br/importacao). 8.3 Reserva Técnica Não é permitida a transposição de qualquer elemento de despesa para Reserva Técnica, sendo permitido o inverso (DE Reserva Técnica PARA outros elementos de despesa), visando a complementação do valor concedido, exceto para transporte e diárias. 9 - ALTERAÇÕES NÃO ORÇAMENTÁRIAS Pedidos de mudanças de prazos (de vigência, de relatório científico ou de prestação de contas) ou modificações do plano inicial (do projeto, do cronograma, etc.) devem ser acompanhados de justificativa e de informações sobre o desenvolvimento do projeto. 10- RESERVA TÉCNICA 10.1 CASO GERAL 10.1.1 Para cada modalidade de Auxílio, a FAPESP define determinado montante adicional de recursos, proporcional ao valor da concessão inicial, que poderá ser utilizado a título de Reserva Técnica. Desses recursos, uma parte fica disponível para uso do Pesquisador responsável, e outra sob responsabilidade conjunta do Pesquisador e do Chefe do Departamento (ou seu equivalente hierárquico). 10.1.2 Caso haja necessidade de aquisição de radioisótopos ou radioativos, deverá ser apresentada, na Prestação de Contas, autorização da CNEN em nome do Outorgado e em nome da Instituição onde o projeto está sendo desenvolvido. 10.1.3 A parcela de responsabilidade do Pesquisador, de uso restrito a despesas diretamente relacionadas ao seu projeto, pode ser utilizada para: 6 Versão: Julho/2010
a) aquisição e manutenção de equipamentos, softwares e aquisição de material de consumo de infraestrutura; b) pagamento de taxas de publicação de artigos e aquisição de separatas; c) custeio da vinda de técnicos para instalação e/ou manutenção de equipamentos ou softwares; d) custeio da vinda de Pesquisadores visitantes, transporte e diárias para estágios com duração inferior a um mês (estágios com duração superior a um mês devem ser objeto de solicitação em separado, como pedido complementar); e) manutenção de programa de seminários do grupo de Pesquisadores; f) aquisição de periódicos de interesse para o projeto de pesquisa. Neste caso, os títulos adquiridos deverão ser colocados à disposição da comunidade acadêmica na biblioteca da respectiva unidade. As aquisições através de recursos de Reserva Técnica somente poderão ser efetuadas durante a vigência do Auxílio. g) despesas com importação. h) despesas com contratação de seguro para materiais permanentes móveis e, no caso de sinistro o pagamento da franquia, quando for necessário o seu uso fora do âmbito da instituição onde se desenvolve o projeto. 10.1.4 As possíveis aplicações no âmbito departamental, da parcela de responsabilidade conjunta do Pesquisador com o Chefe do Departamento, são: a) reformas de laboratórios e outras despesas de infraestrutura de pesquisa, destinadas a apoiar prioritariamente o projeto; b) aquisição de equipamentos, livros e base de dados para manutenção de bibliotecas; c) organização de cursos para atualização dos técnicos dedicados à infraestrutura de pesquisa; d) despesas com importação. 10.1.5 Para uso da Reserva Técnica em outros itens além dos relacionados acima, diretamente relacionados ao Projeto de Pesquisa e legitimamente classificáveis como despesas de pesquisa (exigência estatutária desta Fundação), o Outorgado deverá solicitar autorização especial à Diretoria Administrativa antes de realizar a despesa. Esta solicitação deve ser enviada para da@fapesp.br. O resultado será transmitido ao Outorgado com a possível brevidade. 10.1.6 Como de praxe, são vedadas, para qualquer das parcelas, aplicações que, independentemente de seus méritos, não tenham estreita relação com as atividades de pesquisa. Em particular, não são financiáveis: a) aplicações que estejam fundamentadas apenas em atividades de ensino e extensão; b) atividades administrativas de qualquer natureza, incluindo despesas com a contratação de pessoal; c) construções civis que redundem em aumento de área construída. 10.1.7 Para pagamento das despesas envolvidas, o Chefe do Departamento encaminhará ao Pesquisador, os documentos (nota fiscal, recibos, etc.) necessários para os respectivos pagamentos. 10.1.8 Havendo vários projetos de pesquisa apoiados pela FAPESP em um mesmo Departamento, poderá haver, para fins operacionais e contábeis, a consolidação dos recursos e o seu gerenciamento em um único projeto, permanecendo porém, para fins estatísticos, a distribuição original. Neste caso, o Chefe do Departamento solicitará à FAPESP a transferência dos recursos disponíveis para um dos projetos em execução no Departamento, através de correspondência, contendo a concordância explícita dos Coordenadores dos projetos envolvidos. No caso do projeto envolver vários Departamentos, a "Reserva Técnica" será dividida na proporção sugerida pelos Pesquisadores participantes. A decisão sobre a utilização desses recursos será do Chefe do Departamento (ou Chefe da Seção ou equivalente), com anuência prévia do Pesquisador que coordena o projeto, o qual continuará responsável pelo projeto global perante a FAPESP, inclusive pela respectiva Prestação de Contas. 10.1.9 Sempre que houver necessidade de importação direta com recursos de Reserva Técnica, o Coordenador do projeto deverá enviar a respectiva "proforma invoice" para o Setor de Importação da FAPESP, acompanhada, se for o caso, da concordância do Chefe do Departamento, indicando claramente que se trata de aquisição com recursos da reserva técnica (ver item 7) e necessita de autorização prévia da FAPESP de acordo com as Portarias em vigor 7 Versão: Julho/2010
(www.fapesp.br/importacao). As despesas decorrentes também serão debitadas desses recursos, previamente, por estimativa. 10.1.10 Os recursos só poderão ser utilizados no prazo de duração do respectivo projeto, ou seja, até a data de apresentação do relatório científico final. 10.1.11 Nos prazos determinados pela FAPESP e em conjunto com a prestação de contas do projeto, o Coordenador deverá prestar contas também dos gastos realizados com os recursos da "Reserva Técnica". Esta prestação de contas deverá ser identificada como "Prestação de Contas - Reserva Técnica", e deverá ser dividida em duas partes: a de responsabilidade exclusiva do Pesquisador, e outra com a concordância do Chefe do Departamento para cada uma das despesas referentes à parcela de responsabilidade conjunta. 10.1.12 Os valores de eventuais suplementações de verba não serão considerados para efeito de cálculo dos recursos de Reserva Técnica. 10.1.13 Não será concedida Reserva Técnica em auxílio para reparo de equipamentos. 10.1.14 A parcela da reserva técnica referente à dotação para importação ficará contingenciada para atender, exclusivamente, às despesas com importação, bem como às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do Termo de Outorga. 10.2 PROJETOS TEMÁTICOS 10.2.1 Para cada projeto aprovado pela FAPESP a partir de 01.01.1998, há dotação de Reserva Técnica inicial, para os primeiros dois anos de vigência, correspondente a 20% (vinte por cento) do valor da concessão total inicial do projeto, estando garantido um valor mínimo, definido no Termo de Outorga. 10.2.2 A aplicação de metade de cada uma das parcelas será de exclusiva responsabilidade do Coordenador do projeto, em itens que possam beneficiar o grupo de pesquisa a ele associado no projeto. A aplicação da outra metade da parcela será de responsabilidade conjunta do Pesquisador com o Chefe de Departamento, na forma atualmente em vigor. A proporção de utilização da segunda parcela, entre o Pesquisador e Chefe de Departamento, poderá ser redefinida pela FAPESP, a partir da análise do plano de aplicação de recursos apresentado pelo Pesquisador. 10.2.3 Por ocasião da apresentação do segundo relatório científico anual, o Coordenador do projeto deverá discriminar a utilização desses recursos. A adequada utilização será avaliada pela Assessoria da FAPESP. Nessa mesma ocasião, o Coordenador do projeto poderá solicitar a liberação da segunda parcela, com valor máximo igual ao da primeira. A solicitação deverá estar justificada por meio do plano de utilização e a liberação estará sujeita à avaliação favorável por parte da Assessoria. 10.3 AUXÍLIOS INDIVIDUAIS (Auxílio à Pesquisa, Projeto Genoma, Programa de Apoio a Jovens Pesquisadores em Centros Emergentes). 10.3.1 A Reserva Técnica tem valor equivalente a 25% do valor da concessão total inicial do projeto, ficando 15% sob responsabilidade do Pesquisador e os 10% restantes sob responsabilidade conjunta com o Chefe de Departamento. O relatório científico anual deverá discriminar a utilização desses recursos, o que será avaliado pela Assessoria da FAPESP. A utilização dos recursos no âmbito do projeto ou do departamento estão sujeitas às mesmas regras propostas para os Projetos Temáticos. NORMAS DE RESERVA TÉCNICA PARA AUXÍLIOS CONCEDIDOS A PARTIR DE 01.01.2007 10.4- AUXÍLIO À PESQUISA E PROGRAMA JOVEM PESQUISADOR 10.4.1. Para cada Auxílio à Pesquisa e Programa Jovem Pesquisador aprovado pela FAPESP, será alocada uma Reserva Técnica correspondente a 25% do valor da concessão total inicial do Projeto, sendo: 10.4.1.1. Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto: equivalente a 60% do total da Reserva Técnica (ou 15% dos recursos do Projeto), disponibilizada com os demais recursos do Projeto e cuja utilização será dedicada a itens de Infraestrutura diretamente ligados ao Projeto de Pesquisa e executada sob a responsabilidade do Pesquisador outorgado. 8 Versão: Julho/2010
10.4.1.2. Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa: equivalente a 40% do total da Reserva Técnica (ou 10% dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens especificados e justificados num Plano Anual de Aplicação da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa, que deverá ser aprovado pela Congregação ou Colegiado Superior da Unidade. Esta parcela será disponibilizada em projeto de Apoio à Infraestrutura Institucional para Pesquisa, no qual serão somados os valores correspondentes às parcelas de Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional para Pesquisa de todos os Projetos aprovados na Unidade no ano anterior. Este processo será executado sob a coordenação do Diretor da Unidade, ou de Pesquisador designado por ele com anuência da Congregação ou do Colegiado Superior da Unidade. Este projeto será aberto nos casos em que o montante acumulado, no ano anterior, para esta parcela da Reserva Técnica for igual ou superior a R$ 10.000,00. 10.4.2. Da parte da Reserva Técnica calculada sobre o valor das concessões em moeda estrangeira, 15% será transferido para a Reserva de Importação, para atender às despesas com importação e às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do Termo de Outorga, conforme determina a Portaria CS nº 18/2005. 10.4.3. O montante da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa será calculado com base nas concessões do exercício anterior e informado às Instituições em janeiro de cada ano, nos casos em que o valor acumulado for igual ou superior a R$ 10.000,00. Com base nessa informação, os Diretores de Unidade submeterão à FAPESP, em fevereiro de cada ano, as propostas para utilização dessa parcela da Reserva Técnica. 10.4.4. As possíveis aplicações da Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, de responsabilidade do Pesquisador outorgado, são: a) aquisição e manutenção de equipamentos e softwares; b) aquisição de material de consumo para infraestrutura; c) pagamento de taxas de publicação de artigos e aquisição de separatas; d) custeio da vinda de técnicos para instalação e/ou manutenção de equipamentos ou softwares; e) custeio da vinda de pesquisadores visitantes, transporte e diárias para estágios; f) viagens de estudantes vinculados ao Projeto para participação em eventos científicos nacionais e internacionais com apresentação de trabalhos e segundo as normas da FAPESP; g) manutenção de programa de seminários do grupo de pesquisadores; h) aquisição de livros, periódicos e acesso a bases de dados de interesse para o Projeto de Pesquisa, sendo que, os títulos adquiridos deverão ser colocados à disposição da comunidade acadêmica na biblioteca da respectiva Unidade. i) reformas de laboratórios e outras despesas para infraestrutura de pesquisa, destinadas a apoiar diretamente o Projeto que origina os recursos; j) aquisição de equipamentos para manutenção de bibliotecas; k) organização de cursos para atualização dos técnicos dedicados à infraestrutura de pesquisa; l) despesas com importação. m) despesas com contratação de seguro para materiais permanentes móveis e, no caso de sinistro o pagamento da franquia, quando for necessário o seu uso fora do âmbito da instituição onde se desenvolve o Projeto. 10.4.5. A Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa destina-se ao apoio à infraestrutura coletiva de pesquisa que beneficie Projetos de Pesquisa apoiados pela FAPESP na Unidade. A infraestrutura apoiada pode ser vinculada no nível Departamental, na Unidade Universitária ou na Administração Central da Instituição. As possíveis aplicações são: a) reformas de laboratórios e outras despesas para infraestrutura de pesquisa; b) apoio à manutenção e melhoramentos em infraestruturas coletivas de apoio à pesquisa, como: biotérios (exceto custos para compra de animais, que deverão fazer parte do orçamento ordinário do Projeto como material de consumo), redes de informática, centros de manutenção de equipamentos (exceto o custo da manutenção específica de equipamentos que possa ser coberto com recursos da Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do 9 Versão: Julho/2010
Projeto ver item 10.4.4. ou mediante solicitação de Auxílio à Pesquisa para Reparo de Equipamentos), centros de processamento de dados, bibliotecas, acervos documentais, museus, centrais de fornecimento de gases especiais, centrais de criogenia, facilidades para medidas e equipamentos compartilhados, centrais de instrumentação analítica para apoio à pesquisa, oficinas mecânicas, eletrônicas e de vidraria de apoio à pesquisa, centrais de arcondicionado, tratamento de resíduos e redes elétricas e hidráulicas para laboratórios de pesquisa, aplicando-se, em todos os casos, as restrições do item 10.7; c) aquisição de equipamentos, livros e base de dados para manutenção de bibliotecas; d) organização de cursos para atualização dos técnicos dedicados à infraestrutura de pesquisa; e) despesas com importação. 10.5 - PROJETOS TEMÁTICOS 10.5.1. Para cada Projeto Temático aprovado pela FAPESP, será alocada uma Reserva Técnica correspondente a 40% do valor da concessão total inicial do Projeto, estando garantido um valor mínimo definido no Termo de Outorga, sendo: 10.5.1.1. Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto: equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou 20% dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens de infraestrutura diretamente ligados ao Projeto de Pesquisa, e executada sob a responsabilidade do Pesquisador outorgado. Metade do valor desta parcela será disponibilizada no início do Projeto, para aplicação nos dois primeiros anos. A segunda metade desta parcela da Reserva Técnica será liberada com a aprovação do segundo Relatório Científico Anual. 10.5.1.2. Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa: equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou 20% dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens especificados e justificados num Plano Anual de Aplicação da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa, que deverá ser aprovado pela Congregação ou Colegiado Superior da Unidade. Esta parcela será disponibilizada em projeto de Apoio à Infraestrutura Institucional para Pesquisa, no qual serão somados os valores correspondentes às parcelas de Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional para Pesquisa de todos os Projetos aprovados na Unidade no ano anterior. Este processo será executado sob a coordenação do Diretor da Unidade, ou de Pesquisador designado por ele com anuência da Congregação ou do Colegiado Superior da Unidade. Este projeto será aberto nos casos em que o montante acumulado, no ano anterior, para esta parcela da Reserva Técnica for igual ou superior a R$ 10.000,00. 10.5.2. Da parte da Reserva Técnica calculada sobre o valor das concessões em moeda estrangeira, 15% será transferido para a Reserva de Importação, para atender às despesas com importação e às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do Termo de Outorga, conforme determina a Portaria CS nº 18/2005. 10.5.3. No caso de o Projeto de Pesquisa envolver vários Departamentos, a Reserva Técnica será dividida na proporção sugerida pelo Pesquisador Responsável pelo projeto, com anuência explícita dos demais Pesquisadores Principais, quando houver. 10.5.4. Os valores de eventuais suplementações de verba e recursos para apoio especial à infraestrutura de Projetos Temáticos não serão considerados para efeito de cálculo dos recursos de Reserva Técnica. 10.5.5. O montante da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa será calculado com base nas concessões do exercício anterior e informado às Instituições em janeiro de cada ano, nos casos em que o valor acumulado for igual ou superior a R$ 10.000,00. Com base nessa informação, os Diretores de Unidade submeterão à FAPESP, em fevereiro de cada ano, as propostas para utilização dessa parcela da Reserva Técnica. 10.5.6. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, de responsabilidade do Pesquisador outorgado, ver item 10.4.4 10.5.7. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa, ver item 10.4.5: 10.6. CEPID 10.6.1. 10.6.1- Para cada Projeto CEPID aprovado pela FAPESP, será alocada uma Reserva Técnica correspondente a 20% do valor da concessão total anual do Projeto. 10 Versão: Julho/2010
10.6.2. 10.6.1.1 Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto: equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou 10% dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens de infraestrutura diretamente ligados ao Projeto de Pesquisa, e executada sob a responsabilidade do Pesquisador outorgado. 10.6.3. 10.6.1.2 Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa: equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou 10% dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens especificados e justificados num Plano Anual de Aplicação da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa, que deverá ser aprovado pela Congregação ou Colegiado Superior da Unidade. Esta parcela será disponibilizada em projeto de Apoio à Infraestrutura Institucional para Pesquisa, no qual serão somados os valores correspondentes às parcelas de Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional para Pesquisa de todos os Projetos aprovados na Unidade no ano anterior. Este processo será executado sob a coordenação do Diretor da Unidade, ou de Pesquisador designado por ele com anuência da Congregação ou do Colegiado Superior da Unidade. Este projeto será aberto nos casos em que o montante acumulado, no ano anterior, para esta parcela da Reserva Técnica for igual ou superior a R$ 10.000,00. 10.6.4. Da parte da Reserva Técnica calculada sobre o valor das concessões em moeda estrangeira, 15% será transferido para a Reserva de Importação, para atender às despesas com importação e às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do Termo de Outorga, conforme determina a Portaria CS nº 18/2005. 10.6.5. No caso de o Projeto de Pesquisa envolver vários Departamentos, a Reserva Técnica será dividida na proporção sugerida pelo Pesquisador Responsável pelo projeto, com anuência explícita dos demais Pesquisadores Principais, quando houver. 10.6.6. O montante da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa será calculado com base nas concessões do exercício anterior e informado às Instituições em janeiro de cada ano, nos casos em que o valor acumulado for igual ou superior a R$ 10.000,00. Com base nessa informação, os Diretores de Unidade submeterão à FAPESP, em fevereiro de cada ano, as propostas para utilização dessa parcela da Reserva Técnica. 10.6.7. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, de responsabilidade do Pesquisador outorgado, ver item 10.4.4. 10.6.8. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa, ver item 10.4.5: 10.7. OUTRAS APLICAÇÕES 10.7.1. Para uso dos recursos da Reserva Técnica em outros itens (além dos mencionados nos itens 10.4.4 e 10.4.5), direta ou indiretamente relacionados a Projetos de Pesquisa e legitimamente classificáveis como despesas de pesquisa (exigência estatutária da FAPESP), o Pesquisador outorgado ou o responsável pela Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa deverá solicitar autorização especial à Diretoria Administrativa antes de realizar a despesa. A solicitação deverá ser enviada pelo serviço Converse com a FAPESP, pelo endereço www.fapesp.br/converse (em Para pesquidadores > Solicitações). 10.8. RESTRIÇÕES Como de praxe, em virtude de restrição estatutária da FAPESP, são vedadas, para ambas as parcelas, aplicações que, independentemente de seus méritos, não tenham estreita relação com as atividades de pesquisa. Em particular, não são financiáveis: a) aplicações que estejam fundamentadas apenas em atividades de ensino e extensão; b) atividades administrativas de qualquer natureza, incluindo despesas com a contratação de pessoal; c) despesas com pagamento de pessoal; d) construções civis que redundem em aumento de área construída. As aquisições com recursos da Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto somente poderão ser efetuadas até a data de término de vigência do auxílio ou a data de entrega do Relatório Científico Final, a que ocorrer primeiro. 11 Versão: Julho/2010
10.9. RELATÓRIOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS DA RESERVA TÉCNICA Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto: Nos prazos determinados pela FAPESP e em conjunto com a Prestação de Contas do projeto, o Pesquisador outorgado deverá prestar contas dos gastos realizados com os recursos da Reserva Técnica. A Prestação de Contas deverá ser identificada como "Prestação de Contas de Reserva Técnica Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto". Por ocasião do segundo Relatório Científico Anual, o Pesquisador responsável pelo Projeto deverá discriminar a utilização dos recursos da Reserva Técnica. A adequada utilização será avaliada pela Assessoria da FAPESP. Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa: Caberá ao responsável pelo processo específico de Apoio à Infraestrutura Institucional para Pesquisa (Diretor da Unidade ou Pesquisador designado por ele, com anuência da Congregação ou do Colegiado Superior da Unidade) a apresentação das Prestações de Contas relativas à utilização dos recursos, nos prazos determinados pela FAPESP. O responsável pelo processo deverá apresentar, também, um Relatório Anual sobre a aplicação dos recursos, no mês de fevereiro de cada ano, demonstrando: a) como os recursos da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa contribuíram para os resultados científicos e tecnológicos obtidos pela Unidade no ano anterior, devendo ser especificamente demonstrados os benefícios aos projetos financiados pela FAPESP, os quais devem ser listados de maneira exaustiva; b) o Plano de Aplicação para o ano corrente da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa que será disponibilizada em fevereiro de cada ano. O Relatório Anual sobre a aplicação da Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa deverá ser apresentado à FAPESP com a aprovação pela Congregação ou Colegiado Superior da Unidade. Se o Relatório Anual não for entregue ou não for aprovado pela FAPESP, a liberação de recursos da Parcela para Custos de Infraestrutura de Pesquisa será automaticamente bloqueada. MATERIAL RADIOATIVO IMPORTAÇÕES Caso haja necessidade de aquisição de radioisótopos e/ou material radioativo, deverá ser apresentada, na Prestação de Contas, autorização da Comissão Nacional de Energia Nuclear (CNEN) em nome do Outorgado e outra em nome da Instituição na qual o Projeto está sendo desenvolvido. Sempre que houver necessidade de importação direta com recursos da Reserva Técnica, o responsável pelo Projeto deverá encaminhar pedido de agendamento para aquisição com recursos dessa alínea. A respectiva proforma invoice deverá ser enviada para a Gerência de Importação da FAPESP, conforme instruções daquela Gerência. As despesas decorrentes também serão debitadas desses recursos, previamente, por estimativa. 11- BENEFÍCIOS COMPLEMENTARES (para Projeto Temático e Jovem Pesquisador) Participação em reunião científica ou tecnológica, no Brasil ou no exterior, ou Estágio de pesquisa de curta duração (máximo de sessenta dias), fora do Estado de São Paulo. 11.1 Além da Reserva Técnica, os Projetos Temáticos e também aqueles referentes ao Programa de Apoio a Jovens Pesquisadores em Centros Emergentes, receberão dotação adicional, destinada a cobrir benefícios complementares, nos termos especificados a seguir. A quantificação desses recursos será baseada em estimativa das necessidades dos Pesquisadores principais do projeto, definidos no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio. Assim, esses Pesquisadores não terão direito a pedidos complementares para cobrir esses itens. Todavia, estes recursos adicionais poderão ser utilizados para cobrir despesas de outros membros da equipe, a critério do Coordenador, que responderá perante a FAPESP pelo seu adequado uso. 11.2 O relatório anual deverá discriminar a aplicação desses recursos, que será analisada pela assessoria quanto à sua adequação face às necessidades do projeto. 11.3 A participação em reunião científica ou tecnológica pressupõe a apresentação de trabalho científico ligado ao projeto. Em circunstâncias excepcionais, devidamente justificadas no Relatório Científico anual, poderá ser apoiada a participação em eventos em que não esteja prevista a apresentação de trabalhos. 12 Versão: Julho/2010
11.4 Estágios de pesquisa em instituições fora do Estado de São Paulo, com duração inferior a sessenta dias, poderão ser financiados desde que justificados pelas necessidades do projeto. 11.5 A dotação para esses itens tem seu valor definido no Termo de Outorga, sendo que devem ser respeitados os limites definidos pela FAPESP para diárias, manutenção e seguro saúde disponível no endereço www.fapesp.br/valores. 12 - AUXÍLIO PARA INFRAESTRUTURA (somente para Projeto Temático) 12.1 Além do percentual de Reserva Técnica, o Projeto Temático terá direito a recursos para garantir a infraestrutura necessária para o desenvolvimento do projeto. Tais recursos apenas poderão ser solicitados junto com o pedido inicial ou com o segundo relatório. A aplicação dos recursos fica sob a responsabilidade do Coordenador do projeto. INSTRUÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS O CONSELHO TÉCNICO ADMINISTRATIVO, NOS TERMOS DO INCISO I DO ARTIGO 16 DOS ESTATUTOS APROVADOS PELO DECRETO No. 40.132 DE 23 DE MAIO DE 1962, FIXA AS SEGUINTES NORMAS PARA EFEITO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS: 13- APLICAÇÃO 13.1 Estão sujeitos à Prestação de Contas todos os auxílios e as reservas técnicas concedidos pela FAPESP, na totalidade dos recursos financeiros efetivamente liberados pelo Setor de Finanças e Setor de Importação. 13.2 No caso de impugnação de documentos ou pedidos de esclarecimentos, o Outorgado deverá cumprir a exigência no prazo determinado. 13.3 Na ausência da documentação comprobatória definida neste Manual, deverá ser restituída à FAPESP a importância equivalente. 14 - ESTRUTURA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS 14.1 O Outorgado está, normalmente, obrigado a apresentar as Prestações de Contas de Auxílio, Benefícios Complementares, Outras Verbas, Reserva Técnica (Pesquisador) e Reserva Técnica (Pesquisador e Chefe de Departamento) em formulários específicos, assinados pelo Outorgado, sendo que, da parcela de responsabilidade conjunta do Pesquisador e do Chefe do Departamento ou equivalente hierárquico, deve também, ser assinada pelo Chefe do Departamento. 14.2 Demonstrativos de Apropriação de Custo de Material Importado (ver item 17.2.2 - Importação). 15 - OS DOCUMENTOS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS 15.1 Formulário de Encaminhamento da Prestação de Contas (Anexo 1), endereçado à Diretoria Administrativa da FAPESP; balancete (Anexo 2); relação de documentos comprobatórios de despesas (Anexo 3), que inclui a Declaração de Recebimento de Materiais e Serviços disponível para "download" no endereço www.fapesp.br/materia/355; cotações de preços efetuadas; consulta aos cadastros fiscais públicos (Sintegra e Receita Federal) e documentos de despesas. 15.2 Saldo remanescente em conta corrente deverá ser devolvido no momento da Prestação de Contas, através de cheque nominal à FAPESP. 16 - DETALHES DA APRESENTAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO 16.1 A documentação deve ser enviada em uma única via, SEMPRE a 1º via original. 16.2 Todo documento deve ser SEMPRE emitido em nome do Outorgado, seguido de Processo FAPESP nº / -_, ou, caso o fornecedor esteja impossibilitado de emitir notas fiscais em nome de pessoa física, utilizar o nome da instituição de vínculo do Outorgado no projeto - NUNCA em nome da FAPESP. 16.3 Se tiver tamanho pequeno (ex.: recibo de pedágio, cupom fiscal, bilhete de passagem rodoviária), deve ser colado em uma folha de papel tamanho A4, na posição retrato, respeitando as possíveis anotações no verso do mesmo, e mantendo margem para furação. Cada folha de papel poderá conter mais de um documento, desde que não sejam superpostos. 16.4 Classificar os documentos por elemento de despesa (material permanente, de consumo, serviços de terceiros, despesas de transporte e diárias) e, posteriormente, colocados em ordem cronológica. Cada 13 Versão: Julho/2010
página deverá ser numerada, sendo esta numeração a identificação a ser registrada no Anexo 3 Relação dos Documentos Comprobatórios de Despesas. 16.5 Não serão aceitos notas fiscais e/ou recibos que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza, sem a devida carta de correção emitida pelo fornecedor. 16.6 Em todo documento de despesa deverá constar, obrigatoriamente, a discriminação completa da despesa, quantidades e valores. 16.7 O Outorgado deve manter, para seu controle, cópia dos documentos apresentados para Prestação de Contas. A FAPESP não fornecerá cópia dos mesmos. 16.8 No caso de cupons fiscais, recibos de pedágios, bilhetes de passagem, emitidos em papel termosensível, providenciar fotocópia do documento e encaminhar anexo ao original na prestação de contas. 17 - COMPROVAÇÃO DE DESPESAS 17.1 no Brasil: a) são aceitos: Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica junto com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) que acompanha o produto ou Nota Fiscal Fatura, acompanhada da duplicata quitada/recibo/declaração ou comprovante de pagamento eletrônico que identifique a nota fiscal. b) nota fiscal com faturamento antecipado deverá ser acompanhada da correspondente nota fiscal de simples remessa, comprovando a entrega do material. Nota fiscal de simples remessa, apresentada isoladamente, não possui valor para prestação de contas. 17.2 no Exterior: 17.2.1 aquisição com Cartão de Crédito: a) fotocópia do extrato do cartão de crédito; b) "commercial invoice" original, quitada pelo fabricante/exportador; c) comprovante original de outras despesas, emitido pela companhia responsável pelo transporte internacional ou pela Receita Federal; d) informação do responsável pelo projeto, mencionando o nome da pessoa que trouxe a mercadoria (somente para embarque como bagagem acompanhada). 17.2.2 aquisição via Setor de Importação A Prestação de Contas referente aos materiais importados deve ser apresentada de acordo com as instruções contidas nos Anexos 10 e 11 Instruções para Prestação de Contas de Importação, providenciada pelo próprio Setor de Importação. 18 - MATERIAL PERMANENTE 18.1 Considera-se Material Permanente: máquinas, equipamentos, veículos, livros, móveis, construções, reformas ou instalações. 18.2 Notas fiscais de itens de material permanente deverão conter, exclusivamente, itens dessa natureza, demonstrando as principais características do bem adquirido, como marca, modelo, tipo, série, editora, autor, título da obra e outros. 18.3 As despesas com estes materiais poderão ser comprovadas da seguinte forma: a) nacional: instruções ver item 17.1; b) importado pelo Outorgado: instruções ver item 17.2.1; c) importado pelo Setor de Importação (importação direta): instruções ver anexos 10 e 11. 18.4 Quando se tratar de fabricação ou montagem de equipamento ou mobiliário, além das notas fiscais de material e de mão-de-obra, apresentar também descrição do produto final, exemplo: a) estante de madeira medindo 1,40m x 1,00m x 0,40m, revestida em fórmica, com 4 portas, 8 prateleiras internas ajustáveis; b) "up grade" de equipamentos de informática de 486 para Pentiun II: processador x, placa mãe y, HD 6Gb. 14 Versão: Julho/2010
18.5 Quando se tratar de obras, instalações ou reformas: apresentar as notas fiscais e recibos (se pessoa física), contratos com as construtoras, relação de documentos comprobatórios de despesas (Anexo 3 com identificação da obra, para cada obra) e preencher o formulário do Anexo 4 - Adendo de Obra, exemplo: a) construção de bancada de 3,00 x 0,75 x 0,70m, em alvenaria, com tampo de granito, pia metálica, etc; b) rede de informática com 40 pontos, 200m de fibra ótica, X racks, Y roteadores, Z hubs. 18.6 No caso de constatação de dano irreparável em equipamentos adquiridos para o desenvolvimento do projeto de pesquisa, o Outorgado deverá comunicar imediatamente à FAPESP que poderá, após avaliação pelas áreas competentes, autorizar seu desmembramento, descarte ou baixa, ou determinar demais providências que entender cabíveis. 19 - MATERIAL DE CONSUMO 19.1 Considera-se Material de Consumo os itens de pouca durabilidade ou de consumo rápido, e de uso exclusivo no projeto de pesquisa, exemplos: reagentes, vidraria, plásticos, etc. 19.2 A aquisição de material de escritório, assim como de insumos computacionais (tais como toner, cartuchos de tinta, papel, etc.), só pode ser efetuada com recursos da Reserva Técnica. 19.3 As despesas com materiais de consumo poderão ser comprovadas da seguinte forma: a) nacional: Instruções ver item 17.1; b) importado pelo Outorgado: Instruções ver item 17.2.1; c) Importado pelo Setor de Importação (importação direta): instruções ver anexos 10 e 11. 20 - DIÁRIAS 20.1 Despesas de diárias poderão ser assim comprovadas: a) diárias para Terceiros: Notas fiscais (hospedagem e alimentação) ou recibos de diárias conforme modelo do Anexo 5; b) diárias para o Outorgado: Notas fiscais (hospedagem e alimentação) ou apresentar recibo de diárias para o Outorgado conforme modelo do Anexo 6, acompanhado de documento que comprove a realização da viagem no período citado (exemplos: comprovante de afastamento da instituição, declaração do Chefe do Departamento; comprovante de passagem); c) atentar sempre para o valor limite da tabela FAPESP vigente no período da despesa (ver www.fapesp.br/valores). Valores superiores serão desconsiderados e correrão por conta do Outorgado; d) as despesas com transporte urbano (táxis, ônibus, metrô) e alimentação são consideradas como parte das diárias. 20.2 Não serão aceitos: a) pagamentos de diárias a Pesquisadores que residam no município onde se realiza o evento, ficando autorizado, apenas, o pagamento de refeição dentro do limite constante na Tabela de Diárias da FAPESP vigente no período da despesa (ver www.fapesp.br/valores); b) gastos com refeições e outras despesas com convidados pessoais, não autorizados pelo Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio, bebidas alcoólicas, gastos pessoais, tais como cigarros, charutos, pastas dentifrícias, vestuário, objetos de uso pessoal, etc.; c) pagamento de gorjetas, a menos que estejam incluídas em notas fiscais e que não ultrapassem o limite de 10% do valor total da despesa. 21 - DESPESAS DE TRANSPORTE 21.1 - Passagens Aéreas 21.1.1.Pagamento: a) adquirida pelo Outorgado: recibo expedido pela cia. aérea ou agência de viagem; b) adquirida pelo visitante: recibo de reembolso conforme modelo do anexo 7; c) pacote turístico: recibo de compra discriminando o valor de cada item (hospedagem, transporte, translados, taxas). 21.1.2.Utilização: 15 Versão: Julho/2010
a) e-ticket (bilhete eletrônico): cartões de embarque originais ou cópia, com percurso completo; b) bilhete físico: canhoto original da passagem aérea utilizada ou cópia, com percurso completo; c) pacote turístico: cartões de embarque originais ou cópia, com percurso completo. 21.1.3. A FAPESP não aceitará o pagamento de passagem aérea emitida em classe executiva ou primeira classe, sendo aceita somente a emissão em classe econômica e, sempre que possível, em tarifa promocional. 21.2 - Transporte Terrestre a) em veículo particular ou da instituição: apresentar as notas fiscais de combustível totalmente preenchidas pela mesma pessoa do estabelecimento emitente, em nome do Outorgado, indicando a placa do veículo utilizado, bem como os comprovantes de pedágio; b) ônibus com passagem individual: apresentar o canhoto da passagem rodoviária intermunicipal ou interestadual; c) ônibus fretado (transporte de grupo): apresentar a Nota Fiscal original da empresa locatária, em nome do Outorgado. Se o aluguel for feito por terceiro, deverá apresentar cópia da Nota Fiscal e recibo original do valor pago por cada passageiro financiado pela FAPESP; d) ônibus urbano: apresentar roteiro do percurso (conforme exemplo do Anexo 8 Roteiro de Transporte Urbano Ônibus / Metrô), valor unitário e quantidade utilizada, e a assinatura do Outorgado e do usuário; e) táxi: pode ser comprovada através de recibo emitido pelo taxista, mas será considerada somente quando tal despesa for concedida no Termo de Outorga e se o beneficiário não recebeu diárias, caso contrário, faz parte do montante concedido a título de diárias, até o limite da Tabela FAPESP (ver www.fapesp.br/valores). 22 - SERVIÇOS DE TERCEIROS 22.1 São serviços prestados, tais como: consertos, gráfica, cópias. Consideram-se serviços também os SOFTWARES adquiridos. 22.2 O Outorgado deverá utilizar-se de firmas estabelecidas, das quais exigirá nota fiscal, sendo que, somente nos casos de serviços artesanais ou braçais o Outorgado poderá contratar pessoa física, da qual exigirá recibo. 22.3 Despesas com estes serviços poderão ser comprovadas da seguinte forma: a) se contratados de empresas: instruções ver item 17.1; b) se contratados de pessoa física (que não tenha vínculo empregatício): RPA- Recibo de Pagamento a Autônomo ou recibo de serviços conforme modelo do Anexo 9, não devendo ser utilizados papéis timbrados ou outros impressos da entidade do Outorgado; c) serviços executados no exterior pagos pelo Outorgado: instruções ver item 17.2.1; d) serviços executados no exterior pagos pelo Setor de Importação (importação direta): Instruções ver anexos 10 e 11; e) se a empresa for isenta de emissão de notas fiscais, remeter recibo em papel timbrado da empresa e cópia do estatuto de constituição e da legislação de isenção, para análise. 22.4 Não serão aceitos: a) pagamento de serviços de nenhuma natureza a bolsistas durante o período de vigência da bolsa; b) pagamento de despesa com datilografia de relatórios, demonstrações contábeis e outras que caracterizem serviços administrativos, a não ser nos casos especiais autorizados no Termo de Outorga. 22.5 TAXA DE INSCRIÇÃO Apresentar recibo original emitido pela organização do evento, constando inclusive a assinatura do recebedor. 23 BOLSAS Para comprovação do pagamento de bolsas concedidas em Auxílios à Pesquisa conforme Termo de Outorga, apresentar recibo conforme modelo anexo 12, identificando o tipo de bolsa, nível e período correspondente. 16 Versão: Julho/2010
24 ANEXOS / MODELOS Todos os Formulários/Recibos necessários para a Prestação de Contas estão disponíveis no formato (.doc) para download no endereço www.fapesp.br/materia/1416. Na seqüência, os modelos de todos os anexos. 17 Versão: Julho/2010
ANEXO 1 MODELO DE FORMULÁRIO PARA ENCAMINHAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS PARA OBTER ESTE FORMULÁRIO ACESSE http://www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/anexo-1-mpc.doc ANEXO 2 BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS Formulário disponível somente para preenchimento on-line no site www.fapesp.br no menu "Apoio ao Usuário" - "Pesquisadores" Processo nº : Outorgado: Data: / / Objeto: Entrega de Prestação de Contas Do Auxílio Da Reserva Técnica: Pesquisador Departamento De Benefícios Complementares De Outras Verbas De Importação: Total Parcial Resposta ao Memorando da Auditoria No. Atendimento à solicitação de Termo de Doação assinado. Solicitação de Reembolso Outros: ANEXO 3 RELAÇÃO DE DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DE DESPESAS Formulário disponível somente para preenchimento on-line no sítio: www.fapesp.br no menu "Apoio ao Usuário" - "Pesquisadores" Documentos Entregues: Balancete Relação dos gastos por elemento de despesa Documentos Comprobatórios de Despesas: Se de tamanho pequeno, colados em folha A4, sem sobreposição e respeitando as anotações no verso e a margem para furação. Agrupados por Elemento de Despesa e em ordem cronológica. Com as folhas numeradas em seqüência. Devolução de Saldo Remanescente: Não Sim: De Auxílio De Reserva Técnica CHEQUE: Valor: R$ Banco: Agência: Conta Corrente: CHEQUE: Valor: R$ Banco: Agência: Conta Corrente: Outros: Assinatura do Outorgado 17 Versão: Julho/2010
ANEXO 4 MODELO DE ADENDO DE OBRA PARA OBTER ESTE FORMULÁRIO ACESSE http://www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/anexo-4-mpc.doc Descrever a obra realizada, indicando, conforme o caso, a metragem (linear, quadrada ou cúbica) ou a quantidade Nome da Obra (galpão, departamento, biblioteca, etc.)= - Ampliação em m2 = - Reforma em m2 = - Broca = - Coluna = - Viga = - Alvenaria = - Divisória = - Piso = - Reboco/emboco = - Laje de piso = - Laje de forro = - Telhado = - Calçada = - Porta = - Janela = - Bancada = - Hidráulica = - Pintura = Elétrica - Poste = - Quadro = - Fio = - Cabo = - Tomada = Adequação de rede local: - pontos instalados = - hubs = - cabos de fibra ótica = - placas de rede = - no-breaks = Sistema de ar condicionado: - Dutos (metragens e material empregado) = Outras informações a critério do outorgado: ANEXO 5 MODELO DE RECIBO PARA PAGAMENTO A PESQUISADORES VISITANTES E A TERCEIROS, POR RECEBIMENTO DE DIÁRIAS PARA OBTER ESTE RECIBO ACESSE http://www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/anexo-5-mpc.doc Recibo: R$ Recebi de (nome do titular do auxílio) a importância de R$ ( valor por extenso, referente à minha manutenção (diárias), compreendida entre o período de / / até / /, para o desenvolvimento do projeto de pesquisa relativo ao processo FAPESP nº. local e data nome legível assinatura nº documento de Identidade endereço rua / nº Bairro cidade ROTEIRO DE VIAGENS PARA COMPROVAÇÃO DE DIÁRIAS SAÍDA CHEGADA Data Hora Localidades Data Hora Localidades 28/10 19:00h São Paulo (sede) 28/10 23:00h Rib. Preto 28/11 20:00h Rib. Preto 28/11 24:00h São Paulo(sede) local e data nome assinatura Nota: A importância deverá ser paga de acordo com o tempo de permanência do pesquisador visitante, até o limite estabelecido no Termo de Outorga. 19 Versão: Julho/2010
ANEXO 6 MODELO RECIBO DE DIÁRIAS/MANUTENÇÃO PARA O OUTORGADO PARA OBTER ESTE ROTEIRO ACESSE http://www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/anexo-6-mpc.doc ANEXO 7 MODELO DE RECIBO DE REEMBOLSO DE RECURSOS AO VISITANTE REFERENTES À AQUISIÇÃO DE PASSAGEM AÉREA Recibo: R$ PARA OBTER ESTE RECIBO ACESSE http://www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/anexo-7-mpc.doc Recebi da FAPESP, a importância de R$ ( valor por extenso ), referente a minha manutenção (diárias), compreendida entre o período de / / até / /, para o desenvolvimento do projeto de pesquisa relativo ao processo FAPESP nº / - Local e data: Nome Completo: RECIBO: R$ Recebi de nome do outorgado do auxílio, a importância de R$ ( valor por extenso ) pagos com recursos FAPESP, referente ao reembolso de minha passagem aérea utilizada no trecho / percurso utilizado / com a finalidade de. Assinatura RG nº : End.: Bairro: Cidade: local e data nome legível assinatura OBS.: Na ausência de passagem que comprove a realização da viagem no período citado acima, apresentar declaração do chefe do departamento ou declaração da instituição visitada, mencionando o local da pesquisa ou local do evento. passaporte documento de identidade 20 Versão: Julho/2010