Não se trata aqui de cortar gastos pura e simplesmente, mas de cortar gasto ruim para efetivar gasto bom. Nossa intenção é que o Estado sirva de exemplo e que possamos deixar um legado administrativo positivo e consistente para as futuras gestões do Estado da Bahia. Governador Jaques Wagner, durante lançamento do programa Compromisso Bahia.
Caro Servidor: Este guia destina-se a orientá-lo quanto às práticas recomendadas para combater o desperdício de recursos materiais e financeiros na sua atividade cotidiana em órgãos, autarquias e empresas estatais. Aparentemente pequenas, tais ações, somadas, produzirão resultados da maior importância: a economia de gastos possibilitará ao Estado destinar mais recursos para a área social e as mudanças nos hábitos funcionarão como um processo educativo, gerando posturas social e ambientalmente corretas no serviço público. As novas práticas são parte do programa Compromisso Bahia, que objetiva racionalizar o gasto público, sem prejudicar a eficiência dos serviços. Ou seja, a palavra de ordem é reduzir os custos desnecessários e melhorar o desempenho. A participação de cada um de vocês será fundamental para fazer acontecer esse salto qualitativo. Todos, sem exceção, estão convidados a se engajar no esforço coletivo pela qualidade do serviço público e pela melhoria da condição de vida dos baianos. Manoel Vitório Secretário da Administração
SUMÁRIO Energia Elétrica Água Impressão Corporativa Recursos de Rede Planserv 1 5 7 11 15
ENERGIA ELÉTRICA Economizar energia elétrica no serviço público é uma postura de responsabilidade social e ambiental. A redução do desperdício e dos gastos possibilitará destinar mais recursos para a área social e contribuirá para o adiamento ou a redução dos investimentos públicos na expansão do setor elétrico, bem como a minimização do impacto ambiental causado pelas estruturas de geração, transmissão e distribuição de energia. Veja o que você pode fazer para colaborar com esta meta: Sistemas de condicionamento de ar» A ventilação natural deverá ser aproveitada, sempre que possível, mantendo-se as portas e janelas abertas;» Verificar a possibilidade de ventilar naturalmente o edifício à noite, para retardar o acionamento do sistema de ar condicionado pela manhã;» No verão, é recomendável não refrigerar excessivamente o ambiente. O frio máximo nem sempre é a melhor solução de conforto térmico;» No inverno ou em dias frios, desligar o ar condicionado e manter somente a ventilação;» Os sistemas de condicionamento de ar, centrais ou individuais, deverão ser desligados nos ambientes onde não estejam sendo utilizados, por ocasião dos intervalos de almoço e de desocupação temporária por mais de uma hora;» Desligar os aparelhos uma hora antes do encerramento do expediente;» As janelas e portas deverão ser mantidas fechadas quando o aparelho estiver em funcionamento, evitando-se a entrada de ar externo na área climatizada;» Evitar a incidência direta de raios solares no ambiente climatizado, pois aumentará a carga térmica para o condicionador. www.saeb.ba.gov.br 1
Guia de Boas Práticas do Servidor Sistemas de iluminação» A iluminação natural deverá ter utilização privilegiada em todos os ambientes. Utilizar sistema de iluminação somente onde não haja iluminação natural suficiente;» O sistema de iluminação deve ser ligado apenas momentos antes do início do expediente;» Os sistemas de iluminação deverão ser desligados em ambientes que não estejam sendo utilizados, a exemplo de sanitários, salas de reuniões, etc.;» Use preferencialmente luminárias abertas, retirando, quando possível, o protetor de acrílico, o que possibilitará a redução de até metade das lâmpadas, sem perda da qualidade da iluminação;» As luminárias compostas por 4 (quatro) lâmpadas fluorescentes deverão ter 2 (duas) lâmpadas retiradas;» A limpeza do ambiente de trabalho deverá ser feita somente no horário do expediente, utilizando sempre que possível a luz natural. Circulação interna» Evite utilizar elevadores para subir um andar ou descer dois andares;» Verificar a possibilidade de desligar elevadores nos horários de menor demanda, especialmente nos edifícios de até 2 (dois) pavimentos. Outros» Desligue computadores, monitores e impressoras durante o horário de almoço e ative a função de economia de energia (energy saver);» Desligue os bebedouros ao final do expediente. Copa/refeitório» Evite que as portas da geladeira fiquem abertas desnecessariamente;» Não guarde alimentos ainda quentes na geladeira, nem líquidos em recipientes sem tampas;» Não forre as prateleiras da geladeira, pois isso dificulta a circulação de ar, aumentando o consumo de energia;» Não estenda panos de prato ou outras peças atrás da geladeira;» As fontes de calor, como fogão, microondas e geladeira, devem estar instaladas a alguma distância entre si;» As tomadas dos aparelhos devem ser exclusivas, descartando-se a utilização de extensões ou benjamins. 2 www.saeb.ba.gov.br www.saeb.ba.gov.br 3
Guia de Boas Práticas do Servidor ÁGUA Também ao economizar água no serviço público, você estará adotando uma atitude social e ambientalmente correta. Além de contribuir para o direcionamento de mais recursos à área social, estará poupando um recurso natural estratégico, de inestimável valor para a sobrevivência humana e o desenvolvimento sustentável. Pratique essas ações: Sanitários» Esteja atento(a) a situações de desperdício, especialmente a vazamentos, comunicando eventuais ocorrências imediatamente ao setor responsável;» Feche bem as torneiras. Uma torneira que goteja lentamente pode trazer um prejuízo considerável: cerca de 50 litros ao longo de um único dia;» Feche a torneira quando estiver escovando os dentes;» Não dispare a descarga desnecessariamente;» Não use o vaso sanitário como lixeira ou cinzeiro, porque, além de gastar mais água, os objetos despejados ainda podem causar entupimento. Copa/refeitório» Também na copa/refeitório, esteja atento(a) ao correto fechamento das torneiras e a eventuais ocorrências de vazamento;» Feche a torneira enquanto ensaboa a louça. Mantê-la aberta desperdiça de 10 a 20 litros por minuto, enquanto uma cuba cheia d água não gasta mais do que 38 litros, no total; 4 www.saeb.ba.gov.br www.saeb.ba.gov.br 5
Guia de Boas Práticas do Servidor IMPRESSÃO CORPORATIVA A mudança nas formas de imprimir textos e documentos diversos tem significado maior do que aparenta. Além da redução de custos, uma postura consciente traz grandes benefícios ao meio ambiente. Economizando papel, você estará poupando árvores e contribuindo para a conservação de florestas e áreas verdes. Observe essas práticas:» Antes de imprimir, avalie se a impressão é indispensável. Muitos arquivos são impressos simplesmente para serem lidos e logo depois descartados;» Quando for imprimir apostilas, instrumentos normativos, manuais ou quaisquer outros documentos com grande volume de páginas, redobre os cuidados na formatação, já que a matriz poderá ser reproduzida muitas vezes. A redução de uma folha no arquivo original pode resultar na economia de centenas de folhas;» Uma alternativa econômica para documentos desse tipo, mais volumosos, é a substituição da impressão pela gravação em CDs, que são de baixo custo e comportam grande quantidade de informação;» Utilize a internet, a intranet, a rede e e-mails para disponibilizar documentos, evitando assim impressões desnecessárias;» Existe uma opção de disponibilizar documentos para download através de um link, que pode ser acessado pela internet ou intranet;» Quando for imprimir apresentações em PowerPoint, prefira a opção Folheto, que comporta até 6 (seis) slides por folha. Outro recurso econômico é a impressão do material em preto-e-branco, eliminando a cor de fundo. Assim, a reprodução do slide ficará melhor na fotocópia, você economizará cartucho e terá um material de melhor qualidade. Veja as ilustrações: 6 www.saeb.ba.gov.br www.saeb.ba.gov.br 7
Guia de Boas Práticas do Servidor» Lembre que é possível selecionar somente a parte do texto ou planilha que se deseja imprimir, bastando selecionar, clicar em Arquivo/imprimir e marcar o item Seleção. Confira as duas situações: - Selecionando um trecho de texto no Word: - Selecionando um trecho de planilha no Excell:» Você também pode economizar papel optando pela impressão, em uma só folha, de 2 (duas) ou até 16 (dezesseis) páginas. Basta clicar em Imprimir e na opção Zoom, ou entrar em Propriedade e procurar Páginas por folha.» É possível obter uma grande economia em impressões coloridas com medidas simples. Como o cartucho preto acaba primeiro, por ser o mais utilizado, se for imprimir um texto Word somente para leitura ou correções, selecione o texto e mude a cor para azul, vermelho ou verde, poupando, assim, o cartucho preto e contribuindo para um consumo mais equilibrado;» Todas as impressoras oferecem opções de qualidade da impressão, conforme a importância do material a ser impresso. Assim, pode-se configurar a impressão para qualidades do tipo Rascunho, Normal ou Ótima. Basta clicar no menu Arquivo/ Imprimir e selecionar a opção em Propriedades, conforme a ilustração seguinte: E marcando o item Seleção para imprimir: 8 www.saeb.ba.gov.br www.saeb.ba.gov.br 9
Guia de Boas Práticas do Servidor» Folhas que foram impressas em apenas um dos lados e que não contenham informações sigilosas podem muito bem ser reutilizadas na impressão de documentos internos ou rascunhos. Mas evite aproveitar folhas amassadas ou com grampos, pois podem danificar a impressora;» Uma razoável economia de papel pode ser obtida com a adoção da prática de revisar os textos antes de encaminhá-los à impressão. Depois da revisão do conteúdo, acione o comando Visualizar Impressão, disponibilizado na maioria dos programas. Com isso, é possível perceber, por exemplo, se uma última página não abriga uma informação dispensável. RECURSOS DE REDE A utilização adequada e racional dos recursos de rede é um item a mais para o desenvolvimento de uma postura profissional responsável. Considerando a necessidade de inibir o uso indevido dos recursos de tecnologia da informação, a Coordenação de Tecnologias Aplicadas à Gestão Pública CTG publicou a Portaria n o 085/2006 no Diário Oficial do Estado, em 01/02/2006. Confira as regras para o bom aproveitamento dos recursos de rede, observando três subáreas (utilização de conta de e-mail, da pasta corporativa da rede e da internet): Conta de e-mail» As contas de e-mails corporativos, assim como os conteúdos das estações de trabalho, são de propriedade da secretaria, que tem livre acesso para monitorá-las;» A responsabilidade pelo conteúdo das estações de trabalho e dos e-mails é dos servidores públicos e prestadores de serviço que os utiliza;» É proibido acessar, transmitir ou armazenar material impróprio, pornográfico, obsceno, ofensivo ou depreciativo em relação a idade, raça, sexo, religião, nacionalidade, deficiência física ou orientação sexual;» Os e-mails corporativos não devem ser utilizados para encaminhar piadas, boatos ou correntes, mesmo que seu conteúdo seja aparentemente inofensivo;» Não devem ser abertos e-mails de origem desconhecida, principalmente os que contenham arquivos executáveis em anexo, para evitar que o computador seja infectado. Certifique-se sobre a segurança do arquivo recebido, antes de abri-lo;» Periodicamente, os servidores devem limpar as mensagens desnecessárias ou solicitar via o Saebatende o arquivamento das 10 www.saeb.ba.gov.br www.saeb.ba.gov.br 11
Guia de Boas Práticas do Servidor mensagens mais antigas, podendo ainda fazer uma cópia em CD;» Quando ultrapassados os limites de Mb estabelecidos, ocorrerá o bloqueio automático deste serviço até que o usuário exclua as mensagens ou as transfira para pastas particulares. Essa medida será precedida de mensagens automáticas alertando o usuário sobre o esgotamento da capacidade de sua caixa postal;» Em casos excepcionais, pode ficar demonstrada a necessidade de maior espaço na caixa postal. A situação será submetida à avaliação da superintendência da unidade, que solicitará o atendimento à CTG, caso haja disponibilidade nos recursos da rede sem prejuízo aos demais usuários;» O correio eletrônico mantido pela CTG é ferramenta de trabalho de sua propriedade e, portanto, seu uso é restrito ao interesse do serviço. O envio de mensagens particulares deve ser reduzido ao mínimo indispensável, desde que não fira os aspectos já citados.» Somente informações corporativas devem estar armazenadas no drive de rede reservado para cada diretoria/coordenação. Qualquer informação particular deverá ser armazenada em outra área. Internet» Configura-se em utilização inadequada da internet: - O acesso aos websites que veiculem conteúdo relacionado a jogos, áudio, vídeo, salas de bate-papo ou temas considerados ilegais ou de cunho desrespeitoso, não condizentes com o ambiente de trabalho e as necessidades da secretaria; - Downloads e uploads de aquivos que não estejam relacionados às atividades das secretarias e demais órgãos da administração pública; - O acesso excessivo ou desnecessário de websites, ainda que o conteúdo não tenha sido expressamente proibido; - A transmissão de qualquer conteúdo proibido através do correio eletrônico, corporativo ou particular. Pasta corporativa da rede» Os conteúdos das pastas corporativas só devem abranger os arquivos que dizem respeito à sua unidade. Não deve haver nenhum conteúdo de cunho pessoal nestas pastas;» Os servidores devem revisar, periodicamente, os arquivos depositados na área corporativa da rede, em cada pasta das respectivas diretorias e coordenações;» Todos os arquivos referentes a fotos (jpg, jpeg, png, bmp e outros) e músicas (wav, wma, mp3, mp4, acc e outros), que sejam de uso pessoal, devem ser retirados;» Devido ao grande volume de informações contidas no drive corporativo, o backup é realizado semanalmente, nos fins de semana. Arquivos de fotos (jpg, jpeg, png, bmp e outros), músicas (wav, wma, mp3, mp4, acc), vídeos (wmv, avi, mpg, mpeg, rm, rmvb), jogos ou outros que sejam de uso pessoal devem ser retirados. Este drive não deverá ser usado como área de trabalho daqui por diante;» Ainda segundo a Portaria n o 085/2006, a violação das regras acima dispostas sujeitará os servidores envolvidos à apuração de responsabilidades, nos termos da lei. 12 www.saeb.ba.gov.br www.saeb.ba.gov.br 13
Guia de Boas Práticas do Servidor PLANSERV Os beneficiários do Planserv podem e devem contribuir para aumentar a eficiência da Assistência à Saúde dos Servidores Públicos Estaduais, através do uso racional do plano e da fiscalização constante para evitar o risco de fraudes. As denúncias, sugestões ou reclamações podem ser feitas através do telefone 0800 56 6066, do site www.planserv.ba.gov.br, do e-mail ouvidoria@planserv.ba.gov.br e também nos postos localizados nos SACs de Salvador (Iguatemi, Liberdade, Barra e Comércio) e do interior (Alagoinhas, Candeias, Ilhéus, Itabuna, Feira de Santana, Jequié, Santo Antônio de Jesus, Juazeiro, Barreiras, Senhor do Bonfim, Vitória da Conquista e Teixeira de Freitas). Fique atento a algumas recomendações básicas:» O cartão de identificação é de uso pessoal e intransferível e não deve ser emprestado a outra pessoa;» Não assine guias em branco. Elas só devem ser assinadas após o preenchimento correto, listando os serviços que efetivamente foram prestados pela unidade de saúde. Caso seja solicitado que as assine em branco, recuse. Em último caso, sem se envolver em discussões, atenda ao pedido e comunique imediatamente ao Planserv essa infração;» Não deixe de pegar os resultados dos exames realizados. Eles são importantes para mantê-lo informado sobre a existência de algum problema de saúde (o que ajuda na detecção precoce e no tratamento mais eficaz) e fundamentais para o acompanhamento de doenças já instaladas;» É imprescindível que o beneficiário titular acompanhe a utilização do plano por todo o seu grupo familiar. O demonstrativo é disponibilizado no site do Planserv (basta acessar a área beneficiário e clicar no link extrato de utilização) e contém informações detalhadas por beneficiário, informando os serviços médicos realizados, o nome do prestador executante e o valor individual por procedimento. Caso haja alguma irregularidade, 14 www.saeb.ba.gov.br www.saeb.ba.gov.br 15
entre em contato com a Ouvidoria do Planserv (ouvidoria@ planserv.ba.gov.br);» Os beneficiários titulares que têm dependentes prestes a completar 18 anos devem ficar atentos. Nessa idade, eles passam automaticamente à condição de agregados, na qual podem permanecer até os 35 anos. Caso o servidor não tenha interesse em mantê-lo no plano, é preciso informar por escrito 30 dias antes da data de aniversário do dependente. Para isso, basta procurar um dos postos do Planserv nos SACs ou buscar orientação através do telefone 0800 56 6066. 16 www.saeb.ba.gov.br