1 de 10 EXPEDIÇÃO MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO EXPEDIÇÃO EXPEDIÇÃO 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 2 4. PROCEDIMENTOS... 2 4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA... 2 4.2 SOLICITAÇÃO E APROVAÇÃO DO SERVIÇO... 3 4.3 REALIZAÇÃO DO SERVIÇO... 4 4.4. FINALIZAÇÃO DO SERVIÇO... 4 4.5 CONTROLE MENSAL DE SOLICITAÇÕES... 5 5. REGISTROS... 6 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO... 6 7. ANEXOS... 7 7.1 FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO... 8 7.2 PROTOCOLO DE COLETA... 9 7.3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO... 10 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição VENILSON RODRIGUES VALMIR DANTAS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1
2 de 10 1. OBJETIVO Este documento tem por finalidade estabelecer o procedimento para solicitações de serviços de expedição na FecomercioSP. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS SA. 01 Protocolo Único SA. 03 Manuseio e Apoio Logístico FIN. 04 Solicitação de Pagamento 4. PROCEDIMENTOS 4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA Entende-se por Expedição a postagem de documentos/materiais pelos Correios. É realizado mediante solicitação dos colaboradores da FecomercioSP na intranet, ferramenta que reúne as informações necessárias à rápida execução do serviço e ajuda a reduzir a incidência de falhas. 2
3 de 10 4.2 SOLICITAÇÃO E APROVAÇÃO DO SERVIÇO Para requisitar o serviço de expedição, o solicitante deve preencher o formulário Solicitação de Correspondências (Anexo 7.1), disponível na intranet. O formulário contém as informações mínimas necessárias à execução do serviço, tais como nome do destinatário, rua, número, CEP e tipo de correspondência (SEDEX, carta simples, etc.), sendo possível adicionar mais de um tipo. Uma vez preenchido o formulário, a equipe da Mensageria recebe as informações e verifica se são ou não suficientes para a execução do serviço. Em caso negativo, cabe ao núcleo reprovar a solicitação, especificando o motivo no campo Avaliação. Cabe ao solicitante, por sua vez, refazer a solicitação. Em caso positivo, o solicitante deve preparar o envelope/pacote, etiquetá-lo (informando destinatário e remetente) e depositá-lo em sua própria mesa ou na caixa de entrada e saída afixada no 5 andar. O solicitante pode pedir o auxílio ao núcleo de Manuseio e Apoio Logístico para providenciar o envelopamento/embrulho e a etiquetagem de materiais, conforme o procedimento operacional SA. 03 - Manuseio e Apoio Logístico. Caso deseje cancelar o serviço, o solicitante deve informar a Mensageria, que reprovará o formulário e justificará o cancelamento no campo Avaliação do mesmo. Com o material em mãos, cabe à Mensageria conferir se está etiquetado de acordo com as informações descritas na solicitação e se o envelope/pacote está fechado corretamente. Se necessário, a Mensageria poderá realizar pequenos reparos (passar cola, reforçar a fita adesiva, etc.) no envelope/pacote. Quando os reparos não puderem ser feitos pela Mensageria, o material é devolvido ao solicitante para que ele tome as providências necessárias. Depois disso, cabe ao solicitante pedir à Mensageria que retire o material. A solicitação feita na intranet fica em aberto até que isso ocorra. Caso a regularização não seja realizada em até 3 dias úteis, a Mensageria registra o ocorrido no campo Avaliação do formulário e cancela a solicitação por meio da reprovação do mesmo. 3
4 de 10 Todos os materiais que, devido a alguma inconformidade, não podem ser enviados, são acondicionados em um armário identificado com a etiqueta Devolução para que a equipe da Mensageria saiba que precisa devolvê-los aos respectivos solicitantes e aguardar as correções necessárias para o posterior envio. Nas solicitações que envolvem o envio de grandes quantidades, o material fica com o solicitante até a chegada do carro dos correios, momento em que a equipe da Mensageria providencia a retirada dos itens a serem postados. 4.3 REALIZAÇÃO DO SERVIÇO Para que seja entregue aos Correios no mesmo dia em que a solicitação foi feita, qualquer material/documento deve ser deixado pelo solicitante em sua mesa ou depositado na caixa de entrada e saída afixada no 5º andar até às 15h do dia em questão. Itens recolhidos pela Mensageria após esse horário são enviados aos Correios no dia seguinte, por isso é essencial que os solicitantes se programem. Após efetuar o recolhimento dos materiais, cabe à Mensageria preencher o Protocolo de Coleta dos Correios (anexo 7.2) com as seguintes informações: quantidade, modalidade, data, identificação da FecomercioSP (inserida no cabeçalho) e assinatura. Todos os dias, às 15h30, um motoboy dos Correios retira as correspondências na FecomercioSP. Se necessário, um veículo de maior porte pode ser solicitado. 4.4 FINALIZAÇÃO DO SERVIÇO Após a conclusão do serviço, cabe à Mensageria finalizar as solicitações (via intranet) e aguardar o retorno de uma via do Protocolo de Coleta previamente preenchida e de um relatório emitido eletronicamente pelos Correios. 4
5 de 10 Todas as solicitações finalizadas ficam armazenadas no histórico da intranet para conferência futura. Correspondências que não podem ser entregues pelos Correios e retornam à FecomercioSP (devido à mudança de endereço, erro nos dados informados, etc.) são recebidas junto com as demais correspondências, separadas e entregues ao solicitante (conforme SA. 01 Protocolo Único). O mesmo procedimento acontece com os Avisos de Recebimento ARs, que são devolvidos pelos Correios à FecomercioSP, separados juntamente com as demais correspondências e entregues ao solicitante. Os ARs devolvidos aos solicitantes não são registrados no caderno de protocolo, conforme mencionado no procedimento operacional SA. 01 - Protocolo Único. 4.5 CONTROLE MENSAL DE SOLICITAÇÕES Os Correios encaminham um relatório diário descrevendo as postagens realizadas e os custos de cada uma. Com isso, o responsável pela Mensageria gera a planilha Controle de Gastos com todos os serviços de Correios solicitados no mês, separando os custos por área. Posteriormente, a encaminha o material para a análise da interface da Administração, que deve vista-lo e em seguida cabe a Mensageria encaminhá-lo para o Financeiro. Dessa forma, é possível controlar os gastos gerados pelo serviço de expedição. Ao final de cada mês, os Correios enviam à FecomercioSP as notas fiscais relativas aos serviços solicitados ao longo do mês. Havendo divergência entre os valores apresentados pelos Correios e os que constam em planilha, cabe ao responsável pela Mensageria conferi-las e corrigir as falhas verificadas (caso tenham sido internas) ou solicitar a correção aos Correios (caso tenham sido externas). Finalizada a conferência, cabe à Mensageria realizar a solicitação de pagamento da nota fiscal dos Correios e encaminhar a documentação necessária para o Financeiro, responsável por liquidar as despesas, conforme descrito no procedimento FIN. 04 Solicitação de Pagamento. 5
6 de 10 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Formulário Solicitação de Correspondências Intranet Acesso restrito por meio de senha Nº da Solicitação/Data Permanente Sim Não Aplicável Planilha Controle de Gastos Sec$ (\\srv-06) (Z:) Acesso restrito por meio de senha Data Permanente Sim Não Aplicável Protocolo de Coleta Pasta Física Armário com Chave Data 5 anos Não Arquivo morto 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários 1.0 01/10/2014 Edição Inicial. 2.0 22/10/2014 1. Alteração da nomenclatura da Solicitação e do documento emitido pelos Correios; 2. Exclusão da menção aos kits como tipo de correspondências trabalhadas no processo; 6
7 de 10 3. Correção do nome da planilha Controle de Gastos no corpo do texto e, 4. Inserção do nome do formulário da intranet na tabela de registros. 7. ANEXOS 7
8 de 10 7.1 Formulário de Solicitação 8
9 de 10 7.2 Protocolo de Entrega 9
FINANCEIRA Gestão de Recursos MENSAGERIA SOLICITANTE Gestor: 10 de 10 7.3 Fluxograma do Processo P1 Expedição: Correspondências FECOMERCIO SP SP1 Expedição Início P1 T1 Preencher o formulário na intranet T3 Adequar solicitação T4 Preparar material com protocolo, qdo for o caso Disponibilizar o material na mesa ou colocar na caixa de saida/entrada Aguardar a execução do serviço Até às 15:30 hs T2 Analisar solicitação N Solicitação ok? S T5 Registrar solicitações em planilha Retirar material Material em boas condições? N Pequenos reparos? N T6 Devolver material Solicitar ajustes ao solicitante Solicitante realizou N adequações em até 3 dias? T7 Cancelar solicitação Informar solicitante S S S T8 T9 Adequadar Despachar itens aos Correios T10 Gerar planilha para controle das correspondências Arquivar os comprovantes do serviço dos Correios T11 Ao final do mês, gerar planilha de todos os serviços de Correios solicitados Conferir a planilha com a fatura mensal dos Correios Valores ok? S N T12 Corrigir irregularidades Até às 15:30 hs T13 Colher assinatura da interface da Adminsitração Realizar Solicitação de Pagamento Anexar planilha ao processo + T14 Liquidar despesa Controlar custos por áreas FIM + 10