Tool Initial Change Description (English and Brazilian Portuguese) 2012 Changefirst Limited
Initial Change Description Q1a. What is the driver (problem or opportunity) for this change? Q1b. What are the consequences to the organisation if the change fails? Q2. Who is the person or group with the ultimate authority/accountability for this change initiative i.e. the initiating Sponsor(s) and why is it important to them? changefirst Ltd, all rights reserved, 2009 1
Initial Change Description Q3. Who are the main groups of employees who must ultimately change their behaviour for this change to be successful i.e. the Adapters? NOTE: This is not hierarchical and does not imply front line workers necessarily senior and middle managers are often the people whose behaviour must adapt the most. Q4a. List the components of the change or the Solution set (e.g. new processes, organisation changes, skill development programmes, new equipment, revised reward systems, new recruitment, acquisitions, redeployment programmes etc.) as they are currently understood. Q4b. List the components of the current operation that will not be changing. changefirst Ltd, all rights reserved, 2009 2
Initial Change Description Q5a. Are the components of the change i.e. the Solution set (e.g. new processes, organisation changes, skill development programmes, new equipment, revised reward systems etc.) described above, developed and ready to be communicated? Q5b. Who has been involved so far in the design and development of the Solution set i.e. the components of the change? Q6. Describe the current time constraints around the change e.g. design time, start date for implementation, deadlines for planning, implementation and benefits realisation. What are the key milestones that must be reached? changefirst Ltd, all rights reserved, 2009 3
Initial Change Description Q7a. What budget is available for design and implementation of the change? Q7b. What are the anticipated costs for the change consider for example design support, implementation support, new equipment, training, recruitment, redundancy, production downtime, loss of sales, project management, decision making, training costs? Q8. From which groups or individuals and for what reasons do you expect resistance to this change? changefirst Ltd, all rights reserved, 2009 4
Initial Change Description Q9a. Describe the Future State to be realised in long term (for example 24 36 months). Q9b. Describe the Future State to be realised in the short term (for example 12-18 months). Q10. Describe the goals, outcomes, new behaviours or intended results of the change as precisely as possible. changefirst Ltd, all rights reserved, 2009 5
Initial Change Description Q11a. Describe the visible infrastructure elements of organisational culture that must be aligned or modified to allow this change to succeed e.g. technical components, organisational structures, business processes, job definitions, information flows, HR practices. Q11b. Describe the underlying organisational assumptions or hidden rules (*) about behaviour that must be modified if this change is to succeed. (*)Note - underlying assumptions or hidden rules are unconscious, taken for granted perceptions, thoughts and feelings that drive behaviour. changefirst Ltd, all rights reserved, 2009 6
Q1a. Qual o direcionador (problema ou oportunidade) para esta mudança? Q1b. Quais serão as consequências para a organização se a mudança não obtiver sucesso? Q2. Quem é a pessoa ou grupo com a autoridade máxima/responsabilidade para conduzir esta iniciativa de mudança, ou seja, o(s) Sponsor(s) iniciais e porque isso é importante para eles? 2012 Changefirst Limited 2
Q3. Quem são os principais grupos de colaboradores que devem mudar o seu comportamento para que esta mudança seja bem- sucedida, por exemplo, os usuários? NOTA: Isso não é hierárquico e não envolve necessariamente colaboradores operacionais executivos da alta e média gerência são as pessoas cujo comportamento deve geralmente se adaptar mais às mudanças. Q4a. Relacione os componentes da mudança ou da solução (novos processos, mudanças organizacionais, programas de desenvolvimento de habilidades, novos equipamentos, revisão de sistemas de recompensa, novas contratações, aquisições etc.) da forma como são compreendidos. Q4b. Relacione os componentes da operação atual que não serão mudados. 2012 Changefirst Limited 3
Q5a. Os componentes da mudança ou da Solução (novos processos, mudanças organizacionais, programas de desenvolvimento de habilidades, novo equipamento, revisão de sistemas de recompensa, etc.) descritos acima, estão desenvolvidos e prontos para serem comunicados? Q5b. Quem foi envolvido até agora no desenho e desenvolvimento das Soluções, ou seja, nos componentes da mudança? Q6. Descreva as preocupações com o cronograma da mudança, por exemplo, tempo para desenho, data de início da implementação, prazos para planejamento, implementação e alcance de benefícios. Quais marcos devem ser alcançados? 2012 Changefirst Limited 4
Q7a. Qual o orçamento disponível para desenhar e implementar a mudança? Q7b. Quais são os custos antecipados para a mudança? considere, por exemplo, suporte ao desenho, suporte para implementação, novos equipamentos, treinamento, recrutamento, redundâncias, perda de produtividade, perda nas vendas, gestão do projeto, tomada de decisão, custos de treinamento. Q8. De quais grupos ou indivíduos e por quais razões você espera resistência a esta mu dança? 2012 Changefirst Limited 5
Q9a. Descreva o Estado Futuro a ser alcançado no longo prazo (por exemplo, em 24 36 meses). Q9b. Descreva o Estado Futuro a ser alcançado no médio prazo (por exemplo, em 12-18 meses). Q10. Descreva, da forma mais precisa possível, os objetivos, benefícios, novos comportamentos ou resultados esperados com a mudança. 2012 Changefirst Limited 6
Q11a. Descreva os elementos visíveis da cultura organizacional que precisam ser alinhados ou modificados para que esta mudança ocorra, por exemplo, componentes técnicos, estrutura organizacional, processos administrativos, definições de trabalho, fluxos de informação, práticas de RH. Q11b. Descreva os aspectos comportamentais subjetivos da organização ou regras não escritas (*) que devem ser modificados para que esta mudança seja bem- sucedida. 2012 Changefirst Limited 7