Code of Conduct Código de Conduta do Grupo NETZSCH
Prefácio Caros colaboradores NETZSCH, O termo conformidade ( compliance, em inglês) é muito mais que um modismo. Os acionistas e Diretores Administrativos do Grupo NETZSCH querem garantir que todos os colaboradores ajam em conformidade com a lei. Para este fim, foi implantada uma organização competente. 2
O que significa Conformidade? Para nós, Conformidade significa cumprir os regulamentos internos, bem como a legislação nacional e internacional. É o que esperamos de cada colaborador da NETZSCH. Os objetivos de curto prazo não devem pesar em detrimento da Conformidade. Por regulamentos internos, entendemos qualquer orientação interna da empresa, seja formalizada por escrito ou estabelecida na prática. Por que a Conformidade é necessária? Não há necessidade de se explicar o que é agir em conformidade com a legislação e com quaisquer normas e regulamentos internos da empresa, principalmente porque somos uma empresa familiar comprometida com as exigências éticas e morais de nossos acionistas. Além do mais, a falta de Conformidade pode implicar custos consideráveis. Assim, a Conformidade faz sentido também do ponto de vista econômico, tanto para cada colaborador considerado individualmente como para a empresa. Como podemos alcançar a Conformidade? A Conformidade deve ser posta em prática de ambos os lados: da organização e de cada colaborador. Para tanto, a Gerência delega Funções de Conformidade a vários especialistas. Apesar disso, a Conformidade é uma função executiva, cuja responsabilidade não pode ser delegada a níveis hierarquicamente inferiores. O Processo de Conformidade foi formulado de modo que todos os colaboradores possam cumprir os regulamentos relevantes, podendo ser feitas verificações aleatórias. Os Acionistas e todos os Diretores Administrativos do Grupo NETZSCH esperam que cada colaborador aja em conformidade com a lei. O Código de Conduta fornecido pode servir como parâmetro básico, mas não pode abranger todas as leis; portanto, nunca será completo. Caso tenham alguma dúvida, simplesmente ajam com clara consciência e contate seu superior direto ou o Responsável pela Conformidade. Dietmar Bolkart Dr. Hanns-Peter Ohl Julho, 2015 3
Os Principais Componentes DO NOSSO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA CONFORMIDADE 1 Código de Conduta, Regras e Padrões Internos O Código de Conduta é obrigatório para todos os colaboradores da NETZSCH, mas não é abrangente. Esperamos que todos os colaboradores respeitem as leis, mesmo as que não estejam especificamente mencionadas neste Código. Em caso de conflito entre leis aplicáveis e os regulamentos internos, inclusive este Código de Conduta, prevalecerão as leis. Agir dentro da lei requer que todos os nossos colaboradores estejam cientes dos regulamentos e normas internos e das exigências legais. O Processo de Conformidade usa normas e procedimentos que serão disponibilizados aos nossos colaboradores devidamente organizados e atualizados. Todos os colaboradores poderão ler a respeito de Conformidade e consultar as diretrizes individuais através da intranet NETZSCH. 2 Treinamento Todos os colaboradores devem poder avaliar e entender as leis que são importantes para seu próprio campo de atuação. Para este fim, são necessários cursos de treinamento, que estão especificados em nossas atividades de negócios e que darão aos colaboradores a confiança necessária para agirem com segurança. 4
3 Organização de Conformidade Dietmar Bolkart gerenciará e assumirá a responsabilidade pela Organização de Conformidade. Os Regulamentos sobre Conformidade e o Sistema de Gerenciamento de Conformidade serão desenvolvidos continuamente. Cada país terá uma Comissão Local de Conformidade, composta de um representante de cada empresa domiciliada no país. Essas Comissões Locais são responsáveis pelo desenvolvimento e aperfeiçoamento dos Sistemas de Gerenciamento de Conformidade. Além disso, serão realizados cursos de treinamento específicos para o país. A aplicação correta do sistema será garantida pela organização então existente e em operação da Unidade de Negócios. Em princípio, o Grupo NETZSCH baseia-se na confiança. Essa confiança será estimulada através de inspeções que serão realizadas aleatoriamente, em intervalos regulares e serão documentadas. Caso tais verificações indiquem qualquer sinal de infração intencional, serão iniciadas as inspeções apropriadas e as consequências. 4 Como Relatar Infrações Relativas à a b Conformidade Pedimos que cada funcionário relate quaisquer Infrações relacionadas à Conformidade que, do seu ponto de vista, sejam graves ou possam ocorrer novamente. Infrações graves são, por exemplo, falsificações de dados, risco à vida ou condição física dos colaboradores, assuntos criminais relevantes, corrupção e perigo aos segredos comerciais. Existem três maneiras para se relatar tais infrações: Em princípio, uma Infração à Conformidade deve ser reportada ao superior direto. O superior direto enviará a informação à Dietmar Bolkart e seus gerentes até o gerente da Unidade de Negócios. Caso um funcionário não queira falar com seu superior, haverá uma pessoa externa para ser contatada, em cada país. Essa pessoa se reportará diretamente ao Dietmar Bolkart. Se assim solicitado, a identidade da pessoa que relata a informação poderá ser mantida anônima, pelo tempo em que for possível. Não queremos abrir as portas para uma cultura de espionagem interna, apenas queremos garantir que cada funcionário possa cumprir a sua parte de Responsabilidade pela Conformidade. c Além disso, cada funcionário tem a possibilidade de entrar diretamente em contato com o Dietmar Bolkart. Os dados fornecidos não serão gravados nem salvos eletronicamente e o funcionário que cometeu a infração relativa à Conformidade será informado o quanto antes. 5
Os nossos Colaboradores são um Fator Integridade do produto A NETZSCH visa manter o mais alto padrão de qualidade para nossos produtos. Nossa meta é construir e manter a confiança, fidelidade e satisfação do cliente, ao mesmo tempo em que se fortalece a Marca NETZSCH. A Conformidade com as normas e regulamentos relevantes, especificamente as concernentes à segurança, responsabilidade e garantias do produto, é evidente em si. Ambiente de trabalho Nenhum funcionário deverá ser assediado, discriminado ou posto em desvantagem de qualquer modo devido à raça, nacionalidade, descendência, sexo, religião ou filosofia de vida, atitude política, idade, deficiência física ou orientação sexual. Para a NETZSCH, saúde e segurança ocupacional são a base da atividade econômica comercial bem-sucedida. A NETZSCH cumpre as normas de segurança e saúde do trabalho e oferece ambiente de trabalho seguro e benéfico à saúde, de modo a manter a saúde dos colaboradores da NETZSCH e evitar acidentes, lesões e doenças relacionadas ao trabalho. Segurança de Dados / utilização de informações confidenciais e segredos comerciais / TI Todos os colaboradores estão obrigados por lei a protegerem a confidencialidade e não podem coletar, processar ou usar dados pessoais de funcionários, clientes e terceiros, sem o consentimento ou a permissão legal destes. A pessoa em questão deverá ser informada pela NETZSCH, da primeira vez que seus dados pessoais forem coletados, caso os dados sejam coletados sem seu conhecimento. As informações confidenciais e os segredos comerciais, bem como a documentação referente aos negócios (inclusive e-mails) pertencem à NETZSCH e devem ser devidamente armazenados e protegidos. Em princípio, somente colaboradores explicitamente autorizados podem publicar quaisquer informações confidenciais e segredos comerciais, que devem ser garantidos contra o acesso ilegal por parte de terceiros ou de outros colaboradores. As diretrizes de TI relevantes da NETZSCH devem ser absolutamente cumpridas a todo tempo. Legislação antitruste / lei da concorrência / direito de uso de marca de terceiros Cada colaborador deve cumprir os princípios de concorrência justa e aberta. Deve-se evitar fazer acordos de qualquer tipo com concorrentes, com relação a preços, prazos e condições dos negócios, alocação de mercado e outras questões econômicas delicadas, a menos que tenham sido juridicamente revisados quanto à sua compatibilidade com a legislação antitruste aplicável. Deve-se evitar a violação dos direitos de propriedade intelectual de terceiros. Comércio Exterior As regulamentações e restrições referentes a comércio exterior, inclusive quanto à exportação e importação do país então em questão, devem ser observadas. Isto se aplica especialmente aos países sujeitos a embargo comercial. Para pedidos ou entregas internacionais, a NETZSCH deverá - no caso de suspeita razoável - verificar se o parceiro estrangeiro está proibido de comercializar devido a regulamentos relevantes sobre comércio exterior. Conflito de interesses Os colaboradores são obrigados a evitar quaisquer atividades, dentro ou fora da empresa, que cause 6
Importante do nosso Sucesso CÓDIGO DE CONDUTA GERAL DO GRUPO NETZSCH ou possa causar conflito entre os interesses pessoais e os interesses da NETZSCH. Assuntos de negócios não deverão nunca ser influenciados por interesses ou considerações pessoais. Nenhum colaborador deverá usar de seu cargo ou de bens de propriedade da NETZSCH visando alguma vantagem ou outro ganho pessoal. Ambiente Cada colaborador deverá respeitar as leis ambientais aplicáveis. A NETZSCH se esforça para contribuir com a proteção do meio-ambiente, através de ações e atitudes responsáveis e sustentáveis. Corrupção, presentes e benefícios Não é permitido aos colaboradores oferecer ou adquirir vantagens pessoais ou pagamentos em dinheiro ou outros benefícios ao iniciar, colocar ou processar um pedido. Além do mais, não é permitido aos colaboradores dar ou receber presentes não monetários. Em princípio, esta regra se aplica a nível mundial. A única exceção refere-se a presentes ocasionais, promocionais e não monetários, que são habituais no país em questão e que não são dados ou aceitos em troca de tratamento preferencial ou por desvio das disposições legais locais. No entanto, decisões referentes aos negócios não devem ser influenciadas por tais presentes. Em caso de dúvida, os colaboradores deverão obter aprovação do seu superior e seguir as orientações locais. Presentes para funcionários públicos são, de modo geral, proibidos. Integridade financeira Quaisquer registros de negócios que a NETZSCH prepare, publique ou forneça a autoridades, acionistas e credores, deverão ser completos quanto aos princípios contábeis aplicáveis. Todos os registros financeiros devem ser corretamente preparados, dentro do prazo e em conformidade com as exigências legais aplicáveis, pelos colaboradores, segundo seu campo de atuação e área de responsabilidade. Outras informações Por favor visite o nosso Compliance-Intranet-Page 7
Caso tenha alguma sugestão, dúvida ou crítica, não hesite em entrar em contato. Dietmar Bolkart dietmar.bolkart@netzsch.com Erich NETZSCH GmbH & Co. Holding KG Gebrüder-Netzsch-Straße 19 95100 Selb Germany Tel.: +49 9287 75-0 Fax: +49 9287 75-208 info@netzsch.com ENH Code of Conduct PT 0818