MANUAL DE PROCEDIMENTOS PONTUAIS PRONATEC IFMA PROMOÇÃO E ELABORAÇÃO: EQUIPE SISTÊMICA PRONATEC IFMA Marco Antônio Goiabeira Torreão GESTOR INSTITUCIONAL PRONATEC Francisco Albuquerque COORDENADOR GERAL PRONATEC Mauro Santos COORDENADOR ADJUNTO DE ORÇAMENTO E FINANÇAS Márcio Geldo Silva Neves COORDENADOR ADJUNTO DE CONTABILIDADE
APRESENTAÇÃO O PRONATEC é o Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego, a ser executado pela União, com a finalidade de ampliar a ofertas de vagas da Educação Profissional e Tecnológica, por meio de subprogramas, projetos e ações de assistência técnica e financeira. Este programa possui orçamento específico para custeamento dos cursos oferecido, tal orçamento origina-se do somatório das Bolsas Formações de todos os cursos pactuados, por esse motivo e com o intuito de facilitar o gerenciamento da execução do orçamento e a gestão administrativa de tais recursos, a Equipe Sistêmica do IFMA elaborou o MANUAL DE PROCEDIMENTOS PONTUAIS PRONATEC IFMA. A iniciativa de criação desse manual se deu por observação que há várias formas de gerir o orçamento no IFMA, porém o PRONATEC além de ter um orçamento muito grande e complexo ele possui algumas peculiaridades que mereceriam certas padronizações, objetivando minimizações de problemas com auditorias e para facilidade na Prestação de Contas. O foco desse manual é facilitar os trabalhos daqueles que irão trabalhar no PRONATEC na parte Administrativa, Orçamentária e Financeira. Nós queremos que tais servidores façam suas atividades de forma segura e com a certeza que estão contribuindo com o bom andamento do programa, pois é esse nosso papel. O governo federal nos deu através do PRONATEC a oportunidade de aproximar a capacitação de mão de obra com as vagas no mercado de trabalho que as empresas tanto almejam, se nós conseguirmos esse feito, nós estaremos ajudando o aumento da qualidade de vida dos maranhenses com mais conhecimentos e mais empregos. Portando, esperamos que esse manual ajude de forma efetiva nos trabalhos daqueles que executa administrativamente o PRONATEC e que facilite as consolidações de dados para que possamos dar resultados concretos a sociedade como um todo. Se mesmo assim você não conseguir entender nada do gerenciamento do PRONATEC, não se preocupe: A vida é polêmica! Mãos a obra.
GUIA PARA PESQUISA 1 INTRODUÇÃO 05 2 INFORMAÇÕES BÁSICAS 06 3 PLANEJAMENTO PRONATEC IFMA: PACTUAÇÃO 2013 09 4 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA PRONATEC 14 5 PRESTAÇÃO DE CONTAS PRONATEC 23 6 DÚVIDAS FREQUÊNTE 26 APÊNDICES 28
1. INTRODUÇÃO Este manual foi criado pela Equipe Sistêmica do PRONATEC IFMA e tem como principal objetivo ser um manual de consulta para os Coordenadores Gerais, Coordenadores Adjuntos, e todos aquelas pessoas que participam das áreas Administrativas do PRONATEC. O nome MANUAL DE PROCEDIMENTOS PONTUAIS PRONATEC IFMA, tem esse nome porque sua metodologia foi elaborada a partir de temas e questionamentos pontuais durante a execução do PRONATEC nos anos de 2011 e 2012. Este Manual possui 06 (seis) capítulos, expostos de forma didática e objetiva para que o funcionário possa compreender e aplicar em seu dia a dia as orientações e recomendações aqui presentes. Agora vamos ver a estrutura desse manual: A introdução foi criada para mostrar como foi criado o manual e como funciona sua estrutura. O capítulo 02 é o onde será expostos as Informações Iniciais e alguns conceitos básicos para se possa entender melhor o Programa. O capítulo 03 é onde será mostrado como deve ser o Planejamento do PRONATEC IFMA, neste capítulo será mostrado também os mecanismos criados pela Equipe Sistêmica que facilitará o Planejamento e sua execução. O capítulo 04 é o momento de demonstrar como será a execução Orçamentária e Financeira do PRONATEC, é neste capítulo que iremos ver como se faz um processo para pagamento de Auxilio ao Estudante, Bolsas aos Profissionais do PRONATEC entre outras informações importantes para aquisição de bens e serviços para atender o programa. É no capítulo 05 que iremos ver como deve ser a Prestação de Contas do PRONATEC e iremos os componentes do Processo de Prestação de Contas além de outros conceitos de documentos hábeis. O capítulo 06 foi estruturado com perguntas e respostas. Esses questionamentos foram extraídos de perguntas feitas pelos diretores, coordenadores e outros funcionários que participaram do PRONATEC. Os questionamentos foram respondidos pela Equipe com base em instruções do MEC e rotinas já executadas diariamente. O MANUAL DE PROCEDIMENTOS PONTUAIS PRONATEC IFMA, tem esse nome, pois almeja responder questões pontuais da área Administrativa do PRONATEC e sua estrutura foi dividida de forma objetiva. Esperamos que ajude aqueles que pretendem fazer a Gestão eficaz do PRONATEC. Este manual deve ser lido por todos em reuniões exclusivamente para esse fim, evitando assim várias interpretações. 5
2. INFORMAÇÕES BÁSICAS O Instituto Federal do Maranhão IFMA faz parte da Rede credenciada para oferecer curso Técnico Concomitantes, de média duração e cursos FIC (Formação Inicial e Continuada), de curta duração. Para tal fim a PROEXT criou a Equipe Sistêmica que fica localizada na Reitoria deste Instituto e tem como principal objetivo dá consultoria aos campi no que se refere às atividades do PRONATEC. O recurso da Equipe Sistêmica é extraído do orçamento de cursos. 2.1 Conceitos Importantes Bolsa Formação: É um recurso extraído da expressão: Carga Horária do Curso x (vezes) Número de Vagas da Turma x (vezes) R$ 9,00 (nove reais) e que tem por objetivo ampliar a oferta de Educação Profissional para estudantes do ensino médio da rede pública, inclusive da educação de jovens e adultos, e para trabalhadores, utilizando as Redes Públicas de Ensino e o Sistema S permitindo a oferta de vagas em cursos técnicos e de Formação Inicial e Continuada (FIC), também conhecidos como cursos de qualificação para trabalhadores, estudantes e pessoas em vulnerabilidade social, esses cursos presenciais serão realizados pela Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, por escolas estaduais de EPT e por unidades de serviços nacionais de aprendizagem como o SENAC e o SENAI. Há dois tipos de Bolsa-Formação: a Estudante e a Trabalhador. Na Bolsa- Formação Estudante, cursos técnicos com a partir de 800 horas serão destinados a alunos das redes públicas de ensino médio. Já a Bolsa-Formação Trabalhador, oferecerá cursos de qualificação a pessoas em vulnerabilidade social e trabalhadores de diferentes perfis. Pactuação: É um acordo firmado entre o ofertante e o FNDE, onde o ofertante irá executar cursos seja FIC ou Concomitantes durante determinado período. Repactuação: É a alteração de algumas informações no acordo firmado na Pactuação, como por exemplo; uma alteração no nome do curso a ser ofertado. Demandante: É a instituição que tem interesse direto na ministração das aulas, uma vez que o público alvo entre os alunos faz parte do seu objetivo institucional, como por exemplo: A SEDUC, os CRAS, a AERONÁTICA entre outros. Os demandantes são os responsáveis pela capitação e inscrições dos alunos. Ofertante: São instituições de ensino profissionalizantes, como por exemplo, o IFMA, SENAC, SENAI etc. Os ofertantes são os responsáveis pela execução pedagógica, administrativa e orçamentária dos cursos. 6
Cursos Técnicos Concomitantes: São cursos técnicos com prazo entre 1 a 2 anos e deve ser feito inicialmente o PROJETO DE CURSOS e posteriormente a Planilha de Planejamento onde tal planilha deve refletir financeiramente este PROJETO. Terminado estes trabalhos deve ser enviando o PROJETO para a PROEN ou a PROEXT e a planilha para o e-mail conforme quadro 01. FIC: São cursos de curta duração entre 1 a 5 meses e deve ser feito inicialmente o PLANO DE CURSOS e posteriormente a Planilha de Planejamento onde tal planilha deve refletir financeiramente este PLANO. Terminado este trabalho: o PLANO, deve ser encaminhado a PROEXT e a planilha para o e-mail conforme quadro 01, abaixo. 2.2 Recursos PRONATEC As Naturezas de Despesas são códigos que determinam a destinação do gasto, no caso do PRONATEC pode ser: 33.90.18 - Auxílio Financeiro a Estudantes: Despesas orçamentárias com ajuda financeira concedida pelo Estado a estudantes comprovadamente carentes, e concessão de auxílio para o desenvolvimento de estudos e pesquisas de natureza científica, realizadas por pessoas físicas na condição de estudante, observado o disposto no art. 26 da Lei Complementar no 101/2000. 33.90.30 - Material de Consumo: Despesas orçamentárias com álcool automotivo; gasolina automotiva; diesel automotivo; lubrificantes automotivos; combustível e lubrificantes de aviação; gás engarrafado; outros combustíveis e lubrificantes; material biológico, farmacológico e laboratorial; animais para estudo, corte ou abate; alimentos para animais; material de coudelaria ou de uso zootécnico; sementes e mudas de plantas; gêneros de alimentação; material de construção para reparos em imóveis; material de manobra e patrulhamento; material de proteção, segurança, socorro e sobrevivência; material de expediente; material de cama e mesa, copa e cozinha, e produtos de higienização; material gráfico e de processamento de dados; aquisição de disquete; pen-drive; material para esportes e diversões; material para fotografia e filmagem; material para instalação elétrica e eletrônica; material para manutenção, reposição e aplicação; material odontológico, hospitalar e ambulatorial; material químico; material para telecomunicações; vestuário, uniformes, fardamento, tecidos e aviamentos; material de acondicionamento e embalagem; suprimento de proteção ao voo; suprimento de aviação; sobressalentes de máquinas e motores de navios e esquadra; explosivos e munições; bandeiras, flâmulas e insígnias e outros materiais de uso não duradouro. 33.90.36 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Física: Despesas orçamentárias decorrentes de serviços prestados por pessoa física pagos diretamente a esta e não enquadrados nos elementos de despesa específicos, tais 7
como: remuneração de serviços de natureza eventual, prestado por pessoa física sem vínculo empregatício; estagiários, monitores diretamente contratados; gratificação por encargo de curso ou de concurso; diárias a colaboradores eventuais; locação de imóveis; salário de internos nas penitenciárias; e outras despesas pagas diretamente à pessoa física. 33.90.39 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica: Despesas orçamentárias decorrentes da prestação de serviços por pessoas jurídicas para órgãos públicos, tais como: assinaturas de jornais e periódicos; tarifas de energia elétrica, gás, água e esgoto; serviços de comunicação (telefone, telex, correios etc.); fretes e carretos; locação de imóveis (inclusive despesas de condomínio e tributos à conta do locatário, quando previstos no contrato de locação); locação de equipamentos e materiais permanentes; software; conservação e adaptação de bens imóveis; seguros em geral (exceto os decorrentes de obrigação patronal); serviços de asseio e higiene; serviços de divulgação, impressão, encadernação e emolduramento; serviços funerários; despesas com congressos, simpósios, conferências ou exposições; vale-refeição; auxílio-creche (exclusive a indenização a servidor); habilitação de telefonia fixa e móvel celular; e outros congêneres, bem como os encargos resultantes do pagamento com atraso de obrigações não tributárias. 33.90.47 - Obrigações Tributárias e Contributivas: Despesas orçamentárias decorrentes do pagamento de tributos e contribuições sociais e econômicas (Imposto de Renda, ICMS, IPVA, IPTU, Taxa de Limpeza Pública, COFINS, PIS/PASEP etc.), exceto as incidentes sobre a folha de salários, classificadas como obrigações patronais, bem como os encargos resultantes do pagamento com atraso das obrigações de que trata este elemento de despesa. Observação importante: O uso dessa rubrica deverá ocorrer quando acontecer contratação de serviços de pessoas físicas (33.90.36). 33.90.48 - Outros Auxílios Financeiros a Pessoas Físicas: Despesas orçamentárias com a concessão de auxílio financeiro diretamente a pessoas físicas, sob as mais diversas modalidades, tais como ajuda ou apoio financeiro e subsídio ou complementação na aquisição de bens, não classificados explícita ou implicitamente em outros elementos de despesa, observado o disposto no art. 26 da Lei Complementar no 101/2000. Além disso, vale ressaltar que os recursos destinados ao Bolsa-Formação não contempla dentre outras despesas aquelas relacionadas a: Despesa de Capital, pagamento de diárias ou outras que sejam incompatíveis com o estabelecido na Lei nº 12.513/11, na Portaria nº 1.569/11 e na Resolução FNDE nº 72/11. Tais rubricas incompatíveis podem ser exemplificadas, mas não se restringem as seguintes: 33.90.14 Diárias Civil 33.90.33 Passagens 33.90.20 Auxílio Financeiros a Pesquisadores 44.90.51 Obras e instalações 44.90.52 Equipamentos e material permanente 8
3. PLANEJAMENTO PRONATEC IFMA: PACTUAÇÃO 2013 Este é o momento de iniciarmos o planejamento das Pactuação que serão oferecidas por este IFMA para 2013. Lembrando que poderemos oferecer cursos FIC (Formação Inicial e Continuada) e CONCOMITANTES ( Cursos Técnicos). Cada campus pode fazer sua própria equipe para execução dos cursos, porém abaixo vai algumas orientações para o bom andamento dos trabalhos. 3.1 Calendário PRONATEC 2013 Para o aumento da qualidade de qualquer Planejamento e de suma importância nós sabermos QUANDO as atividades irão ocorrer, neste sentido é importante que cada campus elabore um calendário próprio para o PRONATEC onde a referencia deve ser o quadro abaixo: PRAZO 08/11/2012 E 09/11/2012 15/10/2012 A 30/11/2012 15/10/2012 A 30/10/2012 01/01/2013 A 31/01/2013 01/12/2012 A 15/01/2013 01/02/2013 A 01/03/2013 01/02/2013 A 01/03/2013 30/01/2012 E 31/01/2012 ATIVIDADES/LOCAL Encontro com Diretos no Encontro de Planejamento do IFMA, será discutida alguns aspectos do PRONATEC. Local: Buriticupu. MA Entrega da Planilha Planejamento da Pactuação dos cursos. Local de entrega: mauro.santos@ifma.edu.br ou alex@ifma.edu.br Elaboração dos projetos do cursos FIC e CONCOMINTANTE Local de entrega: PROEN ou PROEXT Entrega da Prestação de Contas da Pactuação 2012. Local: PROPLAD e mauro.santos@ifma.edu.br ou geldo@ifma.edu.br Elaboração e Termo da Pactuação 2013; Local: FNDE Envio de Crédito Orçamentário para os campi. Local: SIAFI. Início das turmas da Pactuação 2013. Local: CAMPI IFMA. Encontro dos Coordenadores Gerais e Adjuntos para Debates e da Execução Pedagógica no Programa em 2012 e 2013. Quinzenal Pagamento de Auxilio Financeiro aos Estudantes; Local: Crédito financeiro aos alunos 01 ao 5º dia Pagamento dos Bolsistas do mês anterior; útil Local Crédito financeiro aos bolsistas 07/11/2012 Encontro dos Coordenadores Gerais e Adjuntos para Debates e da E Execução Pedagógica e Administrativa do Programa em 2013 e 08/11/2012 Planejamento para pactuações 2014. Quadro 01 Calendário PRONATEC 2012/2013 9
3.2 Recomendações de Estrutura de Gestão PRONATEC O IFMA na condição de ofertante tem como sua principal função no PRONATEC oferecer um trabalho pedagógico de qualidade aos alunos. Partindo dessa primícia, a função de SUPERVISÃO, ORIENTAÇÃO, DOCÊNCIA e GESTÃO ESCOLAR (Especializações de Pedagogas e Pedagogos) que a estrutura gerencial deve ser formada. Não podemos deixar de lado as funções administrativas, como Compras, Pagamentos e Matrículas, uma vez que tais funções são de grande falia para a execução dos cursos. Como falamos acima as funções de Supervisão, Orientação, Docência e Gestão de Ensino não podem faltar no momento de elaborar o Planejamento da Equipe. Então, recomendamos que se haja pelo menos um curso no campus; planejar um Professor, Orientador. No caso específico do supervisor entendemos que esse pode variar proporcionalmente a cada dois cursos completos. Se não vejamos, imagine que um campus pactue apenas um curso, neste caso não recomendamos um supervisor uma vez que o Orientador pode fazer essa função acumulando com a sua e sempre com a ajuda do Coordenador Geral. Ver figura 01 abaixo: Quadro 02 Estrutura para 01 Curso Observe que essa é a estrutura mais simples e veja que nesta estrutura não possui um supervisor, porém recomendamos que o orientador juntamente com o Coordenador Geral faça essa função. Observe também que não fizemos a distinção entre FIC e Concomitante, não foi feita essa distinção porque entendemos que a única diferença está no número de semana dos bolsistas Coordenador Geral, Apoios e o orientador, pois o professor perceberá de acordo com a carga horária do curso. 10
No entanto, imagine que o campus tenha dois cursos pactuados, neste caso orientamos que se planeje um Supervisor para os dois cursos, veja a Figura 02 abaixo: Quadro 03 Estrutura para 02 cursos Vamos ver agora o caso que o campus tenha três cursos, orientamos que se planeje um Supervisor e um apoio SISTEC, porém neste momento é importante se colocar mais um apoio para compras. Quadro 04 - Estrutura para 03 cursos Essa estrutura pode ser alterada em relação ao Supervisor que pode ser posto em seu lugar um Coordenador Adjunto Pedagógico e também na parte administrativa que pode ser estruturada da melhor forma que possa atender as áreas mais precárias no campus. Lembre ainda que essa estrutura pode ser feita envolvendo cursos FIC e Concomitantes, porém observe que o número de semanas será com base na maior 11
carga horária, com exceção feia ao processor e o orientador do curso FIC que será de acordo com o seu curso. No caso que o campus tenha quatro cursos pactuados, orientamos que se Planeje um Coordenador Adjunto Pedagógico e dois Supervisores e um apoio SISTEC. Quadro 05 - Estrutura para 04 cursos No caso que o campus tenha cinco cursos pactuados, orientamos que se conserve essa estrutura, isto é, um Coordenador Adjunto Pedagógico e dois Supervisores e um apoio SISTEC. No caso que o campus tenha seis cursos pactuados, orientamos que se Planejem um Coordenador Adjunto Pedagógico e três Supervisores e um apoio SISTEC. E assim sucessivamente, lembrando que a ideia é que se tenha para cada dois cursos um supervisor. O Coordenador Geral, terá um para cada campus e será financiado pela reitoria, portando, se o campus tiver pelo menos um curso terá um Coordenador Geral. O Coordenador Adjunto Administrativo será um bolsista puro sangue que fará as atividades gerais, recomendamos que seja um Técnico Administrativo. Os demais apoios serão de acordo com o total de cursos Pactuados e conforme os organogramas acima. Lembrando que mesmo que os servidores não pertencerem a estrutura administrativa ou pedagógica do PRONATEC, estes são obrigados a executarem atividades no PRONATEC, SOB PENA DE RESPONDER PROCESSO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR (PAD). As pessoas são que porventura participarem como bolsistas do PRONATEC IFMA são apenas referências dentro do processo. 12
Outra informação que não pode ser desconsiderada, é que as bolsas não podem trazer desestabilidade no sistema de Cargos e Funções do Governo Federal, uma vez que na maioria dos casos as CDs e FGs são para execução de várias atividades dentro do IFMA e as bolsas do PRONATEC em princípio, é para apenas uma. 3.3 Parâmetros para o Cálculo de Valores O preenchimento da Planilha de Planejamento PRONATEC deverá observar o valor igual ou menor que o número de horas-aluno pactuadas, considerado o valor de R$ 9,00 (estamos aguardando a Resolução FNDE que pode alterar esse valor) por hora-aula. Vale ressaltar, que o total pactuado representa um limite máximo, sendo que o campus deve apresentar números menores na planilha caso avaliem que não seja viável a realização total das vagas pactuadas. Total de vagas a serem ofertadas Considerando o total de vagas disponibilizado por turma; Total de horas-aluno a serem ofertadas Para cada curso pactuado multiplicar o número de vagas pelo número de horas-aula. Total a ser descentralizado Número equivalente ao total de horas-aluno multiplicado pelo valor da hora-aluno no dia de submissão do termo no SAPENET. No exemplo a seguir, apresentamos uma proposta de cursos de campus considerando os parâmetros citados: Curso Vagas Horas Valor do Curso Administrador de Banco de Dados 40 160 57.600,00 Administrador de Redes 40 200 72.000,00 Técnico em Agropecuária 40 1200 432.000,00 Técnico em Informática 40 1000 360.000,00 TOTAL CAMPUS 921.600,00 Quadro 06 - Exemplo de cálculo de número de horas-aluno Como observamos o valor do curso é a multiplicação das VagasxHorasx9,00, o trabalho do coordenador é apenas dividir esse valor do curso por Natureza de Despesas (339018; 339030; 339036; 339039 e 339147. 3.4 Planilha Planejamento PRONATEC: O Resultado do Planejamento Para que a utilização dos recursos seja feita de forma planejada e ordenada a Equipe Sistêmica da Reitoria criou a Planilha Modelo para Elaboração do Planejamento do Orçamento PRONATEC 2013. 13
É bom lembrar no momento de elaborar o planejamento de tais cursos, que RECURSOS serão necessário para executar os cursos, verifique se tais recursos já existem ou não no campus, pois tais recursos serão imprescindíveis no momento da efetivação do PRONATEC. Para facilitar essa tarefa (o Planejamento) pelos coordenadores de cursos foi elaborada a Planilha de Planejamento PRONATEC, conforme Quadro 07. Lembre-se: Cada curso terá sua própria planilha, use a ferramenta SALVA COMO para cada curso e observe as cores da Planilha e só ALTERE OS CAMPOS EM VERDE! Além disse não esqueça que para enviar a Planilha a Bolsa Formação tem que ser igual ao Total do Curso. Quadro 07 Planilha de Planejamento Recursos esses são: Humanos: Coordenadores, Supervisores, Orientadores, Professores, Apoio e Auxiliares; Material: Prédios, Salas, Material Didático e/ou Pedagógico etc; Financeiros: O orçamento que será necessário para atender despesas está nas ND: 339018, 339030; 339036; 339039; 339047 e 339048; 14
4. EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA PRONATEC O PRONATEC é uma ação do IFMA e por consequência a execução orçamentária e financeira deve ser executada no SETOR orçamentário e financeiro do campus. Isto, implica dizer que, se não há bolsistas na execução financeira, no setor de compras, na contabilidade ou qualquer outro setor, o pessoal desses setores tem a obrigação de fazer. As compras e licitações também devem ser feitas pelo campus e os valores das despesas feitas pelo PRONATEC são contabilizados juntamente com as demais para todos os efeitos, porém a Prestação de Contas é separada como outros convênios, isto quer dizer que os limites legais das dispensas, tomadas de preços e demais modalidades de licitações, devem levar em consideração as despesas do campus somadas com as despesas do PRONATEC. 4.1 Empenho Auxilio a Estudante Para facilitar o pagamento e a prestação de contas dos gastos com auxilio a estudante do PRONATEC foi criado os procedimentos acerca de empenhos e pagamento de Auxilio Financeiro a estudante. É sempre bom lembrar que o processo de empenho é separado do processo de pagamento. O processo de empenho tem o objetivo de mostrar a origem da despesa, bem como a base de cálculo dos valores estimados para gastos com alunos, para isso, vejamos os documentos que devem compor o processo de Empenho das despesas com Auxilio Financeiro a estudantes: 1) Memorando Padrão, cada coordenação do PRONATEC deve ter uma sequência de Memorando própria: 2) Análise da Demanda deve mostrar de forma clara como se originou o valor a ser empenhado. Quando o pagamento dos gastos com alimentação ser dado de forma pecuniária essa informação deverá constar nesta Análise. Lembrando que a princípio devem ser empenhados apenas os valores com transporte; 3) Relação de Cursos Pactuados cada campus deve separar os seus cursos e colocar anexo ao processo, CADA CAMPUS SELECIONARÁ APENAS SEUS CURSOS e excluirá as linhas dos restantes, quando essa informação vier da reitoria ; 4) Disponibilidade Orçamentária, essa disponibilidade deve vir após a análise da demanda, as informações de PTRES, UGR e PI, são obrigatoriamente as mesas da NC de envio, não permitida, no entanto, o detalhamento da despesa. Lembre-se o PRONATEC IFMA possui uma UG própria que deve constar na NE. 5) NC Nota de Créditos, imprimir a tela do SIAFI e destacar (com marcador de texto) a linha da conta 339018; 15
6) Autorização da Despesa, esse documento constitui um despacho do Diretor Geral autorizando o empenho, se preferir a própria assinatura do empenho serve como autorização de despesa, neste caso essa autorização será apenas o despacho do Diretor Geral para que seja feito o empenho; 7) Nota de Empenho, assinado pelo Gestor Financeiro e Ordenador de Despesa; Outras Informações: O processo de empenho deve ser protocolado e deve está numerado; Não podemos fazer o detalhamento das despesas, isto é, o Orçamento do PRONATEC deve ser empenhado como está no crédito disponível (conta: 2921100000), portanto, não devemos fazer o DETAORC ; O tipo de empenho deve ser ESTIMATIVO, a Modalidade é NÃO SE APLICA a Natureza de Despesa é 339018, o subitem é XX e a UG deve ser: 152747; Os processos de pagamento devem ser anexados neste processo de empenho e a numeração deve ser a deste. Quando o processo de pagamento for Protocolado desconsidera-se a sua numeração. Quando esse processo ultrapassar a página 200 deve-se criar outro volume. Este processo deve ficar no setor de CONTABILIDADE em caixas identificadas com o nome de NÃO SE APLICA PRONATEC 201X (ano da pactuação) para futuras prestações de contas e conformidades. 4.2 Instruções para Pagamento de Auxilio ao Estudante Senhores, o que iremos conversar agora será os procedimentos para pagamento da assistência aos Alunos; é de fundamental importância entender que esse pagamento é o conjunto de variáveis que envolvem circunstâncias legais e institucionais além da necessidade da região e principalmente, a do aluno. Por esse motivo pedimos que leia essas instruções com muita atenção. O primeiro aspecto que devemos entender é que cada ano (2011, 2012 e possivelmente 2013) o valor para pagamento por dia para o aluno estar alterando (por exemplo: 2011 o valor era: 8,50; em 2012 o valor era: 9,00 e 2013 possivelmente será: 10,00). Em 2011 e 2012 esta equipe utilizou esse critério para cálculo do ressarcimento ao aluno. Porém no Planejamento de 2013 os campi deve colocar a média do transporte e alimentação da sua região. Às turmas da pactuação 2012 e 2013 pretendemos fornecer o Auxílio Alimentação do PRONATEC de forma direta isto é, garantindo para os alunos o lanche. Para que isso seja possível pedimos que a coordenação do PRONATEC dos campi nos envie via e-mail (pronatec@ifma.edu.br com cópia para mauro.santos@ifma.edu.br), a relação de turmas, com as quantidades de alunos, o local e o horário que ocorrerá às turmas para que possamos providenciar essa logística. 16
Solicitamos ainda que esse e-mail seja com no mínimo uma semana de antecedência do inicio da turma. Já sabemos que para as pactuações 2012 e 2013, pretendemos fornecer o auxilio transporte de forma indireta, isto é, creditando na conta ou no CPF do aluno o valor do transporte aprovado pelo aluno no momento da matrícula multiplicado pelo número de dias úteis do perído que o aluno estudou. Cálculo feito automaticamente pela Relação de Alunos. Nota 01: Para os campi Maracanã, Monte Castelo e Centro Histórico o valor deve ser preferencialmente 4,20. Agora vamos para as documentações que devem compor um processo de Pagamento de Assistência ao Aluno PRONATEC: Primeiramente, é importante que já exista um processo que originou um empenho para Assistência os Alunos PRONATEC (processo original) ver item 4.1. 1) Memorando Padrão: É de conhecimento de todos que a Coordenação do PRONATEC dos campi deve ter uma sequência de memorando própria. Então, este memorando deve ser dessa sequência e protocolado. Neste memorando deve está claro as turmas e as competência fazendo correlação coma Relação de Alunos conforme abaixo. Esse memorando deve ser feito pela Coordenação Geral do Campi ver apêndice 02. 2) Justificativa de Pagamento: É um documento elaborado pela coordenação da turma explicando o motivo que não foram garantidas ao aluno de forma direta o auxilio transporte e/ou auxilio alimentação. 3) Relação de Alunos: Esta relação de alunos é uma planilha padronizada por essa equipe sistêmica que está formatada para facilitar o pagamento das assistências aos alunos tal planilha é obrigatória para todos os campi. Essa relação deve ser feita pela Coordenação da turma. Conforme segue; Quadro 08 Relação de Alunos 17
a) COMPETÊNCIA: É o intervalo em dias que será pago a Assistência ao aluno, é importante colocar essa competência sempre dentro do mesmo mês; sempre de no máximo 15 dias e colocar a data de início e data de fim: Exemplo: 02/07/2012 a 13/07/2012. b) CURSO: Neste campo deve ser colocado o curso, com está pactuado. É importante lembrar que todo curso deve ter uma Relação de Alunos; c) DIAS ÚTEIS: É o número de dias úteis da competência em questão. No Exemplo (de 02 a 13 de julho de 2012) a quantidade de dias úteis será: 10. d) NOME DO ALUNO: Colocar o nome completo do aluno; e) CPF: Esse dado é obrigatório, f) DADOS BANCÁRIOS: Preencher somente se o aluno estiver conta bancário, se não a possuir, deixar em branco. Neste caso o aluno receberá a Assistência na boca do caixa com o seu CPF (uma OBP ); g) FALTAS: Após analisado o Diário de Classe o Coordenador Geral ou quem ele dê essa competência saberá quantas faltas que o aluno obteve naquela competência; h) VALOR TRANSPORTE: Neste campo será incluído o valor do auxílio transporte por dia. Como já foi dito o valor desse auxílio será de R$ 4,20 para os campi situados em São Luís e para os demais campi o valor será conforme aprovado no momento da matrícula; i) VALOR ALIMENTAÇÃO: Aqui é o local onde será colocado o valor do Auxílio Alimentação por dia. Neste caso o Coordenador Geral ou quem ele dê essa competência deve observar duas coisas: (1) Se essa turma for procedente da pactuação 2011 ou 2012; neste caso o valor será de R$ 3,80 ou 4,80 para os campi do município de São Luís, e de R$ 3,00 ou 4,00 para os demais campi. Se a turma é da pactuação 2013 o valor será conforme matrícula, não pode ser maior que o planejado. j) VALOR A RECEBER: Essa informação será calculada automaticamente, se os dados anteriores forem colocados corretamente, não colocando nos campos: DIAS ÚTEIS, FALTAS, TRANSPORTE E ALIMENTAÇÃO dados tipo texto. 4) Diários de Classe: Na verdade o que irá para esse processo é apenas a cópia do Diário de Classe (ou documento equivalente utilizado no campus) daquela competência. 5) Despachos: Depois de protocolado, o diretor geral do campus despacha para os DGP e esse para o setor financeiro para o pagamento. 6) NS (RP), LC e OB: Telas geradas pela SIAFI ou Novo CPR durante e após a apropriação e o pagamento. 7) Liquidação Contábil da Despesa: É um Despacho do contador do Campus antes do Pagamento. 18
Outras informações: O processo de pagamento de assistência ao Aluno deve ser apensado ao processo original (processo de empenho) e a numeração deve prevalecer a do processo original; Como se trata de uma ajuda de custo o aluno que faltar a aula não fará jus a esse valor; Os processos de pagamento devem ser anexados neste processo de empenho e a numeração deve ser a deste. Quando o processo de pagamento for Protocolado desconsidera-se a sua numeração. Quando esse processo ultrapassar a página 200 deve-se criar outro volume. 4.3 Empenho da Bolsa aos Profissionais Para facilitar o pagamento e a prestação de contas dos gastos com bolsistas criamos procedimentos para os executores dos campi não terem dúvidas no momento de empenhar os valores aos Profissionais Bolsistas PRONATEC. O processo de empenho tem o objetivo de mostrar a origem da despesa, bem como a base de cálculo dos valores estimados para gastos com Bolsistas Profissionais, para isso, vejamos os documentos que devem compor o processo de Empenho das despesas com Bolsas aos Profissionais: 1) Memorando Padrão, cada coordenação do PRONATEC deve ter uma sequência de Memorando própria e deve seguir o modelo criado pela Equipe Sistêmica; 2) Análise da Demanda deve mostrar de forma clara como se originou o valor a ser empenhado. Não há necessidade de esperar sair o edital ou a portaria para fazer os empenhos, a Análise da Demanda pode se entendida como uma estimativa de gasto. 3) Disponibilidade Orçamentária, essa disponibilidade está anexo e deve vir após a análise da demanda, as informações de PTRES, UGR e PI, são obrigatoriamente as mesmas da NC de envio, não permitida, no entanto, o detalhamento da despesa; 4) Autorização das Despesas, esse documento constitui um despacho do Diretor Geral autorizando o empenho, se preferir a própria assinatura do empenho serve como autorização de despesa, neste caso essa autorização será apenas o despacho do Diretor Geral para que seja feito o empenho; 5) Nota de Empenho, assinado pelo Gestor Financeiro e Ordenador de Despesa; 19
Outras Informações: O tipo de empenho deve ser ESTIMATIVO, a Modalidade é NÃO SE APLICA e a Natureza de Despesa é 339048, o Subitem 01 e a UG deve ser: 152747; Os processos de pagamento devem ser anexados neste processo de empenho e a numeração deve ser a deste. Quando o processo de pagamento for Protocolado desconsidera-se a sua numeração. Quando esse processo ultrapassar a página 200 deve-se criar outro volume. Este processo deve ficar no setor de CONTABILIDADE em caixas identificadas com o nome de NÃO SE APLICA PRONATEC 201X (ano da pactuação) para futuras prestações de contas e conformidades. 4.4 Instruções para Pagamento da Bolsa Profissional Senhores, o pagamento da bolsa aos Profissionais do PRONATEC consiste no débito na conta do Bolsista tomando por base os valores constantes no art. 15º da Resolução FNDE N.º 04 DE 16/03/2012 multiplicado pelo número de horas executado no mês de referência. Neste sentido o processo desse pagamento deve comprovar todos essas informações através de documentos hábeis conforme abaixo: É importante lembrar que os pagamentos de bolsistas devem ser feitos mensalmente em apenas um processo por Campi e até o 5ª dia útil do mês subsequente à atividade executada. Nos casos que o(s) bolsista(s) não conseguir (em) entregar os documentos necessários para os seu pagamento (Frequência, Diário de Classe, etc) recomendamos que essas horas trabalhadas sejam consolidadas e pagas no mês posterior. É importante que já exista um processo que originou um empenho para pagamento de Bolsas Profissionais (processo original) Veja como se faz o processo original consultando o item 4.3: 1) Memorando Padrão: É de conhecimento de todos que a Coordenação do PRONATEC dos campi deve ter uma sequência de memorando própria. Então, este memorando deve ser dessa sequência e protocolado conforme modelo elaborado pela Equipe Sistêmcia. Neste memorando deve está claro a COMPENTÊNCIA fazendo correlação coma Relação de Bolsistas conforme abaixo. Esse memorando deve ser feito pela Coordenação Geral do campi. 2) Relação de Bolsistas: Esta relação de Bolsistas é uma planilha Sistematizada e padronizada pela equipe sistêmica e está formatada para facilitar o pagamento dos Bolsistas Profissionais: 20