Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 1/22 CARTÃO ITAUCARD PURCHASING MASTERCARD
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 2/22 SUMÁRIO CARTÃO ITAUCARD PURCHASING MASTERCARD... 1 1. RESUMO DO PROCESSO... 3 2. FLUXOGRAMA... 5 3. OBJETIVO... 6 4. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA... 6 5. GLOSSÁRIO... 6 6. DIRETRIZES... 6 7. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES... 7 8. DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES... 8 SOLICITAR O CARTÃO CORPORATIVO... 9 EFETIVAR A SOLICITAÇÃO DO CARTÃO JUNTO AO BANCO... 9 DEFINIR LIMITES E PARAMETRIZAR OS TIPOS DE GASTOS... 9 ENTREGAR O CARTÃO AOS COLABORADORES... 9 DIVULGAÇÃO DO PROCEDIMENTO DO CARTÃO... 10 EFETUAR O DESBLOQUEIO DO CARTÃO... 10 PASSO A PASSO PARA ALTERAÇÃO DE SENHA:... 11 TIRAR A FATURA NO PORTAL ITAU... 11 APRESENTAR AS NOTAS FISCAIS... 14 CONFERIR A PRESTAÇÃO DE CONTAS... 14 ASSINAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS... 14 SOLICITAR A EMISSÃO DE VALE PARCIAL OU TOTAL... 14 PRESTAR CONTAS DENTRO DO PRAZO ESTIPULADO... 15 PROTOCOLAR A ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS... 15 VALES A DESCONTAR... 15 AUDITAR AS PRESTAÇÕES DE CONTAS... 16 AUTORIZAR AS PENDÊNCIAS PARA PAGAMENTO... 16 EFETUAR A BAIXA DAS PENDÊNCIAS... 16 8.1 DISPOSIÇÕES GERAIS... 196 8.1.1 RESPONSABILIDADES DA COORDENAÇÃO FINANCEIRA... 196 8.1.2 RESPONSABILIDADES DOS GESTORES... 198 8.1.3 RESPONSABILIDADES DOS COLABORADORES... 198 9. RELAÇÃO DE REGISTROS...19 10. INDICADORES DE DESEMPENHO...20 11. CONTROLE DE VERSÕES...20 12. RELAÇÃO DE ANEXOS...20
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 3/22 1. RESUMO DO PROCESSO Nome do Processo Responsável pelo Processo Objetivo do Processo: Cartão Itaucard Purchasing MasterCard Coordenador Financeiro Conceder cartão corporativo para pagamento de despesas de representação conforme as normas contidas neste processo. A liberação de despesas é realizada conforme a necessidade de cada usuário/área de atuação. Início do Processo Solicitação do Cartão Corporativo. Etapas do Processo: Encerramento do Processo Insumos Atividades Resultados Preenchimento da Proposta Portador (FIN FOR-001_00) Limite sugerido Definição de limites, Solicitação de cartão, Protocolar a prestação de contas. Liquidação da fatura (débito em conta). Pagamento das despesas em representação á serviço da companhia. Processos relacionados: Fornecedor (entradas) Coordenação Financeira (solicitação) Clientes (saídas) Contas a pagar/ Tesouraria Unidades Organizacionais Tecnologia Centro de Distribuição, Administração Central e Automação. Sistema Flex / Portal Itaú Card Corporate. Risco e controle: Riscos do processo - Insuficiência do limite; - Atraso na prestação de contas; - Não prestação de contas; - Uso indevido do cartão; Principais controles do processo - Conferencia e validação dos gastos (gestores); - Protocolar a entrega da prestação de contas (contas a pagar);
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 4/22 - Estabelecimento com divergência no ramo da atividade. - Auditoria das prestações de contas por amostragem mensalmente dos colaboradores (coordenação financeira). KPIs: Indicador chave de desempenho Auditar as prestações de contas Meta Nº titulares aleatórios do cartão / mensal
TITULO DO DOCUMENTO Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 2. FLUXOGRAMA Equipe Contas a Pagar Especialista Contas a Pagar Gerente Financeiro
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 6/22 3. OBJETIVO Conceder cartão corporativo para pagamento de despesas de representação conforme as normas contidas neste processo. A liberação de despesas é realizada conforme a necessidade de cada usuário/área de atuação. Consulte seu gestor para conhecimento dos estabelecimentos liberados. APLICAÇÃO Centro de Distribuição, Administração Central e Automação. 4. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA FLX-PGP-002-00 Cartão Corporativo 5. GLOSSÁRIO Cartão Corporativo Cartão destinado exclusivamente para pagamento de despesas de viagens em prol da Companhia. 6. DIRETRIZES Cartão destinado exclusivamente para pagamento de despesas elegíveis conforme necessidade de cada área podendo ser utilizado somente em prol da Companhia. A solicitação do cartão corporativo somente poderá ser realizada pelos gestores. O limite concedido para o colaborador será definido pelo gestor responsável por cada área. No ato da entrega do cartão o colaborador assinará o termo de responsabilidade e termo de entrega do cartão. O colaborador deverá imprimir sua fatura, seguindo as datas estabelecidas na planilha encaminhada pela Coordenação financeira. O colaborador deverá conferir os valores importados no flex, e pegar a assinatura do seu gestor, que fará a conferência e validação da despesa.
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 7/22 A Prestação de contas deverá ser entregue ao setor de Contas a Pagar (Administração Central) até o ultimo dia útil de cada mês. Serão consideradas apenas as prestações de contas com fatura assinada e notas fiscais anexadas. As prestações de contas, que não forem entregues na administração central até o ultimo dia útil de cada mês, serão descontadas em folha de pagamento. O gestor poderá solicitar ao departamento de contas a pagar a emissão de vales parciais ou totais, caso não aprove os gastos da prestação de contas. Haverá auditoria por amostragem mensal nas prestações de contas. 7. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES Responsável Gestor do Colaborador Coordenadora Financeira Colaborador Responsabilidades e Autoridades no Processo Atividade - Solicitar o cartão ao Coordenador Financeiro; - Conferência da prestação de contas e comprovante dos gastos de seus subordinados; - Aprovação da prestação de contas. Se aprovado, assinar a fatura; - Prestação de contas não aprovada: solicitar ao departamento de contas a pagar a emissão do vale parcial ou total da fatura; - Se responsabilizar por qualquer divergência encontrada na auditoria; - No caso de desligamentos, solicitar ao colaborador a prestação de contas e cancelamento do cartão. - Validar/efetivar a solicitação junto ao banco; - Acatar limites solicitados pelos gestores e parametrizar os tipos de gastos; - Entregar o cartão aos colaboradores e colher as assinaturas dos termos (entrega e responsabilidade); - Divulgação do procedimento do cartão no ato da entrega do mesmo; - Submeter ao Itaú o aumento de limites; - Solicitação do cancelamento de cartão; -Auditoria mensal por amostragem via importação, para garantir o cumprimento da política; - Efetuar o desbloqueio do cartão; - Seguir a política do cartão;
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 8/22 Responsável Contas a Pagar Contabilidade Responsabilidades e Autoridades no Processo Atividade - Tirar a fatura no portal (www.itaucardcorporate.com.br) de acordo com o fechamento do cartão; - Conferir a importação dos gastos; - Apresentação das notas fiscais que comprovam os gastos ao gestor da área; - Anexar às notas fiscais de gastos junto à fatura e relatório de prestação de contas devidamente preenchido; - Prestar contas dentro do prazo estipulado (ultimo dia útil de cada mês); - Comunicar o Coordenador financeiro em caso de perda ou roubo do cartão para cancelamento imediato; - Prestar contas do valor gasto com o Cartão Corporativo a qualquer momento em que for solicitado pela Empresa, bem como, quando de seu afastamento por licenças de qualquer espécie, férias ou desligamento. - A ausência da prestação de contas até o prazo estabelecido, implica no desconto em Folha de Pagamento relativa ao mês subsequente ao Extrato do Cartão Corporativo. - Importar o arquivo de gastos do banco Itaú para o sistema Flex; - Protocolar a entrega da prestação de contas; - Emitir vale na ausência da entrega da prestação de contas no prazo estabelecido; - Autorizar as pendências no sistema Flex para pagamento; - Auditar as prestações de contas. Tesouraria - Efetuar a baixa, conciliando as pendências do sistema Flex x débito em extrato. 8. DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES As atividades obedecem à seguinte ordem de execução:
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 9/22 SOLICITAR O CARTÃO CORPORATIVO Executor: Gestor do colaborador O gestor solicitará o cartão corporativo apenas aos colaboradores da sua equipe que precisam viajar ou se deslocar entre unidades com frequência. O limite do cartão será acordado com o gestor da área. A solicitação do cartão será realizada via e-mail para a Elaine (Coordenadora Financeira) no endereço elaine.mayo@csdvarejo.com.br em qualquer data, com cópia para o colaborador, preenchendo o formulário da proposta portador, disponível no FIN FOR-001_00 (anexo). EFETIVAR A SOLICITAÇÃO DO CARTÃO JUNTO AO BANCO Executor: Coordenadora Financeira Após receber o pedido efetuado pelos gestores, a Coordenadora Financeira efetuará a validação do pedido e solicitará o cartão diretamente para o banco Itaú. DEFINIR LIMITES E PARAMETRIZAR OS TIPOS DE GASTOS Executor: Coordenadora Financeira De acordo com a necessidade de cada colaborador, serão definidos os tipos de gastos para utilização do cartão. O cartão é bloqueado para utilização de quaisquer despesas que não se enquadrem nos gastos elegíveis da Companhia ENTREGAR O CARTÃO AOS COLABORADORES Executor: Coordenadora Financeira
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 10/22 No ato da entrega dos cartões, o Coordenador Financeiro é responsável por colher às assinaturas de cada colaborador, nos termos de Recebimento do cartão e Termo de Responsabilidade o qual permite que a empresa desconte em folha de pagamento dos colaboradores, gastos que estejam em não conformidade com o estipulado nesta política. DIVULGAÇÃO DO PROCEDIMENTO DO CARTÃO Executor: Coordenadora Financeira O processo estará disponível no Portal Conexão da Companhia para consultas. EFETUAR O DESBLOQUEIO DO CARTÃO Executor: Colaborador Após receber o cartão e assinar os devidos termos, o colaborador deverá solicitar o desbloqueio do cartão, diretamente pelo telefone 3003 00 30; Serão disponibilizadas duas senhas de acesso, sendo: 1º senha Cartão entregue juntamente com o cartão 2º senha Internet para acesso no Site que será enviada pela central em até 10 dias uteis após o desbloqueio do cartão
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 11/22 Passo a passo para alteração de senha: TIRAR A FATURA NO PORTAL ITAU Executor: Colaborador A data de fechamento do cartão varia conforme o número de dias do mês. O colaborador receberá a planilha anual com as respectivas datas-corte. Para tirar a fatura, o colaborador deve acessar o site: www.itaucardcorporate.com.br, digitar o número do cartão e senha (definida pelo colaborador). Selecionar a opção consultar suas faturas e imprimir a fatura do período desejado.
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 12/22 Passo a passo para tirar a fatura no portal:
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 13/22
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 14/22 APRESENTAR AS NOTAS FISCAIS Executor: Colaborador O colaborador deverá conferir a fatura com as notas fiscais que comprovam os gastos efetuados. Após a conferência, garantindo que todas as notas fiscais estão anexadas á fatura e ao relatório capa de prestação de contas, o colaborador deve apresentar a prestação de contas ao gerente para aprovação e validação da despesa. CONFERIR A PRESTAÇÃO DE CONTAS Executor: Gestor do Colaborador O Gestor é responsável por conferir os gastos do colaborador e garantir que os mesmos estejam em conformidade com a política estabelecida pela Companhia. ASSINAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS Executor: Gestor do Colaborador Se a prestação de contas for aprovada pelo gestor, o mesmo deve assiná-la se responsabilizando pela despesa a ser paga pela Companhia. SOLICITAR A EMISSÃO DE VALE PARCIAL OU TOTAL Executor: Gestor do Colaborador Caso o gestor identifique alguma não conformidade na prestação de contas, deverá solicitar ao departamento de Contas a Pagar a emissão de vale no valor correspondente ao gasto indevido. O vale será descontado no pagamento do próximo mês do colaborador responsável.
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 15/22 Após a solicitação da emissão do vale, o gestor deve assinar a fatura ressaltando que será emitido o vale, e o motivo da solicitação do mesmo. PRESTAR CONTAS DENTRO DO PRAZO ESTIPULADO Executor: Colaborador Após a assinatura e validação do Gestor dos gastos efetuados no período, o colaborador deverá entregar a fatura anexada a o relatório de prestação de contas até o ultimo dia útil de cada mês ao departamento de Contas a Pagar. Se o ultimo dia útil do mês cair em finais de semanas ou feriados, a prestação de contas deverá ser realizada no 1º dia útil subsequente. PROTOCOLAR A ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS Executor: Contas a Pagar O departamento de Contas a Pagar é responsável por protocolar à entrega da prestação de contas, solicitando a assinatura de cada colaborador. VALES A DESCONTAR Executor: USUARIO/GESTOR A emissão de vale para o colaborador poderá ocorrer quando solicitado pelo gestor, em casos de não conformidade nos gastos realizados, ou quando o colaborador não entregar a prestação de contas até a data estipulada nesta política (ultimo dia útil de cada mês). Os vales serão descontados no pagamento do mês posterior. Os vales emitidos não serão passíveis de reembolso. O lançamento do vale deverá ser lançado pelo usurário através do documento 2117, é de responsabilidade do gestor a conferencia da emissão e lançamento do mesmo. Documento 2117
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 16/22 Conta movimento 101330 Inverter o lançamento contra a conta contábil desejada. Exemplo abaixo: AUDITAR AS PRESTAÇÕES DE CONTAS Executor: Contabilidade A contabilidade receberá as prestações de contas devidamente protocoladas do departamento de contas a pagar. A auditoria deverá ser realizada conferindo os valores da fatura x os valores do sistema Flex e suas respectivas contas contábeis. Caso haja divergências dos parâmetros de importação, o departamento de contabilidade fará o remanejamento para a conta contábil e subcontas corretas. Depois de auditadas as prestações de contas, a contabilidade encaminhará as faturas ao departamento de contas a pagar. AUTORIZAR AS PENDÊNCIAS PARA PAGAMENTO Executor: Contas a Pagar O departamento de contas a pagar receberá as prestações de contas já auditadas do departamento de contabilidade e efetuará a autorização das pendências no sistema Flex. Após a autorização realizada, as faturas serão encaminhadas ao departamento de tesouraria juntamente com os vales. EFETUAR A BAIXA DAS PENDÊNCIAS Executor: Tesouraria
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 17/22 O departamento de tesouraria fará a baixa das pendências importadas e autorizadas no sistema Flex com o débito da fatura total referente ao Cartão Corporate e encaminhará os vales para o departamento de pessoal. O débito ocorrerá todo dia 4º de cada mês. 8.1 DISPOSIÇÕES GERAIS 8.1.1 RESPONSABILIDADES DA COORDENAÇÃO FINANCEIRA A Coordenação Financeira é responsável por liberar o aumento de limite, quando solicitado pelo gestor (via e- mail). Solicitação do cancelamento de cartão: Em casos de desligamentos, perdas ou roubos, a Coordenação Financeira solicitará o cancelamento imediato do Cartão junto ao banco, mediante comunicado do colaborador/gestor. Auditoria mensal por amostragem: Mensalmente, a Coordenação Financeira realizará a auditoria por amostragem para certificar que os colaboradores estão cumprindo a política estabelecida. A Coordenação escolherá aleatoriamente os colaboradores e efetuará a auditoria por amostragem. As divergências encontradas na auditoria serão repassadas aos Gestores, que ficarão responsáveis em pontuar os colaboradores. As auditorias serão controladas através do formulário de Auditoria de Cartão Corporativo. Auditoria de Cartão Corporativo Colaborador Gastos Ref. ao mês Mês da Auditoria Considerações
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 18/22 8.1.2 RESPONSABILIDADES DOS GESTORES Se responsabilizar por qualquer divergência encontrada na auditoria: Ao encontrar alguma divergência na auditoria, a Coordenação Financeira informará o Gestor formalmente. O Gestor é responsável por pontuar o colaborador. No caso de desligamentos, solicitar ao colaborador a prestação de contas e cancelamento cartão: O Gestor deverá solicitar a prestação de contas ao colaborador no ato do desligamento.
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 19/22 A prestação de contas deve ser entregue ao departamento de Contas a Pagar, seguindo os critérios estabelecidos na política vigente. O cancelamento do cartão deve ser solicitado á Coordenadora Financeira, logo após o desligamento. 8.1.3 RESPONSABILIDADES DOS COLABORADORES Seguir a política do cartão: O colaborador deve seguir obrigatoriamente a política em vigência. Comunicar o Coordenador financeiro em caso de perda ou roubo do cartão: O colaborador é responsável por comunicar de imediato a Coordenadora Financeira em caso de perda ou roubo do cartão para que o mesmo seja cancelado imediatamente. Prestar contas do valor gasto com o Cartão Corporativo a qualquer momento em que for solicitado pela Empresa: O colaborador deve prestar contas sempre que solicitado pela empresa, bem como, quando de seu afastamento por licenças de qualquer espécie, férias ou desligamento. Nos casos acima, o colaborador deve se prevenir e prestar contas antes de se ausentar da empresa. A ausência da prestação de contas até o prazo estabelecido implica no desconto em Folha de Pagamento relativa ao mês subsequente ao Extrato do Cartão Corporativo. 9. RELAÇÃO DE REGISTROS Relação de registro Referência Título Portador do Arquivo FIN-FOR-001_00 Termo proposta portador Coordenador Financeiro FIN-FOR-002_00 Termo de entrega do cartão Coordenador Financeiro FIN-FOR-003_00 Termo de autorização de descontos Coordenador Financeiro/ Departamento Pessoal
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 20/22 FIN-FOR-004_00 Auditoria de cartão corporativo Coordenador Financeiro 10. INDICADORES DE DESEMPENHO Indicadores de desempenho Indicador Memória de cálculo Fonte de dados Apuração Meta Auditoria das prestações de contas Número de auditorias realizadas Fatura Itaú Card e prestação de contas Mensal Número de titulares do cartão 11. CONTROLE DE VERSÕES Controle de versões Nº Data P Descrição da alteração 00 22/05/2013 NA Emissão inicial 12. RELAÇÃO DE ANEXOS
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 21/22 PROTOCOLO DE ENTREGA Eu, CPF:, departamento:, declaro estar de posse do cartão Corporate Itaú Nº recebido da empresa Companhia Sulamericana de Distribuição estando ciente e de acordo com os procedimentos a serem cumpridos, contidos na política vigente Cartão Corporate Itaú.,, de de 2014. Assinatura (Colaborador)
Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 22/22 AUTORIZAÇÃO DE DESCONTOS Eu,, autorizo a empresa Companhia Sulamericana de Distribuição, a promover, conforme a necessidade, ou em rescisão de contrato de trabalho, descontos junto aos meus salários/proventos, provenientes de débitos que eu venha contrair no cartão corporativo, que só deverá ser usado para alimentação, abastecimento e lavagem do carro que está a serviço da empresa. Caso o valor do débito ultrapasse o percentual de 30% do salário bruto, autorizo o reparcelamento para os meses posteriores. Maringá, de de. CPF: