SIGADOC. Perfil Criador de Documentos

Transcrição

1 SIGADOC Perfil Criador de Documentos

2 SIGADOC Acesso ao SIGADOC Página Inicial Página de Criação de Portaria Data Acesso Subscritor Visualização de Documentação(Minuta) Função; Lotação; Localidade Tipo Modelo Classificação Descrição Portaria Criada Contatos Índice

3 SIGADOC O Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA) tem como objetivo principal controlar a produção, a tramitação, a utilização e a destinação final dos documentos da Universidade Federal Fluminense, onde é possível o tratamento de documentos eletrônicos, facilitando o acesso às informações e diminuindo custos com armazenamento e conservação de documentos em papel.

4 Acesso ao SIGADOC Acesse o SIGADOC através do link: Informe seu IdUFF(CPF), senha e clique em Acessar.

5 Página Inicial Uma vez que já tenha feito o login no sistema, a seguinte página será exibida:

6 Página Inicial Note que no canto superior direito é exibido o seu nome e a sua lotação de exercício.

7 Página Inicial O SIGADOC trabalha tanto com documentos avulsos(memorandos, atas, etc.) quanto processos administrativos. 1 2 Abaixo de Documentos Avulsos (1) se encontra uma listagem de documentos avulsos que foram criados/transferidos/recebidos/assinados pelo/para o atendente e/ou lotação do atendente. Abaixo de Processos Administrativos (2) se encontra uma Listagem de processos administrativos que foram criados/enviados pelo atendente e/ou lotação.

8 Página Inicial Observe que as listagens estão vazias pois não há nenhum documento criado. 3 4 Na parte inferior há dois botões: Pesquisar e Novo. Ao clicar no botão Pesquisar (3), será exibida uma nova página para pesquisa de documentos criados e/ou tramitados. Ao clicar no botão Novo (4), será exibida uma nova página para criação de documentos.

9 Para criar uma nova portaria, acesse a página inicial e clique no botão Novo. Será apresentada uma nova página para que possa preencher os dados que deverão ter na Portaria.

10 Preencha o campo Data com a data atual.

11 O campo Acesso fornece três possibilidades que restringem a visibilidade da Portaria, sendo elas: Limitado ao órgão(padrão), Limitado entre Lotações e Limitado entre Pessoas.

12 Limitado ao órgão(padrão): documento. todos os usuários integrantes do órgão (UFF) podem visualizar o

13 Limitado entre lotações: o documento gerado será acessado apenas pelas pessoas que se encontram nas lotações participantes do trâmite do documento. Exemplo: Considere um documento criado pela CDS/STI, que foi enviado para SCAP/DDV e, para em seguida, foi enviado a lotação RET. Somente as pessoas dessas lotações tem acesso a esse documento. É importante ressaltar que as pessoas que estão nas lotações hierarquicamente acima das lotações citadas, não tem acesso a esse documento. Por exemplo, as pessoas que estão na lotação DDV/DAP (lotação acima da lotação SCAP/DDV) não possuem acesso ao documento citado no exemplo acima.

14 Limitado entre pessoas: o documento gerado será acessado apenas pelas pessoas que irão participar do trâmite do documento.

15 Subscritor é o responsável pela assinatura do documento. O nome do assinante será impresso ao final do documento junto com a sua função de confiança ou cargo. O cargo somente será exibido quando o assinante não possuir uma função de confiança. Clicando em será exibida uma nova página onde poderá ser selecionado o subscritor do documento.

16 Para localizar o subscritor, preencha um dos campos e clique em Pesquisar. Feito isso, será apresentada uma listagem de colaboradores da UFF. Para selecionar um deles, clique na Matrícula que se encontra na coluna mais à esquerda.

17 Caso opte por fazer a pesquisa por Lotação, clique em seja efetuada uma busca da lotação desejada. e uma nova janela será exibida para que Informe o nome ou sigla, clique em Pesquisar e, em seguida, será apresentada uma listagem com as lotações. Por fim, clique na sigla da lotação desejada. Feito isso, o campo Lotação é preenchido com a sigla e o nome da lotação é exibido completo ao lado. Clique em Pesquisar novamente para que seja apresentada uma lista onde o Subscritor poderá ser selecionado.

18 Selecione o subscritor, clicando sobre a Matrícula.

19 Uma vez escolhido o subscritor, você será redirecionado para a tela anterior de criação de documentos. Observe que o campo Subscritor está preenchido com a matrícula deste e no lado direito, o nome completo. Obs: No contexto de criação de portarias, o subscritor poderá ser o Reitor, Vice-Reitor ou Decano. Sempre opte por preencher esse campo com o nome do Reitor. Caso o mesmo esteja afastado de suas atividades, o assessor que receber o documento se encarregará de modificar o campo Subscritor.

20 O subscritor selecionado aparece na parte inferior da Portaria. Para verificar isso, clique no botão Visualizar Documento, que se encontra na parte inferior da página. Feito isso, será exibido uma minuta do documento.

21 Função; Lotação; Localidade: deve ser preenchido caso se deseje exibir a função ou nome do subscritor de forma diferente do cadastro. As informações de lotação e localidade, no contexto da UFF, não são exibidas na assinatura.

22 Exemplos: 1) Suponha que a função do Subscritor seja Diretor da Unidade X mas na verdade é Coordenador da Unidade Y. Para fazer essa troca, basta escrever Coordenador da Unidade Y no campo Função;Lotação;Localidade;

23 2) Suponha que o nome do Usuário seja FULANO DE TAL e na verdade é SICLANO DE TAL. Nesse campo, preencha o campo Função;Lotação;Localidade; da seguinte forma: ;;;SICLANO DE TAL

24 3) Suponha a união das últimas duas situações. Preencha o campo Função;Lotação;Localidade; da seguinte forma: Coordenador da Unidade Y;;;SICLANO DE TAL

25 Tipo: É o tipo do documento em questão (Portaria, Memorando, Ofício, Despacho etc). Selecione Portaria.

26 Modelo: De acordo com o tipo de documento escolhido, serão apresentados nesse campo os modelos pré-definidos. Note que os campos que se encontram abaixo da seção de Dados Complementares mudam de acordo com o modelo selecionado, assim como o valor do campo Classificação. Obs: Serão apresentados somente os modelos de Portaria definidos para sua lotação.

27 Para exemplificar as mudanças dos Dados Complementares de acordo com o modelo escolhido, seguem as telas abaixo: Portaria Genérica Portaria para Alteração de Cargo de Direção

28 Caso não encontre o modelo desejado, abra um chamado via sistema de Atendimento ( e anexe o modelo de portaria desejado. Clique na imagem abaixo para ver o vídeo do tutorial do Sistemas de Atendimentos.

29 Nem sempre os modelos pré-definidos atendem a todas as circunstâncias que levam a criação de uma portaria. Logo, existe no sistema um modelo de portaria chamado Portaria Genérica. Observe que ao escolher esse modelo, o campo Ementa e um editor de texto serão exibidos. O campo Ementa não é de preenchimento obrigatório.

30 Abaixo seguem algumas observações sobre o editor: 1. Ao longo da criação do texto no editor, sempre clique no botão Visualizar Documento para que você possa ver como o texto ficará no documento. 2. Não faça a operação de copiar e colar direto de nenhum outro editor de texto. Infelizmente, o editor ainda não tem compatibilidade com todas as formatações presentes nesses editores de texto externos (Libre Office Writer, Microsoft Word, etc.). 3. Não utilize os campos Formatação, Fonte e Tamanho.

31 Classificação: O documento possui uma classificação documental que deve ser preenchida. Cada classificação implica diretamente no tempo de armazenamento no Arquivo Corrente, Intermediário e também na destinação final (Arquivo Permanente ou Eliminação) de um documento. Por padrão, o sistema disponibiliza uma busca, onde o usuário poderá escolher a classificação.

32 Obs: Quando selecionado um modelo diferente de Portaria Genérica, a classificação já será preenchida automaticamente. Isso ocorre, pois foi feito um trabalho prévio junto com a equipe do Arquivo (Jurujuba) para classificar todos os modelos de portaria que foram adicionados ao SIGADOC.

33 Obs: Caso tenha que criar uma portaria a partir do modelo de Portaria Genérica, será necessário efetuar uma consulta junto a equipe do Arquivo. Essa consulta sobre a classificação documental poderá ser feita através do [email protected]. Nesse deve ser anexado um documento contendo um exemplo da portaria que está sendo feita. Para pesquisar uma classificação, clique em selecionada a classificação da Portaria. e será exibida uma nova página para que possa ser

34 1 Pesquisa por Classificação Documental: Informe um ou mais dados e clique em Pesquisar. 1 2 Serão listadas as classificações encontradas. 3 Clique sobre a Classificação desejada. 2 3

35 Descrição: Informe o assunto principal do documento. Ex: Férias do Servidor Fulano ; Solicitação de Material ; Processo xxxxxxxxxxxxxxxx. Esse campo serve como referência a pesquisas futuras. Sempre preencher com dados objetivos.

36 Dados Complementares: Preencha todos os campos relativos ao modelo de portaria escolhido. Lembre-se de sempre clicar no botão Visualizar Documento para poder ver o documento com os dados preenchidos.

37 Conclusão da Portaria: Clique no botão OK para criar a portaria. Após a conclusão de criação de portaria, a mesma receberá uma identificação temporária (TMP-XXX), ficando com a situação Em Elaboração. Enquanto estiver nesta situação é possível realizar correções textuais e excluir a portaria. Obs: Somente o criador de uma portaria é quem poderá alterar o conteúdo desta.

38 Portaria Criada Antes de prosseguirmos para a próxima etapa, clique no botão SIGA e escolha a opção Página Inicial. Note que há um documento que se encontra situação Em Elaboração na seção Documentos Avulsos. O valor 1 para a coluna Atendente significa que há um documento que foi criado por você e está Em Elaboração. O valor 1 para a coluna Lotação significa que há um documento que foi criado por alguém que está na mesma lotação que você.

39 Portaria Criada Nesse caso, esse valor 1 se refere também ao documento que você acabou de criar. Caso outra pessoa que esteja em sua lotação crie um documento, o valor seria outro, por exemplo, 2, como apresentado na imagem abaixo.

40 Contatos Em caso de dúvidas ou problemas, favor entrar em contato através do Sistema de Atendimentos ou através do telefone Opção 3 ou [email protected]