UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ Reitor: Prof. Dr. Carlos Augusto Moreira Junior DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ Reitor: Prof. Dr. Carlos Augusto Moreira Junior DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

2 A administração pública está sendo forçada a redefinir seus papéis e responsabilidades. Para tanto, a PROGEPE entende ser de fundamental importância da consolidação do programa de Dimensionamento de Pessoal Técnico- Administrativo da UFPR

3 A administração pública está sendo forçada a redefinir seus papéis e responsabilidades. Para tanto, a PROGEPE entende ser de fundamental importância da consolidação do programa de Dimensionamento de Pessoal Técnico-Administrativo da UFPR

4 Gestão Pública Atual Necessita rever e minimizar seus procedimentos burocráticos Dimensionar racionalmente suas equipes de trabalho Gerenciar a relação custo benefício Avaliar seus resultados e sobretudo desenvolver o seu recurso principal: as pessoas

5 O objetivo geral do Projeto de Dimensionamento de Pessoal Técnico- Administrativo é possibilitar a avaliação mais consciente dos aspectos qualiquantitativos do sistema organizacional, bem como a otimização dos Recursos Humanos, obtendo maior desempenho

6 HISTÓRICO O dimensionamento de Recursos Humanos nas IFES tornou-se uma questão estratégica devido à política adotada pelo Governo Federal a partir do ano de 1995, quando ficou estabelecido :

7 Não reposição imediata das vagas abertas por aposentadorias e exonerações Extinção de cargos de apoio, como motoristas, copeiros, pedreiros, etc. Ampliação da contratação e terceirização de atividades de apoio, ligadas a manutenção geral e vigilância Redução salarial, incentivando cada vez mais a desocupação de vagas e desestimulando a entrada de novos servidores no serviço público

8 HISTÓRICO A Comissão de Dimensionamento de Pessoal Técnico-Administrativo realizou seus trabalhos no período de outubro 1999 a maio 2002 atingindo toda a parte setorial acadêmica.

9 HISTÓRICO No período de 2004 a 2006 foi realizado os trabalhos na unidades administrativas da Administração Geral, Pró-Reitorias e Sistema de Bibliotecas

10 METODOLOGIA A metodologia desenvolvida une métodos quantitativos e qualitativos para dimensionar a força de trabalho de uma instituição capaz de atender às demandas atuais e futuras

11 A metodologia desdobrou-se em seguintes fases: Pesquisa de campo Levantamento de dados Estabelecimento de parâmetros Cálculo do índice variável Cálculo do quadro ideal Revisão dos cálculos Análise e avaliação de resultados Relatório final

12 Pesquisa de Campo Elaboração do Perfil Qualiquantitativo, a partir de: entrevista; preenchimento de instrumentais qualiquantitativos; observação direta e indireta.

13 Perfil Qualiquantitativo Identificação do servidor Situação funcional Lotações anteriores Formação acadêmica do servidor Formação acadêmica do cônjuge Qualificação profissional Participação em atividades especiais Avaliação de desempenho em estágio probatório

14 Perfil Qualiquantitativo Adicionais de insalubridade, periculosidade e RX Jornada de trabalho Análise pessoal da organização Situação sócio-ocupacional Atividades desenvolvidas pelo ocupante da função Levantamento de dados laboratoriais Observação direta e indireta

15 Levantamento de Dados Para compor o cenário a ser dimensionado, são pesquisados os seguintes dados: numéricos (acadêmicos / administrativos); organograma da instituição; documentos oficiais da instituição.

16 ESTABELECIMENTO DE PARÂMETROS A produção de um parâmetro pode ser medida quantitativa e qualitativamente, através de variáveis. Em termos gerais, esta variável está ligada ao tipo da unidade organizacional e às atividades por ela desenvolvidas

17 CÁLCULO DO ÍNDICE VARIÁVEL É determinado a partir do comparativo entre as unidades organizacionais que desempenham o mesmo tipo de trabalho, onde se pode observar com maior clareza onde temos uma demanda de trabalho mais acentuada e onde temos uma demanda de trabalho mais equilibrada

18 CÁLCULO DO QUADRO IDEAL É determinado a partir das variáveis estabelecidas e a relação entre as médias e medianas obtidas nos parâmetros gerados do índice variável

19 REVISÃO DOS CÁLCULOS Feita pela equipe e por representantes das unidades organizacionais, sobre a apresentação de simulações dos resultados do dimensionamento. Os resultados após esta revisão estarão validados

20 Análise e Avaliação de Resultados É realizada a análise dos dados observados, por meio da elaboração de quadros demonstrativos e mapeamento das estruturas física / funcional, obtendo-se os indicadores qualiquantitativos.

21 RELATÓRIO FINAL É a apresentação dos resultados de todo o trabalho, a ser aprovado pela administração da instituição.

22 Exemplificação do Mapeamento da Estrutura Física e Servidores Técnico-Administrativos

23 Atividades Acadêmico-Administrativas Organização de trabalhos e atividades de pessoal Elaboração, digitação e emissão de documentos Solicitação, recebimento e arquivamento de documentos Atendimento / orientação ao discente Orientação e encaminhamento de normas e regulamentos da instituição

24 Organograma Real DIREÇÃO DO SETOR N IDEAL DE SERVIDORES CÁLCULO MEDIANA MÉDIA ATUAL DEPARTAMENTOS DEPTO 40h 40h LABORATÓRIOS PÓS-GRADUAÇÃO 1 40h 12h PÓS-GRADUAÇÃO 2 40h 12h LABORATÓRIO 1 12h LABORATÓRIO 2 40h LABORATÓRIO 3 LABORATÓRIO 1 40h LABORATÓRIO 2 LABORATÓRIO 3 TA Nível Superior TA Nível Intermediário TA Nível Apoio Bolsa Trabalho Desvio Função Servidor Estudante Servidor em Licença Terceirizado Chefe LABORATÓRIO 4 LABORATÓRIO 4 TA = Técnico-Administrativo LABORATÓRIO 5

25 Análise Quantitativa dos Dados Após a análise do cenário apresentado e com base no levantamento de dados oficiais disponíveis no Sistema Administrativo de Recursos Humanos e Controle Acadêmico da UFPR, estabeleceram-se variáveis acadêmicas a serem trabalhadas.

26 As Unidades Acadêmicas Foram Divididas em Quatro Blocos: Variáveis para departamentos acadêmicos Variáveis para coordenações acadêmicas Variáveis para programas de pós-graduação Variáveis para laboratórios acadêmicos

27 Variáveis para Departamentos Acadêmicos Total de servidores docentes Total de turmas ofertadas Total de processos administrativos Total de disciplinas ofertadas

28 Os parâmetros utilizados para análise dos dados dos quadros a seguir foram: MÉDIA: MEDIANA: I.V. Valor médio das taxas, que é a razão entre a somatória das taxas de uma variável e o número total de departamentos. Valor da mediana das taxas, que é o número central de um determinado conjunto de números, eliminando-se os valores extremos. Índice da Variável das taxas, que é a razão entre os valores das taxas de uma variável e a menor taxa do conjunto. Var ( X) I.V. = Menor Variável (X)

29 Critérios para Simulação do Número Ideal Para o cálculo das colunas denominadas Valor Ideal, foram utilizadas as variáveis docente, turmas, disciplinas e processos administrativos, inseridas nas seguintes fórmulas: Valor Ideal = Variável (X) Parâmetro mediana da variável Valor Ideal = Variável (X) Parâmetro média da variável

30 O Número Ideal de Servidores Técnico- Administrativos é calculado com a seguinte fórmula: Num.Ideal = Somatória dos valores ideais das variáveis Número de variáveis

31 DEPARTA MENTOS A B C D VARIÁVEL(X)/MEDIANA VARIÁVEL(X)/MÉDIA DOC TOT DISCI PLINA S TUR MAS PROCE SSOS VALOR IDEAL Núm ero VALOR IDEAL A B C D Núm ero Ideal Ideal Arre d. A B C D Nú mer o Ide al Númer o Ideal Arred. QUADR O ATUAL DE TÈCNIC O- ADMINI STRATI VOS DEPTO ,8 1,1 1,0 2,5 1,6 2 1,7 1,1 1,0 2,2 1,5 1 1 DEPTO ,1 0,7 1,1 1,2 1,0 1 1,0 0,8 1,1 1,1 1,0 1 3 DEPTO ,1 1,4 1,1 0,9 1,1 1 1,0 1,5 1,1 0,8 1,1 1 1 DEPTO ,7 1,9 1,9 2,2 1,9 2 1,6 2,0 1,9 1,9 1,9 2 2 DEPTO ,5 1,4 2,0 1,7 1,6 2 1,4 1,5 1,9 1,5 1,6 2 2 DEPTO ,6 1,2 1,6 1,1 1,4 1 1,5 1,3 1,6 0,9 1,3 1 1 TOTAL 8,7 9 8,4 8 MEDIANA 13,3 76,5 69,8 282,5 MÉDIA 14,4 70,5 70,9 322,2 QUADRO DE TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS: 10

32 Comparativo 4,5 4 3,5 3 Servidores 2,5 2 Quadro Atual NumIdeal (Mediana) NumIdeal(Média) 1,5 1 0,5 0 DEPTO 1 DEPTO 2 DEPTO 3 DEPTO 4 DEPTO 5 DEPTO 6 DEPTO 7 DEPTO 8 DEPTO 9 DEPTO 10 DEPTO 11 DEPTO 12 DEPTO 13

33 COMPOSIÇÃO ETÁRIA E AMBIENTE ORGANIZACIONAL O programa de Dimensionamento de Pessoal permite estabelecer uma matriz que possa dar conta da diversidade de unidades que compõem a UFPR, a especificidade dos setores e dos ambientes organizacionais

34 COMPOSIÇÃO ETÁRIA PRÓ-REITORIAS - FAIXA ETÁRIA Nº TA'S a a a a a

35 COMPOSIÇÃO ETÁRIA SETORES ACADÊMICOS - FAIXA ETÁRIA N TA'S A A A A A

36 AMBIENTE ORGANIZACIONAL PRÓ-REITORIAS - AMBIENTE ORGANIZACIONAL Adm inistrativo Agropecuário 200 Artes, Com unicação e Difusão Ciências Biológicas 150 Ciências da Saúde Nº TA'S Ciências Hum anas, Jurídicas e Econôm icas Inform ação Infra-estrutura Marítim o, Fluvial ou Lacustre Ciências Exatas e da Natureza ou Tecnológica

37 AMBIENTE ORGANIZACIONAL SETORES ACADÊMICOS- AMBIENTE ORGANIZACIONAL Administrativo Agropecuário Artes, Comunicação e Difusão Ciências Biológicas Ciências da Saúde N TA'S 150 Ciências Humanas, Jurídicas e Econômicas Informação Infra-estrutura Marítimo, Fluvial ou Lacustre Ciências Exatas e da Natureza ou Tecnológica

38 Exemplificação de Propostas 1 - Instituir o revezamento de atividades nas equipes de trabalho visando: A racionalização do trabalho A qualificação ampla do quadro de pessoal A realização continuada das rotinas das organizacionais unidades

39 2 - Institucionalização de Centros Administrativos Laboratoriais vinculados aos Setores, para o gerenciamento de carga horária, otimização de espaço físico, equipamentos e recursos humanos.

40 3 - Considerando-se o levantamento de dados do Dimensionamento de Recursos Humanos propõe-se: Formalização dos organogramas reais das unidades Implementação nos sistemas computacionais das unidades não cadastradas, facilitando a localização e controle Padronização de sinalização visual das unidades

41 4 - Capacitação continuada dos servidores técnicoadministrativos para o gerenciamento das unidades de ensino bem como dos docentes, para o gerenciamento das áreas pedagógicas. 5 - Identificação no Banco de Talentos da UFPR, de servidores técnico-administrativos com perfil para atuação nas diversas funções necessárias para a gestão da instituição.

42 6 - Proposição de novos modelos de estrutura organizacional Simulação da estrutura 1 Unificação das coordenações e departamentos acadêmicos por curso de graduação: SECRETARIA ADMINISTRATIVA DIREÇÃO DO SETOR UNIDADE ACADÊMICA (A) UNIDADE ACADÊMICA (B) COORDENAÇÃO DE PÓS GRADUAÇÃO Laboratórios Laboratórios

43 6.2- Simulação da estrutura 2 Unificação das coordenações em uma unidade administrativa de atendimento ao discente e os departamentos separados por curso de graduação: (Diretor) Setor Secretaria (Gestor Público) Unidade Administrativa e Atendimento ao Discente (Chefe) Departamento A (Chefe) Departamento B (Chefe) Departamento C (Chefe) Departamento...

44 6.3- Simulação da estrutura 3- Unificação dos cursos de áreas afins em único espaço físico: Secretaria Administrativa DIREÇÃO DO SETOR Coordenação da Graduação Coordenação da Pós Graduação

45 O RESULTADO DESTE PROGRAMA DEVERÁ EXPRESSAR-SE, ENTRE OUTRAS, NAS SEGUINTES AÇÕES: Abertura de concurso público para reposição e ampliação de pessoal buscando concretizar o quadro ideal e o fim da terceirização e outras formas de vínculo; Redefinição de estrutura e competências de órgãos; Democratização das relações de trabalho;

46 Definição do papel e responsabilidades das direções e chefias Redistribuição de atividades e tarefas entre os servidores Melhoria das condições de trabalho Racionalização dos processos de trabalho e inovações tecnológicas cabíveis Remoção interna dos servidores

47 Comissão responsável pelo desenvolvimento do projeto: Cirlene de Oliveira Pombo Schultz Elinéia do Rocio Pugsley Frohlich Helenice Maria Cardoso Lânia Virgínia Busnello Vaz Lauro Zacchi Sandra Regina Chiocca Antonio Rodrigues de Barros

48 Dimensionar não é apenas contar pessoas, mas conhecer o íntimo de cada uma Pessoas são como estrelas, cabe a nós descobrir o brilho de cada uma delas

49 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ Rua: Dr. Faivre, Curitiba - Paraná Fone: 0xx Fax: 0xx CEP: dim@ufpr.br