POLÍTICA RAÍZEN PLT. 20 Gestão de Treinamentos de Compliance

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1 Revisão Data Itens Alterados Elaboradores Aprovadores 00 14/07/2017 Original Paulo Lorite (Coordenador Funções Corporativas e Compliance) Marco Aurelio Orosz (Advogado Sr. Compliance) Raphaella Gomes (Gerente Jurídica de EAB e Funções) Natalia Bufo (Gerente de Controles Corporativos) 1 OBJETIVO Este instrumento visa estabelecer os procedimentos a serem observados pelas empresas da Raízen em relação aos treinamentos da Área de Compliance, e que devem ser ministrados aos Funcionários (CS) e aos Terceiros (TR) contratados da Raízen. A Raízen preocupa-se com a constante atualização e monitoramento do seu Programa de Compliance, buscando identificar e neutralizar os potenciais riscos de violação às legislações vigentes, e o treinamento é uma essencial ferramenta para se atingir este objetivo. 2 ABRANGÊNCIA O presente procedimento se aplica a todos os Funcionários (CS) da Raízen, bem como aos Terceiros (TR) contratados que estiverem dentro de instalações da Raízen. 1

2 3 DEFINIÇÕES Área de Compliance é a área da Raízen dedicada ao assunto Compliance e responsável pela gestão e implementação do Programa de Compliance, plano em que estão inseridos os treinamentos mencionados nesta política; a área de Compliance inclui o Departamento Jurídico e o Grupo de Compliance. CSC - Centro de Serviços Compartilhados Raízen Departamento Jurídico Departamento responsável pelo atendimento jurídico da Raízen. Espaço de Compliance significa a área na intranet da Raízen dedicada ao Programa de Compliance. Nesta área são divulgadas Políticas de Compliance, ações e outras notícias relevantes relacionadas ao tema. Expositores Funcionários treinados e autorizados pela Área de Compliance a realizar os treinamentos presenciais aos demais colaboradores. Funcionários (CS) corresponde aos empregados contratados pelas empresas da Raízen e que possuem cadastro pessoal do tipo CS; Funcionários e Terceiros Expostos significa o grupo (ou grupos) de pessoas que estão mais expostas a riscos de compliance em razão das suas atividades na Raízen. Grupo de Compliance - significa o grupo responsável pelo desenho, implementação e monitoramento do Programa de Compliance da Raízen e é composto por representantes do Departamento Jurídico, do Departamento Financeiro (Controles e Auditoria), das áreas de Negócio (EAB, LD&T e Comercial), do CSC, de RH, da área de Comunicação Corporativa, de Sustentabilidade e de SSMA. Raízen significa Raízen Combustíveis S.A, Raízen Energia S.A. e todas as entidades jurídicas nas quais as antes citadas tenham participação acionária ou equivalente, direta ou indiretamente, que lhes garanta o direito de eleger a maioria dos administradores e definir a condução das estratégias de negócios das referidas entidades jurídicas; para os fins desta Política, todas as referências a Raízen incluem não só os entes jurídicos antes mencionados, mas também todos os seus conselheiros, diretores, gerentes, administradores e funcionários que compõem a Raízen; Políticas de Compliance são documentos que refletem o posicionamento formal e as diretrizes da Raízen, elaboradas e publicadas internamente, de acordo com procedimento estabelecido pelo Manual de Autoridades Raízen, e que estabelecem, definem e padronizam os principais conceitos e objetivos do grupo em relação a 2

3 determinado assunto, abrangendo todos os funcionários e unidades de negócio da Raízen; Programa de Compliance significa o conjunto de iniciativas de Compliance da Raízen e inclui, mas não está limitado a, as Políticas de Compliance, os Treinamentos e demais atividades destinadas a garantir o atendimento da legislação aplicável e a aderência aos Princípios de Negócio e ao Código de Conduta da Raízen. Público Alvo significa um grupo determinado de pessoas identificado pela Área de Compliance ou por qualquer outra área da Raízen como destinatário dos Treinamentos; Público Específico - significa um grupo determinado de pessoas identificado e delimitado pela Área de Compliance. Terceiros (TR) trata-se dos indivíduos disponibilizados por empresas contratadas direta ou indiretamente pela Raízen, e que prestam serviços nas instalações da Raízen, mas não fazem parte do quadro de Funcionários (CS). Possuem cadastro do tipo (TR). Para fins desta política, Terceiro (TR) passível de receber os Treinamentos são somente aqueles que prestarem serviços nas instalações da Raízen por mais de 20 (vinte) dias consecutivos. Treinamentos são os Treinamentos Gerais e Treinamentos Específicos, em conjunto. Treinamentos Gerais são os treinamentos mandatórios, a que todos os Funcionários (CS), bem como os Terceiros (TR), devem se submeter. Treinamentos Específicos são aqueles mandatórios apenas para os Públicos Específicos. Registros são as informações derivadas dos Treinamentos realizados, sobretudo em relação à aplicação propriamente dita (realização do treinamento), periodicidade e desempenho dos participantes. SSMA Segurança, Saúde e Meio Ambiente. 4 DESCRIÇÃO O processo de gestão de deverá seguir as seguintes diretrizes: 4.1. Treinamentos 3

4 São considerados Treinamentos Gerais e, portanto, mandatórios para todos os Empregados e Terceiros: Código de Conduta e Anticorrupção. São considerados Treinamentos Específicos o Treinamento de Diretores e Conselheiros (D&O) e o treinamento Antitruste, ou qualquer outro treinamento que venha a ser indicado pela Área de Compliance Periodicidade Os Treinamentos serão ministrados de duas formas: i) On-line para todos os Funcionários e Terceiros que tenham acesso a computadores ( Online ) ii) Presencialmente ( Presenciais ) para: a. Aqueles Funcionários e Terceiros que não tenham acesso a computadores ( Presencial Básico ); e b. Aqueles Funcionários e Terceiros Expostos ( Presencial Estendido ). Assim, os Treinamentos serão ministrados nos seguintes prazos:: i) Treinamento Online ou Presencial Básico deverá ser ministrado quando do início das atividades do Funcionário (CS) ou do Terceiro (TR) na função para que foi contratado, devendo ser reciclados a cada 2 (dois) anos. ii) Treinamento Presencial Estendido será disponibilizado 1 (uma) vez por ano pela Área de Compliance aos Funcionários e Terceiros Expostos, devendo ser reciclado por estes Funcionários e Terceiros Expostos a cada dois anos. Cada uma das áreas indicadas como responsáveis no item 5 abaixo deverá exercer o controle dessa periodicidade, podendo solicitar á Área de Compliance e ao CSC auxílio na execução desta tarefa Plataformas de aplicação Os Treinamentos Online poderão ser feitos por meio de duas ferramentas, a depender de seu público: i) plataforma GPR - Gestão de Pessoas Raízen, dedicada aos Funcionários (CS), ou ii) Academia de Vendas, destinada aos Terceiros (TR). Deve-se dar preferência à plataforma GPR para a realização dos Treinamentos Online. 4

5 4.4. Registros Os Treinamentos Online serão realizados pelo Público Alvo com a inserção do login e senha individuais no ambiente de treinamento. O controle dos Treinamentos Presenciais será realizado por meio de dispositivos eletrônicos móveis coletores de dados que identificam o código de barra do crachá de cada Funcionário (CS). Quando da indisponibilidade dos dispositivos coletores de dados acima mencionados, a presença nos Treinamentos Presenciais será atestada pela assinatura de lista, que deverá ser registrada no GPR/LMS ou SAP pelo responsável por ministrar o respectivo treinamento Resultados Os resultados dos Treinamentos - Online e Presenciais - deverão indicar o público alcançado e o índice de acerto nos testes propostos para os Treinamentos Online servirá de base para medição da aderência da presente política, viabilizando a análise crítica dos resultados e a definição de eventuais medidas de melhoria. 5 RESPONSABILIDADES 5.1. Recursos Humanos Treinamentos CSC e Governança - CSC RH Treinamentos CSC Liberar o conteúdo dos Treinamentos Online elaborados pela Área de Compliance na ferramenta GPR/LMS, com auxílio de TI, para os funcionários que exercem atividades no CSC e funções e acompanhar a realização destes treinamentos pelo Público Alvo do CSC dentro dos prazos indicados nesta política. Para os Terceiros, comunicar a necessidade dos Treinamentos Online via Academia de Vendas. Os treinamentos Presenciais serão ministrados pelos Expositores, com apoio da Área de Compliance. Controlar os prazos da periodicidade/ revalidação dos treinamentos, nos termos desta política, a partir das diretrizes informadas pela Área de Compliance; Fazer o upload da lista do Público Alvo nos coletores de dados utilizados nos treinamentos presenciais, ou registro das listas de presença nos sistemas; Governança CSC 5

6 Consolidar os reportes de Treinamentos (Online e Presenciais) recebidos de todas as áreas da Cia. Comunicar à Área de Compliance, a cada 2 meses e/ou sempre que solicitado por esta área sobre o controle da realização dos Treinamentos Online ou controle de frequência dos Treinamentos Presenciais, informando o número e a relação de pessoas com Treinamentos pendentes EAB Etanol, Açúcar e Bioenergia Liberar o conteúdo de Treinamentos Online elaborados pela Área de Compliance na ferramenta GPR/LMS, com o auxílio de TI, para os funcionários do negócio EAB e acompanhar a realização destes treinamentos pelo Público Alvo de EAB dentro dos prazos indicados nesta política. Para os Terceiros, comunicar a necessidade dos Treinamentos Online via Academia de Vendas. Os treinamentos Presenciais serão ministrados pelos Expositores, com apoio da Área de Compliance. Controlar os prazos da periodicidade/ revalidação dos treinamentos, nos termos desta política, com apoio da Governança CSC, a partir das diretrizes informadas pela Área de Compliance; Fazer o upload da lista do Público Alvo nos coletores de dados utilizados nos treinamentos presenciais, ou registro das listas de presença nos sistemas; Os Treinamentos Presenciais poderão ser ministrados via Expositores, ou juntamente com o treinamento de SSMA ou com os treinamentos de formação profissional ministrados pela Gerência de SSMA e pela Área de Formação e Desenvolvimento Profissional. O controle da frequência dos Treinamentos Presenciais deverá ser feito preferencialmente por meio eletrônico, com a utilização de coletores de dados, sem prejuízo, porém, da utilização da lista de presença, que deverá ser enviada à Governança CSC para que seja registrada no GPR/LMS ou SAP Comercial Liberar o conteúdo de Treinamentos Online elaborados pela Área de Compliance na ferramenta GPR/LMS, com o auxílio de TI, para os funcionários do negócio Comercial e acompanhar a realização destes treinamentos pelo Público Alvo dentro dos prazos indicados nesta política. 6

7 Para os Terceiros, comunicar a necessidade dos Treinamentos Online via Academia de Vendas. Os treinamentos Presenciais serão ministrados pelos Expositores, com apoio da Área de Compliance. Controlar os prazos da periodicidade/ revalidação dos treinamentos, nos termos desta política, com apoio da Governança CSC, a partir das diretrizes informadas pela Área de Compliance; Fazer o upload da lista do Público Alvo nos coletores de dados utilizados nos treinamentos presenciais, ou registro das listas de presença nos sistemas; Os Treinamentos Gerais poderão ser ministrados, ainda, na forma presencial, com o apoio de Jurídico Compliance e Expositores, sendo certo que o controle da frequência aos treinamentos presenciais deverá ser feito com a utilização da lista de presença e registrado no GPR/LMS ou SAP Logística, Trading e Distribuição (LD&T) Liberar o conteúdo de Treinamentos Online elaborados pela Área de Compliance na ferramenta GPR/LMS, com o auxílio de TI, para os funcionários do negócio LD&T e acompanhar a realização destes treinamentos pelo Público Alvo dentro dos prazos indicados nesta política. Para os Terceiros, comunicar a necessidade dos Treinamentos Online via Academia de Vendas. Os treinamentos Presenciais serão ministrados pelos Expositores, com apoio da Área de Compliance. Controlar os prazos da periodicidade/ revalidação dos treinamentos, nos termos desta política, com apoio da Governança CSC, a partir das diretrizes informadas pela Área de Compliance; Fazer o upload da lista do Público Alvo nos coletores de dados utilizados nos treinamentos presenciais, ou registro das listas de presença nos sistemas; Os Treinamentos Gerais poderão ser ministrados, ainda, na forma presencial, com o apoio de Jurídico Compliance e Expositores, sendo certo que o controle da frequência aos treinamentos presenciais deverá ser feito com a utilização da lista de presença e registrado no GPR/LMS ou SAP Terceiros (TR) Cada uma das áreas de negócio identificada nos itens 5.1, 5.2, 5.3 e 5.4, por seus Diretores (N3), ficará responsável pela aplicação dos Treinamentos Gerais 7

8 aos Terceiros alocados em suas plantas industriais, unidades e escritórios, nos prazos indicados nesta politica. Os Treinamentos deverão ser aplicados aos Terceiros preferencialmente pela plataforma online - Academia de Vendas, sem prejuízo do presencial com o controle de presença por lista, e cada Diretoria deverá informar à Governança CSC os resultados dos Treinamentos, conforme especificado ao item 4.5; 5.6. Área de Compliance Dar suporte às áreas de negócio e funções auxiliando-as na disponibilização dos materiais e viabilização de Treinamentos; Juntamente com a área de negócio envolvida, definir o Público Alvo e as datas para aplicação de Treinamentos Presenciais Estendidos; Manter atualizados os Treinamentos Online e disponibilizá-los às áreas de RH e TI, a fim de que sejam aplicados ao Público Alvo, informando a data/período de aplicação dos mesmos; Ministrar os Treinamentos Presenciais Estendidos e desenvolver disseminadores/expositores do Programa de Compliance da Raízen; Estabelecer indicadores para medição de desempenho do processo de Treinamentos; Avaliar os resultados dos Treinamentos e medir o desempenho dos processos e dos Funcionários (CS) e Terceiros (TR) treinados, gerando análise crítica dos resultados e definindo eventuais medidas de melhoria Tecnologia da Informação (TI) Garantir a rastreabilidade digital de todos os Treinamentos aplicados pelo Jurídico Compliance e pelas demais áreas de negócio responsáveis, tanto pela plataforma online, quanto pela presencial por meio dos coletores de dados; Gerir, armazenar e disponibilizar, em conjunto com os Keyusers dos negócios Raízen, relatórios com as informações relativas aos Treinamentos aplicados pelo Jurídico Compliance, bem como do público treinado; Garantir a disponibilidade e segurança do ambiente em que é realizado o Treinamento online; 8

9 6 AGENDA A Área de Compliance apresentará ao início de cada ano-safra (no primeiro mês), o calendário dos Treinamentos do ano, que ficará disponível na intranet no Espaço Compliance e será comunicado aos membros do Grupo de Compliance. 7 ANEXO 9