POLÍTICA DE PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO E COMBATE À CORRUPÇÃO

Transcrição

1 POLÍTICA DE PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO E COMBATE À CORRUPÇÃO > VERSÃO

2 2 / 8 1. INTRODUÇÃO A Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate à Corrupção ( Política ) visa promover a adequação das atividades operacionais da DBTRANS, bem como promover melhorias e ações internas junto aos seus Colaboradores para o atendimento da legislação vigente sobre esses temas. 2. PARTES INTERESSADAS (Stakeholders) Esta Política é de interesse para todos os entes envolvidos com os negócios e/ou operações da empresa: colaboradores, clientes, consumidores, fornecedores, concorrência e poderes públicos. 3. REFERÊNCIAS NORMATIVAS Lei nº , DE 1º DE AGOSTO DE Dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, e dá outras providências. Lei nº 9613/98 - Dispõe sobre os crimes de "lavagem" ou ocultação de bens, direitos e valores; a prevenção da utilização do sistema financeiro para os respectivos ilícitos e cria o COAF - Conselho de Controle de Atividades Financeiras; Circular do BACEN n 2.852, de 3 de dezembro de 1998 dispõe sobre os procedimentos a serem adotados na prevenção e combate às atividades relacionadas com os crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores (sistema Financeiro e atividades sujeitas ao Banco Central). Carta-Circular BACEN nº 2826/98 - Divulga relação de operações e situações que podem configurar indício de ocorrência do crime de lavagem de dinheiro, e estabelece procedimentos para sua comunicação ao Banco Central do Brasil; Circular BACEN nº 3461/09- Dispõe sobre os procedimentos a serem adotados na prevenção e combate às atividades relacionadas com os crimes previstos na Lei nº 9.613/98; e

3 3 / 8 Carta-Circular BACEN nº 3430/10- Esclarece aspectos relacionados à prevenção e combate às atividades relacionadas com os crimes previstos na Lei nº 9.613, de 3 de março de 1998, tratados na Circular nº 3.461, de 24 de julho de Normas emitidas pelo COAF Conselho de Controle de Atividades Financeiras. 4. PRINCÍPIOS GERAIS A DBTRANS empenha esforços para identificar, analisar e reportar às entidades responsáveis casos de suspeita de práticas de lavagem de dinheiro, corrupção e demais condutas fraudulentas realizadas no âmbito de suas atividades, produtos e serviços. Para isso, desenvolve uma série de ações internas para que todo Colaborador conheça a sua relevância e responsabilidade para a prevenção à lavagem de dinheiro e combate à corrupção na empresa. Todo Colaborador DBTRANS é responsável pela aplicação das diretrizes desta Política no desempenho de suas atividades perante à DBTRANS. 5. COMITÊ DE PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO E COMBATE Consiste em um grupos multidisciplinares de discussão e decisão com alçada para deliberar pela continuidade ou encerramento de relacionamento com pesssoas (cliente, fornecedores e colaboradores) com suspeita de lavagem de dinheiro, práticas de corrupção ou comportamentos contrários aos valores éticos da empresa. Qualquer suspeita envolvendo Colaborador deverá ser comunicada também ao Comitê de Ética. O Comitê de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate à Corrupção é de responsabilidade da área de DBTRANS. O Comitê de Ética é de responsabilidade do departamento de Recursos Humanos DBTRANS. Qualquer colaborador pode demandar um assunto para ambos, mas cabe às respectivas áreas responsáveis ( e RH) coordenarem as reuniões, bem como realizar a documentação das decisões e garantir a guarda das diligências realizadas em cada caso tratado. Cabe ao Comitê de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate à Corrupção:

4 4 / 8 a) aprovar normas, procedimentos, medidas e orientações de caráter corporativo, relacionados à prevenção e combate à lavagem de dinheiro e combate à corrupção; b) propor atribuições a áreas afetas ao tema designando as responsabilidades pertinentes; c) acompanhar a efetividade das atividades e das ações relacionadas à prevenção e combate à lavagem de dinheiro e combate à corrupção, por meio de relatórios, reuniões e outros; d) apreciar os relatórios e comunicações emitidos pelos Órgãos Supervisores competentes e Auditorias, determinando as ações e providências que se fizerem necessárias. 6. ATIVIDADES RELACIONADAS 6.1 CADASTRO DE CLIENTES O cadastro de clientes é elemento essencial na prevenção e combate ao crime de lavagem de dinheiro. Assim, é indispensável que tal procedimento seja executado com zelo e atenção por todos os profissionais envolvidos. 6.2 PESSOA POLITICAMENTE EXPOSTA Em conformidade com a Resolução COAF nº 16/07, Circular 3461/09 e a Carta Circular 3430/10 do BACEN, a DBTRANS e seus colaboradores devem dedicar especial atenção às pessoas politicamente expostas. São consideradas politicamente expostas aquelas que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos 5 (cinco) anos, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, no Brasil ou em outros países, territórios e dependências estrangeiros, assim como seus representantes, familiares e outras pessoas de seu relacionamento próximo.

5 5 / 8 Além disso, são exemplos de situações que caracterizam relacionamento próximo e acarretam o enquadramento de cliente permanente como pessoa politicamente exposta: Constituição de pessoa politicamente exposta como procurador ou preposto; Controle (direto ou indireto) de cliente pessoa jurídica por pessoa politicamente exposta. Todo cliente da DBTRANS passará por um processo de análise cadastral com uso de sistema de prevenção à lavagem de dinheiro contratado. Assim, aqueles identificados como politicamente exposto será assim considerado nas análises de indícios de lavagem de dinheiro. 6.3 KNOW YOUR EMPLOYEE (CONHEÇA SEU FUNCIONÁRIO) O processo seletivo DBTRANS cumpre etapas que permitem uma análise da adequação profissional do candidato, do seu perfil comportamental e sua adequação aos padrões éticos da empresa. Para isso, são feitas pesquisas de informações em sistemas externos de listas restritivas e publicidade negativa que permitam avaliar o histórico do profissional, identificadas informações relevantes relacionadas à lavagem de dinheiro, corrupção e fraudes. Na ocorrência de alguma informação relevante, a aprovação da candidatura pode ser submetida à avaliação do Comitê de Ética e/ou o Comitê de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate à Corrupção. Optando-se pela continuidade da contratação, as evidências da análise, bem como da deliberação do(s) Comitê(s), quando aplicável, são devidamente documentadas e armazenadas junto à documentação do colaborador pela área de. 6.4 KNOW YOUR CLIENT (CONHEÇA SEU CLIENTE) Tal conceito consiste em obter o máximo de informações possíveis do cliente que possibilitem uma melhor compreensão de suas necessidades, sua operação e

6 6 / 8 capacidade financeira. Grande parte das informações dos clientes são obtidas no cadastro. Mas os colaboradores responsáveis pela captação e relacionamento com os clientes têm o dever constante de observar o comportamento de seus clientes e reportar à equipe de DBTRANS informações objetivanto a prevenção à lavagem de dinheiro e combate à corrupção. 6.5 KNOW YOUR EMPLOYEE (CONHEÇA SEU PARCEIRO) A DBTRANS na contratação de fornecedores de produtos e serviços tem a diligência de realizar pesquisas em listas restritivas e de publicidade negativa que permitam avaliar a conduta profissional da empresa. Serão critérios para não contratação ou rescisão de contrato a obtenção de informações sobre envolvimento do Fornecedor com lavagem de dinheiro, práticas de corrupção, contratação de trabalho infantil e/ou escravo, dano ou crime ambiental ou outra atividade ilítica ou inadequada aos padrões éticos da DBTRANS. Para isso, a assinatura de contrato com fornecedores de produtos e serviços fica condicionada à avaliação favorável da área de DBTRANS que fica responsável pela guarda das evidências da diligência realizada em cada caso. Além disso, cabe ao departamento de Compras DBTRANS assegurar que o processo de seleção, cotação, negociação e contratação de um determinado fornecedor foi realizado de forma imparcial, tendo sido a decisão fomentada somente pelo melhor custo-benefício para a empresa e nenhum outro critério particular do contratante ou contratado. Havendo indícios de ausência das diretrizes acima na contratação, a área de Compras DBTRANS deverão informar à área de que poderá submeter o caso ao Comitê de Ética e/ou ao Comitê de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate à Corrupção.

7 7 / 8 7. IDENTIFICAÇÃO DE INDÍCIOS DE LAVAGEM DE DINHEIRO E CORRUPÇÃO Além das diretrizes para obtenção de informações que permitam conhecer melhor as pessoas que se relacionam com a DBTRANS, outras rotinas realizadas pela área de têm como objetivo identificar operações e comportamentos atípicos no decorrer desse relacionamento, tais como monitoramento contínuo sobre novas informações relevantes, além do monitoramento de operações de clientes considerados relevantes. As atipicidades serão analisadas e cenários de fortes indícios serão devidamente reportados aos órgãos competentes. A área de poderá solicitar esclarecimentos aos clientes e aos colaboradores responsáveis pelo seu relacionamento sobre determinadas operações, devendo manter a guarda de toda a diligência realizada. 8. TREINAMENTOS Serão disponibilizados a todos os Colaboradores DBTRANS treinamentos que visem revisar os conceitos contidos nesta Política e incentivar a adoção das medidas cabíveis frente aos casos de suspeita de lavagem de dinheiro e corrupção. Os treinamentos terão conteúdo teórico e uma avaliação cuja aprovação será condicionada a um aproveitamento mínimo de 80%. Os treinamentos deverão ser reaplicados anualmente ou sempre que a alteração de conteúdo justificar uma reciclagem em período inferior. O prazo para conclusão do treinamento será de até 30 dias corridos do início das atividades do novo colaborador ou do início da campanha de reciclagem. 9. RELATÓRIOS E EVIDÊNCIAS As informações sobre as diligências de prevenção à lavagem de dinheiro e combate à corrupção estão disponíveis para consulta dos órgãos reguladores na sede da DBTRANS pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos, cabendo ao departamento de a guarda e apresentação de tais documentos.

8 8 / COMPROMETIMENTO DE TODOS OS COLABORADORES Todos os Colaboradores DBTRANS devem cumprir as diretrizes desta política. Caso identifiquem atividades, comportamentos ou tenham conhecimento de informações que sugiram indícios de práticas inadequadas relacionadas à lavagem de dinheiro, à práticas de corrupção ou outra práticas incompatíveis com os padrões éticos da empresa, deve informar imediatamente o departamento de DBTRANS. As informações prestadas poderão ser por , telefone ou verbais e a equipe de conduzirá a análise do caso com completo sigilo da origem das informações. 11. CONSIDERAÇÕES FINAIS Esta Política foi aprovada pela Alta Administração e pela área de Controles Intenos DBTRANS, amplamente divulgada entre seus colaboradores e disponibilizada publicamente no site e risco.> Elaborado por: