PLANO DE ATIVIDADES INSPEÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA. Ano de 2017

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1 PLANO DE ATIVIDADES DA INSPEÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA Ano de 2017

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3 Índice LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS... 4 INTRODUÇÃO... 5 I. OBJETIVOS GERAIS E ESTRATÉGICOS BREVE ENQUADRAMENTO AO PLANEAMENTO DAS ATIVIDADES A DESENVOLVER EM Recursos Humanos Corpo Inspetivo Área de suporte Recursos financeiros (orçamento) Outros recursos (frota automóvel) Equipamento tecnológico... 9 II. ATIVIDADES PREVISTAS PARA ÁREA DE MISSÃO AÇÕES QUE SE PRENDEM COM A ATIVIDADE DE AUDITORIA, INSPEÇÃO E FISCALIZAÇÃO NA ATIVIDADE INSPETIVA DA IGSJ INCLUEM-SE: AÇÕES DE AUDITORIA E INSPEÇÃO Ações de Acompanhamento Atendimento ao público Tratamento de queixas, reclamações e exposições Visitas aos Serviços Participação no Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado Auditorias de heteroavaliação de serviços Outras Ações: Pedidos da tutela Formação ÁREA DE SUPORTE DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E INFORMÁTICA Área de gestão financeira Área de gestão patrimonial Área de informática/sistemas Área de recursos humanos / formação Área de gestão de informação Área de arquivo ANEXO I: PROPOSTA DO PLANO DE AÇÕES INSPETIVAS A REALIZAR EM 2017 ANEXO II: CUSTO MÉDIO POR AÇÃO INSPETIVA Proposta de Plano de Atividades para

4 Lista de Siglas Utilizadas AP DSAGI PREMAC IGSJ IGFEJ LEO MJ POPH QUAR SEADS SEIP SENM SEFQ SIADAP SCI SNC-AP Administração Pública Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática Plano de Redução e Melhoria da Administração Central Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça Lei de Enquadramento Orçamental Ministério da Justiça Programa Operacional Potencial Humano Quadro de Avaliação e Responsabilização Secção de Avaliação do Desempenho dos Serviços Secção de Informação e Planeamento Secção de Normas e Metodologias Secção de Formação e Qualificação Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na AP Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas Proposta de Plano de Atividades para

5 Introdução A Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ) é um serviço central da administração direta do Estado dotado de autonomia administrativa e tem a missão, atribuições e competências definidas na sua Lei Orgânica, aprovada pelo Decreto Regulamentar nº 46/2012, de 31 de julho, em desenvolvimento das normas que sobre a mesma matéria constam da Lei Orgânica do Ministério da Justiça. Neste contexto, compete essencialmente à Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ), desempenhar as funções de auditoria, inspeção e fiscalização, relativamente a todas as entidades, serviços e organismos dependentes ou cuja atividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiça. A IGSJ tem focado a sua missão no sentido de promover a melhoria dos serviços da justiça através da realização de: Auditorias e de inspeções; Visitas a serviços nomeadamente a pretexto de queixas, reclamações ou denúncias, com especial destaque para os estabelecimentos prisionais; Apreciação de queixas, reclamações ou denúncias; Participações e inquéritos de âmbito laboral: Averiguações, inquéritos e procedimentos disciplinares. A IGSJ carateriza-se como promotora da responsabilização e da transparência no Setor da Justiça. A IGSJ tem uma estrutura ágil, flexível e desburocratizada, vocacionada para o desempenho das áreas de missão, cujas ações de auditoria e inspeção são executadas por equipas multidisciplinares temporárias. Proposta de Plano de Atividades para

6 Para a gestão de recursos humanos, financeiros e materiais, a IGSJ conta com uma direção de serviços, à qual incumbe a promoção de medidas com o objetivo de aperfeiçoar o modelo organizacional, bem como o de garantir a uniformização e racionalização de métodos e processos de trabalho, com vista a obter ganhos de eficácia e eficiência, com o correspondente controlo e diminuição dos custos administrativos e financeiros. Atualmente a IGSJ conta, no total com 19 efetivos, incluindo os dirigentes a saber: dois cargos de direção superior e um de direção intermédia e 11 inspetores para a área de missão, sendo que para a área administrativa, financeira e informática, a IGSJ conta com uma técnica superior, uma técnica de informática, 2 assistentes técnicas (uma a desempenhar as funções de secretariado da Direção) e um assistente operacional. Na conjuntura atual e atenta a desproporção entre o número de inspetores e os Serviços da Justiça a inspecionar, dispersos pela totalidade do território nacional, conforme quadro abaixo e, tendo em conta as dificuldades financeiras para o reforço do quadro inspetivo, a IGSJ tem de continuar a efetuar uma rigorosa gestão dos recursos humanos, e de equipamentos de modo a desenvolver a sua atividade em concordância com o paradigma, cada vez mais atual, de «fazer mais e melhor com menos». I. OBJETIVOS GERAIS E ESTRATÉGICOS Tendo como enquadramento os programas dos últimos governos constitucionais e, relativamente à Justiça, pretende-se prosseguir os esforços no sentido da melhoria da qualidade dos Serviços, no reforço da cidadania e na dignificação da Justiça e dos seus agentes no combate à corrupção, bem como contribuir para a agilização dos sistemas processuais. Importa destacar deste programa a visão de uma Justiça centrada no cidadão e na defesa dos seus direitos, liberdades e garantias merecendo referência específica no que à atividade da IGSJ importa, enquanto serviço da administração direta do Proposta de Plano de Atividades para

7 Estado em 2017 pretende dar continuidade em centrar a sua ação nos objetivos gerais de contribuir para a boa utilização dos recursos públicos, intensificando o exercício do controlo financeiro e da gestão dos recursos afetos ao MJ, no sentido de promover uma maior consciencialização da prestação do serviço público na área da Justiça. Na área de direitos humanos a IGSJ pretende manter a política de proximidade, com destaque para os cidadãos em situação especial como os reclusos, mantendo uma presença significativa nos Serviços que sejam objeto de queixa, quer por motivos de uma melhor instrução dos processos, quer para demonstrar aos cidadãos e Serviços a disponibilidade de uma presença exterior quando necessária. 1. Breve enquadramento ao planeamento das atividades a desenvolver em Recursos Humanos Corpo Inspetivo Devido ao número de inspetores da IGSJ, atualmente com um mapa de 11 efetivos, embora na prática se conte apenas com 10 inspetores ao serviço, uma vez que um deles se encontra de baixa médica prolongada desde 2014, prevendo-se assim que dificilmente se poderão efetuar mais do que oito ações de auditoria e inspeção e três ações de seguimento em 2017, tendo em conta que as equipas inspetivas terão de ser constituídas, no mínimo, por dois inspetores. Consideramos por isso, tal como consta de relatórios de atividades da IGSJ de anos anteriores, que o mapa de Inspetores é insuficiente, porém para 2017, foi alargado o mapa de pessoal em 2 efetivos, o que permitirá proceder ao recrutamento de 2 inspetores. Por outro lado, na definição do Plano de Atividades para 2017, é necessário ter em conta a eventual instauração de inquéritos/processos disciplinares e a emissão de pareceres jurídicos ordenados pela tutela. Proposta de Plano de Atividades para

8 Por fim, teremos também de ter em conta os processos de queixas, reclamações e denúncias que os cidadãos dirigem a esta Inspeção, considerando que a IGSJ procede, em média, à tramitação de 300 processos por ano. Além destes, tramitam ainda os processos de âmbito laboral, cujas competências foram atribuídas à IGSJ - bem como às outras IG s setoriais através do nº 2 do artigo 4º da Lei nº 35/2014, de 20 de junho, (Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas), e que anteriormente estavam atribuídas à ACT Área de suporte A atividade interna da IGSJ é suportada pela Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI), conforme a Portaria nº 390/2012, de 29 de novembro, competindo-lhe assegurar um vasto conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos recursos financeiros, humanos e materiais, informação, informática e tecnologias da informação. Em termos de recursos humanos a DSAGI conta, como já referido, com 1 dirigente e 3 trabalhadoras (1 técnica superior, 1 técnica de informática, 1 assistente técnica) Recursos financeiros (orçamento) A dotação orçamental anualmente atribuída à IGSJ vai ter um aumento em 2017, para fazer face aos 2 novos recrutamentos e ao projeto S-SAQE-Simplex- Sistema de avisos na queixa eletrónica, no Âmbito do Programa Sistema de Apoio à Modernização e Capacitação da AP SAMA Orçamento Realizado (Previsão) 2017 (Proposto) , , , , , , ,00 Despesas c/pessoal , , , , , ,00 (19 efetivos) ,00 (21 efetivos) Verba p/outras despesas , , , , , , ,00 Proposta de Plano de Atividades para

9 Outros recursos (frota automóvel) A IGSJ tem ao seu serviço três automóveis, da marca Peugeot, modelo 406, todos com 16 anos de uso, fator que implica despesas acrescidas de manutenção e o receio de longas deslocações com os mesmos. A manter-se esta situação prevê-se que possam ocorrer despesas adicionais com o recurso à eventual utilização de viaturas mediante o procedimento ao sistema de ALD sempre que não estejam asseguradas as devidas condições de segurança Equipamento tecnológico Prevê-se que em 2017 se proceda à substituição da atual intranet que suporta toda a informação da IGSJ, incluindo o suporte da atividade inspetiva, transitando para uma plataforma tecnológica mais recente de forma a tornar mais eficiente toda a atividade desenvolvida pela IGSJ e resultando numa melhor integração com o sistema de gestão documental existente. Este processo, sem custos, será feito com os técnicos da «casa» em colaboração com o IGFEJ. II. ATIVIDADES PREVISTAS PARA 2017 Expostos os objetivos e constrangimentos, procede-se seguidamente à apresentação das atividades que se pretendem concretizar em 2017, dividindo-as estas em dois grupos, o primeiro relativo à área de missão, e o segundo relativo à área de suporte. Proposta de Plano de Atividades para

10 2. Área de Missão Ações que se prendem com a Atividade de Auditoria, Inspeção e Fiscalização Apesar da possibilidade de ocorrência de factos que determinem a afetação de recursos humanos e financeiros a ações ou atividades não planeadas impõe-se a necessidade de concretização deste exercício de planeamento. Assim, caso seja necessário desenvolver atividades diferentes das planeadas no presente PA, efetuar-se-á a melhor gestão dos recursos, procedendo-se à substituição de alguma das ações aqui previstas por outras que venham a ser consideradas prioritárias Na atividade inspetiva da IGSJ incluem-se: I. Ações de auditoria e inspeção que por natureza são mais complexas e morosas e exigem mais tempo de permanência junto dos Serviços da Justiça no levantamento da informação em análise; II. Ações de seguimento, que se destinam a avaliar o grau de cumprimento de recomendações formuladas pela IGSJ em processos anteriores e que tenham sido homologados pela tutela; III. Atendimento ao público; IV. Tratamento processual de queixas, reclamações, denúncias ou participações; V. Visitas a serviços objeto de queixa, reclamação ou denúncia; VI. Participação no Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado; VII. Ações de heteroavaliação de serviços no âmbito do SIADAP; VIII. Ações extraplano e de processos de natureza disciplinar; IX. Outras ações, nomeadamente as que decorrem da aplicação do art.º 4º, nº 2 do Anexo da Lei 35/2014, de 20 de junho. Proposta de Plano de Atividades para

11 2.2. Ações de Auditoria e Inspeção Para 2017 foram planificadas oito ações de auditoria e inspeção aos Serviços de Ministério da Justiça, no âmbito das suas competências - conforme definidas no Decreto Regulamentar n.º 46/2012, de 31 de Julho - cuja identificação e justificação se encontram no anexo a este documento. Propõe-se ainda uma ação de reserva na eventualidade de surgir qualquer imprevisto que inviabilize a realização de alguma das ações propostas Ações de Acompanhamento Estas ações de seguimento visam avaliar se os Organismos e serviços, que foram objeto de auditorias, inspeções ou fiscalizações por parte da IGSJ, cumpriram as recomendações constantes dos relatórios finais dessas ações, relatórios esses que tenham sido homologados pela tutela há mais de um ano. Em 2017, a IGSJ pretende reforçar este tipo de ações, propondo-se realizar as três ações de seguimento explicitadas no documento em anexo Atendimento ao público A IGSJ assegura o atendimento diário, presencial ou por qualquer outro meio de contato, de utentes que pretendam apresentar reclamações relativas a Serviços do MJ, assegurando sempre a apreciação e a resposta das queixas formuladas Tratamento de queixas, reclamações e exposições A instrução dos processos de queixas, reclamações e denúncias constitui uma das atividades da IGSJ insuscetível de ser totalmente programada, uma vez que é uma atividade impulsionada por entidades externas públicas ou privadas, cidadãos, empresas ou associações que se dirigem à IGSJ, inserindo-se assim esta ação da Inspeção-Geral numa lógica essencialmente reativa. Proposta de Plano de Atividades para

12 Esta atividade merece particular atenção, considerando que podem estar em causa situações ou procedimentos que lesem os direitos dos cidadãos e, também, porque as queixas recebidas podem constituir um meio de alerta para a necessidade de realizar ações inspetivas em determinadas áreas, e, ao mesmo tempo, fornecer informações sobre a satisfação dos cidadãos /utentes no âmbito da Justiça. Neste contexto, o tratamento dos processos de queixas/reclamações que pode implicar a deslocação de uma equipa de inspetores (em regra constituída por 2 elementos) aos locais denunciados, a fim de permitir a averiguação da veracidade dos factos in loco, continua a ter um peso significativo no conjunto da atividade da IGSJ, uma vez que a instrução deste tipo de processos decorre necessariamente em paralelo com as outras ações de auditoria ou inspeção em curso, o que obriga a uma grande racionalização do recursos humanos e dos recursos financeiros Visitas aos Serviços É ainda intenção da IGSJ manter uma presença significativa nos Serviços que sejam objeto de queixas, quer por motivos de uma melhor instrução dos processos, quer para estabelecer uma real proximidade com os serviços visitados, bem como assinalar aos cidadãos em situação especial, como os reclusos, a presença da IGSJ sempre que necessária para a defesa dos seus direitos, liberdades e garantias. No âmbito da instrução de processos de queixa, ou de outras notícias que cheguem ao conhecimento da IGSJ e que se mostrem de relevante interesse em aprofundar, em 2017 a IGSJ pretende realizar o mesmo número de visitas concretizadas em anos anteriores (2015 ou 2016) procedendo-se à elaboração do correspondente relatório Participação no Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado A IGSJ como membro do SCI Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado está representada no seu Conselho Coordenador por força do artigo 6º do Decreto-Lei nº 166/98, de 25 de Junho, pelo que se prevê que em 2017 mantenha os seus representantes nas respetivas Secções Especializadas. Proposta de Plano de Atividades para

13 Esta colaboração tem-se desenvolvido através da participação nas Secções Especializadas de Informação e Planeamento (SEIP), de Normas e Metodologias (SENM), de Formação e Qualificação (SEFQ), e na de Avaliação do Desempenho dos Serviços (SEADS), bem como na elaboração de diversos documentos, sempre que solicitado, tal como sucedeu em 2014 com a representante da SEIP que coordenou a agregação de toda a documentação produzida no âmbito dos trabalhos desenvolvidos pelo grupo de trabalho para elaboração do Questionário de Autoavaliação do Risco de Controlo Interno Auditorias de heteroavaliação de serviços Nos termos do artigo 20, n.º 2 da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, a heteroavaliação de desempenho dos serviços no âmbito do SIADAP é uma responsabilidade do Conselho Coordenador do SCI, podendo ser realizada por inspeções-gerais, admitindo-se que a IGSJ possa vir a ser chamada ano âmbito da respetiva Secção Especializada do SCI, na definição de linhas de orientação para este tipo de avaliações Outras Ações: Pedidos da tutela À semelhança de anos anteriores, prevê-se que a IGSJ possa vir a ser solicitada pela Tutela para dar parecer sobre projetos legislativos ou regulamentares nos casos em que se afigure pertinente, ou mesmo para auxiliar a convergência de diferentes serviços do MJ em projetos de interesse comum Formação a) Para reforçar os conhecimentos na nova área de competência da IGSJ resultante do disposto no art.º 4.º, n.º 2 do Anexo à Lei 35/2014, de 20 de junho, sobre a Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, pretende-se dinamizar, dentro das suas possibilidades financeiras e de recursos humanos, ações de formação específica sobre o assunto e intensificar contactos com entidades que tenham exercido competências nesta matéria. Proposta de Plano de Atividades para

14 3. Área de Suporte Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática A atividade interna da IGSJ é suportada pela Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI), conforme a Portaria nº 390/2012, de 29 de novembro, competindo-lhe assegurar um vasto conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos recursos financeiros, humanos e materiais, informação, informática e tecnologias da informação. A previsão para o orçamento de funcionamento da IGSJ para 2017 tem uma dotação inicial proposta no montante total de ,00, distribuído da seguinte forma: Agrupamentos Orçamento Inicial Despesas com o pessoal (21 efetivos) ,00 88,3% Aquisição de bens e serviços Combustíveis, água, eletricidade, limpeza, assistência técnica, deslocações, material de escritório, comunicações, reparação de viaturas, locação de equipamentos e de viaturas, despesas de transporte, licenças de software, etc ,00 11,7% Total da despesa ,0% Fonte: DSAGI/DGO Ponderadas as atribuições e competências legalmente atribuídas à DSAGI e o número de recursos humanos afetos a esta unidade orgânica, bem como as linhas gerais de atuação traçadas na presente proposta de Plano de Atividades, passamos a apresentar as atividades que a DSAGI (área de suporte) se propõe desempenhar em 2017, repartidas pelas diferentes áreas da sua atividade (gestão financeira e patrimonial, recursos humanos, gestão de informação e informática) Área de gestão financeira Como atividades principais no domínio orçamental e financeiro, caberá à DSAGI: Proposta de Plano de Atividades para

15 Elaborar a prestação de contas da IGSJ de 2016, procedendo à organização e documentação da conta da IGSJ, nos termos das Instruções do Tribunal de Contas n.º 2/97 2.ª Secção, de 9 de Janeiro de Elaborar a proposta de orçamento da IGSJ para 2018, que se deverá reger nos termos da circular da Direcção-Geral do Orçamento. Criar um plano de ação para a implementação do Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), em 1 de janeiro de Atualizar a última versão do plano de prevenção de riscos de corrupção e de infrações conexas. Continuar a executar atividades correntes, como a elaboração do Pedido de Libertação de Créditos, o processamento da despesa, a atualização do cadastro e inventário e o processamento de vencimentos Área de gestão patrimonial Nesta área, a DSAGI pretende: Continuar a promover as boas práticas na redução dos consumos de energia e de consumíveis, bem como de outras despesas que não sejam consideradas imprescindíveis para o funcionamento dos serviços, focalizada na necessidade de promover comportamentos de boas práticas, alinhadas com o teor da Resolução da Assembleia da República n.º 114/2010, de 1 de outubro. Promover a substituição da frota automóvel através da modalidade em ALD Área de informática/sistemas Dar continuidade ao apoio aos utilizadores quer na área de informática, quer na intranet ou internet; Substituir os equipamentos tecnológicos do parque informático, em caso de novas aquisições, efetuando ligações à rede com todos os procedimentos inerentes a cada posto de trabalho; Proposta de Plano de Atividades para

16 Proceder à atualização de software quando necessário; Substituir a Intranet atual para uma Intranet nova com base numa plataforma tecnológica mais recente tornando-a mais eficiente e com melhor integração com o sistema de gestão documental. Implementação de um sistema de avisos em processos de queixa ou reclamação eletrónica, tendo sido efetuada a candidatura da IGSJ a financiamento comunitário no âmbito do Aviso de concurso 01/SAMA2020/ Área de recursos humanos / formação Neste domínio e tendo em conta a conjuntura atual, a DSAGI continuará a promover os seguintes esforços na área de formação: Em sede de proposta de orçamento para 2017 a atribuir à IGSJ, foi previsto o aumento do mapa de pessoal em dois inspetores. 21 Efetivos, em vez dos atuais 19, pretende-se promover o recrutamento dos 2 efetivos atrás referidos. Proceder à avaliação individual das necessidades dos trabalhadores em alinhamento com os objetivos estratégicos da IGSJ, e articulando esta atividade com a SGMJ e as suas atribuições relacionadas com a formação. Dar preferência às ações de formação sem custos para a IGSJ, nomeadamente as ações financiadas pelo POPH; Propor a realização, em sede da IGSJ, de ações de formação contínua e formação específica direcionada às novas atribuições decorrentes da Lei 35/2014 (Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas), como medida de controlo da despesa e forma de valorização contínua da eficiência e imagem dos trabalhadores e da IGSJ Área de gestão de informação Tendo em conta as medidas levadas a efeito nos últimos anos com vista à partilha de informação e à necessidade da disponibilização constante de dados atualizados sobre Proposta de Plano de Atividades para

17 o setor da Justiça, bem como sobre o histórico da atividade desenvolvida pela IGSJ, resulta evidente a importância da permanente atualização da informação disponibilizada na Intranet e na Internet, bem como o de assegurar a administração e a assistência aos utilizadores do sistema de gestão documental que suporta toda a atividade da IGSJ. Neste domínio pretende a DSAGI dar continuidade à atualização da informação e conteúdos que permitam a divulgação dos conhecimentos precisos e necessários no desempenho da missão do organismo e funcionar como suporte de primeiro grau aos utilizadores internos e externos. Prosseguir com a revisão de manuais e regulamentos que se encontrem desatualizados, bem como à revisão de modelos de documentos ou ainda da criação de novos modelos em função das necessidades ou das novas competências atribuídas pela Lei nº 35/2014, de 20 de junho; Colaborar na atualização do sistema de gestão documental Área de arquivo Considerando o protocolo de colaboração assinado com a Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, em finais de 2013, enquanto serviço coordenador em matéria de organização e gestão de arquivos, nos termos definidos pelo Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, e pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, com o objetivo de criar as condições necessárias à elaboração do Plano de Classificação e Avaliação Documental do Ministério da Justiça (MJ), a IGSJ continuará a prestar a sua colaboração no Grupo de Trabalho constituído para o efeito, sempre que seja solicitada. Proposta de Plano de Atividades para