Guia do Utilizador do Telefone ShoreTel IP 265

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1 Guia do Utilizador do Telefone ShoreTel IP 265

2 Direitos de autor sobre a documentação e o software Copyright by ShoreTel, Inc., Sunnyvale, California, U.S.A. Todos os direitos reservados. Impresso nos EUA. O conteúdo desta publicação não pode ser reproduzido nem transmitido de qualquer forma, ou por quaisquer meios, electrónicos ou mecânicos, para qualquer finalidade, sem a autorização prévia da ShoreTel, Inc. Marcas comerciais ShoreCare, ShoreWare e ShoreGear são marcas comerciais registadas da ShoreTel, Inc. nos EUA e/ou noutros países. ShoreTel, ShorePhone, Office Anywhere e ShoreTel Smart são marcas comerciais da ShoreTel, Inc. nos EUA e/ou noutros países. Patentes Este produto está coberto por uma ou mais das seguintes patentes: patente dos Estados Unidos , patente dos Estados Unidos , patente dos Estados Unidos , patente dos Estados Unidos , patente do Canadiana , patente dos Estados Unidos , patente dos Estados Unidos , patente dos Estados Unidos e patente dos Estados Unidos Este produto está também coberto por outros pedidos de agente pendentes. ShoreTel, Inc. Todos os direitos reservados. Informação de versão PN Guia do Utilizador do Telefone ShoreTel IP 265 Data: Informação da empresa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California USA Telefone: OU Fax:

3 Índice INTRODUÇÃO O visor do seu telefone Operação da retro iluminação Guia para ícones de estado ENTRAR GESTÃO DE CHAMADAS ESTÃO DE CHAMADAS FUNÇÕES BÁSICAS Efectuar chamadas Utilização do auscultador Utilização do sistema de alta-voz Utilização do auscultador Atender chamadas Utilização do auscultador Utilização do sistema de alta-voz Utilização do auscultador Enviar uma chamada para o voice mail Desviar uma chamada Atender chamadas adicionais Transferir uma chamada Efectuar uma chamada de conferência Utilização do intercomunicador Colocar uma chamada em, ou retirar de, espera Remarcar e verificar chamadas perdidas CONTROLOS DE SOM Ajustar o volume do toque Ajustar o volume do auscultador Ajustar o volume do auricular Ajustar o volume do sistema de alta-voz Silenciar uma chamada activa CORREIO DE VOZ Entrar no menu principal Entrar a partir de outra extensão Entrar a partir de um telefone externo Deixar uma mensagem e opções de mensagens OPÇÕES Mudar modo de processamento e encaminhamento de chamadas Mudar a preferência automática quando fora do descanso Mudar o tom de toque Programar os seus botões personalizados Alterar o estado do agente Activar ou desactivar modo de alta-voz DIRECTÓRIO

4 GESTÃO DE CHAMADA FUNÇÕES AVANÇADAS Botões programáveis personalizáveis Visualizações de chamadas unidas Vigilância discreta / Interromper Coach discreto Shared Call Appearances Botões programáveis Shared Call Appearance recebidas e efectuadas Chamadas recebida Vigilância de extensão Atender uma chamada numa extensão vigiada Page discreto Atender chamadas fora de horas Alternar o estado do grupo de reencaminhamento Paging geral Utilização de paging de grupo Prender e libertar chamadas SOFTWARE CALL MANAGER WEB ACCESS RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS Ver informações sobre o telefone Reiniciar o telefone CONSULTAS RÁPIDAS DE CÓDIGOS DE ESTRELA COMUNS Funções de associação de extensões

5 INTRODUÇÃO Bem-vindo ao telefone ShoreTel IP! O seu telefone tem muitas características únicas, incluindo uma interface intuitíva, teclas personalizáveis, directório de marcação rápida, modos de processamento de chamadas para quando não quer ser interrompido, intercom, possibilidade de realização de chamadas em conferência com o máximo de seis partes intervenientes, e muito mais. Auscultador com apoio para o dedo Altifalante Fornece som de qualidade de banda larga. Botão de deslocação Selecciona opções na interface. Visor a cores TFT-LCD 2,7 polegadas 320 x 240 pixéis Teclas programáveis Sensíveis ao contexto, funções definidas no visor. LED indicador Luz a piscar alerta o utilizador para a recepção de chamadas, e mensagens de voz não ouvidas Teclas Personalizáveis As seis teclas personalizáveis com indicadores LED com três cores podem ser configuradas como teclas de chamada, extensões vigiadas ou teclas de marcação rápida. Ficha de auricular Ficha de auscultador Teclado numérico Máscara para as teclas de função Máscara em vinil com símbolos internacionais impressos. Teclas de controlo sonoro A tecla de volume controla o volume de som do auscultador, do auricular, do altifalante, e do toque do telefone. As teclas de Silêncio, Altifalante, e Auricular, iluminam-se quando as respectivas funções estão activas. Teclas de função Executam funções básicas de telefonia. microfone 5

6 O visor do seu telefone O visor do seu telefone IP da ShoreTel mostra o seu nome a sua extensão, o modo de processamento de chamadas, visualização de chamadas, extensões vigiadas, chamadas, duração da chamada, mensagens de voz, data e hora, teclas com funções programadas e o estado de funcionamento do seu telefone. Visor do ShoreTel 265 em espera Sarah Smith O seu nome Estado do assistente 217 A sua extensão Mensagens de voz não ouvidas 16:18 Mai 21 admin Atender Libertar Modo Marcação rápida Chamadas não atendidas Teclas programáveis Operação da retro iluminação Quando o seu telefone não é utilizado durante vários minutos a retro iluminação é reduzida e o visor fica com um nível de iluminação mais baixo. Se o telefone ficar em repouso durante um período de tempo adicional configurável 1 de, por exemplo, uma hora, a retro iluminação apaga-se completamente. A retro iluminação volta à intensidade normal se for premido um botão qualquer do telefone ou se for recebida uma chamada Especificado no parâmetro Retro iluminação no ficheiro de texto configurável. Ver detalhes no Guia do Administrador do ShoreTel.

7 Guia para ícones de estado O seu telefone IP ShoreTel oferece ícones que o ajudam a indicar o estado de funcionamento do equipamento. O quadro abaixo contém informações sobre estes ícones, assim como informações adicionais sobre as cores dos LEDs e padrões de intermitência das luzes associados aos vários estados de operação. As informações sobre os LEDs são válidas para os modelos IP265, IP560/560g, e IP565g, que têm LEDs com três cores para as teclas personalizáveis. Os valores mostrados no quadro são aplicáveis à versão ShoreTel 6.1 (build ) e superior. Ícone Ícone Piscar Cores dos LEDs e padrão de piscar Estado Estados de Visualização Chamadas Desligado Inactivo Laranja Aceso Inactivo e Não incomodar Desligado Inactivo e Mensagem em espera Laranja Aceso Inactivo, mensagem em espera, e não incomodar Verde Aceso Fora do descanso Verde Aceso Chamada activa Verde Aceso Chamada em conferência activa Verde Aceso Espera remota Verde ms aceso, ms apagado Oferta de chamada 7

8 Ícone Ícone Piscar Cores dos LEDs e padrão de piscar Estado Laranja 250 ms aceso, 250 ms apagado Chamada em espera ou presa, ou chamada em conferência Vermelho Aceso Efectuar chamada de page discreta Vermelho Aceso Chamada activa em silêncio discreto Estados de vigilância de extensão Desligado Inactivo Laranja Aceso Inactivo e Não incomodar Desligado Inactivo e Mensagem em espera Laranja Aceso Inactivo, mensagem em espera, e não incomodar Verde ms aceso, ms apagado Oferta de chamada Verde Aceso Chamada activa atendida Laranja 250 ms aceso, 250 ms apagado Chamada em espera ou presa, ou chamada em conferência Vermelho Aceso Ext. vigiada numa chamada activa Vermelho Aceso Ext. vigiada numa chamada em conferência 8

9 Ícone Ícone Piscar Cores dos LEDs e padrão de piscar Estado Verde 200 ms aceso, 100 ms apagado, 700 ms aceso, 1000 apagado Ext. vigiada em chamada activa + Oferta de chamada Verde 800ms aceso Laranja 200ms aceso Atendida chamada de ext. vigiada + vigiar ext. numa chamada activa Laranja 200 ms aceso, 100 ms apagado, 200 ms aceso, 500 apagado Atendida chamada de ext. vigiada e em espera + vigiar ext. numa chamada activa Laranja 200ms aceso Verde 800ms aceso Laranja 200ms aceso Verde 100ms aceso Atendida chamada de ext. vigiada + vigiar ext. com chamada activa em espera Estados de Visualização Chamadas Unidas Desligado Inactivo Verde ms aceso, ms apagado Oferta de chamada Verde Aceso Chamada activa atendida Vermelho Aceso Linha em utilização Laranja 250 ms aceso, 250 ms apagado Chamada em espera ou presa, ou chamada em conferência 9

10 Ícone Ícone Piscar Cores dos LEDs e padrão de piscar Estado Tecla de função com estados de ext. de destino Desligado Inactivo ou Oferta de chamada Vermelho Aceso Chamada ligada ou em espera Laranja Aceso N.Incomodar Vermelho Aceso (Marcar//Transferir só cx. correio) MWI Verde ms aceso, ms apagado (Atender, Atender/Libert, Só atender chmd, fora de horas) Oferta Laranja 250 ms aceso, 250 ms apagado (Libertar, só atend./libert) em espera/presas Alternar entre funções (Gravar, Silêncio discreto) Desligado Função indisponível Laranja Aceso Função disponível Laranja 500ms aceso, 500ms apagado Gravação activa Laranja 500ms aceso, 500ms apagado Silêncio discreto activo 10

11 ENTRAR Se estiver a utilizar o seu telefone pela primeira vez e não tiver uma extensão atribuída, o visor do telefone mostrará Disponível. Pode efectuar, mas não pode receber, chamadas. Precisa de entrar no sistema, alterar a sua palavrapasse, registar o seu nome, e associar a sua extensão a este telefone. Para entrar no sistema: Voice Mail Passo 1 Prima. Passo 2 Passo 3 Introduza o número da extensão que lhe foi atribuído pelo administrador de sistema. Se o administrador de sistema lhe tiver atribuído uma palavra-passe, introduza-a agora (caso contrário, introduza a palavra-passe assumida de 1234), e prima. Passo 4 Introduza uma nova palavra-passe, seguida por. Consulte o seu administrador de sistema para saber a extensão limite da palavra-passe. Repita para confirmar a palavra-passe. Passo 5 Diga o seu nome e prima, e depois escolha uma das seguintes opções: Aceitar Rever Regravar Apagar Cancelar Passo 6 Para associar a sua extensão a este telefone, prima para opções de voice mail, e depois prima para reassociar a extensão. Depois prima. Agora está dentro do sistema. O seu telefone pode receber chamadas, e pode verificar se tem novas mensagens. Com as permissões adequadas (definidas pelo seu administrador de sistema), pode entrar no sistema em qualquer telefone IP ShoreTel ligado à sua rede, para associar a sua extensão a esse telefone. 11

12 GESTÃO DE CHAMADAS ESTÃO DE CHAMADAS FUNÇÕES BÁSICAS Efectuar chamadas Utilização do auscultador Para efectuar uma chamada interna, levante o auscultador e marque a extensão. Para efectuar uma chamada externa, marque o código de acesso ao feixe e, em seguida, o número de telefone. Para terminar uma chamada, pouse o auscultador. Utilização do sistema de alta-voz Para efectuar uma chamada interna, prima o botão de alta-voz, e marque a extensão. Para efectuar uma chamada externa, marque o código de acesso ao feixe e, em seguida, o número de telefone. Para terminar uma chamada, prima novamente o botão de alta-voz. Utilização do auscultador Para efectuar uma chamada interna, prima o botão do auscultador, e marque a extensão. Para efectuar uma chamada externa, marque o código de acesso ao feixe e, em seguida, o número de telefone. Para terminar uma chamada, prima novamente o botão do auricular. A imagem abaixo mostra a informação que aparece no seu telefone IP ShoreTel 265 quando é efectuada uma chamada para o exterior. Note que as teclas programáveis na base da janela, são diferentes das que aparecem quando o telefone está inactivo agora permitem-lhe prender ou desligar a chamada. Chamada efectuada: ShoreTel 265 Nome do destinatário da chamada Cheryl Briggs :39 Duração da chamada Chamar o número do destinatário 8:42 Mai 22 frtdsk Prender Juntar Informação Desligar Teclas programáveis Marcação rápida 12

13 Atender chamadas Os toques, o ícone a piscar de chamada a chegar, e o LED vermelho a piscar no canto superior direito do seu telefone, todos identificam uma chamada a chegar ao seu telefone. Um anel duplo sinaliza uma chamada interna, ao passo que um anel simples sinaliza uma chamada externa. Nos telefones ShoreTel 265, a tecla de chamada pisca sempre com a cor verde. Se a informação estiver disponível, o nome e número do chamador, bem como o ícone de chamada a chegar, aparecem no visor, conforme mostrado na imagem abaixo. (O nome do chamador pode ser abreviado para caber numa linha.) Tyrone Prontius Atender 0:09 P/ voic Funções de teclas programáveis 153 frtdsk Duração da chamada Ícone de chamadas a tocar Extensão do destinatário Nome do chamador Número do chamador Para atender uma chamada, siga um destes procedimentos: Utilização do auscultador Para atender uma chamada, levante o auscultador quando o telefone tocar. Para terminar uma chamada, pouse o auscultador. Utilização do sistema de alta-voz Para atender uma chamada, prima o botão de alta-voz. O LED do botão acende com a cor verde. Para terminar uma chamada, prima novamente o botão de alta-voz. 13

14 Utilização do auscultador Para atender uma chamada, prima o botão de auricular. O LED do botão acende com a cor verde. Para terminar uma chamada, prima novamente o botão do auricular. Enviar uma chamada para o voice mail Quando recebe uma chamada, fica visível uma tecla programável P/ vm, conforme mostrado na imagem anterior. Prima a tecla programável P/ vm para enviar a chamada directamente para o seu voice mail. Desviar uma chamada Pode enviar uma chamada recebida para outra extensão, ou para um número exterior, sem atender a chamada. Transfer Passo 1 Prima. Passo 2 Passo 3 Introduza o número, ou prima a tecla programada correspondente à extensão pretendida. Prima a tecla programável Transf para completar a transferência para uma extensão. Atender chamadas adicionais Com as autorizações adequadas, pode receber o máximo de 16 chamadas, ao mesmo tempo. (O número máximo é definido pelo administrador de sistema.) Se receber uma chamada enquanto estiver ao telefone, pode premir o botão a piscar para sinalizar a chegada de uma nova chamada, para a atender, e a chamada actual será automaticamente colocada em espera. Alternativamente, se o telefone não tiver mais botões de sinalização de chamada disponíveis, pode interagir com múltiplas chamadas, premindo Hold repetidamente o botão de Espera. Se receber uma chamada quando estiver ocupado com outra chamada, ouvirá um bip durante a chamada. Para atender a nova chamada recebida, e colocar a Hold actual em espera, prima o botão de Espera. Para voltar à chamada anterior, prima a tecla de amostragem de chamadas, ou prima novamente o Hold botão de Espera para alternar entre as diferentes chamadas. 14

15 Transferir uma chamada Para transferir uma chamada da sua extensão para outro número: Passo 1 Prima o botão de Transferência. A chamada é colocada em espera. Passo 2 Ao sinal, marque o número (ou prima a tecla personalizada correspondente à extensão, ou utilize o Directório para localizar o seu correspondente) e siga um destes procedimentos: a Transfer Conclua uma transferência sem assistência, desligando ou premindo a tecla programável Transf. b c d Fale com o destinatário antes de efectuar a transferência, premindo a tecla programável Conslt. Após consulta, prima a tecla programável Sim para concluir a transferência, ou prima a tecla programável Cancelar para desistir da transferência, e voltar à chamada original. Efectue consulta por intercom, premindo a tecla programável Mais, e depois premindo a tecla programável ChamIn. Envie a chamada para o voic do destinatário premindo a tecla programável Mais, e premindo P/ vm em seguida. Efectuar uma chamada de conferência Para incluir num conferência uma chamada em curso: Passo 1 Prima o botão de Conferência. A chamada é colocada em espera. Passo 2 Passo 3 Passo 4 Conference Marque a extensão da parte com quem deseja estabelecer conferência. Prima a tecla programável Confrn para fazer tocar directamente o telefone da parte com quem deseja estabelecer conferência. ou Marque o número e prima a tecla programável Conslt para falar com o destinatário antes de o incluir na chamada conferência. Após consulta, prima a tecla programável Sim para concluir a transferência, ou prima a tecla programável Cancelar para voltar à chamada inicial com apenas duas partes intervenientes. Repita para adicionar mais partes à conferência. 15

16 Com as autorizações adequadas (definidas pelo seu administrador de sistema), pode incluir o máximo de seis partes numa única chamada. Após o estabelecimento de uma conferência, pode usar a tecla programável Mostrar para mostrar todas as partes da conferência. Se quiser excluir um dos participantes da conferência, desloque-se até à entrada desse participante e prima a tecla programável Excluir. Utilização do intercomunicador A função de intercomunicador/chamada interna, permite-lhe ligar-se a um interlocutor sem ter de fazer uma chamada telefónica. Tanto você como o destinatário têm de ter um telefone IP ShoreTel, e terem autorização para usar esta função (definida pelo seu administrador de sistema) Para utilizar a função de intercomunicador: Intercom Passo 1 Prima. Passo 2 Passo 3 Marque o número de extensão da outra parte, ou prima a tecla personalizada associada à extensão pretendida. Prima a tecla programável ChamIn. Passo 4 Para terminar a chamada, prima a tecla programável Desligar. ou Pode marcar o número do destinatário no teclado numérico, depois premir a tecla programável ChamIn; prima a tecla programável Deslig para desligar. NOTA Uma chamada do tipo intercom anula todos os outros modos de processamento de chamadas na extensão marcada. Isto permite-lhe comunicar com um utilizador cujo telefone esteja configurado para encaminhar sempre as chamadas para o voice mail. Colocar uma chamada em, ou retirar de, espera. Hold Para colocar uma chamada em espera, prima o botão Espera, ou prima a tecla personalizada da chamada, se disponível. Nos telefones ShoreTel 265, a tecla personalizada pisca com a cor laranja, altura em que pode pousar o auscultador (ou premir o botão de alta-voz ou auricular) sem terminar a chamada. Para libertar a chamada em espera, prima a tecla personalizada com Hold o LED a piscar, ou prima novamente o botão de Espera. Se não estiver ocupado noutra chamada enquanto tiver uma chamada em espera, ouvirá um toque de lembrança passados 15 segundos, e depois disso a intervalos de um minuto. Se tiver recebido várias chamadas, receberá um toque de lembrança para a chamada que tiver em espera há mais tempo. 16

17 Se tiver várias chamadas em espera, pode atender a chamada premindo o LED a piscar associado a essa chamada. Se tiver mais de uma chamada em espera, ouvirá um sinal de marcar. Nessa Hold altura poderá premir novamente o botão de Espera para tornar activa a chamada que se segue na lista. Note que o LED associado com uma chamada activa ficará aceso com a cor verde, enquanto que os LEDs das chamadas colocadas em espera continuam a piscar. Remarcar e verificar chamadas perdidas Pode usar a função de Remarcar para marcar não apenas o último número marcado, mas também os últimos números cujas chamadas tenha efectuado ou recebido, incluindo aquelas que não tiver atendido (assinaladas com o ícone A informação de data e hora das chamadas aparece directamente acima das teclas programáveis correspondentes à chamada seleccionada. Para remarcar uma chamada: Redial Passo 1 Prima. Prima novamente para marcar o último número para o qual ligou. ou Use o botão de deslocação para seleccionar o número que deseja marcar, e depois prima a tecla programável Marcar. (Também pode premir a tecla programável ChamIn para comunicar com o destinatário através de intercom. A seta indica que existem mais opções abaixo. Para Para Para Para Para 1(408) (805) (650) (415) (415) :16 Sex, Jun Marcar ChamInt Cancelar 17

18 CONTROLOS DE SOM Ajustar o volume do toque Para ajustar o volume de toque, enquanto o auscultador está pousado, e o sistema de alta-voz desligado, prima e no botão de volume. Premindo repetidamente, pode desligar o volume do toque de chamada. Ajustar o volume do auscultador Para ajustar o volume de som do auscultador, enquanto o auscultador está fora do descanso, e o sistema de alta-voz desligado, prima e no botão de volume. Ajustar o volume do auricular Para ajustar o volume de som do auricular, enquanto o LED do auricular está aceso, prima e no botão de volume. Ajustar o volume do sistema de alta-voz Para ajustar o volume de som do sistema de alta-voz, enquanto o LED de alta-voz está aceso, prima, e no botão de volume. Silenciar uma chamada activa Para silenciar uma chamada activa, prima o botão Mute. O LED acende com a cor vermelha. Para activar novamente a chamada, prima novamente o botão de alta-voz. 18

19 CORREIO DE VOZ Uma luz a piscar de forma constante no canto superior direito do telefone, e um sinal de marcar intermitente, significa que tem mensagens por ouvir. O número de mensagens por ouvir aparece no ecrã inactivo do telefone, representado pelo ícone. Entrar no menu principal Para entrar no menu principal do voice mail, prima o botão de Voice mail Voice Mail, depois marque a sua palavra-passe, seguida por. (A sua palavrapasse assumida é 1234). Entrar a partir de outra extensão Para entrar no menu principal do voice mail, a partir de outra extensão, prima Voice Mail o botão de Voice mail, seguido por, depois marque o número da sua extensão, seguido pela sua palavra-passe, e por último. Para entrar no menu principal do correio de voz, a partir de um telefone analógico, prima, marque o número da sua extensão, seguido pela sua palavra-passe, e por último prima. Entrar a partir de um telefone externo Para entrar no menu principal do correio de voz, a partir de um telefone externo, marque o número de acesso ao correio de voz fornecido pelo seu administrador de sistema, prima, marque o número da sua extensão, seguido pela sua palavra-passe, e por último prima. Ouvir e interagir com novas mensagens A partir do menu principal, pode ouvir e repetir novas mensagens, premindo. Para interagir com novas mensagens, prima uma das seguintes teclas: Voltar a ouvir a mensagem Guardar a mensagem Apagar a mensagem Encaminhar a mensagem Depois de gravar um comentário de introdução à mensagem, prima: Se estiver correcto Rever Regravar Cancelar a gravação 19

20 Depois de encaminhar a mensagem, prima para a marcar como urgente, ou simplesmente desligue para enviar a mensagem. Responder à mensagem Escolha uma das seguintes opções: Responder com uma mensagem de voz Responder com uma chamada Voltar ao menu anterior Ouvir a informação de envelope (data e hora de recepção) Recuar Enquanto ouve a mensagem, pode recuar vários segundos na mensagem. Pausa Avançar Enquanto ouve uma mensagem, pode fazê-la avançar vários segundos. Seguido de para transferir para o assistente Durante a audição de uma mensagem, pode contactar o assistente para fazer perguntas ou partilhar informação acerca de uma mensagem de voice mail. Continuar para a mensagem seguinte Cancelar a audição de mensagens Enviar mensagens a partir do voic A partir do menu principal, pode enviar mensagens, premindo. Durante a gravação da sua mensagem estão disponíveis as seguintes opções: Cancelar Terminar gravação Rever Regravar Quando estiver satisfeito com a sua gravação, será convidado a introduzir o número da extensão do destinatário. Nessa altura pode premir uma das seguintes teclas: Opções de encaminhamento adicionais Procurar o destinatário, por nome, num directório Especificar uma lista de distribuição pessoal 20

21 Difundir para todas as extensões Cancelar opções de endereçamento Depois da mensagem ser endereçada, se desejar, poderá premir: Marcar / desmarcar como urgente Pedir um recibo de entrega Ouvir mensagens guardadas A partir do menu principal, pode ouvir mensagens guardadas, premindo. Para interagir com mensagens gravadas, prima uma das opções listadas sob Ouvir e interagir com novas mensagens na página 19 (excepto no caso da opção 2). Opções da caixa de correio Prima para ter acesso a várias opções aplicáveis à sua caixa de correio pessoal e, em seguida, prima uma das seguintes teclas: Gravar a sua saudação pessoal. NOTA Quando grava uma saudação pessoal, ela fica associada ao actual modo de processamento de chamadas activo. Após o sinal grave a sua saudação pessoal para o actual modo de processamento de chamadas, prima, e depois seleccione uma das seguintes opções: Aceitar Rever Regravar Apagar Cancelar Escolher o modo de processamento de chamadas Para obter mais informações sobre o processamento de chamadas, consulte Mudar modo de processamento e encaminhamento de chamadas na página 25. Estão disponíveis os seguintes modos e opções: Normal Em reunião Ausente do escritório Ausência prolongada Personalizado 21

22 Cancelar Alterar associação de extensão Se tiver a autorização adequada, pode associar a sua extensão a qualquer telefone. Estão disponíveis as seguintes opções: Associar a extensão 2 Por fim à associação de extensão (O telefone volta à associação de extensão original.) Associar a sua extensão ao seu último número externo. Definir a sua palavra-passe Introduza a sua nova palavra-passe, seguida de confirmar. Prima para cancelar., e repita para Activar ou desactivar a informação de envelope Use esta opção para activar/desactivar a informação de envelope, que contém a hora e data da mensagem, ID do chamador ou nome gravado da pessoa que lhe deixou a mensagem de voice mail. Gravar o seu nome Prima quando tiver acabado de gravar o seu nome e, em seguida, escolha uma das seguintes opções: Aceitar Rever Regravar Para apagar e usar a gravação pré-definida do sistema Cancelar Ouvir as suas mensagens apagadas Como precaução contra o apagamento de mensagens por engano, o sistema retém durante algumas horas as mensagens apagadas. Para ouvir as suas mensagens apagadas, prima. O correio de voz reproduz todas as mensagens apagadas mas ainda disponíveis para o sistema. Durante a reprodução, pode gerir as mensagens apagadas como se fossem mensagens acabadas de chegar. Prima para recuperar uma mensagem apagada, e guardá-la. 2. Se associar a sua extensão a um telefone que esteja normalmente ocupado por outro utilizador, as chamadas para a extensão do utilizador original irão para o destino de reencaminhamento, conforme definido pelo seu modo de processamento de chamadas activo. 22

23 Remover mensagens apagadas Estão disponíveis as seguintes opções: Confirmar Cancelar Opções adicionais Estão disponíveis as seguintes opções adicionais: Activar ou desactivar o processamento de chamadas automático do Outlook Alterar opções de entrega de Desactivar entrega de Activar entrega de Activar entrega de com mensagem de voz anexa Marcar mensagens de voz como ouvidas após a entrega por Alterar o estado do assistente Entrar no sistema e associar extensões Sair do saída Entrar no sistema sem associar extensões Alterar o estado de Localizar-me Ao activar a função Localizar-me, quem lhe ligar e chegar à sua caixa de voic , pode ser convidado a premir 1 e o sistema de voic irá ligar-lhe para um de dois números possíveis onde possa ser contactado. Para definir os destinos de Localizar-me, use o Personal Call Manager ou o Web Access. Activar Desactivar Menu anterior Sair Cancelar operação actual Voltar ao assistente automático Transferir para assistente Ouvir estado da caixa de correio Seleccione esta opção para ouvir o número de mensagens não ouvidas. 23

24 Deixar uma mensagem e opções de mensagens Quando a sua chamada é enviada para o voice mail, pode deixar uma mensagem após o sinal, ou pode usar uma das seguintes opções enquanto ouve as saudações da caixa de correio: Salte a saudação, deixe uma mensagem, e desligue para enviar a mensagem. Transferir para o assistente. Encaminhar para o destino Localizar-me do destinatário (um número opcional, para onde podem ser encaminhas chamadas) se activado; de outra forma, será convidado a gravar uma mensagem. Transferir para o assistente automático. Depois da gravação da mensagem, escolha uma das seguintes opções: Opções de mensagens, em seguida: Enviar mensagem Cancelar Rever Regravar Marcar / desmarcar como urgente Transferir para o assistente automático Transferir para o assistente Regravar Enviar mensagem, transferir para menu principal Enviar mensagem, enviar para destino Encontar-me (Find Me), se activado Enviar mensagem, transferir para o assistente automático NOTA A mensagem é enviada quando desligar. 24

25 OPÇÕES Mudar modo de processamento e encaminhamento de chamadas NOTA Utilize o Personal Call Manager ou o Web Access para configurar os modos com diferentes destinos de encaminhamento de chamadas e saudações pessoais. Pode escolher um de cinco modos diferentes de processamento de chamadas para a sua extensão, incluindo quatro opções de modos Não incomodar para encaminhar chamadas recebidas, ou para as enviar para o correio de voz. Pode gravar saudações pessoais, as quais são associadas ao modo de processamento de chamadas activo. Por predefinição, o seu telefone está configurado para o modo Normal, o qual lhe permite atender todas as chamadas. Outras opções de modos são Numa reunião, Ausente do escritório, Ausência prolongada, ou Personalizado. Options Pode usar o botão de Opções para seleccionar o modo desejado fazendo o seguinte: Options Passo 1 Prima o botão de Opções, seguido pela sua palavrapasse, e depois. Passo 2 Verifique se a opção 1. Process.Chamd esteja realçada e depois prima a tecla programável Editar. Este utilizador não é um membro de um grupo de trabalho, e por isso o Estado do assistente não está disponível. A seta indica que existem mais opções abaixo Opções 1. Processamento de chamadas 2. Auto fora do gancho 3. Mudar toque 4. Programar botões -- Estado do assistente Editar 153 Concluído 25

26 Passo 3 Desloque-se até à definição desejada, e prima a tecla OK. O asterisco indica que este é o modo actual. Processamento de chamadas *1. Normal 2. Numa reunião 3. Ausente do escritório 4. Ausência prolongada 5. Personalizado Editar OK 153 Cancelar Passo 4 Prima a tecla programável Concluído. NOTA Pode alternar com apenas um toque, entre os modos Normal e Numa reunião usando a tecla programável Modo (localizada no visor do telefone) sem ter de entrar no sistema, sob o botão Opções. Também pode alterar o destino de encaminhamento de chamadas conforme o modo de processamento de chamadas. Options Passo 1 Prima o botão de Opções, seguido pela sua palavrapasse, e depois. Passo 2 Passo 3 Passo 4 Verifique se a opção 1. Process.Chamd esteja realçada e depois prima a tecla programável Editar. Seleccione o modo de processamento de chamadas desejado, e prima a tecla programável Editar. Introduza o número desejado, e prima a tecla programável OK. 26

27 Mudar a preferência automática quando fora do descanso Os utilizadores dos telefones ShoreTel que frequentemente usarem um auricular, poderão escolher usar a função Preferência automática quando fora do gancho, para seleccionarem que percurso de som (alta-voz ou auricular) é automaticamente activado quando fazem ou recebem chamadas. Pode controlar a actividade de chamadas com o Personal Call Manager. Para configurar a função de Preferência automática quando fora do descanso, siga o procedimento adiante descrito: Options Passo 1 Prima o botão de Opções, seguido pela sua palavrapasse, e depois. Passo 2 Prima 2 ou desloque-se para a segunda opção da lista 2. Auto fora do gancho. Passo 3 Com esta opção realçada, prima a tecla programável Editar. Passo 4 Desloque-se para 2. Auricular ou 3. Auricular sem fios e prima a tecla programável OK, ou seleccione 1. Altifalante para manter o som no altifalante de alta-voz. O asterisco indica que este é o caminho de áudio actual. Auto fora do gancho *1. Altifalante 2. Auricular 3. Auscultadores em fio 153 Passo 5 OK Prima a tecla programável Concluído. Cancelar 27

28 Mudar o tom de toque Pode escolher entre quatro tons de toque distintos, para o ajudar a distinguir o seu telefone dos outros telefones próximos de si. Options Passo 1 Prima, introduza a sua palavra-passe, e depois prima a tecla programável OK. Passo 2 Passo 3 Passo 4 Desloque-se para seleccionar a opção Mudar toque. Prima a tecla programável Editar. Use o botão de deslocação para seleccionar o toque que deseja ouvir, e depois prima a tecla programável Toque para ouvir o toque seleccionado. O asterisco indica que esta é a tonalidade actual. Mudar toque *1. Normal 2. Toque 2 3. Toque 3 4. Toque Toque OK Cancelar Passo 5 Prima a tecla programável OK quando tiver escolhido o toque que deseja e, em seguida, prima a tecla programável Concluído. Programar os seus botões personalizados Pode programar os botões personalizados do seu telefone IP 265 como atalhos para operações que normalmente precisariam do toque em dois ou três botões para atingir o mesmo objectivo. Para programar os botões personalizados no seu telefone IP 265, siga o procedimento detalhado abaixo: NOTA Contacte o seu administrador de sistema para verificar se tem as autorizações necessárias para configurar os botões programáveis antes de continuar. 28

29 Options Passo 1 Prima o botão de Opções, seguido pela sua palavrapasse, e depois. Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Desloque-se através da lista até à opção 4. Programar Botões, ou prima 4 no teclado. Prima a tecla programável Editar. Prima o botão personalizável que gostaria de personalizar. Desloque-se através da lista de funções até encontrar a função que gostaria de aplicar a este botão. A seta indica que existem mais opções abaixo Seleccione uma função Marcar cx. correio Marcar número Atendimento por grupo Andy Intercomunicador Meringue Último externo Recuar Seguinte Concluído 153 Cancelar Passo 6 Passo 7 Quando tiver realçado a função desejada, prima a tecla programável Seguinte. Introduza o número de uma extensão ou de um número externo. Depois, prima a tecla programável Seguinte. Passo 8 Prima a tecla programável para mudar o teclado entre o modo numérico e alfabético, e introduza uma etiqueta descritiva (com o máximo de cinco caracteres) que lhe irá lembrar a nova função do botão personalizado. NOTA Quando estiver no modo alfabético, prima a tecla adequada no teclado as vezes necessárias até chegar à letra pretendida associada com essa tecla. Exemplo: Para a letra C deve premir o número 2 três vezes no teclado de marcação para saltar as letras A e B. Passo 9 Passo 10 Prima a tecla programável Concluído. Prima novamente a tecla programável Concluído, para gravar as suas alterações. 29

30 Alterar o estado do agente Se for um membro de um grupo de trabalho e precisar de entrar no grupo de trabalho no início do dia, ou sair do grupo para efectuar uma pausa, pode alterar o estado de agente através da interface do telefone IP 265. Note que a opção de Estado de agente só está disponível se o seu cliente do tipo PCM for um dos seguintes: Agente de grupo de trabalho, Supervisor de grupo de trabalho, ou Operador. Para alterar o estado de agente no seu telefone, siga o procedimento descrito abaixo: Options Passo 1 Prima o botão de Opções, seguido pela sua palavrapasse, e depois. Passo 2 Desloque-se através das funções disponíveis até chegar a 5. Estado do assistente, ou prima 5 no teclado numérico para realçar esta opção, e depois prima a tecla programável Editar. NOTA Se a opção não estiver disponível e precisar de acesso, contacte o seu administrador de sistema, para solicitar uma alteração do seu tipo de cliente. Passo 3 As opções disponíveis para agentes são Dentro e Fora, e as opções disponíveis para supervisores são Dentro, Fora, e Sumário. Desloque-se até à opção desejada, e prima a tecla programável Editar. O asterisco indica que este é o estado actual. Estado do assistente *1. Dentro 2. Fora --. Sumário 153 Passo 4 OK Prima a tecla programável Concluído. Cancelar 30

31 Activar ou desactivar modo de alta-voz Em geral, o modo mãos livres destina-se a utilizadores de telefones analógicos que estejam a usar auriculares. NOTA Os utilizadores de telefones IP, devem antes escolher a Preferência automática quando fora do gancho. Consulte Mudar a preferência automática quando fora do descanso na página 27 para obter mais informações. Com o modo de alta-voz activado, pode efectuar ou receber chamadas usando um auricular ou o sistema de alta-voz. Por predefinição, o modo de alta-voz está desactivado. Pode activar o modo de alta-voz fazendo o seguinte: Options Passo 1 Prima o botão de Opções, seguido pela sua palavrapasse, e depois. Passo 2 Passo 3 Passo 4 Desloque-se para Modo de mãos livres, ou prima 6 no teclado até realçar 6.. Modo de mãos livres. Prima a tecla programável Editar. As opções disponíveis para Modo de mãos livres são Desactivado e Activado. Desloque-se até à opção desejada, e depois prima a tecla OK. O asterisco indica que este é o modo actual. Modo de mãos livres *1. Desactivado 2. Activado 153 OK Cancelar Passo 5 Prima a tecla programável Concluído, para sair. 31

32 DIRECTÓRIO Pode usar o Directório para encontrar números de telefone na sua rede, Directory premindo, e depois: Nome: Alice Low Amanda Kurle Andrea Dice Andrew Absinthe Andy Meringue 153 Marcar ChamInt Velocidade Cancelar Prima as teclas que correspondem às primeiras letras do primeiro ou último nome do utilizador da extensão, para que o Directório reduza o número de extensões possíveis. Prima para inserir um espaço no nome da pessoa, e prima para qualquer carácter. Se premir uma tecla incorrecta, prima a tecla programável Recuar, para apagar o carácter. Prima e no botão de deslocação junto ao visor para seleccionar o nome desejado. Prima a tecla programável Marcar para marcar o número. Também pode usar o Directório para efectuar uma chamada interna/intercom, Intercom premindo a tecla programável ChamIn neste ecrã, ou quando usar isoladamente, e também quando transferir, prender, libertar, e gerir chamadas em conferência. Consulte as respectivas secções deste guia para obter mais informação. O Directório também lista quaisquer marcações rápidas associadas a uma tecla do teclado numérico, que tenha configurado no Personal Call Manager ou no ShoreWare Web Access, quando premir Velocidade. Para marcar um número a partir deste ecrã, mantenha premido o número correspondente no teclado numérico, ou use o botão de Deslocação para seleccionar uma entrada, e depois prima a tecla programável Marcar. 32

33 GESTÃO DE CHAMADA FUNÇÕES AVANÇADAS Para além de executar as funções habituais de efectuar e receber chamadas, o seu telefone permite várias outras funções avançadas. Se usar alguma destas funções regularmente, poderá ter vantagem em que o seu administrador de sistema lhe associe as funções desejadas a teclas personalizadas do seu telefone. Botões programáveis personalizáveis O telefone IP 265 tem seis botões personalizáveis quer podem ser programados com diferentes funções. O administrador de sistema pode configurar os botões personalizáveis através do ShoreWare Director, em benefício de um utilizador, ou pode activar permissões para um utilizador individual, de forma que este possa alterar os botões personalizáveis num telefone IP através da interface do telefone. A lista a seguir contém as diferentes funções que podem ser associadas aos botões de um telefone, permitindo-lhe criar atalhos para operações que normalmente exigiriam premir dois ou três botões. Interromper A função de Interromper permite aos utilizadores com a autorização adequada, interromperem uma chamada em curso. Esta função é útil para certos utilizadores, incluindo operadores, assistentes executivos, formadores, e supervisores ACD, que têm de interromper chamadas por razões muito importantes. Pode ser programada uma tecla personalizável para usar a função de Interromper, bem como, opcionalmente, incluir uma extensão específica para utilização rápida, com apenas um toque. Se necessitar de utilizar esta função, por favor consulte o seu administrador de sistema. Visualização de Bridged Call A visualização de Bridged Call partilha a informação sobre as chamadas com vários telefones IP separados, permitindo assim uma mais rápida transferência de chamadas entre os utilizadores. A função destina-se a ambientes de sistema vitais (pequenos escritórios ou filiais) tais como um concessionário de automóveis, ou uma pequena agência bancária, com 4 feixes e 8 telefones IP. Por favor, consulte Visualizações de chamadas unidas na página 36 para obter mais informação acerca de gerir chamadas usando Visualização de Chamadas Unidas. Visualização de chamada A visualização de chamada representa uma chamada na sua extensão. Por favor, consulte Atender chamadas adicionais na página 14 para obter mais informação acerca de como gerir chamadas na sua extensão. Conferência sem aviso O sistema ShoreTel permite juntar em conferência o máximo de três partes diferentes (ou seis, conforme a configuração) sem ter de consultar cada nova parte antes desta entrar em chamada em conferência. Por favor, consulte para obter mais informações Efectuar uma chamada de conferência na página

34 34 Conferência com aviso O sistema ShoreTel permite juntar em conferência o máximo de três partes diferentes (ou seis, conforme a configuração) dando-lhe a possibilidade de consultar cada nova parte antes desta entrar em chamada em conferência. Por favor, consulte Efectuar uma chamada de conferência na página 15 para obter mais informações. Conferência interna O sistema ShoreTel permite juntar em conferência o máximo de três partes diferentes (ou seis, conforme a configuração) dando-lhe a possibilidade de consultar cada nova parte através da função intercom/chamada interna, antes desta entrar em chamada em conferência. Por favor, consulte a secção Efectuar uma chamada de conferência na página 15 para obter mais informações. Marcar cx. correio O sistema ShoreTel permite-lhe ligar para a caixa de correio de outro utilizador, sem que o telefone do mesmo toque. Se usar esta função com frequência, poderá contactar o seu administrador de sistema para que ele lhe programe uma tecla personalizável. Uma tecla personalizável pode ser programada para se ligar à caixa de correio, bem como, opcionalmente, incluir a indicação de uma caixa de correio específica, para utilização rápida, com apenas um toque. Marcar Número (Marcação rápida) O sistema ShoreTel permite programar teclas personalizáveis no seu telefone para efeito de marcações rápidas, permitindo-lhe ligar para uma extensão, ou para um número externo, com apenas um toque. Intercom/Chamada interna O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações, usarem a função intercom para comunicarem com outros utilizadores do sistema. Quando intercomunica com outro utilizador, em vez do telefone do destinatário tocar, este ouvirá um sinal, e depois será audível através do altifalante do telefone. O utilizador que deseja contactar tem de estar a usar um telefone IP ShoreTel para funcionamento adequado. Para além da tecla de função fixa, pode usar uma tecla personalizável para usar a função intercom com uma extensão específica, para utilização rápida, com apenas um toque. Por favor, consulte Utilização do intercomunicador na página 16 para obter mais informações. Vigiar extensão O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações vigiarem a extensão de outro utilizador. Isto ajuda a gerir as chamadas recebidas nessa extensão, e também serve de atalho quando se executa uma das seguintes funções: marcar essa extensão, transferir, conferência, prender chamadas, atendimento de chamadas e intercom para essa extensão. Por favor, consulte Vigilância de extensão na página 40 para obter mais informações. Page O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações terem acesso à função de Paging geral (isto é, fazer page para um grupo de telefones IP ShoreTel), marcar o número fornecido pelo administrador de sistema, esperar pelo sinal de confirmação, e depois começar a falar. A mensagem será difundida através do altifalante no local, ou através dos altifalantes nos telefones IP Por favor, consulte Paging geral na página 43 e Utilização de paging de grupo na página 43 para obter mais informações.

35 Prender O sistema ShoreTel permite aos utilizadores prenderem uma chamada activa noutra extensão. Por favor, consulte Prender e libertar chamadas na página 43 para obter mais informações. Prender e Page Esta função permite também a um utilizador prender uma chamada e simultaneamente efectuar um page público geral. Atender O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações, atenderem uma extensão a tocar. Atender toque fora de expediente O sistema ShoreTel permite encaminhar chamadas para uma extensão que se fará ouvir num altifalante público geral. Esta função pode ser conveniente fora das horas de expediente, quando um chamador precisa de falar com alguém no local. Atender/Soltar O sistema ShoreTel permite aos utilizadores prenderem uma chamada activa noutra extensão, ou soltar a chamada depois da mesma ter sido presa. Por favor, consulte Prender e libertar chamadas na página 43 para obter mais informações. Gravar chamada O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações gravarem chamadas activas em que estejam a participar. Esta função é útil para certos utilizadores, incluindo escritores, entrevistadores, vendedores, advogados, que precisam de gravar chamadas por razões legais ou comerciais. Pode ser programada uma tecla personalizável para usar a função de Interromper, bem como, opcionalmente, incluir uma extensão específica para utilização rápida, com apenas um toque. Se necessitar de utilizar esta função, por favor consulte o seu administrador de sistema. Gravar extensão O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações gravarem chamadas activas noutra extensão. Esta função é útil para certos utilizadores, incluindo supervisores ACD que têm de gravar chamadas por razões legais ou comerciais importantes. Pode ser programada uma tecla personalizável para usar a função de gravação, bem como, opcionalmente, incluir uma extensão específica para utilização rápida, com apenas um toque. Se necessitar de utilizar esta função, por favor consulte o seu administrador de sistema. Enviar algarismos durante chamadas O sistema ShoreTel permite enviar um conjunto predefinido de tons DTMF através de uma linha de rede, durante uma chamada. Esta função é útil para navegar rapidamente em sistemas IVR externos, que exijam um código de conta. Pode ser programada uma tecla personalizável para usar a função de enviar algarismos, bem como para incluir os algarismos desejados, numa utilização rápida, com apenas um toque. Se necessitar de utilizar esta função, por favor consulte o seu administrador de sistema. Vigilância discreta O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações vigiarem discretamente outra extensão. Esta função é útil para certos utilizadores, incluindo supervisores ACD que têm de vigiar chamadas por razões legais ou comerciais importantes. Pode ser programada uma tecla personalizável para usar a função de vigilância discreta, bem como, opcionalmente, incluir uma extensão específica, para utilização rápida com apenas um toque. Se necessitar de utilizar esta função, por favor consulte o seu administrador de sistema. 35

36 Transferência sem aviso O sistema ShoreTel permite transferir uma chamada para outro destinatário, sem ter de consultar esse destinatário antes de efectuar a transferência. Por favor, consulte Transferir uma chamada na página 15 para obter mais informações. Transferência com aviso O sistema ShoreTel permite transferir uma chamada para outro destinatário, tendo a oportunidade de consultar esse destinatário antes de efectuar a transferência. Por favor, consulte Transferir uma chamada na página 15 para obter mais informações. Transferência com intercom O sistema ShoreTel permite transferir uma chamada para outro destinatário, tendo a oportunidade de consultar esse destinatário, usando a função intercom, antes de efectuar a transferência. Por favor, consulte Transferir uma chamada na página 15 para obter mais informações. Transferir para cx. correio O sistema ShoreTel permite transferir uma chamada directamente para a caixa de correio de outro destinatário. Por favor, consulte Desviar uma chamada na página 14 para obter mais informações. Transferência discreta O sistema ShoreTel permite a um utilizador com as devidas autorizações, intervir numa chamada activa e comunicar com uma das partes, sem que a outra parte ouça a segunda conversa em curso. Desta forma, o utilizador pode consultar outra parte antes de lhe transferir a chamada. Por sua vez, o destinatário da chamada pode responder em privado (usando a função de silêncio discreto) sem que a outra parte da chamada activa o ouça. Soltar O sistema ShoreTel permite aos utilizadores soltarem uma chamada activa de outra extensão. Por favor, consulte Prender e libertar chamadas na página 43 para obter mais informações. Page discreto O sistema ShoreTel permite aos utilizadores com as devidas autorizações entrarem numa chamada noutra extensão e comunicarem de forma discreta com o destinatário, sem que a outra parte ouça. O destinatário da chamada poderá responder de forma privada usando a função de silenciar page discreto. Silenciar page discreto Se receber um page discreto, pode falar de forma privada com o originador da comunicação, usando a função de silenciar page discreto. Visualizações de chamadas unidas A função de Visualização de chamada unida (VCU/BCA) fornece informação unida entre muitos telefones IP separados, oferecendo a vantagem de gestão chamadas mais rápida entre utilizadores. A função destina-se a ambientes de sistema vitais (pequenos escritórios ou filiais) tais como um concessionário de automóveis, ou uma pequena agência bancária, com 4 feixes e 8 telefones IP. 36

37 Um botão personalizável em cada telefone IP é configurado para a função de BCA/VCU, de forma que quando recebe uma chamada, esse botão personalizado pisca com a cor verde em todos os telefones. Se alguém atender a chamada, o LED no telefone dessa pessoa passa a verde contínuo, ao passo que em todos os outros telefones IP com o botão personalizado com a função BCA/VCU, o sinal passa a vermelho. Desta forma, a informação de aparência de chamada é partilhada (ou bridged) ao longo de muitos equipamentos numa organização. Pode fazer uma chamada externa utilizando a visualização de bridged call para que os outros utilizadores possam ver a actividade de chamadas. Para fazer uma chamada externa, prima a visualização de bridged call, marque o código de acesso à rede e, em seguida, o número desejado. Quando é feita uma chamada externa, o LED no telefone do originador da chamada acende com a cor verde contínua, e o botão associado em todos os outros telefones acende com a cor vermelha contínua. Se a chamada for colocada em espera, os LEDs associados em todos os telefones piscam com a cor verde. Pode ser programado um botão para cada posição na fila de chamadas. NOTA Ao premir o botão personalizado no topo, para chamadas externas BCA/VCU, não tem necessariamente acesso ao feixe 1. Não existe relação de um para um entre os botões personalizados para extensões BCA/VCU, e um determinado feixe. Os feixes podem ser associados com extensões BCA/VCU em qualquer ordem aleatória desejada pelo administrador de sistema. Outro benefício da nova função BCA/VCU, é que uma identificação das chamadas efectuadas pode ser associada a esse botão(configurado pelo administrador de sistema) As seguintes regras determinam que ID de chamador é mostrada quando é efectuada uma chamada usando VCU/BCA: Efectuada para uma extensão interna - será usado o nome e número do utilizador que iniciou a chamada VCU/BCA, e se esse utilizador for um utilizador privado, então a ID do chamador ficará em branco. Efectuada para um número externo - a ID do chamador será usada pela seguinte ordem, com base na disponibilidade: ID de chamada efectuada configurada para essa VCU/BCA Número DID configurado para essa VCU/BCA Identificação externa ou número de ID de chamador que iniciou a chamada VCU/BCA Efectuada para um número de emergência externo (tal como o 112)- será enviada a identificação de emergência, ou um número CESID desse utilizador. Para obter mais informação sobre a Visualização de Chamadas Unida, por favor consulte o seu administrador de sistema. O administrador de sistema pode configurar as suas visualizações unidas de chamadas de forma a fornecerem ID de chamador em chamadas recebidas, mostrar ID de chamador em chamadas activas, bem como activar, desactivar, ou atrasar o toque do telefone em chamadas recebidas. 37

38 Vigilância discreta / Interromper Com as permissões apropriadas (definidas pelo seu administrador de sistema, tanto para o seu telefone como para o telefone de destino) pode ouvir uma chamada sem ser ouvido, ou juntar-se a uma chamada como participante numa chamada de conferência ( interromper ). Para vigiar discretamente uma chamada, marque e, em seguida, marque a extensão na qual a chamada está activa. Para interromper e participar uma chamada, marque e, em seguida, marque a extensão na qual a chamada está activa. NOTA Se usar com frequência as funções Vigilância discreta e Interromper, deve solicitar ao seu administrador de sistema que configure uma tecla personalizável do seu telefone para lhe permitir a utilização através de apenas um toque num botão. Consulte Programar os seus botões personalizados na página 28 para obter mais informações. Coach discreto O Coach discreto permite que um utilizador intervenha numa chamada activa de outro utilizador e comunique com esse utilizador. O iniciador pode falar com o utilizador especificado e ouvir todos os outros participantes na chamada. O utilizador especificado é o único participante na chamada que pode ouvir o iniciador. Uma classe de serviço telefónico define os direitos de Coach discreto. O Coach discreto pode ser iniciado a partir de vários telefones IP ShoreTel. Para estabelecer uma chamada em modo Coach discreto a partir de um telefone SharePhone com um botão programável, prima o botão Coach discreto (Silent Coach). Se o botão especificar um destinatário para a chamada em modo Coach discreto, o sistema inicia imediatamente uma sessão de Coach discreto com esse utilizador. Ignore os passos restantes. Se o botão não especificar um destinatário para a chamadas em modo Coach discreto, digite o nome ou número do destinatário na Interface do utilizador do telefone. Para fazer uma chamada em modo Coach discreto a partir de qualquer telefone do sistema, Digite o código *22, seguido do número da extensão do destinatário. Os telefones ShoreTel mostram as opções das teclas programáveis enquanto uma opção de Vigilância discreta estiver activa. A figura seguinte mostra a Interface de utilizador do telefone ShorePhone 265 para um utilizador que tenha iniciado uma sessão de Coach discreto. 38

39 ShoreTel 10 Ligação para Coach discreto SilentCo 12:09 Sex, Jan 29 Escut.Sil. Interromper Mostrar Desligar Estão disponíveis teclas programáveis de opções para o iniciador da chamada de Coach discreto. SilMon: Passa a sessão para o modo de Vigilância discreta Interromper: Passa a sessão para o modo Interromper. Mostrar: Mostra todos os participante na chamada na Interface do utilizador do telefone. Estão disponíveis teclas programáveis de opções para o destinatário da chamada de Coach discreto. Consul: Coloca a chamada activa em espera e estabelece uma comunicação bidireccional com o iniciador da chamada de Coach discreto. Enquanto o destinatário estiver a consultar o iniciador, as opções das teclas programáveis incluem: Continuar: Reinicia a chamada original em que o originador estava envolvido. Mostrar: Mostra todos os participantes na chamada. Desligar: Termina a chamada. Mostrar: Mostra todos os participante na chamada na Interface do utilizador do telefone. Desligar: Termina sessão em modo Coach discreto. Shared Call Appearances A Shared Call Appearance é uma função do cliente ShoreTel que estabelece a Visualização de chamadas unidas entre um utilizador (executivo) e pelo menos um outro utilizador (assistente). Uma Shared Call Appearance é normalmente estabelecida para permitir que um ou mais assistentes possam gerir as chamada recebidas e iniciar chamadas para o exterior para um executivo. Botões programáveis Os executivos e assistentes acedem a abcas e ao circuito da linha directa a partir do Call Manager ou ShorePhones através de botões programáveis configurados para Visualização de chamadas unidas. Os botões das extensões para executivos não podem ser configurados para Visualização da chamadas. 39

40 Shared Call Appearance recebidas e efectuadas Chamadas recebida O seguinte cenário descreve um processo típico de recepção de chamadas para um executivo por um assistente, através da Shared Call Appearance. Passo 1 Passo 2 Passo 3 O sinalizador de chamadas recebidas pisca num indicador abca nos dispositivos telefónicos do executivo e do assistente ShorePhone ou Call Manager. O executivo poda atender a chamada nessa altura e eliminar a função do assistente. O assistente atende a chamada que está a piscar no botão abca e informa-se sobre o nome do chamador e a finalidade da chamada O assistente coloca a chamada em espere. NOTA O temporizador de chamadas do executivo é reiniciado se o executivo colocar a chamada em espera. Passo 4 Passo 5 O assistente prime o botão da linha directa para falar com o executivo. O assistente informa o executivo sobre a chamada em curso e dá instruções sobre como atender a chamada. Passo 6 O executivo atende a chamada premindo o botão abca, de acordo com as instruções do assistente. Os chamadores internos que liguem para o executivo vêm a ID do número abca chamado quando a chamada está a tocar e vêm o número do executivo quando a chamada é estabelecida. Vigilância de extensão Uma extensão vigiada é uma tecla personalizável (configurada pelo seu administrador de sistema) que o ajuda a gerir a recepção de chamadas nessa extensão. Serve também de atalho quando se executa uma das seguintes funções: marcar essa extensão, transferir, conferência, prender chamadas, atendimento de chamadas e intercom para essa extensão. Adicionalmente, pode ver quando a extensão vigiada tem mensagens não ouvidas, através do ícone. O telefone ShoreTel 265 mostra ícones na área da etiqueta da extensão vigiada, para o ajudar a determinar o estado de funcionamento da extensão vigiada. 40

41 Atender uma chamada numa extensão vigiada Os ícones da extensão vigiada e os LEDs das teclas personalizadas dão indicações visuais que anunciam as chamadas recebidas na extensão vigiada. Qualquer chamada recebida numa extensão vigiada, aparece no seu telefone, desta forma (mostrada a seguir): Extensão vigiada Nome da extensão vigiada Nome do chamador Número do chamador Para 153 Tyrone Prontius Mariam Mucurios Atender P/ voic Pode atender a chamada enquanto está a tocar, premindo a tecla personalizada, ou premindo a tecla programável Atender. Pode envia-la para o voice mail da extensão vigiada premindo Para VM. Também pode atender uma chamada depois do utilizador da extensão em causa ter colocado a chamada em espera, para tal premindo a tecla programável Atender. Quando coloca em espera uma chamada destinada à extensão vigiada, a chamada fica presa no telefone do destinatário, de forma que qualquer um dos dois possa atender novamente a chamada. O administrador de sistema pode configurar as suas extensões vigiadas, de forma a fornecerem ID de chamador das chamadas recebidas, mostrar ID de chamador em chamadas activas, bem como activar, desactivar, ou atrasar o toque do telefone em chamadas recebidas. Page discreto Ícone de chamada recebida para a extensão vigiada Com as autorizações adequadas (definidas pelo seu administrador de sistema, tanto para o seu telefone como para o telefone de destino), a função de Page discreto permite interromper uma chamada, para falar com um utilizador interno. Isto ocorre sem o chamador remoto ouvir a interrupção, e sem que você ouça o chamador remoto. 41

42 Para enviar um Page discreto para outro utilizador que esteja ao telefone, marque, mais a extensão desse utilizador. Note que o destinatário tem de ter um telefone, IP210, IP212k, IP230, IP265 ou IP560/560g/565g. Se for enviado um Page discreto para qualquer outro telefone (por exemplo, IP100, SoftPhone ou telefone analógico), a chamada será tratada como do tipo intercomunicador. NOTA Se usar com frequência a função de Page discreto, deve solicitar ao seu administrador de sistema que configure uma tecla personalizável do seu telefone para lhe permitir a utilização da função Page discreto, através de apenas um toque num botão. Consulte Programar os seus botões personalizados na página 28 para obter mais informações. Atender chamadas fora de horas Um toque de fora de expediente, quando activado pelo seu administrador de sistema, permite às chamadas serem encaminhadas para uma extensão que irá tocar num altifalante geral. Esta função pode ser conveniente fora das horas de expediente, quando um chamador precisa de falar com alguém no local. Se tiver acesso à função de toque de fora de expediente (configurada pelo administrador de sistema), marque para atender a chamada no local onde se encontra. Se ouvir um sinal de erro quando tentar atender o toque de fora de expediente, o toque de fora de expediente poderá não estar configurado no seu local, ou poderá não ter as autorizações necessárias para o utilizar. Se isto acontecer, contacte o seu administrador de sistema. NOTA Se usar com frequência a função de Toque de fora de expediente, deve solicitar ao seu administrador de sistema que configure uma tecla personalizável do seu telefone para lhe permitir a utilização da função Toque de fora de expediente, através de apenas um toque num botão. Consulte Programar os seus botões personalizados na página 28 para obter mais informações. Alternar o estado do grupo de reencaminhamento Com as autorizações adequadas, pode alterar o estado do grupo de reencaminhamento, de ocupado para não ocupado (ou vice-versa) marcando, mais a extensão do grupo de reencaminhamento. Uma mensagem do sistema anuncia o estado actual (Ocupado/Não Ocupado) do grupo de busca. Esta função é especialmente útil quando os membros de um grupo de reencaminhamento estão numa reunião, ou saem do escritório mais cedo. Se for membro de mais de um grupo de reencaminhamento, tem de introduzir a extensão associada ao grupo de reencaminhamento desejado, depois de introduzir o código de acesso acima indicado. 42

43 Paging geral Se tiver permissões (definidas pelo seu administrador de sistema) para ter acesso ao sistema de paging geral, marque o número que lhe foi dado pelo seu administrador de sistema, espere pelo sinal de confirmação, e depois comece a falar. Desligue quando tiver terminado. Se ouvir um sinal de nova ordem ou de intercepção, quando tentar comunicar por page, esta função poderá não estar configurada no seu local de trabalho, ou você poderá não ter as permissões necessárias para o usar. Se isto acontecer, contacte o seu administrador de sistema. Utilização de paging de grupo Idêntico à função de paging, também pode enviar uma mensagem audível para um grupo de utilizadores seleccionado, que tenha sido configurado para paging de grupo. Ao marcar a extensão de paging de grupo associada a esses utilizadores, pode gravar uma mensagem que será difundida através dos altifalantes individuais dos utilizadores que tiverem telefones IP ShoreTel. Para usar esta função, marque a extensão de paging de grupo fornecida pelo seu administrador de sistema, e espere pelo sinal de confirmação. Depois de ouvir o sinal, comece a falar. Note que está a criar uma gravação que será difundida pelos outros membros do grupo de paging. Desligue quando tiver terminado a gravação. Prender e libertar chamadas Com as autorizações adequadas (definidas pelo seu administrador de sistema), pode prender uma chamada activa a outra extensão, fazendo o seguinte. Passo 1 Passo 2 Passo 3 Prima a tecla programável Prender. Marque a extensão, prima a sua tecla personalizável, ou use o Directório para localizar a parte com quem deseja comunicar. Prima novamente a tecla programável Prender. Para libertar a chamada, prima Libert, repita o passo 2, e prima novamente Libert. NOTA Se usar com frequência a função de Prender ou Libertar, deve solicitar ao seu administrador de sistema que configure uma tecla personalizável do seu telefone para lhe permitir a utilização destas funções através de apenas um toque numa tecla. Consulte Programar os seus botões personalizados na página 28 para obter mais informações. 43

44 SOFTWARE CALL MANAGER Para além de usar a interface do telefone no seu telefone IP 265 para ter acesso às funções do sistema ShoreTel, pode realizar muitas das mesmas tarefas através do software ShoreTel Call Manager. O software ShoreTel Call Manager fornece uma interface visual plena de informação, para gerir e controlar comunicações - tanto chamadas telefónicas como voice mail. A interface fácil de usar fornece acesso a todas as características e funções do telefone IP ShoreTel, incluindo mensagens unificadas, gestão de chamadas por apontar e clicar, processamento de chamadas personalizável, e voice mail visual a partir do seu PC baseado em Windows. O software funciona em conjunto com o telefone IP 265, de forma a permitir a execução das seguintes tarefas: marcar por nome ou número mudar o modo de processamento de chamadas abrir uma sessão SoftPhone manter um historial de chamadas, incluindo chamadas recebidas, efectuadas, e não atendidas interagir com mensagens de voz, através do PC O Call Manager liberta-o de tarefas fastidiosas, tais como conversões de mensagens de voz para texto, procurar números de telefone, lidar com tarefas difíceis para estabelecer chamadas de conferência, ou interagir com mensagens de voice mail. A presença integrada elimina a ocupação excessiva de linhas, dando-lhe informação sobre se uma linha está ocupada ou se um empregado redireccionou as chamadas para outro destino - e tudo isto antes de marcar o número. E uma amostragem visual com o máximo de 16 registos permite mudar de uma chamada para outra, transferir chamadas para outro destino, ou iniciar uma chamada de conferência com um simples clique do rato. O software ShoreTel Call Manager existe em cinco versões, cada uma com capacidades e características ligeiramente diferentes: Personal Call Manager Advanced Call Manager Workgroup Agent Call Manager Workgroup Supervisor Call Manager Operator Call Manager Para obter mais informações acerca do Personal Call Manager, e que funções lhe estão disponíveis, por favor consulte o seu administrador de sistema. 44

45 WEB ACCESS O ShoreTel Web Access é uma interface baseada num browser, a partir da qual os utilizadores podem gerir opções e definições pessoais, a partir de um browser em qualquer parte do mundo. Os detalhes de processamento de chamadas e respectivas definições, podem ser geridos de forma segura e fácil a partir de qualquer lugar. Para obter mais informações acerca do Web Access, e que funções lhe estão disponíveis, por favor consulte o seu administrador de sistema. 45

46 RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS Problema: O sistema de correio de voz está a notificar os chamadores, que a sua caixa de correio excedeu o limite e não pode aceitar novas mensagens. 3 Solução: A sua caixa de correio está cheia. Deve eliminar mensagens que já não são necessárias: Passo 1 No menu principal, prima para voltar a ouvir a mensagem. Passo 2 Prima para eliminar a mensagem. Problema: O seu visor apresenta a mensagem Sem serviço. Explicação/solução: O seu telefone está temporariamente inoperacional. Contacte o seu administrador de sistema. Problema: Ninguém consegue ouvi-lo quando fala através do sistema de alta-voz. Explicação/solução: Verifique se algum objecto (por exemplo, chávenas de café, livros, etc.) estão a bloquear o microfone. Para além disso, deve verificar as suas definições de volume. Problema: O seu visor não apresenta nada. Explicação/solução: Não tem electricidade. Verifique se o cabo de rede está ligado à porta de LAN do telefone, e à porta de dados de rede adequada no seu escritório. Adicionalmente, verifique se tem o adaptador de alimentação CA ligado ao telefone, ou se a energia é fornecida através de uma ligação PoE na rede da sua empresa. Contacte o administrador de sistema se isto não resolver o problema. Problema: Não tem sinal de marcação quando levanta o auscultador, mas exceptuando isso o seu telefone está a funcionar normalmente. Explicação/solução: Activou o Modo de mãos livres, que é uma função usada por alguém com um telefone analógico e um auricular. Consulte Activar ou desactivar modo de alta-voz na página 31 para obter detalhes sobre como activar esta função. 3. O aviso de limite da caixa do correio é emitido quando apenas há espaço para mais 10 mensagens na caixa de correio de um utilizador. Quando a caixa de correio de um utilizador se aproxima do seu limite máximo, será emitida uma mensagem de aviso indicando que apenas existe espaço para n mensagens, em que n é um número decrescente de 10 a 0. Esta mensagem será emitida de cada vez que um utilizador entra na caixa de correio através da interface do utilizador do telefone, até serem eliminadas mensagens suficientes para reduzir o número total de mensagens abaixo do limite. 46

47 Problema: O ecrã do seu telefone não mostra a data e hora. Explicação/solução: O seu telefone não consegue localizar o servidor de data e hora. Contacte o administrador de sistema. Ver informações sobre o telefone Para ver informação acerca do seu telefone, tal como o endereço de IP, máscara de sub-rede, versão, e endereço MAC, siga estes passos: NOTA Isto só deve ser efectuado mediante instruções do seu administrador de sistema. Passo 1 Com o telefone pousado, prima o botão Silenciar. O LED não deve acender, e o utilizador não deve ouvir quaisquer sinais; se for este o caso, levante e volte a pousar o auscultador. Passo 2 Marque I-N-F-O no teclado, e depois prima. A seguinte informação é mostrada e pode deslocar-se mais para diante nela, premindo : Endereço IP (DHCP) Máscara de sub-rede Gateway Velocidade da ligação 4 Servidor FTP Servidor de controlador gateway de comunicações (MGC) Servidor SNTP (endereço IP) Definição ID de 802.1Q VLAN Nome do ficheiro da aplicação Nome do ficheiro de arranque Data do ficheiro de configuração País Definição de idioma Versão da aplicação Versão inicial Número de modelo Endereço MAC Número de série Versão de hardware 4. O número indica a velocidade para ambas as portas. 47

48 Reiniciar o telefone Para reinicializar o telefone, siga estes passos: NOTA Isto só deve ser efectuado mediante instruções do seu administrador de sistema. Passo 1 Com o telefone pousado, prima o botão Silenciar. O LED não deve acender, e o utilizador não deve ouvir quaisquer sinais; se for este o caso, levante e volte a pousar o auscultador. Passo 2 Marque R-E-S-E-T no teclado, e depois prima. O seu telefone será reiniciado. 48

49 CONSULTAS RÁPIDAS DE CÓDIGOS DE ESTRELA COMUNS Prender uma chamada + ext. Soltar uma chamada + ext. Atender uma extensão remota + ext. Atender chamadas fora de horas Utilização do intercomunicador + ext. Interromper + ext. Vigilância discreta + ext. Alternar o estado do grupo de reencaminhamento + ext. de grupo de reencaminhamento Page discreto + ext. Mudar modo de processamento e encaminhamento de chamadas Voice Mail + palavra-passe + + Voice Mail Alterar associação de extensão + palavra-passe + + Voice Mail Anular associação de extensão + palavra-passe + + Associar extensão a número externo Voice Mail + palavra-passe + + Funções de associação de extensões Transferir uma chamada + destino + Incluir chamada em conferência + destino + Colocar chamada em espera Desligar Acesso a outros códigos de estrela +?? (da tabela anterior)+ ext. 49

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