ESTE MATERIAL É PARTE INTEGRANTE DO CURSO ONLINE ORGANIZAÇÃO DE CASAMENTO DA EDUK ( CONFORME A LEI Nº 9.610/98, É PROIBIDA A

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1 : o t n e m a s a c o de festa ã à ç o t a n z e i m n a Orga do planej Andrea Saladini com

2 Olá, internautas! Casamentos se tornaram, pela história e simbologia que representam, um evento marcante, um passo à frente da vida de um casal. É por isso que tudo deve sair como o planejado, tudo deve acontecer em perfeita sintonia. Mas por onde começar? Quais os fornecedores? O que fazer com os convidados? As flores? E se as bebidas não gelarem? E se o som parar de funcionar? Bateu o desespero? Calma... Para uma história de amor não virar um pesadelo, Andrea Saladini, uma das maiores organizadoras de festa do Brasil e do mundo, veio à eduk ensinar tudo sobre o planejamento, desenvolvimento e finalização deste evento tão importante. Com aulas dinâmicas e superdidáticas, Andrea passou por todos os pontos cruciais da realização de um casamento, ensinando técnicas e dicas imprescindíveis. A seguir você encontra alguns dos conceitos e dicas para começar a colocar na prática! Bons estudos, Equipe eduk

3 POSICIONAMENTO ESTRATÉGICO O que vai vender Para quem vai vender Como vai vender Quanto vai cobrar MATRIZ SWOT Forças (Strengths) Fraquezas (Weaknesses) Oportunidades (Opportunities) Ameaças (Threats) O CONTRATO COM OS NOIVOS O objeto do contrato: Data, local, horários de montagem e desmontagem da festa Cláusula 1ª. É objeto do presente contrato a prestação do serviço de Assessoria Completa de Evento e Cerimonial, para o casamento da CONTRATATANTE a se realizar em, às horas, no endereço. A CONTRATANTE bem como sua equipe, permanecerá no(s) local(is) por até horas totais. O escopo do seu serviço: o tipo de assessoria, início, fim, obrigações, o que não inclui A CONTRATANTE bem como sua equipe, permanecerá no(s) local(is) por até horas totais. As obrigações da CONTRATADA e do CONTRATANTE. O valor do seu serviço: O valor acertado, forma e datas de pagamento. Cancelamento: Valores e condições em caso de cancelamento ou mudança da data. Garantias: Multa determinada previamente em caso de não cumprimento das cláusulas por uma das partes. Se diferencie sempre, saia da zona de conforto!

4 O planejamento Para começar o planejamento da festa e a seleção dos fornecedores adequados, leve em consideração o perfil dos noivos e dos convidados. Leve em consideração: A profissão dos noivos; O estilo de vida deles; Pergunte os gostos pessoais para diversos itens (tipo de viagem, tipo de decoração do apartamento ou casa, estilo musical); Cuidado com perguntas pessoais, principalmente em caso de ser uma pessoa pública. A planilha Erros comuns: Gastar muito com um único item e sacrificar os demais; Espaço sofisticado decoração simples; Jantar finger food mesas montadas; Bebidas importadas música fora do perfil da festa. ITENS ESSENCIAIS E ITENS COMPLEMENTARES A LISTA DE CONVIDADOS: sem isso nada poderá ser contratado. Carinho e atenção na montagem da lista de convidados

5 O assessor e os fornecedores Tenha um bom relacionamento com os fornecedores; Veja-os como aliados; Cuidado ao fechar os valores. Faça um breve manual contendo regras de vestuário, conduta, responsabilidades e obrigações. BUSQUE SINERGIA ENTRE OS FORNECEDORES Os clientes passam Os fornecedores ficam Os dias que antecedem a festa Com 30 dias de antecedência da festa há um roteiro importante a ser seguido. Todo o planejamento deve ser feito até 1 dia antes da festa, pois o dia do evento é apenas para a montagem e administrar imprevistos.

6 30 dias antes da festa Finalizar a entrega dos convites; Teste de cabelo e maquiagem; Prova do vestido; Chá de cozinha; RSVP e possíveis ajustes nas contratações em função deste número; Retomar contato com cada fornecedor contratado: - Telefone; - para formalizar o que será entregue; - Aviso de recebimento; - Reforçar a data da festa; - Checar se o fornecedor está ativo no mercado; - Pedir informações para a montagem do roteiro. Buffet: o Repassar o cardápio contratado; o Amostras das louças; o Degustação (caso não tenha feito na contratação). Decorador: o Amostra dos arranjos; o Flores disponíveis; o Amostra de porta-guardanapos, sousplats; o Fotos do mobiliário; o justes na planta baixa, devido a mudanças; o Cópia das guias de taxas recolhidas; o O buquê da noiva; o Buquê para jogar; o Buquê daminhas; o Lapelas. Ensaio com padrinhos.

7 20 dias antes da festa Pagamentos dos fornecedores; Relação final das equipes: o Nome e RG; o Placas de carros. Monte o organograma; Faça o roteiro da festa; Faça o cronograma para cada fornecedor; Reunião de pré-produção; Checklist.

8 Organograma do asessor

9 Organograma do decorador

10 Dicas ao fazer o roteiro da festa Tudo o que tiver que acontecer desde a montagem até o final da festa deverá constar neste roteiro. Para quem: assessor e sua equipe somente Anotações importantes para a equipe da assessoria (por exemplo, 2h - lembrar a mãe da noiva sobre a surpresa que está no camarim). Logística Aproveitamento do motorista Traçar rotas inteligentes e rápidas (retirada de materiais) Revezamento equipe Turnos para horários de almoço e jantar para sempre ter alguém trabalhando e não prejudicar o gerenciamento do tempo Planejamento de ações Distribuição das responsabilidades atribuindo os nomes e escopo da responsabilidade Discursos Caso haja algum texto a ser lido, este deverá estar descrito no roteiro Exemplo de roteiro Sábado 07 de junho Horário Ação Responsável 07:00 Abertura do espaço Assist. 1 07:00 Equipe Andrea Saladini Equipe cenografia Obs.:... Equipe iluminação Equipe som

11 09:00 Entrega e montagem mobiliário Tapetes 11:00 Toalhas, sousplats Início passadoria toalhas 12:00 Almoço equipe 1 * Marcelo, Flávia, Eduardo 13:00 Almoço equipe 2 * Raquel, Luciano, Roberto 14:00 Flores Porta-guardanapos 15:00 Entrega e montagem bem-casados Entrega dos doces e chegada da copeira Entrega do bolo 17:30 Chegada fotógrafo da decoração 18:00 Término iluminação e som Ensaio geral som 19:00 Término da montagem 19:30 Chegada das recepcionistas Chegada da equipe de valet e seguranças Chegada da equipe de foto e vídeo Posicionar livro de assinaturas no aparador da entrada * Colocar um segurança full time ao lado para evitar que danifiquem o livro 20:00 Montagem dos kits de toaletes 21:00 Todos posicionados Início da festa Chegada dos noivos * fotos na sala reservada Chegada convidados Recepcionistas com seguranças farão checagem de lista Welcome drink Início projeção Som ambiente Coquetel volante e serviço de bar 21:30 Entrada dos noivos Corte do bolo, brinde e dança 23:00 Início do serviço de jantar 23:50 Assessoria avisa mãe, pai e avô da noiva para a surpresa 24:00 Interromper o serviço do buffet Entrada música She surpresa do noivo para a noiva Domingo 08 de junho 00:30 Abertura da pista de dança - música:... Distribuição das rasteirinhas

12 Projetar fotos na pista de dança Servir sobremesa Servir o café Distribuição das sacolinhas e gifts na saída do evento 02:30 Servir o lanchinho da madruga 03:00 Entrada do DJ internacional 06:00 Término da festa Início da desmontagem 07:30 Término da desmontagem Cronograma Cronograma é a timeline simplificada, ou seja, o passo-a-passo das ações para cada horário da montagem É distribuído para todos os envolvidos O objetivo principal é evitar retrabalho. O benefício principal é a equipe toda ter autonomia, não dependendo do comando de um coordenador. Comece com o primeiro e o último horário: Horário Ação Empresa Resp. Resp. Asess. Sábado 07 de junho 07:00 Abertura do espaço 21:00 Chegada dos convidados Na sequência preencha com as empresas que deverão começar primeiro: Lustres Decoração aérea Luz de pista (box suspenso)

13 E também os mais demorados: Cenografia Cortinado Tecnologia Painéis revestidos em flores naturais Importante: Tenha a posição dos lustres bem demarcada na planta baixa pois será impossível refazer essa montagem. Preencha todo o cronograma com início e término de cada etapa e fornecedor. Sábado 07 de junho 07:00 Abertura do espaço 07:00 Equipe Andrea Saladini Equipe cenografia Equipe iluminação Equipe som 09:00 Entrega e montagem mobiliário Tapetes 11:00 Toalhas, sousplats Início passadoria toalhas 12:00 Almoço 1 13:00 Almoço 2 14:00 Término passadoria Montagem das flores Entrega porta-guardanapos 15:00 Entrega e montagem bem-casados Entrega dos doces e chegada da copeira Entrega do bolo 16:00 Chegada buffet Dobras nos guardanapos 17:30 Chegada fotógrafo da decoração 18:00 Término iluminação e som Ensaio geral som 19:00 Término geral da montagem 19:30 Chegada das recepcionistas Chegada da equipe de valet e seguranças Chegada da equipe de foto e vídeo 20:00 Montagem dos kits de toaletes 21:00 Todos posicionados Início da festa Chegada dos noivos Chegada convidados Welcome drink

14 Início projeção Som ambiente Coquetel volante e serviço de bar 21:30 Entrada dos noivos Corte do bolo, brinde e dança 22:00 Vídeo retrospectiva 22:10 Abertura da pista Servir o jantar 23:50 Assessoria avisa mãe, pai e avô da noiva para a surpresa 24:00 Interromper o serviço do buffet Entrada música She surpresa do noivo para a noiva Domingo 08 de junho 00:30 Distribuição das sandálias Projetar fotos na pista de dança Servir sobremesa Servir o café Distribuição das sacolinhas e gifts na saída do evento 02:30 Servir o lanchinho da madruga 03:00 Entrada do DJ internacional 06:00 Término da festa Início da desmontagem 07:30 Término da desmontagem 1 semana antes da festa ECAD; Comprar os acessórios para pista de dança; Buscar chinelos personalizados; Pegar os porta-retratos dos noivos; Livro de assinaturas; Reunião com equipe para: - Criação de cenários (hipóteses, possibilidades negativas e positivas); - Possibilidades; - Soluções em stand by (prontas para colocar em prática). Com um bom planejamento antecipado, o dia da montagem será um sucesso

15 Modelo de checklist

16 Modelo de checklist

17 Excelência Os negócios mais bem-sucedidos oferecem aos clientes o mais alto senso de valor e serviço. Em se tratando de casamento, a excelência é o fator que decide a venda, pois passa tranquilidade de uma forma inconsciente aos noivos. Prefira as críticas a ouvir elogios. Os elogios só servem para inflar o ego, enquanto as críticas te fazem crescer, melhorar a cada dia. Excelência na prática: Fornecedores não fazem mágica. A mágica depende de você. NÃO TENHA MEDO DE OFERECER ALGO QUE PAREÇA LOUCURA! BUSQUE A EXCELÊNCIA BEIRANDO A OBSESSÃO. Logística e segurança Ao criar cenários de possibilidades o assessor conseguirá agir mais rápido. Improvisar só aumentará o risco da festa. O perfil da festa Faixa etária média dos convidados; Tipo de música; Quantidade esperada de pessoas; Perfil de comportamento esperado. O local Facilidades de acesso; Índices de criminalidade do bairro;

18 Local para vallet ou estacionamento dos carros; Iluminação das ruas; Percentual de cortes de luz na região; Rotas de fuga, extintores, alvará do Corpo de Bombeiros; Portas antipânico funcionando; Instalações elétricas do local; Histórico de ocorrências; Cálculo para avaliar a capacidade de convidados do local: 4 pessoas por metro quadrado. Controle de acesso O controle de acesso é muito importante, nem sempre apenas a lista de convidados impede a presença de estranhos. O que pode acontecer no controle de acesso: Nomes fora da lista; Convidado com mais de um acompanhante; Convidado portando arma ou bebida; Convidado chegar embriagado. Análise de risco Ambiente externo Ambiente interno Identificação inicial de riscos: Humano o Mal estar o Óbito o Furto o Atentado o Assédio (personalidades) o Embriaguez / drogas Técnico o Falha no gerador o Som / projeção o Queda de palco Biológicos o Banheiros com vazamento o Contaminação de alimentos o Ar condicionado sujo o Água Naturais o Enchente o Raio o Queda de cobertura

19 Enumere também possíveis serviços importantes em caso de emergência que estejam próximo ao local da festa: Hospital Bombeiro Ponto de táxi Polícia Delegacia Enumere os problemas do ambiente interno: Portões de entrada dos materiais Rotas de fuga Alvarás Equipamentos da brigada de incêndio Disjuntores Fiação elétrica Carga que a instalação elétrica (quadro) da casa comporta Torne os riscos tangíveis: Informe seu cliente sobre a possibilidade de algum incidente e já apresente uma solução, bem como os custos que acarretarão. O planejamento da segurança da festa Licenças e alvarás: Construção de coberturas em calçadas Alvará de funcionamento do evento Legislação: ECAD ANVISA Polícia Militar Bombeiros Prefeitura Credenciamento da equipe: Nome RG Comprovante de residência Foto atual

20 Atestado de antecedentes criminais Brigada de incêndio: Quando o espaço não fornece é obrigatório contratar Ambulância UTI: É obrigatório contratar Plano de contingência: É um roteiro que elaboramos previamente onde já planejamos que tipo de providência tomaremos em casos como: Tumulto Desabamento Incêndio Detectores de metais: Portais (exceto para quem possui marca-passo) Manuais Comunicação: É um fator decisivo e importantíssimo Distribuir rádios e ter baterias de reserva (cuidado com falhas no sinal) A empresa de segurança: Roteiro detalhado da festa Treinamento (especificar ações esperadas) A empresa de segurança: Roteiro Tempos e Movimentos ART (Anotação de responsabilidade técnica) Cenografia Decoração Elétrica Som Ignifugação Cortinados Paredes revestidas em tecido

21 O que é logística em evento: Motorista da equipe Transporte de todos os materiais Deslocamento da equipe (igreja, festa) Roteiro de logística: Prever todos os movimentos necessários, traçar rotas e determinar quem fará. Planeje o inesperado sem medo de parecer pessimista. O DIA DA MONTAGEM LEMBRETES IMPORTANTES: Tudo o que deveria ser planejado já foi, encerrou-se no dia anterior. Hoje o foco é apenas na ação, na montagem e na solução de imprevistos. Descanse bem, pois o dia será intenso; Tome um café da manhã esplendoroso; Prepare uma bolsa térmica com água e lanche leve; Coloque um tênis superconfortável; Roupa discreta, cor escura, evite saias. Prepare a pasta do dia da montagem com todos os documentos, como roteiro da festa, planta baixa, checklist, relação dos fornecedores com telefones, alvarás, ART.

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23 A DESMONTAGEM DA FESTA Faça um cronograma e roteiro da desmontagem; Faça com a sua equipe uma relação de materiais que devem ser retirados e de quem é a responsabilidade; Lembre-se de contratar um motorista com um carro pequeno para transportar coisas sensíveis e de valor. Relatório de bebidas

24 O ENCERRAMENTO COM OS NOIVOS Quando os noivos voltarem da lua-de-mel é hora de sentarem e finalizarem todos os detalhes como: Análise dos valores investidos; Valores a serem pagos ainda; Fechamento da lista de presença. Após isso tudo, ofereça ajuda aos noivos no envio dos cartões de agradecimento pelos presentes e presença. Gerencie a edição do vídeo e a entrega do álbum com as fotos do casamento. O ENCERRAMENTO COM A EQUIPE O mais importante nesta fase é se reunir com a equipe, de preferência no primeiro dia de trabalho após a festa (segunda-feira talvez), e repassarem tudo o que deu certo e o que não deu. O que deu certo: envie um geral para toda a equipe agradecendo e compartilhando o sucesso da festa e os elogios que recebeu. O que não deu certo: prepare um relatório minucioso detalhando o fato e a solução empregada e use essa informação no início do planejamento da próxima festa. Obrigada! Faz da tua vida um sonho e do teu sonho uma realidade. Antoine de Saint-Exupéry

25 Nome Data evento Local Data Contato Evento Tel. res. Celular Tel. com. Coordenação Telef. Indicação OBS. Data Follow up

26 Cerimônia religiosa Local Nave Passadeira Altar Árvores Móveis Cor Iluminação Gerador Bouquet Bouquet jogar Daminha Lapelas OBS. Horário Civil Local Móveis Iluminação Entrada do salão Entrada Móveis OBS. Cocktail Local cocktail Móvel OBS.

27 Recepção Convidados Jantar Mesas Quantidade mesas Cadeiras Guardanapos Toalhas Arranjos Flor Cor Árvore Iluminação Gerador Mesa de doces Mesa de bolo Bem casado Palco Pista Bar Lounge Horário OBS.