a) Aplicação da análise SWOT ao ano de b) Dados assistenciais do ano Principais necessidades e prioridades...

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1 Índice 1. Enquadramento a) Aplicação da análise SWOT ao ano de b) Dados assistenciais do ano Principais necessidades e prioridades Planificação...6 I Identidade e Cultura...7 II Organização e Gestão...10 III Assistência Hospitaleira...12 IV Recursos Humanos...13 V Gestão Económica Financeira...16 VI Comunicação Externa Dados previsionais...10 I Lotação para II Recursos Humanos para III Geração de resultados (perspectiva histórica) Demonstração de Resultados...12 Centro Psicogeriátrico N. Sr.ª de Fátima 1

2 1. Enquadramento a) Aplicação da análise SWOT ao ano de 2011 ANÁLISE EXTERNA SWOT AMEAÇAS - Sector competitivo e concorrencial - Legislação mais exigente - Agravamento da crise económico-financeira - Entidades com pagamentos em atraso - Restrições do Estado OPORTUNIDADES - Incrementar as consultas externas - Incrementar a Área de Dia - Parcerias com o Centro de Emprego e Escolas de Formação de Auxiliares de Geriatria - Maior envolvimento e integração na Rede Social de Cascais SUGESTÕES SUGESTÕES ANÁLISE INTERNA PONTOS FORTES PONTOS FRACOS - Recursos humanos técnicos com qualidade e motivados para a missão - Gama de Serviços diferenciados - Cultura Organizacional - Imagem positiva do Centro no meio - Limitações de espaço físico que impossibilita a expansão da actividade - Características infra-estruturais com alguns défices - Grupo de auxiliares de enfermaria instável - Fracos e escassos recursos humanos na área das auxiliares de enfermaria - Ambulatório Oferta de novos programas em Psicogeriatria - Diferenciar pela qualidade a nossa prestação em saúde - Reorganizar os Serviços do Centro SUGESTÕES - Aumentar as condições no atendimento com a reorganização dos Serviços e rentabilização dos espaços - Reforçar a formação em contexto de trabalho na área dos valores hospitaleiros e cuidados directos às utentes e relações humanas - Especializar-nos mais a nossa intervenção em psicogeriatria - Qualificar os profissionais - Divulgar a nossa missão e valores - Divulgar os nossos serviços - Colaborar em parceria com instituições da rede social SUGESTÕES - Remodelar alguma estrutura física - Parcerias com empresas de formação em geriatria - Proporcionar estágios curriculares para auxiliares de geriatria Centro Psicogeriátrico N. Sr.ª de Fátima 2

3 b) Dados assistenciais do ano anterior (2011) ASSISTÊNCIA INTRA - HOSPITALAR Psiquiatria Psicogeriatria Deficientes Totais Nº Camas Censo Inicial Ingressos Reingressos 1 1 Altas 9 9 Altas Defun. 3 3 Censo Final P. Assistidas Total dias internamento ESTRUTURAS ALTERNATIVAS Apartamentos Hospital Dia / Centro Laboral/cooperativa Terapêuticos Centro Dia Nº de estruturas Lugares Censo Inicial 2 Ingressos 3 P. Assistidas 5 Dias do ano em funcionamento 365 Altas 2 Centro Psicogeriátrico N. Sr.ª de Fátima 3

4 ASSISTÊNCIA EM CONSULTA Externa e Interna Consultas Externas Consultas Internas 1ª Consulta Consulta Sucessiva 1ª Consulta Consulta Sucessiva Total Fisiatria Fisioterapia/Sessões Psicologia Psicogeriatria Estimulação cognitiva -Rehacom Acupunctura Reiki Centro Psicogeriátrico N. Sr.ª de Fátima 4

5 2. Principais necessidades e prioridades Tendo em conta a realidade deste Centro Hospitaleiro e após a análise feita ao corrente ano, verificam-se algumas necessidades que no próximo ano se consideram como prioridades na nossa acção para responder à missão que nos está confiada, assim, passamos a fazer referência às mesmas enquadradas em cada uma das 6 áreas de intervenção: Fortalecer a Identidade e Cultura da Instituição é sempre uma prioridade. No ano 2010 realizouse o Curso de Identidade Institucional para todos os colaboradores e mais de metade dos voluntários do Centro. No ano 2011 realizou-se a avaliação do impacto e verificou-se que há ainda alguns colaboradores pouco identificados com a nossa espiritualidade e valores hospitaleiros. Por isso, para este ano 2012, surge como necessidade, mas também como oportunidade reforçar os Valores Hospitaleiros, a partir do novo documento congregacional Carta de Identidade Institucional, apresentado a todos os colaboradores em Consideramos também o ano 2012, como ano chave para o desenvolvimento do grupo de Leigos Hospitaleiros neste Centro, em sintonia com as directrizes da Província e com base no Guião Na área da Gestão e Organização sente-se a necessidade de reestruturar e organizar alguns serviços para um melhor funcionamentos e melhor gestão dos recursos que temos. Por isso a nossa aposta será nas reuniões por serviços, na reorganização de serviços, de espaços e recursos humanos para um melhor atendimento. Vamos também apostar fortemente na implementação dos processos da Qualidade para caminharmos ao passo de todo o Instituto e na implementação do Regulamento Funcional do Centro. A área Assistencial é sem dúvida o motor de todas as outras, pois é a que integra os cuidados directos às utentes de todas as áreas técnicas, assim nesta área a nossa grande aposta vai para a elaboração dos Planos Individuais de Intervenção e para a organização de programas de intervenção diferenciados e diversificados como forma de promover a qualidade de vida das pessoas assistidas neste Centro. Pretende-se envolver cada vez mais as próprias utentes e as famílias na elaboração e concretização dos programas. Tendo em conta a visão holística da pessoa e a centralidade da mesma na missão hospitaleira, a nossa aposta é pela assistência integral, portanto, queremos renovar e reforçar a acção da Pastoral da Saúde através da intervenção deste serviço na elaboração dos PII e nos programas diferenciados que pretendemos oferecer às utentes. Ressaltamos as acções realizadas em parceria com a Associação de Familiares e Amigos das utentes e a aposta em participar com trabalhos em Congressos e outros eventos semelhantes. Centro Psicogeriátrico N. Sr.ª de Fátima 5

6 Na área dos Recursos Humanos vamos reforçar as acções de formação diferenciadas e direccionadas para grupos específicos de colaboradores; apostar na formação em contexto de trabalho. Temos ainda como objectivos estabelecer níveis de responsabilização para os colaboradores, apostar no acompanhamento às chefias intermédias, na avaliação do desempenho, assim como na realização de acções de melhoria quando e onde se considere necessário. Na área de Gestão Económico-Financeira para garantir o equilíbrio económico-financeiro, sente-se a urgência em preencher as vagas com a maior brevidade possível e investir na Área de Dia. Vamos também trabalhar para reduzir os custos com medicamentos, fazer um bom controlo de stocks, consumos e aquisições e reorganizar os serviços e horários para melhor gestão dos recursos humanos. Na área da Comunicação Externa vamos investir na elaboração de subsídios para divulgação dos serviços assistências do Centro e no intercâmbio de actividades com instituições afins. Os desafios são muitos, tentaremos unir forças e vontades para fazer o melhor que estiver ao nosso alcance. Centro Psicogeriátrico N. Sr.ª de Fátima 6

7 I IDENTIDADE E CULTURA HOSPITALEIRA Visão 2012 Fortalecido o sentido de pertença à Comunidade Hospitaleira, a partir da vivência dos valores carismáticos Nº Descrição do medida 1 Assumir a Identidade Institucional Acção 1: Encontros de reflexão sobre valores hospitaleiros com base na Carta de Identidade e de confronto com a prática Nº de colaboradores identificados Nº de acções e nº de participantes 35 a 40 colaboradores Participação 80%-90% dos colaboradores com défice no conhecimento dos valores hospitaleiros (aval. do impacto do curso Id. Inst.) Diretora Paula Agostinho 35 Março Acção 2: Aprofundamento do Modelo Hospitaleiro Nº colaboradores 90% dos técnicos Diretora Set-Dez Acção 3: Elaboração de um folheto de apresentação do Centro para os novos Voluntários Nº de Voluntários que recebem o guia Entregar a 100% dos novos voluntários Coordenadora do Vol. Março 2 Impulsionar o Processo Leigos Hospitaleiros Nº de novos LH Entre 6 a 10 no final do ano Ir. Noémia Bastos 6-7 LH 8-9 LH 10 LH Acção 1: Encontro do grupo de LH para estudo e reflexão a partir do Guião 2012 Nº de encontros 1 encontro mensal Ir. Noémia Bastos 4 Encontros 4 Encontros 4 Encontros Acção 2: Dinamização de cartazes temáticos CRI Nº de cartazes 1 cartaz de 2 em 2 meses Maria João Mata 2 cartazes 2 cartazes 2 cartazes 7

8 II ORGANIZAÇÃO E GESTÃO Visão 2012 Concretizado um modelo de gestão que promova níveis elevados de qualidade hospitaleira Nº Descrição do medida 3 Implementar o modelo de gestão por objectivos Acção 1: Realização sistemática de reuniões por serviços para organização, informação, formação e gestão de conflitos Nº de acções concretizadas Nº de reuniões Concretizar entre 80% a 90% Uma reunião por mês (com excepção dos meses de férias) 4 reuniões por serviço 2 reuniões por serviço 4 reuniões por serviço Acção 2: Supervisão e acompanhamento de tarefas das auxiliares de enfermaria Nº de tarefas supervisionadas Execução com qualidade de 80% a 90% das tarefas Supervisora de Enfermagem Diário Diário Diário Acção 3: Reorganização de Serviços de espaços e recursos humanos para um melhor atendimento Nº de recursos optimizados 2 Serviços reorganizados: Serv. de refeições Serv. de Ocupação Janeiro 4 Aplicar o Reg. Funcion. do Centro Acção 1: Elaboração do Regulam. Funcional do Centro Prazo de aplicação Elaborado 31 de Dezembro 1º semestre Direção Direção Elaborado Aplicado Acção 1: Apresentação do Reg. Fun. do Centro aos colaboradores Nº colaboradores 85% a 95% dos colaboradores Direção Abril Ação 2: Implementação do RFC Nº de regras implementadas 80% das acções práticas do regulamento Direção 40% 40% 8

9 II ORGANIZAÇÃO E GESTÃO Visão 2012 Concretizado um modelo de gestão que promova níveis elevados de qualidade hospitaleira Nº Descrição do medida 5 Desenvolver os sistemas de informação Acção 1: Implementação do Mod. de Gestão Clínica informatizado Nº de sistemas Nº de processos implementados Entre 80% a 90% Entre 80% a 90% Acção 2: Elaboração e implementação de Fluxogramas para uma boa gestão da informação Nº fluxogramas elaborados e implementados Implementados 100% dos elaborados 40% Acção 3: Implementação do Man. Procedimentos de Arquivos Nº de processos implementados Entre 90% a 100% do Arquivo 40% 6 Implementar Sistema de Certificação da Qualidade Acção 1: Implementação do projecto Qualidade no Cuidar PU Nº de processos implementados N.º de acções implementadas Entre 80% a 90% Entre 80% a 90% Gestor da Qualidade Gestor da Qualidade Acção 2: Divulgação dos relatórios dos resultados dos questionários da satisfação dos utentes, familiares, colaboradores, parcerias e comunidade Nº de relatórios Entre 80% a 90% dos relatórios das partes interessadas Jan. Outubro Acção 3: Implementação de acções de melhoria N.º de acções realizadas Entre 80% a 90% Gestor da Qualidade 9

10 III ASSISTÊNCIA HOSPITALEIRA Visão 2012 Consolidados os processos que garantam a qualidade do modelo assistencial hospitaleiro Nº Descrição do medida 7 Fortalecer a prática hospitaleira segundo o modelo assistencial hospitaleiro PU Nº de acções concretizadas Concretizar entre 80% a 90% Acção 1: Elaboração dos Planos Individuais de Intervenção (PII) pela equipa técnica, com o envolvimento da utente e família Nº de PII 100% das utentes com PII Director Clínico 50% dos PII 25% dos PII 25% dos PII Acção 2: Implementação e desenvolvimento de programas de actividades ocupacionais diferenciadas que promovam a satisfação e qualidade de vida das utentes Nº de programas Implementar 80% a 90% Terapeuta Ocupacional Acção 3: Apoio social a utentes e familiares Nº de atendimentos realizados Entre 90% a 100% dos apoios solicitados Assistente Social 33% 33% 33% Acção 4: Desenvolvimento dos Grupos Psicoeducativos para Famílias Nº de reuniões e de participantes 1 reunião mensal Entre 10 a 15 participantes por sessão Psicóloga 4 reuniões 4 reuniões 4 reuniões Acção 5: Formalização da consulta de enfermagem N.º de consultas Entre 50% a 60% Enf. Débora Barroso 10

11 III ASSISTÊNCIA HOSPITALEIRA Visão 2012 Consolidados os processos que garantam a qualidade do modelo assistencial hospitaleiro Nº Descrição do medida Acção 6: Intervenção individualizada em tratamentos de Fisioterapia e técnica de Acupunctura Nº de sessões Entre 85% a 90% das utentes com necessidades Fisioterapeuta Acção 7: Reorganização da Área de Dia para aumentar o nº de utentes Nº de utentes em AD Aumentar para 6 utentes Direção 1 utente 1 utente 1 utente 8 Realizar uma pastoral integrada na actividade assistencial Nº de acções e pessoas envolvidas Integrar entre 80% a 90% das acções da PS na acti. assistencial Coordenadora PS PS integrada Acção 1: Participação do Serviço de PS nas reuniões de Equipa Técnica Nº de reuniões em que esteve presente Participar em 75% das reuniões Coordenadora PS 2 reuniões 1 reunião 2 reuniões Acção 2: Intervenção da PS na elaboração e concretização dos PII Nº de PII com intervenções da PS Intervir com 75% das utentes Coordenadora PS 25% dos PII 25% dos PII 25% dos PII Acção 3: Encontros de reflexão/oração por grupos diferenciados segundo as necessidades, interesses e capacidades PU Nº de grupos diferenciados 3 grupos Coordenadora PS 4 encontros 4 encontros 4 encontros 11

12 III ASSISTÊNCIA HOSPITALEIRA Visão 2012 Consolidados os processos que garantam a qualidade do modelo assistencial hospitaleiro Nº Descrição do medida 9 Implicar as Associações de famílias no desenvolvimento de projectos e programas dos centros PU Nº de actividades Intercâmbio em 90% de actividades Assistente Social Acção 1: Participação na dinâmica da ASAI Nº de presenças Participação em 90% das actividades Assistente Social Acção 2: Envolvimento da Associação na dinamização de actividades sóciorecreativas para as utentes Nº de actividades Participação em 90% das actividades Assistente Social 10 Potenciar a docência e a investigação como parte integrante do modelo assistencial CRI Acção 1: Realização e apresentação de trabalhos em Congressos, Jornadas ou outros eventos Nº de trabalhos realizados e apresentados 2 trabalhos Equipa Técnica Jan-Fev. Acção 2: Colaboração com instituições académicas na formação de futuros profissionais Nº de estágios Integração de 100% dos estagiários Técnicos Jan. -Abril Maio-Junho Out.-Dez. 12

13 IV RECURSOS HUMANOS Visão 2012 Consolidada uma política de recursos humanos que consiga manter os melhores profissionais comprometidos e identificados com o Projecto Hospitaleiro e garanta continuidade da missão do Instituto Nº Descrição do Medida 11 Estabelecer níveis de responsabilização Nº de níveis 2 níveis de responsabilização Supervisora de Enfermagem 1 nível 1 nível Acção 1: Definição de funções e responsabilidades ao nível da equipa de enfermagem e das auxiliares de enfermaria Nº de funções Defenir funções para 80% a 90% dos enfermeiros e assistentes operacionais Supervisora de Enfermagem 40% 50% Acção 2: Avaliação e acompanhamento sistemático às chefias intermédias com reuniões e acções de formação específicas Nº de acções 1 acção mensal 4 acções 4 acções 4 acções 12 Estruturar o sistema interno de avaliação do desempenho Acção 1: Avaliação de desempenho dos colaboradores N.º colaboradores com aval. desemp. realizada Nº de questionários Entre 80% a 90% Aplicar entre 95% a 100% dos técnicos e chefias intermédias e auxiliares Entre 70% a 80% Entre 90% a 100% Acção 2: Avaliação do impacto da formação realizada em contexto de sala e em contexto de trabalho Nº de questionários Entre 70% 75% de formandos adquiram conhecimentos e apliquem-nos no desempenho das funções 25% 13

14 IV RECURSOS HUMANOS Visão 2012 Consolidada uma política de recursos humanos que consiga manter os melhores profissionais comprometidos e identificados com o Projecto Hospitaleiro e garanta continuidade da missão do Instituto Nº Descrição do Medida 13 Desenvolver um Plano de Formação contínua e diferenciada Nº de acções Entre 90% a 95% das acções planeadas 40% 15% 40% Acção 1: Realização de Acções de Formação diferenciadas, direccionadas a todos os colaboradores ou a grupos específicos tendo em contas o diagnóstico de competências Nº de acções e nº de participantes 80% a 90% de necessidades formativas diagnosticadas Paula Agostinho 35% 35% Acção 2: Acção de formação de reciclagem/reforço a partir dos pontos fracos da avaliação do impacto Nº de acções e nº de participantes Participação 80%-90% dos colaboradores com défice avaliação do impacto Paula Agostinho 35% 35% Acção 3: Acções de formação no âmbito da Qualidade com o envolvimento de utentes, familiares e colaboradores Nº de acções e nº de participantes 60% a 65% das utentes e familiares 80% a 85% dos colaboradores Débora Barroso e e 25% e 14

15 V GESTÃO ECONÓMICO-FINANCEIRA Visão 2012 Implementado um modelo de gestão económico-financeiro e patrimonial, homogéneo e eficaz, em rede Nº Descrição do medida 16 Garantir o equilíbrio económicofinanceiro e a produtividade Acção 1: Redução do prazo médio de recebimento ECC Prazo médio de recebimento Encurtar prazo de pagamento das Entidades entre 60 a 70 dias no 3º quadrimestre Chefe dos Serviços Administrativos Entre 70 a 80 dias Entre 65 a 75 dias Entre 60 a 70 dias Acção 2: Controlo de stocks, consumos e aquisições Acção 3: Reorganização dos serviços e dos horários para maior rentabilização dos recursos humanos Nº de registos Nº de alterações Registar 100% dos consumos no dia em que são efectuados e as aquisições entre o 1º e o 3º dia Rentabilização 85% a 90% RH Equipa Enfermagem dos Stoks Resp. Recursos Humanos Dia do consumo Entre o 1º e o 3º dia aquisição Dia do consumo Entre o 1º e o 3º dia aquisição Dia do consumo Entre o 1º e o 3º dia aquisição 17 Aumentar a taxa de ocupação média mensal Acção 1: Preenchimento das vagas com a maior celeridade possível ECC Nº de diárias facturadas/nº de diárias possíveis x 100 (%) Entre 97 e 99% Supervisora de Enfermagem 97% 98% 99% 15

16 VI COMUNICAÇÃO EXTERNA Visão 2012 Consolidada a projecção da Imagem Corporativa e a Identidade da Obra Hospitaleira, garantindo a notoriedade externa Nº Descrição do Medida 18 Divulgar para o exterior todos os eventos que promovam a Imagem e Identidade Hospitaleira do Centro nos meios de comunicação locais Acção 2: Elaboração de um folheto informativo e divulgativo dos Serviços Assistenciais CRI Nº de eventos divulgados Nº folhetos distribuídos Divulgar entre 70% - 85% de eventos Abranger entre 90% a 100% das Famílias das utentes e entre 70% a 80% Estruturas da Rede Social Local e 3 Centros Saúde Assistente Social Departamento de Formação Entre Jan e Fev 25% Acção 4: Actualização da página Web do Centro Nº de actualizações Actualizar uma vez por quadrimestre Fevereiro Maio Outubro Acção 5: Divulgação das actividades formativas, abertas ao exterior, junto das estruturas da rede social do Concelho de Cascais Nº de actividades divulgadas Divulgar 90% a 100% das Actividades Departamento de Formação 1 mês de antecedência 1 mês de antecedência 1 mês de antecedência 16

17 VI COMUNICAÇÃO EXTERNA Visão 2012 Consolidada a projecção da Imagem Corporativa e a Identidade da Obra Hospitaleira, garantindo a notoriedade externa Nº Descrição do medida 19 Integrar a Rede Social do Concelho de Cascais Acção 1: Participação em reuniões e eventos da Rede Social CRI Nº acções conjuntas Nº encontros Participar entre 60% a 65% das acções para as quais somos convidados 75% dos encontros Assistente Social 25% 25% 25% 25% Acção 2: Dinamização do Dia Internacional da Pessoa Idosa em intercâmbio com a paróquia Nº de voluntários envolvidos Envolvimento de 80% dos voluntários Serviço Voluntariado Outubro 17