Check-list. para escolher o local do próximo evento técnico-científico

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1 Check-list para escolher o local do próximo evento técnico-científico

2 2 Check-list para escolher o local do próximo evento técnico-científico A forma como as sociedades científicas tratam os eventos que promovem precisa ser cada vez mais profissional para atender a expectativa de seus associados. A próxima edição tem que ser melhor que a anterior. E isso começa a ser desenhado já no processo de escolha do local do evento, que é um grande atrativo para os participantes, além de ter implicações logísticas, de infraestrutura e comerciais que podem ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. A grade de programação com os temas que serão tratados é relevante, mas o local sempre agrega outras motivações, como a chance do associado fazer turismo de lazer ou benefícios para acompanhantes. Por isso, preparamos um check-list com os 50 pontos que devem ser observados no processo de escolha do local de um evento técnico-científico. Confira.

3 3 Check Comissão de eventos 01 Caso ainda não tenha uma, criar a comissão que deve ser formada por membros da diretoria para ficar responsável pela organização dos eventos da entidade. 02 Definir calendário de reuniões da comissão de eventos da sociedade científica. 03 Estabelecer quais as tarefas da comissão relacionadas com a escolha do local do evento com suas respectivas datas de conclusão e instruir equipe administrativa da entidade sobre o assunto. 04 Estabelecer qual será o poder da comissão para decidir ou vetar um local ou outro. 05 Decidir quem deve participar da comissão visando a escolha do local do próximo evento (no caso de entidades nacionais, representantes de seções locais podem ser agregados para contribuir com sugestões). Evento anterior 06 Reunir informações que mostrem como foi a repercussão do evento anterior junto aos associados, ao trade turístico e ao público em geral. 07 Avaliar todos os resultados alcançados com base nas estimativas estabelecidas para número de participantes e retorno financeiro. 08 Apontar quais foram os acertos do evento anterior e como a escolha do local pode ter contribuído para isso. 09 Conferir também erros que tenham sido verificados pela própria comissão ou apontados pelos participantes como fator de insatisfação com deslocamento, clima ou instalações. Tipo de evento 10 Estudar qual o formato principal do evento a fim de filtrar a busca das melhores opções. 11 A partir das atividades definidas para a programação, como reuniões, palestras, exposições, mini-cursos ou oficinas, avaliar as necessidades de diferentes espaços para suportar o tipo de evento escolhido. 12 Prever o número estimado e a origem dos participantes baseado no histórico do evento.

4 4 Orçamento 13 Estudar todas as demandas para a escolha do local ( pesquisa, visita técnica, divulgação etc) e calcular qual será o impacto no orçamento total para a realização do evento. 14 Preparar apresentação detalhada do orçamento para avaliação e aprovação da diretoria da sociedade científica e que poderá ser levada para chancela dos associados em assembleia. 15 Apontar quais são as fontes de recursos existentes e quais podem ser criadas para concretizar a escolha do local. 16 Incluir possíveis vantagens na negociação com cidades, centro de eventos ou hotéis a partir de patrocínios ou permutas. 17 Prever uma quantia financeira para servir de caixa e que será usada pela entidade para cobrir possíveis despesas extras durante o evento com o espaço, com o hotel ou com os fornecedores. Regras de candidatura 18 Revisar as regras para candidaturas de cidades-sede e de centros de eventos vinculados a hotéis ou não. 19 Atualizar itens das regras que possam estar em desacordo com a conjuntura econômica (câmbio, juros...) ou que precisem estar adequados a novas determinações estatutárias da entidade ou do conselho que congrega os profissionais da área. 20 Caso ainda não tenha, estruturar as regras para candidaturas que irão guiar todo o processo de escolha do local. Critérios para seleção 21 Estabelecer qual será o critério para decidir a localização, caso não haja uma regra prevendo esta etapa. 22 Apontar qual será a influência das condições climáticas para a escolha do local. 23 Ter claro o cenário econômico com o objetivo de atingir um equilíbrio financeiro que viabilize a realização do evento e a participação dos associados. 24 Reunir informações com entidades e autoridades que mostrem o quadro atualizado de áreas como segurança, transporte e saúde de possíveis locais para o evento.

5 5 25 Dar atenção especial para o deslocamento dos associados até o evento, avaliando custos e qualidade da malha aérea e viária. 26 Definir se haverá a participação dos associados no processo de seleção do local do evento seja por meio de pesquisa, seja por meio de canal específico para o envio de sugestões. 27 Reunir histórico do local a cidade, o hotel e o centro de eventos que poderá vir a sediar o próximo evento da entidade. 28 Analisar o histórico do local como sede de eventos para conhecer a qualidade do que é oferecido e estabelecer parâmetros de comparação com o que se deseja. 29 Definir quais apoios locais são decisivos para que uma cidade seja a escolhida para sediar o evento. 30 Definir quais as vantagens extras que poderão ser consideradas no momento de decidir a disputa entre destinos-sede. Cronograma 31 Definir qual será a data do evento. O período entre maio e setembro, com exceção de julho é considerado a baixa temporada de eventos, com as melhores chances para conseguir tarifas promocionais em hotéis e com outros prestadores de serviços. Importante ficar atento aos feriados, pois são períodos de alta ocupação e todas as negociações podem ser mais difíceis. 32 Verificar a capacidade da rede hoteleira para o recebimento e hospedagem do número de participantes nas datas do evento. 33 Analisar qual o impacto da escolha do local na rotina dos associados, incluindo disponibilidade de vôos e possíveis dificuldades para deslocamento. 34 Definir também todas as datas relacionadas ao processo de escolha do local do evento.

6 6 Local do evento 35 Definir o tamanho do local que receberá o evento com base nas necessidades relacionadas ao formato e ao número estimado de participantes. 36 Listar todas as características técnicas do evento que deverão fazer parte das propostas de candidatos a ser sede. 37 Decidir se haverá prioridade para espaços de eventos que sejam independentes ou para os que pertençam a hotéis ou resorts. 38 Listar quais as vantagens de optar pelo local independente ou pelo local vinculado a hotéis ou resorts. Hospedagem 39 Listar opções para hospedagem disponíveis para analisar se a cidade comporta o número estimado de participantes. 40 Decidir o tipo de hospedagem que será oferecido aos participantes, caso o evento ocorra em local fora de um hotel ou resort. 41 Discutir quais as condições para negociação de valores com a rede hoteleira com base nas características do evento (principalmente o número estimado de participantes e o total de dias de realização de eventos). 42 Definir quais os serviços extras devem estar incluídos na parceria com hotéis ou resorts. 43 Estabelecer quais pontos deverão ser analisados no portfólio dos hotéis ou resorts e quais serão mais importantes na decisão de escolha para atender aos participantes.

7 7 Perfil dos fornecedores 44 Listar as áreas dos fornecedores que deverão ser contratados na cidade que irá sediar o evento. 45 Apontar quais serão os critérios de qualidade e de entrega para a contratação dos serviços terceirizados. 46 Decidir se a contratação de alguns fornecedores será de responsabilidade da comissão ou se a tarefa será totalmente terceirizada com empresa especializada em organização de eventos. 47 Listar todos os procedimentos relacionados à contratação dos prestadores de serviços desde prazos para o envio de propostas até datas de pagamento e documentos necessários para cadastro. Divulgação do processo 48 Definir como será divulgado o processo de escolha do local do evento, caso ainda não constem nas regras de candidatura. 49 Definir também como será a forma para envio de propostas e como a proposta vencedora será escolhida e divulgada. Prioridades 50 Estabelecer períodos de avaliação do processo de escolha do local e eleger quais devem ser as prioridades de cada nova etapa.

8 A Pires & Associados é uma empresa dedicada ao negócio do turismo e de eventos, com ênfase na captação de eventos e assessoria para entidades associativas. A experiência de sua equipe é a marca de profissionalismo e de referência para seus clientes e parceiros. Desde 1993 nos dedicamos a encontrar soluções para clientes que trabalham no setor, trazendo uma rede de relacionamentos de alto valor, tanto no Brasil como no exterior. Entender as necessidades de nossos clientes e construir soluções sob medida na área de turismo e eventos é nosso modelo de negócios. A representação do Costão do Santinho Resort, Golf & Spa, em todo o Estado de Santa Catarina, já completou 20 anos de parceria. A Pires é responsável pela captação de eventos, congressos, feiras e hóspedes para o empreendimento. Nos últimos anos, a Pires tem sido premiada como a campeã nacional de vendas nas convenções do Costão do Santinho. Cerca de 60 eventos são captados em média por ano para o Centro de Eventos catarinense. A partir desta expertise e com as transformações recentes no mercado de eventos, a Pires e Associados amplia sua atuação para outros estados para gerar novos negócios com o banco de eventos e relacionamentos que construiu nestas duas décadas. Ao mesmo tempo, a experiência com a captação de eventos técnico-científicos proporcionou à Pires um entendimento do papel dos eventos nas sociedades científicas que permite oferecer um novo serviço: assessoria para planejamento e organização do processo de candidatura de eventos associativos, além de orientação para entidades na escolha de um empreendimento que atenda as necessidades de seus eventos.

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