Regras e procedimentos de revisões de projectos e de revisão das decisões de financiamento

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1 Regras e procedimentos de revisões de projectos e de revisão das decisões de financiamento Guia do Utilizador para completar o Formulário de Revisão Investir no nosso futuro comum Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

2 Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

3 Indice A.01 - Revisões de projectos aprovados: princípios gerais... 4 A.02 - Quem faz o que no processo de tratamento dos pedidos de revisão?... 7 A.03 - Como instalar o formulário de revisão?... 9 A.04 - O formulário de revisão: estrutura geral B - O formulario de pedido de revisão B.01 - Revisões de ordem administrativa B.02 - Revisão das informações de base e contextualização do pedido B.03 - Revisões relacionadas com a composição da parceria B.04 - Revisão do plano de trabalho B.05 - Revisão da organização e do funcionamento da parceira B.06 - Revisão do plano de comunicação B.07 - Revisão do orçamento B.08 - Revisão dos indicadores de realização e de resultado B.09 - Revisão dos anexos B.10 - Outras funcionalidades do formulário de pedido de revisões C - Colocação do pedido de revisão na PCC e comunicação da decisão C.01 - Colocar o formulário de pedido de revisão à disposição do STC C.02 - Comunicação da decisão sobre o pedido de revisão Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

4 A.01 - REVISÕES DE PROJECTOS APROVADOS: PRINCÍPIOS GERAIS Este guia tem por objectivo apresentar as modalidades/ procedimentos para submissão de pedidos de revisões previstos no artigo nº 7 do contrato de subvenção. PRINCÍPIOS GERAIS QUE REGEM OS PEDIDOS DE REVISÃO DO PROJECTO - As revisões são acordadas a título excepcional, - O desencadeamento do procedimento é efectuado através de um contacto prévio por correio, dirigido ao STC, - O formulário electrónico de revisão específico para o projecto é previamente preenchido e de seguida colocado à disposição através da Plataforma Colaborativa de Comunicação (PCC) na secção específica do projecto "Revisões do Projecto" / "Formulários em branco" - Todos os pedidos de revisões são efectuados através deste formulário electrónico, - Todas as revisões devem ser autorizadas, previamente à sua implementação, pela Autoridade de Gestão ou Comité de Acompanhamento, nos termos definidos na norma prevista para este efeito, - O pedido de revisão deve ser comunicado ao STC, 30 dias antes da data de uma eventual implementação, pelo Chefe de Fila através da Plataforma Colaborativa de Comunicação (PCC), na secção específica do projecto "Revisões do Projecto" / "Pedidos de Revisão". OS TIPOS DE REVISÕES POSSÍVEIS A tabela seguinte resume os tipos de revisões que são possíveis no âmbito da implementação do projecto. Revisões que podem ser solicitadas Natureza das revisões Revisões de ordem administrativa Trata-se de revisões relativas a:. coordenadas das pessoas identificadas como representante legal, pessoa de contacto ou responsável financeiro,. as línguas de trabalho de comunicação inicialmente escolhidas. A alteração do responsável legal nas organizações parceiras ou da organização Chefe de Fila, deve ser acompanhada dos elementos justificativos pertinentes. Revisões da composição da parceria Trata-se de revisões relativas à supressão de um parceiro, a substituição (ver incluir parceiro). Este tipo de revisão tem certamente repercussões quanto à organização do programa de trabalho e à repartição orçamental. Revisões relacionadas com o plano de trabalho Trata-se de revisões relativas a:. actividades do plano de trabalho ou das acções que constituem cada uma das actividades,. parceiros implicados nas actividades e o tipo de responsabilidade,. resultados esperados, indicadores de acompanhamento ou acções de comunicação relacionadas com as actividades,. calendário de implementação das actividades,. orçamento das actividades que se traduzirá igualmente numa alteração da secção «Orçamento». ATENÇÃO : O Chefe de Fila deve ter atenção para não propor pedidos de revisão do plano de trabalho que alterem a natureza do projecto tal como foi seleccionado inicialmente pelo Comité de Acompanhamento. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

5 A.01 - REVISÕES DE PROJECTOS APROVADOS: PRINCÍPIOS GERAIS Revisões que podem ser solicitadas Natureza das revisões Revisões da organização e do Trata-se de revisões relativas a: funcionamento da parceira. organização interna da parceria resultante da modificação da parceria ou de um eventual ajustamento da sua organização interna,. informações relacionadas com as actividades de base, competências, experiência transnacional, valor acrescentado da participação dos parceiros sujeitos a revisões. Revisões do plano de comunicação Trata-se de revisões relativas a:. organização geral do plano de comunicação,. descrição de certas actividades do plano de comunicação. Revisões do orçamento Trata-se de revisão relacionadas com o conjunto dos elementos que constituem o orçamento, financiadores externos, despesas, recursos. As transferências entre rubricas orçamentais estão sujeitas a certas regras que serão abordadas numa secção específica deste Guia. As revisões solicitadas não podem :. levar a um aumento da contribuição comunitária,. ter por objectivo uma transferência entre rubricas orçamentais para compensar as despesas que tenham sido objecto de anulação relacionadas com irregularidades detectadas. Revisões dos indicadores de realização e de resultados Revisões dos anexos Trata-se de revisões relacionadas com os indicadores de realização e/ ou resultados. Estas revisões podem ser decorrentes das alterações do programa de trabalho. Trata-se de anexar documentos justificativos complementares às revisões solicitadas Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

6 A.01 - REVISÕES DE PROJECTOS APROVADOS: PRINCÍPIOS GERAIS QUANTAS REVISÕES PODEM SER SOLICITADAS NO DECORRER DA IMPLEMENTAÇÃO DO PROJECTO? O contracto de subvenção assinado entre a organização Chefe de Fila e a Autoridade de Gestão não menciona um limite para o número de revisões possíveis. É INDISPENSÁVEL que qualquer pedido de revisão seja feito ANTES da apresentação do relatório de execução para que este possa integrar as revisões solicitadas e aceites. Para evitar a multiplicação dos pedidos de revisão, é recomendado apresentar apenas um pedido de revisão entre cada período de relatório de execução. Para manter uma visão geral da evolução do projecto, é recomendado aos Chefes de Fila e ao conjunto da parceira para fazer anualmente um ponto da situação sobre as condições de execução do projecto e proceder a um pedido de revisão global, integrando todos os ajustamentos que possam ser necessários. No entanto, o princípio do pedido PRÉVIO deve ser respeitado. Se uma mudança deve ser efectuada antes deste balanço anual deve-se, naturalmente, fazer o pedido da revisão ANTES da eventual implementação da referida revisão. Nota : As revisões de ordem estritamente administrativa podem ser igualmente efectuadas através do formulário de relatório de execução. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

7 A.02 - QUEM FAZ O QUE NO PROCESSO DE TRATAMENTO DOS PEDIDOS DE REVISÃO? O processo de revisão de projectos, para além dos princípios definidos anteriormente, segue uma lógica de instrução que envolve uma ou mais estruturas de gestão do programa. Todas as revisões devem ser efectuadas através do formulário de pedido de revisão. No entanto, é possível introduzir eventualmente um número limitado de alterações através do formulário do relatório de execução, incluindo as informações administrativas. O Secretariado Técnico Conjunto, não obstante o quadro de intervenção a seguir apresentado, reserva-se o direito de realizar uma consulta junto do Comité de Acompanhamento em todos os casos que considere pertinentes. ATENÇÃO APENAS O Chefe de Fila pode apresentar pedidos de revisão junto do Secretariado Técnico Conjunto. Com excepção da denominação ou do estatuto jurídico da organização, as revisões de ordem administrativa seguintes podem ser assinaladas, pelo Chefe de Fila por sua própria iniciativa, sem envolver um processo de decisão particular da parte do STC ou do Comité de Acompanhamento, mas serão formalmente registadas pelo STC. Para as alterações do representante legal, a organização respectiva deve fornecer os documentos oficiais justificativos necessários. Uma alteração do calendário de trabalho que não tenha consequência na duração global do projecto, a data de fim do projecto ou o orçamento do projecto, não serão objecto de um processo de decisão por parte do STC ou Comité de Acompanhamento, mas serão, no entanto, objecto de um registo formal por parte do STC. Tipo de revisões A denominação, o estatuto jurídico ou região de origem da organização Substituição de parceiros que não tenham impacto na distribuição da participação dos Estados-Membros. Substituição de parceiros que tenham impacto na distribuição da participação dos Estados-Membros. Alteração do calendário das actividades operacionais com impacto no orçamento, mas sem consequências na duração total ou na data de fim do projecto Extensão da data de fim do projecto Modificações do conteúdo das actividades Integração de novas actividades sem impacto no calendário de execução Integração de novas actividades com impacto no calendário de execução Redução do programa de actividades Redistribuição de funções e de responsabilidades na implementação das actividades operacionais. Extensão do calendário das actividades de comunicação Modificações do conteúdo, dos participantes e dos públicos-alvo nas acções de comunicação Tomada de decisão Comité STC Acompanhamento X X X X X X X X X X X X Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

8 A.02 - QUEM FAZ O QUE NO PROCESSO DE TRATAMENTO DOS PEDIDOS DE REVISÃO? O STC pode, em todas as situações de pedido de revisão, consultar o Comité de Acompanhamento, no entanto, dependendo do nível de revisão, dispõe de uma delegação de decisão para os aspectos orçamentais. De uma forma esquemática, o dispositivo é o seguinte: Situações de modificação Redistribuição das despesas de um parceiro em particular, entre rubrica orçamental, para um desvio inferior ou igual a 10%. Redistribuição orçamental entre beneficiários, implicando para cada um deles um desvio inferior ou igual a 10% Para situações em que a modificação é superior a 10%, o STC em conjunto com Comité de Acompanhamento, asseguram o acompanhamento do pedido para a tomada de decisão. Tomada de decisão STC Informação prévia da parte do Chefe de Fila Informação prévia da parte do Chefe de Fila X CA Modalidade do pedido Formulário electrónico de pedido de revisão Formulário electrónico de pedido de revisão Formulário electrónico de pedido de revisão Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

9 A.03 - COMO INSTALAR O FORMULÁRIO DE REVISÃO? Colocação do formulário de revisão na Plataforma Colaborativa de Comunicação (PCC) O Chefe de Fila informa o Secretariado Técnico Conjunto por que pretende efectuar um pedido de alteração. O Secretariado Técnico Conjunto coloca à disposição do Chefe de Fila o formulário electrónico de pedido de revisão no domínio específico da PCC. O formulário encontra-se na secção "Revisões do projecto" / "Formulários em branco" Descarregue o formulário de revisão e guarde-o no disco duro do seu computador. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

10 A.03 - COMO INSTALAR O FORMULÁRIO DE REVISÃO? O formulário encontra-se armazenado sob a forma de um ficheiro zip executável, denominado de acordo com a seguinte estrutura: AA_«Acrónimo do projecto»_rev_«nº».exe Faça um duplo clique sobre esse ficheiro executável e seleccionar Extrair Obtém então o formulário de revisão do projecto. O nome do ficheiro obedece à seguinte estrutura: AA_ Acrónimo do projecto _REV_ Nº.accdr Nota: Os formulários de revisão foram concebidos em Microsoft Access Se não dispõe no seu PC do Microsoft Access 2007, poderá descarregar uma ferramenta de uso livre concebida pela Microsoft, que encontra no endereço web: Um vez instalado o Access 2007 Runtime poderá utilizar todo o tipo de formulários electrónicos adoptados no Programa Espaço Atlântico sem necessitar de instalar a versão completa do Access Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

11 A.04 - O FORMULÁRIO DE REVISÃO: ESTRUTURA GERAL Apresentação da estrutura geral do formulário em relação ao projecto na sua globalidade. O formulário de revisão está subdividido em 8 secções, permitindo solicitar alterações a certos elementos do projecto, tal como foi aprovado na assinatura do contrato ou decorrente das eventuais revisões aprovadas. Algumas regras de funcionamento do formulário: Para SAIR do formulário, voltar SEMPRE à página inicial e clicar em Sair. Para ACEDER a uma secção, clique no número da secção correspondente. Para SAIR de uma secção, clique na cruz em cima à direita do écran Os dados inscritos numa secção são automaticamente guardados quando sai da página Em função da(s) língua(s) de trabalho escolhida(s), a(s) zona(s) de texto a completar nesta(s) língua(s) fica(m) acessível(eis) Para ANULAR uma informação, clique em ESC. Em cada página está disponível uma AJUDA. Esta ajuda apresenta conselhos sobre o que deve ser preenchido nos diferentes campos que aparecem na página do écran. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

12 A.04 - O FORMULÁRIO DE REVISÃO: ESTRUTURA GERAL Cada vista do formulário está organizada de forma a apresentar, para memória, os dados iniciais aprovados no âmbito da assinatura do contrato ou das eventuais revisões aprovadas. O acumulado corresponde ao total das actualizações anteriores. Quando seleccionar «Revisão», o campo «Revisto» fica activo. Em baixo o exemplo da revisão dos indicadores. Exemplo da vista para revisão do orçamento Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

13 B - O FORMULARIO DE PEDIDO DE REVISÃO Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

14 B.01 - REVISÕES DE ORDEM ADMINISTRATIVA A secção 1 permite apresentar as revisões essencialmente relacionadas com informações administrativas e a acrescentar a versão PDF do documento assinado pelo Chefe de Fila a efectuar este pedido de revisão. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

15 B.01 - REVISÕES DE ORDEM ADMINISTRATIVA Numa primeira etapa é necessário estipular a natureza das revisões que são apresentadas, assinalando os domínios que são objecto de revisão. Os campos correspondentes no formulário ficam activos (em branco) e acessíveis para que os dados alterados possam ser inseridos. ATENÇÃO Qualquer pedido de revisão deve ser objecto de uma explicação ou argumentação. Assim devem ser fornecidas todas as explicações necessárias no campo «Contextualização e explicação do pedido de revisão. Deve indicar a data do pedido no campo correspondente. Deve indicar se o pedido é apresentado: - por iniciativa do Chefe de Fila, - a pedido da Autoridade de Gestão/ Secretariado Técnico Conjunto, - a pedido do Comité de Acompanhamento. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

16 B.02 - REVISÃO DAS INFORMAÇÕES DE BASE E CONTEXTUALIZAÇÃO DO PEDIDO Revisão das datas de início e de fim do projecto ATENÇÃO A modificação das datas de fim do projecto pode afectar a duração global do projecto e por vezes alterar os montantes financeiros de um ano orçamental para o outro. Esta alteração de data tem na maioria dos casos como consequência uma revisão do plano de trabalho e do orçamento. Revisão do resumo orçamental Trata-se aqui de reportar uma modificação que foi efectuada no orçamento do projecto, pelo que os detalhes da revisão devem ser apresentados na secção 6 «Orçamento». Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

17 B.02 - REVISÃO DAS INFORMAÇÕES DE BASE E CONTEXTUALIZAÇÃO DO PEDIDO Quadro síntese de apresentação da parceria Este quadro apresenta as revisões relacionadas com a parceria. Ilustra de forma sintética as modificações que são detalhadas na Secção 2 «Composição da Parceria». Declaração do Chefe de Fila relativa à apresentação do pedido de revisão O Chefe de Fila deve imprimir o documento de acompanhamento do pedido de revisão. Este documento está disponível na função «Imprimir proposta de revisão» / «Imprimir pedido de revisão». Este documento deve ser assinado pela pessoa indigitada pela organização Chefe de Fila ou que tenha a responsabilidade de gerir o projecto. O documento deve ser digitalizado e anexado em versão PDF nesta secção 1 do formulário de pedido de revisão. Se o signatário dispor de uma assinatura digital esta pode ser igualmente utilizada. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

18 B.02 - REVISÃO DAS INFORMAÇÕES DE BASE E CONTEXTUALIZAÇÃO DO PEDIDO Como anexar um documento? - Fazer duplo clique em «Anexo», abre-se uma caixa de diálogo, clicar em «Adicionar» para aceder aos seus documentos e escolher o documento que pretende adicionar - Escolher o documento e fazer «OK». Recomendações relativas à digitalização dos documentos : A fim de optimizar o processo de transferência de dados, a digitalização dos documentos deve fazer-se com base nos parâmetros seguintes : - Formato PDF; - Nível de resolução o mais baixo possível; - Digitalização a preto e branco. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

19 B.03 - REVISÕES RELACIONADAS COM A COMPOSIÇÃO DA PARCERIA Aqui pode assinalar as revisões relacionadas com as organizações que compõem a parceria: - Alterações nas informações administrativas (telefone, morada,...); - Mudança do representante legal. Neste caso, devem ser fornecidos todos os documentos que comprovem essa situação e anexá-los na secção 8 "Anexos" em PDF; - Mudança da pessoa de contacto ou responsável financeiro. Neste caso, devem ser fornecidos todos os documentos que comprovem essa situação e anexá-los na secção 8 "Anexos" em PDF; Supressão de um parceiro. Trata-se de uma grande alteração no projecto, que foi objecto de contactos prévios com o STC assim como com o Correspondente Nacional. A formalização desta supressão faz-se clicando em «Suspender parceiro». O registo desta supressão será visível em todos os documentos, nomeadamente nos relatórios de execução seguintes como parceiro «suspenso». Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

20 B.03 - REVISÕES RELACIONADAS COM A COMPOSIÇÃO DA PARCERIA Substituição de um parceiro Trata-se de uma grande alteração no projecto, que foi objecto de contactos prévios com o STC assim como com o Correspondente Nacional. Como proceder para acrescentar um novo parceiro?. Passar para a última posição da lista dos parceiros. Clicar em «Incluir novo parceiro» Abre-se um écran que permite a inserção de informações relativas a este novo parceiro. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

21 B.04 - REVISÃO DO PLANO DE TRABALHO O formulário revisão segue a mesma estrutura que a candidatura, ou seja, uma organização por actividade e subdividida em acções. Por defeito, as informações iniciais (tais como apresentadas na candidatura, ou em modificações posteriores aproadas) são apresentadas. As modificações do plano de trabalho são elementos importantes do projecto, os contactos prévios com o STC são fortemente aconselhados antes da introdução de um pedido de revisão. Como formalizar a modificação do plano de trabalho? Deve escolher a actividade que pretende modificar e clicar em «Modificar dados da actividade», depois escolher a ou as acções desta actividade que devem igualmente ser modificadas e clicar em «Modificar acção». Introduzir o texto e as informações relativas aos elementos que são modificados na actividade ou acção. Para suprimir uma actividade ou acção, também aqui, os contactos prévios com o STC são fortemente aconselhados antes de fazer um pedido de modificação. Deve escolher a actividade que pretende modificar e clicar em «Suspender actividade», escolher a ou as acções destas actividades que devem ser igualmente modificadas e clicar em «Suspender acção». Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

22 B.05 - REVISÃO DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO DA PARCEIRA Em relação a este aspecto do projecto dois elementos podem ser objecto de modificação : - A organização da parceria de uma forma geral; - As informações especificas a um ou mais parceiros ou no caso de acrescentar um novo parceiro, a sua descrição completando todas as rubricas propostas. Modificação da organização da parceria Clicar em «Revisão da organização da parceria». De seguida introduzir o texto e as informações relativas aos elementos que são modificados. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

23 B.05 - REVISÃO DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO DA PARCEIRA Modificação da descrição de um ou mais parceiros Escolher o parceiro em questão, clicar em «Modificar os dados de descrição do parceiro», proceder às modificações. Se acrescentou um novo parceiro na secção 2 «Composição da parceria» deve completar todas as rubricas. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

24 B.06 - REVISÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO O formulário segue a mesma estrutura da candidatura, ou seja, estrutura-se em actividades e está subdividido em acções. Por defeito, são apresentadas as informações iniciais (tal como apresentadas na candidatura, ou nas modificações posteriores aprovadas). As revisões podem incluir: - A descrição geral do plano de comunicação e a divulgação dos resultados; - As informações específicas para uma ou mais actividades de comunicação. Revisão da descrição geral do plano de comunicação e da divulgação de resultados Clique em Revisão do plano de comunicação. Insira as informações relativas aos elementos que são modificados. Revisões de informações relativas a uma ou mais actividades de comunicação Seleccione a actividade em questão, clique em "Modificar actividade de comunicação e em seguida proceda às modificações Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

25 B.07 - REVISÃO DO ORÇAMENTO As modificações do orçamento podem ser uma consequência: - de modificações relacionadas com o programa de trabalho ou com a parceira, - de modificações dos custos (aumento / diminuição), - de repartição de despesas no tempo, tendo uma eventual influência na sua repartição anual. ATENÇÃO É impossível registar e certificar um relatório de execução de despesas que não estejam previstas. Assim, a revisão deve ser feita ANTES de certificar a respectiva despesa (ver secção A.01 deste guia sobre os princípios gerais que regem os pedidos de revisão do projecto. As alterações orçamentais podem incluir: - os financiadores externos (eliminar/ incluir um financiador) - os recursos do projecto - as despesas Modificação dos financiadores externos - Para suprimir um financiador, clique em "Suprimir financiador, deve de seguida ajustar a secção "Recursos Financeiros " em conformidade, para materializar o desaparecimento do co-financiamento que estava atribuído aquele financiador externo. - Para adicionar um novo financiador, clique em "Inclusão de novos financiadores. É necessário inserir previamente este financiador na secção 2 "Composição da parceria", considerando este financiador como um parceiro associado. Deve de seguida ajustar a secção "Recursos Financeiros em conformidade, para materializar o novo cofinanciamento a atribuir aquele financiador externo. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

26 B.07 - REVISÃO DO ORÇAMENTO Revisão das despesas do projecto As despesas são apresentadas da mesma forma que estão na candidatura aprovada. Por parceiro, por ano, por actividade e por rubrica do orçamento. A coluna "Aprovado" refere-se aos montantes aprovados no momento da contratualização ou na última modificação aprovada. A coluna "Acumulado" refere-se aos montantes declarados nos relatórios de execução anteriores A coluna "Revisto" permite introduzir os novos valores objecto de pedido de modificação A coluna "Variação" corresponde à diferença entre o montante revisto e o montante aprovado. Pode visualizar, à medida que o projecto avança, as variações acumuladas das rubricas orçamentais, por parceiro e rubrica orçamental. Estas variações acumuladas são calculadas comparando as informações orçamentais aprovadas quando da assinatura do contrato, no início do projecto. Esta tabela será apresentada mais à frente. Clique em "Revisão das despesas orçamentais", a coluna "Revisto" fica activa. Insira os montantes modificados para cada parceiro, ano, actividade e rubrica em causa, na coluna "Revisto". Na coluna "Variação" aparece a diferença entre o montante aprovado e o montante revisto. Ao clicar no botão Σ o acumulado das variações para o parceiro em questão é exibido. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

27 B.07 - REVISÃO DO ORÇAMENTO Como controlar o nível de alterações orçamentais durante a vida do projecto? As revisões orçamentais são aspectos sensíveis do projecto. Dependendo do nível da revisão, o processo de decisão pode requerer a intervenção do Comité de Acompanhamento a pedido da Autoridade de Gestão por procedimento escrito. O percentual do desvio é SEMPRE medido em relação à situação do projecto no momento da sua contractualização. A informação sobre as modificações ACUMULADAS ao longo da vida do projecto, tem como objectivo evitar a transformação gradual da natureza do projecto inicialmente aprovado. O STC pode, em todas as situações de pedido de revisão, solicitar a colaboração do Comité de Acompanhamento. No entanto, dependendo do nível de revisão dispõe de uma delegação de decisão. Esquematicamente, o dispositivo é o seguinte: Situações de modificação Redistribuição das despesas entre rubricas orçamentais, para um beneficiário em particular, com um desvio inferior ou igual a 10% Redistribuição orçamental, entre beneficiários, implicando para cada um deles, um desvio inferior ou igual a 10% Para situações em que a modificação seja superior a 10%, o STC e o CA asseguram o acompanhamento do pedido para a tomada de decisão. CdF STC CA X Informação prévia X Informação prévia X Modalidade do pedido Formulário electrónico Formulário electrónico Formulário electrónico Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

28 B.07 - REVISÃO DO ORÇAMENTO CdF : Chefe de Fila STC : Secretariado Técnico Conjunto CA : Comité de Acompanhamento ATENÇÃO Para variações inferiores a 10%, para as quais o Chefe de Fila dispõe de margem de manobra, deve no entanto notificar previamente o STC, para que este coloque à sua disposição na PCC o formulário de revisões. Para os casos em que as variações são superiores a 10%, o processo pode envolver a decisão de outras instâncias e assim requerer mais tempo. Pode identificar as variações relacionadas com cada um dos parceiros para os quais foi efectuada uma modificação orçamental, assim como as variações relacionadas com o projecto, na primeira linha "Total". Pode ainda identificar o impacto das modificações efectuadas sobre as dotações anuais. A parte superior indica as variações à escala do projecto. O quadro seguinte descrimina por parceiro e ano orçamental. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

29 B.07 - REVISÃO DO ORÇAMENTO Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

30 B.08 - REVISÃO DOS INDICADORES DE REALIZAÇÃO E DE RESULTADO A modificação dos indicadores pode ocorrer no contexto da implementação do projecto. Clique em "Revisão dos objectivos dos indicadores". De seguida introduza o texto e as informações relativas aos elementos que são alterados. Em caso de modificação, a coluna Variação apresenta a diferença entre o valor revisto e o valor aprovado inicialmente ou por ocasião de modificações anteriores aprovadas. A coluna "Acumulado " corresponde ao total das actualizações anteriores. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

31 B.09 - REVISÃO DOS ANEXOS O formulário de revisão permite anexar documentos que possam ser necessários para justificar algumas alterações solicitadas. Por exemplo, documentos oficiais relativos à alteração de nomes, representante legal, etc. Clique em Inclusão de novos anexos, os campos permitem inserir texto e o ficheiro em PDF necessário. Clique em Incluir novo anexo para criar uma nova linha. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

32 B.10 - OUTRAS FUNCIONALIDADES DO FORMULÁRIO DE PEDIDO DE REVISÕES O formulário tem outras funcionalidades que permitem imprimir um certo número de documentos de síntese relacionados com o pedido de modificações. Extracção de ficheiros anexos A extracção cria de forma automática um repertório com os documentos anexos ao pedido de revisões. Detecção de erros O sistema assinala se foram detectados erros e permite editá-los a fim de os corrigir. ATENÇÃO : Antes de enviar o formulário ao STC deve corrigir todos os erros detectados. Apenas os «Alertas» podem permanecer. Imprimir a proposta de revisão Pode escolher a língua em que pretende fazer as impressões Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

33 B.10 - OUTRAS FUNCIONALIDADES DO FORMULÁRIO DE PEDIDO DE REVISÕES Imprimir o pedido de alteração Identificar o nome da pessoa que assina o pedido de alteração Identificar a função da pessoa que assina o pedido de alteração Um documento tipo é proposto, pode imprimir ou guardar em diferentes formatos antes de o assinar. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

34 B.10 - OUTRAS FUNCIONALIDADES DO FORMULÁRIO DE PEDIDO DE REVISÕES Ao clicar no botão direito do rato, pode escolher a opção «Guardar como PDF» Esta função pode não funcionar. Neste caso, o utilizador deve instalar gratuitamente um programa através da seguinte ligação: 63B07BA5F2E5&displaylang=en ATENÇÃO Uma vez assinado, deve inserir a versão PDF na secção 1 «Informação de base e contextualização do pedido». Resumo da proposta de revisão do projecto Esta funcionalidade permite ver todas as secções nas quais foram solicitadas alterações. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

35 B.10 - OUTRAS FUNCIONALIDADES DO FORMULÁRIO DE PEDIDO DE REVISÕES O documento pode ainda ser impresso na totalidade ou por secção Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

36 C - COLOCAÇÃO DO PEDIDO DE REVISÃO NA PCC E COMUNICAÇÃO DA DECISÃO Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

37 C.01 - COLOCAR O FORMULÁRIO DE PEDIDO DE REVISÃO À DISPOSIÇÃO DO STC Uma vez concluído o pedido de modificação, o Chefe de Fila deve colocá-lo à disposição do STC para análise e comunicação da decisão. O formulário é colocado na PCC, na secção "Projectos" / "Revisões do projecto"/"pedidos de revisão". ATENÇÃO Na área "Pedidos de revisão ", a fim de melhor identificar as revisões efectuadas ao longo da vida do projecto deve: Criar uma pasta chamada "Pedido de Revisão, seguida da data. Inserir em seguida o formulário de pedido de revisão nesta pasta. CONSELHO Para a maior rapidez ao carregar o ficheiro, é indispensável zipar os ficheiros antes de os colocar na PCC. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

38 C.02 - COMUNICAÇÃO DA DECISÃO SOBRE O PEDIDO DE REVISÃO Depois de analisado o pedido e de tomada de decisão sobre a sua aprovação, o STC comunica ao Chefe de Fila essa decisão sobre o pedido de revisão. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro

39 C.02 - COMUNICAÇÃO DA DECISÃO SOBRE O PEDIDO DE REVISÃO Esta notificação é acompanhada de um documento detalhado que especifica as modificações que foram aceites. Estes documentos são colocados na PCC, secção Pedidos de revisão. O STC procede de seguida à emissão de um formulário de candidatura modificado integrando as revisões aceites. Este formulário é colocado no domínio do projecto na secção Candidatura Aprovada. Guia do Utilizador Formulário de Revisão. STC Versão de Trabalho Setembro