Técnica do Fluxograma

Transcrição

1 Prf. Elmer Sens FSP 2013/2 Técnica d Fluxgrama Fluxgrama: é a representaçã gráfica que apresenta a seqüência de um trabalh de frma analítica, caracterizand as perações, s respnsáveis e /u unidades rganizacinais envlvids n prcess. O fluxgrama mstra cm se faz trabalh e penetra em prblemas cuja sluçã interessa, diretamente, a exercíci de uma administraçã racinal. Mstrand a circulaçã de papéis e frmuláris entre as diversas unidades rganizacinais da empresa u entre pessas, ele é usad para a pesquisa de falhas na distribuiçã de cargs e funções nas relações funcinais, na delegaçã de autridade, na atribuiçã de respnsabilidade e em utrs aspects d funcinament d prcess administrativ. O fluxgrama, u flw-chart, é cnhecid cm s nmes de carta de flux de prcess, gráfic de seqüência, gráfic de prcessament, etc., nde bjetiva, entre utrs, s seguintes aspects principais: Padrnizar a representaçã ds métds e s prcediments administrativs; Mair rapidez na descriçã ds métds administrativs; Facilitar a leitura e entendiment; Facilitar a lcalizaçã e a identificaçã ds aspects mais imprtantes; Mair flexibilidade; e Melhr grau de análise. O fluxgrama bjetiva evidenciar a seqüência de um trabalh, permitind a visualizaçã ds mviments ilógics e a dispersã de recurss materiais e humans. Cnstitui fundament básic de td trabalh racinalizad, pis nã basta fazer sua divisã, send necessári bem dispô-l n temp e n espaç. VANTAGENS DO FLUXOGRAMA: Apresentaçã real d funcinament de tds s cmpnentes de um métd administrativ. Esse aspect prprcina e facilita a análise da eficiência d sistema; Pssibilidade da apresentaçã de uma filsfia de administraçã, atuand, principalmente, cm fatr psiclógic; Pssibilidade de visualizaçã integrada de um métd administrativ, que facilita exame ds váris cmpnentes d sistema e de suas pssíveis repercussões, tant psitivas quant negativa. Nrmalmente s utrs métds apresentam um mecanism de leitura mais lent e mens clar, que pde dificultar sua análise; Prpiciar levantament e a análise de qualquer métd administrativ dês mais simples a mais cmplex, desde mais especific a de mair abrangência; Prpiciar us de cnvenções de simblgias, que pssibilita uma leitura mais simples e lógica d prcess, tant pr parte ds especialistas em métds administrativs, quant pr seus usuáris; Pssibilidade de identificaçã mais fácil e rápida ds pnts frtes e fracs d métd administrativ cnsiderad; e

2 Página 2 utubr 15, 2013 Prpiciar a atualizaçã e manutençã d métd administrativ de maneira mais adequada, peã melhr clareza das alterações intrduzidas, incluind suas causas e efeits. Infrmações básicas de um fluxgrama: O tip de perações u trâmites que integram circuit de infrmações; O sentid de circulaçã u flux de infrmaçã; As unidades rganizacinais em que se realiza cada peraçã; O vlume das perações efetuadas: e Os níveis hierárquics que intervêm nas perações d métd administrativ representad pel fluxgrama. Análise d fluxgrama: Certifique-se de que tdas as fases fram relacinadas, bem cm saber, exatamente, que cada uma significa, aplicand-se as seguintes perguntas básicas: a) O que é feit? Para que serve essa fase? Essa pergunta permite verificar se tdas as fases fram relacinadas e se sã cnhecidas às utilidades de cada uma delas. b) Pr que essa fase é necessária? Tem ela alguma influência n resultad final da rtina analisada? Há, realmente, uma necessidade absluta dessa fase? Se as respstas a essas perguntas nã frem psitivas, a fase deverá ser eliminada. c) Onde essa fase deve ser feita? Será que a mudança d lcal em que essa fase está send realizada nã permitirá mair simplificaçã da rtina? Tal mudança de lcal é viável? Verifique se a mudança de lcal nde a fase está send feita ecnmizará temp e evitará transprte. Se tal acntecer, alterar a rdem de execuçã e eliminar as fases desnecessárias. d) Quand essa fase deve ser feita? A seqüência está crretamente fixada? As respstas a essas perguntas aprimram a sustentaçã d analista de sistemas, rganizaçã e métds n estud realizad. e) Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificad para executa-la? Seria mais lógic u cnveniente que utra pessa realizasse essa fase? Essas perguntas permitem verificar a extensã da transferência de autridade e de respnsabilidade dentr da unidade rganizacinal. f) Cm a fase está send executada? A respsta a essa pergunta permite encntrar um mei mais fácil de executar a fase, seja pr mei de um impress própri, seja pela mecanizaçã da fase u ainda pel us de um equipament especial. 2

3 Página 3 utubr 15, 2013 As perguntas apresentadas sã necessárias, mas nã suficientes, deve-s ter discerniment para identificar quais utras perguntas devem ser efetuadas para adequad desenvlviment ds trabalhs. Simblgia d Fluxgrama: Os símbls têm pr bjetivs evidenciar rigem, prcess e destin da infrmaçã escrita e u verbal cmpnente de um sistema administrativ. Pr utr lad, salienta-se que existe uma tendência cada vez mais generalizada, para a padrnizaçã ds símbls cnvencinais que representam elements u situações crrentes. É pssível utilizar símbls deferentes ds cnvencinais, desde que nã fereçam dificuldade de cmpreensã para leitr e desde que sejam definids previamente. A cminaçã ds símbls apresentads cm uma série de utrs símbls cmplementares permite amplia, esclarecer u interpretar s diferentes passs ds sistemas administrativs. Tips de fluxgramas: Fluxgrama vertical: Os principais sã: Fluxgrama vertical: Fluxgrama parcial u descritiv: e Fluxgrama glbal u de cluna. Denmina-se também cm: flha de análise, flha de simplificaçã d trabalh u diagrama de prcess. Este fluxgrama é, nrmalmente destinad à representaçã de rtinas simples em seu prcessament analític em uma unidade rganizacinal. Cm própri nme indica, é frmad de clunas verticais; em cada cluna sã clcads s símbls cnvencinais de peraçã, transprte, arquivament, demra e inspeçã; em utra, a descriçã d métd atual e, pr ultim, aquela em que cnsta element que executa a peraçã. Alguns pssuem mais uma cluna, para que sejam antadas as clássicas perguntas: (para pder bter melhraments que resultam em eliminaçã, cmbinaçã, reclassificaçã, redistribuiçã e simplificaçã ds detalhes e grups de detalhes) POR QUÊ? Esse sistema é necessári? Pde-s eliminar sistema, prcess, s passs? O QUE? ONDE? É feit? Quais s passs? Estã tds eles incluíds? Deve iss ser feit? Pde ser feit em utr lugar? QUANDO? Deve ser feit? É feit na referência crreta? Pde ser cmbinad u simplificad, mvend- para frente u para trás? QUEM? Deve executar a tarefa? Quem manipula é a pessa indicada? Outra pessa pde executá-la melhr? 3

4 Página 4 utubr 15, 2013 COMO? Está send executada a tarefa? Pde ser executada cm equipament diferente? Cm esquema diferente? VANTAGENS: 1) Cnsiste em pder ser impress cm frmulári padrnizad; 2) Cnsiste na rapidez de preenchiment, pis s símbls e cnvenções já se acham impresss; 3) Cnsiste em mair clareza de apresentaçã; e 4) Na grande facilidade de leitura pr parte ds usuáris. Os aspects básics d fluxgrama vertical sã: Facilitar a descriçã das rtinas e ds prcediments existentes; e iss prque s símbls sã impresss de maneira que permitem que analista, à medida que transcrre a entrevista, simplesmente interligue esses símbls para descrever sistema existente; Reduzir as divergências entre entrevistadr e entrevistad, pis, enquant entrevistad explica sistema, entrevistadr prcura entender e escrever, detalhadamente, a mesm temp; e Estruturar a prpsiçã de nvs sistemas, embra seu mair us seja em levantaments da situaçã existente. SIMBOLOGIA: SÍMBOLO SIGNIFICADO SIMBOLO SIGNIFICADO Análise u Operaçã Execuçã u Inspeçã Transprtes Permanência Temprária u Passagem Arquiv Definitiv Demra u Atras 4

5 Página 5 utubr 15, 2013 A peracinalizaçã d fluxgrama vertical é realizada pr mei da uniã ds símbls, interligads em rdem seqüencial; Em uma situaçã mais resumida: De maneira mais detalhada: Lad esquerd da flha: símbls; Lad esquerd da flha: descriçã da rtina atual; Centr da flha: áreas de respnsabilidade pr nde circulam s dcuments e as infrmações d sistema; e Parte central da flha: símbls da situaçã atual e prpsta: Lad direit da flha: descriçã da rtina prpsta; e Direita da flha: descriçã ds passs d sistema. Centr superir da flha: análise d númer de passs para cada símbl na situaçã atual e na situaçã prpsta, bem cm as diferenças identificas. De maneira mais detalhada, fluxgrama vertical pde cnter: Lad esquerd da flha Parte central da flha Lad direit da flha Centr Superir da Flha Descriçã da Rtina Atual Símbls da situaçã atual e prpstas Descriçã da rtina prpsta Análise de númer de passs para cada símbl na situaçã atual e na situaçã prpsta, bem cm as diferenças identificadas. 5

6 Página 6 utubr 15, 2013 Fluxgrama parcial u descritiv: Seus aspects básics sã: Descreve curs de açã e s trâmites ds dcuments; Também é mais utilizad para levantaments; É de elabraçã um puc mais difícil d que fluxgrama vertical; e É mais utilizad para rtinas que envlvem pucas unidades rganizacinais. Os símbls utilizads neste tip de fluxgrama sã: Símbl Significad Símbl Significad Terminal Operaçã Executante u Respnsável Dcument Arquiv Decisã Cnferência Cnectr de Página Cnectr de Rtina Sentid de Circulaçã: Dcuments, Infrmações Orais. Material 6

7 Página 7 utubr 15, 2013 Fluxgrama glbal u de cluna: seus aspects básics sã: Esse é tip de fluxgrama mais utilizad pelas empresas, nde É utilizad n levantament quant na descriçã de nvas rtinas e prcediments; Permite demnstrar, cm mair clareza, flux de infrmações e dcuments, dentr e fra da unidade rganizacinal cnsiderada; e Apresenta mair versatilidade, principalmente pr sua mair diversidade de símbls. Os símbls mais utilizads sã: Símbl Significad Símbl Significad Terminal Dcument Cnectr Infrmaçã Oral Arquiv Cnectr de Rtina Decisã Cnferência Inutilizaçã u destruiçã d Dcument Sentid de Circulaçã: Dcuments, Infrmações Orais. Demra u Atras Material 7

8 Página 8 utubr 15, 2013 Técnicas de desenh: Destacams s seguintes aspects: O papel quadriculad é mais adequad, pis facilita traçad de linhas hrizntais e verticais; O tamanh d fluxgrama depende da cmplexidade d sistema e d grau de detalhe que se deseja. O us de máquinas ftcpiadras que ampliam u reduzem frmat riginal prprcina grande elasticidade para trabalhar em desenhs cm mair u menr amplitude de detalhe; Visand atualizar s fluxgramas a baix cust, é cnveniente que seu traçad seja feit a lápis; N cant inferir direit de cada um ds fluxgramas é cnveniente clcar as infrmações básicas, devend cnter, essencialmente, s seguintes elements: Nme da Empresa; Denminaçã da rtina e prcediment; Códig da instruçã de serviç; Códig d fluxgrama; Unidade preparadra; Nme cm rubrica u assinatura d preparadr; Nme cm rubrica u assinatura d chefe respnsável; e Data de realizaçã u atualizaçã. 8