Arquivos: gestão e conservação

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1 Arquivos: gestão e conservação 02 Maio de 2009 Sugestões Técnicas Ano I Por José Silvino Filho Silvino.qualidade@gmail.com TEORIA DAS TRÊS IDADES DOS ARQUIVOS Professor José Silvino Filho Consultor de Projetos em Sistemas de Gestão da Qualidade e Documentação Epígrafe De conformidade com o disposto no Art. 8º, da Lei 8159/91, os documentos de arquivo devem ser classificados e gerenciados em três idades, a saber: Corrente aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes; Intermediária - aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; Permanente - os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses fundamentos são aplicáveis também aos acervos das organizações privadas. Arquivos: gestão e conservação. Sugestões Técnicas. Ano I Número 02 Maio de Página 1 de 7

2 A CARTA DE PERO VAZ DE CAMINHA A Carta a el-rei D. Manuel sobre o achamento do Brasil, popularmente conhecida como Carta de Pero Vaz de Caminha, é o documento no qual Pero Vaz de Caminha registrou as suas impressões sobre a terra que posteriormente viria a ser chamada de Brasil. É o primeiro documento escrito da história do Brasil sendo, portanto, considerado o marco inicial da obra literária no país. Resumo: Download Livro A Carta de Pero Vaz de Caminha gratis. Baixar Livro A Carta de Pero Vaz de Caminha gratis. Baixe A Carta de Pero Vaz de Caminha enviada à Portugal descrevendo a nova terra encontrada em 1500 (o Brasil). Livro A Carta de Pero Vaz de Caminha, Livro A Carta de Pero Vaz de Caminha Linux download. In: superdownloads.uol.com.br/.../ Arquivos: gestão e conservação. Sugestões Técnicas. Ano I Número 02 Maio de Página 2 de 7

3 TEORIA DAS TRÊS IDADES DOS ARQUIVOS 1 UNICIDADE DA FUNÇÃO ARQUIVÍSTICA É difícil para o leigo, no primeiro instante em que toma conhecimento de todo o elenco de atribuições da função arquivística, imaginar o profissional de arquivos saindo do confinamento dos depósitos de documentos, com raríssimas exceções, situados em porões insalubres, para desempenhar o seu verdadeiro papel como mentor e responsável pela gestão de documentos nas organizações. O arquivista, na moderna administração, é chamado a participar do processo decisório das instituições públicas e privadas. A arquivística se transforma, então, numa imprescindível ferramenta de trabalho à disposição dos administradores, considerando que, paralelamente aos recursos financeiros, humanos e materiais, a informação (depositada em qualquer tipo de suporte, inclusive de dados legíveis por máquina) é um recurso que deve estar sempre disponível. Nas palavras de Heloisa L. Bellotto a função arquivística, hoje considerada como um todo indivisível, ao contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, administração de documentos e de outro, o arranjo e descrição de fundos como atividades estanques e diversas, compreende toda a gama de tarefas sucessivas. Distribuídas ao largo de três fases bem definidas (o controle dos arquivos em formação, a destinação e a custódia definitiva) aquelas tarefas encerram algumas questões que merecem reflexão. Para bem definir a especificidade do processamento da documentação no âmbito dos arquivos permanentes (e justamente na tentativa de comprovar a unicidade da função arquivística) há que forçosamente se começar pela fase da administração de documentos correntes (o records manageament dos americanos). 1 Ainda a mesma autora (apud Vicenta Cortés) diz que as atividades inerentes à ação ativa de preparação dos documentos são a participação no processo de criação, na normalização da tipologia documental, na normativa da vigência, na programação da eliminação e no estabelecimento do recolhimento de fundos. Está hoje mais que comprovado que, se os arquivistas fossem chamados a participar da criação formal do documento, podendo, assim, opinar na elaboração de formulários, na racionalização de terminologia e na economia de etapas de tramitação (embora seja esta uma fase de prearquivamento), o fluxo da documentação seria mais lógico e rápido, servindo, portanto, plenamente, aos interesses da administração pública (ou privada) 1 2 ARQUIVOS CORRENTES Para Jean-Jacques Valette os arquivos de movimento, ou correntes, são processos em curso ou consultados freqüentemente pelos Serviços, que são conservados ora nos próprios escritórios ou repartições que os constituem, ora em dependências próximas de fácil acesso. 2 Guy Duboscq diz que a primeira idade é a dos papéis recentes que são de utilização corrente para as administrações. É também geralmente admitido que os papéis de primeira idade devam ser conservados pela administração seja nos escritórios onde efetua o trabalho administrativo, seja reagrupados nas proximidades imediatas desses 1 BELLOTTO, Heloísa Liberalli - As Coordenadas da Função Arquivística nos Arquivos Permanentes - ARQUIVO: B. list. e inf./são Paulo/V.2/n.3/p /set. dez. 2 VALETTE, Jean-Jacques - O Papel dos Arquivos na Administração e na Política de Planificação nos Países em Desenvolvimento - Ministério da Justiça/Arquivo Nacional; Rio de Janeiro, Arquivos: gestão e conservação. Sugestões Técnicas. Ano I Número 02 Maio de Página 3 de 7

4 locais; somente o pessoal da administração que os produziu tem competência sobre o seu trato, sobre sua classificação e sobre sua utilização. 3 Os Arquivos Correntes, ou de Primeira Idade, ou de Movimento são constituídos pelos documentos em curso ou mantidos em custódia pelos administradores para consultas freqüentes. Compreende não somente a parte técnica de produzir e instruir os expedientes, mas, também, a responsabilidade pela sua guarda e preservação até que ocorra a sua transferência para o arquivo intermediário. Schllenberg assim se pronuncia sobre a gestão de documentos em sua fase corrente: A administração de arquivos preocupa-se, assim, com todo o período de vida da maioria dos documentos. Luta para limitar a sua criação e, por esse motivo, vemos defensores do controle da natalidade no campo da administração de arquivos correntes como se encontram no campo da genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso corrente no campo dos documentos e ajuda a determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao céu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depósito intermediário. 4 Vide o 1º, do Art.8º, da Lei 8.159/91: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. É de fundamental importância esclarecer que administrar o Sistema de Arquivos Correntes não implica somente em criar e preservar a memória administrativa da instituição, consistida em acervos documentais sistematicamente arranjados, mas em adotar medidas preventivas com vistas à preservação dos documentos, para que não seja necessário aplicar técnicas corretivas aos itens documentais recolhidos aos arquivos permanentes. Documentos com mensagens claras e precisas, boa qualidade de arquivamento, preservação da integridade física das peças e dos dossiês, armazenamento e recuperação da informação em curto espaço de tempo são atribuições inerentes à administração de arquivos correntes. 3 ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS A ABNT define arquivo intermediário como conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes, e que aguardam sua destinação final. 5 Para o Arquivo Nacional do Brasil Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos de uso não freqüente, originário de arquivos correntes, que aguardam destinação final em depósitos de armazenamento temporário. 6 Também identificada como segunda idade, a segunda fase da função arquivística é definida por Guy Duboscq como papéis que não estão mais em utilização corrente para as administrações. Na segunda idade, os papéis saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de uma ação comum desta e da administração de arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. A passagem da primeira para a segunda idade se faz gradualmente; o objetivo essencial do arquivo intermediário é assegurar a maneira mais eficaz e mais satisfatória possível, a guarda e a preservação dos acervos mantidos em custódia. É essa a justificativa fundamental da existência dos depósitos intermediários. Conforme a definição suíça, o 3 DUBOSCQ, Guy - Organização do Pré-Arquivo - Guy Duboscq em colaboração com A. W. Mabbs. Tradução de Wilma Schaefer Corrêa. Ministério da Justiça/Arquivo Nacional CDD SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt Arquivos modernos; princípios e técnicas. Trad. De Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro, Editora da Fundação Getúlio Vargas, 2ª tiragem Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) - NBR 9578/86: Arquivos: terminologia. Rio de Janeiro ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos. Publicações Técnicas 41. Rio de Janeiro Arquivos: gestão e conservação. Sugestões Técnicas. Ano I Número 02 Maio de Página 4 de 7

5 arquivo intermediário é uma operação que permite ao arquivista cuidar dos documentos produzidos pelos serviços administrativos desde o instante em que eles perdem sua utilização corrente, e de proceder ao seu tratamento antes de integrá-los definitivamente aos arquivos históricos ou eliminá-los. 3 Jean-Jacques Valette define arquivos de segunda idade como processos que perderam sua atualização, mas cujos serviços podem ainda ser solicitados, seja para tratar de assuntos idênticos, seja para retomar um problema novamente focalizado. Eles não têm necessidade de ser conservados nas proximidades dos escritórios. Esses processos da segunda idade são objeto de pré-arquivamento. 2 Na terminologia específica definida pela ABNT e aceita pelo Arquivo Nacional do Brasil adota-se o termo transferência para a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários. 5 A transferência ocorre gradualmente, havendo a previsão de um período de carência, após a tomada de decisão, em que os documentos permanecem em poder do órgão que os produziu ou recebeu para uso corrente. Esse período de carência varia segundo a natureza e a base legal que ampara o evento cujo documento se constitui em instrumento probatório. Tais prazos devem ser fixados numa tabela de temporalidade de documentos. A tabela de temporalidade é definida pela ABNT como instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. 5 Já a definição adotada pelo Arquivo Nacional possui uma ligeira diferença, conforme segue: Instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que determina o tempo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos corrrentes e/ou intermediários, indicando a época em que devem ser reproduzidos, eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. 6 Tais diferenças notadas nas duas definições são mais uma questão de matiz no que se refere à política de gestão de documentos adotada pela instituição repositória dos arquivos. Não interessa neste momento entrar em pormenores sobre essa imprescindível ferramenta de trabalho que é a microfilmagem, ou sobre os ganhos proporcionados pela digitalização, ou, ainda, pela garantia para a preservação de acervos mais a otimização e rapidez nas consultas promovidas pelos sistemas híbridos de reprografia (microfilmagem e digitalização complementar); interessa isto sim, deixar bem claro que os documentos, após permanecerem por um período de carência em arquivo intermediário serão avaliados ( Avaliação: processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos - ABNT - op. cit.) e recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. No 2º, do Art.8º, da Lei 8.159/91, conta: Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Referindo-se aos arquivos intermediários Guy Duboscq afirma que sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório dos documentos, quer dizer, em assegurar a preservação dos documentos públicos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando serem classificados e serem objeto de uma triagem que decidirá pela sua destruição, ou pelo seu arquivamento definitivo para fins de pesquisa. 3 Mas por quanto tempo deve perdurar o arquivamento transitório? Este mesmo autor (op.cit.) registra os critérios adotados em vários países, destacando-se a Alemanha, Bélgica, Canadá, USA, França, Arquivos: gestão e conservação. Sugestões Técnicas. Ano I Número 02 Maio de Página 5 de 7

6 Israel, Itália, Malásia e outros, onde o período de carência varia entre 20 e 50 anos. Heloísa Liberalli Bellotto (op.cit.) manifesta a opinião de que o prazo ideal de permanência dos documentos em depósito de arquivo intermediário é de 25 anos. No mesmo trabalho a referida autora rejeita a denominação de pré-arquivo sob a alegação de que faz supor que antes do permanente não haja arquivo. 4 ARQUIVOS PERMANENTES Também denominados de terceira idade e de históricos, os arquivos permanentes são, segundo as definições da ABNT e do Arquivo Nacional do Brasil, conjuntos de documentos preservados, respeitada a destinação estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo. 5 Jean-Jacques Valette define os arquivos de terceira idade como processos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão do seu valor histórico e documentário e que constituem os meios de conhecer o passado do país e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. 2 O autor se refere ao passado do país porque em seu trabalho ressalta o papel dos arquivos nos países em desenvolvimento. Para Guy Duboscq a terceira idade é a dos papéis que, tendo perdido toda utilidade administrativa, são recolhidos aos depósitos de arquivos históricos ou destinados à destruição. Os papéis da terceira idade, que passam ao depósito histórico, são da competência exclusiva da administração dos arquivos. 3 No 3º, do Art. 8, da Lei 8.159/91, fica estabelecido: Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Na abordagem sobre arquivos intermediários referimo-nos às tabelas de temporalidade como sendo o instrumento de avaliação dos documentos com vista à sua destinação. Ou o documento é recolhido ao depósito de arquivo permanente ou é eliminado. Novamente esbarramos em dois outros termos técnicos, cujas definições se faz mister. O primeiro termo é o recolhimento que, para o Arquivo Nacional do Brasil, é a operação compulsória de passagem de um conjunto de documentos do depósito de arquivamento intermediário, visando à sua concentração no arquivo permanente, devendo ser acompanhada de termo de recolhimento. 6 O segundo termo é eliminação, que tanto a ABNT quanto o Arquivo Nacional definem como destruição de documentos destituídos de valor para guarda permanente. Em sua abordagem sobre recolhimento e eliminação de documentos Guy Duboscq faz a seguinte colocação: por que recolher aos depósitos de arquivos históricos os papéis que, depois de certo prazo, 90 a 95% sem dúvida, serão eliminados, enquanto somente 5 a 10% serão conservados? Esta proporção de 5 a 10% de papéis a conservar varia evidentemente segundo a natureza dos documentos e segundo os regulamentos administrativos próprios de cada país, mas ela parece aproximadamente válida para a maioria dos casos, Mas qual o critério para se proceder à eliminação de documentos, se se trata de um processo irreversível? O critério é a avaliação - processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos, segundo a ABNT. E a avaliação requer a eleição de critérios somente estabelecidos por uma equipe multiprofissional, formada por arquivistas, historiadores, advogados e cientistas sociais afinados com o processo. A Lei 8.159, de , em seu Art. 7º, 3º, reza o seguinte: Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que Arquivos: gestão e conservação. Sugestões Técnicas. Ano I Número 02 Maio de Página 6 de 7

7 devem ser definitivamente preservados. E, no Art. 10, complementa: Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Ainda na mesma Lei, em seu Art. 25: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social. É Heloísa Bellotto que conclui, de forma brilhante, sobre a participação do profissional de arquivos na construção da memória documental de uma instituição, em suas três fases, ao afirmar que as atividades do arquivista, quando no âmbito da custódia permanente, ganham dimensões muitíssimo mais amplas que as da fase inicial, a dos arquivos correntes. Entretanto, é lá que se formam as condições necessárias para que o ciclo vital do documento se processe de forma ideal. Sem deixar de ser uma seqüência da administração de documentos correntes, pela própria unicidade da função arquivística, a tarefa do profissional no arquivo permanente adquire uma dimensão científica e social que convém explorar, seja em benefício da pesquisa histórica, seja em benefício da própria comunidade. 1 5 OBRAS RECOMENDADAS O Conselho Nacional de Arquivos Conarq, além da legislação arquivística brasileira e da série de documentos normativo-deliberativos emitidos pelo Arquivo Nacional, torna acessíveis no site muitas obras técnicas de interesse para profissionais e estudiosos da arquivologia, dentre as quais recomendamos: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística; Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de Arquivo Relativo às Atividades- Meio da Administração Pública; Descrição Arquivística - Referências Bibliográficas; Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil; NOBRADE - Norma brasileira de descrição arquivística. Arquivos: gestão e conservação. Sugestões Técnicas. Ano I Número 02 Maio de Página 7 de 7