manual de contabilidade toconline Página 1

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2 MANUAL DE CONTABILIDADE ASSISTIDA Data de Publicação: 9 de Fevereiro de 06 Data da Última Atualização: 9 de Dezembro de 06 Este documento é disponibilizado "tal como está". As informações contidas neste documento podem ser alteradas sem aviso prévio. Página

3 ÍNDICE INTRODUÇÃO... 4 OBJETIVOS... 4 CARACTERÍSTICAS... 4 LICENCIAMENTO... 5 APRESENTAÇÃO... 6 ESTRUTURA DE MENUS EXERCÍCIOS... 7 CRIAÇÃO DE EXERCÍCIO... 7 CRIAÇÃO DE MODELOS... 8 IMPORTAÇÃO DO FICHEIRO SAF-T(PT)... 8 UTILIZADORES - ACESSOS CONFIGURAÇÕES... FLUXOS DE CAIXA... DEMONSTRAÇÕES DE RESULTADOS... DIÁRIOS... BALANÇO... 5 TIPOS DE DOCUMENTOS... 6 CONFIGURAÇÕES DE APURAMENTO E FECHO... 7 CONFIGURAÇÃO DE CONTAS PARA SUGESTÕES DE CONTABILIZAÇÃO PLANO DE CONTAS... ESTRUTURA DO PLANO DE CONTAS SNC... VARIÁVEIS DO PLANO DE CONTAS SNC... 4 Enumerações de Sistema (ES)... 6 Caso particular - variáveis Mercado... 7 Enumerações da Entidade (EN)... 9 Enumerações do Utilizador (EU)... 0 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS... DEMONSTRAÇÕES FISCAIS... ANALÍTICA RUBRICAS/CENTROS DE CUSTO... Rubricas... Centros de custo... 5 CÓDIGOS DE IVA... 7 Condições de aplicabilidade LANÇAMENTOS PAINEL DE LANÇAMENTO SUGESTÕES DE LANÇAMENTO MOVIMENTO DE ABERTURA APURAMENTO E FECHO RELATÓRIOS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DECLARAÇÕES OUTROS MAPAS Página

4 Introdução A Ordem dos Contabilistas Certificados disponibiliza o presente manual com o claro objetivo de que este se constitua como um importante auxiliar às tarefas e operações de configuração e utilização do módulo de Contabilidade. Adicionalmente, coloca à disposição dos Contabilistas Certificados e demais utilizadores a página de Ajuda, em ajuda.toconline.pt, bem como os serviços de suporte e assistência ao utilizador, pelo número de telefone e pelo endereço de suporte@toconline.pt. Objetivos O módulo de contabilidade foi concebido para facilitar o processamento integrado da informação contabilística, partindo de automatismos que facilitam e privilegiam a sugestão de lançamentos contabilísticos, requerendo a posterior verificação e validação pelo Contabilista Certificado, em substituição do tradicional registo / lançamento manual de documentos. A integração da informação é conseguida, em primeira instância, pela interligação permanente aos restantes módulos, a saber: Vendas, Compras, Stocks e Salários, bem como pela importação de dados estruturados, provenientes de aplicações externas, nomeadamente: Informação de vendas por via de ficheiro SAF-T (PT); Informação de compras por via do ficheiro CSV obtido do portal e-fatura da Autoridade Tributária; Informação de bancos a partir dos extratos bancários em formatos normalizados, obtidos das áreas online das Instituições bancárias. Esta nova perspetiva e abordagem de integração da informação, ora interna, ora externa, pretende conferir uma maior dinâmica e inteligência à tarefa de registo contabilístico. Características O módulo de Contabilidade pretende, desde logo, garantir os princípios da simplicidade e da usabilidade, transversais a toda a aplicação, promovendo, para cada operação, tarefa ou função, parametrizações já pré-definidas e de fácil edição e simples configuração pelo utilizador. Por outro lado, a integração da informação interna permite uma interligação perfeita entre os módulos aplicacionais da gestão comercial e do processamento salarial e o módulo da Contabilidade, a par da importação de informação externa de vendas, compras e extratos bancários, que facilita as tarefas de reconciliação e de registo contabilístico, por via de sugestões de contabilização. De outro modo, e porque se trata de uma aplicação totalmente online, o Contabilista poderá aceder e trabalhar no módulo de Contabilidade a partir de qualquer lugar, bastando um acesso à internet e um navegador de última geração. Esta característica estende-se naturalmente a qualquer outro utilizador devidamente autenticado para trabalhar no módulo de Contabilidade, sendo de salientar a inexistência de qualquer limite ao número de utilizadores com acesso e interação com a aplicação. Página 4

5 As recentes alterações ao Sistema de Normalização Contabilística, aplicável, à generalidade das empresas, em vigor desde janeiro de 00, tendo sido alterado pelo Decreto-Lei 89/05, de de junho, com efeitos a partir de de Janeiro de 06, estão já devidamente acauteladas, especialmente no que diz respeito aos planos de contas e às demonstrações financeiras. Neste sentido, e no âmbito do SNC, a criação do exercício contabilístico deverá tomar em devida consideração a dimensão e o objeto da entidade, de acordo com o abaixo: Entidades em geral, de acordo com as normas contabilísticas e de relato financeiro (NCRF); Pequenas entidades, de acordo com a norma contabilística e de relato financeiro para pequenas entidades (NCRF-PE); Microentidades, de acordo com a norma contabilística e de relato financeiro para microentidades (NCM); Entidades do setor não lucrativo, de acordo com a normalização contabilística para as entidades do setor não lucrativo (ESNL). Licenciamento O licenciamento do módulo de contabilidade é realizado, exclusivamente, pelo Contabilista Certificado, na sua área reservada na Ordem dos Contabilistas Certificados. Os preços e demais condições de licenciamento são definidas pela Ordem dos Contabilistas Certificados e estão disponíveis para consulta na área reservado do membro, no site da Ordem dos Contabilistas Certificados, em Página 5

6 Apresentação Estrutura de menus A estrutura de menus do módulo de Contabilidade apresenta cinco menus, que encerram um leque bem definido de operações de configuração e trabalho contabilístico. Menu Exercícios Área de criação, acesso e gestão dos Exercícios Fiscais da entidade e dos Modelos do contabilista. Menu Contabilização Área de registo e lançamento contabilístico, a partir de uma das opções disponibilizadas: lançamentos em preparação, lançamentos finalizados, sugestões de vendas, sugestões de compras, sugestões de salários, sugestões de ativos, lançamentos de abertura e lançamentos de apuramento e fecho. Menu Planos Área de consulta, validação e parametrização do Exercício Fiscal, em particular do Plano de Contas SNC, das Variáveis do Plano SNC, dos Códigos de IVA, das Declarações Fiscais, das Demonstrações Financeiras e das configurações das Rúbricas e Centros de Custo. Menu Relatórios Área de consulta de mapas, inclusive demonstrações financeiras, extratos de contas e diários, balancetes, mapa de exploração e declarações. Menu Configuração Os campos para preenchimento da Declaração Periódica de IVA e IES. Página 6

7 . Exercícios No submenu de exercícios deverão ser criados os exercícios fiscais, o ponto de partida para todo o trabalho a realizar no módulo de contabilidade. Criação de exercício Para proceder à criação de um exercício deverá seguir a opção de Menu Contabilidade > Exercícios > Botão + Novo exercício. Ao criar um novo exercício será encaminhado para uma nova janela onde deverá escolher o exercício modelo, o tipo de plano a utilizar, o período a que respeita e outras configurações. 6 Exercício modelo _Plano SNC modelo do contabilista: permite a abertura do exercício com base num modelo do contabilista (consultar secção seguinte, sobre os modelos); _Plano SNC de uma empresa do contabilista: permite a abertura do exercício com base num plano de empresa já registada no TOConline com as respetivas parametrizações; _Plano SNC sugerido pelo TOConline: permite a abertura do exercício com base no modelo proposto pelo TOConline; _Importar por SAF-T (PT) de contabilidade: permite a abertura do exercício com base num ficheiro SAF-T (PT), de anterior programa. Deverá ser utilizada esta funcionalidade para transitar a informação de um programa para o outro. Tipo de plano SNC Deverá ser selecionado um tipo de plano de acordo com o tipo de empresa em questão, desde o plano Base, Microentidade (ME), Pequenas entidades (PE) ou Entidades do setor não lucrativo (ESNL). Página 7

8 6 Exercício principal O exercício principal serve para definir esse exercício como favorito e, portanto, sugerido como exercício em trabalho, sempre que se acede ao módulo Contabilidade. Check-box analítica e fluxos de caixa Nas entidades para as quais vai ser usada a contabilidade analítica e fluxos de caixa, deverá ser selecionada a opção respetiva, colocando um visto na check-box correspondente. Datas O campo Ano de início e Mês de início são de seleção e automaticamente o TOConline vai fazer o cálculo dos meses e preencher os campos Ano de fim e Mês de fim. Descrição O campo Descrição é de introdução livre. Poderá inserir uma identificação para o exercício. Não é possível selecionar o Uso contabilidade analítica e o Uso fluxos de caixa nos Exercícios criados com lançamentos já finalizados. Caso pretenda alterar as configurações é necessário reabrir todos os lançamentos. Criação de modelos Existe a possibilidade de criar um, ou mais, modelos do contabilista, onde é parametrizado o plano de contas, respeitando/selecionando sempre um tipo de plano (Base, Microentidade (ME), pequenas entidades (PE) ou Entidades do setor não lucrativo (ESNL)). Apenas é permitido criar um modelo por tipo de plano. Esta funcionalidade permite facilitar a parametrização do plano de contas, por exemplo quando é criado um exercício em qualquer empresa associada ao contabilista poderá ser utilizado o seu modelo. Ao nível da contas de clientes, e uma vez que os clientes, regra geral, não são os mesmos nas diferentes empresas, não é feita qualquer parametrização das sub-contas na ficha do cliente, quando selecionado o modelo do contabilista, o mesmo se aplica aos fornecedores, caixas e contas bancárias. Para criação do modelo bastará seguir a opção de menu Contabilidade > Todos os exercícios > Modelos do contabilista > Botão + Novo modelo. Importação do ficheiro SAF-T(PT) É permitida a importação do ficheiro SAF-T (PT) de um anterior programa para arquivo de informação anterior. Com esta operação não são, nesse exercício, criados os códigos de IVA. Uma vez guardado o ficheiro do anterior programa, no TOConline, ao criar o novo exercício deverá selecionar a opção Importar por SAF-T (PT) de contabilidade. De seguida ser-lhe-á requerido o upload do ficheiro (). Página 8

9 É recomendado que após a operação seja criado um novo exercício, de raiz no e com base no plano sugerido pelo TOConline, ainda que para o mesmo ano fiscal, onde poderá realizar o movimento de abertura automático, no menu Contabilidade > Contabilização > Abertura e fecho > Mov. Abertura. Por fim, deverá fazer a parametrização do plano de contas neste último exercício. Utilizadores - Acessos O contabilista tem sempre acesso total ao programa através do portal OCC. Contudo, poderá facultar o acesso aos seus colaboradores através da criação de utilizadores e posterior definição do acesso ao exercício fiscal. No menu Empresa > Configurações > Utilizadores deverá ser criado o novo Utilizador e definido o acesso à contabilidade. Página 9

10 Após este passo, deverá, na listagem de exercícios clicar em Definir acessos, na linha do exercício desejado. Será encaminhado para uma nova janela onde é requerido que selecione o/a Colaborador(a) bem como o acesso ou só de leitura (consulta) ou de leitura e escrita (consulta e edição). Página 0

11 . Configurações O menu Configurações permite a consulta e edição de parametrizações dos Fluxos de caixa, Demonstrações de Resultados, Diários, Balanço, Tipos de documentos, Apuramento e fecho e a configuração de contas para sugestões de contabilização. As parametrizações realizadas neste submenu serão consideradas para o exercício selecionado e aquando da criação de exercícios fiscais que têm por base um exercício fiscal existente ou um modelo do contabilista onde já tenham sido feitas as parametrizações. Fluxos de Caixa No submenu Fluxos de caixa poderá consultar as parametrizações propostas pelo programa e, se necessário, editar, remover, criar e posicionar a categoria pretendida. Botão Novo Fluxo de caixa O botão +Novo fluxo de caixa abre a caixa de diálogo de criação de um novo fluxo de caixa. Listagem de Fluxos de caixa A listagem de fluxos de caixa apresenta a lista de fluxos de caixa criados; _ Identificador, permite a atribuição da categoria dos fluxos de caixa (Pai); _ Descrição, permite a atribuição de uma descrição do fluxo de caixa. Menu de Opções _ Criar Novo Fluxo de caixa (filho), permite a criação de um fluxo de caixa na hierarquia; _ Editar Fluxo de caixa, permite aceder à caixa de diálogo de edição do fluxo de caixa; _ Remover Fluxo de caixa, permite a anulação do fluxo de caixa; Página

12 _Arrastar o Fluxo de caixa, permite reordenar a posição do fluxo de caixa. Ao clicar no botão Novo Fluxo de caixa, é apresentada a caixa de diálogo de criação de um novo fluxo de caixa. Identificador/Pai O campo Identificador/pai permite a introdução da categoria de identificação do fluxo de caixa. Descrição O campo Descrição permite a introdução da descrição a atribuir ao fluxo de caixa. Demonstrações de Resultados No submenu Demonstrações de resultados poderá consultar as parametrizações definidas pelo programa e realizar parametrizações como: editar, criar e posicionar itens de demonstração de resultados. Botão Nova demonstração de resultados O botão +Nova Demonstração de resultados abre a caixa de diálogo de criação de um novo item de demonstração de resultados. Listagem de itens da demonstração de resultados A listagem da demonstração de resultados apresenta a lista de itens de demonstração de resultados criados. Página

13 Menu de Opções _ Novo (filho), permite a criação de um item de demonstrações de resultados na hierarquia; _ Editar Demonstrações de resultados, permite aceder à caixa de diálogo de edição do item de demonstrações de resultados; _Arrastar o item de Demonstração de resultados, permite reordenar a posição do item de demonstrações de resultados. Ao clicar no botão Nova Demonstração de resultados, é apresentada a caixa de diálogo de criação de um novo item de demonstração de resultados. Identificador/Pai O campo Identificador/pai permite a introdução do item de demonstração de resultados. Descrição O campo Descrição permite a introdução da descrição a atribuir ao item de demonstração de resultados. Diários Ao conceito de diário contabilístico está associada, comummente, a necessidade de um correto arquivo dos documentos contabilísticos, de forma numericamente ordenada, tipificando o mecanismo de controlo. A tabela de Diários, disponível na opção de menu Configuração > submenu Diários, está pré-configurada, apresentando os tipos de diários mais comuns. No entanto, o utilizador pode editar os diários disponibilizados, bem como promover a criação de novos diários. Botão Novo Diário O botão Novo Diário abre a caixa de diálogo de criação de um novo diário. Página

14 Listagem de Diários A listagem de diários apresenta a lista de diários criados e ativos. _ Identificador, permite a atribuição de um código alfanumérico, utilizado para individualizar o Diário; _ Nome, permite a atribuição de uma descrição do diário; _ Tipo, permite a seleção do tipo de movimentos associados ao diário; _ Periodicidade, permite definir o período a considerar para a numeração do diário: Mensal ou Anual. Se mensal, a numeração é sequencial ao longo de um determinado mês, em que os primeiros dois dígitos identificam o mês; no mês seguinte, a numeração é reinicializada. Se anual, é seguida uma numeração ao longo do ano. Poderá alterar a periodicidade a qualquer momento. Menu de Opções _ Editar Diário, permite aceder à caixa de diálogo de edição do diário; _ Remover diário, permite a anulação do diário. A edição ou anulação de um diário apenas é permitida se não existirem lançamentos contabilísticos finalizados, no diário. Ao clicar no botão Novo diário, é apresentada a caixa de diálogo de criação de um novo diário. 4 Identificador O campo Identificador permite a introdução do código / sigla de identificação do diário. Nome O campo Nome permite a introdução da descrição a atribuir ao diário. Tipo O campo Tipo permite a seleção do tipo de diário a criar, de acordo com a lista abaixo: _ Abertura, diário onde são realizados os movimentos de abertura de exercício; _ Apuramento de resultados, diário onde devem ser lançados os movimentos de apuramento, permitindo, posteriormente, a emissão de balancetes com inclusão dos movimentos de apuramento. De referir que estes movimentos são exportados no SAF-T(PT) como TransactionType = A Apuramento de resultado. _ Retificação, diário sugerido para registo de movimentos retificativos e de regularização. Estes movimentos são exportados no SAT-T(PT) como TransactionType = R Regularizações do período de tributação. _ Movimentos de ajustamento, diário sugerido para registo de movimentos de ajustamento. Estes movimentos são exportados no SAF-T(PT) como TransactionType = J Movimentos de ajustamento. _ Regular, diário onde são realizados os movimentos regulares. Estes movimentos são exportados no SAF-T(PT) como TransactionType = N Normal. Página 4

15 4 Periodicidade O campo Periodicidade permite definir o comportamento do numerador do diário respetivo - Mensal ou Anual. Na opção por periodicidade Mensal, o número de lançamento segue uma sequência de numeração ao longo de determinado mês, sendo que os primeiros dois dígitos identificam o mês. É, portanto, sugerido o numerador com a informação Mês / Número de Lançamento, reiniciando a numeração a cada mês. Na opção por periodicidade Anual, o número de lançamento segue uma sequência única de numeração ao longo do exercício. É, portanto, sugerido o numerador com a informação Número de Lançamento. Poderá alterar a periodicidade a qualquer momento. Balanço No sub-menu Balanço poderá consultar as parametrizações definidas pelo programa e realizar parametrizações como: editar, criar e posicionar itens de balanço. Listagem de itens do Balanço A listagem da Balanço apresenta a lista de itens de balanço criados. _ Descrição, permite a atribuição de uma descrição do item de balanço. Menu de Opções _ Novo descrição, permite a criação de um item de balanço na hierarquia; _ Editar Balanço, permite aceder à caixa de diálogo de edição do item de demonstrações de resultados; _Arrastar o item de Balanço, permite reordenar a posição do item de balanço. Ao clicar no botão Nova descrição, é apresentada a caixa de diálogo de criação de um novo item de balanço. Identificador/Pai O campo Identificador/pai permite a introdução do item de balanço. Página 5

16 Descrição O campo Descrição permite a introdução da descrição a atribuir ao item de balanço. Tipos de documentos A utilização de Tipos de Documento, complementada pela associação do respetivo número, permite evitar, na generalidade dos casos, a introdução de descritivos ou observações adicionais ao lançamento, facilitando a referenciação do movimento ao respetivo suporte documental. A tabela de Tipos de Documentos, disponível na opção de menu Configuração > Tipos de Documentos, apresenta os tipos de documentos mais comuns, respeitando, naturalmente, os tipos de documentos existentes nos módulos de Vendas, Compras, Stocks, Salários e Ativos. Estes tipos de documentos não podem ser alterados, atendendo a que são referenciados e utilizados nas sugestões automáticas de contabilização. Os utilizadores podem, no entanto, definir novos tipos de documentos, complementares aos existentes, ou mesmo adaptar as descrições dos tipos de documentos já existentes. Os utilizadores podem utilizar os Tipo de documento para realizar lançamentos automáticos, ao editar os Tipos de documentos já criados e/ou ao criar novos Tipos de documento, o utilizador pode configurar as contas a movimentar a Débito e a Crédito. Ao lançar com o Tipo de documento configurado, as linhas ficam automaticamente preenchidas no lançamento. Botão Novo Tipo de Documento O botão Novo Tipo de Documento abre a caixa de diálogo de criação de um novo tipo de documento. Listagem de Tipos de Documentos A listagem de tipos de documentos apresenta, em linha, os tipos de documentos criados e ativos. _ Identificador, permite a atribuição de um código alfanumérico, utilizado para individualizar o Tipo de Documento; _ Descrição, permite a atribuição de um nome ao tipo de documento; _ Descrição da Transação, permite a descrição da transação associada ao tipo de documento; _Diário por Omissão, permite definir o diário a considerar por omissão, no momento de geração de sugestão de lançamento para o tipo de documento. Menu de Opções _ Editar tipo de Documento, permite aceder à caixa de diálogo de edição do tipo de documento. A edição ou anulação de um tipo de documento apenas é permitida se não existirem lançamentos contabilísticos finalizados para o tipo de documento. Página 6

17 A não definição do Diário por Omissão, no Tipo de documentos, leva ao não preenchimento do campo Diário, no lançamento aquando a sugestão, o que impossibilita a finalização do lançamento de imediato. Ao clicar no botão Novo Tipo de Documento, é apresentada a caixa de diálogo de criação de um novo tipo de documento Identificador O campo Identificador permite a introdução do código / sigla de identificação do tipo de documento. Descrição O campo Descrição permite a introdução da descrição a atribuir ao tipo de documento. Descrição da Transação O campo Descrição da Transação permite a introdução de descrição da transação associada ao tipo de documento. Diário por Omissão O campo Diário por Omissão permite definir o diário a considerar por omissão, no momento de geração de sugestão de lançamento para o tipo de documento. Contas a débito/ Contas a crédito O campo Contas a débito/ Contas a crédito permite definir as contas a movimentar nos lançamentos aquando a utilização deste tipo de documento. Configurações de apuramento e fecho No submenu Configurações de apuramento e fecho poderá consultar as parametrizações dos apuramentos automáticos criados pelo programa, editar movimentos e criar um novo lançamento automático. Página 7

18 Botão Novo Lançamento Automático O botão Novo Lançamento Automático abre a caixa de diálogo de criação de um novo lançamento automático. Listagem de Apuramentos A listagem de apuramentos apresenta, em linha, os tipos de apuramentos criados e ativos. _ Descrição do lançamento (da linha do lançamento), permite a atribuição de uma descrição do lançamento, utilizado para individualizar o apuramento; _ Tipo de apuramento, permite a identificação do tipo de apuramento subjacente; _ Diário, permite definir o diário a considerar por omissão, no momento de geração de sugestão de lançamento para o tipo de apuramento; _ Documento, permite definir o tipo de documento a considerar por omissão, no momento de geração de sugestão de lançamento para o tipo de apuramento; _Valor de sistema, permite identificar a origem do apuramento, de sistema ou de utilizador. Menu de Opções _ Editar movimento, permite aceder à caixa de diálogo de edição de lançamento automático. Ao clicar no botão Lançamento Automático, é apresentada a caixa de diálogo de criação de um novo movimento. Página 8

19 Tipo de apuramento O campo Tipo de apuramento permite a seleção do tipo de apuramento a parametrizar: IVA; Resultados; Outros. Diário O campo Diário permite selecionar o diário a considerar por omissão, no momento de geração de sugestão de lançamento para o tipo de apuramento. Documento O campo Descrição da Transação permite selecionar o tipo de documento a considerar por omissão, no momento de geração de sugestão de lançamento para o tipo de apuramento Descrição do lançamento (na linha do lançamento) O campo Descrição do lançamento (na linha do lançamento) permite a atribuição de uma descrição do lançamento, utilizado para individualizar o apuramento. Lançamentos A secção de lançamentos apresenta, em linha, o movimento automático definido. _Conta origem, permite a seleção da conta de origem do apuramento, do lançamento automático; _ Conta movimento, permite a seleção da conta de movimento do lançamento automático; _ Descrição do lançamento (na linha do lançamento), permite a atribuição de uma descrição do lançamento, utilizado para individualizar o apuramento; _ Tipo de valor, permite a seleção do tipo do valor a considerar no movimento: Saldo do período; Saldo acumulado inicio de período; Saldo acumulado FIM de período; Valor débito período; Valor crédito período; Valor manual; Página 9

20 _ Condição no movimento, permite selecionar a condição no movimento: Débito; Crédito; Débito ou Crédito. 6 Botões de ação _ Botão Lançamento, permite adicionar nova linha ao lançamento; _ Botão Guardar, permite guardar o lançamento automático; _ Botão Cancelar, permite cancelar o lançamento automático. Configuração de contas para sugestões de contabilização No submenu Configurações de contas para sugestões de contabilização poderá consultar e parametrizar as contas sugeridas pelo programa por categorias: Abonos, Descontos por faltas, Descontos, Seguradoras, Sindicatos, Outras Entidades, Serviço Social, Impostos, Terceiros, Arredondamentos, Descritores. As parametrizações realizadas serão apresentadas em sugestões de lançamentos. Poderá realizar parametrizações para Membros de órgãos sociais e Pessoal ou Movimentar conta de ODC (Outros devedores e credores) do funcionário. Categoria A listagem de categoria apresenta, todas as categorias a parametrizar. Listagem de itens As categorias são apresentadas por uma listagem de itens, criados e ativos. _ Código, permite a identificação do item; _ Descrição, permite a identificação do item; _ Membros de órgãos sociais, permite definir a conta a sugerir para os Membros de órgãos sociais; _ Pessoal, permite definir a conta a sugerir para o Pessoal; _ Movimentar conta de ODC (Outros devedores e credores) do funcionário?, permite definir a sugestão da conta Outros devedores e credores, em alternativa às contas definidas nos Membros de órgãos sociais e no Pessoal. Menu de Opções _ Editar contas, permite aceder à caixa de diálogo de edição de contas. Ao clicar na opção Editar contas, é apresentada a caixa de diálogo de configuração de contas a sugerir. Página 0

21 Membros de órgãos sociais / Pessoal O campo Membros de órgãos sociais / Pessoal permite definir a conta a sugerir para os Membros de órgãos sociais e Pessoal, para o item selecionado. Movimentar conta de ODC (Outros devedores e credores) do funcionário em alternativa a estas? Check-box Movimentar conta de ODC (Outros devedores e credores) do funcionário em alternativa a estas?, permite sugerir a conta ODC em alternativa à conta Membros de órgãos sociais e Pessoal. Página

22 . Plano de contas Neste capítulo começamos por abordar os conceitos gerais de funcionamento e de parametrização do plano de contas SNC, estrutura das variáveis do plano de contas, e ainda os códigos de IVA. Estrutura do plano de contas SNC A configuração da estrutura do plano de contas SNC é conseguida por via de um conjunto de contas base, suportadas por variáveis as variáveis do plano, que concretizam a estrutura e automatizam a abertura de subcontas. Aos Contabilistas Certificados é dada a possibilidade de, para cada um dos tipos de entidade, adaptar o seu plano modelo e respetivas configurações. Estes planos, e respetivas configurações, poderão ser, posteriormente, utilizados na criação do exercício contabilístico para cada uma das empresas. Mas, o que é a estrutura de uma conta do plano? Atentemos ao seguinte exemplo, ilustrativo da estrutura sugerida para a conta de clientes, no caso das microentidades. [Operação Clientes] [Mercado Vendas] [Cliente] O plano de contas sugerido para as microentidades reparte a conta utilizando as variáveis Operação Clientes, Mercado Vendas e Cliente. O Contabilista poderá aceitar, desde logo, esta estrutura, selecionando, para cada uma das variáveis, os valores a utilizar e, consequentemente, sinalizando a abertura das respetivas subcontas, ou, em alternativa, estruturar a conta geradora (conta com a máscara de desdobramento associada) de uma outra forma, recorrendo a dígitos ou variáveis intermédias. Os dígitos fixos ou as variáveis intermédias podem ser introduzidos na estrutura da conta, recorrendo ao botão + (adicionar) e selecionando a opção pretendida; de igual forma, poderão ser removidos da estrutura da conta por clique no símbolo X (eliminar). Página

23 O plano de contas sugerido pelo TOConline, para cada um dos tipos de entidades (entidades em geral, pequenas entidades, microentidades e entidades do setor não lucrativo) representa com exatidão a estrutura e hierarquia do código de contas SNC, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 8/05, não sendo, naturalmente, permitido remover as variáveis constantes do plano e, portanto, consideradas como variáveis de sistema. Um claro exemplo de uma variável de sistema é a Operação Clientes na conta Clientes do plano de contas base, aplicável às entidades em geral. Página

24 Acedendo ao plano de variáveis e consultando a variável Operação Clientes, podemos validar quais as subcontas associadas à variável e, intuitivamente, identificar quais as subcontas ativas por defeito. De ressalvar que o utilizador poderá definir um plano de contas próprio, sem recurso à definição e utilização de variáveis. No entanto, não é aconselhável tal prática, atendendo a que todas as vantagens de utilização das variáveis no plano serão descartadas, em especial os automatismos de sugestão de lançamento, como veremos adiante com mais detalhe. Variáveis do plano de contas SNC As variáveis do plano de contas SNC podem definir-se como critérios de agrupamento ordenado das contas do plano. Podem apontar-se, como exemplos de variáveis do plano, o Mercado, a Operação Clientes, o Tipo de IVA, entre outras. A configuração do plano de contas SNC com recurso às variáveis do plano apresenta como principais vantagens: Normalização da estrutura de contas e subcontas, nas várias categorias, de forma coerente e utilizando os mesmos dígitos; Criação de inteligência para a funcionalidade de sugestão automática de movimentação contabilística; Agilização do procedimento de abertura de contas de entidades, sempre que é criado um novo registo cliente, fornecedor, conta bancária, produto, serviço, entre outros; Página 4

25 Navegabilidade na introdução / seleção das contas nos lançamentos contabilísticos, apresentando as opções possíveis para cada nível / dígito da conta; Automatização na elaboração das Demonstrações Financeiras. A lista de variáveis disponibilizadas pela aplicação está disponível por acesso à opção de menu Contabilidade > Planos > SNC (Variáveis), podendo ser editadas e parametrizadas pelo utilizador. Este poderá, inclusivamente, proceder à criação de novas variáveis do Utilizador. Criar Variável O botão Criar Variável abre a caixa de diálogo para criação de uma nova variável do plano. Criar Valor O botão Criar Valor abre a caixa de diálogo para criação de uma nova entrada / subconta para a variável. De salientar que, para as Variáveis de Entidades, este botão está inativo, atendendo a que a criação e parametrização das subcontas deve ser realizada nas respetivas tabelas, disponíveis no menu Empresa. Lista de Variáveis A lista de Variáveis apresenta, em linha, todas as variáveis disponibilizadas pela aplicação, contendo a indicação dos dígitos de subconta previstos. A check-box Valor por Omissão permite, para as Variáveis de Entidades, ativar a sugestão da subconta por omissão apresentada no lançamento contabilístico. Para aceder à lista de valores / subcontas, apresentada à direita no ecrã, bastará selecionar a variável pretendida. Página 5

26 Lista de Subcontas A lista de Subcontas apresenta, em linha, os valores correspondentes às subcontas dentro da variável selecionada, com a indicação do(s) dígito(s) da subconta e respetiva descrição. Para editar o registo, bastará clicar na subconta ou descrição, ou aceder ao menu de opções, à direita na linha. A check-box Ativo permite a criação / ativação da subconta no plano de contas. A check-box Por Omissão nas Entidades permite definir a subconta para sugestão por defeito no lançamento contabilístico. Existem três tipos de variáveis do plano que importa detalhar e distinguir, com vista á sua correta interpretação e utilização. Enumerações de Sistema (ES) As Enumerações de Sistema correspondem às variáveis de sistema e, portanto, constantes da estrutura do código de contas SNC. Atendendo a que, por um lado, estão associadas à estrutura do plano de contas SNC, e, por outro, são fundamentais para o regular funcionamento da funcionalidade de sugestão automática do lançamento contabilístico, estas variáveis não poderão ser removidas. No entanto, o utilizador poderá redefinir o dígito da subconta associada a cada valor/sub-conta, desde que seja respeitada a estrutura do código de contas SNC. As Enumerações de Sistema estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador ES, podendo ser consultada a lista completa de variáveis de sistema em anexo ao presente manual. Continuando com o exemplo da conta Clientes, a enumeração de sistema Operação Clientes está predefinida com os valores ativos para Conta-corrente, Adiantamentos de clientes e Perdas por imparidades acumuladas. Tal significa que, no plano de contas SNC, estará definida por defeito a estrutura da conta clientes da seguinte forma: - Clientes Clientes Conta-corrente 8 Clientes Adiantamento de clientes 9 Clientes Perdas por imparidade acumuladas Para ativar subcontas no plano, bastará colocar o visto na check-box Ativo, na linha da subconta pretendida. Página 6

27 A check-box Por omissão nas entidades permite pré-definir a subconta a ser movimentada na sugestão de lançamento contabilístico. Por exemplo, no cenário de existência das contas ativas (Contacorrente), (Títulos a receber), 8 (Adiantamentos de clientes) e 9 (Perdas por imparidades acumuladas), ao selecionar a subconta (Conta-corrente) como Por omissão nas entidades, esta será a subconta sugerida para movimentação da conta Clientes. Esta lógica de parametrização é aplicável a qualquer variável do Plano de Contas SNC. Caso particular - variáveis Mercado As variáveis de mercado Mercado, Mercado Vendas e Mercado Compras apresentam um comportamento particular na sua parametrização, relacionado com o fato de ser sugerido automaticamente, no momento de criação do exercício contabilístico, a subconta Mercado a ativar, de acordo com o preenchimento do campo País / Região, na ficha de Dados da Empresa, Cliente, Fornecedor. Esta parametrização poderá ser, posteriormente, alterada ou complementada pelo utilizador, redefinindo o Mercado ou ativando outras subcontas. Atentemos ao seguinte cenário: o cliente Clínica Dentária, Lda. (com a subconta 0) tem sede fiscal no Continente, mas tem, igualmente, uma filial (e, portanto, operações) nos Açores. Na criação do exercício contabilístico, é sugerida a abertura da conta correspondente ao Mercado Vendas Continente, de acordo com a informação proveniente do campo País / Região da morada da Sede na ficha de Dados da Empresa. [Operação Clientes] [Mercado Vendas] [Clientes] 0 - Clientes Clientes Conta-corrente Clientes Conta-corrente - Continente 0 Clientes Conta-corrente Continente Clínica Médica, Lda. Página 7

28 O utilizador poderá ativar a subconta - Açores, acedendo ao campo Subconta Configurar, na ficha de Dados do Cliente, e, selecionando a variável [Mercado Vendas], colocando o visto na check-box da subconta pretendida. Deste modo, e porque na estrutura da conta Clientes está enquadrada a variável [Mercado Vendas], com a ativação da opção Açores será automaticamente criada a respetiva subconta no plano. [Operação Clientes] [Mercado Vendas] [Clientes] 0 - Clientes Clientes Conta-corrente Clientes Conta-corrente Açores 0 Clientes Conta-corrente Açores Clínica Dentária, Lda. As variáveis de mercado [Mercado], [Mercado Vendas] e [Mercado Compras] não deverão ser removidas das máscaras das contas do Plano, em especial das classes Clientes, Fornecedores, Compras, 7 Vendas, 7 Prestações de Serviços, atendendo a que são indispensáveis para a sugestão / indicação das contas de IVA a movimentar. Página 8

29 Enumerações da Entidade (EN) As Variáveis de Entidade representam as enumerações das principais entidades de sistema e, portanto, contêm todos os registos existentes em cada uma das tabelas da empresa. Falamos das tabelas de Clientes, de Fornecedores, de Colaboradores, de Contas Caixa, de Contas Bancárias, de Produtos e de Serviços; disponíveis para acesso a partir do menu principal Empresa. Apenas é permitida a utilização de uma variável de entidade em cada máscara de conta geradora. As Variáveis de Entidades estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador EN, podendo ser consultada a lista completa de variáveis de sistema em anexo ao presente manual. Sempre que, na parametrização do plano de contas SNC, é utilizada, a par com outras variáveis, uma variável de entidade, o procedimento de seleção / ativação de subcontas é facilitado. Retomando o exemplo da configuração contabilística em clientes, vejamos: A conta Clientes está estruturada de acordo com as seguintes variáveis: [Operação Clientes] [Tipo Relação] [Mercado Vendas] [Cliente] Acedendo à parametrização da variável [Cliente], em Planos > SNC (Variáveis), e selecionando o cliente para o qual se pretende aceder à configuração, será apresentada a janela de configuração contabilística da conta Cliente. Abordando a título exemplificativo o cliente Clínica Dentária, Lda., e considerando a variável [Operação Clientes], para ativar e despoletar a criação de subcontas, bastará colocar o visto nas operações pretendidas e clicar em Aplicar. No exemplo apresentado, foi selecionada a operação 8 Adiantamentos Página 9

30 de Clientes, pelo que foi gerada a conta de movimento 8 00 Clientes Adiantamentos Gerais Continente Clinica Dentária, Lda.. Este procedimento de configuração é aplicável a outra qualquer variável de entidade. Enumerações do Utilizador (EU) As Enumerações do Utilizador correspondem às variáveis criadas pelo utilizador e, portanto, disponíveis para integrar a estrutura do código de contas SNC. Ao clicar em + Criar Variável será solicitada a identificação da variável bem como o número de dígitos para as subcontas. A organização irá seguir a mesma estrutura que as anteriores, ou seja, após criada a variável, poderá criar valores dentro desta, aos quais será atribuída a respetiva subconta. Para posterior integração da variável criado pelo utilizador, deverá aceder novamente ao plano de contas e, na linha da conta pretendida clicar no menu deslizante () escolher a opção Editar conta e por fim adicionar uma nova variável. Página 0

31 Demonstrações financeiras As demonstrações financeiras têm como objetivo prestar informações sobre a posição financeira, o desempenho financeiro e fluxos de caixa de uma entidade, e assim ajudar a tomada de decisões na área financeira. No submenu Demonstrações financeiras poderá consultar e parametrizar as categorias das demonstrações financeiras: Balanço; Demonstrações de resultados e Fluxos de caixa. O TOConline por omissão atribui categorias às contas do plano, de modo a facilitar uma correta obtenção dos mapas. Botão Descarregar para Excel O botão Descarregar para Excel, permite descarregar o plano de contas por: Tipo de conta; Conta; Descrição; Categoria no balanço (saldo a débito); Categoria no balanço (saldo a crédito); Categoria na demonstração de resultados; Fluxo de caixa (a débito); Fluxo de caixa (a crédito); Rubricas. Listagem/estrutura Esta listagem está organizada por contas, ativas no plano de contas. _ Conta, identifica a conta a parametrizar; _ Ver Descrição, apresenta a descrição criada para a conta; _ Categoria no balanço (saldo a débito), permite a seleção da categoria de balanço com saldo a débito; Página

32 _ Categoria no balanço (saldo a crédito), permite a seleção da categoria de balanço com saldo a crédito; _ Categoria na demonstração de resultados, permite a seleção da categoria na demonstração de resultados; _ Fluxo de caixa (a débito), permite a seleção da categoria de fluxo de caixa a débito; _ Fluxo de caixa (a crédito), permite a seleção da categoria de fluxo de caixa a crédito. Menu de Opções Apresenta a lista das categorias ativas, em cada demonstração financeira, para seleção. Apenas é necessário parametrizar as contas pai, uma vez que as contas filhas assumem as parametrizações realizadas nas contas pai. Exemplo: Ao configurar a conta (conta pai ) com a categoria Caixa e depósitos bancários, categoria no balanço, as contas 00 e 999 ficam automaticamente configuradas, mesmo não sendo visível a categoria na linha da conta. A parametrização das contas é essencial para uma correta apresentação das Demonstrações financeiras. Caso alguma conta não esteja parametrizada será apresentada uma notificação, no cabeçalho da Demonstração, com as contas a configurar. Demonstrações fiscais Página

33 Ainda não implementado. Analítica Rubricas/Centros de custo Para uma análise de quadros e mapas empresarias, como balanços e demonstrações de fluxos de caixa é importante uma correta parametrização ao nível da contabilidade analítica, pois trata-se de um instrumento que tem de ser modelado à realidade de cada entidade e de cada empresa. Deve ter em conta a sua organização, nomeadamente as atividades desenvolvidas, as gamas de produtos/serviços, os recursos e as políticas seguidas. A indicação da utilização da contabilidade analítica é realizada aquando da criação do exercício. Esta está associada à organização por rubricas e centros de custo, que são fundamentais para o regular funcionamento do lançamento contabilístico. Por omissão o TOConline apresenta 6 rubricas Pai, sendo dada a possibilidade ao utilizador de criar as rubricas a partir das rubricas Pai existentes. O mesmo para o centro de custo, onde o utilizador poderá criar os próprios centros de custo, não sendo aqui facultada qualquer informação por omissão. Deverá assim seguir a opção de menu Empresa > Configurações > Rubricas ou Centros de custo, conforme aplicável. Rubricas Página

34 Botão Nova Rubrica Este botão permite a criação de uma nova rubrica. Listagem rubricas No submenu Rubricas são apresentadas todas as rubricas existentes. Seta de expansão A seta de expansão à esquerda na linha permite visualizar todas as rubricas que estão na hierarquia de uma rubrica principal, ou seja, sub rubricas. Menu deslizante _Criar nova nesta rubrica, permite a criação de uma sub rubrica; _Editar rubrica, permite editar o código e nome da rubrica e ainda a Rubrica pai. Configurar distribuição CC O atalho referido permite configurar a distribuição por Centro de Custo. Esta opção apenas é disponibilizada no último nível, ou seja, na linha da rubrica onde não exista rubricas na hierarquia. Será encaminhado para uma nova janela, como vemos em baixo. Campo centro de custo O campo centro de custo é um campo de seleção, onde são listados os centros de custo existentes na entidade, dos quais deverá selecionar o aplicável. Página 4

35 Campo percentagem Este campo permite a introdução da percentagem de distribuição para cada centro de custo, na linha respetiva. Botões gravar e cancelar Para gravar as configurações bastará clicar em Gravar. A opção Cancelar permite fechar a janela e não considerar qualquer alteração. Centros de custo No submenu de Configurações poderá comutar entre separadores, escolhendo aqui a opção Centros de custo. Botão adicionar centro de custo O botão + Adicionar centro de custo permite abri uma nova janela para indicação do código e nome do centro de custo (ver imagem abaixo) Listagem centros de custo Ao clicar no separador Centros de custo serão apresentados todos os centros de custo existentes em lista. Menu deslizante _Editar, possibilita a edição do código e descrição; _Anular, permite a anulação do centro de custo em causa. Após estas parametrizações deverá ser realizada a configuração nas contas do plano SNC. Para tal deverá seguir a opção de menu Contabilidade > Planos > Analítica (Rubricas/centros de custo). Esta configuração apenas é aplicável às contas 6 e 7. Página 5

36 Seta de expansão A seta de expansão permite desdobrar as contas até chegar à conta de movimento. Opção configurar Na linha de cada conta existe a opção Configurar, que permite, numa nova janela definir a rubrica e respetiva distribuição por centro de custo (ver imagem abaixo) Campo rubrica O campo Rubrica permite a seleção da rubrica a atribuir, com base nas rubricas existentes na entidade. Campo centro de custo O campo centro de custo é um campo de seleção, onde são listados os centros de custo existentes na entidade, dos quais deverá selecionar o aplicável. À direita, no campo Percentagem, deverá indicar a percentagem de distribuição. Página 6

37 Ao selecionar o campo Por omissão, quando abre a caixa de dialogo Distribuição por centros de custo, serão assumidas as configurações realizadas na Rubrica, no menu Empresa > Configurações. Códigos de IVA O submenu Códigos de IVA é apresentado nos exercícios que são criados de raiz no TOConline. Para exercícios importados nunca é criada a tabela de códigos de IVA. Os códigos de IVA respeitam o país/região indicado na ficha de dados da empresa, na secção Moradas, campo País/região Botão Novo Código de IVA O botão Novo Código de IVA abre a caixa de diálogo de criação de um novo código de IVA. Listagem de Código de IVA A listagem de Códigos de IVA apresenta a lista dos Códigos de IVA criados. _ Id, permite a atribuição de um código alfanumérico; _ Descrição, permite a atribuição de uma descrição ao Código de IVA; _IVA, permite a atribuição da taxa de IVA a aplicar; _Conta a debitar, permite identificar a conta de IVA a movimentar a débito; _Conta a creditar, permite identificar a conta de IVA a movimentar a crédito. Menu de Opções _ Nova condição de aplicabilidade, permite adicionar nova condição de aplicabilidade para o código selecionado, que deverá ser respeitada nos lançamentos; _ Editar código de IVA, possibilita a edição do código, desde a descrição, taxa de IVA, conta a debitar/creditar e as definições no plano SNC. Seta de expansão Ao clicar na seta à esquerda do código poderá expandir as condições de aplicabilidade para o código, as já pré-definidas e as definidas pelo utilizador. Menu deslizante _Eliminar, permite a eliminação de determinada condição de aplicabilidade. Filtros Na coluna lateral direita existem 7 filtros de seleção e o campo Pesquisa, por forma a facilitar o encontro do código que pretende. Os filtros podem ser combinados e no campo Pesquisa pode introduzir número ou letras. Página 7

38 Para exercícios importados nunca é criada a tabela de códigos de IVA. Os códigos do IVA são criados de acordo com o país/região indicado na ficha de dados da empresa, aquando a criação do exercício. A alteração do país / região não tem impacto nos códigos IVA de Exercícios já criados. O TOConline não permite, ao utilizador configurar, nos códigos de IVA os campos a preencher na DPIVA e na IES, de modo a garantir coerência no preenchimento das declarações. Os códigos de IVA são criados internamente. Condições de aplicabilidade O utilizador pode definir condições de aplicabilidade para a sugestão dos códigos do IVA. No menu deslizante à direita na linha do código de IVA, ao escolher Novo Condição de aplicabilidade, é apresentada a caixa de diálogo de criação de uma nova condição. Tipo O campo Tipo permite a introdução do tipo de condição a adicionar: Conta; Campo; Variável. Conta O campo Conta permite a introdução de uma conta que despoleta a sugestão do código de IVA. Página 8

39 O Tipo de documento utilizado nos lançamentos é determinante para uma correta sugestão do código de IVA. Por exemplo, se escolher como Tipo de documento Fatura ou Nota de crédito o código de IVA sugerido é diferente. Ao lançar compras no TOConline deverá escolher como Tipo de documento Fatura de compra e não Fatura. O tipo de documento Fatura não é uma condição de aplicabilidade para uma correta sugestão do Código do IVA, nas compras. Contudo, há sempre a possibilidade de adicionar este Tipo de documento, como uma nova condição de aplicabilidade. 4. Lançamentos Nesta secção serão abordadas em detalhe todas as operações relativas ao lançamento manual na contabilidade, às sugestões de lançamento contabilístico para os documentos gerados no TOConline, e importados, processamentos salariais e operações relacionadas com ativos. 4. Painel de lançamento No painel de lançamento estão localizados os filtros do lado esquerdo que permitem auxiliar a pesquisa e a obtenção de informações, e a listagem dos documentos. Do lado direito localiza-se o painel de lançamento que vai ser apresentado em detalhe Filtros _Pesquisa, o campo de pesquisa livre permite a introdução da identificação do documento, numeração no diário, de modo a facilitar o encontro de documentos; _Estado, o filtro de seleção possibilita filtra a apresentação pelo estado Em preparação, Em preparação e finalizados, Finalizados, Sugestão de vendas, Sugestão de compras, Sugestão salários, Abertura ou Apuramento e fecho; _Conta, campo de seleção que permite filtrar por conta específica; _Dia, campo disponível para introdução do dia; _Mês, campo disponível para introdução do mês; _Diário, campo disponível para seleção do diário; _Tipo de documento, campo disponível para seleção do tipo de documento. Atalhos rápidos _Reabrir todos, esta opção permite realizar a operação de reabertura em lote. É também possível, se selecionar a check-box à esquerda da identificação do lançamento (quadrado a branco na imagem), realizar a operação de reabertura específica para os lançamentos sinalizados; Página 9

40 4 _Finalizar todos, esta opção permite realizar a operação de finalização em lote. É também possível, se selecionar a check-box à esquerda da identificação do lançamento (quadrado a branco na imagem), finalizar os lançamentos que foram selecionados. Botão novo lançamento O botão +Novo permite a criação de um novo lançamento manual. Botões de ação _Gerar sugestões, este botão permite gerar as sugestões de contabilização quer para vendas, compras, salários ou ativos. Aqui poderá filtrar por meses, gerar a sugestão de um mês específico e ainda escolher, para salários, se pretende Agregar num único movimento os processamentos e pagamentos de todos os colaboradores. Outra opção disponível é gerar as sugestões e finaliza-las automaticamente, devendo nesse caso picar a opção Finalizar sugestões; _Duplicar, permite a duplicação de um lançamento; _Finalizar, permite a finalização de um lançamento que se encontre em preparação ou ainda como sugestão; _Eliminar, permite a eliminação do lançamento. O TOConline, quando é escolhida a opção de eliminar um lançamento finalizado, e por forma a que estes sejam reaproveitados, coloca o lançamento em preparação para que possa ser novamente utilizado. Evitando assim buracos na numeração do diário. 5 6 Botões de opção _Descarregar para excel, permite a descarga do lançamento selecionado para ficheiro em formato xls; _Descarregar para pdf, permite a descarga do lançamento selecionado para ficheiro em formato pdf; _Botão de atalhos, poderão aqui ser consultados os atalhos de teclado disponibilizados para o painel de lançamento; _Botão de configuração, permite parametrizar configurações específicas para o exercício. É detalhado após o ponto 6, em baixo. Painel de lançamento O painel de lançamento constitui uma grelha onde deverão ser inseridas todas as informações relativas ao lançamento contabilístico. O retângulo de cor, apenas é preenchido quando o lançamento é finalizado, pois só aí é atribuída numeração no diário. Na janela de configuração do exercício poderá realizar configurações específicas/comportamentos específicos para os lançamentos realizados no exercício selecionado. Página 40

41 5 _Data para novo lançamento, permite definir a data a apresentar, por omissão, num novo lançamento. Deverá selecionar se pretende Último dia do mês anterior, Próprio dia, Último dia do mês atual, Último lançamento ou Data específica; _Data específica, se no campo anterior escolher Data específica deverá aqui inserir essa mesma data; _Data para sugestão de lançamentos, permite definir a data a apresentar, por omissão, nas sugestões de lançamento geradas. Deverá selecionar Data do documento, Último dia do mês do documento ou Último dia do mês seguinte ao encerramento de diários; _Encerramento dos diários a, permite definir a data para encerramento dos diários; _Excluir do encerramento os diários, possibilita a definição dos diários a excluir no encerramento de contas; _Controlo de terceiros, caso não pretenda realizar o controlo de terceiros quando utiliza códigos de IVA, nos lançamentos, deverá colocar um visto nesta opção; _Filtros, existe a possibilidade de escolher se pretende Filtrar o mês anterior, Filtrar tipo de documento, Filtrar diário e adicionalmente combinar a opção Filtrar lançamentos em preparação e finalizados ou outras opções. Contudo a opção Filtrar lançamentos em preparação e finalizados apenas é desbloqueada se previamente escolher um dos outros filtros. Ao colocar o visto numa ou mais opções está a informar o programa que, no momento de lançamento, quando insere os dados respetivos (data, tipo de documento, diário) vai ser filtrado, do lado esquerdo os lançamentos que respeitem essa indicação, ou seja, se escolher Filtrar tipo de documento, por exemplo, quando iniciar o lançamento e escolher Fatura de compra, automaticamente, do lado esquerdo apenas serão apresentadas Faturas de compras. Página 4

42 4.. Sugestões de lançamento O TOConline, no menu de Contabilidade > Contabilização disponibiliza submenus de sugestões, ou seja, para os documentos que são criados no TOConline (módulos de gestão comercial) e para os documentos que são importados, quer por ficheiro SAF-T(PT) de faturação quer documentos resultantes da importação do e-fatura. A sugestão do lançamento contabilístico não é passível de configuração prévia pelo utilizador. Serão sempre apresentados os lançamentos propostos pelo programa, e o utilizador poderá editar as contas apresentadas. Quando é finalizado um documento (fatura de venda, fatura de compra), um processamento ou ainda uma operação sobre os ativos automaticamente o TOConline vai apresentar nas sugestões o lançamento contabilístico respeitante. Caso, por algum motivo, esta não tenha sido gerada poderá sempre forçar a geração das sugestões por clique no botão Gerar sugestões. Em baixo detalhamos cada um dos painéis de sugestões, em tudo semelhantes. Sugestões de vendas Página 4

43 Filtro sugestões de vendas Neste filtro facilmente identifica os tipos documentos contabilísticos de vendas. Estado Por baixo da identificação do diário é apresentado o estado do lançamento Sugestões. Tudo o que estiver com a cor laranja respeita a sugestões geradas pelo programa. Gerar sugestões O botão identificado permite gerar as sugestões de contabilização para vendas, colocando um visto na respetiva opção de Tipo de lançamento. Deve ainda escolher o intervalo de meses para os quais pretende gerar a sugestão. Outra opção disponível é gerar as sugestões e finaliza-las automaticamente, devendo nesse caso picar a opção Finalizar sugestões. Sugestões de compras Filtro sugestões de compras Neste filtro facilmente identifica os tipos documentos contabilísticos de compras. Página 4

44 Estado Por baixo da identificação do diário é apresentado o estado do lançamento Sugestões. Tudo o que estiver com a cor laranja respeita a sugestões geradas pelo programa. Gerar sugestões O botão identificado permite gerar as sugestões de contabilização para compras, colocando um visto na respetiva opção de Tipo de lançamento. Deve ainda escolher o intervalo de meses para os quais pretende gerar a sugestão. Outra opção disponível é gerar as sugestões e finaliza-las automaticamente, devendo nesse caso picar a opção Finalizar sugestões; Sugestões de salários Filtro sugestões de salários Neste filtro facilmente identifica os tipos documentos contabilísticos de salários. Estado Por baixo da identificação do diário é apresentado o estado do lançamento Sugestões. Tudo o que estiver com a cor laranja respeita a sugestões geradas pelo programa. Gerar sugestões O botão identificado permite gerar as sugestões de contabilização para os processamentos finalizados, colocando um visto na respetiva opção de Tipo de lançamento. Deve ainda escolher o intervalo de meses para os quais pretende gerar a sugestão. Outra opção disponível é gerar as sugestões e finaliza-las automaticamente, devendo nesse caso picar a opção Finalizar sugestões; Especificamente para salários, pode selecionar Agregar num único movimento os processamentos e pagamentos de todos os colaboradores. Página 44

45 Sugestões de ativos Filtro sugestões de ativos Neste filtro facilmente identifica os tipos de operações contabilísticas de ativos. Estado Por baixo da identificação do diário é apresentado o estado do lançamento Sugestões. Tudo o que estiver com a cor laranja respeita a sugestões geradas pelo programa. Gerar sugestões O botão identificado permite gerar as sugestões de contabilização para ativos, colocando um visto na respetiva opção de Tipo de lançamento. Deve ainda escolher o intervalo de meses para os quais pretende gerar a sugestão. Outra opção disponível é gerar as sugestões e finaliza-las automaticamente, devendo nesse caso picar a opção Finalizar sugestões. Situação particular de exercícios com contabilidade analítica Quando uma empresa escolher utilizar contabilidade analítica, no painel de lançamentos surge uma opção extra Ver detalhe. Permite consultar a distribuição por rubrica/centro de custo. Página 45

46 4.. Movimento de abertura No separador Abertura tem a possibilidade de lançar os saldos do período anterior manualmente ou através de um movimento automático. Filtros Os filtros permitem ao utilizador localizar lançamentos e facilitar o lançamento. Por exemplo se aplicar um filtro no Diário, este será assumido ao criar um novo lançamento. Ao clicar no botão Novo, é apresentado o formulário de preenchimento para lançamento manual. Listagem de lançamentos Apresentação de lançamentos de acordo com os filtros selecionados. Botões de ação _ +Novo, permite a criação de um lançamento manual de abertura; _ Mov. de Abertura, permite a criação de um movimento de abertura automático. Ao clicar no botão Mov. de Abertura, é apresentada a caixa de diálogo de criação de um movimento de abertura automático. Página 46

47 Exercício Anterior O campo Exercício Anterior permite a seleção de um Exercício fiscal criado na empresa. Diário O campo Diário permite a introdução do diário Abertura. A seleção do Exercício Anterior, na criação do movimento automático de abertura, facilita a passagem dos saldos de Exercícios fiscais criados noutros softwares para o TOConline. Por exemplo, o Exercício de 06 foi lançado em outro software, em 07 a contabilidade passa a ser efetuada no TOConline. Deverá criar um Exercício fiscal com o ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade do outro software (consultar página 8 e 9 deste manual) e ao realizar o movimento de abertura, no Exercício fiscal atual, deverá escolher o Exercício fiscal criado com o SAF-T (PT) de contabilidade. Ao realizar o movimento de abertura com um Exercício anterior criado através de SAF-T (PT) de contabilidade, o TOConline sugere contas integradoras, contas razão. As contas terão que ser completadas pelo utilizador de acordo com o atual plano de contas da empresa. Ao realizar o movimento automático de abertura a Data de lançamento, apresentada, por omissão, é 0/0/0*. Contudo, o utilizador poderá sempre editar a data do lançamento Apuramento e fecho No Menu Contabilidade > submenu Contabilização > opção Apuramento e Fecho poderá proceder ao apuramentos e fechos de ano. Apuramento do IVA O botão Ap.IVA permite gerar o apuramento do IVA de forma automática com base nos lançamentos finalizados existentes. Ao clicar será encaminhar para uma nova janela. Página 47

48 Aqui deverá selecionar as opções Apuramento do IVA e/ou IVA a pagar/a receber e ainda selecionar o mês (neste caso porque o enquadramento do IVA definido na ficha de dados da empresa é mensal, caso contrário, neste campo iriamos selecionar o trimestre). Apuramento de resultados Ao clicar no botão Ap. Resultados será encaminhado para uma nova janela onde poderá realizar os fechos em baixo apresentados. Para tal bastará picar os apuramentos pretendidos e definir o período de análise. Outros apuramentos Ao clicar no botão Outros apuramentos será encaminhado para uma nova janela onde poderá realizar os apuramentos em baixo apresentados. Para tala bastará picar os apuramentos pretendidos e definir o período de análise. Em todas as janelas são apresentados os diários e o tipo de documento onde é gerada a sugestão de lançamento. Estes podem ser parametrizados no menu Contabilidade > Configuração > Configurações de apuramento e fecho. Página 48

49 5. Relatórios Esta área de relatórios permite-lhe obter mapas de análise financeira, declarações e ainda extratos gerais da contabilidade, como balanços, balancetes e mapas de exploração. São ferramentas úteis e complementares quer a nível de gestão contabilística quer a nível de tarefas relacionadas com o cumprimento das obrigações fiscais no âmbito do exercício das atividades empresariais Demonstrações financeiras Balanço Permite a consulta da situação patrimonial da empresa. Utilizando o filtro Exercícios e/ou Exercício anterior poderá extrair o balanço apenas para um exercício ou para dois exercícios, para uma análise comparativa. No filtro Período pode escolher o mês de análise. Após a geração, este mapa poderá ser exportado no formato excel ou pdf, ou impresso por clique nos botões assinalados na imagem, respetivamente. No topo da demonstração poderá utilizar as setas (à esquerda) para comutar as páginas, se aplicável, bem como o campo de zoom (no meio). Página 49

50 Demonstração de resultados por naturezas Permite a consulta do resultado líquido do período e respetivas rubricas que lhe dão origem. Utilizando o filtro Exercícios e/ou Exercício anterior poderá extrair o balanço apenas para um exercício ou para dois exercícios, para uma análise comparativa. No filtro Período pode escolher o mês de análise. Após a geração, este mapa poderá ser exportado no formato excel ou pdf, ou impresso nos botões assinalados na imagem, respetivamente. No topo da demonstração poderá utilizar as setas (à esquerda) para comutar as páginas, se aplicável, bem como o campo de zoom (no meio). Demonstração de fluxos de caixa Permite consultar foram as saídas e entradas de dinheiro no caixa durante um período e o resultado desse fluxo. Para cada filtro Exercício e Exercício anterior poderá selecionar o período de análise (mensal). Após a geração, este mapa poderá ser exportado no formato excel ou pdf, ou impresso nos botões assinalados na imagem, respetivamente. No topo da demonstração poderá utilizar as setas (à esquerda) para comutar as páginas, se aplicável, bem como o campo de zoom (no meio). 4 Demonstração alterações capital próprio Ainda não implementado. Página 50

51 5.. Declarações O TOConline disponibiliza, neste submenu a declaração periódica do IVA (DPIVA), declaração recapitulativa do IVA (DRIVA), declaração de retenções na fonte, Modelo e IES. Declaração periódica do IVA O botão +Criar declaração permite criar a declaração com base da informação dos lançamentos realizados e no estado finalizado. Após clicar no botão será encaminhado para uma nova janela _Número de identificação fiscal, é preenchido automaticamente de acordo com a informação existente na ficha de dados da empresa; _Nome, é preenchido automaticamente de acordo com a informação existente na ficha de dados da empresa; _Exercício 06 mensal, permite a seleção do período. Este campo respeita o enquadramento do IVA, se mensal, serão apresentados os meses do exercício selecionado; se trimestral, serão apresentados os trimestres do exercício selecionado; _Prazo da declaração, deverá selecionar se está dentro ou fora do prazo. Página 5

52 4. Listagem das DPIVA São listadas todas as DPIVA criadas na entidade, identificadas pelo mês/trimestre e estado (Finalizado, Em preparação ou com Erro). Seta de expansão Possibilita visualizar a composição da declaração, rosto e anexos.. Botão adicionar anexo O botão +Adicionar anexo permite adicionar o Anexo R (Açores), Anexo R (Madeira), Anexo Campo 40, Anexo Campo 4, Anexo Fornecedores, Anexo Clientes. Para estes dois últimos ser-lhe-á solicitado o período do anexo. 4. Botões de opção _Validar, permite validar a declaração, antes da submissão; _Submeter, permite submeter a declaração diretamente do TOConline, sendo solicitadas as credenciais que são utilizadas na aplicação externa para submissão. A seta à direita possibilita marcar a declaração como submetida externamente; _Descarregar, permite fazer o download da declaração; _Eliminar, permite eliminar a declaração criada. Os valores que automaticamente o TOConline preenche na declaração poderão ser editados, bem como campos que se encontram vazios. Declaração recapitulativa do IVA O botão +Criar declaração permite criar a declaração com base da informação dos lançamentos realizados e no estado finalizado. Após clicar no botão será encaminhado para uma nova janela Página 5

53 _Número de identificação fiscal, é preenchido automaticamente de acordo com a informação existente na ficha de dados da empresa; _Nome, é preenchido automaticamente de acordo com a informação existente na ficha de dados da empresa; _Periodicidade, permite selecionar a periodicidade, se mensal, se trimestral; _Tipo de declaração, por omissão é selecionada a ª declaração, existindo a possibilidade de escolher declaração de substituição; _Exercício de, é identificado o exercício, de acordo com a descrição deste e disponibilizados os meses/trimestres; _Check-box, se existirem alterações de periodicidade de envio deverá ser colocado o visto nesta checkbox.. Listagem das DRIVA São listadas todas as DRIVA criadas na entidade, identificadas pelo mês/trimestre e estado (Finalizado, Em preparação ou com Erro).. Seta de expansão Possibilita visualizar a composição da declaração.. Botões de opção _Validar, permite validar a declaração, antes da submissão; _Submeter, a seta à direita do botão submeter possibilita marcar a declaração como submetida externamente; Página 5

54 _Descarregar, permite fazer o download da declaração; _Eliminar, permite eliminar a declaração criada. Os valores que automaticamente o TOConline preenche na declaração poderão ser editados, bem como campos que se encontram vazios. 4 5 Declaração de retenções na fonte e IS Ainda não implementado. Modelo Ainda não implementado. IES Ainda não implementado. 5.. Outros mapas Qualquer que seja o relatório selecionado pode aplicar filtros, consulta no ecrã, exportação para ficheiro de consulta PDF e exportação para ficheiro de edição XLS (excel), com a exceção do mapa Posição por conta. Extratos Neste menu são disponibilizados os extratos de conta e extratos de diário Campo extrato O campo Extrato possibilita ao utilizador selecionar se pretende consultar Extrato de contas ou Extrato diário.. Campo no período No campo no período pode definir o intervalo de tempo que pretende analisar.. Campo de conta Neste campo é permitida a definição do intervalo de contas a analisar. 4. Campo diário No campo diário é permitida a seleção do diário a considerar na obtenção do mapa. Página 54

55 5. Check-box Saldos a zero Para a inclusão do saldos a zeros deverá colocar um visto nesta opção. 6. Botão extrair o relatório Depois de aplicados os filtros pretendidos, deve clicar neste botão para que seja gerado o extrato. Extratos analítica Nesta categoria são disponibilizados os mapas detalhados pro rubricas/centros de custo 5 4. Campo tipo de extrato O campo Tipo de Extrato possibilita ao utilizador selecionar a estrutura, se pretende consultar Rubrica/Centro de custo ou Centro de custo/rubrica.. Campo rubricas O campo rubricas permite filtrar a geração do mapa para rubricas específicas.. Campo centros de custo Neste campo é permitido o filtro, na geração do mapa, por centros de custo específicos. 4. Campo início e fim Este campo permite a definição do intervalo de datas a consultar. 5. Aplicar filtros Após a definição dos filtros, bastará clicar no botão Aplicar filtros para obter o extrato. Página 55

56 Balancetes Nesta área poderá extrair balancetes Campo tipo de balancete O campo Tipo de Balancete possibilita ao utilizador selecionar o período a incluir no mapa: Acumulado, Período e Acumulado ou Anterior, Período e Acumulado.. Campo exercício O campo Exercício permite selecionar qual o exercício a considerar para geração do balancete.. Campo de conta: até conta: Neste campo é permitido definir o intervalo de contas para análise 4. Campo de: a: Neste campo é permitido definir o intervalo de datas para análise 5. Campo grau O campo Grau permite selecionar Movimento, /razão ou o grau de a 8. Por exemplo, se for selecionar grau 5, serão apresentadas todas as contas razão que possuem até 4 repartições (variáveis), nas contas que apenas estão desdobradas por variável, por exemplo caixa, será apresentada a totalidade 00 (subconta associada). 6. Tipo de saldos O campo tipo de saldos permite selecionar se pretende a apresentação de Soma dos saldos ou Saldo das somas. 7. Check-box _Saldos a zero, se pretender incluir no balancete os saldos a zero deve selecionar Página 56

57 esta opção; _Apenas movimentos de abertura, ao selecionar esta opção irá incluir apenas os movimentos de abertura; _Incluir movimentos de abertura, adicionalmente à informação base do exercício pode selecionar esta opção, se pretender incluir movimentos de abertura no balancete a extrair; _Incluir apuramento de resultados, adicionalmente à informação base do exercício pode selecionar esta opção, se pretender incluir apuramento de resultados no balancete a extrair. 8. Botão extrair relatório Depois de aplicados os filtros pretendidos, deve clicar neste botão para que seja gerado o balancete. 4 Posição por conta O mapa posição por conta possibilita a consulta em tempo real dos saldos das respetivas contas, bem como o resumo dos créditos, débitos, saldos e acumulados por mês. Adicionalmente é ainda representada esta informação graficamente. A legenda assinalada é interativa, isto é, sempre que quiser omitir um indicador bastará clicar em cima do quadrado de cor/descrição débito/crédito/saldo/acumulado e no gráfico irá deparar-se com o desaparecimento dessa linha, de cor correspondente. 5 Mapa de exploração O mapa de exploração agrupa a informação das contas 6, 7 e, incluindo os movimentos de abertura, se esta opção for selecionada, como assinalado na imagem. Página 57

58 6 7 Mapas recapitulativos Ainda não implementado. Mapa de conferência de IVA O mapa de conferência de IVA visa apresentar um resumo da informação que é enviada para a declaração periódica do IVA. Se aplicável, são primeiramente detalhados os movimentos que não foram incluídos na declaração, como demonstrado na imagem, para que possa facilmente encontrar e corrigir. Daí em diante, por código de IVA são detalhados todos os lançamentos. Para geração do mapa deverá selecionar o Período que pretende conferir e por fim clicar em Extrair relatório. Página 58