MODELOS DE AUDITORIA APLICADOS À LOGÍSTICA

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1 MODELOS DE AUDITORIA APLICADOS À LOGÍSTICA HUMANITÁRIA GEL LALT Camilla Agostinho 09 Junho 2011

2 CONTEXTO & ESCOPO CONTEXTO O que a Literatura diz Enfoque Estratégico vs. Enfoque Operacional Missões de caráter de emergência vs. missões on-going Tipo de produtos Tipo de purchasing Estrutura das missões ESCOPO Organização humanitária reconhecida Foco operacional Missões on-going Produtos médicos e logísticos Projetos e Capital Purchasing local e internacional Estrutura de pessoas 6/13/2011 2

3 OBJETIVOS Identificar espeficamente quais as atividades de Supply Chain que necessitam atenção Gerar dados relacionados ao status da Supply Chain Promover a base implementar mudanças Melhorar Supply Chain nas missões 6/13/2011 3

4 METODOLOGIA Guidelines, Procedures and Reports Diagnosis of current state PHASE 1 Design of process and flows Literature Review PHASE 2 Protocol development (Study Case) Data Collection Data Validation Data Analysis Field Auditing (Study Case) Onsite interviews Direct observation Physical Inspections Develop an Audit Model Creation of template to generate information Report of Field Audit Evaluation of current operation PHASE 3 Improvement Suggestions Identify opportunities and promote awareness Compare the results with 2009 Audit 6/13/2011 4

5 MODELO DE AUDITORIA Inspeção de Processos: Purchasing, Ordering, Cotação, Recebimento, Expedição, Inventário, Sistema de IT & Traceability. Etapas da Auditoria de Supply Chain: pré e pós- auditoria Pré-Auditoria: Planejamento e Extração de Dados Pós-Auditoria: Análise de Dados, Conformidade, Oportunidades de Melhoria, Comparação: Atual vs. Anterior, Análise Micro Ênfase Operacional, Análise Macro Ênfase Estratégica 6/13/2011 5

6 MODELO DE AUDITORIA Exemplo da informação gerada: Capital Ordering - Medical Orders Bill of Lading or Airway Bill Free Gift Certificate Cargo Manifest HoM Signature FinCo Signature MedCo Signature LogCo Signature Discrepancy Database vs. Hard copy [% value] Discrepancy between Database and Hard copy [% ocurrence] Discrepancy Hard copy vs. Invoice [% value] Discrepancy between Hard copy and Invoice [% ocurrence] Invoice stored together with Order Invoice found 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Non-Conformity Conformity 6/13/2011 6

7 ESTUDO DE CASO Sul da África Missão desde 2000 Ação contra HIV/AIDS 6 dias de auditoria Escopo: 2 projetos + capital Itens Médicos e Logísticos Purchasing Local e Internacional 6/13/2011 7

8 ESTUDO DE CASO Fluxo de Informação Fluxo de Materiais Fluxo de Informação Fluxo de Materiais Fluxo de Informação Fluxo de Materiais Fluxo de Informação Country X Field 1 Country X Field 2 Fluxo de Materiais Fluxo de Informação 6/13/2011 8

9 ESTUDO DE CASO PRÉ Análise de Dados Manuais e Procedimentos Desenho de Processos AUDITORIA Pré-Modelo Auditoria em Campo PÓS Verificação de conformidade Comparação Supply Chain Anterior vs. Atual Relatório Sugestões de melhoria 6/13/2011 9

10 ESTUDO DE CASO PROJETO 1 - ESTOQUE POSIÇÕES IDENTIFICADAS ESTOQUE - ORGANIZAÇÃO ESTOQUE - GOVERNO 6/13/

11 CONCLUSÕES Estudo de Caso: Melhor entendimento da SC: fluxos, capacidades, limitações e desafios Essencial para refinar o pré- modelo Modelo: realístico e viável para implementação Oportunidades de Melhoria Viável através do estudo de Manuais, Procedimentos & Relatórios + Observação Direta 6/13/2011 Zaragoza Logistics Center 11

12 CONCLUSÕES Oportunidades de Melhoria: Sistema de IT: dois sistemas; controle deficiente dos itens médicos Key Performance Indicators pouco entendimento entre os profissionais de campo Recomendações: Sistema único; controle rigoroso dos items médicos Treinamento para staff de níveis superiores Briefings para staff operacional 6/13/2011 Zaragoza Logistics Center 12

13 Auditoria: CONCLUSÕES Ênfase operacional complementada por ênfase estratégica questões high level Alinhada com a estratégia e objetivos da organização Pessoas: Involvimento do staff auditoria com qualidade superior 6/13/2011 Zaragoza Logistics Center 13

14 Desastres, epidemias, conflitos armados e ausência de sistema de saúde, essas são situações que gostaríamos de mudar, mas que não temos controle. No entanto, como profissionais de logística, podemos ajudar as organizações humanitárias a desempenhar melhor o seu trabalho proporcionando ajuda e, consequentemente, aliviando parte da dor. Logística com qualidade superior é nosso meio de contribuir. 6/13/

15 OBRIGADA! 6/13/