CURSO DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE TRABALHO COM BPMN E BIZAGI

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1 INSTITUTO SERZEDELLO CORRÊA CURSO DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE TRABALHO COM BPMN E BIZAGI Exercícios JANEIRO, 2013

2 Copyright 2013, Tribunal de Contas de União Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 1ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais CONTEUDISTA Patricia Armond de Almeida TRATAMENTO PEDAGÓGICO Vivian Andrade Viana RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vanessa Vieira Textos Extras - melhorias com apoio do mapeamento de processos 2

3 Exercícios EXERCÍCIOS AULA 1 - EXERCÍCIOS AULA 2 - EXERCÍCIOS AULA 3 - EXERCÍCIOS Pronto para começar? Então, vamos em frente! Exercícios 3

4 Aula 1 - Exercícios Responda as questões de acordo com o material de estudo: 1. Podemos definir processos de trabalho como: a. O conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transforma insumos diversos em produtos ou serviços que têm valor para o cliente, interno ou externo. b. Qualquer figura BPMN c. Uma pasta com papéis dentro. d. Elementos dentro do pool ou da lane 2. Não são boas práticas a serem seguidas pelo time de redesenho de processos de trabalho: a. Minimizar aprovações, especialmente múltiplos níveis de aprovações. b. Minimizar transferências. c. Designar clara responsabilidade aos passos do processo. d. Colar o mapa na parede. 3. Devemos envolver a equipe na avaliação do trabalho do dia-a-dia em busca de eliminar: a. Atividades sem valor agregado. b. Transporte ou movimentação física desnecessária. c. Desperdício da criatividade dos servidores. d. Todas as anteriores. 4. No mapeamento de processos de trabalho, NÃO é verdade que: a. Os problemas que surgirem devem ser analisados. Sugerimos para isso a técnica dos 5 por quês: para cada problema, seja chato e vá perguntando por que até que se chegue a uma causa raiz, ou seja, aquela que uma vez atacada vai eliminar o problema em vez de apenas remediá-lo momentaneamente. b. Após o desenho dos mapas, cada atividade do processo de trabalho deve ser avaliada: se a atividade agrega valor (AV) ou agrega valor ao negócio (AVN), pode passar para a atividade seguinte. Caso contrário, vamos confirmar se ela não agrega valor (NAV), verificando se ela se encaixa em alguma classificação conforme a lista estudada. c. Não é necessário fazer o acompanhamento da implementação do plano de ação. d. As descobertas devem compor um Plano de Ação, seguido da sua implementação e monitoramento. Exercícios 4

5 5. São etapas de Mapeamento e Melhoria de Processos de Trabalho: a. Desenhar o mapa do processo de trabalho. b. Simplificar e melhorar o processo de trabalho. c. Monitorar a mudança do processo de trabalho. d. Todas as anteriores. GABARITO 1-a 2-d 3-d 4-c 5-d COMENTÁRIOS 1. Podemos definir processos de trabalho como: a. O conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transforma insumos diversos em produtos ou serviços que têm valor para o cliente, interno ou externo. Definição correta, conforme apresentado na aula 1, página 11. b. Qualquer figura BPMN as figuras BPMN são usadas para desenhar atividades, decisões e do fluxo do processo de trabalho, não são a definição do que é processo de trabalho: O conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transforma insumos diversos em produtos ou serviços que têm valor para o cliente, interno ou externo. c. Uma pasta com papéis dentro. Isso pode ser um auto processual, mas a definição de processo de trabalho é: O conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transforma insumos diversos em produtos ou serviços que têm valor para o cliente, interno ou externo:. d. Elementos dentro do pool ou da lane. as figuras BPMN são usadas para desenhar atividades, decisões e do fluxo do processo de trabalho, não são a definição do que é processo de trabalho: O conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transforma insumos diversos em produtos ou serviços que têm valor para o cliente, interno ou externo. 2. Não são boas práticas a serem seguidas pelo time de redesenho de processos de trabalho: a. Minimizar aprovações, especialmente múltiplos níveis de aprovações. Boa prática, pois simplifica o processo, reduz o tempo de execução e facilita a vida de todo mundo! b. Minimizar transferências. Boa prática, pois simplifica o processo, reduz o tempo de execução e facilita a vida de todo mundo! c. Designar clara responsabilidade aos passos do processo. Boa prática, pois simplifica o processo, reduz o tempo de execução e facilita a vida de todo mundo! Exercícios 5

6 d. Colar o mapa na parede. Pode até servir para mostrar como o desenho ficou bonito, mas por si só não é boa prática. Uma boa prática simplifica o processo de trabalho, reduz o tempo de execução e facilita a vida de todo mundo! 3. Devemos envolver a equipe na avaliação do trabalho do dia-a-dia em busca de eliminar: a. Atividades sem valor agregado. Boa prática, pois a equipe conhece o processo de trabalho no dia a dia e sabe onde dói. b. Transporte ou movimentação física desnecessária. Boa prática, pois a equipe conhece o processo de trabalho no dia a dia e sabe onde dói. c. Desperdício da criatividade dos servidores. Boa prática, pois a equipe conhece o processo de trabalho no dia a dia e sabe onde dói. d. Todas as anteriores. Já que todas as opções são corretas, marque esta! 4. No mapeamento de processos de trabalho, NÃO é verdade que: a. Os problemas que surgirem devem ser analisados. Sugerimos para isso a técnica dos 5 por quês: para cada problema, seja chato e vá perguntando por que até que se chegue a uma causa raiz, ou seja, aquela que uma vez atacada vai eliminar o problema em vez de apenas remediá-lo momentaneamente. Boa prática, pois simplifica o processo, reduz o tempo de execução e facilita a vida de todo mundo! b. Após o desenho dos mapas, cada atividade do processo de trabalho deve ser avaliada: se a atividade agrega valor (AV) ou agrega valor ao negócio (AVN), deve ser mantida e a análise pode passar para a atividade seguinte. Caso contrário, vamos confirmar se ela não agrega valor (NAV), verificando se ela se encaixa em alguma classificação conforme a lista estudada. Boa prática, pois simplifica o processo, reduz o tempo de execução e facilita a vida de todo mundo! c. Não é necessário fazer o acompanhamento da implementação do plano de ação. Errado. Se não houver um monitoramento as mudanças podem ser engolidas pela rotina e não acontecerem de fato. d. As descobertas devem compor um Plano de Ação, seguido da sua implementação e monitoramento. Boa prática, pois simplifica o processo, reduz o tempo de execução e facilita a vida de todo mundo! 5. São etapas de Mapeamento e Melhoria de Processos de Trabalho: a. Desenhar o mapa do processo de trabalho. Correto, assim como as demais opções. É o primeiro passo para conhecer o processo e colocar o time de mudança em sintonia! b. Simplificar e melhorar o processo de trabalho. Correto, assim como as demais opções. É o segundo passo da melhoria de processos! e. Monitorar a mudança do processo de trabalho. Correto, assim como as demais opções. Se não houver um monitoramento as mudanças podem ser engolidas pela rotina e não acontecerem de fato. c. Todas as anteriores. Todas estão corretas, marque esta opção. Exercícios 6

7 Aula 2 - Exercícios Responda as questões de acordo com o material de estudo: 1. São objetos do fluxo: a. Gateways, atividades, eventos. b. Qualquer figura BPMN. c. Fluxo de mensagem e fluxo de sequência. d. Pool e lane. 2. Considere a seguinte situação: primeiramente, o cliente reserva um hotel. Após isso, ele pode reservar o voo e o carro ou somente o voo ou somente o carro. Qual desenho descreve essa situação? a. b. c. Exercícios 7

8 d. 3. NÃO é verdade que: a. Para nossos estudos, convencionamos que BPMN significa Notação para Mapeamento de Processos de Trabalho. b. Conceituamos Mapa de Processo de Trabalho como desenho do processo de trabalho realizado com uma notação específica para esse fim. Em nosso caso, o BPMN. c. BPMN não é conhecido como linguagem padrão internacional de mapeamento de processos. d. O BPMN foi desenvolvido visando atingir os seguintes objetivos, dentre outros: prover uma notação gráfica padronizada para a modelagem de processos de negócio e ser de fácil entendimento. 4. Representa um subprocesso: a. b. c. d. Exercícios 8

9 5. Não é um evento intermediário: a. b. c. d. GABARITO: 1-a 2-d (gateway inclusivo) 3-c 4-d 5-c COMENTÁRIOS: 1. São objetos do fluxo: a. Gateways, atividades, eventos. Correto, são esses os objetos básicos da categoria objetos do fluxo. b. Qualquer figura BPMN. Errado, nem toda figura do BPMN é um objeto do fluxo. Lembre-se que existem outras categorias de objetos: swimlanes, artefatos, conexão. c. Fluxo de mensagem e fluxo de sequência. Errado, esses são elementos da categoria conexão. Os objetos básicos da categoria objetos do fluxo são: Gateways, atividades, eventos. d. Pool e lane. Errado, esses são elementos da categoria swimlanea. Os objetos básicos da categoria objetos do fluxo são: Gateways, atividades, eventos. 2. Considere a seguinte situação: primeiramente, o cliente reserva um hotel. Após isso, ele pode reservar o voo e o carro ou somente o voo ou somente o carro. Qual desenho descreve essa situação? Exercícios 9

10 a. Errado, pois foi utilizado o gateway exclusivo (olha o x no desenho para lembrar!). Desenhado dessa forma, o fluxo diz que após reservar hotel, o cliente somente pode escolher reservar o voo OU reservar o carro, não pode fazer as duas coisas! b. Errado, pois desenhado dessa forma, não há opção. As atividades serão executadas em sequência: após reservar o hotel, será reservado voo e depois reservado carro. c. Errado, pois foi utilizado o gateway exclusivo (quando o gateway está em branco ele é exclusivo, por isso é bom sempre colocar visível o tipo de gateway, para o leitor poder olhar o x no desenho e lembrar!). Desenhado dessa forma, o fluxo diz que o cliente OU vai reservar hotel, OU vai reservar o voo OU vai reservar o carro, não pode fazer as três coisas! d. Correto. O Gateway inclusivo permite que qualquer combinação de opções seja executada: apenas uma ou ambas. 3. NÃO é verdade que: Exercícios 10

11 a. Para nossos estudos, convencionamos que BPMN significa Notação para Mapeamento de Processos de Trabalho. Verrrrrdade! Veja a aula 2, página 5. b. Conceituamos Mapa de Processo de Trabalho como desenho do processo de trabalho realizado com uma notação específica para esse fim. Em nosso caso, o BPMN. Verrrrrdade! Veja a aula 2, página 5. c. BPMN não é conhecido como linguagem padrão internacional de mapeamento de processos. Errrrrado! Veja a aula 2, página 5. d. O BPMN foi desenvolvido visando atingir os seguintes objetivos, dentre outros: prover uma notação gráfica padronizada para a modelagem de processos de negócio e ser de fácil entendimento. Verrrrrdade! Veja a aula 2, página Representa um subprocesso: a. Isso é um evento de início. Deve ser utilizado como o primeiro elemento do desenho de um processo de trabalho. suprocesso. Isso sim é a figura de b. Isso é objeto de dados. Provê informações acerca das entradas e das saídas de uma atividade. Isso sim é a figura de suprocesso. c. Isso é uma atividade, um passo dentro de um processo. Isso sim é a figura de suprocesso. d. Correto! Isso sim é a figura de suprocesso. Exercícios 11

12 5. Não é um evento intermediário: a. Esse é um evento intermediário do tipo mensagem enviada. b. Esse é um evento intermediário do tipo mensagem recebida. c. Eita! Esse é um evento final, que encerra um processo. Esses são eventos intermediários:. d. Esse é um evento intermediário sem tipo definido. Exercícios 12

13 Aula 3 - Exercícios Responda as questões de acordo com o material de estudo: 1. Em relação ao Bizagi, é verdade que: a. Bizagi é um software pago. b. Bizagi está disponível gratuitamente. c. Bizagi não exporta o mapa para web. d. Bizagi não exporta o mapa para Word. 2. Em relação ao Bizagi, é verdade que: a. Para utilizar quaisquer das figuras da paleta de desenho, basta clicar nela, arrastar e soltar a figura no ponto onde deseja colocá-la. b. Ao iniciar o software Bizagi, o programa apresenta uma tela totalmente vazia. c. Bizagi não contempla os elementos fluxo de mensagem e fluxo de sequência do BPMN. d. Bizagi não contempla os elementos pool e lane do BPMN. 3. Em relação ao Bizagi, é verdade que: a. Uma atividade pode ser transformada em subprocesso sempre que for necessário detalhar seu fluxo, organizando o modelo em níveis hierárquicos. b. Uma atividade, uma vez incluída no mapa, não pode ser transformada em subprocesso. c. Uma atividade, uma vez incluída no mapa, não pode ser excluída. d. Uma atividade, uma vez incluída no mapa, não pode ter seu nome nem sua descrição alterados. 4. Em relação ao Bizagi, NÃO é verdade que: a. Para utilizar o Bizagi devem ser seguidas algumas regras que direcionam o adequado armazenamento dos mapas no ambiente de trabalho do TCU. b. No ambiente de trabalho do TCU, abra um chamado para o helpdesk solicitando a instalação do software Bizagi em seu computador. c. Para a instalação em computadores particulares, entre diretamente no site e faça o download do Bizagi Process Modeler. d. O Bizagi Process Modeler é um freeware, ou seja, um programa pago. Exercícios 13

14 5. Em relação ao Bizagi, NÃO é verdade que: a. Os mapas de processos crianos no Bizagi (arquivos com extensão *.bpm) devem ser gravados na pasta \\_sarq_prod\unidades\seplan\publico\ PUBLICAÇÃO_PROCESSOS_DE_TRABALHO\. b. Os mapas de processos de trabalho criados no Bizagi NÃO podem ser publicados no Portal TCU após a conclusão do mapeamento. c. Para publicar os mapas de processos de trabalho no Portal TCU eles devem ser exportados para o formato web. d. Quando houver alteração de um mapa e for necessária nova exportação para o formato web, devemos excluir a pasta com os arquivos anteriormente publicados. GABARITO 1-b 2-a 3-a 4-d 5-b COMENTÁRIOS 1. Em relação ao Bizagi, é verdade que: a. Bizagi é um software pago. Errado, o desenhador Bizagi é um software gratuito. Apenas os softwares de automação de processos Bizagi são pagos. b. Bizagi está disponível gratuitamente. Correto! O Desenhador Bizagi é um software gratuito. Apenas os softwares de automação de processos Bizagi são pagos. c. Bizagi não exporta o mapa para web. Errado, exporta para formato web, o que permite publicar o mapa no portal TCU. d. Bizagi não exporta o mapa para Word. Errado, exporta para word, o que facilita enviar o mapa para outros validarem. 2. Em relação ao Bizagi, é verdade que: a. Para utilizar quaisquer das figuras da paleta de desenho, basta clicar nela, arrastar e soltar a figura no ponto onde deseja colocá-la. Correto. Fácil, né? b. Ao iniciar o software Bizagi, o programa apresenta uma tela totalmente vazia. Errado! O Bizagi já apresenta uma janela com um pool. c. Bizagi não contempla os elementos fluxo de mensagem e fluxo de sequência do BPMN. Errado. O Bizagi já coloca o tipo de elemento de fluxo correto quando você seleciona e coloca uma figura no desenho! d. Bizagi não contempla os elementos pool e lane do BPMN. Errado. Esses são elementos da categoria swimlanes e estão contemplados no Bizagi, sim! Exercícios 14

15 3. Em relação ao Bizagi, é verdade que: a. Uma atividade pode ser transformada em subprocesso sempre que for necessário detalhar seu fluxo, organizando o modelo em níveis hierárquicos. Correto. Dessa forma o desenho do processo de trabalho fica mais simples em cada nível hierárquivo, facilitando a leitura. b. Uma atividade, uma vez incluída no mapa, não pode ser transformada em subprocesso. Errado. A atividade pode ser transformada em subprocesso: clique com o botão direito em cima dela e escolha a opção transform to subprocess. c. Uma atividade, uma vez incluída no mapa, não pode ser excluída. Errado. Basta selecionar a atividade e apertar o botão delete do seu teclado. d. Uma atividade, uma vez incluída no mapa, não pode ter seu nome nem sua descrição alterados. Errado. Basta clicar com o botão direito nela e escolher a opção properties. 4. Em relação ao Bizagi, NÃO é verdade que: a. Para utilizar o Bizagi devem ser seguidas algumas regras que direcionam o adequado armazenamento dos mapas no ambiente de trabalho do TCU. Correto, veja a aula 3. b. No ambiente de trabalho do TCU, abra um chamado para o helpdesk solicitando a instalação do software Bizagi em seu computador. Correto, veja a aula 3. c. Para a instalação em computadores particulares, entre diretamente no site e faça o download do Bizagi Process Modeler. Correto, veja a aula 3. d. O Bizagi Process Modeler é um freeware, ou seja, um programa pago. Errado, o desenhador Bizagi é um software gratuito. Apenas os softwares de automação de processos Bizagi são pagos. 5. Em relação ao Bizagi, NÃO é verdade que: a. Os mapas de processos crianos no Bizagi (arquivos com extensão *.bpm) devem ser gravados na pasta \\_sarq_prod\unidades\seplan\publico\ PUBLICAÇÃO_PROCESSOS_DE_TRABALHO\. Correto, essa pasta foi criada como opção para as equipes dos projetos de melhoria de processos guardarem seus mapas. b. Os mapas de processos de trabalho criados no Bizagi NÃO podem ser publicados no Portal TCU após a conclusão do mapeamento. Errado. Os mapas de processos de trabalho criados no Bizagi podem ser publicados no Portal TCU após a conclusão do mapeamento. Para isso, o mapa deve ser exportado para o formato web na pasta \\_sarq_prod\unidades\seplan\publico\ PUBLICAÇÃO_PROCESSOS_DE_TRABALHO\, onde o Bizagi criará uma pasta com os arquivos preparados para publicação na intranet ou na internet. Exercícios 15

16 c. Para publicar os mapas de processos de trabalho no Portal TCU eles devem ser exportados para o formato web. Correto. Os mapas de processos de trabalho criados no Bizagi podem ser publicados no Portal TCU após a conclusão do mapeamento. Para isso, o mapa deve ser exportado para o formato web na pasta \\_sarq_prod\unidades\seplan\publico\publicação_processos_de_trab ALHO\, onde o Bizagi criará uma pasta com os arquivos preparados para publicação na intranet ou na internet. d. Quando houver alteração de um mapa e for necessária nova exportação para o formato web, devemos excluir a pasta com os arquivos anteriormente publicados. Correto. Os mapas de processos de trabalho criados no Bizagi podem ser publicados no Portal TCU após a conclusão do mapeamento. Para isso, o mapa deve ser exportado para o formato web na pasta \\_sarq_prod\unidades\seplan\publico\publicação_processos_de_trab ALHO\, onde o Bizagi criará uma pasta com os arquivos preparados para publicação na intranet ou na internet. Exercícios 16