Sistema de Cancelamento Eletrônico. Manual de utilização do sistema pelo cartório

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1 Sistema de Cancelamento Eletrônico Manual de utilização do sistema pelo cartório IEPTB-MG Belo Horizonte, 2015

2 Índice 1. Introdução Acesso ao sistema Visualização das declarações de anuência Conferência da assinatura eletrônica Download dos documentos para o computador Download da declaração de anuência Download da procuração para emissão da declaração de anuência Aceitação da declaração de anuência Rejeição da declaração de anuência Exclusão da declaração de anuência Controle das declarações pelo número Busca rápida Efetivação do cancelamento do protesto IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 2

3 O objetivo deste manual é promover auxílio à operação do Sistema de Cancelamento Eletrônico por parte dos cartórios, bem como explicar o seu comportamento, de acordo com as suas particularidades. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 3

4 1. Introdução A Lei 9.492/97, no 1º do seu artigo 26, estabelece que o cancelamento do protesto poderá ser procedido mediante apresentação de uma declaração de anuência, com identificação e firma reconhecida, daquele que figurou no registro de protesto como credor. Embora a expressão firma reconhecida remeta ao ato praticado pelo notário, pelo qual ele reconhece a autenticidade de uma assinatura, o Sistema Brasileiro de Chaves Públicas, mantido pela ICP-Brasil, permite a aposição de assinatura eletrônica em documentos digitais com os atributos da autenticidade e do não-repúdio. Significa que um documento assinado digitalmente, com o uso da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, reputa-se de autoria de quem é o detentor da assinatura digital. Ao utilizar um certificado digital para assinar um documento eletrônico, o titular da assinatura eletrônica é reputado, para todos os efeitos legais, como o signatário de tal documento. Quando o documento assinado digitalmente é lido por um programa capaz de reconhecer uma assinatura digital, é possível visualizar os dados do signatário do documento, pois esses dados, vinculados a um certificado digital, são de conhecimento público. Isso permite o reconhecimento da origem e autenticidade da assinatura. A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil está regulamentada pela Medida Provisória , de 24 de agosto de Com base nesses fundamentos jurídicos, o IEPTB-MG desenvolveu o Sistema de Cancelamento Eletrônico, que permite aos usuários, por um lado, na qualidade de credores, a geração de declarações de anuência de maneira simples, rápida e sem burocracia; e aos cartórios, por outro lado, a recepção e conferência rápida das declarações de anuência geradas no sistema. O uso do sistema facilitará sobremaneira o cancelamento de protestos, mantendo a segurança e eficiência que devem nortear os serviços cartorários. No site do IEPTB-MG está disponível um Manual do Usuário com as instruções para o uso do sistema por parte dos credores. É altamente recomendável que os tabeliães e seus prepostos leiam também tal manual, a fim de conhecer o funcionamento do sistema como um todo e ter condições de orientar os usuários sobre como utilizá-lo. Para acessar o Manual do Usuário, basta ir ao endereço eletrônico clicar em Quero cancelar um protesto e depois em Cancelamento eletrônico Manual do usuário. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 4

5 2. Acesso ao sistema Para que as declarações de anuência sejam acessíveis ao cartório, é preciso que o tabelião ou o substituto do respectivo cartório ingresse no sistema utilizando o nome de usuário e a senha de associado ao IEPTB-MG. Faça o login preenchendo os dados na área em destaque na figura abaixo. O nome do usuário cadastrado e uma mensagem de sucesso serão exibidos na tela inicial. Clique no item de menu Serviços e escolha a opção Cancelamento de Títulos. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 5

6 3. Visualização das declarações de anuência Antes de adotar qualquer ação sobre uma declaração de anuência, é necessário que o cartório analise o documento enviado. Para isso é necessário acompanhar os seguintes passos: Todas as anuências ainda não visualizadas estarão com o status de Novo e poderão ser localizadas na guia de mesmo nome. Clique no botão Visualizar dados, que será o único disponível para as declarações de anuência que não tiverem ainda sido visualizadas pelo cartório. Os dados da declaração serão exibidos para conferência. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 6

7 IMPORTANTE: depois que os dados forem visualizados, o status da declaração de anuência passará a ser Recebido e o credor, que gerou a declaração, saberá que o cartório visualizou o documento. É aconselhável que o cartório examine imediatamente a declaração, a fim de aceitá-la ou rejeitá-la sem delongas desnecessárias. Após visualizar a declaração, os demais botões que a ela se referem ficarão disponíveis para uso. 4. Conferência da assinatura eletrônica A fim de verificar a autenticidade e a autoria da assinatura digital aposta à declaração de anuência, o cartório deverá baixar o arquivo eletrônico e fazer a sua leitura, utilizando um programa capaz de reconhecer arquivos com a extensão p7s. A extensão de arquivo p7s é amplamente utilizada para fins de assinar digitalmente documentos eletrônicos e transmiti-los em mensagens de correio eletrônico. Para reconhecimento de arquivos com essa extensão, o computador deve ter instalado algum programa de leitura dessa espécie de arquivo. Sugere-se a utilização do software gratuito Bry Signer. Após ter conferido os dados da declaração de anuência, por meio da opção Visualizar e estando esses corretos, o cartório poderá baixar o arquivo correspondente, a fim de conferir a autenticidade da assinatura eletrônica. Veja, a seguir, o procedimento de download do arquivo. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 7

8 5. Download dos documentos para o computador 5.1 Download da declaração de anuência A declaração de anuência, assinada digitalmente pelo credor (ou por seu procurador), poderá ser baixada para o computador, permitindo que o cartório a mantenha arquivada em cópia eletrônica. Para isso, bastará clicar no botão Baixar declaração de anuência. Escolha a opção Declaração de anuência (p7s). Salve o arquivo em seu computador. Abra o arquivo que contém a declaração de anuência, para verificar suas informações e conferir a autenticidade da assinatura. Para a abertura do arquivo, será necessária a utilização de algum programa de leitura de arquivos com extensão p7s. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 8

9 5.2 Download da procuração para emissão da declaração de anuência O credor, principalmente quando for uma pessoa jurídica, pode outorgar procuração para que outras pessoas assinem digitalmente a declaração de anuência em seu nome. Se o signatário da declaração de anuência for um procurador, ela será acompanhada da respectiva procuração. Além da declaração de anuência, é possível baixar a procuração emitida pelo credor, a fim de mantê-la arquivada em cópia eletrônica. Para isso, utilize o botão Baixar declaração de anuência. Escolha a opção Procuração (p7s). OBSERVAÇÃO: se o signatário da declaração de anuência for um procurador, a respectiva procuração deverá ter sido assinada pelo credor. Por isso é necessário também baixar a procuração para conferir a autenticidade da assinatura. Salve o arquivo em seu computador. Abra o arquivo que contém a procuração para verificar suas informações. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 9

10 6. Aceitação da declaração de anuência Após conferidos os documentos (anuência e, se for o caso, procuração) e feita a verificação de que eles são aptos a ensejar o cancelamento do protesto, o cartório pode aceitar a declaração de anuência enviada. Para isso utilize o botão Aceitar. Após esta ação, a declaração de anuência tem seu status alterado para Aceito e pode ser visualizada na respectiva guia. 7. Rejeição da declaração de anuência Após conferidos os documentos (anuência e, se for o caso, procuração), pode ser identificada alguma irregularidade que impeça a sua utilização para o cancelamento do protesto. Nesse caso, o cartório pode rejeitar a declaração de anuência enviada. Para isso, utilize o botão Rejeitar. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 10

11 Antes de finalizar a rejeição do documento, escolha o motivo pelo qual ele está sendo rejeitado. Caso não exista uma justificativa para a rejeição listada dentre as disponíveis, escolha a opção Outros e descreva o que motivou o cartório a não aceitar a declaração de anuência. Selecione o botão Salvar em seguida. Após essa ação, a declaração de anuência tem seu status alterado para Rejeitado e pode ser visualizada em sua respectiva guia. IMPORTANTE: após a rejeição de uma declaração de anuência, o credor receberá a informação de que ela foi rejeitada e terá que gerar uma nova declaração, sanando a irregularidade apontada pelo cartório. Não é possível corrigir uma declaração de anuência já enviada. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 11

12 8. Exclusão da declaração de anuência Além de alterar o status das declarações de anuência, aceitando-as ou rejeitando-as, elas podem ser retiradas da listagem principal e colocadas na lixeira. Para isso, utilize o botão Enviar para Lixeira. Após essa ação, as declarações de anuência excluídas podem ser visualizadas em na guia Lixeira. Tanto declarações aceitas quanto rejeitadas podem sofrer essa ação. 9. Controle das declarações pelo número O sistema gera um Nº da Anuência, que permite a localização e controle das declarações de anuência. A pessoa interessada em providenciar o cancelamento do protesto poderá comparecer ao cartório e informar o número da declaração de anuência cujo protesto deseja cancelar. Esse número é gerado em sequência no sistema, ou seja, não existirá mais de uma declaração de anuência com o mesmo número, ainda que enviadas a cartórios diferentes. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 12

13 Quando uma declaração de anuência for rejeitada pelo cartório, não será possível alterá-la para sanar a irregularidade que ela contém. O credor terá que gerar uma nova anuência, que, por sua vez, receberá um novo número. 10. Busca rápida Clique na lupa, no canto direito da tela de controle, para buscar rapidamente determinada anuência. Informe os dados que deseja filtrar. Os filtros que podem ser usados são diversos, como você pode verificar na figura a seguir. 11. Efetivação do cancelamento do protesto O Sistema de Cancelamento Eletrônico visa a facilitar a geração da declaração de anuência. Ao utilizar o sistema, o credor produz o documento que permite que o protesto seja cancelado, mas o protesto continuará hígido e produzindo efeitos até que qualquer interessado compareça em cartório e o cancele. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 13

14 O sistema permite ao credor gerar uma declaração de anuência de forma rápida, simples e sem burocracia. Uma vez que o cartório receba a declaração de anuência eletrônica e retorne a informação de que ela foi aceita, isso significa que a declaração de anuência se encontra no sistema e o cancelamento poderá ser feito por qualquer interessado. Não significa, portanto, que o cancelamento foi efetivado. Para que o cancelamento seja feito, o interessado deverá comparecer em cartório e, recolhendo as despesas correspondentes, solicitar que o protesto seja cancelado. Ressalte-se que a responsabilidade por providenciar o cancelamento, conforme expressa previsão em lei, é de qualquer interessado (art. 26 da Lei 9.492/97), o que significa que o cartório não precisa exigir qualquer documento adicional para proceder ao cancelamento, caso possua uma declaração de anuência válida. IEPTB-MG - Manual do Cartório - Sistema de Cancelamento de Protestos 14