MANUAL GED_GESTÃO EDUCACIONAL SIGESCOLA FECHAMENTO DE ANO LETIVO. Secretaria de Educação

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1 MANUAL GED_GESTÃO EDUCACIONAL SIGESCOLA FECHAMENTO DE ANO LETIVO Secretaria de Educação 1

2 Sumário Apresentação... 3 Rotina para Fechamento do Ano Letivo no Sigeduca/GED... 4 Agendamento para Fechamento do Ano Letivo Agendamento para Fechamento de Ano Letivo por Turma Agendamento para Fechamento de Ano Letivo por Aluno Verificar Relatório de Inconsistências da Turma Verificar Inconsistências por Turma Verificar Relatório de Inconsistências do Aluno Verificar Inconsistências por Aluno

3 Apresentação Este manual tem por finalidade orientar sobre o Agendamento para Fechamento do Ano Letivo, pois tal procedimento gera resultado e escrituração da vida escolar dos alunos no sistema SigEducadas Unidades Escolares. O perfil de fechamento de ano letivo é liberado para o(a) Secretário(a) Escolar e os Técnicos Administrativos Educacionais. Portanto, neste guia instruiremos como deve ser feito o Fechamento do Ano Letivo ou de Matrícula de Dependência. 3

4 Rotina para Fechamento do Ano Letivo no SigEduca/GED O fechamento correto do ano letivo evita a necessidade de reaberturas posteriores do SigEduca/GED para correção de informações na escrituração escolar, sendo que a Coordenação Pedagógica e Secretaria Escolar têm papel fundamental nesse processo. Dentre as suas atribuições legais, em especial as descritas na Portaria nº 320/2014-GS/Seduc, é imprescindível que a Secretaria Escolar e a Coordenação Pedagógica observem as rotinas abaixo, para realizarem o fechamento de ano letivo sem inconsistências. À Secretaria Escolar cabem as seguintes atribuições: Verificar no início do ano letivo se o aluno está matriculado e cursando no Ano/Fase/Curso/Etapa correto; Lançar os ajustes de matrícula: desistente, aproveitamento de estudos, reclassificação e óbito; Cadastrar no histórico escolar as situações de classificação e enturmação por idade; Registrar os dias justificados por atestados médicos; Realizar, no ato da matrícula regular, a matrícula de progressão parcial (dependência) para os alunos nessa condição e informar os nomes à coordenação pedagógica, para que ela possa organizar o atendimento e, posteriormente, atualizar os resultados nos documentos escolares dos alunos que concluírem esses estudos; Efetuar os desvinculos de aluno transferidos; Informar à coordenação pedagógica e professores sobre os alunos com avaliação mescla, para proceder o fechamento do ano letivo de forma manual; 4

5 Informar à coordenação pedagógica sobre os alunos de matrícula extraordinária, bem como acompanhar e verificar se eles obterão a carga horária mínima para aprovação; Orientar o professor para atribuir ao aluno de matrícula extraordinária que não obteve a frequência mínima para aprovação, o resultado final ME = Matrícula Extraordinária; Fazer os ajustes e correções na documentação escolar do aluno que teve situação analisada e deliberada no Conselho de Classe; Cadastrar os dados do histórico escolar de transferência, bem como fazer encaminhamento junto à coordenação pedagógica para regularizar eventuais lacunas na trajetória escolar do aluno; Conferir, no Diário de Classe eletrônico, os dias letivos de forma a garantir o cumprimento da carga horária da matriz curricular e os dias letivos previsto no calendário. À Coordenação Pedagógica compete organizar instrumentos para registros e acompanhamento do desempenho escolar por aluno, por turma e por disciplina (conforme a organização do curso), sendo de sua atribuição: Verificar, juntamente com a Secretaria Escolar, no período definido para inserção no Sigeduca/GER, se as matrizes curriculares e seus respectivos critérios de avaliação foram cadastradas corretamente; Estruturar relatório bimestral, semestral ou trimestral do processo de avaliação e frequências, por aluno e turma, para acompanhamento do desenvolvimento da aprendizagem e promover as intervenções cabíveis; 5

6 Apresentar as situações de aluno com mais de 25% de faltas, com ausências amparadas por atestado médico, para que o Secretário Escolar verifique se o atestado foi inserido no Sigeduca/GED; Solicitar, junto a Secretária Escolar, no início do ano letivo, a relação de alunos de progressão parcial para organizar o plano de atendimento e acompanhamento dos estudos; Encaminhar à Secretaria Escolar, a qualquer momento do ano letivo, para atualização nos documentos escolares, os dados dos alunos que concluíram os estudos de progressão parcial; Organizar os estudos de recuperação com alunos e professores, bem como acompanhar o resultado do processo e atualização de dados na ficha individual do aluno; Levantar situações que precisam ser analisadas e deliberadas nos conselhos de classe, evitando, por exemplo, que o aluno fique reprovado por décimos ou por poucas faltas. Com base nos dados organizados durante o ano letivo,a escola se prepara para o fechamento definitivo do ano letivo, que ocorre no último Conselho de Classe. Os trabalhos do Conselho de Classe são norteados pelo Secretário Escolar e Coordenador Pedagógico que devem ter em mãos o controle de notas/conceitos e freqüências para análise e deliberação sobre o resultado final dos alunos/turmas. Relatórios auxiliares disponibilizados no SigEduca/GED: Espelho de Notas no Sigeduca/GED está disponível um relatório com as avaliações dos alunos que pode subsidiar os trabalhos, mas o de frequência deve ser providenciado. 6

7 Espelho de Notas contém os registros das avaliações dos alunos ocorridas durante o ano/período letivo e constitui um importante instrumento para a coordenação pedagógica fazer acompanhamento escolar do aluno. No momento do fechamento do ano letivo,a Secretaria Escolar confere, no Sigeduca/GED, os resultados finais dos alunos e, havendo divergência entre as informações inseridas e a ata do Conselho se Classe/Espelho de Notas, o Secretário deve comunicar o Coordenador Pedagógico e professores para correção. A escola se organizando de acordo com as orientações acima está preparada para agendar o fechamento do ano letivo. 7

8 O secretário deve logar no sistema SigEduca => módulo GED Submódulo - SIGESCOLA 8

9 Menu - SIGEscola=> Funcionalidade -Histórico Escolar => funcionalidade - Agendamento para Fechamento do Ano Letivo Por Turma 9

10 Na funcionalidade Agendamento de Aluno para Fechamento do Ano Letivo, escolher o Turno=> escolher a Turma> Consultar =>clicar no menu Agendar Ao marcar os alunos para agendar o fechamento do ano letivo por turma, existem as opções: MARCAR TODOS, ou caso tenha aluno que não finalizou, DESMARCAR. 10

11 Após o fechamento, todos devem ficar com o ícone (bolinha) na cor verde, se a bolinha ficar vermelha, é porque não finalizou e está com inconsistência. 11

12 Uma vez acontecido o conselho de classe, o secretário tendo conferido o resultado do aluno e realizado todos os procedimentos, com também, finalizado o ano letivo, não será permitida a alteração do resultado. 12

13 Agendamento para Fechamento do Ano Letivo A funcionalidade Agendamento para Fechamento de Ano Letivo, no sistema Sigeduca, existe para gerar o resultado e escrituração da vida escolar do aluno, mediante os lançamentos de frequência e avaliação no Diário de Classe de cada turma da Unidade Escolar. Após o fechamento do ano letivo, é gerada a Ata de Resultado Final da Turma com as notas e resultado de cada aluno. Temos dois tipos de Agendamento para Fechamento de Ano Letivo: Por Turma e Por Aluno. O caminho para acessar o submenu é: 13

14 SiGeduca>GED>SIGESCOLA>Histórico Escolar 14

15 Agendamento para Fechamento de Ano Letivo Por Turma Este submenu tem por função realizar o fechamento do ano letivo por turma, para gerar resultado final e escrituração escolar no sistema para os alunos da turma. O caminho é: SIGEscola>Histórico Escolar>Agendamento para Fechamento de Ano Letivo Por Turma. Ao abrir a tela, selecione o TURNO, depois a SÉRIE/ANO/FASE e clique em CONSULTAR. Clique no ícone Agendar, para abrir a turma que será fechada. Após clicar, serão listados os nomes dos alunos da turma com a legenda,(em azul); marque o campo Desmarcar/Marcar 15

16 todos e depois clique em CONFIRMAR. Após a confirmação, aparecerá a tela com a mensagem: AVISO: O AGENDAMENTO DO FECHAMENTO DO ANO LETIVO FOI EFETUADO COM SUCESSO, e a legenda será (em amarelo). Após o processamento, a legenda da turma será mudada para verde). (em Observação: É de suma importância que os professores estejam com seus diários em dia no sistema Sigeduca, ou seja, todas as notas/relatórios lançados e confirmados pelo professor,conferidos pelo Coordenador Pedagógico, de acordo com a Ata de Conselho de Classe; e só depois de verificado pelo coordenador, que o Secretário(a) ou o TAE da Unidade poderá realizar o agendamento. Não havendo essa observância, o ano letivo não fechará, gerando a legenda (em vermelho). 16

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18 Agendamento para fechamento de ano letivo por Aluno Este submenu tem por função realizar o fechamento do ano letivo por aluno, gerando para este, resultado e escrituração escolar no sistema. O caminho é: 18

19 SIGEscola>Histórico Escolar>Agendamento para Fechamento de Ano Letivo Por Aluno Após abrir a tela, tendo o código do aluno, insira-o e clique em CONSULTAR; não havendo o código, clique no ícone, insira o nome completo do aluno no campo NOME DO ALUNO e clique em CONSULTAR. Clique no CÓDIGO que aparece na frente do nome do aluno e o sistema vai voltar para a tela inicial de agendamento carregando o nome do aluno e depois clique em CONSULTAR. Após consultar, o sistema carregará a turma em que o aluno está matriculado. Clique no ícone Agendar, para carregar os dados do aluno; em seguida clique no campo Desmarcar/Marcar Todos e clique em CONFIRMAR. Após a confirmação, aparecerá a tela com a mensagem: AVISO: O AGENDAMENTO DO FECHAMENTO DO ANO LETIVO FOI EFETUADO 19

20 COM SUCESSO, e a legenda será amarelo). (em Após o processamento, a legenda da turma será mudada para (em verde). Observação: É de suma importância que os professores estejam com seus diários em dia no sistema Sigeduca, ou seja, todas as notas/relatórios lançados e confirmados pelo professor, conferidos pelo Coordenador pedagógico, de acordo com a Ata de Conselho de Classe; e só depois de verificado pelo coordenador, que o Secretário(a) ou o TAE da Unidade poderá realizar o agendamento. Não havendo essa observância, o ano letivo não fechará, gerando a legenda (em vermelho). 20

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22 Verificar Relatório de Inconsistências da Turma Após processar o fechamento do ano letivo, se houver algum lançamento pendente, será necessário verificaras inconsistências. O caminho para verificar inconsistências é: SIGEscola > Histórico Escolar > Agendamento para Fechamento de Ano Letivo Por Turma 22

23 Verificar Inconsistências por Turma Ao abrir a tela, selecione o TURNO, depois a SÉRIE/ANO/FASE e clique em CONSULTAR. Clique no ícone Agendar, para abrir a turma que será verificada. Após clicar, serão listados os nomes dos alunos da turma, com a legenda. Clique no ícone Visualizar Relatório de Inconsistências, após clicar, o sistema abrirá uma tela que descreverá as inconsistências que precisam ser corrigidas. Após corrigir as inconsistências, volte e agende novamente o fechamento do ano letivo. Observação: Não esquecer que sem a devida correção das inconsistências, o fechamento do ano letivo não será possível. 23

24 Verificar Relatório de Inconsistências do Aluno Após processar o fechamento do ano letivo, se houver algum lançamento pendente, será necessário verificar inconsistências. O caminho para verificar inconsistências é: SIGEscola > Histórico Escolar > Agendamento para Fechamento de Ano Letivo Por Aluno 24

25 Verificar Inconsistências por Aluno Após abrir a tela, tendo o código do aluno, insira-o e clique em CONSULTAR, não havendo o código, clique no ícone, insira o nome do aluno no campo NOME DO ALUNO e clique em CONSULTAR. Clique no CÓDIGO que aparece na frente do nome do aluno e sistema vai voltar para a tela inicial carregando o nome do aluno e depois clique em CONSULTAR. Após consultar, o sistema carregará a turma em que o aluno está matriculado. Clique no ícone Agendar, para carregar a turma do aluno com a legenda (em vermelho). Clique no ícone Visualizar Relatório de Inconsistências, após clicar, abrirá uma tela que descreverá as inconsistências que precisam ser corrigidas. Após corrigir as inconsistências, volte e agende novamente o fechamento do ano letivo. Observação: Não esquecer que sem a devida correção das inconsistências, o fechamento do ano letivo não será possível. 25

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