TUTORIAL GRAVAÇÃO DE MENSAGENS E CRIAÇÃO DE FRASES

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1 TUTORIAL GRAVAÇÃO DE MENSAGENS E CRIAÇÃO DE FRASES

2 Versão: por DÍGITRO Tecnologia Ltda. Setor: Treinamento Rua Profª Sofia Quint de Souza, 167 Capoeiras CEP Florianópolis SC Todos os direitos são reservados. É vedada, no todo ou em parte, a sua reprodução por toda a sorte de formas e meios conhecidos. Para tal, é imperativa a autorização, por escrito, da DÍGITRO TECNOLOGIA LTDA. Seu conteúdo tem caráter técnico-informativo e os editores se reservam ao direito de revisar as versões, de modo a aproveitar a totalidade ou parte deste trabalho, sem necessidade de qualquer forma de aviso prévio. Florianópolis, fevereiro de Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 2

3 SUMÁRIO SUMÁRIO... 3 Visão geral... 4 Público-alvo... 4 Definição... 5 Recursos necessários... 6 Releases aplicáveis... 6 Tutoriais relacionados... 6 Histórico de alterações... 6 Pré-requisitos... 7 PROCEDIMENTO Gravação de mensagens através de ramal Criando um ramal virtual Configurando um ramal para gravação Gravando uma mensagem Validando o procedimento Upload de mensagens gravadas externamente à plataforma NGC Nomeando a mensagem no padrão Dígitro Convertendo a mensagem para o formato.wav Transferindo a mensagem para a plataforma NGC Criação de frases Validando o procedimento... 23

4 INTRODUÇÃO VISÃO GERAL Uma mensagem caracteriza-se por um arquivo de áudio gravado através de um ramal da plataforma Dígitro ou pelo upload de um arquivo gravado externamente. Já uma frase, pode ser definida como um conjunto de mensagens e/ou parâmetros, devidamente ordenados conforme determinada necessidade. Este documento descreve o procedimento para gravação de mensagens e criação de frases em plataformas da linha NGC, específico para arquitetura in-a-box, tendo como propósito complementar os procedimentos para configuração de recepcionista digital, telefonista, grupo DAC e fonte de música. PÚBLICO-ALVO O público-alvo deste documento são os colaboradores Dígitro e Credenciados Técnicos envolvidos com atividades relacionadas a configuração das plataformas NGC durante a fase de implantação e suporte. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 4

5 DEFINIÇÃO DAC FTP IGC NGC TTS WAV Distribuidor Automático de Chamadas. Função que consiste de um método de alocação de ligações telefônicas às Posições de Atendimento (PAs), muito utilizadas em soluções de Call Centers. File Transfer Protocol. Tem como função básica permitir a transferência de arquivos entre dois sistemas de uma rede, permitindo a manipulação remota (renomeação, inclusão, remoção e a transferência de diretórios e/ou arquivos). Software Dígitro denominado Interface de Gerenciamento e Configuração. Next Generation Communication. Nova linha de plataformas da Dígitro. Text-to-Speech. Corresponde à conversão de texto em fala usando técnicas de sintetização de voz. Um arquivo de áudio do Windows, que usa a extensão.wav. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 5

6 RECURSOS NECESSÁRIOS Arquivo de mensagem no formato.wav (para o caso de gravação externa). Browser (software navegador de Internet). Software cliente FTP (sugerido o WinSCP). Software cliente para acesso a terminal remoto (sugerido o Putty). Software conversor de áudio (sugerido sndrec32.exe do Windows XP). Software IGC. Software PABX Configuração. RELEASES APLICÁVEIS Este tutorial é aplicável a release PABX 2.x. TUTORIAIS RELACIONADOS Tutorial Configuração de recepcionista digital. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Versão inicial. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 6

7 PRÉ-REQUISITOS A seguir são exibidas as etapas necessárias para a execução deste tutorial, sendo imprescindível a observância e cumprimento destes passos (tutoriais) para o sucesso desta atividade. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 7

8 ATENÇÃO Por segurança, antes de executar este tutorial lembre-se de fazer um backup inicial com os arquivos de configuração da plataforma NGC. E tome cuidado para não armazenar o backup em um diretório localizado em uma ram drive! 1 2 Antes, salve as configurações na memória flash. Para isto, cesse o aplicativo IGC, opção Serviços > PABX Configuração > Arquivo > Configurações > Salvar configurações > item na flash (da plataforma) opção 4.a. 3 4.a 4.b Após salvar as configurações na flash, repita os passos 1, 2, e 3, seguido da opção 4.b para realizar um backup das configurações, agora salvas em flash, em diretório externo à plataforma. Para maiores informações, verifique o manual PABX Configuração. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 8

9 1 PROCEDIMENTO A plataforma Dígitro dispõe de dois métodos para a criação de mensagens: Gravação de mensagens através de ramal - Criando um ramal virtual; - Configurando um ramal para gravação; - Gravando uma mensagem através de ramal; - Validando a gravação. Upload de mensagens gravadas externamente à plataforma NGC - Nomeando a mensagem no padrão Dígitro; - Convertendo a mensagem para o formato.wav; - Transferindo a mensagem para a plataforma NGC. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 9

10 1.1 GRAVAÇÃO DE MENSAGENS ATRAVÉS DE RAMAL Através deste recurso, o administrador do sistema pode utilizar um ramal existente no plano de numeração da plataforma NGC para a gravação de mensagens diretamente por um ramal telefônico. Para isto, deve-se criar um ramal virtual e defini-lo como ramal para gravação. Um ramal virtual é criado da mesma forma que um ramal comum, no entanto, é utilizado uma placa que não existe fisicamente na plataforma NGC. Neste exemplo, tem-se uma plataforma com 3 cartões de 48 ramais cada, totalizando 144 ramais (alocados na placa 0). Para a criação do ramal virtual, será definida a placa 1 e o ramal Após configurar o ramal para a função de gravador de mensagens, basta o usuário discar, através de um ramal, para o número definido para esta finalidade (neste exemplo o ramal 3350) e seguir os procedimentos para a gravação da mensagem. NOTA Em soluções in-a-box a alocação dos cartões de ramal e tronco são feitos na placa 0 (zero). Neste cenário, para a criação de um ramal virtual, basta definir um número de ramal vago e associá-lo a placa 1. Após configurar o ramal para a função de gravação de mensagens, este permanecerá dedicado para esta finalidade até que se exclua a configuração correspondente. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 10

11 1.1.1 Criando um ramal virtual Para criar um ramal virtual acesse o NGC Explorer, opção Telefonia > Ramais > item Lista de Ramais e clique sobre o botão Novo ramal NOTA Para acessar o NGC Explorer, digite na barra de endereços do browser o IP de LAN do PABX Dígitro/explorador (ex.: /explorador ). Após, será exibida a tela de login e senha para acesso as configurações do sistema. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 11

12 Após, verifique no quadro Numeração disponível para novos ramais um número de disponível para a criação do novo ramal. Como estamos tratando de uma solução in-abox e a intenção é criar um ramal virtual, informe no campo Placa a posição Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 12

13 1.1.2 Configurando um ramal para gravação Para configurar um ramal como gravador de mensagens acesse Telefonia > Recursos > item Gravação de mensagens, informe o ramal e clique em Aplicar NOTA Para configurar o ramal para gravação de mensagens, somente deve ser preenchido o campo para definição do ramal, ou seja, não devem ser alterados os valores existentes nos campos Frases. A alteração destes valores implicará em mudança das mensagens a serem divulgadas para o usuário ao discar para o ramal de gravação. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 13

14 1.1.3 Gravando uma mensagem Para realizar o procedimento de gravação de mensagem através de um ramal, o usuário deve discar para o número definido no campo Ramal para gravação de mensagens, neste exemplo o ramal Ao ligar para esse ramal será solicitada uma senha de acesso que é 00## (Zero, Zero, Sustenido, Sustenido). Em seguida, o sistema apresentará duas opções: 1 para gravar uma mensagem ou 2 para reproduzir a mensagem gravada. Ao selecionar a opção 1, o sistema solicitará que o usuário digite o número da posição onde a mensagem será gravada (as posições reservadas para utilização do cliente são de 0550 a 0599, podendo seu uso ser aleatório). Após gravar a mensagem desejada, basta encerrar a ligação. NOTA A senha de acesso somente deve ser digitada ao término da divulgação da mensagem. Antes de proceder com a gravação da mensagem, é importante avaliar qual posição será utilizada para esta finalidade e confirmar se esta já não está em uso, evitando a sobreposição de uma mensagem gravada anteriormente. Para isto, basta ligar para o ramal de gravação de mensagem, selecionar a opção 2 e digitar o número da posição que se pretende utilizar, onde: - ao receber tom de ocupado, significa que a posição está disponível. - ao ser divulgada alguma mensagem, significa que a posição já está em uso, cabendo ao usuário decidir se deseja sobrepor ou não a respectiva mensagem. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 14

15 1.1.4 Validando o procedimento Para validar o procedimento realizado, basta discar para o número definido no campo Ramal para gravação de mensagens, neste exemplo o ramal 3350, selecionar a opção 2 e digitar o número da posição em que a mensagem foi gravada. Havendo a divulgação da mensagem de acordo com o que foi gravado, está validado o procedimento realizado. Do contrário, deve-se rever todos os passos anteriores. 1.2 UPLOAD DE MENSAGENS GRAVADAS EXTERNAMENTE À PLATAFORMA NGC Através deste recurso, o administrador do sistema pode importar para a plataforma NGC um arquivo de áudio gravado previamente em estúdio ou criada através de TTS. Estas alternativas oferecem maior qualidade nas mensagens. Nesta modalidade é preciso observar dois aspectos para utilizar este tipo de mensagem: o formato do arquivo e a nomenclatura. Para isto, deve-se formatar a mensagem para o padrão Dígitro, convertê-la para o formato.wav e transferi-la para plataforma NGC. NOTA As mensagens gravadas em estúdio ou criadas através de TTS devem ser geradas em arquivos do formato.wav, no padrão IMA ADPCM, com 8 khz, 4 bits, mono (ou seja, 32 kbps). Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 15

16 1.2.1 Nomeando a mensagem no padrão Dígitro Antes de proceder com a formatação do arquivo de mensagem, é importante avaliar qual posição será utilizada para esta finalidade e confirmar se esta já não está em uso, evitando a sobreposição de uma mensagem gravada anteriormente. Para isto, basta conectar na plataforma NGC (através de um terminal remoto via aplicativo Putty com o usuário axs) e verificar, no diretório /axs/msgs, quais as mensagens já estão em uso. Através do comando ls -lr M_005[5-9][0-9]* é possível verificar todas as mensagens disponíveis na plataforma NGC dentro da faixa reservada para utilização pelo cliente (0550 a 0599). NOTA Caso o usuário axs não esteja com a senha padrão, será necessário solicitar ao suporte Dígitro a senha atual deste usuário. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 16

17 Observe que as mensagens abaixo estão nomeadas no padrão M_00XXX.WAV, onde XXX corresponde ao número da mensagem em questão. Por exemplo, para a mensagem 550, o arquivo correspondente será M_00550.WAV, e assim por diante. NOTA No exemplo acima, a mensagem 550 já está em uso. Caso seja inserida outra mensagem com o mesmo nome na plataforma NGC, a mensagem anterior será substituída, não sendo possível recuperá-la. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 17

18 1.2.2 Convertendo a mensagem para o formato.wav Para converter o arquivo de áudio para o padrão utilizado nas plataformas Dígitro, devese utilizar um editor de áudio (por exemplo, Audacity, Cool Edit, Easy Áudio Editor ou OCEN). Entretanto, uma opção simples é utilizar o Gravador de Som do Windows XP. NOTA Para quem usa Windows 7, este recurso não está disponível, mas basta copiar o arquivo sndrec32.exe de um microcomputador com Windows XP (normalmente este aplicativo se encontra no diretório C:\Windows\System32 - não precisa instalar, é só copiar e dar dois cliques para executá-lo). Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 18

19 Após abrir o aplicativo, clique em Arquivo > Abrir > selecione o arquivo de áudio que deseja converter) e em seguida em Salvar como... (para converter o arquivo) e nomear o arquivo com o número da posição que será utilizada a mensagem Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 19

20 1.2.3 Transferindo a mensagem para a plataforma NGC Para transferir o arquivo da mensagem para a plataforma NGC, deve-se utilizar um aplicativo de FTP. Neste exemplo é utilizada a ferramenta WinSCP, para inserir a mensagem no diretório /axs/msgs da plataforma NGC. Para importar o arquivo para o diretório /axs/msgs da plataforma NGC, basta o usuário arrastar o arquivo da coluna da esquerda para a coluna da direita. NOTA Para conexão do aplicativo de FTP com a plataforma NGC, deve-se utilizar o usuário axs. Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 20

21 1.3 CRIAÇÃO DE FRASES Para criar uma frase acesse o aplicativo IGC, opção Máquina de Mensagem > Frases > item Criar Para criar uma frase, verifique qual o número da frase disponível através do botão Frase Livre (o sistema apresentará ao lado esquerdo o número da frase que poderá ser utilizado para a criação de uma nova frase sem sobrepor a fraseologia tradicional do sistema). Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 21

22 Em seguida, informe o Número da mensagem a ser associada a frase, clique em Incluir mensagem (repita este procedimento caso haja necessidade de vincular outras mensagens à mesma frase). Após concluída esta etapa, clique em Criar frase e Salvar em disco NOTA Antes de associar as mensagens a frase, é importante avaliar a sequência de execução destas, pois a Posição definirá a ordem de vocalização das mensagens na frase. Havendo necessidade de inclusão de uma mensagem antes da mensagem já definida na Posição 01, por exemplo, selecione o item Inclusão de parâmetro ou mensagem > Na Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 22

23 posição, digite o número 01 e clique em Incluir mensagem. Com isto, a nova mensagem será inserida na Posição 01 e a anterior será deslocada para a Posição Validando o procedimento Para validar o funcionamento completo da frase, é preciso testá-la de acordo com a finalidade para a qual foi criada, ou seja, para uma frase a ser utilizada em Recepcionista Digital, por exemplo, o teste deve ser feito através da discagem para o número da recepcionista de modo a ouvir a frase criada. Para cada finalidade, os procedimentos de validação estarão descritos nos respectivos tutoriais que complementam a este tutorial. Maiores informações poderão ser encontradas nos manuais entregues no curso de Credenciado Técnico e/ou nos cursos disponibilizados no ambiente de e-learning Ensinare ( Informação restrita a Dígitro e Credenciado Técnico Dígitro 23