UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE CONTABILIDADE GERENCIAL COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL Por: Terezinha Ferreira Piazza Orientador Prof. Luciano Gerard Rio de Janeiro 2010

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE CONTABILIDADE GERENCIAL COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL. Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Auditoria e Controladoria. Por:. Terezinha Ferreira Piazza

3 3 AGRADECIMENTOS A Deus que me deu o dom da vida e a oportunidade de estar concluindo este curso, a minha família e a todos que contribuíram direta e indiretamente na confecção deste trabalho.

4 4 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho a meu marido e meus dois filhos que com dedicação e paciência sempre me incentivarão durante todo o curso, ao Lionel que é um dos donos da empresa na qual trabalho diretamente, e que tenho como um amigo, sempre me motivando a buscar novos conhecimentos e ao meu professor orientador que com boa vontade e solicitude me indicou o caminho para elaborar este trabalho.

5 5 RESUMO A precisão das informações geradas pela Contabilidade dependerá sempre da observância dos Princípios Fundamentais da Contabilidade que nortearão as questões econômicas e financeiras da entidade, uma vez que deve possibilitar ao usuário uma análise da sua atual situação com clareza e menor grau de dificuldade, observando, comparando, projetando e avaliando as tendências, comportamentos e resultados. Este trabalho pretende mostrar se é possível o Planejamento Contábil fornecer informações para auxiliar na tomada de decisões. Sendo assim, conceituando a informação, a informação contábil, sistemas de informação contábil e como estas informações são mensuradas pela contabilidade, estaremos constatando que isto é possível.

6 6 METODOLOGIA A aplicação da Contabilidade a uma entidade busca promover os usuários com informações sobre aspectos de natureza econômica, financeira e física do patrimônio da entidade e suas mutações, o que compreende registros, demonstrações, análises, diagnósticos e prognósticos, expressos sob a forma de relatos, pareceres, tabelas, planilhas e outros, ou seja, é o fornecimento de informações econômicas para os vários usuários, de forma que propiciem decisões racionais. Assim como as outras ciências possuem seu objeto, a Contabilidade possui o seu objeto sendo o patrimônio da entidade, ou seja, tudo o que está relacionado no Balanço Patrimonial constitui o objeto da Contabilidade. Uma característica fundamental da informação contábil é poder retratar a atual condição/realidade da entidade, a fim de poder propiciar aos seus usuários uma maior eficácia de suas análises e ou tomada de decisões.

7 7 SUMÁRIO FOLHA DE ROSTO 02 AGRADECIMENTOS 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMARIO 07 INTRODUÇÃO 10 CAPÍTULO 1 11 CONTABILIDADE GERENCIAL E SISTEMA DE INFORMAÇÃO 1.1 SISTEMA E SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONCEITUAÇÃO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE APOIO À DECISÃO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL. 15 CAPÍTULO 2 15 ARQUITETURA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL GERENCIAL PRESSUPOSTOS BÁSICOS NECESSIDADE DA INFORMAÇÃO PLANEJAMENTO E CONTROLE 17

8 8 CAPÍTULO 3 19 FUNDAMENTOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL OPERACIONALIDADE INTEGRAÇÃO E NAVEGABILIDADE DOS DADOS CUSTO DA INFORMAÇÃO ABRANGÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ÁREAS CONTÁBEIS ABRANGIDAS PELO SISTEMA CONTABILIDADE FINANCEIRA CONTABILIDADE EM OUTRAS MOEDAS CUSTOS ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTOS 29 CAPÍTULO 4 30 CONTABILIDADE DIVISIONAL ( CONTABILIDADE POR RESPONSABILIDADE) E CONSOLIDAÇÃO DE BALANÇOS 4.1- ANÁLISE FINANCEIRA, PADRÕES SETORIAIS E 31 CONCORRÊNCIAS ÁREAS NÃO CONTÁBEIS ABRANGIDAS PELO 32 SISTEMA DADOS QUANTITATIVOS ANÁLISES ESTATÍSTICAS 33 CAPÍTULO 5 CONSTRUÇÃO DOS RELATÓRIOS E CARACTERÍSTICAS DA 33 INFORMAÇÃO CONTÁBIL VISÃO DO CONTADOR E POSIÇÃO DO USUÁRIO RAPIDEZ DA INFORMAÇÃO E PRAZOS PARA 34 ENTREGA DOS RELATÓRIOS EXATIDÃO PLANOS DE CONTAS CONTÁBEIS NO SISTEMA DE 35 INFORMAÇÃO GERENCIAL

9 SEGMENTAÇÃO POR ÁREAS AFINS DA 36 DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS E DO BALANÇO PATRIMONIAL E INTEGRAÇÃO DAS CONTAS PRINCIPAIS INTEGRAÇÕES DE CONTAS CRIAÇÃO DE CONTAS ADICIONAIS PARA 38 RELATÓRIOS FUTUROS - O PONTO FUNDAMENTAL PARA UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTEGRADO PROVISÕES DE RESULTADOS DO ANO E 41 OBRIGAÇÕES SOBRE O RESULTADO FINANCIAMENTOS PATRIMONIO LIQUIDO 42 CONCLUSÃO 45 BIBLIOGRAFIAS CONSULTADAS 47 ÍNDICE 48

10 10 INTRODUÇÃO O Gerenciamento Contábil Global está ligado às informações contábeis que são necessárias para controle, acompanhamento e planejamento da empresa como um todo, e utilizadas pela alta administração da companhia. Significa o conjunto de informações que tratam dos dados de forma aglutinada, para a visão dos grandes agregados empresariais. Devem ser números sintetizados, e os relatórios, concisos. Entendemos que, num primeiro momento, os responsáveis pelo planejamento estratégico e pelo acompanhamento da empresa como um todo sente necessidade de controle através dos grandes números. Caso sintam necessidade, posteriormente procurarão informações com maior grau de detalhe, e assim por diante. No gerenciamento contábil global, construirei um caderno de informações para manuseio da cúpula administrativa da companhia. Os membros dos escalões abaixo, como os gerentes de divisões, não necessariamente deverão ter acesso a essas informações. Para eles deverá ser construído outro caderno de informações, que será tratado posteriormente, no Gerenciamento Contábil Setorial.

11 11 CAPÍTULO 1 CONTABILIDADE GERENCIAL E SISTEMA DE INFORMAÇÃO Como já destacamos na introdução, a maior parte dos temas da disciplina contabilidade gerencial são tomados de outras disciplinas das áreas de ciências contábeis ou administração financeira. Ponto fundamental da contabilidade gerencial é o uso da informação contábil como ferramenta para a administração. Para que a informação contábil seja usada no processo de administração, é necessário que essa informação contábil seja desejável e útil para as pessoas responsáveis pela administração da entidade. Para os administradores que buscam a excelência empresarial, uma informação, mesmo que útil, só é desejável se conseguida a um custo adequado e interessante para a entidade. A informação não pode custar mais do que ela pode valer para a administração da entidade. Diante desses pressupostos básicos para a informação contábil, fica claro o caminho a ser adotado para que a contabilidade se transforme em ferramenta de ação administrativa e se torne um instrumento gerencial. Para se fazer, então contabilidade gerencial, é mister a construção de um Sistema de Informação Contábil Gerencial. Em outras palavras, é possível fazer e é possível ter contabilidade gerencial dentro de uma entidade, desde que se construa um Sistema de Informação Contábil. Poderá ser argüido que fazer um sistema de informação contábil com a ciência de contabilidade é um vicio de considerar que tal afirmação tem fundamento. Contabilidade é um vício de linguagem, já que a própria contabilidade é um sistema de informação.

12 12 Não podemos deixar de considerar que tal afirmação tem fundamento. Contabilidade é informação. O que vemos, porém, mais amiúde, é a construção de sistemas de informação contábil voltados basicamente para a escrituração e registro contábil e contabilidade financeira. Outro ponto observado na construção dos sistemas de informação contábil é que as áreas de abrangência de ciência contábil são trabalhadas de forma não integrada. Ponto importante também é a rotinização da informação contábil gerencial. Concluindo, para se fazer contabilidade gerencial é necessária um sistema de informação contábil gerencial, um sistema de informação operacional, que seja um instrumento dotado de características tais que preencha todas as necessidades informacionais dos administradores para o gerenciamento de sua entidade. 1.1 SISTEMA E SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONCEITUAÇÃO Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação. Em outras palavras, sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Como uma resultante do enfoque sistêmico, o todo deve ser mais que a soma das partes. Fundamentalmente, o funcionamento de um sistema configura-se com esse processamento, as saídas ou produtos do sistema (entradas, processamento, saídas). Os sistemas classificam-se em sistemas abertos e fechados. Os sistemas fechados não interagem com o ambiente externo, enquanto que os

13 13 sistemas abertos caracterizam-se pela interação com o ambiente externo. A empresa é um sistema aberto, bem como os sistemas de informações, pois há um processo de interação com o ambiente. Os elementos básicos que compõem um sistema são: objetivos dos sistemas, ambiente do sistema ou processamento, recursos ou as entradas do sistema componentes do sistema, saídas, do sistema, administração ou controle e avaliação do sistema. Podemos definir Sistema de Informação como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir ás organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Os sistemas de informação classificam-se em: Sistema da Informação de apoio ás Operações e Sistema de Informação de apoio à Gestão. Os sistemas de Apoio ás Operações têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compra estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc.). Os sistemas de Apoio á Gestão preocupam-se basicamente com as informações necessárias para a gestão econômico-financeira da empresa. O sistema de Informação contábil é um sistema de apoio à gestão, juntamente com os demais sistemas de controladoria e finanças. Os sistemas de apoio à gestão têm como base de apoio informacional as informações de processo e quantitativas geradas pelos sistemas operacionais.

14 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE APOIO À DECISÃO. Como refinamento dos Sistemas de Apóio à Gestão existe sistemas específicos desenhados para um auxilio direto à questão das decisões gerenciais. São denominados de DSS sistemas de Suporte à Decisão e EIS Sistemas de informações executivas (Decision support Systems e Executive information Systems). Eles se utilizam da base de dados dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão e tem como foco flexibilizar informações não estruturadas para tomada de decisão SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL. São assim denominados os sistemas gerenciais que tem como objetivo fundamental a consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema empresa. Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, através de recursos da tecnologia de informação, de forma tal que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo dinâmico de informações, que perpassam todos os departamentos e funções. Permitem, com isso, uma visão horizontal e de processo, em oposição à visão tradicional verticalizada da hierarquia funcional das empresas. O Sistema de Informação Contábil deverá estar completamente integrado ao Sistema de Gestão Empresarial.

15 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL. Conforme definem a CVM (Comissão de Valores Mobiliários) e o IBRACON (Instituto Brasileiro de contadores). A Contabilidade é, objetivamente, um Sistema de Informação e Avaliação destinado a provar seus usuários com demonstrações e analises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização. Os objetivos da Contabilidade, pois, devem ser aderentes, de alguma forma explicita ou implícita, aquilo que, o usuário considera como elementos importantes para seu processo decisório. Esta conceituação é importante para entendermos os objetivos e a abrangência do Sistema de sistema de Informação Contábil Gerencial. CAPÍTULO 2 ARQUITETURA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL GERENCIAL Apresentaremos, a seguir, um painel dos aspectos principais e mais relevantes, que se devem observar na elaboração de um Sistema de Informação Contábil Gerencial, bem como das características e procedimentos para sua utilização adequada.

16 PRESSUPOSTOS BÁSICOS A informação contábil precisa atender primariamente a dois pressupostos básicos, para que tenha validade integral no processo de gestão administrativa: a) sua necessidade como informação; b) seu planejamento e controle NECESSIDADE DA INFORMAÇÃO A informação deve ser tratada como qualquer outro produto que esteja disponível para consumo. Ela deve ser desejada, para ser necessária. Para ser necessária, deve ser útil. Cabe a nos, contadores gerenciais, construir essa mercadoria com qualidade e custos competitivos, já que temos plena consciência de sua utilidade e, portanto, de sua extrema necessidade para o gerenciamento dos negócios. A necessidade da informação é determinada pelos usuários finais dessa informação, por seus consumidores. Assim, a informação deve ser construída para atender a esses consumidores e não para atender aos contadores. O contador gerencial é aquele que sabe perfeitamente que a informação que faz de seu sistema foi elaborada para atender às necessidade de outros. O contador gerencial deve fazer um estudo básico das necessidades de informações a partir das decisões-chaves que serão tomadas baseadas no sistema de informação contábil gerencial. Para que um sistema de informação contábil seja vivo dentro de uma empresa, é preciso o apoio da alta administração da companhia. Por conseguinte a necessidade tem que ser sentida pela alta cúpula da empresa, fazendo com que, a partir daí, tenhamos tranqüilidade para desenvolver e

17 17 manter adequadamente o sistema de informação. Chamamos a isso de retaguarda. A retaguarda é necessária porque um sistema de informação contábil gerencial é abrangente e deve atender a toda a empresa. Assimilado pela alta administração, todos os demais níveis hierárquicos da companhia estarão sendo municiados e se utilizarão do mesmo sistema de informação. Entendemos que a necessidade da informação, aliada ao absoluto respaldo ao contador e a seu sistema, é o elemento vital para o sucesso de um sistema de informação contábil. Casos esses conceitos de utilidade e necessidade da informação contábil não estejam imediatamente presentes no ambiente da cúpula administrativa da entidade, é tarefa do contador fazer nascer e crescer essa mentalidade gerencial. Para isso, é necessário apenas o conhecimento profundo da Ciência a de seu papel informativo-gerencial PLANEJAMENTO E CONTROLE. O sistema de informação gerencial exige planejamento para produção dos relatórios, para atender plenamente aos usuários. É necessário saber o conhecimento contábil de todos os usuários, e construir relatórios com enfoques diferentes para os diferentes níveis de usuários. Dessa forma, será possível efetuar o controle posterior. Só poderá ser controlado aquilo que é aceito e entendido. Alem disso, conforme Oliveira, se o sistema de informações gerenciais (SIG) não for atualizado periodicamente, poderá ficar numa situação de descrédito perante seus usuários.

18 18 Conforme Gil, o sistema de Informação Contábil deve produzir informações que possam atender aos seguintes aspectos: I - Níveis empresarias * estratégico; * tático; * operacional. II - Ciclo administrativo planejamento; execução; controle. III - Nível de estrutura da informação estruturada; semi-estruturada; não estruturada. Há ligação ente esses aspectos no sistema da Informação contábil: Nível Empresarial Ciclo Administrativo Nível de Estruturação da Informação. Operacional Executiva Estruturada Operacional Controle Estruturada Tático Controle Estruturada Tático Planejamento Semi-estruturada

19 19 Estratégico Planejamento Semi-estruturada Estratégico Planejamento Não Estruturada O sistema de informação contábil tende a dar primazia ao atendimento de aspectos operacionais e táticos, primordialmente com informações estruturadas e algumas informações semi-estruturadas. CAPÍTULO 3 FUNDAMENTOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL. Três pontos são fundamentais para que um sistema de informação contábil tenha validade perene dentro de uma entidade. São os seguintes: operacionalidade, integração e custo da informação OPERACIONALIDADE As informações devem ser coletadas, armazenadas e processadas de forma operacional. O fundamento da operacionalidade significa que todos os que trabalham com a informação contábil devem saber e

20 20 sentir que estão operando com dados reais, significativos, práticos e objetivos; conseguidos, armazenados e processados de forma pratica e objetiva. Com isso, teremos uma utilização gerencial, ou seja, uma utilização pratica e objetiva. Utilizando pratica e objetiva significa utilização dentro das operações, significa operacionalidade. São sinais de operacionalidade informativa relatórios práticos e objetivos; ou seja, relatórios necessários para quem os utiliza e entendidos por quem os utiliza. São características básicas de operacionalidade: a) relatórios concisos; b) elaborados de acordo com as necessidades do usuário; c) coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo usuários; d) que não permitam uma única duvida sequer, ou possibilitem pergunta indicando falta de alguma informação do objeto do relatório; e) Apresentação visual e manipulação adequada INTEGRAÇÃO E NAVEGABILIDADE DOS DADOS Incluímos na introdução do tema que ainda consta como característica dos sistemas de contabilidade atuais sua apresentação arquitetada de forma não integrada. Entendemos como não integrada à estruturação de vários sistemas de informação contábil dentro de uma empresa. Notamos comumente que o sistema de informação da contabilidade

21 21 financeira não é o mesmo do sistema de informação do sistema orçamentário, que, por sua vez, também não é o mesmo do sistema do planejamento financeiro, e assim por diante. Constatamos isso com bastante freqüência, mas é obvio que existem sistemas integrados. A constatação de que é comum a arquitetura de sistema de informação não integrados na área contábil da empresa fica evidente na departamentalização da área administrativa. Vemos comumente que o responsável pelo setor de custos não responde hierarquicamente ao mesmo comando da contabilidade financeira, assim como o responsável pelo setor de orçamento também não esta ligado hierarquicamente ao responsável pela contabilidade. Consideramos um sistema de informação contábil como integrado quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil estejam abrangidas por um único sistema de informação contábil. Todos devem utilizar-se de um mesmo e único sistema de informação. O que caracteriza um sistema de informação contábil integrado é a navegabilidade dos dados. A partir do momento em que um dado é coletado (e ele só será coletado pelo sistema se for um dado operacional), este devera ser utilizado em todos os segmentos do sistema de informação contábil. Exemplificando, quando do pagamento de determinada despesa, a mesma classificação dada pela contabilidade financeira devera ser dada pela contabilidade e formação de custos, que será identicamente entendida e classificada pelo setor de orçamentos, assim como pela tesouraria e fluxo da caixa etc.

22 22 Explicitando ainda mais, tomaremos como exemplo os gastos com transportes de funcionários e vejamos algumas classificações possíveis: Área contábil Contabilidade financeira Custo do produto Planejamento financeiro Tratamento possível Despesas de salários (encargos sociais) Despesas gerais absorvidas Despesas de transporte Num sistema de informação contábil integrado só haverá um dado e só uma classificação. Se a empresa de definir pelo tratamento das despesas com transporte de empregados como um adicional dos gastos com pessoal como encargos sociais então todos os utilizadores dessa informação deverão buscar esse dado na contabilidade financeira e transferi-lo para seus eventuais subsistemas, assim como todos deverão das o mesmo tratamento em termos da classificação por tipo de despesa. Da mesma forma, definindo o tratamento conceitual de determinada informação, essa será a única forma em que devera ser entendida em todos os segmentos do sistema de informação. No exemplo que estamos considerando, as informações e os relatórios utilizados pelas áreas de custo do produto e planejamento financeiro fazem parte do sistema de informação contábil, como segmento desse sistema ou subsistema como é chamado normalmente. Diante disso, o dado navega por todos os segmentos do sistema de informação contábil. Originário de um lançamento contábil no segmento da contabilidade financeira (em sistemas integrados, nada impede, e é até

23 23 desejável, que os lançamentos sejam fora do setor de contabilidade pelos setores que mais trabalham com os fatos contábeis), ele navegara para todos os segmentos, da forma como sistemas, assim como de reintrodução do dado em algum sistema particular de outro setor ou departamento da empresa. A informação será sempre fornecida pelo mesmo e único sistema contábil de informação. Em outras palavras, todos os usuários do sistema de informação contábil receberão a mesma informação e falarão a mesma língua CUSTO DA INFORMAÇÃO O fundamento do custo da informação faz parte dos princípios básicos de contabilidade, razão por que não nos alongaremos sobre esse aspecto. O sistema de informação contábil deve ser analisado na relação custo-benefício para a empresa. Segundo Oliveira,... adequada relação custo x benefício. O SIG deve apresentar uma situação de custo abaixo dos benefícios que proporciona a empresa. Com a incorporação definitiva dos recursos computacionais, de macro e microinformática, na administração das empresas, entendemos que qualquer entidade, de microempresa a grandes corporações, tem condições de manter um sistema contábil de informação. Apenas cabe ao contador fazê-lo gerencial.

24 ABRANGÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Um sistema de informação contábil gerencial tem necessariamente que abranger todas as áreas de contabilidade de que se vale o conceito de contabilidade gerencial. Além disso, o sistema tem que incorporar todos os dados quantitativos necessários para mensuração e analise concatenada das informações com o movimento operacional da empresa. Juntamente com isso, o sistema deve prover todos os meios para trabalhar a informação em seus aspectos de informação pretérita, informação presente, informação pretérita atualizada e informação futura, com análises percentuais. Ainda segundo Oliveira, os números devem apresentar a situação atual, bem como outros aspectos, entre os quais podem ser citados: o período anterior, o mesmo período no ano (exercício) anterior, e a situação desejada. Os números devem sempre apresentar uma situação de relatividade, principalmente percentual. 3.5 ÁREAS CONTÁBEIS ABRANGIDAS PELO SISTEMA Fundamentalmente, como vimos na introdução desta obra, a contabilidade gerencial vale-se do uso de outras disciplinas das áreas de contabilidade e finanças. Por conseguinte, o sistema de informação contábil deve incorporar os elementos de tais disciplinas, necessários para o gerenciamento da empresa, em seu sistema de informação contábil. São componentes do sistema contábil de informação:

25 CONTABILIDADE FINANCEIRA Este segmento do sistema de informação contábil compreende a escrituração tradicional, os aspectos tributários, os aspectos societários atuais, registrados em moeda nacional. É a contabilidade a valores históricos, com a contabilidade da correção monetário, os aspectos tributários, os aspectos societários atuais, registrados em moeda nacional. A importância desse segmento do sistema de informação contábil é vital, pois eles contem a arquitetura básica dos planos de contas e os lançamentos, elementos vitais para a continuidade e integração do restante do sistema CONTABILIDADE EM OUTRAS MOEDAS A inflação crônica da economia brasileira obriga as empresas à manutenção de subsistemas de contabilidade que tentem fornecer informações contábeis comparativas ao longo dos meses e anos. Dessa forma, os tratamentos contábeis mais especializados e completos da inflação e da correção monetária serão também atendidos dentro de um segmento do sistema de informação. Recomendamos no mínimo os dois tratamentos básicos, com um eventual terceiro tratamento. Seriam eles:

26 26 I - Contabilidade pelos procedimentos da Correção Monetária Integral Para as empresas que tem a obrigatoriedade da apresentação dos demonstrativos contábeis segundo esses procedimentos, tal subsistema é obrigatório. Caso, igualmente, a administração entenda que esses procedimentos são os melhores para o gerenciamento global das informações, independentemente de sua obrigatoriedade, essa área contábil devera fazer parte como um subsistema. II - Contabilidade em moeda estrangeira Entendemos que esses subsistema deverá estar presente no sistema de informação contábil de qualquer empresa, independente de seu tamanho. A internacionalização da economia é um fato inquestionável. Dessa forma, mesmo que a empresa não tenha relacionamento direto com o mercado externo, através de exportações, importações, matriz ou filiais estrangeiras, o uso de uma moeda internacional já é um fato na economia. Se a empresa tem vínculos com outra empresa do exterior e necessitar de demonstrativos contábeis e informações gerenciais na moeda desse país, o denominador monetário estrangeiro será a moeda desse país. Não havendo essa necessidade, recomenda-se o uso, como denominador monetário alternativo, o dólar norte-americano, presentemente mais em uso no mundo todo e linguagem monetária internacional atual.

27 27 III - Contabilidade em denominador monetário especifico Caso a empresa deseje outro denominador monetário especifico, tendo em vista suas características gerenciais, o contador deverá providenciar mais um subsistema. Durante muitos anos, existiu uma moeda alternativa nacional, que seria a moeda forte brasileira, representada pelos títulos do Tesouro Nacional. Seus exemplos mais conhecidos foram: ORTN, OTN, BTN, BTNF, LBC. A idéia básica é que a variação dos valores nominais desses títulos governamentais representasse a inflação dos valores do país. Atualmente, não existe a utilização da variação de um titulo governamental e o governo brasileiro, tem adotado como referencial para inflação oficial a Unidade Fiscal de Referencia UFIR. Assim, se a administração entender, por exemplo, que essa Unidade Fiscal de Referencia UFIR representa uma moeda forte brasileira, o contador deverá criar esse segmento no sistema de informação. Outra alternativa para um subsistema de informação, que tente traduzir os dados contábeis em dados comparáveis ao longo do tempo, seria a adoção de um denominador monetário especifico da empresa. Assim, poderá existir a criação de um dólar especifico da empresa, cuja variação nominal represente a inflação interna da companhia. Também nessa linha, em vez de um dólar da empresa, poder-se-ia criar um índice especifico que represente a inflação interna, e a partir daí fazer o gerenciamento nesse denominador monetário especifico.

28 CUSTOS Quando há necessidade de se atender as exigências fiscais de integração (com a contabilidade financeira), o subsistema para gerenciamento de custos é imprescindível. Independentemente disso, tal subsistema é vital para a consecução do que denominamos sistema de informação contábil integrado. Provavelmente, nesse subsistema é que deverá ser registrada a maior parte dos dados quantitativos. Na construção desse sistema é que também provavelmente o contador evidenciara todo seu conhecimento da informação contábil e seu escopo gerencial. O subsistema de custos é que liga a contabilidade a sua maior área operacional, a produção. Como já evidenciamos anteriormente, a contabilidade gerencial deve seu nascimento praticamente a contabilidade de custos, em seus aspectos de gerenciamento e tomada de decisão. Portanto, esse subsistema deverá ser tratado com especial ênfase, sempre direcionando para que as informações sejam úteis e necessárias para a administração. Os aspectos de avaliação de inventários deverão ser os pontos mais importantes na construção desse subsistema. O mais importante são as informações para controle e tomada de decisões.

29 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTOS A informação contábil deve ser útil para o futuro. O passado só é importante se possibilitar ação futura. Neste particular, considere-se que o modelo decisório do administrativo leva em conta cursos de ação futuros; informes sobre situações passadas ou presentes somente serão insumos de valor para o modelo decisório a medida que o passado e o presente sejam estimadores validos daquilo que poderá acontecer no futuro, em situações comparáveis às já ocorridas. As técnicas orçamentárias serão integralmente tratadas e constantes do sistema de informação contábil, como um subsistema específico. O tratamento das informações pode variar desde orçamentos com informações sintetizadas até tratamento com informações extremamente detalhadas, a critério da administração de empresa. A importância desse subsistema esta em que ele vai alcançar todos os níveis de responsabilidade dentro da empresa. É um sistema que, por sua natureza, faz de seu potencial de integração sua força. O contador gerencial deve saber disso e nunca permitir que o subsistema orçamentário não seja parte integrante do sistema de informação contábil. Além dos aspectos integrativos, o subsistema de orçamentos é que da oportunidade à contabilidade de mostrar o caráter preditivo da informação contábil. Podemos dizer que uma informação é valida apenas a medida que ela auxilia o futuro.

30 30 Esse subsistema devera incorporar também o planejamento financeiro, através do planejamento, acompanhamento e controle do fluxo de caixa. CAPÍTULO 4 CONTABILIDADE DIVISIONAL (CONTABILIDADE POR RESPONSABILIDADE) E CONSOLIDAÇÃO DE BALANÇOS. Como coroamento do sistema de informação contábil, devera haver um subsistema que segmente a apuração, controle e gerenciamento das unidades de lucros e de investimentos da empresa. Sabemos que muitas corporações já definem sua estrutura societária através da constituição de empresas independentes para suas diversas divisões de fabricação e comercialização de produtos. Nessa hipótese, em vez do que chamamos contabilidade das divisões, ou contabilidade divisional, utilizaremos as técnicas de consolidação de balanços, para aglutinar os resultados e gerenciar globalmente a corporação.

31 31 Resumindo, caso a companhia tenha sua contabilidade centralizada, deveremos criar o subsistema de contabilidade divisional. Caso, porem, a companhia tenha suas unidades de negócios juridicamente separadas, deveremos ter o subsistema de consolidação de balanços ANÁLISE FINANCEIRA, PADRÕES SETORIAIS E CONCORRÊNCIAS. As técnicas básicas de analise de balanço são facilmente incorporadas ao sistema da informação contábil. O importante da incorporação dessas técnicas é a possibilidade de avaliarmos continuadamente o comportamento dos indicadores financeiros da companhia. Esses procedimentos de análise contínua são elementos fundamentais para o entendimento do comportamento financeiro e das atividades da companhia, através da analise financeira, assim como um aspecto educacional para o conhecimento de contabilidade pelos usuários do sistema de informação contábil, que, neste caso, seguramente serão os componentes da cúpula administrativa da campanha. A nível estratégico, o sistema de informação contábil deve incluir, segundo Gil, um sistema de registro de balanços anuais de empresas concorrentes. Essa área deve ser apresentada juntamente com a área de analise financeira.

32 ÁREAS NÃO CONTÁBEIS ABRANGIDAS PELO SISTEMA Não se pode mais conceber a arquitetura de um sistema de informação contábil sem a coleta, armazenamento e processamento dos dados quantitativos. Juntamente com isso, deve ser incorporado o subsistema de análises estatísticas e de acompanhamento DADOS QUANTITATIVOS Devem fazer parte do sistema os dados de quantidade vendida, de quantidade produzida, número de empregados, numero de horas trabalhadas, carteira de pedidos etc. Sabemos que esses dados tradicionalmente constam de outros sistemas informativos operacionais da empresa. A importância de estarem no sistema de informação contábil é que com isso serão possibilitadas condições de analises comparativas e cruzadas dentro de um único sistema. Além disso, o fator relevante é que a divulgação e o tratamento dentro do sistema de informação contábil, assim como, é claro será elemento educador para o próprio contador gerencial.

33 ANÁLISES ESTATÍSTICAS Determinados dados contábeis, combinados com dados quantitativos, ficarão mais evidente se dispostos em gráficos, tabelas, análises de tendência etc. Esse subsistema de analises estatísticas vem respaldar o uso de métodos quantitativos em contabilidade gerencial. CAPÍTULO 5 CONSTRUÇÃO DOS RELATÓRIOS E CARACTERÍSTICAS DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL. Cada relatório deve ser meticulosamente planejado, em seus mínimos detalhes. Estéticas inadequadas poderão prejudicar sensivelmente um ótimo conteúdo. O conteúdo devera estar à altura da compreensão do usuário a que se destina o relatório; ele é o cliente da informação contábil. Conforme Cautela e Polloni, a informação contábil dever ser clara, precisa, rápida e dirigida.

34 34 Bio expressa-se sobre as características como qualidade da informação gerencial, com as seguintes características: comparabilidade, confiança, geradas em tempo hábil, nível de detalhamento adequado e relevância VISÃO DO CONTADOR E POSIÇÃO DO USUÁRIO O contador nunca deve impor sua visão da informação que está fornecendo. Sua obrigação é fornecedor o que podem, do jeito que pedem. Se consultado, ele pode opinar nunca impor. Ele tem que respeitar a posição do usuário e sua forma de enxergar e utilizar a informação contábil RAPIDEZ DA INFORMAÇÃO E PRAZOS PARA ENTREGA DOS RELATÓRIOS. Uma informação contábil tem que ser explicitada no menor prazo possível. Uma informação morosa ou atrasada perdera toda sua validade e fará parte do arquivo morto de dados. Por isso, a força de um sistema de informação contábil está em que tufo seja feito rigorosamente dentro dos prazos estipulados pelos usuários e no menor tempo possível.

35 EXATIDÃO Como principio informacional, os dados contábeis devem ser exatos. Porem se necessário, visando ao atendimento dos prazos dos relatórios, devem ser utilizadas sem receio as técnicas de provisiona mento de despesas ou estimativas de receitas PLANOS DE CONTAS CONTÁBEIS NO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL. Os planos de contas contábeis deverão ser construídos tendo em vista os relatórios futuros que dele se originarão, e a necessidade da integração de todo o sistema de informação contábil, através da navegabilidade dos dados. Para tanto, é necessário obedecer a dois aspecto fundamentais na elaboração dos planos de contas gerenciais, partindo do plano de contas fiscal: segmentação dos planos por áreas afins dos principais relatórios e criação de contas adicionais para integração do sistema.

36 SEGMENTAÇÃO POR ÁREAS AFINS DA DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS E DO BALANÇO PATRIMONIAL E INTEGRAÇÃO DAS CONTAS Todas as contas contábeis do balanço patrimonial deverão ser claramente identificadas com as contas que recebem a contrapartida na demonstração de resultados. Basicamente, isso significa que contas de caráter genérico, tanto no balanço patrimonial como na demonstração de resultados, normalmente denominadas outras contas, outras receitas, outras despesas, só poderão ser criadas se forem para valores irrelevantes que não comprometam os relatórios futuros. Tudo o que é relevante deverá ser integrado em contas claramente definidas, que façam ligação entre os dois relatórios-chaves de todo o processo de informação contábil financeiro. Como se pode notar, o plano de contas gerencial é um prolongamento do conceito de contrapartida, de debito e credito. Para cada conta do balanço patrimonial devera haver como contrapartida uma conta na demonstração de resultados, se assim se fizer necessário. A necessidade da perfeita integração esta em que, a partir da construção dos planos de contas, o sistema deverá propiciar a movimentação automática das contas e de suas movimentações, possibilitando a criação dos demais relatórios e informações necessária, de modo a abranger, de forma automática, todos os temas de contabilidade gerencial, e instrumentalizando a informação contábil como ferramenta de administração.

37 PRINCIPAIS INTEGRAÇÕES DE CONTAS Balanço Patrimonial Demonstração de Resultados ATIVO Aplicações financeiras Clientes Estoques Materiais Produção em Processo e Produtos acabados Ativo Permanente Investimentos Imobilizado Baixa de bens Contas Adicionais* Aquisição de permanentes Correção monetária Receitas financeiras Consumo de materiais Variação dos estoques de produção Equivalência patrimonial Depreciações Resultados não operacionais Correção monetária de balanço

38 38 PASSIVO Fornecedores Salários e encargos Impostos a recolher sobre mercadorias Impostos sobre o lucro Distribuição de resultados Financiamentos Patrimônio líquido Contas adicionais* Correção monetária Compras de materiais Mão-de-obra direta, indireta, Comercial e administrativa Impostos sobre vendas Impostos sobre compras Impostos sobre o lucro Atualização monetária dos Impostos sobre o lucro Distribuição de Resultados Despesas financeiras com financiamentos Correção monetária de balanço CRIAÇÃO DE CONTAS ADICIONAIS PARA RELATÓRIOS FUTUROS O PONTO FUNDAMENTAL PARA UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTEGRADO Se criarmos apenas as contas necessárias para os dois relatórios básicos, o balanço e a demonstração de resultados, da forma como eles são apresentados, dificilmente conseguiremos implantar a conceituação do processo de navegabilidade dos dados e das informações. Em alguns momentos e segmentos dos demonstrativos básicos, temos que criar conta,

39 39 que denominamos de contas adicionais, para possibilitar a feitura automática dos demais relatórios e geração das informações gerenciais. Um exemplo clássico são as informações para a demonstração das origens e aplicações de recursos e do fluxo de caixa. Dificilmente poderemos automatizar esses relatórios sem contas adicionais, que estão aglutinadas nas contas tradicionais do balanço e da demonstração de resultados. Exemplificando, o valor dos pagamentos a fornecedores no fluxo de caixa deve ser pelas compras brutas, integrado com a conta do passivo de fornecedores. Como o consumo de materiais e os estoques são contabilizados pelas compras liquidas, temos que ter uma ou mais contas adicionais para os impostos sobre compras. Essas contas adicionais podem ser criadas tanto na demonstração de resultados, como na movimentação dos estoques. Outro exemplo é a informação de aquisição e baixa de bens do imobilizado. Nos sistemas tradicionais, essas informações são contabilizadas juntamente com a correção monetária e, às vezes, até com as depreciações. É o dado vital para o fechamento da demonstração das origens e aplicações de recursos. Assim, temos que criar adicionais para separar essa informação a ser utilizada em todos os relatórios que posteriormente serão necessários. Outros exemplos de contas adicionais podem ser: a) informação de quantidade de horas e números de funcionários para os centros de custos ou atividades; b) quantidade de produtos vendidos, produzidos e estocados; c) movimentação quantitativa dos materiais (se a quantidade dos itens não for muito grande); d) quantidade de ações; e) quantidade do direcionador das atividades para custeamento ABC etc.

40 40 EXEMPLOS DE CONTAS ADICIONAIS A SEREM CRIADAS ATIVO PERMANENTE É necessário, dentro do plano de contas, um esquema para se contabilizar e armazenar os dados da movimentação do ativo permanente, tendo em vista relatórios posteriormente e a navegabilidade/integração dos dados. Basicamente, os dados da movimentação do ativo permanente de aquisições, serão canalizados para os relatórios gerenciais de: 1 - demonstrações das origens e aplicações de recursos; 2 - fluxo de caixa; 3 - correção monetária integral; 4 - fluxo de caixa em moeda estrangeira; 5 - orçamento de capital; Contas Adicionais MOVIMENTAÇÃO DO PERMANENTE Aquisição do mês Baixa do mês Correção monetária Depreciações/amortizações

41 PROVISÕES DE RESULTADOS DO ANO E OBRIGAÇÕES SOBRE O RESULTADO. É necessária a construção de contas em duplicatas, para que possamos elaborar demonstrativos contábeis mensais completos, e dentro deles fazer as estimativas de impostos sobre o lucro e distribuição de resultados. Como as provisões não serão necessariamente corrigidas monetariamente, já que terão que ser refeitas todos os meses, só se constituindo obrigações definitivas no último mês do exercício social da empresa, temos que utilizar as provisões para o resultado acumulado até o mês dentro do período. A importância das contas de provisões dos impostos sobre o lucro também esta relacionada com o tema que incluímos no conteúdo programático de contabilidade gerencial, que é a Gestão de Impostos. As contas de obrigações sobre o resultado serão utilizadas para os valores já definidos. No caso dos impostos sobre o lucro (Imposto de Renda e Contribuição Social), este serão os valores já definidos através das declarações de rendimentos. No caso das distribuições de resultados, serão os valores já aprovados pela assembléia geral ou pelos sócios FINANCIAMENTOS São necessárias contas para dissecação da movimentação dessa rubrica, também visando a relatórios futuros. Como a movimentação tradicional da contabilidade aglutinada os dados de entradas e amortizações de

42 42 empréstimos, do principal e dos juros, e também as atualizações monetárias, temos que criar mecanismo para separar essas informações. A razão disso é a preparação do plano de contas para outros relatórios gerenciais, que exigem evidencias de tais informações. Os principais relatórios são os fluxos de caixa, tanto em moeda corrente como em moeda estrangeira. CONTAS ADICIONAIS MOVIMENTAÇÃO Entradas do mês Pagamentos do mês Contrapartidas PATRIMÔNIO LIQUIDO Basicamente, temos dois grupos de contas adicionais: a movimentação do patrimônio líquido, que é uma necessidade que se impõe para relatórios futuros, identicamente às necessidades detectadas para o ativo permanente, e a quantidade de ações ou cotas em que se divide o capital social, para relatórios posteriores de análise de balanço, e obtenção das informações do valor patrimonial da ação ou cota. CONTAS ADICIONAIS MOVIMENTAÇÃO DO PATRIMÔNIO LÍQUIDO Integralizações de capital Outros acréscimos do PL Correção monetária CAPITAL SOCIAL Ações do capital-quantidade Contrapartidas

43 43 CONSUMO DE MATERIAIS Consumo x Compras de Materiais Alguns aspectos nos obrigam a contabilizar as compras mensais da forma como propomos. Em principio, as compras de materiais, por não serem despesas imediatas, devem ser contabilizadas diretamente nos estoques de materiais. A conta de estoques de materiais, porem, não é adequada para fornecer dados cumulativos das compras durante o ano, pois são contas de ativos. Assim, é mister fazer uma contabilização adicional das compras no grupo dês despesas, para auxiliar os relatórios e índices posteriores. Alem disso, é necessário obter o total das compras brutas, com os impostos pagos aos fornecedores, para possibilitar o tratamento adequado para o relatório de fluxo de caixa, além dos indicadores de analises de balanço, enquanto as contas de consumo representam os materiais de consumo liquido dos impostos creditados. Consumo a Preços Médios x Preços Atuais Fator importante é o tratamento gerencial dos valores atribuídos ao consumo das matérias. Pelas legislações comerciais e fiscais, e pelos princípios contábeis, o consumo de materiais pode ser feito a preços de aquisição, médios primeiros ou últimos. Porem, gerencialmente, tendo em vista os relatórios por responsabilidade, é necessário que a empresa divulgue os gastos com consumo de materiais pelo menos com os preços de ultima compra corrigidos ate a data do consumo. Assim, propomos uma contabilização em nível de centros de custos pelos preços corrigidos, ou a

44 44 preços de reposição, e uma conta para acerto, denominada Diferença para Preços Médios, visando atender aos preceitos legais. Este aspecto informacional do consumo de materiais a preços de ultima compra, com a data redutora para consumo de materiais a preços médios, é vital para o sistema de informação contábil. Os aspectos posteriores de gerenciamento contábil setorial e gerenciamento contábil especificam se nutrirão a todo o momento das informações das aquisições e consumo de materiais a preços atualizados. CONTAS ADICIONAIS DESPESAS DE CONSUMO DE MATERIAIS COMPRAS DO MÊS Compras Brutas IPI ICMS Contrapartida

45 45 CONCLUSÃO Pela Pesquisa realizada, observamos que as empresas estão dando o enfoque gerencial que a Contabilidade precisa para ser um instrumento eficaz para a administração. Deste modo, as empresas devem sempre avaliar se o sistema contábil está atendendo suas expectativas destacando seus pontos fortes e fracos. Se seus pontos fracos estiverem superando os fortes à empresa deve trocar o sistema. Para facilitar sua utilização. Em duas empresas pesquisas destacaram como ponto fraco, o fato do sistema ser lento. Travando o computador e levando a erros de acesso. Outra empresa citou que o sistema não permite mais de dez o utilizando ao mesmo tempo. Outra empresa citou o fato do sistema não permitir acessar a mesma empresa em microcomputadores diferentes. Outras empresas destacaram como ponto fraco o sistema não está em rede. É preciso que haja a integração dos sistemas dos departamentos das empresas com o sistema contábil para haver rapidez no processamento da informação, para isto o sistema deve estar em rede e a integração ser on-line, isto é, em tempo real. Pois, ocorrendo integração dos sistemas, todos que necessitam da informação teriam maior acesso e, também haveria um dado e uma só classificação e os usuários dessa informação a transfeririam para seu sistema e dariam o mesmo tratamento a ela. E, daí surge à necessidade dessa informação ser processada em tempo real.

46 46 Desta forma, os setores das empresas deveriam utilizar as informações do sistema contábil, pois sendo uma informação gerencial dará suporte aos departamentos realizarem com eficiência suas atividades. Para a utilização ser eficaz o contador deverá conhecer as necessidades de informações de todos os setores da empresa e fazer que essas informações sejam de fácil entendimento, clara, precisa, confiável com nível de detalhamento adequado, relevantes e geradas em tempo hábil para auxiliar no processo decisório. Também, deve-se reduzir ao máximo o período entre a competência e a emissão dos relatórios, pois a informação contábil deve ser apresentada no menor prazo possível, de preferência deve ser imediata á emissão dos relatórios. Apesar de sabermos que alguns relatórios e demonstrações contábeis têm prazo de competência anual, o administrador precisa acompanhar a evolução da empresa em menores prazos, às vezes diariamente e para isto o sistema contábil deve estar sempre atualizado. Ainda, as empresas devem ter sistema que comportem as informações necessárias para o planejamento e controle. Logo, neste sistema devem estar computados os resultados alcançados, para os administradores avaliarem as opções e escolherem as melhores alternativas para traçar planos. E, assim usar essas informações para avaliar os resultados decorrentes do planejamento. Sendo assim, concluímos que o papel do sistema de informação contábil nas empresas é através de suas técnicas, suprir o administrador de informações econômicas e financeiras permitindo a orientação para o futuro facilitando o planejamento, controle e avaliação de desempenho para impor metas e também avaliar os resultados reais no presente auxiliando o processo decisório.

47 47 BIBLIOGRÁFICAS CONSULTADAS ALMEIDA, Lauro Brito de, Estudo de um modelo conceitual de decisão, aplicado a eventos econômicos, sob a ótica da gestão econômica, Dissertação (Mestrado) Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade (FEA/USP). São Paulo : USP, 1996 GUERREIRO, Reinaldo, Modelo conceitual de sistema de informação de ges- Tão econômica: uma contribuição à teoria da comunicação. Tese (Doutorado) Faculdade de Economia Administração e Contabilidade. (FEA/ USP). São Paulo : USP, 1989 JOHNSON, II, Thomas, KAPLAN, Roberto S. Relevance lost. Boston : Harvard Business School Press, A controladoria sob o enfoque GECON gestão econômica: A expe riência da Caixa Econômica Federal do Brasil. Trabalho apresentado a CONTHAB, Mar. 1997

48 48 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 10 CAPÍTULO I CONTABILIDADE GERENCIAL E SISTEMA DE INFORMAÇÃO 1.1 SISTEMA E SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONCEITUAÇÃO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE APOIO À DECISÃO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL. 15 CAPÍTULO 2 15 ARQUITETURA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL GERENCIAL PRESSUPOSTOS BÁSICOS NECESSIDADE DA INFORMAÇÃO PLANEJAMENTO E CONTROLE 17 CAPÍTULO 3 20 FUNDAMENTOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL OPERACIONALIDADE INTEGRAÇÃO E NAVEGABILIDADE DOS DADOS CUSTO DA INFORMAÇÃO ABRANGÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ÁREAS CONTÁBEIS ABRANGIDAS PELO SISTEMA 25