Organização de Eventos

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1 Organização de Eventos

2 Página de Rosto Aluna: Tânia Marlene Silva Ano/ Turma: 12º ano do Curso Profissional Técnico de Secretariado Disciplina: Técnicas de Secretariado Modulo: 20 Organização de Eventos Assunto: Organização de Eventos Data: Outubro

3 Conteúdo Introdução... 5 Evento... 6 Eventos com fins lucrativos e sem Fins Lucrativos... 7 Eventos com fins lucrativos... 7 Eventos sem fins lucrativos... 7 Organizador de evento... 8 Vários tipos de eventos... 9 Celebrações Culturais:... 9 Comerciais / industriais:... 9 Eventos privados:... 9 Arte / entretenimento: Educacionais: Políticos / de Estado: Recreativos: Desportivos / de competição: Os vários tipos de organizadores Organizadores internos Organizadores externos Organizadores independentes Exemplos de regulamentação, leis e códigos alemães A importância do planeamento As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos Conceptualização Planeamento geral Planeamento detalhado

4 4. Gestão do evento Avaliação dos resultados Descrição geral do planeamento de projectos de eventos Objectivo de cada etapa Actividades envolvidas em cada etapa A relação entre as etapas Consequências de um mau planeamento Consequências para o evento Consequências para os organizadores Liderar comités e equipas de projecto / trabalhar As características especiais dos projectos de organização de eventos A organização de projectos como uma forma de organização de eventos A gestão de projectos como o método adequado de gestão de eventos Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas na organização de projectos Equipas de projecto estruturas Os comités critérios de coordenação Coordenação do trabalho A liderança de reuniões Objectivo das reuniões Preparação de reuniões Liderança de reuniões Avaliação de reuniões Conclusão Bibliografia

5 Introdução Frequento a Escola Secundária de Paços de Ferreira, no 12º ano do curso profissional de Secretariado. Na disciplina de Técnicas de Secretariado fui solicitada para a realização de um trabalho académico sobre organização de Eventos, que corresponde ao módulo 20, organização de eventos, a pedido da professora Adelina Silva. Neste projecto, toda a informação que abordei foi com bases nos PDF fornecidos pela Professora. 5

6 Evento Evento é designado por um acontecimento com início e fim definidos, que é concebido para responder a uma necessidade específica numa determinada altura. 6

7 Eventos com fins lucrativos e sem Fins Lucrativos A realização de eventos pode desfrutar de vários motivos desde ter a obtenção de lucros ou não ter qualquer fim lucrativo, ou seja, estes poderão ser inteiramente financiados pelos organizadores ou dirigir-se a suportar apenas os custos de produção. Eventos com fins lucrativos Conferências (sujeitas ao pagamento de honorários); Consertos; Acções de formação externas; Feiras. Eventos sem fins lucrativos Eventos de beneficência e de angariação de fundos; Conferências e seminários de divulgação de ideias; Acções de Formação internas; Reuniões (para transmissão de informações). 7

8 Organizador de evento Existem diversas designações para um organizador de evento, visto que cada país Europeu tem a sua própria descrição para a pessoa responsável pela coordenação de um evento. Em Portugal o termo utilizado é organizador, que se define como sendo a pessoa responsável pela coordenação de todas as acções e actividades necessárias para a produção de um evento. 8

9 Vários tipos de eventos Celebrações Culturais: Festivais; Espectáculos temáticos; Eventos religiosos; Desfiles; Celebrações relacionados com o património. Comerciais / industriais: Feiras, mercados, vendas; Feiras para consumidores / comerciantes; Exposições; Eventos publicitários; Reuniões / Conferências; Eventos para angariação de fundos. Eventos privados: Celebrações pessoais: Aniversários; Férias familiares; Casamentos; Baptizados. Eventos sociais: Festas; Galas; Reuniões. 9

10 Arte / entretenimento: Concertos; Outras actuações; Exposições; Cerimónias de entrega de prémios. Educacionais: Seminários / workshops; Clínicas; Congressos; Acções de formação; Eventos de divulgação. Políticos / de Estado: Inaugurações; Tomadas de posse; Visitas VIP; Comícios. Recreativos: Jogos e desporto (de lazer); Eventos recreativos. Desportivos / de competição: Profissionais; Amadores. 10

11 Os vários tipos de organizadores Organizadores internos Um organizador interno é responsável pela gestão de eventos organizados em nome dos funcionários ou membros da própria empresa. As responsabilidades do organizador destinam-se especificamente a colmatar as necessidades da empresa e devem ser realizadas de forma a manter a imagem da mesma. Ao realizar as funções de gestão de eventos, os organizadores internos estabelecem relações estáveis e imediatas com os seus colegas, directores e subordinados. Todos os funcionários internos partilharão a visão da empresa e trabalharão no sentido de atingir fins e objectivos comuns, para uma melhor compreensão dos requisitos e um melhoramento do trabalho em equipa. Organizadores externos É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de gestão de eventos recorrerem aos serviços de agências externas, que se encarregam de realizar o trabalho em seu nome. As agências podem oferecer uma experiência valiosa e conhecimentos especializados adquiridos através da organização de uma vasta gama de eventos em nome de diferentes clientes. 11

12 Organizadores independentes Os organizadores independentes podem assumir a gestão da totalidade do evento em nome de um cliente ou contratá-la externamente, tal como uma agência, podendo também desempenhar as suas funções no seio das empresas que os contrataram e utilizando os sistemas de apoio destas. Os organizadores independentes são profissionais liberais que trabalham à tarefa e, como tal, são pagos por trabalho e não com base num salário. 12

13 Exemplos de regulamentação, leis e códigos alemães Na Alemanha, o Código Civil define nomeadamente: quem está autorizado a assinar contratos; o que é exactamente uma transacção legal; quais os termos e condições aceitáveis; o que é uma procuração; penalizações pecuniárias; etc. Por outro lado, existe o Código Comercial que afecta também todos os tipos de contractos, transacções legais, importações e exportações, etc. Todos os países têm códigos de saúde e segurança. Estes códigos abrangem a saúde e segurança dos funcionários; a montagem, realização e desmontagem de eventos; as saídas de emergência e extintores de incêndio; e, a saúde e segurança dos visitantes do evento. Uma leitura indispensável para o Organizador de Eventos Internacionais na Alemanha é o "Regulamento dos Locais de Reunião de Pessoas". Este regulamento indica quais os requisitos indispensáveis para garantir a segurança pública, nomeadamente: O âmbito da regulamentação (que se aplica apenas a eventos de determinada dimensão); A utilização de laser e pirotecnia; Os requisitos para palcos/pódios; O número e distribuição de assentos; As saídas de emergência, percursos de saída e de salvamento (que devem estar livres de quaisquer objectos e cujas portas devem ser fáceis de abrir); Requisitos de segurança contra incêndios (se existir um espectáculo com fogo, o departamento de bombeiros tem de ser informado e decidirá se será necessário uma protecção de segurança contra incêndio); A utilização de decorações (que não devem ser inflamáveis e não são permitidas nas saídas de emergência e de salvamento); Horas de encerramento. 13

14 A importância do planeamento É importante que não se perda tempo a planear os eventos, devemos fazer logo o trabalho e assim será seguramente mais rápido. Fracassar no planeamento, é planear o fracasso. A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo de gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado ao acaso. O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a organizar as acções que necessita de realizar para atingir os objectivos, dando-lhe, por outro lado, medidas de desempenho para se certificar que as metas são atingidas. O planeamento é o factor chave para conseguir o sucesso do seu evento. 14

15 As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos 1. Conceptualização: 2. Planeamento geral; 3. Planeamento detalhado; 4. Gestão do evento; 5. Avaliação dos resultados. Para poder elaborar bem um evento é fundamental que respeite as cinco etapas do planeamento, que serão abordadas neste trabalho. 15

16 1. Conceptualização A conceptualização consiste na discussão do planeamento. Começa com uma ideia, que é depois desenvolvida numa proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objectivos do evento e identifica quem serão potencialmente as entidades interessadas e o contributo elas poderão dar ao evento. Quando formamos essa ideia é essencial realizar um estudo de viabilidade. Este estudo permitirá determinar se o evento é ou não possível e desejável no seu mercado alvo. Assim este estudo de viabilidade procura responder as estas questões: Porquê realizar o evento? Qual será a natureza do evento? Onde será realizado? Qual a logística necessária? Quanto irá custar? Que recursos serão necessários? Poderá ser realizado no prazo pretendido? Que pesquisa de mercado será necessária? Existirá mercado para o evento? Quem irá participar? Como será publicitado? Existem eventos similares? Quem irá organizá-lo? Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da organização? Quanto tempo demorará a organizar? Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar? 16

17 identificar: 2. Planeamento geral O plano geral define a direcção estratégica do evento. Ele deverá Quem serão os participantes; Os recursos específicos necessários; Um prazo para as tarefas a ser executadas; Quem irá dirigir o evento; Quem irá tomar decisões; Funções chave e responsabilidades; Estrutura do pessoal; Serviços de apoio necessários; Acções e tarefas necessárias; Financiamento necessário; Estimativas de custos; Orçamento tentativo; Instalações necessárias; Transportes necessários; Entre outras. 17

18 3. Planeamento detalhado O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura organizacional para a gestão de operações do evento. As estruturas podem ser simples ou complexas, em função do tamanho e do âmbito do evento. O planeamento detalhado inclui descrições dos sistemas a serem usados para o controlo e monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como relatórios de procedimentos, reuniões de divulgação com as equipas, além dos critérios pelos quais será medido o desempenho. A preparação de planos de contingência também faz parte do planeamento detalhado. Estes são criados para lidar com situações que possam surgir inesperadamente. Por exemplo, se um fornecedor não poder fazer a entrega na data acordada, outros potenciais fornecedores que tenham stock disponível e que tenham sido identificados como parte do processo de planeamento, podem ser usados como alternativa. Os planos de emergência proporcionam a flexibilidade necessária para se conseguir adaptar, pois as circunstâncias mudam ao longo do processo de planeamento. 18

19 4. Gestão do evento Após todas as tarefas terem sido concluídas e o trabalho de fundo ter sido preparado, as actividades que é necessário levar a cabo durante o evento são outro assunto. Por exemplo, um membro da equipa do evento encarregue de todas as actividades de marketing para publicitar o evento, deixará de ter esta função uma vez iniciado o evento e deverá receber então outra função. Assim, será necessário outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo está a correr de acordo com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano de monitorização fornece descrições das funções a serem desempenhadas enquanto o evento decorre. É um plano que mostra quem fará o quê, quando e como, durante o evento. 19

20 5. Avaliação dos resultados Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se foram assim atingidos os objectivos (quer os do evento quer os da organização). A avaliação é uma etapa importante do processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que serão úteis na gestão de projectos futuros, bem como para reportar sucessos ou razões para insucessos aos agentes interessados. 20

21 Descrição geral do planeamento de projectos de eventos 1. Objectivo de cada etapa; 2. Actividades envolvidas em cada etapa; 3. A relação entre as etapas. 1. Objectivo de cada etapa Todas as etapas do processo de gestão de eventos são descritas individualmente, pois cada uma tem a sua própria função e valor quando realizadas separadamente. A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos são apresentados e discutidos. O seu objectivo é proporcionar uma base para o início do desenvolvimento do evento e é também a altura em que se decide realizar ou não o evento. A etapa do «planeamento geral» proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e colocá-los numa sequência lógica. O seu objectivo é definir para onde vai e o que irá necessitar ao longo do caminho para o seu destino. 21

22 2. Actividades envolvidas em cada etapa O esquema abaixo mostra as actividades que serão provavelmente incluídas nas cinco etapas. Etapa Actividades Conceptualização Gerar ideias, fazer um estudo de viabilidade, verificar a existência de concorrência, identificar o mercado alvo, estabelecer metas e objectivos SMART, análise SWOT, identificar recursos. Planeamento geral Traçar o rumo estratégico, criar uma visão, atrair agentes interessados, estabelecer prazos, estabelecer custos, fazer pesquisas de mercado, definir acções, determinar um edifício e local, definir apoio especializado necessário, estabelecer regras. Planeamento detalhado Gerir as operações, atribuir funções e tarefas, elaborar planos individuais para diferentes aspectos do evento, implementar os planos, controlar e monitorizar o desempenho, fazer ajustes se necessário, estabelecer os critérios de sucesso do evento, obter as licenças e seguros necessários. Gestão do evento Atribuir funções e responsabilidades, fazer sessões de esclarecimento, emitir listas de verificação e instruções, controlar o desempenho, a qualidade, saúde e segurança e elaborar o planeamento de emergência. Avaliação dos resultados Recolher dados, confrontar com critérios de sucesso previamente estabelecidos, apresentar resultados, comparar dados históricos existentes, tomar acções para eventos futuros se necessário. (Esquema das afectividades do evento Exemplos de actividades incluídas em cada etapa) 22

23 3. A relação entre as etapas Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma ligação à etapa seguinte. Por exemplo, o planeamento geral não pode acontecer enquanto o estudo de viabilidade não tenha sido accionado e aprovado. O planeamento detalhado não pode ser realizado enquanto o plano geral e o rumo estratégico para o evento não tenham sido definidos. O próprio evento não poderá ser gerido enquanto o planeamento detalhado que o não tenha sido realizado. Finalmente, a avaliação dos resultados não pode acontecer enquanto os critérios de sucesso não tenham sido estabelecidos e enquanto o evento não tenha ocorrido, não tenha sido monitorizado e não tenham sido recolhidos os dados relevantes. 23

24 Consequências de um mau planeamento Consequências para o evento Um mau planeamento pode ter graves consequências. As consequências mais graves poderão resultar de negligência no planeamento da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes. No entanto, qualquer parte do evento que não tenha sido correctamente planeada pode facilmente resultar em rupturas, num evento de fraca qualidade, num número reduzido de participantes e em clientes e patrocinadores insatisfeitos. Consequências para os organizadores Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os seus organizadores. Para além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no evento seu poderá resultar em acções legais, má publicidade, perda de futuros negócios e no pagamento de compensações financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar o seu negócio à falência. 24

25 Liderar comités e equipas de projecto / trabalhar 1. As características especiais dos projectos de organização de eventos Os projectos de organização de eventos têm características idênticas às definidas por Boy, Dudek e Kuschel (1994) para quaisquer projectos, nomeadamente: Decorrem num determinado período de tempo (com início e fim definidos); Existe uma definição clara de funções e responsabilidades em relação ao resultado final; Cada projecto é único; São definidas tarefas com riscos conhecidos; Os recursos disponíveis são limitados; Existem tarefas interdependentes; A organização depende do plano. 25

26 2. A organização de projectos como uma forma de organização de eventos A estrutura organizacional adequada de uma instituição que tem por objectivo a organização de eventos é, por isso, uma organização de projectos. As características típicas de uma organização de projectos no sector de eventos são as seguintes: Um reduzido número de níveis hierárquicos (habitualmente apenas 3); Diversos projectos em simultâneo (paralelos ou sequenciais); Um elevado grau de autonomia dentro dos projectos em relação ao seu conteúdo e gestão financeira; Flexibilidade na composição das equipas de projecto e na liderança das equipas; Criação de grupos de trabalho transversais no funcionamento dos serviços (recursos humanos, gestão financeira, equipamento técnico, etc.); Liderança orientada para as equipas. 26

27 3. A gestão de projectos como o método adequado de gestão de eventos Embora diferentes eventos possam partilhar funcionários e recursos, cada evento individual é um projecto independente. Porém, os diferentes requisitos de cada evento podem exigir que as equipas de projecto sejam estruturadas de forma diferente, em função da natureza do evento e dos seus objectivos. Cada evento deve por isso ser gerido como um projecto autónomo. 4. Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas na organização de projectos Trabalhar numa organização de projectos exige determinadas capacidades e competências das pessoas envolvidas. Por exemplo, os membros de um pequeno grupo de trabalho com funções limitadas têm de ter: Objectivos comuns; Sólidas relações de trabalho; Um compromisso com o trabalho em equipa; Um espírito de comunidade extraordinário; Uma capacidade para desenvolver uma forte coesão de grupo. É necessário que o líder da equipa tenha consciência que o trabalho de equipa não pode ser ordenado ou forçado. O líder deverá possuir as capacidades e competências que lhe permitem gerir o trabalho da equipa através da liderança e não basear a sua liderança na sua nomeação como líder da equipa. 27

28 5. Equipas de projecto estruturas As diferentes organizações de eventos têm diferentes tipos de estruturas. Por exemplo: Organizações em que existe uma única equipa de projecto, que trabalha simultaneamente em diferentes projectos. Nestas organizações, a gestão tem duas funções: Liderar a organização; Estar envolvida no processo produtivo de cada projecto. Organizações em que existem diversas equipas de projecto, em que a gestão está essencialmente envolvida na liderança da organização, na coordenação dos projectos e no procurement dos recursos necessários para cada um dos projectos; Organizações com um conjunto de funcionários com diferentes competências (conhecimentos especializados), incluindo um grupo de líderes de projecto com diferentes graus de experiência. A partir deste conjunto, a gestão forma equipas de projecto, de acordo com a procura e oferta e os requisitos especiais de cada evento. Para além de gerir a organização, nestas empresas com reduzidos níveis hierárquicos a gestão é responsável pelo procurement de recursos e pelo desenvolvimento pessoal de todas as pessoas, pelo alargamento dos seus conhecimentos e competências e por dar máxima flexibilidade à organização. 28

29 5.1. Os comités critérios de coordenação Para além da perspectiva económica, a coordenação dos comités tem que se basear em aspectos orientados para o trabalho de equipa: Que conhecimentos, capacidades e competências são necessários para o comité? Os conhecimentos, capacidades e competências dos membros conjugam-se de forma a permitir atingir os seus objectivos? O número de membros da equipa é suficiente para transmitir todos os conhecimentos, competências e capacidades necessários, mas não excessivo para tornar possível o trabalho de grupo? O espectro de conhecimentos, competências e capacidades é suficientemente largo para promover efeitos sinergéticos durante o processo criativo do grupo? 5.2. Coordenação do trabalho Alguns dos factores que têm de ser considerados na montagem de um comité de coordenação global incluem: Os diferentes comités estão devidamente representados neste organismo de coordenação? Os interesses dos promotores (empresas, instituições, associações, etc.) estão devidamente representados? O número de membros é suficientemente pequeno para permitir realizar um trabalho de equipa de forma eficaz? Poderá a equipa ser responsável por determinados requisitos especiais (marketing, relações públicas, competências políticas, etc.)? Todos os membros são efectivamente capazes de desempenhar o seu papel no projecto, isto é, eles têm tempo suficiente? Todos os membros são considerados competentes pelos outros? 29

30 A liderança de reuniões Objectivo das reuniões As reuniões são um método de comunicação eficaz que podem ter diferentes objectivos: Transmitir informação; Consulta; Tomada de decisões. Preparação de reuniões A eficácia de qualquer reunião depende de três processos: Uma preparação adequada; Uma liderança adequada; Uma avaliação de como decorreu a reunião e de quais as lições que podem ser retiradas e usadas em reuniões futuras. Liderança de reuniões O Presidente de uma reunião tem de possuir capacidades e competências complexas para liderar a reunião com sucesso de forma a alcançar os objectivos. Como líder, ele consegue influenciar o curso da reunião com o seu estilo de liderança/gestão. Independentemente do tipo de reunião, as funções do Presidente incluem: Definição do assunto e motivo da reunião; Definição dos "limites" em termos de assunto e tempo disponível; O objectivo da reunião; A metodologia a ser utilizada; Promover o progresso; Resumir as discussões/decisões. 30

31 Avaliação de reuniões O feedback após uma reunião é a base para uma organização eficaz. É por isso muito importante distribuir a informação/decisões/resultados a todas as pessoas interessadas de forma clara, precisa e centrada nos aspectos essenciais para dar oportunidade aos receptores de os comentarem. Isto exige bastante da pessoa que elabora as actas das reuniões, que é responsável pelo seu conteúdo e formato e desempenha um papel fundamental no sucesso da reunião. 31

32 Conclusão A elaboração deste trabalho, sobre, fez com que ficasse com bases para elaborar o trabalho académico final. Neste projecto apresentei vários tópicos, de como organizar um evento. A pesquisa do trabalho, como já referi na introdução, foi feita com bases nos PDF fornecidos pela professora de técnicas de Secretariado. 32

33 Bibliografia Textos: Fonte: PDF fornecidos pela professora Adelina Silva A2-Anexo; A4- anexo; A5- anexo; A6- anexo. 33