2008 QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO

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1 2008 QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO

2 Nostermos do art.o10 da Lei n066.8/2007junto se anexao QuadrodeAvaliaçãoe Responsabilizaçãodos ServiçosdeAcçãoSocialda Universidadedo Portopara Homologação. o Administra40r paraaacçãosocial lijuwdo D Joãod ~r:;ja:;;' A Homologo. o Reitor ~é Prof.DoutorJoséCarlosDiogoMarquesdo Santos

3 MISSÃO Os Serviços de acção Social da Universidade do Porto são uma unidade orgânica da Universidade do Porto, dotada nos termos da Lei e dos estatutos, de autonomia administrativa e financeira. Estes Serviços, têm como missão, garantir a igualdade de oportunidades de acesso à universidade do Porto e melhorar as condições de sucesso escolar dos estudantes, mediante a prestação de serviços e a concessão de apoios e benefícios sociais, instituídos no âmbito da Acção Social do Ensino Superior, tendo sempre como desiderato principal, contribuir para o bem-estar dos estudantes e para a coesão e crescimento da Universidade do Porto. 2

4 MODELO DE GESTÃO ESTRATÉGICA PARA OS SASUP (para enquadramento do SIADAP) DEFINIR A VISÃO ESTRATÉGICA E MISSÃO DOS SERVIÇOS ANÁLISE E DIAGNÓSTICO ESCOLHA IMPLEMENTAÇÃO AVALIAÇÃO AVALIAR A SITUAÇÃO INTERNA AVALIAR O AMBIENTE ETERNO IDENTIFICAR OS PROBLEMAS ESTRATÉGICOS CONSIDERAR ALTERNATIVAS ESTRATÉGICAS AVALIAR E ESCOLHER A MELHOR ESTRATÉGIA ELABORAR O QUAR, PLANOS DE ACTIVIDADES E ORÇAMENTOS AFECTAR RECURSOS E ORGANIZAR DEFINIR POLÍTICAS, ESTILO DE DIRECÇÃO E SISTEMA DE ADMINISRAÇÃO ANALISAR E MELHORAR OS RESULTADOS OBTIDOS DETERMINAR OS OBJECTIVOS ORGANIZACIONAIS FUNDAMENTAIS - Realizar uma autoanálise para identificar os pontos fortes e fracos dos Serviços, e as suas possibilidades actuais e futuras - Identificar e estabelecer o sistema de valores a promover - Compreender as necessidades, desejos e expectativas dos utentes dos Serviços - Analisar o ambiente, diagnosticar o impacto dos factores significativos, e detectar oportunidades e ameaças, actuais e futuras - Identificar os requisitos para um desempenho bem sucedido - Assegurar que é escolhida a estratégia de desenvolvimento mais adequada - Definir a estratégia de marketing de serviços (serviços, preços, distribuição e comunicação) - Especificar os objectivos de médio e curto prazos (eficácia, eficiência e qualidade) - Desenvolver um sistema integrado de indicadores de desempenho da gestão, dirigentes e outros funcionários - Elaborar o QUAR previsional, SIADAP 2 e SIADAP 3 - Planificar e detalhar a acção dos Serviços por departamentos - Adaptar a tecnologia e os processos operacionais, de gestão e de suporte - Desenvolver as competências para a melhoria do desempenho e formar os funcionários - Desenvolver uma estrutura e cultura organizacionais alinhadas com as estratégias prosseguidas - Assegurar o envolvimento de todas as partes interessadas - Adaptar as políticas funcionais, o estilo de direcção e o sistema administrativo à estratégia escolhida (comunicação, liderança, motivação, etc.) - Promover a comunicação interna e externa - Assegurar que a estratégia e a sua implementação permitem alcançar os objectivos dos Serviços, através da elaboração final do QUAR anual e das avaliações de desempenho da gestão dos Serviços, seus dirigentes e outros funcionários - Efectuar acções de benchmarking, para identificar boas práti-cas de gestão - Elaborar programas de melhoria - Desenvolver programas de inovação, diferenciação e valor acrescentado FEED- BACK 3 PLANEAMENTO ORGANIZAÇÃO DIRECÇÃO CONTROLO

5 OBJECTIVOS ESTRATÉGICOS DOS SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL DA UNIVERSIDADE DO PORTO ( ) A Proporcionar aos estudantes da Universidade do Porto, a prestação de serviços e apoios sociais, previstos no âmbito das politicas da Acção social do Ensino Superior. B Aumentar o índice de financiamento próprio e a taxa de cobertura das actividades desenvolvidas. C Adequar e optimizar a utilização dos recursos humanos, materiais e financeiros. D Contribuir para a coesão e desenvolvimento da Universidade do Porto. E Incentivar e promover o desporto e a cultura F Garantir a realização socioprofissional dos seus colaboradores G Promover a divulgação das actividades dos SASUP a nível nacional e internacional. 4

6 Plano de actividades dos SASUP para o ano de 2008 Para o ano de 2008, a actividade dos SASUP será norteada pelos objectivos estratégicos e operacionais definidos para o quadriénio de Não estando previstas alterações no que respeita às politicas de Apoio Social aos estudantes do Ensino Superior Público, e ao quadro de apoios nela compreendidos prevê-se para o ano de 2008 a matriz de acções adoptada em 2007, com reforços sectoriais, decorrentes do aumento da oferta de serviços, ou do seu custo. No seguimento do que vem sendo a política dos SASUP com objectivo de optimização racionalização de custos, com a finalidade de canalizar para as actividades de apoio aos estudantes uma maior percentagem de recursos financeiros sem penalizar a qualidade e oportunidade dos serviços prestados, vão os SASUP no ano de 2008, recorrer à aquisição de serviços de Segurança, confecção de refeições e limpeza de instalações a empresas privadas, por se ter provado que é esta a solução mais compatível com a economia e eficácia desses serviços. Esta medida, implica o esforço das rubricas orçamentais que acomodam essas actividades. Contudo, espera-se que esta opção de desenvolvimento estratégico não seja prejudicada pela habitual cativação orçamental na rubrica que no Orçamento privativo garante a aquisição de serviços. Assim, para o ano de 2008, os encargos com pessoal, não deverão ultrapassar 28% da despesa total. As actividades dos serviços serão agrupadas em grandes áreas. 1 Estrutura 2 Reparação e Manutenção 3 Alimentação 4 Alojamento 5 Bolsas de Estudo 6 Apoio Médico 7 Desporto 1 Estrutura A estrutura engloba todas as actividades de Gestão e Suporte Técnico Administrativo, ao funcionamento dos serviços e corresponde em termos originais e funcionais na estrutura dos SASUP, às actividades no âmbito das competências do Departamento Administrativo e Financeiro. 5

7 Para 2008 prevê-se um aumento dos custos de estrutura por força de necessidade de aquisição de programas e equipamentos informáticos indispensáveis ao processo de racionalização e modernização administrativa. Prevê-se ainda o preenchimento dos lugares criados no quadro dos Serviços, com vista à satisfação de necessidades na área de gestão, de informática e de consultadoria jurídica. Contudo, o processo de racionalização e modernização administrativo em curso, conjugado com a informatização de alguns procedimentos irá criar economias de recursos que se prevê virem a minimizar o impacto provocado pelo preenchimento dos lugares referidos e o reforço administrativo de algumas áreas em franco crescimento, nomeadamente, a alimentação alojamento e desporto. Assim o aumento previsto dos custos de estrutura deverão acomodar -se nos 10% do orçamento global dos Serviços. 2 Reparação e manutenção Os SASUP no âmbito das sua atribuições e competências desenvolvem actividades na área de restauração e alojamento que exigem trabalhos de conservação e reparação permanentes dado o carácter imprescindível e inadiável da prestação desses serviços, no decurso dos 11 meses em que se desenvolvem as actividades lectivas. Apesar, do crescimento estrutural dos serviços, ditado pela abertura de novas residências e unidades de alimentação, não é previsível o aumento de encargo com manutenção dado que os sectores de alimentação para os quais se vem adquirindo serviços de confecção de refeições, estes incluem a manutenção dos equipamentos. Por outro lado, não se vai proceder à substituição de trabalhadores que se venham a desligar desse serviço, optando-se preferencialmente pela aquisição de serviços de reparação e conservação a empresas privadas. A informatização de alguns processos tais como requisições e stocks deverá colmatar a necessidade de reforço de recursos humanos na área administrativa, devendo contudo substituir-se o funcionário administrativo que se aposentou. Para 2008 os custos de reparação e manutenção não deverão exceder 6% do orçamento. 3 Alimentação Como já foi referido, os SASUP optaram por garantir a prestação de serviços de alimentação dos estudantes através da aquisição de serviços de restauração a empresas privadas, por razões de economia e eficácia. Contudo esta opção, deverá ser implementada de forma gradual, à medida que se vai desligando do serviço o pessoal com vínculo definitivo em funções nesta área. Seria obviamente insustentável a privatização desta actividade, sem que fosse possível a dissolução dos vínculos de trabalho com o pessoal afecto a esse serviço. A abertura da Cantina da Faculdade de Letras irá provocar um ligeiro aumento do número de refeições servidas, dado que se prevê para o final do ano de 2007 o encerramento da Cantina de Miragaia. O encerramento desta Cantina, irá provocar a necessidade de adquirir refeições confeccionadas a servir na Cantina de Farmácia e a contratualização com privados de fornecimento de refeições no pólo I para suprir o encerramento dessa unidade. Por outro lado prevê-se um aumento dos custos de produção de refeições para O encargo com esta actividade não deverá exceder 51% do orçamento. 6

8 4 Alojamento: Para o ano de 2008 prevê-se a ocupação plena da Residência Novais Barbosa com capacidade de 248 camas, esperando-se assim um agravamento dos encargos com alojamento. Contudo, a despesa com alojamento não deverá exceder 22% do orçamento, dado que as Residências Universitárias estão sujeitas a uma utilização intensiva, provocando uma degradação rápida das instalações, do mobiliário e equipamento, é necessário que se continue o processo de conservação das várias residências com prioridade para a recuperação das fachadas, pinturas internas e substituição de canalização da Residência Jaime Rios de Sousa devendo inscrever-se o montante de em despesas de investimento caso haja folga orçamental. Em caso negativo, deverá prever-se a inscrição prioritária dos saldos de 2007 nesta acção. 5 Bolsas de Estudo Para o ano de 2008, prevê-se que o pagamento das bolsas de estudo obedeça ao procedimento de 2007, ou seja, transferências mensais mediante envio prévio de ficheiro com os bolseiros em pagamento. Assim para acomodar orçamentalmente essas transferências irá ser inscrita a verba de na rubrica própria. Não se prevendo o aumento de pessoal técnico ou administrativo para a gestão desse benefício social. O encargo com esta actividade será de 3% do orçamento global. 6 Apoio Médico A disponibilização de serviços médicos dos estudantes tem vindo a ser feita em parceria com o Departamento de Clínica Geral da Faculdade de Medicina da U.P, através do Centro de Saúde S. João. Esta opção tem a vantagem de integrar os estudantes no Sistema Nacional de Saúde, contudo está limitada as valências médicas disponíveis no sistema. Na ausência da oferta de consultas nas especialidades de Ginecologia e Psiquiatria e atendendo a que 60% da população estudantil é do sexo feminino e à elevada procura de consultas de psiquiatria, prevê-se a necessidade de reforçar a consulta de ginecologia e abrir uma consulta de psiquiatria. Dado que se desligou do serviço um médico contratado em regime de avença, prevemos que o encargo com a manutenção dos serviços médicos seja de 1% do orçamento dos SASUP. 7 Desporto Na sequência da decisão da Universidade do Porto, de integrar a organização e desenvolvimento do Desporto Universitário no âmbito dos SASUP, bem como o pessoal que até a data assegurava esta actividade no CDUP, o orçamento dos SASUP tem assegurado essa actividade através da transferência de verbas da Reitoria da Universidade do Porto e das receitas próprias. O aumento da procura de actividades desportivas, implica que se reforce a dotação orçamental que assegure a oferta desse serviço. Por outro lado, a previsível transferência do património afecto ao CDUP, irá provocar um substancial aumento de encargo com esta actividade. Assim, para o 2008 o orçamento a afectar a esta actividade deverá ser de 7% do Orçamento global. 7

9 OBJECTIVOS DOS SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL DA UNIVERSIDADE DO PORTO PARA O ANO DE Melhorar e consolidar a qualidade dos serviços prestados à comunidade académica da U. Porto. 2. Rever os estatutos e o modelo de organização e gestão, com relevância para a racionalização automação e simplificação de processos e procedimentos. 3. Aumentar o volume de financiamento próprio 4. Estabilizar os custos operacionais da actividade e reduzir os custos de estrutura. 5. Valorizar os Recursos Humanos, implementar o serviço de saúde ocupacional, higiene e segurança. 6. Reestruturar os serviços de apoio médico e psicológico aos estudantes, e integrar o serviço de apoio aos estudantes portadores de deficiência física ou sensorial. 7. Melhorar a informação interna e externa dos Serviços, com especial relevância para a divulgação do sistema de acção social e dos serviços nela compreendidos, de forma a contribuir para o aumento da capacidade da U. Porto em captar estudantes dos vários graus, a nível nacional e internacional. 8

10 CARTA DE MISSÃO DO COORDENADOR DO SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados nos diversos sectores de alimentação. 2. Estabilizar custos operacionais 3. Aumentar volume de receita própria. 4. Valorizar os recursos humanos e implementar sistema de saúde higiene e segurança. MEDIDAS 1. Diversificar as ementas e publicar os respectivos planos mensais no sistema de comunicação e informação. 2. Promover mensalmente auditorias de qualidade, elaborar relatórios, estabelecer planos de melhoria e monitoriza-los 3. Promover semestralmente inquéritos de satisfação dos utentes. 4. Promover em colaboração com o serviço de saúde acções de informação sobre práticas e hábitos alimentares saudáveis. 5. Promover acções de formação dirigidas à comunidade académica, com vista à aquisição de conhecimentos e técnicas culinárias elementares, promotoras da autonomização dos estudantes. 6. Instituir calendário de menus temáticos alusivos a países e regiões com maior número estudantes inseridos em programas de mobilidade na U. Porto 7. Definir e implementar plano de higiene saúde e segurança. 8. Formar os recursos humanos em áreas em que a avaliação de desempenho de 2007 identificou como mais prioritárias. 9. Aumentar a taxa de cobertura dos sectores de alimentação 10. Melhorar o sistema de controlo de custos, gestão de stocks e entrega de receita. 11. Instalar em colaboração com a UP Média equipamentos de informação em todas as unidades de alimentação, com vista à passagem de mensagens e conteúdos informativos relevantes para os estudantes. 9

11 CARTA DE MISSÃO DO DIRECTOR DO DEPARTAMENTO SOCIAL 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos estudantes a nível do processo de atribuição de bolsas de estudo e de alojamento. 2. Rever os estatutos e regulamentos internos ajustando-os às necessidades dos estudantes, com respeito pelos princípios da sustentabilidade económica, da legalidade e da eficiência. 3. Reduzir custos operacionais. 4. Promover a aplicação dos sistemas de saúde higiene e segurança, do pessoal e instalações. 5. Promover a informação interna e externa dos serviços prestados pelos SASUP. MEDIDAS 1. Reduzir o tempo de avaliação das candidaturas a bolsa de estudo, redefinindo o processo de candidatura, tirando partido das ferramentas informáticas já disponíveis e desenvolvendo outras que permitam uma maior celeridade e fiabilidade processual, com respeito pelo princípio da legalidade e da eficácia. 2. Rever as regras técnicas de aplicação do Regulamento de Bolsas de Estudo, com base no primado da verdade declarativa, da fiscalização e da responsabilização dos estudantes. 3. Agilizar o processo de atribuição de alojamento aos estudantes, de modo a garantir uma taxa média de ocupação das residências superior a 80%, no final do mês de Outubro. 4. Promover anualmente inquéritos de satisfação dos estudantes, propor medidas de melhoria. 5. Rever o preçário do alojamento, com base nos custos operacionais e no perfil dos residentes. 6. Promover acções de sensibilização dos residentes com vista à redução de consumos de água electricidade e gás e à adopção de boas práticas ambientais. 7. Propor, em colaboração com o Departamento Técnico, a realização de estudos com vista à implementação de sistemas energéticos eficazes e amigos do ambiente. 10

12 8. Implementar rede de comunicação interna com as residências, utilizando as redes e plataformas informáticas disponíveis, de modo a desburocratizar e descentralizar o processo de gestão das residências 9. Promover em colaboração com os serviços de saúde, acções de educação para a saúde e de apoio aos estudantes portadores de deficiência. 10. Promover acções de formação junto dos estudantes residentes com vista à aquisição de competências básicas de utilização de equipamentos domésticos e de boas práticas de tratamento de roupas com vista à autonomização dos estudantes e à racionalização de consumos. 11. Promover em colaboração com o Gabinete do Desporto, actividades desportivas e recreativas com vista à promoção da saúde, convívio e integração académica. 12. Implementar em colaboração com os Serviços de Saúde Higiene e Segurança, planos e sistemas de segurança e emergência em todas as residências, auditando-os e testandoos regularmente, elaborando relatórios de conformidade e propondo medidas de melhoria. 13. Promover a publicidade dos apoios sociais garantidos pelos SASUP, junto dos estudantes do ensino secundário, através do envio para as escolas de cartazes informativos, do contacto pessoal no âmbito de colóquios organizados pelos conselhos executivos ou associações de estudantes, mostras e feiras a nível local, nacional e internacional. 14. Divulgar os benefícios e serviços dos SASUP em Instituições estrangeiras de Ensino Superior com as quais a U Porto pretenda desenvolver parcerias de cooperação. 11

13 CARTA DE MISSÃO DO DIRECTOR DO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO. 1. Rever os processos de controlo e de gestão financeira e patrimonial, desenvolver e consolidar as plataformas informáticas que os suportam. 2. Criar sistema de contabilidade analítica que permita avaliar os resultados mensais de todos os sectores com expressão contabilística e orçamental. E realizar o controlo interno. 3. Simplificar e automatizar os processos e procedimentos relativos à gestão de recursos humanos, contratação pública, prestação de contas, expediente geral, património e arquivo. 4. Promover auditorias internas com vista à avaliação da conformidade normativa, da regularidade contabilística e financeira e ainda da eficácia e eficiência dos serviços. 5. Reduzir os custos de estrutura 6. Formar os recursos humanos e implementar o serviço de saúde higiene e segurança. 7. Melhorar a informação interna e externa dos serviços. MEDIDAS 1. Informatizar o processo de prestação de contas dos diversos sectores de modo a encurtar o prazo de inscrição e disponibilização da receita 2. Implementar sistema seguro de recolha e depósito de receita diária. 3. Implementar sistema de registo e controlo patrimonial estabelecendo prazos de execução e promovendo auditoria regulares. 4. Promover o processo de facturação, pagamentos e recebimentos por via electrónica. 5. Promover a digitalização do arquivo e a consequente eliminação de documentos físicos em conformidade com a Lei. 6. Informatizar os procedimentos administrativos concernentes à gestão de recursos humanos submetendo a despacho superior apenas aqueles que a Lei assim o determine. Estudar e propor a possibilidade de delegação de competências, relativamente a procedimentos de autorização nesta matéria. 7. Adquirir sistema de digitalização registo e distribuição electrónica de documentos e de correspondência. 8. Desenvolver base de dados, matrizes e plataformas automáticas de com vista ao processo de elaboração de estatísticas, relatórios de actividade e prestação de contas. 12

14 9. Desenvolver aplicações informáticas com vista à tramitação dos procedimentos relativos à aquisição de bens e serviços. 10. Desenvolver aplicação informática com vista ao registo gestão e controlo dos contratos públicos de fornecimento de bens e serviços. 11. Auditar pelo menos uma vez por ano o funcionamento de 50% dos sectores dos serviços. 12. Reduzir os custos de comunicação aderindo a plataformas de comunicação do tipo voip e sms. 13. Reduzir os consumos de papel material de secretaria e reprodução de documentos privilegiando o arquivo em suporte electrónico, promovendo acções de formação com esse objectivo. 14. Promover acções de formação do pessoal em áreas críticas que resultem da avaliação do desempenho de 2007, e na aquisição de competências para desenvolvimento das medidas anteriores. 15. Garantir as consultas de saúde ocupacional a todos os trabalhadores do sector e implementar os procedimentos e sistemas de higiene e segurança. 13

15 CARTA DE MISSÃO DO COORDENADOR DO GABINETE DE ACTIVIDADES DESPORTIVAS 1. Promover e diversificar as actividades desportivas formais e informais com relevância para a actividade física, e o lazer. Enquadrar o desporto universitário nas competições regionais nacionais e internacionais. 2. Aumentar o volume de auto financiamento, recorrendo ao patrocínio desportivo para a sustentabilidade de algumas modalidades. 3. Racionalizar custos de funcionamento de modo a tornar a actividade física e de lazer auto sustentável. 4. Desenvolver em parceria com os serviços de saúde, a consulta de medicina desportiva 5. Desenvolver juntamente com o serviço de apoio ao estudante portador de deficiência, actividades desportivas e de lazer promotoras da sua integração. 6. Colaborar com o serviço de informação e imagem dando visibilidade interna e externa da actividade desportiva. 7. Colaborar com os Serviços da Reitoria na elaboração dos programas e projectos de remodelação e construção de instalações desportivas. MEDIDAS 1. Calendarizar as actividades desportivas e de lazer em conformidade com o calendário escolar, e a disponibilidade dos estudantes. 2. Promover inquéritos de práticas desportivas junto dos estudantes de modo a ajustar a oferta de modalidades às suas preferências, eliminando aquelas que se apresentem com praticantes abaixo do respectivo índice crítico de sustentabilidade. 3. Promover inquéritos de satisfação 4. Promover actividades de lazer dirigidas a toda a comunidade universitária. 5. Desenvolver programas desportivos dirigidos aos filhos dos estudantes docentes e não docentes, nos períodos de férias escolares. 6. Estudar a possibilidade de promoção e organização de viagens turísticas para estudantes, contactando as redes internacionais de turismo juvenil e universitário. 7. Desenvolver plataforma de comunicação interna e externa que sustente a publicidade e a inscrição dos diversos interessados nas actividades oferecidas. 8. Preparar o campeonato mundial de Rugby

16 CARTA DE MISSÃO DO COORDENADOR DO DEPARTAMENTO TÉCNICO 1. Aumentar a eficácia da intervenção nas acções de manutenção e reparação. 2. Reduzir os custos operacionais. 3. Melhorar a informação com os serviços requisitantes. 4. Implementar serviço de saúde higiene e segurança MEDIDAS 1. Desenvolver aplicação informática com vista à requisição dos serviços de reparação e manutenção por via electrónica, à comunicação ao serviço requisitante do tempo de espera, à elaboração da folha de obra e à imputação do encargo ao respectivo centro de custos. 2. Proceder ao levantamento das necessidades de obras de reparação e conservação, decidir qual a forma de intervenção, elaborar os respectivos cadernos de encargos e proceder ao pedido de abertura de concurso conforme o ordenamento jurídico de contratação pública aplicável. 3. Estabelecer plano semanal de trabalhos (sextas feiras) de acordo com as requisições entradas e proceder à respectiva avaliação qualitativa e tempestiva da execução. 4. Implementar sistema de controlo de materiais e ferramentas utilizados no trabalho diário com critérios de evidência e responsabilização claros. 5. Implementar as medidas de saúde higiene e segurança, dar formação nessa área a todos os colaboradores, auditar sistematicamente os procedimentos atinentes de moda a diminuir os acidentes de trabalho. 15

17 CARTA DE MISSÃO DO COORDENADOR DO ARMAZÉM CENTRAL, COMPRAS E TRANSPORTES. 1. Automatizar os processos de compras, gestão de stocks e viaturas. 2. Reduzir os custos operacionais 3. Implementar sistema de saúde higiene e segurança. 4. Melhorar a comunicação com os sectores requisitantes. MEDIDAS. 1. Promover o desenvolvimento e aquisição de aplicações e sistemas informáticos, que sustentem os processos de compras, recepção de mercadorias compatíveis com processos de rastreabilidade dos produtos, gestão de stocks e expedição de mercadorias com imputação directa aos respectivos centros de custo. 2. Definir em colaboração com os serviços de alimentação, planos de abastecimento semanal. 3. Implementar sistema de controlo e gestão de viaturas de modo a garantir a sua funcionalidade e operacionalidade. 4. Respeitar os procedimentos e manter actualizados os registos do sistema de auto controlo com base no HACCP 5. Implementar o serviço de saúde higiene e segurança no sector. 6. Ajustar os equipamentos de frio e material de transporte às necessidades do serviço. 16

18 SIADAP 1 Organismo:Serviços de Acção Social da Universidade do Porto Quadro de Avaliação e Responsabilização Ministério do Ensino Superior, Ciência e Tecnologia Missão:Executar as políticas de Acção Social, através da prestação de apoios, benefícios e serviços nela compreendidos, de modo a garantir aos estudantes o acesso à Universidade do Porto (UP) e uma frequência bem sucedida, com discriminação positiva dos estudantes economicamente carenciados com adequado aproveitamento escolar. Objectivos Estratégicos: OE1: Melhorar a qualidade e oportunidade dos apoios, benefícios e serviços de acção social prestados OE2: Aumentar a capacidade de auto-financiamento, desenvolvendo serviços inovadores e de maior valor acrescentado. OE3: Optimizar a utilização dos recursos existentes e promover uma cultura de aprendizagem e melhoria contínua inspirada em boas práticas de gestão OE4: Divulgar a actividade dos SASUP, contribuindo para aumentar a capacidade da Universidade para atrair alunos e fomentar a mobilidade de estudantes estrangeiros. Objectivos Operacionais Meta 2007 Meta 2008 Resultado Taxa Realização Concretização Classificação Superou Atingiu Não atingiu Desvio Eficácia Peso da dimensão 35% Peso do OB1: 30% OBJ1: Implementar o Serviço para a Integração e Bem Estar, de Apoio ao Estudante com Deficiência, e de Assistência Médica e Psicológica, no âmbito da Divisão de Promoção da Qualidade de Vida e Saúde. Ind. 1 - Data de abertura dos serviços que integram o DQVS até 1 mês após a publicação dos novos Estatutos dos SASUP. Peso do indicador 60% Ind. 2 - Nível de satisfação de 75% em Dezembro de 2008 das expectativas dos elementos da equipa relativamente ao processo de instalação da Divisão medida através de questionário. N.A Até 1 mês após publicação dos novos Estatutos N.A 75% Peso do indicador 40% Peso do OB2: 30% OBJ2: Aumentar a taxa média anual de ocupação das residências universitárias para 80%. Ind. 3 - Aumentar a taxa média anual de ocupação do alojamento a calcular 80% Peso do indicador 100% 17

19 Objectivos Operacionais Meta 2007 Meta 2008 Resultado Concretização Taxa Classificação Realização Superou Atingiu Não atingiu Desvio Eficácia Peso da dimensão 35% Peso do OB3: 20% OBJ3: Aumentar em 10 % a participação de estudantes da UP em actividades físicas e competições desportivas, nacionais e internacionais. Ind.4 - Taxa de participação da comunidade académica em actividades e competições desportivas internas. Peso do indicador 50% Ind. 5 - Taxa de participação da comunidade académica em actividades e competições desportivas nacionais e internacionais. 14% 10% 1% 10% Peso do indicador 50% Peso do OB4: 20% OBJ4: Dinamizar acções de divulgação dos apoios, benefícios e serviços dos SASUP em, pelo menos, 5 instituições internacionais de Ensino Superior Ind.6 - Número de instituições internacionais de Ensino Superior contactadas. Peso do indicador 40% Ind.7 - Número de protocolos de colaboração celebrados. N.A. 5 N.A. 3 Peso do indicador 60% Eficiência Peso da dimensão 35% Peso do OB5: 30% OBJ5: Reduzir o prazo de resposta às candidaturas a bolsa de estudo para 120 dias. Ind.8 - Prazo de resposta a todas as candidaturas a bolsas de estudo. >180 dias 120 Peso do indicador 100% 18

20 Objectivos Operacionais Meta 2007 Meta 2008 Resultado Concretização Taxa Classificação Realização Superou Atingiu Não atingiu Desvio Peso do OB6: 30% Ind.9. Definição e aprovação do sistema de implementação de contabilidade analitica até Dezembro N.A. Dezembro 40% OBJ6: Criar um sistema de contabilidade analítica que permita determinar os resultados mensais de todos os sectores dos Serviços e realizar um controlo interno Ind.10 - Elaboração e aprovação de um plano de contas da classe 9 - Contabilidade analítica até Dezembro N.A. Dezembro Peso do indicador 30% Ind.11 - Concepção e aprovação de um sistema de controlo interno até Dezembro N.A. Dezembro Peso do indicador 30% Peso do OB7: 20% OBJ7: Aumentar 2% a taxa de cobertura dos sectores de alimentação de gestão directa Ind.12 - Aumento da taxa de cobertura dos sectores de alimentação de gestão directa. a calcular 2% Peso do indicador 100% Concretização 19

21 Objectivos Operacionais Meta 2007 Meta 2008 Resultado Taxa Classificação Realização Superou Atingiu Não atingiu Desvio Peso do OB8: 10% OBJ8: Realizar a automação dos processos administrativos de Ind.13 -Percentagem de processos administrativos requisições e controlo de consumos automatizados. em, pelo menos, 40% das unidades operativas N.A. 40% Peso do indicador 100% Peso do OB9: 10% OBJ9: Realizar uma auditoria de eficiência energética nas instalações dos SASUP Ind Realização e apresentação de relatório de auditoria de eficiência energética até Dezembro N.A. Dezembro Peso do indicador 100% Qualidade OBJ10: Efectuar auditorias mensais de qualidade a todas as unidades de alimentação de gestão directa Peso da dimensão 30% Peso do OB10: 50% Ind Número de auditorias mensais realizadas a unidades de alimentação de gestão directa. N.A. 9 Peso do indicador 100% Peso do OB11: 50% OBJ11: Assegurar o cumprimento do plano de formação em, pelo menos 60% das acções previstas e avaliar o impacto no desempenho dos funcionários. Ind 16 - Percentagem de acções de formação realizadas Peso do indicador 40% Ind Avaliação do impacto no desempenho das competências- alvo da formação. N.A 60% N.A 80% Peso do indicador 60% 20

22 Resultados agregados Eficácia Eficiência Qualidade Peso Resultado dos objectivos Peso Resultado dos objectivos Peso Resultado dos objectivos 35% 35% 30% 100% Contribuição da dimensão Avaliação final dos serviços Meios Disponíveis Recursos Humanos Pontuação Planeado ( em número ) Realizado Desvio Dirigente - Direcção Superior 20 1 Dirigente - Direcção Intermédia 16 2 Técnico Superior Coordenador Técnico 9 5 Assistente Técnico 8 28 Encarregado Geral Operacional 7 0 Encarregado Operacional 6 18 Assistente Operacional Total 272 Orçamento ( em M ) Estimativa Executado Desvio Funcionamento: O.E. R.P. Total: PIDDAC ( transitado ) FEDER T0tal: , , , , , ,00 21

23 Listagem dos indicadores e fontes de verificação Indicador 1 - Data de abertura dos serviços que integram a DPQVS até 1 mês após a publicação dos novos Estatutos da UP - Diploma publicado no DR respeitante aos novos Estatutos da UP e acta do Conselho Administrativo dos SASUP contendo a deliberação sobre a data de abertura dos serviços que integram a DVQVS Indicador 2 - Nível de satisfação de 75%, em Dezembro, das expectativas dos elementos da equipa relativamente ao processo de instalação da Divisão ( medida através de inquerito de satisfação - Dossier dos questionários FC: ( Nºde respostas com avaliação igual ou superior a "Satisfeito"/Nº total de respostas dos elementos da equipa)*100(numa escala de 1-"Insatisfeito"/3-Satisfeito/5-Muito satisfeito Indicador 3 - Aumento dataxa média anual de ocupação do alojamento FC: ( Σ de nº camas ocupadas * nº de dias de ocupação efectiva no ano/ Σ de nº de camas disponíveis * nº de dias de ocupação planeados para o ano ) * Base de dados indicadores de gestão Indicador 4 - Taxa de participação da comunidade académica em actividades e competições desportivas internas - Base de dados dos indicadores de desempenho FC: (( nº de participantes ano n - nº de participantes ano n -1) / nº de participantes ano n -1 ) * 100 Indicador 5 - Taxa de participação da comunidade académica em actividades e competições desportivas nacionais e internacionais - Base de dados dos indicadores de desempenho FC: (( nº de participantes ano n - nº de participantes ano n -1) / nº de participantes ano n -1 ) * 100 Indicador 6 - Número de instituições internacionais de Ensino Superior contactadas - Dossier do Registo de divulgações do Departamento Social contendo referências ao número de instituições internacionais contactadas. Indicador 7 - Número de protocolos de colaboração celebrados - Dossier de protocolos celebrados Indicador 8 - Prazo de resposta a todas às candidaturas a bolsas de estudo - Listas datadas de afixação das respostas às candidaturas a bolsa de estudo FC: ( nº de dias decorridos - dias seguidos - entre a data-limite para entrada das candidaturas e a data da comunicação das respostas ) Indicador 9 - Definição e aprovação do sistema de implementação de contabilidade analitica até Dezembro - Acta do conselho Administrativo dos SASUP contendo a deliberação da aprovação do sistema da contabilidade analitica Indicador 10 - Elaboração e aprovação de um plano de contas da classe 9 - Contabilidade analítica até Dezembro - Acta do conselho Administrativo dos SASUP contendo a aprovação do plano de contas da classe 9 Indicador 11 - Concepção e aprovação de um sistema de controlo interno - Acta do Conselho Administrativo dos SASUP contendo a deliberação de aprovação do sistema de controlo interno Indicador 12 - Aumento da Taxa de cobertura dos sectores de alimentação de gestão directa - Base de dados dos indicadores de gestão FC: ( valor da receita obtida/custos com géneros alimentares + pessoal directo + encargos com instalaçõesdo ano n) / ( valor da receita obtida/custos com géneros alimentares instalaçãoes do ano n-1)-1*100) Indicador 13 - Percentagem de processos administrativos automatizados - Base de dados dos indicadores de desempenho FC: ( nº de unidades operativas com processos administrativos de requisições e controlo de consumos automatizados/ nº total de unidades operativas ) * 100. Indicador 14 - Realização e apresentação de relatório de auditoria de eficiência energética até Dezembro - Acta do Conselho Administrativo dos SASUP dando nota da realização da auditoria de eficiência energética. 22

24 Indicador 15 - Número de auditorias mensais realizadas a unidades de alimentação de gestão directa - Dossier dos Relatórios das auditorias mensais realizadas FC:( Nº de unidades de alimentação de gestão directa * 9 meses ) Indicador 16 - Percentagem de acções de formação realizadas FC: ( nº de formações realizadas/ nº de formações planeadas ) * Dossier da Formação Indicador 17 - Avaliação do impacto no desempenho obtida nas competências-alvo da formação FC: ( nº de formações realizadas com impacto positivo no desempenho dos formandos/ nº de formações realizadas ) * Dossier da formação ( Nota: FC - Fórmula de calculo ) 23

25 SIADAP 2008 PESSOAL OPERÁRIO E AUILIAR Lista das competências REIT. FAUP FBAP FCNAUP FCUP FLUP FDUP FADEUP FEP FEUP FFUP FMUP FMDUP FPCEUP ICBAS SASUP 1 2 REALIZAÇÃO E ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS ORIENTAÇÃO PARA O SERVIÇO PÚBLICO x x 3 CONHECIMENTOS E EPERIÊNCIA x 4 5 ORGANIZAÇÃO E MÉTODO DE TRABALHO TRABALHO DE EQUIPA E COOPERAÇÃO: x x 6 COORDENAÇÃO 7 RELACIONAMENTO INTERPESSOAL x 8 ADAPTAÇÃO E MELHORIA CONTÍNUA x 9 INOVAÇÃO E QUALIDADE 10 OPTIMIZAÇÃO DE RECURSOS x x 11 INICIATIVA E AUTONOMIA RESPONSABILIDADE E COMPROMISSO COM O SERVIÇO TOLERÂNCIA À PRESSÃO E CONTRARIEDADES ORIENTAÇÃO PARA A SEGURANÇA x OBSERVAÇÕES Não se aplica ao DCDL 24

26 SIADAP 2008 PESSOAL DIRIGENTE INTERMÉDIO competências REIT. FAUP FBAP FCNAUP FCUP FLUP FDUP FADEUP FEP FEUP FFUP FMUP FMDUP FPCEUP ICBAS SASUP 1 2 ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS ORIENTAÇÃO PARA O SERVIÇO PÚBLICO 3 PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO 4 LIDERANÇA E GESTÃO DAS PESSOAS 5 OPTIMIZAÇÃO DE RECURSOS 6 VISÃO ESTRATÉGICA 7 DECISÃO 8 9 CONHECIMENTOS ESPECIALIZADOS E EPERIÊNCIA DESENVOLVIMENTO E MOTIVAÇÃO DOS COLABORADORES ORIENTAÇÃO PARA A INOVAÇÃO E MUDANÇA RESPONSABILIDADE E COMPROMISSO COM O SERVIÇO 12 COMUNICAÇÃO 13 ANÁLISE DA INFORMAÇÃO E SENTIDO CRÍTICO 14 RELACIONAMENTO INTERPESSOAL 15 NEGOCIAÇÃO E PERSUASÃO REPRESENTAÇÃO E COLABORAÇÃO INSTITUCIONAL TOLERÂNCIA À PRESSÃO E CONTRARIEDADES TRABALHO DE EQUIPA E COOPERAÇÃO ORIENTAÇÃO PARA A SEGURANÇA OBSERVAÇÕES 25

27 SIADAP 2008 PESSOAL TÉCNICO SUPERIOR e TÉCNICO Lista das competências REIT. FAUP FBAP FCNAUP FCUP FLUP FDUP FADEUP FEP FEUP FFUP FMUP FMDUP FPCEUP ICBAS SASUP 1 2 ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS ORIENTAÇÃO PARA O SERVIÇO PÚBLICO 3 PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO 4 ANÁLISE DA INFORMAÇÃO E SENTIDO CRÍTICO 5 CONHECIMENTOS ESPECIALIZADOS E EPERIÊNCIA 6 ADAPTAÇÃO E MELHORIA CONTÍNUA 7 INICIATIVA E AUTONOMIA 8 INOVAÇÃO E QUALIDADE 9 OPTIMIZAÇÃO DE RECURSOS 10 RESPONSABILIDADE E COMPROMISSO COM O SERVIÇO 11 RELACIONAMENTO INTERPESSOAL 12 COMUNICAÇÃO 13 TRABALHO DE EQUIPA E COOPERAÇÃO 14 COORDENAÇÃO 15 NEGOCIAÇÃO E PERSUASÃO 16 REPRESENTAÇÃO E COLABORAÇÃO INSTITUCIONAL 17 TOLERÂNCIA À PRESSÃO E CONTRARIEDADES OBSERVAÇÕES 26

28 SIADAP 2008 PESSOAL TÉCNICO PROFISSIONAL E ADMINISTRATIVO 1 2 Lista das competências REALIZAÇÃO E ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS ORIENTAÇÃO PARA O SERVIÇO PÚBLICO REIT. FAUP FBAP FCNAUP FCUP FLUP FDUP FADEUP FEP FEUP FFUP FMUP FMDUP FPCEUP ICBAS SASUP 3 CONHECIMENTOS E EPERIÊNCIA 4 5 ORGANIZAÇÃO E MÉTODO DE TRABALHO ADAPTAÇÃO E MELHORIA CONTÍNUA 6 COORDENAÇÃO 7 TRABALHO DE EQUIPA E COOPERAÇÃO 8 INOVAÇÃO E QUALIDADE 9 COMUNICAÇÃO 10 RELACIONAMENTO INTERPESSOAL 11 INICIATIVA E AUTONOMIA 12 OPTIMIZAÇÃO DE RECURSOS RESPONSABILIDADE E COMPROMISSO COM O SERVIÇO ANÁLISE DA INFORMAÇÃO E SENTIDO CRÍTICO TOLERÂNCIA À PRESSÃO E CONTRARIEDADES OBSERVAÇÕES 27

29 Os SASUP têm por missão a execução das políticas de acção social superiormente definidas, através de prestação de apoios, benefícios e serviços nela compreendidos, de modo a proporcionar aos estudantes melhores condições de estudo. O organograma seguinte reflecte a sua forma de organização actual e respectivos órgãos de gestão. 28