UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA

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1 UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM EVENTOS 2018 Atualizado

2 INTRODUÇÃO A Universidade de Brasília, por meio da Diretoria de Contabilidade e Finanças e Coordenadoria de Capacitação e Educação PROCAP elaboraram o procedimento de inscrição em congressos, seminários e similares, nacionais e internacionais, com o objetivo de fornecer às unidades da FUB uma ferramenta para padronizar os processos e favorecer o controle das atividades e informações.

3 PASSO A PASSO PROCESSO PARA SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM CONGRESSOS E SEMINÁRIOS UNIDADE 1. Demanda da unidade, com o interesse do docente, servidor técnico administrativo e discente em participar de congressos, seminários e similares. 2. Em seguida, verificar se a empresa organizadora do evento aceita a Nota de Empenho como garantia da inscrição. Tendo em vista que a Nota de Empenho cria para FUB a obrigação de pagamento para o credor. 3. Iniciar processo no SEI que deve compor: 3.1. Memorando com solicitação de inscrição informando o nome do(s) participante(s), nome do evento, nome da empresa organizadora; 3.2. Comprovante de inscrição do solicitante no sítio da empresa organizadora do evento;

4 3.3. Preencher os dados do formulário de inscrição, que são informações imprescindíveis que viabilizam o contato com a empresa organizadora e com o(s) solicitante(s): NOME DO EVENTO; EMPRESA ORGANIZADORA CNPJ ; TELEFONE; PERÍODO DE REALIZAÇÃO; LOCAL DE REALIZAÇÃO VALOR DA INSCRIÇÃO CARGA HORÁRIA NOME DO PARTICIPANTE; CPF TELEFONE CARGO TIPO DE VÍNCULO 4. Anexar folder de divulgação do evento; 5. Se a entidade organizadora a ser paga for estrangeira, anexar ao SEI e preencher o formulário SISCOSERV. (Obs.: inscrições em eventos organizados por empresas estrangeiras seguirão procedimento diferenciado, para mais informações ligue para )

5 6. Anexar o aceite do trabalho para apresentação no evento; 7. Anexar Nota Dotação. ENCAMINHAR PROCESSO À PROCAP 7. A Coordenadoria de Capacitação PROCAP realizará triagem e conferência dos documentos. 8. Caso o processo esteja com todas as informações necessárias: 8.1. PROCAP encaminha para o DAF para analisar e homologar despesa DAF encaminha para o DPO para detalhamento da despesa. 9. Caso haja documentos pendentes no processo: 9.1. PROCAP devolve para a unidade solicitante Unidade restitui o processo sem pendências. 10. PROCAP encaminha para o DAF para homologação de despesa.

6 DECANATO DE ADMINISTRAÇÃO 11. Caso o processo seja autorizado, o DAF encaminha para o DPO para detalhamento de despesa. 12. DPO encaminha processo à DCF. DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS 13. A Coordenação de Execução Orçamentária DCF/CEO - emite a Nota de Empenho. 14. CEO devolve o processo à unidade solicitante.

7 UNIDADE 15. De posse do processo com a Nota de Empenho - NE, realizar os seguintes passos: Digitaliza a NE e encaminha para o da empresa organizadora do evento para assegurar a inscrição do solicitante e pedir confirmação de recebimento da NE Após a realização do evento e recebimento da Nota Fiscal ou Recibo fazer a seguinte verificação: Caso o serviço da empresa organizadora tenha sido realizado conforme proposta no folder, a chefia imediata do servidor técnico administrativo ou o docente deve atestar que o serviço foi realizado a contento: atestando no próprio documento fiscal ou despacho via SEI , devendo conter: data, nome legível, matrícula FUB e carimbo do servidor; ou o ateste pode ser realizado em forma de despacho no SEI, tendo como modelo o seguinte texto: Atesto que a prestação de serviço XX, referente à nota fiscal nº XX, foi prestada a esta unidade no dia XX/XX/XXXX, conforme Certificado em anexo, servidor XX (nome completo), matrícula FUB nº YY No caso de discente, o ateste deve ser realizado pelo professor que assinou o parecer, declarando estar de acordo com a participação do aluno no evento Anexar ao processo a nota fiscal ou recibo devidamente atestado, bem como o Certificado de participação no evento, e encaminhar o processo à Diretoria de Contabilidade e Finanças DCF solicitando o pagamento.

8 DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS 16. O processo segue para Coordenação de Execução Contábil DCF/CEC, que providenciará a liquidação da despesa e encaminhará para a Coordenação de Execução Financeira DCF/CEF A Coordenação de Execução Financeira efetiva o pagamento da inscrição e arquiva o processo. SITUAÇÃO ADVERSA 1. Caso o solicitante desista de participar do evento: 1.1. A unidade deve encaminhar o processo à Coordenação de Execução Orçamentária CEO, solicitando o cancelamento da Nota de Empenho Informar a empresa organizadora do evento sobre a desistência do participante e solicitar o cancelamento da inscrição Caso a Nota de Empenho contenha vários participantes e um deles desista, solicitar à CEO o cancelamento parcial do saldo da Nota de Empenho. Contatos para esclarecimentos de dúvidas:

9 DCF/CEC Telefone: PROCAP Telefone: