Cristina Pereira Auditora Interna

Transcrição

1 Cristina Pereira Auditora Interna Coimbra, 30 de maio de 2012

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ENQUADRAMENTO AUDITORIA AO MATERIAL À CONSIGNAÇÃO NO BLOCO OPERATÓRIO OBJETIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA OBSERVAÇÕES E RECOMENDAÇÕES CONCLUSÃO

3 Enquadramento

4 Objetivos Programa de Auditoria Observações/Recomendações

5 A auditoria deverá concluir se: OBJETIVOS Os materiais à consignação estão corretamente identificados; Os materiais estão salvaguardados pela restrição de acesso; Para os materiais rececionados é efetuada verificação física, qualitativa e documental; Os materiais rececionados são corretamente registados no sistema informático; Todos os ajustamentos do material consignado são devidamente aprovados e controlados; São efetuadas periodicamente contagens do material consignado; O material à consignação não está registado como stock do hospital; O material é faturado de acordo com o preço pré estabelecido (adjudicado).

6 PROGRAMA DE AUDITORIA Identificar o material à consignação; Verificar como está organizada a função, qual a dependência hierárquica, segregação de funções, atribuições e responsabilidades definidas; Identificar que procedimentos e controlos estão implementados para: Requisição do material à consignação; Emissão da Nota de Encomenda; Receção e registo do material; Armazenamento (depósito); Confirmar que é feita regularmente contagem do material; Verificar se a informação constante das requisições foi corretamente registada e corretamente transportada para as notas de encomenda; Verificar se as compras do material à consignação são faturadas pelas condições financeiras acordadas;

7 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Dificuldade em identificar o material existente à consignação e respetivos locais. Recomendações Deverão ser definidas plantas dos armazéns e outros locais de depósito de modo a que possibilite localizar e identificar, de uma forma fácil e rápida, todo e qualquer material existente de pertença: ao hospital (registado no seu stock); a terceiros (empréstimos de consignação não registado no stock).

8 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Inexistência de sistema de informação de suporte à gestão de materiais consignados que permita, de forma clara e ágil, identificar materiais e quantidades existentes à consignação; Recomendações Controlo das quantidades de materiais consignados. Preferencialmente, recomenda-se a inclusão de um módulo informático que permita controlar o material existente à consignação bem como a imputação dos custos ao doente. Caso não seja possível, o material à consignação deverá ser suportado por um mapa analítico que identifique o material, suas entradas e saídas e respetivos documentos que deram origem a esses movimentos;

9 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Organização da função indefinida: Nem sempre é o SA a encomendar o material ao fornecedor, existem situações em que a encomenda é efetuada por pessoal do BO; O material nem sempre é rececionado pelo SA; Recomendações Definição do circuito: dependência hierárquica; atribuições e responsabilidades; segregação de funções assegurando que as operações de autorização, contabilização e controlo de stock de terceiros recaiam sobre diferentes serviços e/ou pessoas; O material deverá ser rececionado pelo SA, que deverá acordar data e hora da entrega com cada fornecedor de forma a otimizar o desempenho da função receção; Formalizado através da elaboração de um manual de procedimentos e divulgado a todos os intervenientes.

10 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Aquisição do mesmo material a fornecedores diferentes e com preços diferentes; Recomendações O SA deverá exercer a função de consulta de mercado com intuito de consignar os materiais a fornecedores capazes de satisfazer as necessidades da instituição e pelas melhores condições financeiras.

11 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Ausência de padronização por tipos de material por cirurgia. Para o mesmo tipo de cirurgia nem sempre é consumida a mesma quantidade de material. Pode haver uma tendência a consumir mais material só porque está disponível, por erros ou mau uso. Ex. Artroplastia total da anca Componentes básicos: - Cúpula aplicada no acetábulo (osso ilíaco) - "Insert" no interior da cúpula acetabular - Cabeça femural colocada no topo da haste - Haste femural que é introduzida no canal femural Recomendações Há necessidade de importar rígidos controlos no uso do material, de modo a evitar desperdícios nomeadamente: 1. Levantamento do material componentes básicos a usar em cada tipo de cirurgia; 2. Para todas as situações de consumo de material fora do padronizado terão de ser analisadas e justificadas.

12 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Códigos dos materiais incorretos ou desajustados (existem diferentes materiais com o mesmo código), o que leva: O BO ter de efetuar requisições de material em documento manual; O SA ter dificuldade em conferir a requisição e emitir a Nota de Encomenda, pois nem sempre a requisição é preenchida com a informação necessária. Recomendações Corrigir e atualizar todos os códigos dos materiais à consignação assegurando que: O serviço consumidor do material possa efetuar as requisições através do sistema informático do SA (via web); O SA possa emitir Nota de Encomenda através da requisição sem ter de recorrer a consulta de códigos e solicitar informações adicionais ao serviço consumidor, libertando deste modo o pessoal afeto à função para outras tarefas.

13 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Ajustamentos aos contratos dos materiais à consignação para os quais não há evidência de autorização/aprovação para: Alterações às quantidades em stock consignado ; Alterações ao tipo de material em stock; Alterações aos preços do material. Recomendações Todos os ajustamentos aos contratos têm de evidenciar a aprovação do Conselho de Administração e devem ser dados a conhecer ao SA e aos Serviços Financeiros. Todos os contratos e ajustamentos aprovados devem ser verificados se foram corretamente registados.

14 OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES Observações Não são efetuados controlos físicos do material à consignação permanente no hospital Recomendações O material à consignação, permanente no hospital, deve ter um controlo rigoroso pois está sob guarda da instituição. Deve contemplar quantidades fixas préestabelecidas com o fornecedor e devem ser efetuados verificações / contagens frequentes (3 meses).

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16 Os materiais consignados têm como características: Alto custo; Especificidade; Baixa rotação; São usados principalmente em cirurgias; São indicados pelos médicos cirurgiões conforme as suas técnicas cirúrgicas e em consonância com as necessidades especificas de cada doente.

17 Não são propriedade do hospital, não fazem parte do seu stock; Geram custos e são pagos se forem usados; São faturados após serem utilizados (nos procedimentos, geralmente cirúrgicos). Implementação de rígidos controlos no uso destes materiais.

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