INVENTÁRIO DE MERCADORIAS Data de aprovação: 18/07/2001 Data de alteração: 07/04/2009

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1 NVENTÁRO DE MERCADORAS Data de aprovação: 18/07/2001 Data de alteração: 07/04/2009 CAPÍTULO - GENERALDADES...1/1 V - Objetivo - Competência - Aplicação - Definições CAPÍTULO - PERODCDADE...1/3 - nventário Anual - nventário de Transferência de Responsabilidade Provisória - nventário de Transferência de Responsabilidade Definitiva V - nventário Bimestral Obrigatório V - nventário Eventual CAPÍTULO - PROCEDMENTOS GERAS...1/3 - Organização do Trabalho - Contagem das Mercadorias - Encerramento do nventário CAPÍTULO V - DSPOSÇÕES GERAS...1/1 CAPÍTULO V - ANEXOS...1/2 - Termo de Abertura e Encerramento nventário de Mercadorias - Mapa de nventário de Mercadorias

2 CAPÍTULO GENERALDADES - Objetivo a presente Norma objetiva disciplinar e padronizar os procedimentos relativos à realização de nventários de Mercadorias, no âmbito da Companhia Nacional de Abastecimento Conab, oferecendo respaldo técnico aos empregados designados como inventariantes, e maior confiabilidade no seu resultado. - Competência compete à Matriz, Superintendências Regionais e Unidades Armazenadoras o desempenho das atividades de nventário de Mercadorias. - Aplicação esta Norma aplica-se a todas as Unidades Armazenadoras da Companhia envolvidas na realização de inventários de mercadorias. V - Definições 1 - nventário consiste na conferência físico-financeira das mercadorias existente nas Unidades Armazenadoras da Companhia. È realizado para atender às exigências de princípios contábeis, disposições legais e normas da Companhia. 2 - Unidade Armazenadora estrutura orgânica vinculada à Superintendência Regional, onde se encontram depositadas as mercadorias próprias ou de terceiros que estão sob a responsabilidade da Conab.

3 CAPÍTULO PERODCDADE - nventário Anual 1 - Constituição da Comissão de nventário: a) a comissão de inventário será composta de, no mínimo, 3 (três) empregados do quadro permanente da Companhia, podendo ser da própria Unidade Armazenadora, sendo que um desses empregados será o Coordenador; b) a critério do Superintendente Regional, a comissão poderá contar com empregados que não pertençam ao quadro de pessoal da Unidade; c) os membros da comissão são designados, por meio de Ato de Superintendência ou Ato de Direção; d) a comissão, caso necessário, pode utilizar outros empregados da própria Unidade, para servirem de apoio aos trabalhos. 2 - Procedimentos: a) o inventário anual será realizado nos dois últimos dias úteis de dezembro, concomitantemente, em todas as Unidades Armazenadoras, para verificação dos estoques existentes no fim do exercício financeiro e tendo como data base o dia 31 de dezembro do ano em curso e visa atender as exigências de princípios contábeis, disposições legais e normas da Companhia. O cronograma de encerramento de exercício, estabelecido pela área contábil, deverá obedecer o prazo constante nesta Norma, no que se refere ao nventário Anual de Mercadorias; b) para realização do inventário, os faturamentos com as consequentes entradas e saídas, devem ocorrer somente até o dia imediatamente anterior ao dia do início do inventário do ano em curso, devendo a Unidade suspender suas atividades de atendimento ao público no período de realização do inventário. - nventário de Transferência de Responsabilidade Provisória 1 - Constituição da Comissão de nventário: a) será composta de, no mínimo, 3 (três) empregados do quadro permanente da própria Unidade Armazenadora, devendo fazer parte da comissão o Gerente que está entregando o cargo, o que está recebendo e um terceiro empregado que será o coordenador da Comissão de nventariantes; b) a critério do Superintendente Regional, a comissão poderá contar com empregado que não pertença à Unidade; b) se o Gerente que está recebendo a Unidade, julgar necessário, poderá solicitar que a comissão de inventariante seja constituída nos moldes da comissão de transferência definitiva.

4 2 - Procedimentos O inventário para transferência de responsabilidade provisória será realizado, obrigatoriamente, todas as vezes que houver afastamento formal temporário do Gerente da Unidade, por qualquer motivo. - nventário de Transferência de Responsabilidade Definitiva 1 - Constituição da Comissão de nventário: a) será composta de, no mínimo, 3 (três) empregados do quadro permanente da Companhia, devendo fazer parte da comissão um empregado da área de fiscalização, um da área operacional, preferencialmente um responsável técnico, e um da área de patrimônio; b) a comissão deverá contar com, no mínimo, dois empregados que não sejam do quadro de pessoal da Unidade, sendo que um deles será o coordenador da equipe; c) o Gerente que está transmitindo o cargo e o Gerente que está recebendo o cargo deverão acompanhar todos os trabalhos da comissão inventariante. 2 - Procedimentos: a) o inventário para transferência de responsabilidade definitiva será realizado, obrigatoriamente, todas as vezes que houver substituição definitiva do Gerente da Unidade, por exoneração do cargo; b) nesses inventários, além da conferência dos estoques e bens patrimoniais, deverão ser verificados todos os demais dados financeiros inerentes a responsabilidade da Gerência. V - nventário Bimestral Obrigatório 1 - Constituição da Comissão de inventário: a) será constituída pelo Diretor da área operacional e composta de, no mínimo, 4 (quatro) empregados do quadro permanente da Companhia, sendo dois indicados pela área de fiscalização, um indicado pela área financeira e um a ser indicado pela área de armazenagem; b) a comissão, a critério do Diretor da área operacional, poderá contar com mais de 4 (quatro) participantes. Se necessário a comissão poderá requisitar empregados da própria Unidade ou de outras Unidades, mediante de autorização formal do Diretor da área operacional; c) a Superintendência Regional e a Unidade Armazenadora deverão colaborar e colocar a disposição da comissão todos os documentos e meios necessários para consecução dos trabalhos. 2 - Procedimentos: a) o inventário obrigatório bimestral será realizado todo ano, bimestralmente, com início na última semana do bimestre, em uma das Unidades próprias, totalizando seis Unidades inventariadas anualmente; b) a Unidade a ser inventariada a cada bimestre será escolhida por sorteio, a ser realizado pelos Superintendentes das áreas de armazenagem e

5 fiscalização e pelo titular da área financeira, cujo resultado desse sorteio somente deverá ser informado à Comissão de nventariante a ser constituída, devendo seus membros manter sigilo do nome da Unidade a ser inventariada; c) nesses inventários deverão ser contados e/ou cubados todos os estoques existentes na Unidade, bem como executada uma análise de toda documentação operacional e fiscal da Unidade; d) esses inventários deverão ser realizados no prazo de 10 (dez) dias úteis para cada Unidade, podendo ser prorrogado, a pedido da comissão, sempre que for necessário; e) nos casos em que a comissão inventariante julgar necessário, mediante a prévia autorização formal do Diretor da área operacional, os estoques poderão ser pesados. V - nventário Eventual 1 - Constituição da Comissão de nventário: a) será composta de, no mínimo, 3 (três) empregados do quadro permanente da Companhia, que não pertençam ao quadro de pessoal da Unidade, sendo que um deles será o coordenador da comissão; b) se constituída por decisão de Diretoria, a comissão deverá ser constituída nos moldes da comissão para o nventário Bimestral. 2 - Procedimentos O inventário eventual será realizado em qualquer época, por decisão da Diretoria ou da Superintendência Regional, sempre que julgar conveniente ou que evidenciado qualquer tipo de anomalia capaz de colocar sob risco as mercadorias ou o patrimônio da Companhia.

6 CAPÍTULO PROCEDMENTOS GERAS - Organização do Trabalho 1 - O trabalho da Comissão de nventário será realizado sob a supervisão e orientação da Superintendência Regional, exceto quando o inventário for demandado por Ato de Direção da Diretoria. 2 - A Unidade Armazenadora deverá colaborar e disponibilizar todos os meios necessários para realização do inventário. 3 - A comissão de inventário, de posse do ato de sua constituição, inicia os seguintes procedimentos: a) dá ciência da vistoria às Unidades Armazenadoras a serem inventariadas, exceto nos casos dos inventários eventual e bimestral obrigatório demandados pela Diretoria; b) procede ao levantamento e conferência da documentação operacional/contábil, junto às áreas competentes da Matriz, Superintendências Regionais ou Unidades Armazenadoras; c) na Unidade lavra-se o competente TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO NVENTÁRO DE MERCADORAS /003 (Anexo ), no qual, inicialmente, serão preenchidos os campos de n.ºs 1 a 8. O termo deverá integrar o livro de escrituração fiscal; d) para fins de confronto e registro das qualidades encontradas na contagem, a Unidade emite o MAPA DE NVENTÁRO DE MERCADORAS (Anexo ), pelo sistema eletrônico (SAAGRA), no qual será preenchido, inicialmente, os campos de n.ºs 1 a 13, devendo a equipe inventariante preencher as colunas destinadas à contagem dos estoques físicos. 4 - O inventariante deve, caso necessário, promover a organização dos estoques para possibilitar uma melhor contagem. - Contagem das Mercadorias 1 - Após as medidas preparatórias, inicia-se a contagem efetiva dos estoques, quando não mais será admitida a entrada ou saída de mercadorias até o término dos trabalhos. 2 - Na Unidade Armazenadora, os inventariantes devem conferir as mercadorias, procedendo ao exame físico referente às especificações e qualidades constantes das colunas do Estoque Contábil do MAPA DE NVENTÁRO DE MERCADORAS. 3 - Caso os estoques estejam em armazéns distantes um do outro, a equipe deve atuar por armazém, de modo a não comprometer a coordenação e supervisão. Ao concluir um armazém, este deve ser fechado até a conclusão total dos trabalhos de inventário. 4 - Caso seja identificada alguma mercadoria deteriorada, a Comissão acionará a Superintendência para que providencie a análise da mercadoria, com vistas a definir o destino a ser dado a ela. Neste caso, deverá ser aberto um processo específico para tratar do assunto.

7 4.1 - A mercadoria deteriorada será removida para local próprio e no MAPA DE NVENTÁRO DE MERCADORAS constará os devidos registros. Essa mercadoria será objeto de processo de apuração de responsabilidades. 5 - Para contagem e/ou cubagem das mercadorias das Unidades Armazenadoras, devem ser observados os procedimentos contidos no MANUAL DE FSCALZAÇÃO DOS ESTOQUES GOVERNAMENTAS. 6 - Após o término do inventário físico das mercadorias e preenchimento do MAPA DE NVENTÁRO DE MERCADORAS, apura-se as eventuais diferenças. - Encerramento do nventário ao término do inventário, a Comissão adota as seguintes providências: a) encerradas as etapas de contagem e recontagem, e não havendo mais dúvidas quanto a exatidão dos levantamentos efetuados "in loco", lança-se os dados apurados na contagem física e constantes nos campos 15 e 16 do MAPA DE NVENTÁRO DE MERCADORAS no sistema SAAGRA e emite o Mapa final, sem quaisquer rasuras, que deverá ser datado e assinado por todos os membros da equipe e pelo Gerente da Unidade. No caso de passagem de responsabilidade, o Mapa será assinado, também, pelo Gerente que está assumindo a Unidade Armazenadora; b) preenche os campos de n.ºs 9 a 19 do formulário TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO NVENTÁRO DE MARCADORAS, que deverá ser datado e assinado pelos inventariantes e pelo Gerente da Unidade. No caso de passagem de responsabilidade, o Termo será assinado, também, pelo Gerente que está assumindo a Unidade Armazenadora; c) concluído o inventário será elaborado um relatório final, devendo ser registradas todas as ocorrências, sugestões e providências adotadas no curso dos levantamentos do inventário (diferenças, mercadorias impróprias, extravios, danos, faltas acima do percentual permitido nas normas e máconservação das mercadorias da Companhia e outros aspectos relevantes). Este relatório, juntamente com o TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO NVENTÁRO DE MERCADORAS e MAPA DE NVENTÁRO DE MERCADORAS serão encaminhados à área demandante do inventário; d) para todo inventário deverá ser aberto um dossiê específico, que originará um processo a ser aberto pela Superintendência ou Matriz, dependendo de quem instaurou a comissão de inventariante; e) no caso de apuração de faltas superiores as admissíveis pela Norma da Conab (produtos in natura na forma da Resolução n.º 009, de 14/04/1992 e Resolução n.º 011, de 22/05/2001), sobras de mercadorias ou mercadorias deterioradas, deverá ser instaurada uma Comissão de Sindicância, para apuração de responsabilidades, por quem deu origem ao inventário.

8 CAPÍTULO V DSPOSÇÕES GERAS 1 - Demais instruções operacionais, sempre que necessárias, serão objeto de Atos posteriores. 2 - Cabem à Auditoria nterna, juntamente com a área Técnico-Operacional, diligenciar para o fiel cumprimento da presente Norma.

9 CAPÍTULO V ANEXOS TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO NVENTÁRO DE MERCADORA MAPA DE NVENTÁRO DE MERCADORAS