RELATÓRIO DO SUBCOMITÉ DO CRP SOBRE AS QUESTÕES DE AUDITORIA

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1 IA14954 AFRICAN UNION UNION AFRICAINE CONSELHO EXECUTIVO Vigésima Sétima Sessão Ordinária 7-12 de Junho de 2015 Joanesburgo, África do Sul UNIÃO AFRICANA Addis Ababa, ETHIOPIA P. O. Box 3243 Telephone Fax : Website : Original: Inglês RELATÓRIO DO SUBCOMITÉ DO CRP SOBRE AS QUESTÕES DE AUDITORIA

2 I. INTRODUÇÃO RELATÓRIO DA 7 a REUNIÃO DO SUBCOMITÉ SOBRE AS QUESTÕES DE AUDITORIA REALIZADA A 29 DE MAIO DE 2015 Pág A sétima reunião do Subcomité de Questões de Auditoria teve lugar em Adis Abeba, Etiópia, na Sexta-feira, 29 de Maio de 2005, e iniciou às 15:20 horas. II. PRESENÇAS 2. A reunião foi presidida por S.E M Sajo Jallow, Embaixador da República da Gâmbia e Presidente do Subcomité sobre Questões de Auditoria, e contou com a presença dos seguintes Estados-membros: 1. Burkina Faso 2. Chade 3. República Democrática do Congo 4. Congo 5. Gâmbia 6. Quénia 7. Mauritânia 8. Maurícias 9. Namíbia 10. Níger 11. Sudão do Sul 12. Togo 13. Tunísia III. CONSIDERAÇÕES INICIAIS 3. O Presidente do Subcomité cessante, S.E. Lazare Makayat Safouesse, Embaixador da República do Congo, saudou os membros do Subcomité e os funcionários da Comissão da UA presentes na reunião. Recordou os membros da importância do Subcomité para o CRP no tratamento de questões de auditoria, nas áreas da Administração, Finanças e outras questões. Ele agradeceu os membros por apoiarem o trabalho do Subcomité. Agradeceu igualmente o Director do Gabinete de Questões de Auditoria (OIA) pela assistência e cooperação que lhe concederam na facilitação do seu trabalho e do Subcomité. 4. O Presidente Cessante do Subcomité passou o testemunho ao novo Presidente, S.E. Sajo Jallow, Embaixador da República da Gâmbia, e assegurou aos membros que o Subcomité está a ser entregue em mãos capazes. 5. Por sua vez, o novo Presidente agradeceu e reconheceu o excelente trabalho realizado pelo Presidente cessante e pelo Gabinete de Auditoria Interna, ao longo dos anos. Também realçou a importância da auditoria para a União, especialmente nas áreas para Questões Administrativas e Financeiras.

3 Pág O Presidente pediu à reunião para observar um minuto de silêncio em memória dos imigrantes que pereceram no Mar do Mediterrâneo. IV. ADOPÇÃO DA AGENDA 7. O Presidente apresentou a agenda, que foi adoptada pelo Subcomité, tal como vem abaixo: a) Considerações Iniciais b) Adopção da Agenda c) Revisão do Relatório de Auditoria Interna sobre o Desempenho Orçamental do ano financeiro findo a 31 de Dezembro de d) Diversos V. REVISÃO E ANÁLISE DO RELATÓRIO DA EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO ANO FINANCEIRO FINDO A 31 DE DEZEMBRO DE 2014 a) APRESENTAÇÃO 8. O Presidente do Subcomité convidou o Director do Gabinete de Auditoria Interna a apresentar o relatório do desempenho orçamental. 9. O Director começou por agradecer aos membros e passou a apresentar as principais constatações do relatório do desempenho orçamental, nos seguintes aspectos: i) Avaliação Geral 10. O Director explicou que a taxa global de execução orçamental da CUA, contra o orçamento aprovado foi de 52%; sendo que a taxa de execução para o orçamento de programas foi de 34%, enquanto para o orçamento operacional foi de 90%. Tabela 1: Execução Orçamental Geral a CUA do Exercício Financeiro de 2014 Detalhes Orçamento de Programas Orçamento Operacional Orçamento ($EUA) Ano Financeiro de 2014 Despesas ($EUA) Taxa de Execução % Contra o Orçamento ,57 34% * , ,91 90% Fundos Disponíveis Taxa de Execução % Contra Fundos Disponíveis ,96 71% ,.481,91 90% Total 319,643, ,930, % ,.87 85% * Inclui (2.4 Milhões $EUA pagos por taxa preferencial.

4 Pág. 3 ii) Execução do Orçamento Operacional 11. A taxa geral de execução para o orçamento operacional da Comissão para o ano financeiro de 2014, foi de 89,73%. Constatou-se que foi acrescentado o valor de ,59 $EUA de taxas preferenciais, que não faziam parte do orçamento inicial aprovado. iii) Execução do Orçamento de Programas 12. A despesa total incorrida nos programas durante o ano, foi de ,57 $EUA, o que representou 34% contra o orçamento aprovado, enquanto representou 71,18% contra os fundos disponíveis ( ,96 $EUA). Baixa e Zero Execução Orçamental 13. Quarenta e cinco (45) rubricas orçamentais foram executadas abaixo dos 40% para um orçamento de 7,13 milhões de dólares, enquanto cento e dezoito (118) rubricas orçamentais para um orçamento de 4,96 milhões tiveram uma execução Zero. 14. Alguns Gestores de Programas afirmaram que os fundos foram reduzidos pelos Parceiros, enquanto noutros casos afirmaram que os fundos foram disponibilizados tarde, e, dessa forma, afectando a implementação dos programas e actividades planificados. 15. O OIA acha que o risco de fundos não recebidos dos parceiros deve ser rigorosamente tratado de forma eficaz e que os Departamentos podem necessitar de priorizar as suas actividades, a fim de assegurar o aumento na implementação dos programas com base nos fundos disponíveis. Rubricas Orçamentais de Programas para os quais os Fundos foram Libertados/Disponibilizados 16. Um total de 18 milhões de dólares do Orçamento de Programas, representando cento e noventa e três rubricas orçamentais, ainda não tinha sido recebido no final do ano em análise. 17. O Gabinete de Auditoria Interna (OIA) recomenda que os Departamentos devem envolver os parceiros mais cedo em relação aos programas, de modo a evitar o atraso na implementação e que os Departamentos podem necessitar de priorizar as suas actividades, a fim de assegurar o aumento da implementação dos programas com base nos fundos disponíveis. Alta Execução do Orçamento de Programas (acima de 100%) 18. Constatou-se que oito (8) linhas orçamentais, tinham despesas acima de 100% do Orçamento aprovado.

5 Pág. 4 iv) CONCLUSÕES SOBRE OS RESULTADOS DOS PROGRAMAS Avaliação dos Resultados 19. Duzentos e nove (209) resultados foram planeados pela Comissão para o ano A revisão dos Relatórios Anuais de Actividades (Sistema AMERT) revelou que vinte e três (23) resultados foram alcançados, representando 11%; noventa e um (91) foram iniciados mas não finalizados no final do ano (parcialmente realizados), representando 43,54%; enquanto os outros cinquenta e quatro (54), representando 25,84 não tinham sido iniciados. Além disso, o estado de quarenta e um (41) resultados, representando 19,64%, não foi possível verificar porque os Departamentos não carregaram os dados relevantes no sistema AMERT. 20. O OIA acha que a falta de informação completa no AMERT dificulta a avaliação do desempenho dos programas dos departamentos, conforme o caso. Outras Fraquezas 21. O Gabinete de Auditoria Interna também constatou as seguintes fraquezas nos Relatórios Anuais de Actividades, apresentados pelos Departamentos: a) O Sistema de Relatórios AMERT permite que os relatórios sejam carregados, mesmo quando todos os campos não estejam completos. Isto pode ter levado aos Departamentos a introduzirem alguns dados em relação a alguns resultados, e, outros campos deixados em branco, dando, daí relatórios incompletos. b) Os resultados e indicadores não são pesados pela sua própria importância para os programas e resultados. Estes levaram a que os resultados e indicadores sejam considerados como tendo a mesma importância que é realística. c) O OIA também constatou que a Monitorização e Avaliação da implementação de programas estão fracas devido à falta de pessoal adequado. A secção de monitorização e avaliação tem apenas um único funcionário que não pode fazer muito, tomando em consideração o vasto número de programas planificados pela Comissão. Desafios 22. Os grandes desafios referidos pelos Departamentos nos seus relatórios anuais incluem: a) Constrangimentos orçamentais, onde a maioria dos programas não foi financiado, especialmente pelos Parceiros.

6 Pág. 5 b) Desembolso tardio dos fundos, levando ao atraso no início da implementação dos programas, conforme demonstra pelo grande número de resultados parcialmente alcançados. c) Pouca capacidade humana em alguns Departamentos. d) Aquisições atrasadas e/ou morosas, que podem ter contribuído para o atraso na implementação dos programas. Recomendações de Auditoria Interna 23. O Gabinete de Auditoria Interna recomenda o seguinte: a) Os Departamentos devem ter planos realísticos de implementação de projectos, tomando em conta os fundos disponíveis. b) Os Departamentos devem planificar as actividades de implementação, de acordo com a capacidade humana disponível. c) Os Departamentos devem também iniciar o processo de aquisições em tempo útil, a fim de aderir às disposições do manual de aquisições, ao mesmo tempo que atingem as suas metas atempadamente. d) O Sistema AMERT deve ser modificado a fim de evitar o carregamento de relatórios incompletos. Isto obrigaria os Departamentos a prestar todas as informações necessárias. e) SPPERM deve assegurar que quando os Departamentos apresentarem as suas propostas, os resultados e os indicadores sejam medidos. f) Um campo adicional dever ser acrescentado no Sistema AMERT para os resultados e realizações, onde os Departamentos podem escolher de uma lista facultada a percentagem de realização dos indicadores e resultados. Isto tornaria a consolidação e avaliação mais fácil, e permitiria a identificação dos actuais pesos atribuídos por cada resultado. b) DELIBERAÇÕES 24. Após a apresentação da análise do desempenho do Orçamento para o exercício findo em 31 de Dezembro de 2014; o Presidente do Subcomité agradeceu ao Director pela apresentação breve e precisa e convidou aos Membros a comentar o relatório apresentado. 25. Os membros fizeram as suas intervenções/comentários, observações e perguntas, da seguinte forma abaixo resumida: i.) Os membros observaram que o relatório destaca uma série de questões pertinentes, especialmente no orçamento e a falta de fundos em relação ao

7 Pág. 6 orçamento aprovado, bem como a recepção tardia dos fundos que acaba afectando a implementação dos programas. ii.) iii.) iv.) v.) vi.) Enfatizaram que o orçamento deve corresponder com o financiamento disponível, e salientaram que, com base no relatório da auditoria, o financiamento dos Estados-Membros é mais confiável do que o financiamento dos parceiros. Eles sugeriram ainda que, as decisões deveriam ser limitadas aos fundos disponíveis. Os Membros pediram esclarecimentos sobre o calendário do relatório de auditoria em relação ao desempenho orçamental e da matriz das recomendações da auditoria que deveriam ter sido disponibilizados para debate antes da consideração da execução orçamental. Expressaram preocupações sobre o pessoal inadequado da Unidade de Monitorização e Avaliação (M&A) da Direcção de SPPERM. Procuraram igualmente saber se a capacidade do pessoal a que se referia a apresentação era por insuficiência em termos de números ou de competências do pessoal relativamente aos projectos que têm fundos assegurados e que não foram executados. Eles afirmaram que a ferramenta AMERT utilizada pela Unidade de M&A deveria produzir resultados concretos e não resultados parciais conforme foi comunicado. Os membros expressaram igualmente preocupação sobre os resultados parcialmente alcançados e os resultados não alcançados, e procuraram explicações sobre as razões de alguns Departamentos não fazerem o carregamento de dados na ferramenta AMERT, o que resultou na falta de análise a quarenta e um (41) resultados. Os membros quiseram também saber se todos os usuários de AMERT estavam igualmente formados sobre o uso da ferramenta. Quiseram também saber se haveria um acompanhamento para garantir que os dados em falta seriam eventualmente actualizados. vii.) Os Membros notaram que os programas sobre a soberania do continente não eram financiados pelos Parceiros e procuraram explicações sobre como os programas eram planificados. Observaram que 118 rubricas orçamentais não têm financiamento dos Parceiros e, portanto, não foram executados. Afirmaram ainda que o relatório da auditoria deve indicar as razões dos Parceiros não honrarem os seus compromissos e se os programas não implementados não poderiam ser levados para o exercício dos anos seguintes. viii.) Os membros reiteraram o ponto de que os Programas/Projectos sem fundos assegurados não devem ser incluídos no orçamento da União. ix.) Os membros procuraram esclarecimentos sobre o que significava uma implementação "parcial" dos programas e se isso poderia ser expresso em termos percentuais.

8 Pág. 7 x.) Os membros procuraram uma explicação do porquê, os 32 Milhões de $EU libertos pelos parceiros quase no final do ano não foram transitados para o exercício do ano seguinte. xi.) Os membros procuraram igualmente saber por que o relatório de auditoria não tinha tratado o assunto dos fundos de reserva e os fundos recebidos tarde que não poderiam ser transferidos para o exercício orçamental do ano seguinte. xii.) Os membros indicaram que, há Departamentos que não representaram as primeiras tranches dos fundos recebidos e os Parceiros retiveram as parcelas subsequentes até à implementação, e contabilização das primeiras tranches. Isso também afecta a implementação dos programas e o relatório não mencionou isso. xiii.) Os membros solicitaram que, os relatórios trimestrais devem igualmente ser feitos e apresentados ao Subcomité para o debate, de modo a permitir uma acção atempada sobre os programas atrasados, e solicitaram que os relatórios do primeiro e segundo trimestre de 2015, fossem disponibilizados para serem debatidos em Setembro de xiv.) Explicaram ainda que a fonte alternativa de financiamento estende-se por um período de mais de cinco anos e deve, eventualmente, formar uma maior percentagem do orçamento do programa. xv.) Os membros quiseram esclarecimentos sobre o processo da execução do orçamento e do programa a partir do momento em que o orçamento da União é aprovado pela Conferência até ao ponto em que a Presidente faz aprovação. xvi.) Os membros afirmaram igualmente que havia uma necessidade de capacitar o OIA para levar a cabo o seu mandato e garantir que as recomendações da auditoria sejam implementadas a tempo. c) RESPOSTA DA COMISSÃO. Escritório da Auditoria Interna (OIA) 26. A Directora da Auditoria Interna explicou que, o processo da auditoria sobre a Execução e Desempenho Orçamental, é realizado quando os Departamentos em causa tenham concluído o seu trabalho e os dados disponibilizados para o OIA. No entanto, ela assegurou aos membros que a prontidão do relatório será melhorada com vista a torná-lo disponível antes da consideração do orçamento. 27. A questão da matriz de recomendações da auditoria de execução foi debatida com a Direcção de PBFA, uma vez que eles são responsáveis por coordenar o assunto. A matriz ainda é um trabalho em curso e será levado ao conhecimento do Subcomité quando estiver concluído.

9 Pág Os resultados alcançados foram os iniciados e concluídos durante o ano, enquanto aqueles que estão parcialmente concluídos são aqueles que foram iniciados, mas não foram concluídos durante o ano e aqueles que vão para além do ano financeiro. Os dois (ou seja, os resultados alcançados e os resultados parcialmente alcançados) quando combinados representam mais de 50% do total de 209 resultados programados pela Comissão. 29. A Directora indicou igualmente que o Departamento requer recursos e independência como uma função de supervisão que lhe permite cumprir o seu mandato de forma eficaz. Programação, Orçamento, Finanças e Contabilidade (PBFA) 30. O representante de PBFA concordou que, os contributos para o processo de auditoria devem ser disponibilizados cedo para permitir uma auditoria e comunicação atempada antes do início do processo orçamental. 31. Quanto à execução baixa e zero, explicou que era o resultado da recepção tardia de fundos e alguns programas não tinham sido financiados em nada pelos Parceiros. Uma vez que os fundos ficam disponíveis, os Departamentos em causa são informados. 32. Explicou que o processo da execução orçamental começa na procura pelos Departamentos da aprovação da Presidente e a PBFA em seguida, providencia os fundos para a sua implementação. 33. Ele explicou que, os relatórios trimestrais deste ano ainda não estavam prontos, uma vez que os Departamentos estavam a trabalhar com o Conselho dos Auditores Externos para o exercício findo a 31 de Dezembro de Uma vez que a auditoria externa é feita, a PBFA irá preparar os relatórios do primeiro e segundo trimestre para o processo de auditoria interna a começar. Planificação Estratégica, Monitorização, Avaliação e Mobilização de Recursos (SPPMERM) 34. O representante de SPPMERM indicou que a Comissão está igualmente preocupada com os programas parciais e não-realizados e os pontos fracos da ferramenta AMERT. Ele explicou que, há melhorias na comunicação, em comparação com o que costumava acontecer anteriormente. No entanto, as recomendações do OIA serão utilizadas para abordar as fraquezas da ferramenta para uma melhoria na comunicação. 35. No tocante a recepção tardia e a falta de fundos dos Parceiros, ele explicou que antes do orçamento ser submetido à consideração dos Órgãos Deliberativos, são realizadas reuniões bilaterais com os parceiros e eles indicam as actividades/programas que vão financiar. No entanto, durante as etapas da execução, a Comissão começa a ter dificuldades em receber todos os fundos prometidos, daí resulta a baixa e zero de

10 Pág. 9 execução. Alguns dos programas não implementados podem ser reprogramados e renegociados com os parceiros, para a implementação dos mesmos nos anos subsequentes. Exortou aos Estados-Membros a ponderar na possibilidade de pôr projectos muito essenciais no âmbito do financiamento dos Estados-Membros, uma vez que este é mais confiável. 36. A inadequação da Unidade de M&A é o resultado da insuficiência do pessoal e não da falta de competências. Alguns funcionários demitiram-se e o processo de recrutamento leva muito tempo. Espera-se que a falta de pessoal seja abordada durante o processo da reestruturação em curso. 37. A comunicação em AMERT é obrigatória e a Direcção de SPPMERM acompanha os Departamentos a fazer o carregamento dos seus resultados. Desde o início do Subcomité, a Comissão tem visto grandes melhorias na comunicação da implementação dos programas. 38. AMERT é um software desenvolvido internamente e os usuários são treinados regularmente solicitando aos Departamentos para enviar os seus novos pontos focais para o orçamento, para serem treinadas pela equipe de SPPMERM. Uma vez que é um software desenvolvido internamente, é mais fácil fazer as alterações necessárias, a fim de responder às preocupações dos utilizadores, incluindo as recomendações feitas pela Auditoria Interna. d) CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES 39. Os membros do Subcomité concluíram as deliberações e recomendaram o seguinte: i) O Relatório de Auditoria Interna sobre o desempenho orçamental, incluindo a matriz de recomendações da auditoria, deve ser apresentado ao Subcomité sobre as Questões de Auditoria, antes da reunião do Subcomité do CRP sobre as Questões Administrativas e Financeiras para analisar o Orçamento da UA. ii) Realçar a necessidade no cumprimento das decisões anteriores de que: a. Apenas programas com fundos assegurados dos Parceiros devem ser incluídos no Orçamento da UA; b. A Comissão deve garantir o cumprimento dos Acordos de Contribuições assinados celebrados com os Parceiros; e c. A Comissão deverá apresentar, em Setembro de 2015, os relatórios do primeiro e do segundo trimestres de 2015, incluindo o desempenho dos Departamentos; d. Os Departamentos da Comissão deverão preparar um programa detalhado do plano de aquisições. A situação da execução do plano de

11 Pág. 10 aquisições deverá ser apresentado pelo AHRM ao Subcomité do CRP relevante; e. O Departamento da AHRM deverá identificar os recursos humanos necessários para executar os programas que serão apresentados ao Subcomité do CRP relevante em Setembro de cada ano. iii) iv) A Comissão deve actualizar o Sistema AMERT para assegurar que a monitorização, avaliação e auditoria, possam decorrer com as informações necessárias e, no devido tempo. A Comissão deve ser reforçada a fim de permitir que a Divisão de Monitorização e Avaliação funcione adequadamente em harmonia com o processo de reestruturação em curso. v) O Gabinete de Auditoria Interna deve mencionar os nomes dos Departamentos que não cumprem os requisitos referentes a relatórios sobre a implementação de programas, bem como as recomendações da auditoria (Interna & Externa) e as medidas correctivas apropriadas no próximo relatório até Setembro de vi) O relatório de auditoria sobre o desempenho deve incluir informações actualizadas no tocante ao estado dos fundos de reserva. Além disso, deve também incluir definições de termos técnicos usados (por exemplo, realizações parciais). e) Diversos 40. Não havendo outro ponto a ser considerado, a reunião foi encerrada às 18:10 horas.