CONSELHO EXECUTIVO Vigésima Sétima Sessão Ordinária 7 12 de Junho de 2015 Joanesburgo, ÁFRICA de SUL EX.CL/895 (XXVII)iii Original: Inglês

Transcrição

1 AFRICAN UNION UNION AFRICAINE UNIÃO AFRICANA Addis Ababa, ETHIOPIA P. O. Box 3243 Telephone Cables: OAU, ADDIS ABABA Fax: AD /67/9/10 CONSELHO EXECUTIVO Vigésima Sétima Sessão Ordinária 7 12 de Junho de 2015 Joanesburgo, ÁFRICA de SUL EX.CL/895 (XXVII)iii Original: Inglês RELATÓRIO DO SUBCOMITÉ DO CRP SOBRE A REFORMA ESTRUTURAL DA CUA

2 AFRICAN UNION UNION AFRICAINE UNIÃO AFRICANA RELATÓRIO DO SUBCOMITÉ DO CRP SOBRE A REFORMA ESTRUTURAL DA CUA 22 de Maio de 2015 Adis Abeba, Etiópia Original: Inglês

3 RELATÓRIO DO SUBCOMITÉ DO CRP SOBRE REFORMA ESTRUTURAL INTRODUÇÃO 1. De recordar que o Subcomité Conjunto do CRP de Questões Administrativas e Orçamentais e de Reformas Estruturais criou em Duala, Camarões, um Grupo de Trabalho Técnico (GTT), composto por representantes de dez (10) Estados-membros das cinco regiões nomeadamente: Região Estado-membro Representante Oriental Central Norte Austral Ocidental Etiópia Sudão Camarões Chade Egipto Mauritânia Malawi Moçambique Senegal Sierra Leone Sr. Eshete Tilahun Sr. Husni Mustapha Sr. Theodore Njikam Sr. Abakar Outman Sr. Ahmad Sharief Sr. Ahmed Abdelaziz Sr. Ahmedou Beibatt Sra. Doreen Chavula-Kapanga Sra. Komlongela Sr. Joseph Chisala Sra. Sandra Andrade Sr. Assane Sougou Sr. Amos H. Coker 2. Os membros da Comissão que participaram na análise e avaliação da estrutura foram das seguintes Direcções: Administração e Gestão dos Recursos Humanos; Programação, Orçamento, Finanças e Contabilidade; Política Estratégica, Planificação, Monitorização e Mobilização de Recursos; Mulher, Género e Desenvolvimento; Gabinete de Auditoria Interna; Gabinete do Presidente; e Gabinete do Vice-presidente 3. Os membros da Bain & Company que facilitaram a consultoria deste projecto, incluindo a análise dos dados foram os Senhores Tim Hill, Bryan Mezue e Obi Igwe. 1

4 4. Em conformidade com os Princípios de Concepção aprovados, adoptados pelos Subcomités Conjuntos do CRP, o GTT foi incumbido de analisar e avaliar a Estrutura da Comissão e dos seus Escritórios, com o objectivo de ter uma organização eficiente e eficaz que possa fazer face ao novo mandato, conforme mencionado na Agenda 2063 e no Plano Estratégico Decenal. 5. Em conformidade com estas directivas, o Grupo de Trabalho Técnico realizou mais de 40 entrevistas aos líderes e Gestores da CUA de todos os Departamentos, Direcções e Responsáveis dos Escritórios Técnicos, Regionais e de Representação incluindo a Agência de Planificação e Coordenação da NEPAD; um levantamento de mais de 400 participantes, funcionários internos e, finalmente, realizou uma análise das lacunas e uma avaliação comparativa dos resultados tendo-os comparados a instituições semelhantes. 6. Como resultado do trabalho efectuado o Grupo de Trabalho Técnico apresentou o seu Relatório de Avaliação sobre o Modelo de Reestruturação do Funcionamento da CUA e um Anexo Detalhado Superstrutura e Estruturas de Nível N-2 da Comissão para apreciação pelos Subcomités Conjuntos do CRP de Questões Orçamentais e Estruturais. A. PARTICIPAÇÃO 7. O Subcomité Conjunto do CRP em Makelle, Etiópia, foi presidido por S.E. Embaixador Albert Yankey, Embaixador e Representante Permanente da República de Gana junto da UA e posteriormente o Subcomité de Estruturas do CRP, a 22 de Maio de 2015, foi presidido por S.E. Sr. Arcanjo Maria do Nascimento, Embaixador e Representante Permanente da República de Angola junto da União Africana. 8. Participaram nas reuniões os seguintes Estados-membros: Argélia Comores Gâmbia Mali Seychelles Tunísia Angola Congo Gana Mauritânia Sierra Leone Uganda Benim Côte d Ivoire Guiné Moçambique África do Sul Zâmbia Botsuana RDC Quénia Níger Sudão Zimbabwe Burkina Faso Djibuti Lesoto Namíbia Suazilândia Burundi Egipto Libéria Ruanda Tanzânia Camarões Guiné Líbia RASD Togo Equatorial Chade Etiópia Malawi Senegal Sudão do Sul B. DISCURSO DE ABERTURA 9. No seu discurso de abertura o Director da Administração e Gestão dos Recursos Humanos agradeceu o Presidente e os Representantes dos Estados-membros pelo seu interesse e participação neste importante projecto que irá traçar o rumo futuro da União Africana. Apelou fortemente a todos os membros do Subcomité para participarem activamente nas discussões com vista a assegurar a apropriação dos 2

5 resultados por todos os Estados-membros. Mencionou que o principal ponto da agenda é rever, debater e acordar sobre o relatório e o Anexo para apreciação pelo Comité dos Representantes Permanentes e Conselho Executivo durante a sua próxima sessão antes da Cimeira de Junho de 2015 na África do Sul. 10. Destacou ainda que o processo terá duas fases após a Cimeira, com vista à continuação da reestruturação de toda a União Africana. Em relação às implicações financeiras, o Director informou à reunião que, embora haja um acréscimo de aproximadamente 3.3 Milhões de $EU, o montante será auto financiado e isto não terá implicações financeiras nas Contribuições dos Estados-membros. Isso seria baseado em tomar vantagem de plano de reforma nos próximos cinco anos, bem como a introdução de uma melhor utilização dos recursos e instalações automatizadas que a Comissão já tinha começado a implementar. 11. Após a apresentação do Director, os representantes da Bains and Company Srs. Tim Hill e Bryan Mezue, manifestaram o seu agradecimento por terem tido a oportunidade de trabalhar com a União Africana e apresentaram os seguintes conteúdos em relação ao Relatório e Anexo submetidos aos membros do Subcomités conjuntos: C. CONTEXTO 12. Para cumprir com sucesso a sua estratégia, qualquer organização deve garantir que tenha estabelecido o modelo operacional certo ou seja, as pessoas certas no lugar certo a fazer as coisas certas. O modelo operacional é, portanto, a combinação da estrutura (ou seja, o organograma e as relações de subordinação), prestação de contas, governação, formas de trabalho (comportamentos e cultura) e capacidades (pessoas, processos e tecnologia) que permite que uma organização cumpra com os seus planos. 13. Com o desenvolvimento da Agenda 2063 e o Plano de Implementação Decenal, há portanto uma necessidade urgente de reestruturar a CUA. Com efeito, a estrutura existente (com base na Estrutura de Maputo) deve ser adaptada de modo a: Alinhar melhor às prioridades da Agenda 2063; Ser mais eficiente (ou seja, eliminar a duplicação de responsabilidades e a sobreposição de funções); Ser mais eficaz (ou seja, produzir maior impacto para o benefício dos Estados-membros e do povo africano). 3

6 Figura1: Falta de alinhamento da estrutura actual com as prioridades estratégicas 14. Para solucionar estes problemas, a Comissão teve de desenvolver uma abordagem plurianual, multifacetada, abrangendo não só a estrutura mas todos elementos da sua operação modelo, estrutura, governação, responsabilidades, formas de trabalho e capacidades (recursos). Dentro deste plano, o trabalho até à data tem-se centrado na avaliação da estrutura actual, no desenvolvimento de princípios de concepção e na concepção da estrutura ao nível N-2. O Trabalho combina as acções que podem ser realizadas rapidamente e registem progressos, bem como o início do trabalho relativo às questões mais fundamentais (por exemplo: relacionamento com as CER), o que exigirá maior empenho. 15. Embora a restruturação tenha sido tentada no passado, a abordagem é fundamentalmente diferente dado: O destaque relativo ao alinhamento da Visão e Prioridades da CUA (i.e. A Agenda 2063; O empenho demonstrado a todos os níveis; A abordagem participativa com os Estados-membros (Por exemplo: os Estados-membros foram incluídos no Grupo de Trabalho Técnico e estiveram envolvidos ao longo de todo o processo; A forte tendência para a acção (apetite para considerar acções das quais não se arrependeriam desde o início. 16. Além disso, há um forte destaque na abordagem da CUA de provar que oferece uma boa relação custo/benefício ao Estados membros, proporcionando uma eficácia reforçada dentro da estrutura de custos existente ou seja nenhum aumento do custo líquido proveniente das mudanças propostas. 4

7 D. RESULTADOS DO DIAGNÓSTICO 17. O processo de diagnóstico foi abrangente, incluindo um workshop de 3 dias com representantes dos Estados-membros, mais de 45 entrevistas com os dirigentes superiores da CUA, um inquérito feito a toda a organização (~ 400 entrevistados) e uma análise orientada dos dados existentes da CUA. 18. A conclusão principal foi que, embora a CUA tenha pontos fortes que podem servir de base, (por exemplo: compromisso comum relativamente a uma visão panafricana da UA), a Comissão não está actualmente organizada para concretizar a Agenda Os desafios identificados foram resumidos da seguinte forma: Anexo 2: Questões a abordar identificadas no diagnóstico 20. Essenciais entre esses desafios, foram: Estrutura (incluindo superstrutura): A estrutura não está alinhada às prioridades da CUA; a estrutura de facto desviou-se significativamente da Estrutura de Maputo; Interacção: Há responsabilidades pouco claras, particularmente com organizações irmãs (por exemplo as CER); Prestação de Contas: Há falta de clareza na prestação de contas, em particular, para os Comissários vs. Presidente e Vice-Presidente e Comissários vs. Directores; Colaboração: Há uma mentalidade de silo difundida com alguns mecanismos e incentivos para impulsionar a colaboração. 5

8 21. Estes foram, portanto, os desafios a ser tratados na fase inicial do projecto de reestruturação. E. RECOMENDAÇÕES INICIAIS DO GRUPO DE TRABALHO TÉCNICO 22. Para resolver esses problemas, a equipa desenvolveu um conjunto de diferentes opções com base nas melhores práticas internacionais e posteriormente avaliou-as em relação a um conjunto de princípios de concepção acordados com os Estadosmembros. Os princípios de concepção incluíram: Conformar-se no Acto Constitutivo e instrumentos jurídicos; garantir a representação correcta das regiões, género, países e línguas; e centrar-se na eficiência e alinhamento com a Agenda Com base na avaliação das opções em relação a estes princípios, o Grupo de Trabalho apresentou um conjunto de recomendações. a. Interacção com as CER e NEPAD: Lançar o processo para concordar sobre a divisão de responsabilidades com as CER e para definir como a NEPAD pode exercer melhor em relação às prioridades da CUA; e Lançar uma série de iniciativas de ganhos rápidos com as CER, por exemplo, calendário de eventos comuns, base de dados SharePoint ; as CER devem ser convidadas para as reuniões de estratégia da CUA como participantes activos. b. Estrutura Proposta para os Funcionários Eleitos da Comissão: Manter 10 Funcionários Eleitos e reorientar as pastas com base nas prioridades da Agenda 2063; Unir as pastas de Assuntos Económicos e Comércio e Indústria sob um Comissário com dois Directores; Criar um cargo de Vice-presidente encarregado pela coordenação e relação com as CER; e Incidir o papel do actual Vice-presidente nos serviços comuns e de apoio. c. Estrutura Directores: Criar 5 novos cargos de Director para alinhar as funções com a Agenda 2063 e aumentar a eficácia através de espectros de controlo mais gerenciáveis. 6

9 Gabinetes e Direcções Departamento Anexo 3: Recomendação inicial sobre os Directores Actuais Directores Directores Recomendados Paz e Segurança Estratégia de Paz e Assuntos Civis Operações de Paz - Força Africana em Estado de Alerta & PSOD Assuntos Políticos Assuntos Políticos Infra-estruturas e Energia Infra-estruturas e Energia Assuntos Sociais Saúde, Bem-estar e Nutrição Desenvolvimento Social Assuntos Económicos Assuntos Económicos Comércio e Indústria Indústria, Comércio e Mineração Economia Rural e Agricultura Agricultura, Desenvolvimento Rural e Ambiente Agricultura, Desenvolvimento Rural e Ambiente Gabinetes Técnicos Recursos Humanos, Ciência e Tecnologia Educação, Ciência e Tecnologia - PMO/Coordenação (sob o Novo Vice- Presidente) Director do Gabinete da Presidente Director do Gabinete da Presidente Secretário-Geral Secretário-Geral Administração e Gestão de Recursos Recursos Humanos, Protecção e Segurança Humanos Aquisições, Gestão de Sistemas de Informação (MIS) e Gestão Patrimonial Informação e Comunicação Informação e Comunicação SPPMERM SPPMERM PBFA PBFA DCMP DCMP Mulher, Género e Desenvolvimento Mulher, Género e Desenvolvimento Serviços de Protocolo Serviços de Protocolo Serviços Médicos Serviços Médicos Gabinete do Conselheiro Jurídico Gabinete do Conselheiro Jurídico Gabinete de Auditoria Interna Gabinete de Auditoria Interna Direcção de Cidadania e Diáspora Direcção de Cidadania e Diáspora d. Estrutura Divisão e Chefes de Unidades: Realinhar as divisões em conformidade com os princípios de concepção e redução da duplicação e sobreposição. e. Responsabilidades: Lançar o processo para elaboração conjunta de quadros de direito de decisão dos Comissários vs. Presidente e Vice-presidente, e Comissários vs. Directores. 7

10 f. Iniciativas de Eficiência: Lançar programa de poupança de eficiência direccionado à utilização optimizada das tecnologias, terceirização de serviços, e aumento das responsabilidades a toda a categoria Profissional equivalente a uma poupança de 5 M $EU por ano. Figura: Estrutura Proposta Departamentos 8

11 Anexo 5: Estrutura Proposta Direcções e Gabinetes F. IMPLICAÇÕES FINANCEIRAS 24. De acordo com a análise inicial prestada pela AHRMD, o impacto líquido das mudanças uma vez totalmente implementadas (3º Ano), é estimado numa poupança de 1,1 M $EU e uma poupança líquida de 0,4 M $EU no ano 1. 9

12 Figura: Estimativa do impacto financeiro resultante das mudanças G. COMENTÁRIOS DOS ESTADOS MEMBROS 25. Durante as discussões, os Membros dos Subcomités Conjuntos fizeram as seguintes observações e comentários: 26. Necessidade de reforçar o Centro Africano para o Estudo e Investigação sobre o Terrorismo (ACSRT), em Argel, e analisar o posto de Director-Adjunto do Centro como um Cargo Político ou de Representante Especial da Presidente, ao invés de recrutamento devido a sensibilidade do organismo continental, tendo em conta que o Director do Centro já é um Cargo Político; 27. Necessidade de considerar que o Presidente tenha autoridade sobre outros funcionários eleitos como Tesoureiro da União; 28. Necessidade de dar importância às questões de Género e Direito da Mulher, pode ser a criação de uma divisão dentro do Departamento de Assuntos Sociais; 29. A importância de explicar claramente no relatório como a implementação da nova estrutura será executada tendo em conta a natureza multifacetada da organização política, a necessidade de eficiência e os outros requisitos inseridos nos princípios básicos acordados em Duala; 30. O risco de que a implementação da nova estrutura seja considerada como uma ameaça e que esta seja abordada através de uma comunicação clara para todas as partes interessadas, de que o processo não é contra ninguém. 31. A necessidade de garantir que durante a implementação da nova estrutura, seja recrutado pessoal com o calibre adequado. 10

13 H. RESPOSTA DA COMISSÃO E DOS CONSULTORES 32. O Director de AHRM respondeu da seguinte forma: 33. As sugestões, comentários e contribuições dos Estados-membros foram acolhidas com agrado algumas serão reflectidas imediatamente no relatório, e outras serão cuidadosamente analisadas no decorrer do projecto e com a elaboração das recomendações em maior detalhe. Em particular: 34. Tomar boa nota dos comentários sobre o ACSRT e serão reflectidos no anexo para apreciação. 35. Em termos de autoridade do Presidente como Tesoureiro da União, parte do foco do projecto é sobre o esclarecimento dos direitos de tomada de decisão a todos os níveis da organização; outras recomendações serão desenvolvidas sobre este assunto nos próximos meses; 36. A preocupação sobre o fortalecimento da diversidade do género na organização será tida em conta. A Direcção do Género será reforçada em comparação com o mandato que lhe é conferido; 37. Tomou-se boa nota dos comentários sobre gestão de mudança. A resistência à mudança, bem como a gestão de riscos serão mitigados para garantir uma implementação bem-sucedida através de uma abordagem sistemática e abrangente de gestão de mudança. Isso inclui a monitorização das áreas principais de resistência e o desenvolvimento de intervenções específicas para tratar de questões, bem como uma estratégia de comunicação clara e rigorosa para todas as partes interessadas; 38. A necessidade de garantir um sistema de recrutamento e gestão de desempenho sólido é reconhecida como uma prioridade e está a ser tratada em paralelo. I. RECOMENDAÇÃO E CONCLUSÃO 39. O Subcomité de Estruturas do CRP recomenda que o CRP aprove o trabalho até à data, reconhecendo que é um trabalho em curso e sujeito a uma nova alteração e evolução, conforme o projecto continua. 40. Que existem áreas importantes que requerem uma investigação mais aprofundada, nomeadamente a relação entre a CUA e as CER e que o Grupo de Trabalho Técnico dê prioridade à questão nos próximos meses, juntamente com o desenvolvimento dos elementos do modelo de funcionamento descritos no plano. 41. Que é necessário engajamento detalhado contínuo ao longo dos próximos meses, tanto para ajustar e detalhar as recomendações, mas igualmente para garantir a adesão necessária das principais partes interessadas. 42. Que um relatório de actividades, incluindo os projectos de recomendações seja apresentado à próxima Cimeira, esclarecendo que estes estão sujeitos a mais desenvolvimento e revisão. 11

14 43. Recomenda que a Superstrutura e a Estrutura N-2 que cobre até os Chefes de Unidades sejam aprovadas pelo CRP e pelo Conselho Executivo, de acordo com o Relatório e documentos anexos apresentadas com o presente relatório. 12