Rua Afonso Cavalcanti, nº. 455 Bloco I Sala 615 Cidade Nova RJ CEP: Telefone: (0xx21) / FAX: (0xx21)

Transcrição

1 SUBSECRETARIA DE GESTÃO COORDENADORIA DE GESTÃO DE PESSOAS COORDENAÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS FLUXO OPERACIONAL DAS ROTINAS DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA DOS SERVIDORES DA SMSDC-RIO

2 Chefia de Serviço Escalas de Serviço mensais Fiscalizar a frequência diária ROTINA 1 ROTINA 5 Encerramento mensal do CP ROTINA 6 Seção de Pessoal (Recursos Humanos) ROTINA 3 Assinar o CP no início do expediente Servidores Registro mensal dos afastamentos ocorridos ROTINA 2 Lançamento dos dias de não exercício no CP ROTINA 4 Controlar a assinatura diária do CP Gerência de Pessoal (S/SUBG/CGP/CAP/GP) ROTINA 7 Requisição da retificação de frequência Conferência dos CPs ERGON Sistema Informatizado de Recursos Humanos Secretaria Municipal de Administração Consolida as informações ROTINA 8 ROTINA 9 Processamento da folha de pagamento 1. Remessa das escalas mensais pelas chefias A rotina 1 representa o início do processo de atestação e registro das frequências, repetidas mensalmente. Consiste na remessa das Escalas de Serviço para os órgãos locais de Recursos Humanos, sob responsabilidade das chefias imediatas de cada Setor ou Serviço. Estas ações visam atender inicialmente a Portaria S/CRH nº. 91/06, uma vez que os respectivos órgãos de RH consolidam as escalas encaminhadas para então remetê-las, em planilhas informatizadas, até o dia 20 de cada mês, à Coordenadoria de Gestão de Pessoas da SMSDC-RIO para fins de publicação.

3 A outra finalidade desta rotina refere-se ao controle dos dias nãotrabalhados, especialmente em se tratando dos profissionais Médicos, que serão registrados nos Cartões de Ponto (carimbos de folga) pela Seção de Pessoal. A operacionalidade desta rotina fica prejudicada geralmente por atrasos no envio das escalas por parte das chefias de serviços, o que faz com que os órgãos locais de Recursos Humanos não consigam atender o prazo de remessa estabelecido pela Portaria S/CRH nº. 91/ Processo de registro dos dias não-trabalhados no Cartão de Ponto Esta ação envolve o registro dos dias não-trabalhados relacionados às férias, às licenças, aos feriados, aos finais de semana e, sobretudo, às folgas no Cartão de Ponto. Não raro, em visitas às Unidades de Saúde são observados casos de falta de preenchimento integral relacionados às folgas. Na maioria destas Unidades as folgas são indicadas gradualmente, em vez do preenchimento completo antes de iniciar o mês com base nas Escalas de Serviço. Estas práticas são motivadas fundamentalmente também pelos atrasos de remessa das Escalas, principalmente, pelas alterações ocorridas, no decorrer do mês, nos horários de trabalho dos profissionais. Considerando que não pode haver rasuras nos CPs, os Agentes de Pessoal preferem não lançar as folgas no CP, vislumbrando possíveis mudanças na distribuição dos turnos dos profissionais, essencialmente, em relação aos Médicos. 3. Assinatura dos Cartões de Ponto pelos servidores Apesar da assinatura do CP, no início do expediente, ser um dever imprescindível dos servidores, verifica-se que esta prática não é usual. Constata-se que, mesmo estando presentes nas Unidades, não há comprometimento dos servidores em desempenhar esta obrigação, não obstante haja diversos informativos, alertando-os, neste sentido, quanto aos riscos de punições. Efetivamente, tais punições referem-se tão somente às fiscalizações realizadas pelo Órgão Central, que amiúde visitam os Núcleos de Pessoal a fim de conferir a assinatura dos CPs. Como metodologia destas fiscalizações, os dias anteriores ao da visita que não constarem assinatura são lançados, pelos próprios agentes da fiscalização, como faltas.

4 Muitas das vezes estas ações cometem injustiças, pois, em considerável número de casos, os servidores efetivamente trabalharam, porém, deixaram de cumprir com a obrigação de assinar o CP. Nestas hipóteses os servidores precisam solicitar a retificação das faltas para regularizar a situação. 4. Controle das assinaturas pelos Núcleos de Pessoal Como uma das atribuições principais, os Agentes de Pessoal devem exercer o acompanhamento diário das assinaturas dos servidores, representado pela rotina 4, a fim de garantir o adequado preenchimento no CP, anotando, oportunamente, as possíveis ocorrências de afastamentos, além de validar os registros de freqüência efetuados. Fisicamente, os CPs ficam mantidos dentro de fichários agrupados por ordem crescente de matrícula. Algumas Unidades, fixam horários, em cada turno, para que os servidores assinem os CPs, porém, a grande maioria estabelece até o final do expediente vespertino como prazo final para fazê-lo. Nos finais de semana, este controle é ainda mais frágil, tendo em vista que a maioria dos Núcleos, não tem servidores de plantão, atuando como Agentes de Pessoal, conferindo as assinaturas dos profissionais. Estas tarefas são repassadas aos Chefes de Equipe por meio de um modelo paralelo de Cartão de Ponto, e as assinaturas colhidas no próprio serviço. É recomendável que, ao chegar ao Núcleo de Pessoal, os servidores efetuem as assinaturas sempre com a supervisão direta do servidor lotado no órgão local de Recursos Humanos, evitando-se que os servidores assinem os dias anteriores, que estavam em branco, sem a devida informação a respeito do efetivo exercício. Os Núcleos de Pessoal, em geral, não costumam anotar os dias em branco, em que não há assinatura, como faltas. Mesmo que os profissionais assinem os dias não-trabalhados, a ratificação ou não destas ocorrências são de responsabilidade direta das chefias, mediante comunicação por Memorando. Nestes casos, as assinaturas indevidas são anuladas e computadas como faltas. 5. Fiscalização das chefias imediatas Como destaque na ação rotineira das chefias médicas sobre o efetivo exercício dos profissionais de saúde, tem-se que há diversas situações, notadamente

5 em Unidades Hospitalares, em que estes precisam cobrir faltas ou afastamentos para que a continuidade dos serviços não seja totalmente comprometida. Nestas Unidades, apurou-se também que as chefias dos serviços nem sempre têm condições de verificar todos os profissionais que constam da Escala de Serviço, principalmente, nos turnos noturnos e em finais de semana ou feriados. Nestes casos, esta atribuição depende de informações dos Chefes de Equipe. Verificou-se que a carga horária cumprida pelas chefias não é rígida, em função das demandas provocadas pelos serviços e dos citados problemas de desfalque de pessoal que costumam acontecer. Algumas chefias precisam, às vezes, consultar documentos emitidos pelos profissionais durante o turno trabalhado, como prontuários, para atestar o efetivo exercício destes. 6. Registro mensal dos afastamentos de servidores pelos Núcleos de Pessoal Nesta etapa, rotina 6, são examinados os documentos utilizados para registrar as ocorrências de faltas e impontualidades, os quais fazem parte do processo de encerramento mensal dos CPs, no âmbito dos Núcleos de Pessoal. Tais planilhas são remetidas para a Gerência de Pessoal da Coordenação de Administração de Pessoas da SMSDC-RIO para fins de cadastro no sistema ERGON. 7. Solicitação de retificação das freqüências Como direito facultado em casos de equívocos no lançamento das freqüências no Cartão de Ponto, o servidor pode requerer a sua retificação à Gerência de Pessoal da Coordenação de Administração de Pessoas da SMSDC-RIO, no prazo máximo de 30 dias da ocorrência da falta. Devido ao número grande de requerimentos neste sentido, em função, sobretudo, das fiscalizações de ponto, a SMA instituiu a Resolução nº , de 11/04/2006, que estabeleceu que o servidor poderá proceder ao requerimento para, no máximo, 03 faltas por ano, em vez de 3 faltas por mês, como era aceito anteriormente pelo já citado Decreto nº /78. Nestas situações, os profissionais interessados precisam juntar documentos comprobatórios a fim de justificar os dias trabalhados, o que inclui a anexação da escala de serviço.

6 8. Registro das ocorrências no ERGON Como processo final do fluxo de controle de freqüência dos servidores municipais, no âmbito da SMSDC-RIO, os registros procedentes dos Núcleos de Pessoal, são inseridos, pela Gerência de Pessoal da Coordenação de Administração de Pessoas, no sistema ERGON.