TIPO DE PROCESSO: CONSULTA EXTERNA ESPECIAL

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1 Padrão Operacional Base TIPO DE PROCESSO: CONSULTA EXTERNA ESPECIAL CONSULTAS ADVINDAS DE ÓRGÃOS PÚBLICOS. ATENDE O DECRETO Nº DE 17 DE JULHO DE 2017, ART. 2º. Pag.1

2 DESCRIÇÃO DO TIPO DE PROCESSO NOME DO TIPO DE PROCESSO: CONSULTA EXTERNA ESPECIAL 1 Descrição: Criado para atender o Decreto nº de 17 de julho de 2017, art. 2º: Art. 2º Salvo disposição legal em contrário, os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal que necessitarem de documentos comprobatórios da regularidade da situação de usuários dos serviços públicos, de atestados, de certidões ou de outros documentos comprobatórios que constem em base de dados oficial da administração pública federal deverão obtê-los diretamente do órgão ou da entidade responsável pela base de dados, nos termos do Decreto nº 8.789, de 29 de junho de 2016, e não poderão exigi-los dos usuários dos serviços públicos. ATENÇÃO Este tipo de processo não deve ser utilizado para os seguintes casos: o Solicitações de informações não advindas de órgãos públicos; o Pedidos de informações sobre o próprio Crea-RS; o Solicitações de diligências ou denúncias destinadas à Fiscalização. Documentos recebidos por correspondência vindos do Poder Judiciário/Trabalho devem ser registrados, como habitualmente feito em papel, e enviados (envelope fechado) para a Supervisão NS Civil e Trabalhista SCTR (Dr. Fernando Schiafino). INFORMAMOS QUE ESSE PADRÃO É RESPONSÁVEL APENAS PELA ENTRADA DA DOCUMENTAÇÃO, ELE NÃO ESTABELECE SE O FUNCIONÁRIO DEVE OU NÃO INCLUIR OUTROS DOCUMENTOS APÓS A INCLUSÃO DA SOLICITAÇÃO (OFÍCIO, DESPACHO,...) NEM PARA ONDE ELE DEVE MANDAR O PROCESSO. ESSA INFORMAÇÃO DEVE SER PADRONIZADA PELA ÁREA RESPONSÁVEL PELA RESPOSTA E DEVIDAMENTE REPASSADA ÀS ÁREAS QUE REGISTRAM ESSES PROCESSOS. INFORMAÇÕES IMPORTANTES Demandas atendidas por esse processo e prazos: Informações sobre profissionais e/ou empresas registradas ou com visto no Conselho (ativos ou não); ou Informações de pessoas físicas e/ou jurídicas que, apesar de não registradas no Conselho, constem como parte em processos e/ou procedimentos registrados Crea-RS. o Demandas oriundas do Judiciário e do Ministério Público (modalidades A e B) devem ser respondidas no prazo citado pelo órgão no documento. 1 Esta versão atualiza as anteriores que foram editadas a partir da análise do NFPR, do GEXG e do Assessor Jurídico do Crea-RS, Fernando Schiafino. Pag.2

3 o Demandas de Órgão do Poder Executivo - Federal, e Municipal e de outros órgãos (modalidade C e D), de menor complexidade, devem ser respondidas conforme prazo estipulado pela área demandante da resposta. Modalidade Poderes Esferas Exemplos de órgãos (A) Judiciário Federal Justiça Federal/ e suas subdivisões (B) (C) Executivo Federal Federal Ministérios Públicos Governos e suas subdivisões Ministérios Municipal Secretarias (D) Legislativo Federal Municipal Senado e suas subdivisões Câmaras dos Deputados e suas subdivisões Câmaras de Vereadores e suas subdivisões (D) Outros Federal Outros órgãos de Fiscalização profissional Entidades, Associações, Sindicatos de Classe Informações Restritas e Sigilosas: A disponibilização e entrega aos órgãos solicitantes de dados e informações restritas ou sigilosas é responsabilidade da área administrativa que responderá a solicitação. Área Dona do Processo: Por ser um tipo de processo de uso geral (várias unidades receberão demandas através do mesmo), cada área demandante desse Tipo de Processo deverá, com base nesse desenho padrão, padronizar (através de POP específico) a etapa PADRÃO OPERACIONAL DE PROCEDIMENTO POP informando o que mais, além do determinado pelo presente POP, deve ser incluído pelo funcionário ao registrar o processo no SEI. Quem pode solicitar as informações que devem ser registradas neste Tipo de Processo: Órgãos públicos de todas as esferas de poderes (ver exemplos no quadro de modalidades) Quem deve iniciar o processo: Segundo o item 16.3 do Manual de Normas e Procedimentos Administrativos do SEI no Crea-RS Todos os documentos formalmente encaminhados ao Crea-RS ou a seus integrantes, no desempenho de suas funções [...], serão digitalizados e capturados para o SEI de acordo com sua especificidade e devem ser registrados pela unidade (área) que os recebeu, salvo documentos recebidos pela Triagem. o Quando demanda recebida pelo Correio: Normalmente Setor de Triagem e Inspetorias o Quando demanda entregue no balcão de atendimento: Protocolo e Inspetorias Pag.3

4 o Quando demanda recebida por ou entregue por Oficial de Justiça: o funcionário que recebeu o documento inicial, independente da área em que realiza suas atividades. Base Legal: Decreto nº de 17 de julho de 2017, art. 2º. Nível de Acesso: Restrito Todos os processos que se enquadram nessa Tipologia iniciarão restritos e serão devidamente reclassificados para público na área responsável pela resposta da demanda. RESPONSABILIDADES NO RECEBIMENTO DA DOCUMENTAÇÃO Funcionário Receptor: 1. Quando recebido por: a) Correio: Conferir se o envelope 2 não está violado e se realmente é destinado ao Crea- RS. Datar o recebimento, informar o horário, assinar e informar sua matrícula no envelope (cuidar para não ocultar informações). b) Salvar o arquivo em PDF ( + anexo se houver) c) Oficial de justiça ou entrega de documento em mãos (balcão): Datar o recebimento, informar o horário, assinar e informar sua matrícula na frente do documento (cuidar para não ocultar informações). 2. Recebimento do documento de solicitação (normalmente OFÍCIO) Caso venha assinado em punho pelo órgão: Digitalizar o documento imediatamente. Caso venha assinado digitalmente pelo órgão: Regra: Salvar o arquivo eletrônico do documento no computador: o No próprio documento há a indicação de como fazer a conferência eletrônica, ao fazê-la salve o arquivo eletrônico do documento em seu computador e use-o no processo como nato-digital ao invés de digitalizar o documento recebido. Exceção: Digitalizar o documento físico recebido Identificar, a partir do teor do documento, se a solicitação do documento se encaixa no Tipo de Processo Consulta Externa Especial. 2 O envelope é o único comprovante da data de recebimento do documento, é a partir dos dados informados nele que o Crea-RS conta o prazo estipulado pelo órgão. 3 Quando optar pela digitalização as regras para inclusão de documentos digitalizados devem ser seguidas Manual Prático do SEI nº 9 Orientações para Digitalização e Autenticação de Documentos Digitalizados. Pag.4

5 4. Identificar se o documento é parte de processo já existente ou deve gerar processo novo. Se identificar que o documento faz parte de um processo anterior o mesmo deve ser incluído no processo ao qual pertence. 5. Identificar a área que realmente deve responder pela demanda 6. Iniciar o processo no SEI A montagem do processo está descrita no item Padrão Operacional de Procedimentos POP (Base) presente neste material). Ao receber o processo via SEI, a área responsável pela resposta deve: 1) Conferir se o Padrão Operacional foi seguido; 2) Analisar se o processo realmente é restrito, se não for mudar imediatamente o Nível de Acesso do processo para Público; 3) Cumprir os prazos de resposta; 4) Controlar a informação que saí do Conselho Indicar restrições e sigilos apontados no Manual Prático do SEI nº 8 (8.4). Dúvida devem ser enviadas via processo eletrônico à Ouvidoria que, caso necessário, enviará questionamento ao Jurídico do Conselho. PADRÃO OPERACIONAL DE PROCEDIMENTO POP (BASE) PASSO A PASSO PARA INICIAR O PROCESSO NO SEI: Por se tratar de um processo onde não há Dono de Processo específico os passos abaixo não poderão ser alterados pelas áreas que respondem às demandas, essas áreas poderão apenas incluir novos passos na ordem correta de acontecimentos, fundamentando a resposta e observando a prática de gerenciamento das informações. 1º passo: Iniciar Processo: Tipo do Processo: GERAL: CONSULTA EXTERNA ESPECIAL Especificação: Nº do IC (Inquérito Civil), do IP (Inquérito Penal), do Processo (ou informação equivalente indicado no documento inicial). Interessado: Nome do órgão Solicitante 2º passo (a): Incluir Tipo de Documento (Externo): ENVELOPE Número/Nome na árvore: Correspondência recebida em [...] Remetente: Nome do órgão que enviou (b): Incluir Tipo de Documento (Externo): Número/Nome na árvore: Recebido em [...] Pag.5

6 Remetente: Nome do órgão que enviou (C): Quando oficial de justiça ou entrega no balcão ir direto para o 3º passo. 3º passo: Incluir Tipo de Documento (Externo): OFÍCIO 4 Número/Nome na árvore: Nº do ofício + nº do processo no órgãos que o envia. o Se não houver espaço dê preferência ao nº do IC, IP, Processo (ou equivalente) Isso deve acontecer pois em caso de reclamações de não recebimento de retorno ou necessidade de conferência se o presente documento é um processo novo ou se faz parte de um já existente, o órgão normalmente envia novo documento, mas não cita o nº do ofício anterior, cita somente o nº do processo (facilita a busca para inclusão de novo documento ao processo já existente). Remetente: Nome do órgão o Caso o ofício tenha vindo por documento eletrônico é obrigatória a conferência por parte do usuário receptor da veracidade do documento via endereço citado no próprio documento. Atenção: Caso os documentos tenham vindo em meio físico e tenham que ser digitalizados para serem incluídos no processo eletrônico é obrigação do funcionário incluir os documentos imediatamente no processo e autenticá-los eletronicamente com o uso de certificado digital. 4º passo e outros: Enviar o processo à unidade administrativa que deverá responder a demanda. EXEMPLOS DE SOLICITAÇÕES, OBJETOS DESTE TIPO DE PROCESSO, FEITAS AO CREA-RS De acordo com o Setor de Triagem, consulta feita em abril de 2019, os órgãos públicos e assuntos mais registrados neste Tipo de Processo em 2018 são: Informações sobre ARTs em aberto de uma determinada empresa; Existência de obras ativas de uma determinada empresa; Obras em andamento em nome de empresa; Lista de todas as situações de ARTs da empresa; Relação de Obras ou ARTs realizadas por determinado profissional; Solicitações de listagem de profissionais de uma determinada área (civil, elétrica) aptos a realizarem perícia; Solicitações de dados cadastrais de profissionais; Relação dos profissionais Responsáveis Técnicos por determinada empresa; Se determinada pessoa possui registro no CREA-RS; Relação de ARTS em nome do profissional. 4 Normalmente essas solicitações são feitas através de ofício, mas nada impede de que um órgão envie através de outro como: despacho, solicitação, descrição. Não esquecer que quando anexo de um documento principal este deve ser incluído como um anexo e não como um documento principal. Pag.6