MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO IST

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1 DO IST 018

2 Manual de Procedimentos Volume 1 INTRODUTÓRIO

3 ÍNDICE Volume Designação Vol. 1 Introdução Vol. Assessorias ao Conselho de Gestão Vol. Área para a Qualidade e Auditoria Interna Vol. 4 Direção Orçamental e Patrimonial 4.1 Assessoria Técnica 4. Compra e Aprovisionamento 4. Património Vol. 5 Direção Contabilística 5.1 Assessoria Técnica 5. Execução Orçamental 5. Contabilidade 5.4 Tesouraria Vol. 6 Direção de Projetos 6.1 Gabinete de Apoio Técnico a Projetos e ao Investigador 6. Projetos Nacionais 6. Projetos Internacionais 6.4 Projetos do IPFN 6.5 Projetos DECivil Vol. 7 Direção de Apoio Jurídico Vol. 8 Área de Estudos, Planeamento e Qualidade (PDF, 1,1MB) 8.1 Estatística e Prospetiva 8. Estudos e Projetos Vol. 9 Serviços de Saúde do IST (PDF, 69KB) Vol. 10 Secretariado do Conselho de Gestão (PDF, 49KB) Vol. 11 Direção de Recursos Humanos (PDF, 1KB) 11.1 Assessoria Técnica (PDF, 967KB) 11. Área de Gestão de Recursos Humanos (PDF, 451KB) Docentes e Investigadores (PDF 1,41MB) 11.. Técnicos e Administrativos e Bolseiros (PDF,,77MB) 11.. Remunerações e Proteção Social (PDF, 1,78MB) Prestação de Trabalho (PDF, 1,5MB) Atendimento e Documentação (PDF,,75MB) Vol. 1 Área de Serviços Administrativos do CTN (PDF 0,97MB) 1.1 Projetos e Recursos Humanos do CTN 1. Recursos Financeiros do CTN 1. Assessoria do CTN 1.4 Apoio Técnico e Logístico do CTN Vol. 1 Laboratório de Engenharia Nuclear 1.1 Operação do Reator Português de Investigação 1. Proteção Radiológica do Reator Pt de Inv. Verificado: Cecilia Moreira Página:

4 Volume Designação 1. Dinâmica Aplicada Vol. 14 Laboratório de Proteção e Segurança Radiológica 14.1 Núcleo Operacional de Proteção Radiológica 14. Radioatividade Ambiente 14. Metrologia e Dosimetria Vol. 15 Laboratório de Aceleradores e Tecnologias de Radiação 15.1 Radioesterilização 15. Aceleradores 15. Instrumentação Nuclear Vol. 16 Área de Gestão de Recursos Humanos e Académicos do TP (PDF, 980KB) Vol. 17 Área de Gestão Administrativa e Financeira do TP (PDF, 879KB) 17.1 Biblioteca do Tagusparque (PDF, 49KB) Vol. 18 Apoio Geral do TP (PDF,664KB) Vol. 19 Gestor de Edifício do TP (PDF,KB) Vol. 0 Informática do TP (PDF, 06KB) Vol. 1 Direção Técnica 1.1- Gestores de Edifícios 1.- Área de Apoio Geral 1..1 Serviços Gerais 1.. Gestão e Acompanhamento de Contratos 1.. Alojamentos 1. Área de Instalações e Equipamentos 1..1 Obras 1.. Manutenção 1.. Segurança, Higiene e Saúde 1.4 Área de Bibliotecas Arquivo e Centro de Congressos Arquivo 1.4. Gestão Museu e Centro de Congressos Vol. Direção Académica.1 Área de Graduação. Área de Pós-Graduação. Gabinete de Organização Pedagógica.4 Desenvolvimento Académico (GATU), (PDF, 756KB).5 Gabinete de Formação ao Longo da Vida Vol. Direção de Aplicações e Sistemas de Informação.1 Aplicações e Processos. Integração e Arquitetura de Software. Design e Multimédia Vol. 4 Direção de Infraestruturas Computacionais 4.1 Sistemas 4. Redes e Comunicações 4. Suporte ao Utilizador Verificado: Cecilia Moreira Página:

5 Volume Designação Vol. 5 Área de Assuntos Internacionais 5.1 Mobilidade e Cooperação Internacional 5. Relações Internacionais Vol. 6 Área de Comunicação, Imagem e Marketing 6.1 Gabinete de Comunicação e Relações Públicas 6. Apoio ao Estudante Vol. 7 Área de Transferência de Tecnologia (PDF, 1,14MB) 7.1 Parcerias Empresariais 7. Propriedade Intelectual Verificado: Cecilia Moreira Página: 4

6 ENQUADRAMENTO As atividades dos organismos públicos sempre foram objeto de controlo, nomeadamente nos aspetos relacionados com a arrecadação das receitas e no controlo das despesas públicas, ou seja, nos aspetos orçamentais e de tesouraria. No entanto, com a aprovação SNC-AP, ficou determinado que O sistema de controlo interno a adotar pelas entidades públicas engloba, designadamente, o plano de organização, as políticas, os métodos e os procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável (artº 9º, nº. 1). De facto, a capacidade de gestão de uma entidade não depende só da informação contabilístico-financeira disponível, depende também da informação administrativa e operacional. Independentemente da dimensão, nenhuma entidade pode exercer a sua atividade operacional sem ter implementado um qualquer sistema de controlo interno. Tal sistema deverá ser tanto mais desenvolvido quanto maior for a entidade e mais complexas forem as atividades desenvolvidas. No entanto, convém referir que, a existência de um bom sistema de controlo interno não torna a entidade imune a situações tão diversas como a ocorrência de erros, irregularidades, fraudes ou inconformidades. A excelência do desempenho organizacional prossupõe a existência de um repositório de conhecimento acumulado e sistematicamente atualizado, cujos conteúdos sejam de utilização eficaz e eficiente em qualquer momento e em qualquer circunstância. Por outro lado, e de acordo com os padrões e orientações europeias da ENQA, a qualidade e a garantia da qualidade são responsabilidade, em primeiro Verificado: Cecilia Moreira Página: 5

7 lugar, das próprias instituições de ensino superior, sendo este Manual um contributo essencial para a garantia da qualidade. Com base nas boas práticas identificadas e atendendo ao sistema de informação a implementar, foi preparado um manual de procedimentos que pretende ser, antes de mais, uma ferramenta de apoio à implementação de um sistema de controlo interno eficaz em todas as suas áreas de atuação. Verificado: Cecilia Moreira Página: 6

8 HOMOLOGAÇÃO O Manual de Procedimentos do IST foi aprovado, pelo Conselho Diretivo, em 11 de março de 008 e a decisão foi divulgada através da Nota Informativa nº 16/08, de 1 de março. Em 017 procedeu-se à adaptação e reorganização dos seus volumes em consonância com o Regulamento de Organização e de Funcionamento dos Serviços de Natureza Administrativa e de Apoio Técnico do Instituto Superior Técnico (Diário da República,.ª série, de 14 de fevereiro de 017). A nova Estrutura Organizacional das Unidades de Missão e de Suporte do IST, em concomitância com a modernização administrativa veio impulsionar uma nova versão do Manual de Procedimentos, que visa promover a simplificação dos procedimentos, a transparência dos trajetos percorridos pela informação e o reconhecimento da informação pertinente, gerada durante a prossecução dos objetivos desta nova estrutura. Neste contexto, este documento reflete o trabalho desenvolvido pelos serviços do IST, tendo por base a necessidade de identificar e mapear os processos e descrever os procedimentos administrativos, contabilísticos e financeiros de diversas áreas, com vista à regulamentação, definição e harmonização dos mesmos. A elaboração de cada um dos volumes é da responsabilidade do próprio serviço. As propostas de alteração ao Manual de Procedimentos são elaboradas pelos respetivos serviços do IST, validadas pela Área para a Qualidade e Auditoria Interna e aprovadas pelo Conselho de gestão do IST. As disposições contidas neste Manual de Procedimentos são de cumprimento obrigatório por todos os funcionários e colaboradores do Instituto Superior Técnico na realização das tarefas e responsabilidades que lhes estão cometidas. Verificado: Cecilia Moreira Página: 7

9 Os procedimentos, de natureza administrativa e financeira, descritos nos vários volumes deste Manual revogam as normas internas, anteriormente em vigor no seio do IST, que incidam sobre os mesmos procedimentos, relativamente aos vários processos objeto de descrição. Verificado: Cecilia Moreira Página: 8

10 ESTRUTURA Este Manual descreve os procedimentos a adotar nos vários serviços do IST, constituindo, portanto, o documento de referência para a implementação e melhoria de desempenho desses serviços. O Manual de Procedimentos do IST espelha um conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, objetivos e orientações, que devem ser cumpridos e descreve ainda a forma como devem ser executados, quer individualmente, quer em conjunto. A nova estrutura do Manual de Procedimentos está organizada da seguinte forma: Volumes Capítulos Processos Sub-processos Procedimentos O Manual é constituído por Volumes. O Volume 1 Introdução, inclui o índice geral e a estrutura do Manual. Os restantes Volumes compreendem a totalidade de Serviços organizados e numerados sequencialmente com base no Organograma do IST, que se encontra no final deste documento. A organização dos Capítulos, depende da especificidade de cada serviço. Cada volume contém as seguintes informações: Princípios gerais, descrição das funções, responsabilidades e objetivo do serviço; Verificado: Cecilia Moreira Página: 9

11 Indicação da legislação geral ou específica aplicável; Mapa de atualização do documento; Descrição dos processos e procedimentos; Mapas de processos. Entende-se por processo uma atividade ou um conjunto de atividades que utilizam recursos para converter elementos de entrada em elementos de saída. Por sua vez, um subprocesso é uma tarefa ou um conjunto de tarefas levada a cabo de forma isolada, mas que faz parte integrante de um processo. Procedimento é a sequência de ações/instruções a seguir para tratar de um subprocesso e /ou, consequentemente, de um processo. Ao longo do manual podem surgir quadros com descrições que devem ser entendidos da seguinte forma: Procedimentos ou prazos de carácter obrigatório Procedimentos recomendáveis Procedimentos que incorrem em falta de conformidade Verificado: Cecilia Moreira Página: 10

12 Este manual é um documento aberto à inclusão extemporânea de nova informação, ou seja, sempre que o responsável considere a existência de novos e importantes processos e/ou procedimentos. Anualmente, durante o último trimestre, todos os Serviços procedem à revisão dos manuais sob sua responsabilidade, comunicando as respetivas atualizações à AQAI, que coordena o processo, valida a pertinência das alterações e as apresenta para aprovação superior. Verificado: Cecilia Moreira Página: 11

13 REVISÃO E DISTRIBUIÇÃO As propostas para elaboração de novos procedimentos, para revisão ou para eliminação de procedimentos existentes, deverão ser remetidas pelos responsáveis das Unidades de Exploração, Departamentos, Direções/Áreas/Núcleos, à Área para a Qualidade e Auditoria Interna, onde são analisadas sendo posteriormente obtido o parecer favorável do Conselho de Gestão. Após a sua aprovação, é da responsabilidade da AQAI validar a alteração proceder à republicação na página web. A identificação das alterações decorrentes de uma revisão será registada nos cabeçalhos e rodapés do próprio volume. E REVISÃO DE DOCUMENTOS Esta revisão entra em vigor após a sua aprovação e publicação na página da AQAI Verificado: Cecilia Moreira Página: 1

14 Parte: I Introdutória Volume: Único Revisão n.º 01 ORGANOGRAMA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS UNIDADES DE MISSÃO E DE SUPORTE DO IST Estrutura organizacional das unidades de missão e de suporte do Instituto Superior Técnico 1 Presidente Assessorias ao Conselho de Gestão Área para a Qualidade e Auditoria Interna Vice-Presidente para a Gestão Financeira/ Administrador Vice-Presidente Para a Gestão Administrativa/ Administrador Vice-Presidente para a Gestão do Campus Tecnológico e Nuclear Vice-Presidente para a Gestão do Campus do Taguspark Vice-Presidente para a Gestão de Instalações e Equipamentos/ Administrador Vice-Presidente para os Assuntos Académicos/ Administrador Vice-Presidente para as Tecnologias de Informação e Comunicação Vice-Presidente para os Assuntos Internacionais Vice-Presidente para a Comunicação e Imagem Vice-Presidente para o Empreendedorismo e Ligações Empresariais Direção Área de Serviços Área Gestão de Direção de Direção Orçamental Administrativos Recursos Humanos Apoio Jurídico e Académicos do TP Técnica e Patrimonial 1 1 do CTN 1 Área de Estudos Área de Gestão Assessoria Planeamento e Projetos e Recursos Administrativa e Gestores de Edifícios 4 Técnica Qualidade Humanos do CTN Financeira do TP 5 Compra e Recursos Financeiros Apoio Área de Apoio Geral Aprovisionamento Estatística e do CTN Geral do Taguspark Prespectiva Estudos e Gestor de Edifício Assessoria do CTN Património Projetos do Taguspark Serviços Gerais 5 Apoio Gestão e Técnico e Logístico Direção Serviços Informática Acompanhamento do CTN do Taguspark Contabilística de Saúde do IST de Contratos 1 Laboratório de Assessoria Secretariado Engenharia Nuclear Alojamentos Técnica do Conselho de Gestão 4 Operação do Reator Português Área de Instalações Execução Direção de de Investigação e Equipamentos Orçamental Recursos Humanos 1 Proteção Radiológica do Reator Português de Assessoria Investigação Obras Contabilidade Técnica Dinâmica Aplicada Área de Gestão de Manutenção Tesouraria Recursos Humanos Laboratório de Proteção e Segurança Radiológica Docentes e Segurança, Higiene Direção de Investigadores e Saúde Projetos Núcleo Operacional 1 de Proteção Radiológica Área de Bibliotecas Técnicos Arquivo e Centro de Gabinete de Apoio e Administrativos Congressos Técnico a Projetos e Bolseiros e ao Investigador Radioatividade Ambiente Remunerações e Arquivo Proteção Social Metrologia Projetos Nacionais e Dosimetria Gestão do Museu e Prestação Centro de Congressos do Trabalho Laboratório de Aceleradores e Tecnologias 4 Projetos Internacionais de Radiação Atendimento Projetos e Documentação do IPFN Radioesterilização Projetos Aceleradores DECivil Instrumentação Nuclear 1 De acordo com o regulamento de organização e funcionamento dos serviços de natureza administrativa e de apoio técnico do Instituto Superior Técnico, publicado em DR, anexo ao Despacho nº 150/017 de 14 de fevereiro, alterado pelo Despacho nº5765/018 publicado em DR ªsérie nº111 de 11 de junho de 018 Direção Académica Área de Graduação Área de Pós -Graduação Gabinete de Organização Pedagógica Desenvolvimento Académico (GATU) Gabinete de Formação ao Longo da Vida Direção de Área de Área de Área de Assuntos Aplicações e Sistemas de Informaçãos 1 Imagem e Marketing de Tecnologia Comunicação, Transferência Internacionais 1 Aplicações e Processos Integração e Arquitetura de Software Design e Multimédia Direção de Infraestruturas Computacionais Sistemas Redes e Comunicações Suporte ao Utilizador Unidades Coordenações de Serviços Coordenações de Contabilidade Gestão de Edifícios Mobilidade e Cooperação Internacional Relações Internacionas Laboratório de Análises do IST Área do Laboratório de Análises do IST Análises Gerais Aplicadas em Águas Análises de Compostos Orgânicos Metais e Preparação de Amostras Sólidas Gestão de Colheitas, Ambiente, Saúde e Segurança Microbiologia-Clássica e Novas Metodologias Gabinete de Comunicação e Relações Públicas Núcleo de Apoio ao Estudante Legenda: Estrutura não orgânica Direção de Serviços Serviço sob alçada de um Diretor Adjunto Área Parcerias Empresarias Propriedade Intelectual Microlab ISTARTLAB IST Press 4 Unidades Especializadas Núcleo/ Gabinete/ Serviço Serviços de natureza administrativa e de apoio técnico às Unidades Grau do cargo de direção intermédia 4 Oficinas do IST

15 Parte: I Introdutória Volume: Único Revisão n.º 01 ORGANOGRAMA GERAL DO IST