PLANEJAMENTO PDI PLANO DE AÇÃO. Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRODI

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1 PLANEJAMENTO PDI PLANO DE AÇÃO Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRODI 1

2 agenda Planejamento Planejamento de Longo Prazo - PDI Objetivos Metas Indicadores Planejamento de Curto Prazo - PA Ações Acompanhamento 2

3 objetivos da reunião revisar os objetivos do PDI repassar informações sobre o PDI elaborar objetivos para o PDI estabelecer metas e indicadores estabelecer uma forma de acompanhamento repassar informações sobre o Plano de Ação

4 planejamento e a gestão por que criar planos? por que a gestão precisa de planos? 4

5 planejamento e a gestão A função administrativa refere-se ao esforço de integração das outras funções construir o seu corpo social coordenar e harmonizar atos a Administração paira sobre todas as outras Jules Henri Fayol Francês 1916 Administração Industrial e Geral 5

6 planejamento e a gestão Em outras palavras, Administrar é prever organizar comandar coordenar controlar Jules Henri Fayol Francês 1916 Administração Industrial e Geral 6

7 planejamento e a gestão Prever é planejar importância do planejamento prever é já agir Organizar: é constituir o duplo organismo, material e social, da empresa é muni-la (a empresa) de tudo o que é necessário ao seu funcionamento é definir e estabelecer a estrutura geral da empresa... organização do corpo material organização do corpo social Jules Henri Fayol Francês 1916 Administração Industrial e Geral

8 planejamento e a gestão Comandar dirigir o pessoal constituído o corpo social, é preciso fazê-lo funcionar a finalidade do comando é obter o maior aproveitamento possível dos agentes que trabalham sob suas ordens Coordenar harmonizar esforços e ações para a perfeita realização do todo. compensação da divisão do trabalho. Controlar verificar se os trabalhos acontecem como previstos comparação com os padrões Jules Henri Fayol Francês 1916 Administração Industrial e Geral

9 planejamento e a gestão Planejamento Plan Ação (correção) Act Direção Do Controle Check

10 planejamento Por que criar planos em um uma organização como o IFRS? 10

11 planejamento DECRETO Nº 5.773, DE 9 DE MAIO DE Dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação de instituições de educação superior e cursos superiores de graduação e sequenciais no sistema federal de ensino. Art. 15. O pedido de credenciamento deverá ser instruído com os seguintes documentos II - da instituição de educação superior: a) comprovante de recolhimento da taxa de avaliação in loco, prevista na Lei no , de 19 de maio de 2004; b) plano de desenvolvimento institucional; c) regimento ou estatuto; e d) identificação dos integrantes do corpo dirigente, destacando a experiência acadêmica e administrativa de cada um. 11

12 planejamento Evolução temporal: Alunos Matriculados Relatório de Gestão Fonte: SIMEC, SISTEC e Pesquisa Institucional/IFRS 12

13 planejamento Exige Conhecimento da situação atual Reflexão e projeção de uma situação futura Pode ser elaborado em todos os níveis e em todos os tipos de organizações e instituições ser realizado com base no curto, médio e longo prazo 13

14 planejamento Forum de Desenv. Institucional Diretrizes para a Elaboração do PDI Plano Nacional de Educação naquilo que diz respeito às atividades fins dos Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia Plano Plurianual Termo de Acordo de Metas Lei de Diretrizes e Bases Lei de criação dos Ifs Diretrizes e Concepções dos IFs 14

15 exercício Reflexão Quais são os planos? Qual é a missão? Como o IFRS deseja ser visto? O que você a área deseja para os próximos 5 anos? 15

16 PDI Plano de Desenvolvimento Institucional 16

17 planejamento de longo prazo Os planos de Longo Prazo Planos sem um fim determinado Por exemplo: políticas, programas Planos com prazos determinados No caso do PDI = 5 Anos, conforme o MEC Empresas privadas = geralmente 2 a 5 anos 17

18 processo de planejamento Inicia-se a reflexão da situação atual Passa-se aos planos de longo prazo Elabora-se os planos de curto prazo Executa-se as ações Acompanha-se os planos 18

19 planejamento de longo prazo PDI Plano de Desenvolvimento Institucional Prazo definido 5 anos Objetivos e metas a serem alcançados Prazos para a execução das metas Indicadores = acompanhamento das metas 19

20 planejamento de longo prazo PDI Plano de Desenvolvimento Institucional Reunião do Fórum de DI 20

21 Metodologia para elaboração do PDI 21

22 Estrutura básica do PDI 22

23 Estrutura básica do PDI 23

24 Responsabilidades no PDI IFRS - PRODI - Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional 24

25 Passos da Metodologia do PDI IFRS - PRODI - Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional 25

26 Quais as Diretrizes? Termo de Termo de de Metas Metas, PPI Termo de Termo PDI de Metas Metas IFRS Termo de Termo Lei de Metas Metas Criação dos IFs Termo de Termo Outros de Metas documentos Metas (SINAES, Leis) Processo de Elaboração do PDI do IFRS 26

27 planejamento Planos com prazos determinados Plano de LP = 5 anos Plano de Curto Prazo 1 ano Ações = com prazo determinado dentro do plano de 1 ano Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 27

28 Metodologia básica para elaboração Negócio do Planejamento Estratégico Missão Visão Princípios Elementos Duráveis Elementos Mutáveis (periodicamente) Análise Ambiental Objetivos Controles Planos de Ação 28

29 planejamento de longo prazo Missão "Uma empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz; ela se define pela sua missão. Somente uma definição clara da missão é razão de existir da organização e torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa." Peter Drucker. 29

30 planejamento de longo prazo Missão da SLC O que deve fazer a empresa? "Desenvolver, produzir e comercializar produtos e serviços. Para quem deve fazer? "Destinam-se à agricultura." Para que deve fazer? "Visa à satisfação do cliente." Como deve fazer? "Usa tecnologia adequada e qualidade superior." Onde deve fazer? Considerando que a SLC atua no Brasil e exterior, decidiuse não ser necessário explicitar o onde, com a preocupação de manter o texto conciso, para facilitar a assimilação e consequente utilização. Qual responsabilidade social deve ter? "Contribuir para o incremento da produtividade agrícola, respeitando o indivíduo, a sociedade e o meio ambiente." 30

31 planejamento de longo prazo Missão da SLC A SLC S.A. indústria e Comércio, tem por missão desenvolver, produzir e comercializar produtos e serviços destinados à agricultura, com tecnologia adequada e qualidade superior, visando a satisfação do cliente, contribuindo para o incremento da produtividade agrícola, respeitando o indivíduo, a sociedade e o meio ambiente. 31

32 exemplos de missões Missão do IFSP Consolidar uma práxis educativa que contribua para a inserção social, à formação integradora e à produção do conhecimento. Missão do IFRJ Promover a formação profissional e humana, por meio de uma educação inclusiva e de qualidade, contribuindo para o desenvolvimento do país nos campos educacional, científico, tecnológico, ambiental, econômico, social e cultural. 32

33 exemplos de missões Missão do IFPR Promover a educação profissional e tecnológica, pública, de qualidade, socialmente referenciada, por meio do ensino, pesquisa e extensão, visando à formação de cidadãos críticos, autônomos e empreendedores, comprometidos com a sustentabilidade. Missão do IFFarroupilha Promover a educação profissional, científica e tecnológica por meio do ensino, pesquisa e extensão, com foco na formação de cidadãos críticos, autônomos e empreendedores, comprometidos com o desenvolvimento sustentável. 33

34 exercício Reflexão Quais são os planos do IFRS? Qual é a missão? Qual é a Visão? Quais são os princípios? 34

35 exercício 10 minutos Missão O que a Instituição deve fazer? Para quem deve fazer? Para quê deve fazer? Como deve fazer? Onde deve fazer? Qual responsabilidade social deve ter? 35

36 exercício Missão atual do IFRS Promover a educação profissional e tecnológica gratuita e de excelência, em todos os níveis, através da articulação entre ensino, pesquisa e extensão, para formação humanista, crítica e competente de cidadãos, capazes de impulsionar o desenvolvimento sustentável da região. PDI

37 exercício Primeira versão Promover a educação profissional, científica e tecnológica gratuita e de excelência, em todos os níveis e modalidades, através da articulação entre ensino, pesquisa e extensão, para formação humanista, crítica e competente de cidadãos, capazes de impulsionar o desenvolvimento sustentável. (PDI, 2009, revisado na reunião com Pró-Reitorias) Segunda versão Promover a educação profissional, científica e tecnológica gratuita e de excelência, em consonância com as demandas dos arranjos produtivos locais, em todos os níveis e modalidades, através da articulação entre ensino, pesquisa e extensão, para a formação humanista, crítica e competente de cidadãos que impulsionem o desenvolvimento sustentável. (PDI, 2009, revisado na reunião com Pró-Reitorias)

38 REVISÃO DA MISSÃO DO IFRS exercício Promover a educação profissional, científica e tecnológica, gratuita e de excelência, em todos os níveis e modalidades, através da articulação entre ensino, pesquisa e extensão, em consonância com as demandas dos arranjos produtivos locais, formando cidadãos capazes de impulsionar o desenvolvimento sustentável. (PDI, 2009, revisado na reunião com Pró-Reitorias)

39 exercício 10 minutos Visão Representa um estado futuro desejável da Instituição Como se pretende que a organização seja vista e reconhecida? É uma projeção das oportunidades futuras da organização e uma concentração de esforços na sua busca Determinam o rumo a ser seguido pela Instituição Identificam o que se deseja realizar São atemporais e indicam grandezas, sem quantificação

40 exercício 10 minutos Princípios Convicções claras e fundamentais que a empresa defende e adota como guia de gestão do seu negócio e devem ser reais (balizadores) Exemplos de temas para os princípios Ética Qualidade Parcerias Respeito ao meio ambiente Transparência Imagem Participação Comunitária Tecnologia 40

41 exercício 10 minutos Exemplos de Visão Pró-Reitoria de Extensão e Cultura/UFV Ser reconhecida como uma instituição de referência em suas ações de extensão e cultura em sintonia com os fins da universidade pública Outro exemplo Ser reconhecido pela sociedade como instituição financeira cooperativa, com excelência operacional e de gestão, voltada para o desenvolvimento econômico e social. 41

42 exercício Visão do IFRS Ser uma instituição de excelência em educação, ciência e tecnologia. (PDI,2009) 42

43 exercício Revisão Princípios do IFRS Legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (incluir nos princípios) Excluir as explicações dos demais princípios. Ética; Desenvolvimento Humano; Inovação; Desenvolvimento científico e tecnológico (sugestão de inclusão); Qualidade e Excelência; Autonomia; Transparência; Respeito; Compromisso Social.

45 análise ambiental 45

46 análise ambiental Quais são as forças? Quais são as fraquezas? Quais são as oportunidades? Quais são as ameaças? 46

47 análise ambiental da PROEN Uma situação externa que dá à AMBIENTE EXTERNO Opportunities (Oportunidades) empresa/área a possibilidade de atingir seus objetivos ou de melhorar sua posição competitiva e/ou sua rentabilidade Threats (Ameaças) Uma situação externa que pode impedir a empresa/área de atingir seus objetivos ou de melhorar sua posição competitiva e/ou sua rentabilidade AMBIENTE INTERNO Strenghts (Forças) Uma característica interna ou um ativo que dá à empresa uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes ou uma facilidade para atingir os objetivos Weaknesses (Fraquezas) Uma característica interna ou uma limitação em um ativo que coloca a empresa em situação de desvantagem em relação a seus concorrentes ou de dificuldade para atingir os objetivos. 47

48 exercício minutos Análise ambiental Definir as FORÇAS do IFRS Definir as FRAQUEZAS do IFRS Definir as OPORTUNIDADES do IFRS Definir as AMEAÇAS do IFRS 48

49 exercício 10 minutos Análise ambiental Analisar as definições realizadas pela Auditoria Operacional - CGU 49

50 PDI objetivos, metas e indicadores 50

52 exercício 20 minutos Análise da situação atual Analisar o atingimento dos objetivos do PDI (atual) Analisar cada objetivo Escrever, ao lado, se foi ou não conquistado Quais as dificuldades? 52

53 objetivos Qual a importância de se definir objetivos estratégicos apropriados para uma organização? 53

54 objetivos Os objetivos fornecem o fundamento para o planejamento, organização, motivação e controle Sem objetivos e sem sua comunicação efetiva, o comportamento das organizações pode tomar qualquer direção As organizações perseguem seus objetivos para assegurar os resultados para melhorar a si mesma e a sociedade 54

55 objetivos Conceito Objetivos são resultados quantitativos e qualitativos que a empresa precisa alcançar em prazo determinado, no contexto de seu ambiente, para cumprir sua Missão. 55

56 Missão Mensagem Externa Legitimidade para para os os investidores, consumidores, fornecedores, comunidade (stakeholders) Objetivos e Planos Estratégicos (Organização como um Todo) Objetivos e Planos Táticos (Cada Divisão ou Unidade de Negócios) Mensagem Interna Legitimidade, motivação, guia, guia, racionalidade e padrões para para as as pessoas Objetivos e Planos Operacionais (Cada Tarefa ou Operação) Os Níveis de Objetivos e Planos

57 objetivos Momento de escolher o futuro a ser construído, e essa escolha deve ser feita através da definição dos objetivos. Características dos Objetivos Coerentes Viáveis, porém desafiantes Aprazados Mensuráveis (quantitativamente e qualitativamente) Claros, explícitos e concisos Conhecidos e acreditados por toda a empresa Em número reduzido, para evitar dispersão 57

58 objetivos Para apoiar a redação dos Objetivos, sugere-se que sejam considerados cinco pontos: 1. Começar com um verbo de ação. 2. Especificar o resultado a ser alcançado. 3. Especificar a data limite para o resultado ser alcançado. 4. Ser o mais quantitativo possível, para permitir mensuração e posterior avaliação. 5. Especificar apenas "o que" e "quando" e não o "porque" e "como". 58

59 exemplos objetivos Objetivo de Crescimento Objetivo de Rentabilidade Objetivo de Participação de Mercado Objetivo de Produtividade Objetivo de Qualidade "Aumentar o faturamento em X % até 2018." "Atingir a rentabilidade de Y % até " "Ter Z % do mercado até " "Aumentar a produtividade em K% até " "Atingir o nível Q de qualidade até " 59

60 Objetivos Exemplo 1: Promover a capacitação dos servidores. Questões Quantos? Em quanto tempo? Exemplo 2: Capacitar 50% dos servidores TNS em Administração Pública até o final de Questões Quantos? 50% Em quanto tempo? 3 s Difícil avaliação e acompanhamento Facilita a avaliação e o acompanhamento 06/06/2013 Seminário - Planejamento IFRS 60

61 Planos de Ação A ponte entre a intenção e a realização é a Ação. De nada adianta planejar sem que um objetivo se transforme em Ação. Objetivo Ação 1 Ação 2 Ação 3 Cronograma Orçamento Objetivos devem ter Prazos Quantificação Forma de mensuração 06/06/2013 Seminário - Planejamento IFRS 61

62 Objetivo Capacitar servidores Meta Exemplo 50% dos TNS em Administração pública 5 anos Indicador Número de servidores capacitados 62

63 Exemplo - Planos de Ação METAS (O que?) AÇÕES (Como?) Respon sável Valor (R$) Execução / Ano (Quando?) Situação Capacitação de Servidores Contratar curso RH Servidores capacitados METAS (O que?) AÇÕES (Como?) Respon sável Valor (R$) Execução / Ano (Quando?) Situação Capacitação de 50% dos servidores em AP até o final de 2016 Contratar curso Formar turmas Executar cursos DGP R$ % já capacitados em dez-2014 Avaliação 06/06/2013 Seminário - Planejamento IFRS 63

64 exercício Pró-reitorias Definir 5 (ou mais) objetivos para a área Prazo = 5 anos ( ) Definir metas intermediárias Definir indicadores de medição Prazo: 18/06/2013 Obs.: incluir as Diretorias 64