Guia para o cadastro e processo de certificação de OSCs. Março de 2018

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1 Guia para o cadastro e processo de certificação de OSCs Março de 2018

2 Estamos muito contentes com a decisão da Organização de passar pelo nosso processo de certificação! Acreditamos que é apenas o início de uma boa relação, que trará bons resultados para todos nós. Estamos sempre à disposição para ajudá-los durante o processo, seja para sanar dúvidas ou para auxiliar com a documentação. Nas próximas páginas, você encontrará algumas orientações mais detalhadas sobre as etapas da certificação. Este guia deve ser consultado sempre que houver dúvida, mas estamos também à disposição através do boaspraticas@phomenta.com.br. 02

3 ETAPAS DE AVALIAÇÃO I. Cadastro da OSC no site da Phomenta e Envio de Documentos Você receberá um link para preenchimento do questionário de cadastro na Phomenta. Este questionário não salva as informações, portanto, certifique-se de que no momento do preenchimento já tenha todos os dados que serão pedidos. A seguir confira as perguntas do cadastro para que você se prepare previamente. *Confira no anexo I as perguntas realizadas durante o cadastro de OSCs 03

4 Documentos a serem apresentados* Junto do cadastro deverão ser apresentados os seguintes documentos imprescindíveis: 1) 2) 3) 4) 5) Estatuto Cartão de CNPJ Ata da última eleição da Diretoria e Conselhos; Balanço Patrimonial dos últimos 2 (dois) anos; Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) dos últimos 2 (dois) anos. Documentos que deverão ser apresentados posteriormente (conforme contato da Phomenta): 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Termo de Voluntariado Procedimento de Pagamentos e Reembolsos Procedimento de emissão de recibo/nf Planejamento financeiro e de captação de recursos Relatório de Atividades do ano passado Planejamento de atividades ano atual Certificados (conforme resposta do Cadastro) Alvará de Funcionamento 9) Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União 10) Certidão Negativa de Débitos Estadual 11) Certidão Negativa de Débitos Municipal 12) Certidão de Regularidade com o FGTS 13) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas 14) Certidão Negativa de Distribuição de Ações Cíveis 15) Relatório da Auditoria Externa (Obrigatório para Orçamentos > 3,6 MM) *No Anexo II deste Guia você encontra um passo a passo de como obter os documentos acima. 04

5 II. Avaliação documental Nesta etapa, além dos documentos acima, serão analisados: Conformidade do Estatuto com as atividades. Conformidade da última eleição e Diretoria eleita. Regularidade para funcionamento. Regularidade da OSC com as obrigações tributárias, trabalhistas e cíveis. Situação financeira dos últimos dois anos. Planejamento da OSC. Meios de comunicação. Evidências das informações do cadastro. A análise documental busca obter uma visão global jurídica, financeira e de como a OSC se comunica com o mundo. Caso apareçam inconsistências, dúvidas ou alguma divergência entre as informações apresentadas e os documentos, a OSC será contatada para justificativa. 05

6 III. Visita à OSC 1. Apresentação breve da Phomenta. Após a Análise Documental, a OSC será contatada para que uma visita da equipe da Phomenta à sede/filial seja marcada. Essa visita leva em torno de 2 horas. É extremamente importante a presença dos diretores ou responsáveis pelas finanças e das atividades sociais. 2. Visita ao local e infraestrutura serão tiradas algumas fotos da OSC. 3. Entrevista com os responsáveis de finanças e das atividades sociais. ROTEIRO DA VISITA: IV. Elaboração do Relatório final e Avaliação interna Phomenta A partir das informações coletadas no cadastro e analisadas durante a visita, a equipe especializada em gestão de OSC da Phomenta fará a avaliação dos indicadores dos cinco princípios que atendem as normas da certificação. A avaliação é sempre realizada por pares de especialistas: um avaliador, que conduz todo o processo de avaliação, e um supervisor, que revisa o relatório de avaliação antes do seu envio à organização. Somente a organização que receber pontuação acima de 70% será considerada apta a receber o selo de certificada pela Phomenta. 4. Conversa sobre eventuais dúvidas durante o processo de avaliação. V. Réplica O relatório final com a avaliação dos princípios é enviada à OSC para que apresente Réplica. Nesse momento a OSC pode se manifestar sobre todas as informações, análises e avaliações apresentadas no relatório. A Phomenta irá efetuar eventuais adequações ao relatório, conforme a Réplica desde que as alterações sejam fundadas em evidências/documentos. As alterações no relatório pós-réplica são feitas pelo avaliador e pelo supervisor. 06

7 VI. Publicação do Resultado e Entrega da Certificação As OSCs receberão por o relatório de avaliação com indicação de possíveis melhorias na gestão. As organizações aprovadas receberão também o Selo de Certificação da Phomenta e o certificado válido por dois anos, que poderá ser divulgado nos meios de comunicação para obter mais visibilidade dos doadores. A OSC certificada passará a fazer parte do portfólio da Phomenta, ampliando a sua credibilidade e visibilidade não só dos doares, como também de voluntários e da sociedade em geral. Além disso, terão acesso aos conteúdos exclusivos da Phomenta para melhoria de sua gestão e ampliação de seu impacto social. 07

8 01. Razão social / Nome fantasia 02. CNPJ 03. Nº de inscrição estadual e municipal, se tiver 04. Ano de fundação ANEXO I 05. Endereço completo 06. Telefone / / Site 07. Mídias sociais 08. Nome, cargo e do responsável pelo cadastro Perguntas do cadastro de OSCs 09. Nome, cargo e do responsável legal pela instituição 10. Quais são as áreas de atuação da sua Organização? 11. Qual é a missão da Organização? 12. Quais são as principais atividades desenvolvidas? 13. Quem é o público atendido? 14. Como ocorre a seleção dos beneficiários dos projetos desenvolvidos? 08

9 15. Qual é o número atual de atendimento? 16. Com quais entidades governamentais a organização possui convênio? 17. É credenciada em algum conselho ou programa abaixo? 18. Possui algum certificado? 19. Qual é o número de profissionais contratados? 30. A Organização tem o costume de enviar newsletter, jornal ou revista com as principais notícias e resultados para os doadores e voluntários? Se sim, com qual frequência? 31. Como é o relacionamento com os doadores? Possui carta de agradecimento? Prestação de contas personalizada? 20. Qual o número de voluntários que frequentam a organização no 32. A OSC possui um plano financeiro e de captação de recursos? Quem é responsável por elaborá-lo? 21. Quantas vezes no ano são realizados treinamentos com a equipe técnica? 33. A OSC possui procedimento escrito de emissão de recibos de doação e Notas fiscais, e de pagamentos e reembolsos de despesas? mínimo duas vezes por mês? 22. A organização conta com um profissional ou equipe exclusiva de captação de recursos, de elaboração de projetos, de contabilidade, de prestação de contas e de comunicação? 34. Existe algum meio ou portal de reclamações, denúncias, sugestões de fácil acesso às partes interessadas da instituição (funcionários, voluntários, beneficiários, entre outros)? 23. Qual é a frequência de reuniões da equipe técnica com a diretoria? 35. Quem são os principais parceiros? 24. Qual a frequência de reuniões do Conselho Fiscal e Diretoria? 25. Atualmente possui algum projeto aprovado em de lei de incentivo? Qual (is)? (Coloque o nome, a Lei, o valor do projeto e o status de captação) 26. Qual é o volume total anual de custos e despesas? 27. Quais são as principais fontes de financiamento ou receita? 28. Quais dessas fontes de financiamento representam a maior parte do seu orçamento? 29. Quanto, aproximadamente, a OSC investe por ano para captação de recursos? 36. Qual a rotina de atendimento de um usuário padrão? Por exemplo: quais atividades/programas são realizados com o usuário? Qual o fluxo de atendimento de um usuário (ex: trabalha com os profissionais A, B e C, semanalmente, por X horas com cada). Caso o atendimento não seja padrão, detalhe um atendimento básico e um atendimento completo, seguindo o exemplo de fluxo acima. 37. Como e quantas vezes no ano são monitorados ou medidos os resultados das ações sociais da OSC? 38. Alguma observação da sua Organização para que a Phomenta a conheça melhor? 09

10 1) Termo de Voluntariado O QUE É? Modelo usado quando da admissão de um voluntário. Documento escrito que é assinado entre o voluntário e a OSC. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Termo_de_voluntariado.pdf 2) Procedimento de Pagamentos e Reembolsos O QUE É? Documento de gestão que contém, por escrito, quais os procedimentos os colaboradores da OSC devem seguir para efetuar o pagamento de ANEXO II EXPLICAÇÕES E PASSO A PASSO SOBRE A DOCUMENTAÇÃO: uma despesa ou para obter reembolso de despesas adiantadas, com etapas e requisitos pré-definidos. Geralmente é um procedimento da área administrativa/financeira. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Proced_pgtos.pdf 3) Procedimento de emissão de recibo/nf O QUE É? Documento de gestão que contém, por escrito, quais os procedimentos os colaboradores da OSC responsáveis pela emissão de recibos de doação e/ou Notas Fiscais devem seguir para executar essas atividades, com etapas e requisitos pré-definidos. Geralmente é um procedimento da área administrativa/financeira. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Proced_recibosNF.pdf 10

11 8) Cartão de CNPJ 4) Planejamento financeiro e de captação de recursos O QUE É? Documento de gestão que contém, por escrito, o orçamento anual previsto para a OSC, com a previsão de receitas e despesas mensais, e previsão de atividades e metas de captação de recursos para cobrir as despesas. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Planej_financeiro.pdf 5) Relatório de Atividades ano passado O QUE É? Relatório anual de atividades do ano anterior, com as atividades exercidas, número de beneficiados, resultados, etc. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Relatório_Atividades.pdf 6) Planejamento de atividades ano atual O QUE É? Um documento de gestão que contém, por escrito, quais as atividades se pretende realizar no ano que está por vir, com objetivos e metas de resultados esperados. O QUE ENVIAR? arquivo em PDF com o nome Planej_atividades.pdf 7) Certificados (conforme resposta do Cadastro) O QUE É? São os certificados que a OSC já possui, conforme respondido no cadastro. O QUE ENVIAR? cópia em PDF de cada com o nome certificado1.pdf, certificado2.pdf etc. O QUE É? Comprovante de Inscrição no CNPJ. COMO OBTER? - Digitar o CNPJ da OSC e clicar em Consultar; - Salvar/Imprimir em PDF; - Caso haja dificuldades, selecione todo o comprovante na tela, com o mouse, aperte Ctrl+C (Copiar) e depois cole os dados em um documento de Word, para daí então salvar/imprimir em PDF. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome CNPJ.pdf 9) Estatuto - Deve ser o que contém o texto mais atual, com as últimas alterações, se o caso. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Estatuto.pdf 10) Ata de Constituição O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Ata_Constituicao.pdf 11) Ata da última eleição - Ata de Eleição deve ser a última, mais recente, que elegeu a Diretoria do mandato vigente. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Ata_eleicao.pdf 11

12 12) Alvará de Funcionamento O QUE É? Documento emitido pela Prefeitura Municipal que autoriza o funcionamento das atividades da OSC. Caso não o tenha em mãos, procure a Prefeitura Municipal para obtê-lo. Este é um documento imprescindível para o funcionamento da OSC. Caso a OSC não tenha Alvará ainda, sugerimos que o obtenha antes de iniciar o Cadastro para a Certificação, uma vez que esse documento costuma demorar alguns dias para ser emitido. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Alvara.pdf 13) Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União COMO OBTER? - Digitar o CNPJ da OSC e o código verificador para obter a Certidão; - Salvar/Imprimir a Certidão em PDF. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome CND Federal.pdf 14) Certidão Negativa de Débitos - Estadual COMO OBTER? Em SP: - Digitar o CNPJ da OSC e o código verificador para obter a Certidão; - Salvar/Imprimir a Certidão em PDF; - Para OSCs fora do estado de SP, procurar instruções no site da Secretaria da Fazenda do Estado de Sade/filial da OSC avaliada. 15) Certidão Negativa de Débitos Municipal COMO OBTER? Acessar o site da Prefeitura Municipal de sua cidade; - Buscar informações sobre a emissão desta certidão em algumas cidades a certidão pode ser obtida pela internet; em outras, a alguém da OSC terá de se dirigir ao setor responsável da Prefeitura; - Obtenha a certidão negativa de débitos mobiliários e imobiliários; - Salvar/Imprimir a Certidão em PDF; O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome CND Municipal.pdf 16) Certidão de Regularidade com o FGTS COMO OBTER? - Acessar: - Digitar o CNPJ da OSC e o código verificador para obter a Certidão; - Salvar/Imprimir a Certidão em PDF. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome CRF FGTS.pdf 17) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas COMO OBTER? - Acessar: - Clicar em Emitir Certidão ; - Digitar o CNPJ da OSC e clicar em Emitir Certidão ; - A certidão será emitida e o download dela em PDF será automático. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome CNDT.pdf O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome CND Estadual.pdf - Caso não seja possível obter as certidões dos itens 13,14,15,16 e 17 pelo site, procure o seu contador. 12

13 18) Certidão Negativa de Distribuição de Ações Cíveis COMO OBTER? - Em SP, acessar: - Em Modelo, selecionar a opção Ações Cíveis, Família e Sucessões, Execuções Fiscais e JEC - Selecionar Pessoa Jurídica e digitar o a Razão Social e o CNPJ da OSC; - Digitar o do responsável em ; - Digitar o código de segurança e clicar em Enviar - A Certidão ficará pronta em até 5 dias e você receberá um com instruções. - Para OSCs fora do estado de SP, procurar instruções no site do Tribunal de Justiça do Estado da sede/filial da OSC avaliada. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome CNAcoes.pdf 19) Balanço Patrimonial ano 1 20) Balanço Patrimonial ano 2 21) DRE ano 1 22) DRE ano 2 O QUE É? Documento Contábil. Peça a seu contador que lhe providencie as Demonstrações de Resultado dos Exercícios dos 2 (dois) últimos anos; - Os documentos devem ser enviados em PDF, legíveis e de cabeça pra cima e com TODAS as notas explicativas, caso elas existam. O QUE ENVIAR? Arquivos em PDF com o nome DRE ano 20XX.pdf 23) Relatório da Auditoria Externa (EXIGIDO APENAS SE ORÇAMENTO > 3,6 MM) - Esse Relatório deve acompanhar os documentos contábeis acima. - Caso não possua o documento, favor informar a Phomenta. O QUE ENVIAR? Arquivo em PDF com o nome Relatorio_Auditoria.pdf O QUE É? Documento Contábil. Peça a seu contador que lhe providencie os Balanços Patrimoniais de 31 de Dezembro dos 2 (dois) últimos anos; - Os documentos devem ser enviados em PDF, legíveis e de cabeça pra cima e com TODAS as notas explicativas, caso elas existam. O QUE ENVIAR? Arquivos em PDF com o nome BP ano 20XX.pdf. 13

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