SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ATIVIDADES

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1 SECRETARIA-GERAL DE ATIVIDADES 2017

2 SECRETARIA-GERAL DE ATIVIDADES 2017 Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

3 Í N D I C E Índice de figuras ii 1. Nota introdutória 3 2. Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça 5 Missão, Visão e Valores 5 Principais atribuições 6 A SGMJ em números em Evolução nos últimos 3 anos 9 3. Autoavaliação 11 Resultados Alcançados - QUAR Objetivos Operacionais 11 Objetivos e atividades das unidades orgânicas 19 Apreciação dos serviços prestados 50 Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação 53 Avaliação do sistema de controlo interno 53 Medidas para um reforço positivo do desempenho 56 Comparação com o desempenho de serviços idênticos Recursos 57 Recursos Financeiros 57 Recursos Humanos Avaliação Final 63 A N E X O S 65 I. QUAR II. Balanço Social (Informação Detalhada) 69 III. Monitorização do Plano de Prevenção da Corrupção 79 IV. Questionário de satisfação dos colaboradores 96 V. Siglas utilizadas 98 i

4 ÍNDICE DE FIGURAS Fig.1 - Organograma da SGMJ 7 Fig.2 Recursos Humanos Planeados e Executados 17 Fig.3 Recursos Financeiros: Dotação e Despesa 17 Fig.4 Satisfação dos Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça 51 Fig.5 Satisfação dos Serviços e Organismos do MJ 52 Fig.6 Satisfação dos Trabalhadores 53 Fig.7 Benchmarking 56 Fig.8 Orçamento de funcionamento de Fig.9 - Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por agrupamento económico em Fig.10 Despesas de funcionamento em 2016 e Fig.11 Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo/carreira 59 Fig.12 - Número de efetivos a 31 de dezembro 59 Fig.13 - Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas 60 Fig.14 - Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras 60 Fig.15 - Formação organizada pela SGMJ para o Ministério da Justiça 61 Fig.16 - Distribuição das participações em ações de formação por organismo 61 Fig.17 - Efetivos e formação profissional em Fig.18 - Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em Fig.19 - Taxa de execução dos objetivos QUAR 63 Fig.20 Resultado do QUAR 63 Fig.21 Resultados do QUAR por parâmetros 64 ii

5 1. NOTA INTRODUTÓRIA O presente Relatório de Atividades caracteriza a atividade desenvolvida pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) ao longo do ano de 2017, evidenciando os resultados qualitativos e quantitativos alcançados, relativamente aos objetivos traçados no Quadro de Avaliação e de Responsabilização (QUAR) e no Plano de Atividades para 2017, bem como outras atividades não planeadas, descrevendo também os meios e recursos utilizados na sua concretização. A elaboração deste Relatório de Atividades, que encerra o ciclo de gestão de 2017, obedeceu às disposições do Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro e da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro. A sua preparação foi realizada de forma participada, com o contributo de todas as unidades orgânicas da SGMJ. O Relatório está estruturado em quatro capítulos - para além da nota introdutória: apresentação da SGMJ, autoavaliação, recursos financeiros e humanos e avaliação final do serviço e os anexos, relativos à execução do QUAR 2017, à informação detalhada do Balanco Social, à monitorização da aplicação do plano de prevenção da Corrupção e ações conexas, bem como aos resultados do questionário de satisfação dos trabalhadores da SGMJ. A avaliação efetuada permite concluir que em 2017 a SGMJ evidenciou um desempenho positivo, tendo atingido todos os objetivos a que se tinha proposto, tendo mesmo superado alguns deles. Para estes resultados contribuiu significativamente o habitual empenho, responsabilidade e profissionalismo de todos quantos trabalham nesta Secretaria-Geral. 3

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7 2. APRESENTAÇÃO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Missão, Visão e Valores Missão Assegurar o apoio técnico e administrativo: aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo. Assegurar o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério: na gestão e administração de recursos humanos na contratação pública de bens e serviços no apoio técnico-jurídico e contencioso nas funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ. Visão Ser reconhecida como uma referência de qualidade e de profissionalismo no MJ, partilhar as suas boas práticas e privilegiar as pessoas como fatores de sucesso. Valores Integridade e Responsabilidade Cooperação e Solidariedade Orientação para as pessoas Lealdade Melhoria contínua Comunicação aberta e honesta Qualidade Profissionalismo 5

8 Principais atribuições Dar apoio aos gabinetes dos membros do Governo e aos organismos da Justiça: Prestar assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo, elaborando e executando os respetivos orçamentos. Assegurar a coordenação das políticas de organização e de recursos humanos no Ministério da Justiça (MJ) e a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, nas áreas do recrutamento e seleção e da formação em áreas comuns. Assegurar o serviço de consultadoria jurídica e o acompanhamento de outros assuntos jurídicos relativos ao MJ. Assegurar a contratação pública centralizada de bens e serviços, através da unidade ministerial de compras. Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ. Organizar e preservar o património e arquivo histórico do MJ e gerir um centro de documentação com relevância para a área da justiça. Coordenar assuntos relacionados com a gestão de fundos comunitários atribuídos ao MJ. Dar ainda apoio técnico e administrativo: à Comissão da Liberdade Religiosa (CLR), órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo; à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes (CPVC); à Comissão de Programas Especiais de Segurança; à Comissão de Acompanhamento e Fiscalização dos Centros Educativos; à Comissão para Avaliação dos Pedidos de Indeminização (CPAPI). Aproximar o Cidadão e a Justiça Informar o Cidadão sobre os serviços do Ministério da Justiça (Espaço Justiça/Linha Justiça). Dar acesso ao arquivo histórico e à biblioteca do MJ. 6

9 Estrutura Orgânica O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão, atribuições e competências da SGMJ e a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou a sua estrutura nuclear, bem como as competências das respetivas unidades orgânicas. A organização interna da SGMJ obedece a um modelo estrutural misto, com uma estrutura hierarquizada nas áreas de atividade relativas aos Recursos Humanos, Planeamento e Organização; ao Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas; aos Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos; aos Serviços Jurídicos e de Contencioso e às Compras Públicas, bem como uma estrutura matricial na área de Gestão de Fundos Comunitários. Fig.1 - Organograma da SGMJ Secretário-Geral Carlos de Sousa Mendes Secretário-Geral Adjunto Rui Pinho Bandeira Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização Mª do Rosário Pereira Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Álvaro Pires Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Vitor Salgueiro Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Mª da Trindade Raposo Gestão de Fundos Comunitários Luís Evangelista Divisão de Recursos Humanos Eunice Martins Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Graça Silva Divisão de Apoio Especializado Alexandra Louro Unidade de Compras do MJ Luís Pardal Divisão de Planeamento de Organização Inês Serrano 7

10 A SGMJ em números em 2017 SGMJ Recursos Humanos, Planeamento e Organização Financeira e Patrimonial e Tecnológica Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Jurídico e Contencioso Unidade de compras Fundos Comunitários Saúde no trabalho N.º de trabalhadores: 85 Taxa de concretização dos objetivos QUAR: 112,4% Satisfação dos clientes externos: (escala de 1 a 5): 4,7 N.º de trabalhadores administrados: (SGMJ, Gabinetes e CPVC): 162 Tempo médio de resposta a pedidos de informação/pareceres: 9,1 dias N.º de informações/pareceres elaborados: 69 N.º de processamentos de abonos e descontos: 1852 % de Trabalhadores da SGMJ que frequentaram formação: 81% N.º de participações em ações de formação na SGMJ: 257 N.º de trabalhadores de serviços e organismos do MJ que frequentaram ações de formação organizadas pela SGMJ: 222 Taxa de execução orçamental: 95,1% Número de orçamentos geridos: 5 Número de pagamentos efetuados: 919 Número de contratos de prestação de serviço celebrados: 52 Número de Exposições organizadas: 4 Número de pedidos de informação ao Arquivo Histórico: 33 Número de pedidos de informação ao centro de documentação: 2859 Número de publicações requisitadas ao Centro de Documentação: 838 Número de atendimentos telefónicos (Linha Justiça): 8589 Número de atendimentos presenciais (Espaço Justiça): 266 Número de eventos organizados/apoiados: 24 Tempo médio de elaboração de peças Jurídicas: 8,1 dias Número de peças elaboradas (Contencioso): 395 Número de peças elaboradas (Gracioso): 335 % de ganhos de causa: 78% Taxa de poupança: 13% Poupança estimada: euros Número de categorias bens/serviços objeto de aquisição centralizada: 15 Número de procedimentos realizados: 26 Número de orientações comuns divulgadas: 3 Número de processos de candidatura submetidos apoiados: 6 Número de avisos de Fundos Comunitários geridos diretamente pela CE divulgados: 38 Número de avisos de Fundos Comunitários no âmbito do Portugal 2020 divulgados: 2 Número de consultas médicas realizadas: 91 8

11 Evolução nos últimos 3 anos Indicadores Unidade Total de trabalhadores da SGMJ (31 dezembro) N.º Índice de tecnicidade (sentido restrito) % 41% 42% 41% Satisfação dos clientes externos da SGMJ (escala 1-5) Nível 4,7 4,6 4,7 Taxa de concretização dos objetivos do QUAR % 117,8% 116,1% 112,4% Área dos Recursos Humanos, Planeamento e Organização Trabalhadores afetos à UO N.º * Trabalhadores administrados pela UO N.º Tempo médio de resposta a pedidos de informação/parecer Dias 5,1 6,5 9,1* Pareceres/informações elaborados N.º Orientações Técnicas no âmbito da Rede Interministerial de Trabalho Colaborativo N.º Processamentos de abonos e descontos efetuados N.º Novos Contratos de Trabalho em Funções Públicas celebrados/adendas N.º Procedimentos concursais/mobilidade N.º Boletins de assiduidade N.º Certidões/notas biográficas/declarações de tempo de serviço N.º Cartões de identificação/livre trânsito N.º Participações em ações de formação (SGMJ) N.º Horas de formação ministradas (SGMJ) Horas Custos com formação (SGMJ) Euros Conteúdos divulgados na internet N.º Conteúdos divulgados na intranet N.º Área Financeira e Patrimonial e Tecnológica Trabalhadores afetos à UO N.º Orçamentos geridos pela SGMJ N.º Despesa total -serviços próprios Euros Aquisição de bens e serviços Euros Variação da despesa em aquisição de bens e serviços (face ao ano anterior) % 12% 26% 58% Taxa de execução orçamental % 78,0% 81,3% 95,1% Pagamentos efetuados N.º Alterações orçamentais efetuadas N.º Prazo médio de pagamento a fornecedores Dias Contratos prestação serviços celebrados N.º * A partir de 10 de maio a DRH ficou reduzida em 50% no número de técnicas superiores e a partir de 19 de junho a DPO ficou reduzida em 33% no número de técnicas superiores, uma vez que nessas datas foram as técnicas superiores afetas, em regime de exclusividade, ao Secretariado de Apoio Técnico à Comissão de Avaliação Bipartida da Justiça do programa de regularização extraordinária dos vínculos precários na Administração Pública (PREVPAP). 9

12 Indicadores Unidade Área Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Trabalhadores afetos à UO N.º Gestão de correspondência -entradas (SGMJ) N.º Gestão de correspondência - saídas (SGMJ) N.º Pedidos de informação ao Arquivo Histórico N.º Pedidos de informação ao Centro Documentação N.º Atendimentos presenciais no Centro de Documentação N.º Titulos de monografias adquiridos N.º Publicações requisitadas ao Centro de Documentação N.º Entidades encaminhadas para os gabinetes dos membros do Governo N.º Eventos organizados/apoiados N.º Atendimentos telefónicos na Linha Justiça N.º Atendimentos presenciais no Espaço Justiça N.º Área Juridica Trabalhadores afetos à UO N.º Sentenças/acórdãos na jurisdição administrativa N.º Ganho de causa % 75% 83% 78% Tempo médio de elaboração peças juridicas Dias 11,5 8,9 8,1 Peças elaboradas (Contencioso) N.º Peças elaboradas (Gracioso) N.º Área Compras Públicas Trabalhadores afetos à UO N.º Categorias de bens e serviços objeto de aquisição centralizada N.º Procedimentos de aquisição centralizada de bens e serviços abertos N.º Taxa de poupança obtida nos procedimentos de aquisição centralizada % 23% 15% 13% Valor global dos procedimentos aquisitivos (milhões de euros) M euros Tempo médio de resposta às questões Dias 1,7 1,4 1,4 Área dos Fundos Comunitários Trabalhadores afetos à UO N.º Processos de candidatura submetidos apoiados N.º Avisos de Fundos Comunitários geridos diretamente pela CE divulgados N.º Avisos de Fundos Comunitários no âmbito do Portugal 2020 divulgados N.º

13 3. AUTOAVALIAÇÃO Resultados Alcançados - QUAR 2017 Objetivos Operacionais Neste capítulo apresentam-se os resultados alcançados em 2017 nos objetivos operacionais do QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ (no anexo I apresenta-se o QUAR no formato original). Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos Indicadores Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgadas aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) Meta Tolerância Valor Crítico 1 Resultado Taxa de Realização 2 Classificação 3 5 9,1 100% Atingido 90% 5% 100% 100% 125% Superado O objetivo de garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos recursos humanos foi superado, considerando que um indicador foi atingido e outro superado. De facto, o tempo médio de resposta da SGMJ às solicitações dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos foi de 9,1 dias úteis. Relativamente à pertinência das orientações técnicas divulgadas, todos os serviços e organismos do departamento ministerial que responderam ao questionário (taxa de resposta de 90%) consideraram as orientações técnicas divulgadas pela SGMJ pertinentes ou muito pertinentes (33% e 67%, respetivamente). 1 Valor Crítico corresponde a um benchmark (referencial de excelência) ou, na falta deste, ao melhor resultado em termos históricos, para o indicador. 2 Se o valor realizado=meta ou intervalo da meta, taxa de realização=100%; se valor realizado abaixo da meta, taxa de realização<100%; se valor realizado acima da meta, taxa de realização >100%. 11

14 Garantir a eficiência do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo Indicador Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (n.º de dias) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação ,1 100% Atingido O objetivo de garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo foi atingido, na medida em que o tempo médio de elaboração das peças juridicas foi de 8,1 dias. Desenvolvimento do projeto "Plataforma Digital da Justiça" Indicador Prazo de disponibilização da "Plataforma Digital da Justiça" aos utilizadores (nº de semanas) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação % Atingido O objetivo de disponibilizar a "Plataforma Digital da Justiça" aos utilizadores foi atingido, uma vez que foi disponibilizada aos utilizadores no dia 15 de setembro, cumprindo-se o prazo estabelecido. Refira-se que o indicador deste objetivo foi reformulado em julho de 2017, em consequência da alteração da designação do projeto de Portal do Ministério da Justiça para Plataforma Digital da Justiça e da necessidade de aumentar a meta de 30 para 35 semanas, devido a pequena derrapagem do prazo de conclusão do projeto, por motivos não imputáveis à SGMJ. Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça" Indicador Implementação de um piloto com os dados bibliográficos da SGMJ (nº de semanas) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação %* Superado O objetivo de Implementar um piloto com os dados bibliográficos da SGMJ para o projeto "Biblioteca Online da Justiça" foi superado, dado que os registos e exemplares da biblioteca da SGMJ foram disponibilizados na Biblioteca Online da Justiça a 29 de agosto. * De referir que a taxa de realização deste objetivo foi na realidade de 160%, no entanto considerou-se o valor de 135%, uma vez que é a taxa máxima de execução dos objetivos QUAR. 12

15 Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" Indicador Implementação de um piloto com os fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ (nº de semanas) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação % Superado O objetivo de Implementar um piloto com os fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ no projeto de "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" foi superado, considerando que o carregamento no piloto do repositório AtoM foi finalizado antes do prazo previsto. Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça" Indicador Meta Valor Taxa de Tolerância Resultado 2017 Crítico Realização Classificação Implementação de piloto com o espólio da SGMJ (nº de semanas) % Atingido O objetivo de Implementar um piloto com espólio museológico da SGMJ foi atingido, uma vez que que o piloto com o espólio da SGMJ foi implementado no prazo previsto. Os indicadores dos objetivos Desenvolvimento do projeto Biblioteca Online da Justiça, Desenvolvimento do projeto Arquivo Histórico do Ministério da Justiça e Desenvolvimento do projeto Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça foram objeto de revisão, originada pela demora na aprovação da candidatura a fundos comunitários para financiamento destes 3 projetos (Avido 3 SAMA2020). Esta demora originou também a necessidade de anulação do objetivo Desenvolvimento do projeto Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça. Implementação do projeto "SGMJ sem papel" Indicador Prazo de disponibilização das novas funcionalidades do edoclink aos utilizadores (nº de semanas) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação %* Superado Para a implementação do projeto "SGMJ sem papel" foi necessário proceder à disponibilização de novas funcionalidades da plataforma de gestão documental da SGMJ, o que se verificou em meados de fevereiro, pelo que este objetivo foi superado. 13

16 * De referir que a taxa de realização deste objetivo foi na realidade de 148%, no entanto considerou-se o valor de 135%, uma vez que é a taxa máxima de execução dos objetivos QUAR. Implementação do projeto piloto "Cartão de na SGMJ Indicadores Prazo de conclusão do projeto (nº de semanas) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação % Atingido O projeto piloto "Cartão de na SGMJ consiste na progressiva utilização do Cartão de Cidadão para a assinatura digital em alternativa aos cartões de assinatura digital emitidos pelo IGFEJ, no âmbito da desmaterialização de processos na SGMJ. Este objetivo foi atingido, na medida em que a 30 de junho realizou-se uma ação de formação/divulgação sobre o uso do Cartão de Cidadão para fins profissionais através do sistema SCAP (Sistema de Certificação da Atributos Profissionais) aos dirigentes da SGMJ de modo a possibilitar o início da sua utilização. Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no edifício sede do Ministério da Justiça Indicadores Meta Valor Taxa de Tolerância Resultado 2017 Crítico Realização Classificação Prazo de conclusão de implementação física das medidas identificadas (nº de semanas) % Superado No âmbito do desenvolvimento de um projeto de eficiência energética no edifício da Secretaria Geral do Ministério da Justiça, foi elaborado um estudo preliminar de identificação de oportunidades de melhoria e um Plano de Ação de Eficiência Energética. Foi submetida uma candidatura ao Fundo de Eficiência Energética com vista à obtenção de financiamento para implementação deste plano. Uma vez que a decisão final sobre aquela candidatura não foi ainda comunicada, verificou-se a necessidade de revisão da meta para o indicador (de 30 para 51 semanas). Assim, concluíram-se as medidas previstas no plano, que não integravam aquela candidatura, procedendo-se à substituição de equipamentos de iluminação por outros mais eficientes e de todos os quadros elétricos e distribuição de rede elétrica, por equipamentos mais evoluídos, antes do final do ano, superando-se o objetivo. 14

17 Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ Indicadores Meta Tolerância Valor Resultado Taxa de Classificação 2017 Crítico Realização Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho (nº de semanas) % Atingido O objetivo de consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ foi atingido, tendo em conta que o procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho foi aberto a 24 de julho e terminou a 29 de novembro, tendo por isso sido concluído em 18 semanas. Refira-se que este indicador foi revisto, sendo que inicialmente considerou-se 13 semanas para o prazo de conclusão, mas que em resultado de pedidos de esclarecimento que originaram alterações nas peças do procedimento, foi necessário suspender o prazo para apresentação das propostas, e por isso alargar o prazo de conclusão do procedimento. Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ Indicadores Taxa de execução das ações de formação em gestão documental planeadas Taxa de execução das ações de formação sobre a revisão do Código dos Contratos Públicos planeadas Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação 85% 5% 100% 100% 125% Superado 85% 5% 100% 100% 125% Superado O objetivo de assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ foi superado, considerando que foram realizadas as 6 ações de formação em gestão documental (Edoclink) planeadas para os trabalhadores da SGMJ e as 3 ações de formação sobre a revisão do Código dos Contratos Públicos para os trabalhadores dos serviços e organismos do MJ. 15

18 Garantir a satisfação dos Clientes da SGMJ Indicadores Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5) Nível médio de satisfação pelos serviços prestados a outros organismos (escala de 1 a 5) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação 4 0,5 5 4,9 123% Superado 4 0,5 5 4,5 100% Atingido O objetivo de garantir a satisfação dos clientes da SGMJ foi superado, tendo o nível médio de satisfação pelos serviços prestados pela SGMJ sido de 4,9 nos gabinetes dos membros do Governo e de 4,5 nos serviços e organismos do MJ. Inicialmente o QUAR 2017 da SGMJ contemplava também um objetivo de execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça, relativo ao nº de avisos para financiamento de projetos publicados. No entanto, motivos externos e não dependentes da SGMJ condicionaram fortemente a atividade da SGMJ relativamente aquele Fundo, pelo que o objetivo foi anulado. MEIOS DISPONÍVEIS RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS Na avaliação da execução do QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram disponíveis para a obtenção dos resultados alcançados. Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando a pontuação por efetivo (calculada com base nos vencimentos), apuram-se os pontos planeados a partir do número de efetivos previstos e o número de dias úteis do ano. O total executado é calculado pela pontuação definida por efetivo, o número de efetivos em funções, de facto, durante o ano e o número dias úteis realmente trabalhados, por cada efetivo. O quadro seguinte ilustra a situação da SGMJ em

19 Recursos Humanos 2017 Fig.2 Recursos Humanos Planeados e Executados Meios disponíveis - Recursos Humanos Pontuação por efetivo Nº efetivos Planeado Pontos Desvio do executado Executado face ao planeado Nº efetivos 31/12/2017 Pontos Nº Pontos efetivos Dirigentes - Direção Superior 8,7 2 17,4 2 17,4 0 0 Dirigentes - Direção Intermédia 5, ,3 9 47, ,6 Técnico Superior 4, , ,4 Coordenador Técnico 2,5 3 7,5 3 5,4 0-2,1 Assistente Técnico 1, , , ,5 Assistente Operacional 1, ,9 8 13, ,3 Total: , , ,9 A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em algumas carreiras profissionais, uma vez que nos recursos humanos planeados considerou-se os postos de trabalho previstos no mapa de pessoal da SGMJ, sendo que o serviço contou com um número inferior de efetivos. Outras causas para a pontuação executada ser inferior à prevista resulta da saída da SGMJ de efetivos e situações de ausências ao serviço por certificado de incapacidade temporária ou no âmbito de junta médica da ADSE. De referir ainda que 15 trabalhadores do mapa de pessoal da SGMJ estão afetos aos gabinetes dos membros do governo do Ministério da Justiça. Os meios financeiros planeados no QUAR 2017, que correspondem à dotação orçamental inicial da SGMJ, eram de euros. A dotação disponível foi de euros e a despesa totalizou euros. Fig.3 Recursos Financeiros: Dotação e Despesa Meios disponíveis - Recursos Financeiros (em euros) 2017 Dotação Inicial Dotação disponível Despesa Desvio da despesa face à dotação disponível Total Despesas c/pessoal Aquisições de Bens e Serviços Outras despesas

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21 Objetivos e atividades das unidades orgânicas DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO Objetivos Operacional QUAR Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) 11 +/- 3 A DSRHPO procedeu à elaboração de pareceres e informações relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos, em reposta às solicitações dos serviços e organismos do MJ, em 9,1 dias úteis, em média (6,5 dias úteis em 2016). 9,1 Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) 90% +/- 5% Foi solicitado aos serviços e organismos do MJ uma avaliação sobre a pertinência e a oportunidade das orientações divulgadas pela SGMJ. Obteve-se uma taxa de resposta de 90%. As orientações técnicas divulgadas foram consideradas pertinentes e muito pertinentes pelos serviços e organismos (33% e 67%, respetivamente). 100% Operacional QUAR Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Taxa de execução das ações planeadas sobre gestão documental aos trabalhadores da SGMJ 85% +/- 5% Foram executadas as 6 ações de formação em gestão documental (Edoclink) planeadas para os trabalhadores da SGMJ. 100% Taxa de execução das ações planeadas sobre revisão do Código dos Contratos Públicos aos trabalhadores do MJ 85% +/- 5% Foram executadas as 3 ações de formação sobre a revisão do Código dos Contratos Públicos para os trabalhadores dos serviços e organismos do MJ. 100% 19

22 Operacional Elaborar proposta de instrumentos de avaliação de impacto da formação Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo de conclusão 31/12/2017 Foi elaborada uma proposta de revisão dos instrumentos de avaliação da formação ministrada pela SGMJ. A implementação destes instrumentos aguarda conclusão dos trabalhos desenvolvidos com o INA nesta matéria. 15/09/2017 Atividades Área dos Recursos Humanos Foram asseguradas, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, as ações necessárias à prossecução dos objetivos definidos em matéria de gestão e administração de recursos humanos do departamento ministerial, nomeadamente as decorrentes do novo regime de vínculos, carreiras e remunerações: Foram divulgadas orientações com origem no interlocutor da DGAEP para o MJ, no âmbito da gestão de recursos humanos aos serviços e organismos do MJ, nomeadamente: o Recolha de informação sobre vencimentos e avaliação (RIVA); o Recrutamento em regime de cedência de interesse público; o Duodécimo do subsídio de Natal e interrupção do gozo de férias; o Posicionamento remuneratório em mobilidade intercarreiras; o Suspensão do vinculo de emprego público; o Habilitação ingresso de especialista de informática; o Lavagem de viaturas; o Pagamento de contas finais e habilitação de herdeiros; o Faltas para prestação de assistência a familiares; o Cálculo de remuneração horária e diária; o SIADAP de Dirigentes intermédios; o Aquisição do direito de férias em ano de ingresso; o Suplementos e pré-aposentação; o Condição de atribuição de subsídio de refeição. Foram elaborados pareceres relativos a matérias de gestão e administração de recursos humanos, sendo destinatários os serviços e organismos deste departamento ministerial e os gabinetes dos membros do Governo, nomeadamente no âmbito das seguintes temáticas: 20

23 o o o o o o o o o o o o o o o Regime jurídico de carreiras especiais e de carreiras não revistas; Regime de passagem à situação de disponibilidade em efetividade de serviço e fora da efetividade de serviço de pessoal de investigação criminal da Polícia Judiciária; Alteração de situação jurídico funcional de trabalhadores em virtude consolidação de mobilidade intercarreiras; Carreiras de regime especial geridas pelo serviço, diplomas aplicáveis, identificação de estatutos de carreiras especiais e requisitos de promoção e progressão e sistema de avaliação aplicável; Remuneração de Juízes de Paz; Abono para faltas; LSR para exercício de funções em OI; Equiparação ao estatuto de DFA (Deficiente das Forças Armadas); Estatuto de Pessoal Dirigente e regime específico dos dirigentes da Polícia Judiciária; Regime da parentalidade condições, requisitos e impactos remuneratórios; SIADAP; Requisitos para ingresso em carreiras não revistas; Vicissitudes modificativas da relação jurídica de emprego público; Descongelamento de carreiras na Administração Pública; Regime de proteção social convergente. Garantiu-se a promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de mobilidade no âmbito do MJ. Procedeu-se à agregação das necessidades de recrutamento para 2018 de todo o departamento ministerial, com apresentação de proposta sectorial. Efetuou-se o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (699 processamentos) e do pessoal da SGMJ, da Comissão da Liberdade Religiosa e da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes (1159 processamentos), num total de 1858 processamentos. Foram executadas todas as penhoras de vencimento e efetuada a articulação com solicitadores de execução e Autoridade Tributária e Aduaneira. Foram elaboradas guias de reposição e correspondentes notas discriminativas dos valores a repor, bem como guias de vencimento, em razão da saída de trabalhadores para outros serviços ou organismos da Administração Pública, bem como por cessação de funções de membros dos gabinetes ministeriais. Garantiu-se a gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos humanos afetos aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça, da Comissão da Liberdade Religiosa e da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes, nomeadamente: Celebração de um contrato de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado para integração no mapa de pessoal na sequência de colocação de diplomada do CEAGP e de três adendas a contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado, já celebrados, na sequência de consolidações por mobilidade na categoria de técnico superior, assistente técnico e assistente operacional; 21

24 Foram desenvolvidos 5 procedimentos de recrutamento por mobilidade para as carreiras de Técnico Superior e Assistente Técnico, respetivamente nas áreas da Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso, Unidade de Compras do Ministério da Justiça, Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos e para a Comissão de Proteção às Vítimas de Crime; Disponibilização de minutas para definição de critérios de seleção no procedimento de mobilidade desenvolvido pela CPVC; Elaboração de mapas com reporte de : o Afetação de pessoal por Unidade Orgânica/carreira; o Escolaridade/carreira; o Escalão etário/carreira; o Concursos e movimentos; o Entradas e saídas; o Acumulação de funções; o Comissão de serviço. Elaboração de 670 boletins de assiduidade; Conferência de registos e regularizações na plataforma de assiduidade num total de cerca de movimentos, apurando-se numa média de mais de 1770 registos mensais e 80 diários; Elaboração de 32 declarações de vínculo laboral e de contagem de tempo de serviço e/ou registo biográfico (47 em 2016); Comunicação de 1292 registos referentes à Declaração Mensal de Remunerações perante a Segurança Social (1090 em 2016); Consolidação mensal do ficheiro de quotas e contribuições para a Caixa Geral de Aposentações (SGMJ, Gabinetes e CPVC); Reporte trimestral e semestral no Sistema de Informação e Organização do Estado (SIOE), respeitante à SGMJ e Gabinetes Ministeriais com elaboração dos respetivos mapas; Reporte trimestral no âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 22/2012, de 09 de março, para feitos do plano de redução de efetivos na Administração Pública; Reporte mensal relativo à redução de despesa com aposentações do pessoal da SGMJ. Elaboração do Balanço Social da SGMJ de 2016, com observância da matriz divulgada pela DGAEP; Emissão de 161 declarações de rendimentos de 2016 (IRS); Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo. Emissão de 38 cartões de identificação e/ou de livre-trânsito; Organização e submissão através de plataforma eletrónica da ADSE Direta de 205 pedidos de comparticipação em regime livre. Foram asseguradas 12 publicações em Diário da República na sequência de consolidações de mobilidade na categoria, renovação de comissões de serviço, celebração de contratos de 22

25 trabalho em funções públicas por tempo indeterminado, e renovação da designação de trabalhador como chefe de equipa multidisciplinar. Foram assegurados os procedimentos associados a 2 pedidos de contagens de tempo de serviço e 2 pedidos de aposentação de trabalhadores da SGMJ. Foi efetuado apuramento de dados de ex-trabalhadores de órgãos/serviços anteriormente processados pela SGMJ, para efeitos de instrução de processos de aposentação junto da CGA. Foi assegurada a elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ e CPVC para 2018, com preenchimento dos mapas relativos aos postos de trabalho necessários à prossecução das atribuições da SGMJ, de acordo com as disposições do Decreto-Lei nº 162/2012, de 31 de julho em matriz divulgada pela DGAEP. Foi efetuada a projeção de encargos com pessoal para as propostas do Orçamento do Estado para 2018 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes) e elaborados os respetivos mapas de acordo com a Circular n.º 1384 da Direção-Geral do Orçamento. Foram disponibilizados os dados para as Contas de Gerência relativas a 2016 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e CPVC). Foi assegurada a criação mensal dos ficheiros SIGO (SGMJ, Gabinetes Ministeriais CPVC) para posterior registo pela DSRFPT na plataforma do MF. Foram elaborados os ficheiros associados às Declarações Mensais de Remunerações para a Autoridade Tributária e Aduaneira e ficheiros associados ao modelo 10 (Declaração de IRS) para SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes. Foi efetuado o apuramento dos valores relativos ao pagamento de contas finais por cessação de funções públicas de trabalhadores do Mapa de pessoal da SGMJ, por motivo de aposentação. Foram elaboradas minutas de despachos para assinatura dos membros do Governo, num total de 17 despachos, nomeadamente: Designação e exoneração de pessoal para o exercício de funções em Gabinetes Ministeriais; Designação de dirigentes superiores ou equiparados; Abono para faltas. Foi elaborada proposta em articulação com os restantes membros da Comissão Técnica (CT) constituída junto do Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, com vista à emissão de Portaria de atualização das condições de trabalho (PCT) dos trabalhadores administrativos não abrangidos por regulamentação coletiva específica, nos termos do artigo 517.º do Código do Trabalho. Foram elaborados 18 despachos para assinatura do dirigente máximo, nomeadamente: Reafectação de pessoal; Renovações de comissões de serviço de pessoal dirigente; Renovação de licenças especiais para o exercício de funções na região Administrativa especial de Macau; Trabalho suplementar. 23

26 Foram instruídos e submetidos através de plataforma informática à Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, dois processos de acidente em serviço e respetivas faturas relativas a atos médicos prestados e medicamentos prescritos a trabalhadores acidentados. Foi iniciado um projeto de um manual/código de boa conduta para a prevenção e combate ao assédio no trabalho para a SGMJ, no âmbito do dever que incumbe ao empregador público, nos termos do art.º. 71º da LTFP. No âmbito do programa de regularização extraordinária dos vínculos precários na Administração Pública (PREVPAP) foram designadas duas técnicas superiores da DSRHPO em maio e junho, e em regime de exclusividade, para integrarem o Secretariado de Apoio Técnico à Comissão de Avaliação Bipartida (CAB) da Justiça. Em 2017 foram tratados cerca de 530 processos, nos quais se desenvolveram as seguintes atividades: Análise de requerimentos; Elaboração e preenchimento de fichas de requerentes; Pedido de informação ao dirigente máximo do organismo a que pertencem os requerentes; Análise da resposta dos dirigentes máximos (onde se inclui situação de facto e de direito); Preenchimento das fichas dos requerentes com as várias análises e deliberações produzidas nas reuniões da CAB; Elaboração e envio de ofícios e notificações; Análise de respostas dos requerentes em sede de audiência prévia Participação nas reuniões da CAB. Área do Planeamento e Organização Foi assegurada a gestão da formação do pessoal afeto à SGMJ: Procedeu-se à execução do Plano de Formação para 2017 da SGMJ e à gestão de formação extraplano, tendo-se realizado 257 participações em ações de formação, correspondentes a 2562 horas de formação. Foi realizada a avaliação da formação profissional frequentada pelos trabalhadores da SGMJ, com a realização de dois inquéritos por cada ação de formação frequentada: um questionário efetuado imediatamente após a realização da formação e respondido pelo formando para aferir a reação à formação e outro preenchido pela chefia dois meses após a realização da formação para aferir o impacto da formação na melhoria do desempenho do formando. Foi elaborado o Relatório de Atividades de Formação (RAF 2016) da SGMJ e enviado ao INA. Foi efetuado o levantamento de necessidades de formação da SGMJ para

27 Foi realizada formação em áreas comuns aos serviços e organismos do MJ: Foram organizadas 6 ações de formação destinadas aos serviços e organismo do MJ, bem como bem como ao Supremo Tribunal Administrativo, ao Tribunal Central Administrativo Sul e à Procuradoria-Geral da República. Estas ações de formação, nas temáticas da Lei de Acesso aos Documentos Administrativos (LADA) e da Reforma do Código dos Contratos Públicos, foram frequentadas por 104 trabalhadores, representando um total de 1561 horas de formação. Foi assegurada a representação do MJ na Comissão de Coordenação da Formação Profissional, tendo-se participado em 2 reuniões organizadas pelo INA. Articulação com o INA na preparação do workshop Práticas e Instrumentos de Gestão da Formação Profissional com os representantes dos serviços e organismos do MJ. Foi garantida a elaboração e monitorização dos instrumentos de Planeamento e Gestão da SGMJ e de outros documentos: Foi elaborado o QUAR 2017 e o Plano de Atividades da SGMJ para Foi realizada a monitorização quadrimestral do QUAR 2017 da SGMJ, com elaboração de dois relatórios para a DGPJ sobre o ponto de situação dos objetivos no 1º e 2º quadrimestres do ano. Na sequência desta avaliação foi necessário efetuar três propostas de reformulação do QUAR. Foi elaborado o Relatório de Atividade de 2016 da SGMJ. Foi elaborado o QUAR 2018 e iniciada a preparação do Plano de Atividades da 2018 da SGMJ. Foi realizada a atualização do Manual de Acolhimento da SGMJ. Foi preparada uma versão atualizada do documento Dossier Gabinetes. Foi assegurada a disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ: Na Internet foram introduzidos 324 conteúdos no site institucional da SGMJ referentes a notícias e outras informações relevantes (234 em 2016); Na Intranet, foram introduzidos 247 conteúdos, referentes a notícias e outras informações (222 em 2016); Foi feita a monitorização da informação de forma a assegurar que a sua disponibilização on-line não fosse obsoleta. Foram realizados ajustamentos ao nível do layout nas páginas da internet e da intranet da SGMJ, bem como no site da Comissão para a Liberdade Religiosa. Foi assegurada a colaboração no projeto de execução da Plataforma Digital da Justiça (PDJ), relativamente aos conteúdos da SGMJ: Preparação de cerca de cinquenta propostas de notícias para a Plataforma Digital da Justiça, quer relativas à SGMJ, quer de carater mais geral sobre a Justiça. 25

28 Migração dos conteúdos do site da SGMJ para a página da SGMJ na Plataforma Digital da Justiça: o Estruturação, em colaboração com a DSAE, do novo site da SGMJ na PDJ; o Adaptação e simplificação da linguagem dos conteúdos constantes no antigo site da SGMJ; o Criação de páginas e introdução de conteúdos na PDJ. Elaboração de um relatório sintético sobre absentismo na área da Justiça, solicitado pelo Gabinete da Secretária de Estado da Justiça. Nesse relatório foi efetuada uma análise às taxas de absentismo nos serviços e organismo do MJ, para os anos de 2014 a Organização de 2 ações de sensibilização sobre a temática do Stress, conduzidas por 2 técnicas superiores da DSRHPO, Psicólogas Clinicas com experiência nesta área. Uma das sessões destinou-se a trabalhadores da SGMJ e outra a trabalhadores da DGAJ. Foi realizada a gestão dos certificados digitais dos colaboradores da SGMJ, tendo-se efetuado 27 procedimentos para pedidos de emissão certificados digitais (16 em 2016). DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS Objetivos Operacional QUAR Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no edifício sede do Ministério da Justiça Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo de conclusão de implementação física das medidas identificadas (nº de semanas) 51 +/- 1 Substituídos de forma parcial os equipamentos de iluminação por outros mais eficientes. Substituídos todos os quadros elétricos, e distribuição de rede elétrica, por equipamentos mais evoluídos. Foram concluídas as medidas previstas no plano, que não integravam a candidatura a financiamento do Fundo de Eficiência Energética, cuja decisão final não foi ainda comunicada

29 Operacional QUAR Desenvolvimento do projeto Plataforma Digital da Justiça Classificação Atingido Indicador Meta Execução Resultado Prazo de disponibilização da "Plataforma Digital da Justiça" aos utilizadores (nº de semanas) 35 +/- 2 Concluída no mês de maio de Disponibilizada ao público em Operacional Aumentar a captação de receitas Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Valor de receitas próprias, comunitárias e outras obtidas em 2017, comparativamente a igual período de % Receita própria e comunitária executada: 2016: euros; 2017: euros. Aumento acentuado de receitas com origem no financiamento comunitário. 127% Operacional Potenciar a utilização do GeRFiP ao modelo de negócio da SGMJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo para desenvolvimento de novas metodologias de trabalho em GeRFIP. 31/12/2017 Elaborados e implementadas novas metodologias de trabalho no âmbito da execução dos orçamentos. 10/2017 Operacional Melhorar as práticas e procedimentos de gestão Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo para definir mapa de competências e funções de cada trabalhador afeto ao serviço. 31/12/2017 Elaborado mapa 11/

30 Operacional Melhorar a recolha de dados com pagamento de taxas de justiça Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Criação de mapa demonstrativo contendo registo das taxas de justiça pagas, bem como pagamentos e reembolsos obtidos a título de custas de parte. 1 mapa Elaborados 2 mapas, com atualização mensal e comparação com anos anteriores 2 Operacional Aperfeiçoar a análise de gestão Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Desenvolvimento de mapas com imputação dos custos gerais aos diversos centros de atividade. 5 mapas Elaborados 9 mapas com imputação de custos aos centros de atividade, incluindo uma subactividade criada no âmbito da Equipa Multidisciplinar de Gestão de Fundos Comunitários 9 Operacional Acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do FMJ. 95% Executados em 100% os 10 projetos de financiamento aprovados para % Operacional Adaptação à área das compras das medidas constantes no projeto SGMJ sem papel Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo para implementação de medidas de modernização e simplificação na área das compras. 31/12/2017 Tramitação em Edoclink da maior parte dos processos de contratação. Colocação no processo digital de todos os documentos que ainda tem que tramitar em papel. 31/05/

31 Operacional Apoio informático aos utilizadores Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Taxa de resolução das ocorrências reportadas 95% Todas as ocorrências reportadas foram resolvidas dentro do prazo estabelecido, com exclusão das ocorrências cuja resolução dependia de entidades externas. 100% Atividades Gestão Orçamental Foram elaboradas, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, 5 propostas de orçamento para 2018: do Gabinete da Ministra da Justiça, Gabinete da Secretária de Estado Adjunta e da Justiça, do Gabinete da Secretária de Estado da Justiça, da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça e da Comissão de Proteção as Vitimas de Crime. Efetuou-se a gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, da verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias, num total de 107 alterações orçamentais. Verificou-se uma taxa de execução orçamental de 95,1%. Foi garantida a elaboração e envio mensal aos Gabinetes Ministeriais, Secretaria-Geral e Presidente da Comissão de Proteção às Vitimas de Crime, de todos os reportes orçamentais. Efetuou-se o processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas. Foram efetuadas penhoras e reposições de dinheiros públicos nos orçamentos. Foi garantida a constituição, reconstituição, liquidação e pagamento de 5 fundos de maneio. Colaboração na preparação de portarias de encargos de aquisição de bens e serviços de serviços e organismos do Ministério da Justiça. Preparação de propostas de créditos especiais. Preparação e apresentação de 2 candidaturas ao Fundo de Modernização da Justiça e de 1 candidatura ao Fundo de Segurança Interna. Colaboração na preparação de 3 candidaturas ao SAMA - Sistema de Apoio à Modernização e Capacitação da Administração Pública. 29

32 Execução e pedido de reembolsos de pagamentos no âmbito de 10 projetos aprovados pelo Fundo de Modernização da Justiça e de 1 projeto aprovado pelo Fundo de Segurança Interna. Acompanhamento na execução financeira de 4 protocolos interministeriais, celebrados com a APAV - Associação de Apoio à Vítima, IAC Instituto de Apoio à Criança, AMCV Associação de Mulheres Contra a Violência e FPAS Federação Portuguesa das Associações de Surdos; Prestação de informação anual à Inspeção-Geral de Finanças das subvenções concedidas e respetiva caracterização 4 situações; Preparação do processo de pagamento da contribuição anual de Portugal para financiamento da atividade do Secretariado da Rede Europeia de Prevenção da Criminalidade. Identificação de necessidades formativas no âmbito da transição para o novo SNC-AP. Acompanhamento e monitorização da implementação do projeto SGMJ Sem Papel, criado pela RCM n.º 51/2017. Recolha de dados junto dos serviços e organismos do Ministério da Justiça sobre verbas inscritas para ações no âmbito da violência doméstica e respetiva execução. Recolha de dados junto dos serviços e organismos do Ministério da Justiça sobre verbas inscritas no âmbito de política de prevenção, habilitação, reabilitação e participação da pessoa com deficiência e respetiva execução. Colaboração na identificação dos contributos da SGMJ no âmbito da preparação do PNI - Programa Nacional de Investimentos Gestão Patrimonial Aquisição de bens e serviços: Foi efetuada a gestão de 98 contratos de fornecimento e serviços externos (locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc.) e efetuada a celebração de 52 novos contratos. Procedeu-se à realização de 309 procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas. O prazo médio de pagamento aos fornecedores foi de 20 dias. Gestão do parque de viaturas: Efetuou-se a gestão do parque automóvel afeto, sendo 6 o número de viaturas geridas pela SGMJ. Foram submetidos e aprovados processos de afetação de 3 viaturas apreendidas. 30

33 Apresentação de candidatura ao Programa de financiamento para aquisição de dois veículos elétricos Gestão Patrimonial Foi assegurada a gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços. Foi assegurada a gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos e dos equipamentos. Procedeu-se à organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis e viaturas afetas, tendo-se efetuado 137 atualizações ao cadastro e inventário. Receção e preparação de resposta aos 188 pedidos formulados pelos serviços e organismos do Ministério da Justiça, no âmbito do cumprimento do artigo 50.º da LOE/2017. Prestação de informação anual à Inspeção-Geral do Ambiente dos equipamentos com Gases Fluorados e respetiva caracterização. Colaboração na identificação das necessidades para instalação da CPAPI Comissão Para Avaliação dos Pedidos de Indemnização decorrentes de responsabilidade civil do Estado, relacionados com os incêndios florestais. Divulgação pelos serviços e organismos do Ministério da Justiça dos bens móveis disponibilizados susceptiveis de reutilização. Registo de todas as contratações de serviços na plataforma da DGAEP, no âmbito da execução dos 5 orçamentos geridos pela SGMJ. Foi submetido na CNPD Comissão Nacional de Proteção de Dados, o registo de utilizadores de site de internet. Registo de todas as contratações de bens e serviços na plataforma BaseGov, no âmbito da execução dos 5 orçamentos geridos pela SGMJ. No âmbito da legislação do Sistema de Certificação Energética dos Edifícios, procedeuse à certificação do edifício sede do Ministério da Justiça. Foi prestado apoio na atividade das 5 comissões apoiadas pela Secretária-Geral do Ministério da Justiça: Comissão Veneza, Comissão da Liberdade Religiosa, Comissão de Fiscalização dos Centros Educativos, Comissão dos Programas Especiais de Segurança e Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes. Assegurados vários processos de contratação e respetivo financiamento por intermédio de candidaturas ao Fundo de Modernização da Justiça de projetos relacionadas com a Modernização da Justiça, nomeadamente o projeto de Georreferenciação dos Serviços Prisionais e o Portal da Justiça. Prestado apoio nas deslocações à Estrasburgo do Agente do Governo Português junto do TEDH Tribunal Europeu dos Direitos do Homem, e dos peritos que o acompanham. Preparadas as condições e celebrado protocolo de cooperação com os Serviços Sociais da Administração Pública para instalação de serviço de cafetaria nas instalações da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça. Colaboração na organização da exposição alusiva aos 50 Anos do Código Civil. 31

34 Colaboração na organização da exposição alusiva aos 150 Anos de Abolição da Pena de Morte. Recursos Tecnológicos Apoio informático aos utilizadores da SGMJ, CPVC, CLR e CPES Garantiu-se o adequado funcionamento das aplicações informáticas e o apoio aos utilizadores. A taxa de resolução das ocorrências reportadas foi de 100%. Foi prestado apoio aos utilizadores na ferramenta de Gestão Documental Edoclink, das ferramentas de produtividade software de Office, assim como de um conjunto de outras aplicações e plataformas de internet de entidades da AP ou empresas fornecedoras destes serviços, nomeadamente nas áreas de recursos humanos, financeiros e compras eletrónicas; Instalação de novos postos de trabalho com a configuração de plataformas pessoais de trabalho, computadores, telefone, criação de contas de acesso à rede de serviços de e- mail e internet e a consequente manutenção e operacionalidade destas plataformas e serviços; Apoio logístico e de equipamentos na realização de eventos levados a efeito principalmente pelos Gabinetes dos Membros do Governo (GMG), como ainda outras ações de formação ou de carácter informativo. Apoio técnico aos serviços de comunicação e voz Foi assegurado o fornecimento e manutenção a operacionalidade de todos equipamentos e infraestruturas tecnológicas subjacentes, nomeadamente, da rede local de voz e dados do edifício que suporta os postos de trabalho da SGMJ e dos GMG, integradas estas respetivamente na Rede de Comunicações da Justiça (RCJ/IGFEJ) e na Rede interna do Governo (RinG/CEGER). Implementou-se, em colaboração com aquelas entidades, de redes Wi-Fi para a SGMJ e GMG. Foram adotadas várias medidas e instalados equipamentos para otimizar a operacionalidade do sistema de videovigilância do edifício. A taxa de resolução das ocorrências reportadas foi de 100%. 32

35 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES PÚBLICAS Objetivos Operacional QUAR Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça" Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Implementação de um piloto com os dados bibliográficos da SGMJ (nº de semanas) 47±1 - Elaborada e apresentada candidatura a fundos comunitários (SAMA2020, Aviso 3); - Elaborado Diagnóstico às Bibliotecas da Justiça; - Ministrada formação ao GT das Bibliotecas da Justiça (nova LADA); - Sistematizada informação sobre gestão integrada de informação bibliográfica; - Apresentado o Koha (software de gestão integrada de bibliotecas, de código aberto) aos serviços e organismos da Justiça; - Envolvimento do GT das Bibliotecas da Justiça, através de reuniões técnicas; - Kick-off do projeto; - Preparada a infraestrutura tecnológica; - Identificadas as necessidades para migração do Lotus Notes para Koha; - Parametrizado o Koha para a catalogação em UNIMARC; - Efetuados testes de migração de registos bibliográficos da SGMJ; - Efetuadas visitas técnicas aos serviços e organismos da Justiça com vista à recolha de contributos para a definição e disposição de metadados e informação no repositório Koha: PGR (3 visitas); PJ; IRN; IGFEJ; DGAJ; DGPJ (2 visitas); IGSJ; CSM; - Parametrizado e instalado piloto do repositório Koha; - Efetuada a migração de registos e exemplares da biblioteca da SGMJ do repositório Lotus Notes (IBM) para estação piloto em repositório Koha; - Validados, por amostragem, todos os registos e exemplares da biblioteca da SGMJ migrados; - Disponibilizados, em 29 de agosto, os registos e exemplares da biblioteca da SGMJ no Repositório Digital da Justiça (justica.gov.pt); - Ministrada formação aos serviços e organismos da Justiça em Koha, Koha/Unimarc (2 ações), Koha/Modulo de Empréstimos, Koha Módulo de Empréstimos e Catalogação Unimarc no Sistema Koha

36 Operacional QUAR Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Implementação de um piloto com os fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ (nº de semanas) 42±1 - Elaborada e apresentada candidatura a fundos comunitários (SAMA2020, Aviso 3); - Elaborados Diagnósticos aos Arquivos Intermédios e Arquivos Definitivos / Históricos do Ministério da Justiça; - Ministrada formação ao Grupo de Trabalho de Arquivos do Ministério da Justiça (nova LADA) - Sistematizada informação sobre gestão integrada de informação arquivística; - Apresentado o AtoM (software de gestão integrada de arquivo definitivo, de código aberto) aos serviços e organismos do Ministério da Justiça; - Envolvimento do GT de Arquivos do Ministério da Justiça, através de reuniões técnicas; - Kick-off do projeto; - Preparada infraestrutura tecnológica; - Identificadas as necessidades para migração de dados dispersos por múltiplos repositórios (Acess, Excel e Word) para AtoM; - Efetuadas visitas técnicas aos serviços e organismos da Justiça com vista à recolha de contributos para a definição e disposição de metadados e informação no repositório AtoM: PGR, PJ, IRN, IGFEJ, DGAJ e DGPJ; - Ministrada formação em Atom (2 ações) aos serviços e organismos da Justiça; - Parametrizado e instalado piloto do repositório AtoM - Efetuado o carregamento no piloto do repositório AtoM dos fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ. 40 Operacional QUAR Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça" Classificação Atingido Indicador Meta Execução Resultado Implementação de piloto com o espólio da SGMJ (nº de semanas) 51±1 - Elaborada e apresentada candidatura a fundos comunitários (SAMA2020, Aviso 3); - Sistematizada informação sobre gestão integrada de informação museológica; - Apresentado o Collective Access (software de gestão integrada de objetos museológicos, de código aberto) aos serviços e organismos da Justiça; - Envolvimento do GT de Arquivos do Ministério da Justiça, do GT das Bibliotecas da Justiça e de técnicos especializados na área da museologia, através de reuniões técnicas; 50 34

37 - Kick-off do projeto; - Efetuado o levantamento dos metadados utilizados pelos serviços/organismos da Justiça nos inventários do seu acervo museológico; - Preparada infraestrutura tecnológica em código aberto (Collective Access) - Elaborado e remetido para apreciação do GT do património cultural da Justiça documento com a parametrização do Collective Access; - Parametrizado e instalado piloto do repositório Collective Access AtoM; - Elaborado Glossário para a Inventariação de Bens Culturais da Justiça; - Elaborado modelo conceptual do Collective Access. Operacional Aplicar o PCA (Plano de Classificação e Avaliação Documental) MJ na SGMJ Classificação Atingido parcialmente* Indicador Meta Execução Resultado Prazo de aplicação do PCA MJ na SGMJ (nº de semanas) 53 - Ajustamento do PCA MJ à lista consolidada dos 3 os níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional (MEF) e à Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA), no que respeita aos processos de negócio (PN) da SGMJ; - Solicitado aos serviços e organismos do MJ o ajustamento do PCA MJ à lista consolidada dos 3 os níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional (MEF) e à Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA), no que respeita aos respetivos processos de negócio (PN); - Em curso o processamento da informação recolhida. 53 * Com a publicação da lista consolidada (LC) dos 3 os níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional (MEF) e à Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA) apenas em 11 de agosto e por a adequação do PCA MJ só poder ser feita em sede do Grupo de Trabalho de Arquivos do MJ, dada a transversalidade deste instrumento de classificação e avaliação, não foi possível o ajustamento total do PCA à LC referenciada. Contribui igualmente para o não cumprimento integral do presente objetivo o apoio dado pelo setor de arquivo à seleção, recolha e identificação de conteúdos para as exposições organizadas pela SGMJ e o número elevado de pedidos aos Arquivo histórico do Ministério da Justiça (fundos custodiados pela SGMJ). 35

38 Operacional Divulgar ao cidadão documentos históricos sobre custódia do MJ, em nome da salvaguarda da memória coletiva e individual Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Número de mostras 1 - Foi prestado apoio na seleção, na recolha e na identificação de conteúdos, na montagem e na logística da Exposição Comemorativa dos 50 Anos do Código Civil, na Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa (22/11 a 21/12); - Foi prestado apoio na seleção, na recolha e na identificação de conteúdos, na montagem e na logística da exposição Igualdade entre Mulher e Homem na Família 40 anos da Revisão do Código Civil, no edifício sede do Ministério da Justiça em Lisboa (8/3 a 2/11) e no Tribunal da Relação de Coimbra (3/11); - Foi prestado apoio na seleção, na recolha e na identificação de conteúdos, na montagem e na logística da exposição comemorativa dos 150 Anos da Abolição da Pena de Morte Condemnados à Pena Última, no Colégio da Coimbra (5/7 a 5/12). 4 Operacional Aplicar o PCA (Plano de Classificação e Avaliação Documental) MJ na SGMJ Classificação Atingido parcialmente* Indicador Meta Execução Resultado Percentagem de documentos tratados do fundo bibliográfico antigo da SGMJ 100% - Inventariadas e registadas as monografias do acervo do fundo bibliográfico antigo da SGMJ, num total de 884 exemplares; - Inventariadas e registadas as publicações periódicas do acervo do fundo bibliográfico antigo da SGMJ, num total de 334 números; - Efetuadas operações de limpeza e restauro ao acervo do fundo bibliográfico antigo da SGMJ; - Efetuadas operações de transferência do acervo do fundo bibliográfico antigo da SGMJ para depósito. 100% (na operações de registo) *A ausência de uma trabalhadora afeta ao setor da Biblioteca da SGMJ por um período de 6,5 meses, a prioridade dada ao projeto Biblioteca Online da Justiça e o apoio logístico dado à organização de exposições, requereu uma redistribuição de funções e uma reafectação de recursos que não permitiu o tratamento do fundo bibliográfico antigo da SGMJ na totalidade das operações exigidas (catalogação, classificação indexação, cotação e disponibilização na web). 36

39 Atividades Gestão dos arquivos Foi prestado apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo da Área da Justiça, num total de 9 processos de apoio (13 processos em 2016); Foi prestado apoio técnico na organização e gestão dos arquivos correntes da SGMJ, num total de 7 processo de apoio; Foi prestado apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos serviços e organismos do MJ, num total de 5 processo de apoio (9 processos em 2016); Organização e preservação do património e arquivo histórico Foram satisfeitos 33 pedidos de consulta e comunicação ao Arquivo Histórico do MJ (AHMJ) relativamente aos fundos custodiados pela SGMJ (número igual ao verificado em 2016). Dos pedidos identificados, 34% correspondem a pedidos de investigadores nacionais e estrangeiros (Itália, Países Baixos, Brasil, China), 30% correspondem a pedidos de natureza diversa (pedidos sobre genealogia, processos judiciais, edifícios MJ, entre outros), 24% correspondem a pedidos internos (SGMJ) e 12% correspondem a pedidos da Administração Pública (Museu da Presidência da República/SGMAI/Comissão de Liberdade Religiosa). Relativamente a esta atividade é de sublinhar a tendência para um aumento crescente de utilizadores justificado pela visibilidade igualmente crescente do AHMJ em razão dos projetos em curso nesta área. Foi prestado apoio na seleção, na recolha e na identificação de conteúdos, na montagem e na logística das seguintes Exposições: Exposição Comemorativa dos 50 Anos do Código Civil, na Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa (22/11 a 21/12); Exposição Igualdade entre Mulher e Homem na Família 40 anos da Revisão do Código Civil no edifício sede do Ministério da Justiça em Lisboa (8/3 a 2/11); Exposição Igualdade entre Mulher e Homem na Família 40 anos da Revisão do Código Civil e no Tribunal da Relação de Coimbra (3/11); Exposição comemorativa dos 150 Anos da Abolição da Pena de Morte Condemnados à Pena Última, no Colégio da Coimbra (5/7 a 5/12). Gestão da correspondência Foi efetuado o registo no sistema de gestão documental (Edoclink) de toda a correspondência rececionada num total de documentos, dos quais em suporte papel (58%) e em suporte digital (42%) (decréscimo de 4,6% comparativamente com 2016); Foi efetuado o registo no sistema de gestão documental (Edoclink) de toda a correspondência expedida num total de documentos, dos quais 574 em suporte papel (53%) e 507 em suporte digital (47%) (decréscimo de 47% comparativamente com 2016). 37

40 Tratamento documental do fundo bibliográfico Foram emitidos 11 pareceres relativos a aquisição de publicações por compra (69 pareceres em 2016); Foi atualizado o fundo bibliográfico da SGMJ por via da aquisição de 120 títulos de monografias (das quais 11 títulos foram adquiridos por compra e 109 títulos por oferta) e de 60 publicações periódicas (dos quais 42 foram adquiridos por compra e 18 por oferta). Comparativamente com 2016, observa-se um decréscimo de 24% dos títulos de monografias adquiridas e um acréscimo de 20% no número de publicações periódicas adquiridas. Foi efetuado o tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido (observadas operações de registo, catalogação, classificação, cotação, carimbagem, indexação, carregamento em base de dados bibliográfica e disponibilização de registos em ambiente web). Centro de Documentação Foram atendidos presencialmente 632 utilizadores (decréscimo de 23% comparativamente com 2016); Foram atendimentos telefónicos (decréscimo de 60% comparativamente com 2016); Foram satisfeitos pedidos de informação e documentação (decréscimo de 10% comparativamente com 2016); Foram requisitadas 838 publicações (decréscimo de 9% comparativamente com 2016); Foram consultadas em sala de leitura 810 publicações (acréscimo de 4% comparativamente com 2016). Difusão seletiva de conteúdos de acordo com perfis previamente definidos Foram divulgados diariamente por correio eletrónico aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, aos trabalhadores da SGMJ, à CPVC e à CPES os sumários da I série dos Diários da República; Foi divulgada diariamente por correio eletrónico aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça e aos trabalhadores da SGMJ legislação/despachos/deliberações/avisos publicados em Diário da República e com interesse para as respetivas áreas de atuação; Foi divulgado mensalmente no sitio web da SGMJ o boletim bibliográfico SGMJ com as referências bibliográficas, índices e imagens de capas das publicações adquiridas; Foram divulgados por correio eletrónico aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça e a todos os trabalhadores da SGMJ os boletins bibliográficos da PJ, DGRSP, CEJ e PGR; Foram elaborados e difundidos 67 dossiers de informação (decréscimo de 51% comparativamente com 2016). Organização e o protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos Foi assegurada a organização e o protocolo de 24 eventos promovido pelos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça (decréscimo de 45% comparativamente com 2016). Atendimento telefónico e presencial Foram assegurados 266 atendimentos presenciais no Espaço Justiça (317 em 2016); Foram assegurados atendimentos telefónicos na Linha Justiça (6.502 em 2016); Foram assegurados 4 atendimentos por via postal e 225 atendimentos por via eletrónica; Foram analisados 327 pedidos de informação por correio eletrónico; 38

41 Foi processado o tratamento de 5 reclamações apresentadas no Livro Amarelo da SGMJ (número igual ao verificado em 2016). Serviço de Receção aos gabinetes dos membros do governo Foi assegurada a receção e o acolhimento de individualidades para os gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça (2.905 individualidades em 2016); Foram rececionados no Espaço Justiça 90 documentos dirigidos aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça (89 documentos em 2016). Divulgação de informação Foram efetuadas 23 atualizações nas listas telefónicas dos gabinetes dos membros do Governo (10 atualizações) e da SGMJ (13 atualizações); Foram efetuadas 39 atualizações à informação relativa à organização do MJ para apoio ao normal funcionamento do Espaço Justiça; Foram preparados e divulgados por correio eletrónico 115 conteúdos de interesse geral aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça (19), à SGMJ (26), aos serviços e organismos MJ (29), a outros Ministérios (2) e a outras entidades (39) (acréscimo de 60% comparativamente com 2016); Foram preparados e disponibilizados 23 conteúdos de cariz sociocultural na intranet da SGMJ (acréscimo de 13% comparativamente com 2016); Foram atualizados 4 conteúdos na intranet da SGMJ ; Foram divulgados 11 conteúdos na página web da SGMJ (acréscimo de 57% comparativamente com 2016); Foram atualizados 9 conteúdos na página web da SGMJ; Procedeu-se a 16 atualizações na informação de cidadania disponível no sítio Internet da SGMJ (6 atualizações em 2016). Foram propostas 17 alterações de conteúdos na Plataforma Digital da Justiça; Foi proposta 1 atualização de conteúdo no blogue Justiça + Próxima ; Foi elaborada proposta de Roteiro MJ para divulgação na Plataforma Digital da Justiça (por inexistência de dados em 2016 não é possível apresentar % comparativa). Outras atividades Foi prestado apoio à Comissão da Liberdade Religiosa através da deslocação de uma técnica superior da DAE, que garantiu pontualmente o normal funcionamento da comissão. Foram realizadas 2 reuniões na DGLAB com todas as Secretarias-Gerais da Administração Central do Estado. Foi realizada 1 reunião na DGLAB no âmbito do PAEIS Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade semântica, do qual a SGMJ é membro aderente. Foram realizadas 3 reuniões na DGLAB no âmbito do projeto INDAAP Indicadores de Arquivos da Administração Pública do qual a SGMJ faz parte conjuntamente com a SGPCM, SGMEC, Câmara Municipal de Cascais, Câmara Municipal de Almada e Governo Regional da Madeira. 39

42 DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO Objetivos Operacional QUAR Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo Classificação Atingido Indicador Meta Execução Resultado Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias) 11 +/- 3 Foram elaboradas 722 peças jurídicas, tendo o tempo médio de elaboração sido de 8,2 dias 8,2 Tipo de processo Número de peças elaboradas Tempo médio de elaboração Processos de contencioso 388 6,4 Processos de gracioso ,3 Operacional Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres Classificação Atingido Indicador Meta Execução Resultado Tempo médio de elaboração de informações e emissão de pareceres (nº de dias) Tempo médio de elaboração de informações de apreciação de impugnações administrativas (nº de dias) Tempo médio de elaboração de informações que apreciem os pedidos de pagamento de indemnizações fixadas Foram elaboradas 56 informações/pareceres jurídicos, não incluindo as de apreciação de impugnações administrativas e de pedidos de pagamento de indemnizações fixadas pelos tribunais (114 em 2016). O tempo médio foi de 7,1 dias (8,2 dias em 2016). Foram elaboradas 179 informações/pareceres jurídicos de apreciação de impugnações administrativas (103 em 2016). O tempo médio foi de 13,5 dias (12,6 dias em 2016) Foram elaboradas 40 informações/pareceres jurídicos de apreciação de pedidos de pagamento de indemnizações fixadas pelos tribunais (97 em 2016). 7,1 13,5 3,8 40

43 pelos tribunais nacionais e internacionais (TEDH) O tempo médio foi de 3,8 dias (4,5 dias em 2016) Operacional Garantir a eficácia na elaboração das peças jurídicas nos processos contenciosos Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos urgentes (nº de dias) Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos não urgentes (nº de dias) 8 16 Total de peças jurídicas 97 (68 em 2016) das quais: 3 alegações recurso; 20 contestações/oposições; 2 ofícios; 1 reclamação de custas de parte, 1 requerimento levantamento efeito suspensivo automático;46 requerimentos; 6 requerimentos de custas de parte; 6 resoluções fundamentadas; 7 respostas a reclamação de custas de parte, 2 contraalegações de recurso, 2 respostas a intimações e 1 informação. O tempo médio de elaboração de peças jurídicas em processos contenciosos urgentes foi de 4,0 dias (6,3 dias em 2016). Total de peças jurídicas 290 (366 em 2016), das quais: 12 alegações escritas; 25 alegações e contra-alegações recurso; 48 contestações; 18 ofícios; 2 reclamação de custas de parte; 112 requerimentos; 67 requerimentos de custas de parte; 1 resposta a reclamação de custas de parte e 5 informações. O tempo médio de elaboração de peças jurídicas em processos contenciosos não urgentes foi de 7,2 dias (11,4 dias em 2016). 4,0 7,2 Em 2017, e no âmbito das ações judiciais patrocinadas pela DSJC na SGMJ, deram entrada 71 novas ações (81 em 2016). Atividades Foi assegurado o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, tendo sido elaborados 294 documentos (estudos, pareceres e informações) (268 em 2016). 41

44 Foram instruídos processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os restantes organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, traduzidos na elaboração de 41 documentos (97 em 2016). Foi realizada a representação do MJ em processos de natureza jurisdicional que não eram da competência de outro serviço ou organismo e outros que tenham sido determinados, num total de 242 processos (340 em 2016), que envolveram 395 movimentos/tramitações processuais (434 em 2016). Realizaram-se 21 intervenções em diligências judiciais. Num total de 106 sentenças/acórdãos na jurisdição administrativa obteve-se um ganho de causa em 78,3% dos casos (124 sentenças e 82,5% ganhos de causa em 2016). Apoiou-se o Ministério Público nas ações interpostas contra o Estado Português, quando esteja envolvido o MJ num total de 100 processos (81 em 2016). Foi prestada colaboração em 1 Grupo de Trabalho e assegurado o secretariado de 7 Grupos de Trabalho para elaboração de projetos de diplomas legais. Foi prestado apoio na apreciação de 2249 processos de nacionalidade, com a elaboração de nota internas e minutas de despacho (702 em 2016). Participação em 2 júris de procedimentos concursais. Foi prestado apoio jurídico na área da Contratação Pública à EMGFC, com a verificação da Ficha de Procedimentos em 3 procedimentos. UNIDADE DE COMPRAS Objetivos Operacional QUAR Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ Classificação Atingido Indicador Meta Execução Resultado Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho (nº de semanas) 18 +/- 2 Foi realizado no prazo de 18 semanas o procedimento centralizado, CPI/03/2017/UCMJ, para a aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho, para 14 entidades da área da Justiça

45 Operacional Assegurar a boa execução das políticas de gestão e apurar o grau de satisfação dos organismos do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Nível médio de satisfação dos organismos do MJ, com os bens e serviços adquiridos no âmbito da Unidade de Compras (numa escala de 1 a 5) Nível médio de satisfação dos fornecedores relativamente ao grau de cumprimento dos contratos celebrados com os organismos do MJ (numa escala de 1 a 5) 3 3 O nível médio da avaliação global da UCMJ pelas entidades foi de 4,37 O nível médio de satisfação dos organismos do MJ com os fornecedores de bens foi de 3,89 e com os prestadores de serviços foi de 4,05 (média de 3,97). O nível médio de avaliação das entidades pelos fornecedores foi de 4,27 O nível médio de avaliação da UCMJ pelos fornecedores foi de 4,30. 3,97 4,28 Operacional Assegurar em permanência a disponibilização e atualização da informação em matéria de Compras Públicas aos organismos do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo de comunicação, aos vários organismos, sobre mudanças de fase em cada procedimento (n.º dias) Atualização de conteúdos no Portal da SGMJ (n.º atualizações) Prazo de resposta às questões colocadas pelos organismos (n.º de dias) As alterações de fases em cada procedimento foram comunicadas, por , às entidades num prazo inferior a três dias, muitas vezes no próprio dia Foram disponibilizadas às entidades interessadas informações sobre o estado dos procedimentos em curso na UCMJ e disponibilizadas para consulta as pastas com os documentos dos processos concluídos, num total de 41 informações. Foi dada resposta às questões colocadas pelas várias entidades numa média de 1,4 dias ,4 43

46 Operacional Promover a melhoria do acompanhamento dos contratos, celebrados na sequência de procedimentos centralizados, pelas entidades adjudicantes. Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Número de orientações comuns elaboradas e divulgadas a todas as entidades aderentes à UCMJ (n.º de normas divulgadas) 2 Foram elaboradas três orientações para melhoramento dos processos de contratação e controlo dos respetivos resultados. A primeira orientação divulgada, em , na forma de , dirigida a várias entidades, abordou a realização de ajustes diretos por urgência imperiosa, para a aquisição de serviços de limpeza. A segunda orientação com o título Orientação n.º 1 dirigida a todas as entidades aderentes aos procedimentos centralizados, em 29/3/2017, versou sobre a monitorização da execução dos contratos plurianuais e a publicitação dos contratos no Portal Base. A terceira orientação sob a forma de instrução interna dirigida aos colaboradores da UCMJ, em 9/5/2017, abordou a instrução do novo processo a adotar na obtenção de portarias de extensão de encargos. 3 Operacional Promover a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Taxa de poupança gerada anualmente resultante dos procedimentos centralizados (%) 4% Nos procedimentos concluídos em 2017, com um valor global de adjudicações de obteve-se uma poupança estimada em , correspondente à poupança de 12,62% (em 2016 a taxa de poupança foi de 17,98%). 12,6% Atividades Procedimentos de aquisição centralizada de bens e serviços Foram realizados procedimentos resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ: 44

47 Foram concluídos 26 procedimentos em 7 categorias de serviços e 8 categorias de bens (21 em 2016); Foram ainda concluídos 7 procedimentos que transitaram do ano de 2016; 19 procedimentos foram iniciados e concluídos em 2017 (12 em 2016). 6 procedimentos iniciados em 2017 transitaram para o ano de 2018 (9 em 2016). Foram modificadas as peças dos procedimentos de acordo com as sugestões ou para satisfação de reclamações das várias entidades, no que respeita a preços base e características dos bens e serviços. Processo de levantamento de necessidades Foi mantido o apoio e o acompanhamento do processo de levantamento de necessidades de forma a garantir que os serviços e os organismos do MJ cumprissem os prazos estabelecidos e, assim tornar mais céleres os procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços: Os ficheiros de levantamento de necessidades foram, sempre que possível, melhorados de forma a facilitar às entidades as suas necessidades, através de pré-preenchimentos e melhoramento dos modelos. Deu-se continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos, realizando-se a normalização dos bens com a redução dos itens de bens sucedâneos. Gestão dos contratos celebrados O gestor de cada categoria acompanhou a celebração e execução do contrato, verificando a correspondência do contrato com as condições negociadas. O gestor de cada categoria zelou pelo cumprimento das condições negociadas intervindo se necessário no esclarecimento das questões colocadas pelas entidades adjudicantes ou adjudicatários. O gestor de cada categoria registou no cronograma do respetivo procedimento as questões que se colocaram na execução do contrato. Divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de trabalho associados às compras públicas Todas as entidades foram convidadas a utilizar a plataforma transacional de compras no âmbito de um novo procedimento de contratação. Foi disponibilizado, sempre que solicitado, apoio no uso da plataforma de contratação eletrónica contratada pela ESPAP. 45

48 Os dados históricos da plataforma transacional foram trabalhados com vista à elaboração de novos ficheiros de levantamento de necessidades de forma a pré-preencher os mesmos facilitando o trabalho das entidades. Agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça Foram efetuadas e enviadas atempadamente todas as agregações de informação solicitadas pela ESPAP designadamente no que respeita ao apuramento das poupanças do SNCP e planeamento para o ano de EQUIPA MULTIDISCIPLINAR GESTÃO DE FUNDOS COMUNITÁRIOS OBJETIVOS Operacional Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada) Classificação Não Atingido Indicador Meta Execução Resultado Foram publicados 4 avisos para o Fundo para a Segurança Interna (FSI): N.º de Avisos para financiamento de projetos publicados 7 Tolerância: 1 - Aviso n.º 47/FSI/2017 no valor de (em março); - Aviso n.º 52/FSI/2017 no valor de (em agosto); - Aviso N.º 53/FSI/2017 no valor de (em agosto); 4 - Aviso N.º 54/FSI/2017 no valor de (em agosto). Relativamente à execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça, não foi atingido o objetivo de publicar 7 avisos para financiamento de projetos. Importa salientar que motivos externos e não dependentes da SGMJ condicionaram fortemente a atividade da SGMJ relativamente ao Fundo de Segurança Interna (FSI), uma vez que em 2017 se realizou apenas uma reunião da Comissão Interministerial de Coordenação (CIC), na qual, contudo, não se procedeu à análise e aprovação do Plano de Avisos para o 2º semestre do ano 2017 da SGMJ, enquanto Autoridade Delegada do FSI, ficando para aprovação em reunião marcada para junho, que não se realizou. Foram feitas sucessivas diligências junto da Autoridade Responsável (AR)/SGMAI para que fosse realizada a reunião da CIC, cuja ausência nos colocava fortes constrangimentos de 46

49 gestão. A AR/SGMAI, com base na informação que dispunha, referiu sempre que a marcação da reunião estaria para breve e que no máximo seria realizada durante o último trimestre do ano. Na ausência dessa reunião foram desencadeados mecanismos de exceção para aprovação de três avisos em meados de junho e julho, que foram, nesse contexto excecional (eliminar risco de anulação de verbas) autorizados. Em outubro tentou usar-se de novo esse mecanismo de exceção para aprovação de mais dois avisos, o que não teve resposta dado que, uma vez mais, era pela AR/SGMAI expectável a realização de reunião da CIC que aprovaria o normal plano de avisos. No entanto, tal reunião acabou por não ocorrer em 2017, tendo sido realizada apenas em 2018, o que inviabilizou a publicação dos avisos que se encontravam preparados e cuja publicação apenas dependia da aprovação da Comissão Interministerial de Coordenação (CIC). Operacional Promover a utilização dos Fundos Comunitários geridos diretamente pela Comissão Europeia nos serviços e organismos do Ministério da Justiça Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo de divulgação junto dos serviços e organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio da Comissão. (n.º dias) 4 Feita a divulgação no prazo de 3 dias úteis após data de publicação do aviso no sítio da Comissão Europeia Foram analisados 50 Avisos de candidatura e elaboradas 38 Fichas técnicas especificas e enviadas aos serviços e organismos pertinentes do MJ, bem como publicadas no site da SGMJ. 3 Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100% Foi também dado apoio técnico, com participação em 7 reuniões técnicas à preparação de candidatura da Polícia Judiciária (Aviso nº 01/SAMA2020/2017), correspondendo a 100% do solicitado. 100% Operacional Efetuar a divulgação e apoio à apresentação de candidaturas, no âmbito do Portugal 2020, pelos serviços e organismos do Ministério da Justiça Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo de divulgação junto dos organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio do Portugal (n.º dias) 3 Foram analisadas 4 avisos de candidatura, tendo sido elaboradas 2 fichas técnicas específicas para cada caso e enviadas aos serviços /organismos com competências/atribuições na matéria objeto do aviso, no prazo de 2 dias. 2 47

50 Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100% Foi dado apoio na submissão na plataforma do Portugal 2020 de 5 candidaturas referentes ao Programa COMPETE Programa Operacional Competitividade e Internacionalização, eixo V, SAMA 2020, correspondendo a 100% das solicitações. Foi também dado apoio técnico, com participação em 7 reuniões técnicas à preparação de candidatura da Polícia Judiciária (Aviso nº 01/SAMA2020/2017), correspondendo a 100% do solicitado. 100% Atividades Foi prestado apoio aos Gabinetes Governamentais na área dos Fundos Comunitários: Representou-se o Ministério da Justiça nas estruturas de apoio técnico nacionais relacionadas com a gestão de fundos comunitários, tendo-se participado em 15 reuniões de coordenação/gestão, tendo sido elaborados 17 documentos técnicos. Foi prestado apoio aos serviços e organismos do Ministério da Justiça na área dos Fundos Comunitários: Nos programas diretamente geridos pela Comissão Europeia, foram analisados 50 avisos que foram abertos, dos quais se mostrou pertinente elaborar 38 fichas técnicas especificas (ficha de projeto traduzida e com informação sistematizada) para cada caso e seu envio aos organismos e serviços que pudessem ter, em razão da matéria objeto do aviso, interesse em apresentar intenção de candidatura; Nos fundos geridos no âmbito do Portugal 2020, foram analisadas 4 avisos de candidatura, tendo sido elaboradas 2 fichas técnicas específicas para cada caso e enviadas aos serviços/organismos com competências/atribuições na matéria objeto do aviso; Foi prestado apoio na submissão na plataforma do Portugal 2020 de 5 candidaturas referentes ao Programa COMPETE Programa Operacional Competitividade e Internacionalização, eixo V, SAMA Os serviços / beneficiários intervenientes foram a Direção Geral da Administração da Justiça (DGAJ), o Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IGFEJ), a Secretaria Geral do Ministério da Justiça (SGMJ), a Polícia Judiciaria (PJ) e a Direção Geral da Politica de Justiça (DGPJ). Participação em 9 reuniões técnicas, consultivas ou de coordenação, 7 das quais de acompanhamento para a preparação de candidatura da Polícia Judiciária. 48

51 INICIATIVAS TRANSVERSAIS DESENVOLVIDAS NA SGMJ A SGMJ promoveu no decorrer de 2017 sessões para os seus trabalhadores sobre diversas temáticas: Em fevereiro, para assinalar o Dia Europeu da Vítima de Crime, realizou-se uma sessão de reflexão sobre a evolução dos direitos das vítimas em Portugal. A sessão foi apresentada pelo Presidente da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes, Lic. Carlos Anjos. No dia 7 de abril, o Dia Mundial da Saúde foi assinalado com uma sessão que visou sensibilizar os trabalhadores para questões essenciais relacionadas com a saúde e o bem estar, apresentada pela médica Cristina Santos. Em abril, o Dia Mundial do Livro foi celebrado com um convívio no qual foram sorteados livro oferecidos pelos trabalhadores. Em outubro organizou-se uma sessão de sensibilização subordinada à temática do Stress, conduzida por 2 técnicas superiores da SGMJ, com experiência nesta área. Esta ação teve como principal objetivo alertar os trabalhadores para os sinais a que podem estar atentos e para posturas preventivas que estes podem adotar para reduzir o stress originado pela atividade profissional. A 16 de outubro, o Dia Mundial da Alimentação foi assinalado com uma ação de sensibilização subordinada à temática da alimentação saudável. Esta iniciativa, conduzida pela nutricionista Lic. Marta Magriço, permitiu alertar para alguns excessos alimentares que são cometidos, de uma forma geral, bem como promover hábitos saudáveis, focando algumas estratégias fáceis de adotar. 49

52 Apreciação dos serviços prestados Dada a importância que a auscultação dos clientes e dos colaboradores na autoavaliação de uma organização, a SGMJ promove diversos inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus clientes externos para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados, quer junto dos seus colaboradores para avaliar a sua satisfação com a SGMJ. Inquérito de Satisfação Serviços prestados pela SGMJ Para avaliar a satisfação dos clientes externos com os serviços prestados pela SGMJ, foi enviado um questionário por correio eletrónico aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ, em fevereiro de Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ nas diversas áreas de atuação, numa escala de 1 a 5 (1 Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito) e também a classificação do contacto dos inquiridos com os serviços prestados (Muito, Pouco ou Nenhum). Os valores das classificações foram ponderados pelo contacto com os serviços prestados, de modo a valorizar mais as respostas em que há mais contacto (Muito contacto=1 e Pouco contacto= 0,5). O universo alvo destes inquéritos foram os gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça (3 gabinetes) e serviços e organismos do Ministério da Justiça (total de 11), tendo as taxas de resposta aos inquéritos sido de 100% e 73%, respetivamente. Relativamente aos resultados dos inquéritos, verifica-se que os gabinetes e os serviços e organismos do MJ estão globalmente satisfeitos com os serviços prestados pela SGMJ, conforme evidenciado nos quadros seguintes. 50

53 Fig.4 Satisfação dos Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça Questionário de Satisfação aos Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça Média das respostas Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Área do Recursos Humanos Área das Compras centralizadas Área Jurídica e de Contencioso Qualidade da informação/serviço prestado 5,0 Tempo de resposta às solicitações 4,6 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Qualidade da informação/serviço prestado 4,5 Tempo de resposta às solicitações 5,0 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Qualidade da informação/serviço prestado 5,0 Tempo de resposta às solicitações 4,6 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Área das Relações Qualidade da informação/serviço prestado 5,0 Públicas e Protocolo Tempo de resposta às solicitações 5,0 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Área de Documentação Área dos Recursos Financeiros e Patrimoniais Qualidade da informação/serviço prestado 4,7 Tempo de resposta às solicitações 5,0 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,8 Qualidade da informação/serviço prestado 4,8 Tempo de resposta às solicitações 4,6 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Área dos Fundos Qualidade da informação/serviço prestado 4,0 Comunitários Tempo de resposta às solicitações 5,0 Disponibilização de informação 5,0 SGMJ Avaliação Global 5,0 Média total das respostas 4,9 51

54 Fig.5 Satisfação dos Serviços e Organismos do MJ Questionário de Satisfação aos Serviços e Organismos do MJ Média das respostas Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,7 Área do Recursos Humanos Qualidade da informação/serviço prestado 4,7 Tempo de resposta às solicitações 3,9 Disponibilização de informação 4,4 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,3 Área das Compras centralizadas Qualidade da informação/serviço prestado 4,3 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,6 Área Jurídica e de Contencioso Qualidade da informação/serviço prestado 4,6 Tempo de resposta às solicitações 4,6 Área das Relações Públicas e Protocolo Disponibilização de informação 4,6 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,6 Qualidade da informação/serviço prestado 4,6 Tempo de resposta às solicitações 4,4 Disponibilização de informação 4,6 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,8 Área de Documentação Qualidade da informação/serviço prestado 4,8 Tempo de resposta às solicitações 4,8 Disponibilização de informação 4,8 Área dos Recursos Financeiros e Patrimoniais Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,3 Qualidade da informação/serviço prestado 4,3 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,7 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,7 Área dos Fundos Comunitários Qualidade da informação/serviço prestado 4,7 Tempo de resposta às solicitações 4,7 Disponibilização de informação 4,7 SGMJ Avaliação Global 4,3 Média total das respostas 4,5 Inquérito de Satisfação Trabalhadores Para avaliar a satisfação dos clientes internos, foi efetuado um questionário de satisfação aos trabalhadores da SGMJ, baseado nos questionários CAF propostos pela DGAEP, com ligeiras adaptações. 52

55 Os questionários foram disponibilizados na intranet da SGMJ em março e foi enviado um a todos solicitando a sua participação, com a atribuição de uma classificação da satisfação em diversas questões da SGMJ numa escala de 1 a 5 (1 Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito). Num universo de 85 trabalhadores, responderam 31, obtendo-se uma taxa de resposta de 36%. O quadro seguinte sintetiza os resultados obtidos no questionário de satisfação em termos de satisfação global com a SGMJ, sendo os resultados dos diversos itens avaliados apresentados mais detalhadamente em anexo. Fig.6 Satisfação dos Trabalhadores Questionário de satisfação Muito insatisfeito Nº de respostas % Insatisfeito Pouco satisfeito Satisfeito Nº de respostas % Nº de respostas % Nº de respostas % Muito satisfeito Nº de respostas % Média Satisfação Global com a SGMJ 2 6% 0 0% 9 29% 15 48% 4 13% 3,6 A informação recolhida com o questionário revela que o nível de Satisfação global dos colaboradores com a SGMJ situa-se no nível 3,6, que corresponde a Satisfeito. Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação Verifica-se um envolvimento direto dos dirigentes intermédios no processo de autoavaliação da SGMJ, quer na fase inicial de formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas, quer na elaboração do presente relatório. Também os trabalhadores participaram no processo de autoavaliação da organização, quer com a sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3, quer com a sua participação nos inquéritos de satisfação que são realizados na SGMJ, conforme referido no ponto anterior. Avaliação do sistema de controlo interno Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, nos quadros seguintes evidencia-se a situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho Coordenador de Avaliação dos Serviços neste âmbito. 53

56 1 - Ambiente de controlo Questões Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno? S N NA X Aplicado Fundamentação Manuais de procedimentos Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão? Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função? Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)? Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das unidades orgânicas? X X X X X Segregação de funções e um ou mais níveis de verificação. Manuais de procedimentos Não existe uma equipa de controlo e auditoria na SGMJ. Manuais de procedimentos Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Código de Ética e Conduta Declaração de compromisso relativa a incompatibilidades, impedimentos e conflito de interesses O Plano de Formação anual é elaborado com base no levantamento das necessidades de formação identificadas. Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre a direcção superior e os dirigentes das unidades orgânicas, quer através de reuniões formais, quer através de contactos mais informais O serviço foi objecto de ações de auditoria e controlo externo? X Em 2017 a SGMJ não foi objeto de auditoria ou controlo externo. 2 - Estrutura Organizacional Questões A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente? Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3? Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação? Aplicado S N NA X Fundamentação Lei Orgânica aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho e estrutura nuclear e competências das unidades orgânicas pela Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro. 100% : todos os trabalhadores da SGMJ são avaliados de acordo com SIADAP 3. 81% dos colaboradores da SGMJ frequentaram pelo menos uma ação de formação (69 formandos num total de 85 colaboradores) 54

57 Aplicado Questões S N NA 3 Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço Fundamentação Existem manuais de procedimentos internos? A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada? É elaborado anualmente um plano de compras? X Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores? As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas? Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos? Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias? X X X X X X Existem manuais de procedimentos para algumas unidades organicas. Em normas legais e delegação de competências. A UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de Compras Públicas. Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel implementar em algumas unidades orgânicas por escassez de trabalhadores. A responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas está definida nos manuais de procedimentos. Os fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade está definida nos manuais de procedimentos. Existe o mapeamento de processos organizacionais, com definição dos circuitos dos documentos, em alguns dos processos Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas? O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado? X X A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de Foram elaboradas três revisões do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ, a última das quais em Foram também realizadas monitorizações anuais da sua aplicação. No anexo III deste relatório é apresentada a monitorização de 2017 do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ. Questões 4 Fiabilidade dos sistemas de informação Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria? As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação? Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão? X X X X Aplicado S N NA Fundamentação A SGMJ utiliza os sistemas de informação, no âmbito da RAFE, estabelecidos para organismos da Administração Pública (GERFIP, SIC, SRH e sigame), assim como outros nas áreas de gestão documental, aprovisionamento e gestão de ativos, desenvolvidos especificamente para a sua atividade. As aplicações dos Serviços Financeiros e de Recursos Humanos estão integradas (SIC e SRH e sigame), a Gestão Documental permite a gestão e controlo de parte significativa da informação conexa aos outros sistemas. Relativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente são efetuados controlos sobre os outputs. Os outputs dos sistemas de informação utilizados possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de suporte à decisão Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço? X Existe uma política de acessos definida e o acesso às aplicações está protegido por passwords individualizadas. A informação nas pastas partilhadas é de acesso restrito a cada Serviço/Departamento e dos respetivos utilizadores. Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)? 4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X X Existe um plano de backups e de recuperação da informação alojada nos servidores da SGMJ. A informação é disponibilizada de acordo com os perfis de acesso definidos em cada aplicação. 55

58 Medidas para um reforço positivo do desempenho A continuação da implementação dos diversos projetos de modernização/ reestruturação organizacional na SGMJ irão contribuir para uma melhoria do seu desempenho. Por outro lado, a análise das propostas de melhoria mencionadas nos questionários de satisfação realizados aos clientes internos e externos da SGMJ, permitem também uma maior aproximação às suas expectativas. Comparação com o desempenho de serviços idênticos A SGMJ integra um Grupo de Trabalho (GT), com representantes das Secretarias-Gerais de todos os ministérios, tendo sido criado um conjunto de indicadores comuns que possibilitam a realização de exercício de benchmarking entre Secretarias-Gerais. Os principais indicadores do exercício de benchmarking de 2017, que abrangeu 5 Secretarias-Gerais, encontram-se refletidos no quadro seguinte. Fig.7 Benchmarking Âmbito Indicador SGMF SGMJ SGEC SGMTSSS SGMS Número total de trabalhadores em exercício de funções Recursos humanos Recursos Financeiros Qualidade Gestão Jurídica UMC Número de dirigentes intermédios Índice tecnicidade (sentido restrito) Percentagem de trabalhadores que frequentaram formação Valor do orçamento de funcionamento (em milhões de ) Número global de orçamentos geridos Taxa de Execução Orçamental de Funcionamento Prazo médio de pagamento a fornecedores (em dias) Índice de satisfação global clientes externos Índice de satisfação global clientes internos Percentagem de objetivos operacionais concretizados Prazo médio de resposta a pedidos de informação/ pareceres em processos graciosos (em dias) Percentagem de categorias centralizadas 40,9 % 41% 57,6% 40,35% 46% 55,3% 81% 69,5% 54,5% 45% 5,10 1 4,579 60,67 5,03 2, ,76% 95,1% 95,5% 92,59% 98% N.D ,12 25,3 2 3,94 4,8 4,38 4,39 3,8 3,65 3,6 4,07 4,02 3,3 77,3% 97% 100% 97,7% 100% N.D. 10,2 5, ,40 87,5% 95% 72,72% 69% N.A. Notas: ND não disponível. NA não aplicável. 56

59 4. RECURSOS Recursos Financeiros A dotação orçamental disponível da SGMJ para 2017 foi de euros, tendo a despesa totalizado euros, ao que corresponde uma taxa de execução orçamental de 91,84%. Fig.8 Orçamento de funcionamento de 2017 (em euros) 2017 Agrupamentos económicos Dotação Inicial Disponível Despesa Total Pessoal Remunerações certas e variáveis Segurança social Correntes Aquisição de bens Aquisição de serviços Outros Transferências e outras despesas correntes Aquisição de bens de capital Fig.9 - Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por agrupamento económico em 2017 Despesas correntes 38% Outras 6% Despesas com pessoal 56% 57

60 No quadro seguinte é apresentada a comparação da despesa de funcionamento relativamente ao ano anterior. Fig.10 Despesas de funcionamento em 2016 e 2017 (em euros) Agrupamentos económicos Despesa 2016 Despesa 2017 variação Total Pessoal Remunerações certas e variáveis Segurança social Correntes Aquisição de bens Aquisição de serviços Outros Transferências e outras despesas correntes Aquisição de bens de capital Em 2017 verificou-se um aumento da despesa face ao ano anterior, explicada sobretudo pelo aumento das despesas com a aquisição de serviços. Este aumento, quando comparado com a execução de 2016, resulta essencialmente das despesas relativas à colaboração da SGMJ nas diversas medidas constantes do programa Justiça + Próxima, que tem por objetivo contribuir para o desenvolvimento de uma Justiça ágil, transparente, humana e mais próxima do Cidadão. Ações de publicidade institucional desenvolvidas No que se refere a ações de publicidade institucional desenvolvidas pela SGMJ em 2017, foram efetuadas despesas no valor total de euros, referentes a publicitações resultantes de obrigações previstas na lei, nomeadamente publicitação de procedimentos concursais na imprensa. Jornal Público Jornal Expresso INCM DESPESAS EM PUBLICIDADE Orgão de Comunicação Montante Total 4.663

61 Recursos Humanos No final de 2017, a SGMJ dispunha de 85 efetivos em exercício de funções, conforme evidenciada no quadro seguinte. Fig.11 Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo/carreira (em 31 de dezembro de 2017) Unidades orgânicas Dirigente superior Dirigente intermédio Chefe de E.M. Cargos e carreiras Técnico superior Especialista e Técnico de informática Assistente técnico/ Coordenador Técnico Assistente operacional Total Dos quais: Homens Mulheres Direcção superior Assessoria Técnica/Secretariado DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Gestão de Fundos Comunitários (EM) Apoio a Comissões Total Dos quais: Homens Mulheres Em 2017 o número de efetivos da SGMJ aumentou face ao ano anterior, sendo este aumento explicado, quer pela reintegração de 7 trabalhadores na SGMJ por via da lei 25/2017 (regime da valorização profissional dos trabalhadores com vínculo de emprego público), quer pela entrada de 8 efetivos, por situação de mobilidade (4), por regresso após cessação de comissão de serviço (2) e após cessação de mobilidade (1) e também por ingresso via CEAGP (1). Paralelamente verificaramse 4 saídas de trabalhadores, para outros serviços e organismos da Administração Pública (2), para aposentação (1) e para licença sem vencimento (1). Fig.12 - Número de efetivos a 31 de dezembro

62 O gráfico seguinte representa a distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas da SGMJ. Fig.13 - Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas Assessoria Técnica/ Secretariado 5% Direcção superior 2% DSRHPO 18% DSRFPT 24% Apoio a Comissões 1% E.M. 6% UCMJ 8% DSJC 14% DSAE 22% Em termos de carreira profissional, destacam-se as carreiras técnico superior e de assistente técnico, que representam mais de 70% dos efetivos da SGMJ, conforme evidenciado no gráfico seguinte. Fig.14 - Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras Assistente operacional 9% Dirigente superior 2% Dirigente intermédio 11% Chefe de E.M. 1% Técnico superior 40% Assistente técnico 33% Especialista e Técnico de informática 4% Formação profissional Formação profissional para o Ministério da Justiça No âmbito das suas competências transversais de formação profissional em áreas comuns, em 2017 a SGMJ assegurou a execução de 13 ações de formação destinadas aos serviços e organismo do MJ, conforme evidenciado na figura 15. Estas ações de formação foram organizadas pela DPO (6 ações

63 de formação) e pela DSAE (7 ações de formação). Fig.15 - Formação organizada pela SGMJ para o Ministério da Justiça Formação transversal 2017 Área de formação Assuntos jurídicos Arquivo, documentação e património Contratação pública Arquivo, documentação e património Designação Horas Data de Início Data de Fim nº total de formandos Nova Lei da Acesso aos Documentos Administrativos (LADA) Nova Lei da Acesso aos Documentos Administrativos (LADA) Nova Lei da Acesso aos Documentos Administrativos (LADA) Koha Atom Atom Koha/Unimarc Koha/Unimarc Koha/Módulo de empréstimos Reforma do Código dos Contatos Públicos Reforma do Código dos Contatos Públicos Reforma do Código dos Contatos Públicos Catalogação Unimarc no sistema Koha Frequentaram estas ações de formação 222 trabalhadores de todos os serviços e organismos do Ministério da Justiça, bem como do Supremo Tribunal Administrativo, do Tribunal Central Administrativo Sul, da Procuradoria-Geral da República, Supremo Tribunal de Justiça, Tribunal da Relação de Lisboa, Tribunal da Relação do Porto, Tribunal da Relação de Évora, Tribunal Constitucional e Conselho Superior da Magistratura. Fig.16 - Distribuição das participações em ações de formação por organismo STJ PGR TCAS STA TRL TRP TRE TC CSM CEJ DGAJ DGPJ DGRSP IGSJ SGMJ IGFEJ IRN PJ INPI INMLCF 61

64 Formação profissional da SGMJ A formação frequentada pelos trabalhadores da SGMJ encontra-se evidenciada no quadro seguinte. Unidades orgânicas Efetivos envolvidos Fig.17 - Efetivos e formação profissional em 2017 Número de participações Interna Externa Total Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Direção superior , Assessoria Técnica/Secretariado DSRHPO , DSRFPT , DSAE , DSJC , , UCMJ Gestão de Fundos Comunitários (EM) Total , , Interna Externa Total Custos com formação 1.469, , ,12 Das áreas temáticas da formação frequentada, destacam-se os assuntos jurídicos, a informática, a contratação pública e o arquivo, documentação e património, conforme evidenciado no gráfico seguinte. Fig.18 - Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em 2017 Assuntos juridicos Informática Segurança e Saúde no Trabalho Contratação pública Arquivo, documentação e património Gestão organizacional Comunicação organizacional Desenvolvimento Gestão de Recursos pessoal Humanos Gestão Financeira

65 5. AVALIAÇÃO FINAL Em 2017 a SGMJ alcançou todos os resultados a que se tinha proposto em termos de objetivos operacionais estabelecidos no QUAR, tendo mesmo superado muitos dos objetivos. Dos 12 objetivos inscritos no QUAR 2017 da SGMJ, foram superados 7 objetivos e 5 atingidos. Fig.19 - Taxa de execução dos objetivos QUAR 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 Objetivo 5 Objetivo 6 Objetivo 7 Objetivo 8 Objetivo 9 Objetivo 10 Objetivo 11 Objetivo % 100% 100% 135% 110% 100% 135% 100% 102% 100% 125% 111% A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2017 foi de 112,4%, conforme evidenciado no quadro seguinte. Fig.20 Resultado do QUAR Eficácia Eficiência Qualidade QUAR Resultados Agregados Peso: 40% Resultados dos Objectivos: 110,4% Peso: 30% Resultados dos Objectivos: 109,3% Peso: 30% Resultados dos Objectivos: 118,1% Resultado final 112,4% O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (110,4%), de eficiência (109,3%) e de qualidade (118,1%). 63

66 Fig.21 Resultados do QUAR por parâmetros Resultados 118,1% 102,1% 106,8% Metas 100% 100% 100% Eficácia Eficiência Qualidade Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 21 objetivos estabelecidos, 17 foram superados e 3 foram atingidos, ainda que 2 deles parcialmente, e 1 não foi atingido, por motivos externos e alheios à atividade da SGMJ. Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1 do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o Secretário-Geral propõe a atribuição da menção de Desempenho Bom à avaliação final do desempenho da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça em

67 A N E X O S 65

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69 I. QUAR 2017 Secretaria-Geral do Ministério da Justiça OE 3. Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de direção. OE 4. Assegurar a gestão e coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça OE 5. Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos humanos. Objetivos Operacionais Eficácia O.1. Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos META INDICADORES Tolerância 2017 Ind.1 Ind.2 Tempo médio de elaboração de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) O.2. Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo INDICADORES META 2017 Tolerância Tempo médio de elaboração das peças Ind.3 jurídicas (nº de dias) Ind.4 Prazo de disponibilização da "Plataforma Digital da Justiça" aos utilizadores (nº de semanas) Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 40,0 15,0 CLASSIFICAÇÃO ,00 9,1 100% Atingido 90% 90% 90% 5% 100% 50,00 100% 125% Superado Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 15,0 CLASSIFICAÇÃO ,00 8,1 100% Atingido O.4. Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça" Ind.5 Ind.6 Ind.7 INDICADORES Implementação de um piloto com os dados bibliográficos da SGMJ (nº de semanas) Implementação de um piloto com os fundos arquivísticos custodiados pela SGMJ (nº de semanas) QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO 2017 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA MISSÃO: A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico -jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Objetivos Estratégicos OE 1. Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas OE 2. Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ. O.3. Desenvolvimento do projeto "Plataforma Digital da Justiça" INDICADORES META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 20,0 CLASSIFICAÇÃO , % Atingido META 2017 O.5. Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" INDICADORES Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 20,0 CLASSIFICAÇÃO , %* Superado META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 15,0 CLASSIFICAÇÃO , % Superado O.6. Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça" INDICADORES META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 15,0 CLASSIFICAÇÃO Implementação de piloto com o espólio da SGMJ (nº de semanas) , % Atingido Eficiência O.7 Implementação do projeto "SGMJ sem papel" Ind.8 Ind.9 INDICADORES Prazo de disponibilização das novas funcionalidades do edoclink aos utilizadores (nº de semanas) O.8. Implementação do projeto piloto "Cartão de na SGMJ Prazo de conclusão do projeto (nº de semanas) INDICADORES META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 30,0 25,0 CLASSIFICAÇÃO , %** Superado META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 25,0 CLASSIFICAÇÃO , % Atingido 67

70 O.9. Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no edifício sede do Ministério da Justiça 25,0 INDICADORES META Valor TAXA Tolerância PESO RESULTADO 2017 crítico REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Prazo de conclusão de implementação Ind.10 física das medidas identificadas (nº de semanas) , % Superado O.10. Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ 25,0 INDICADORES META Valor TAXA Tolerância PESO RESULTADO 2017 crítico REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de Ind.11 segurança e saúde no trabalho (nº de semanas) , % Atingido Qualidade O.11. Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ Ind.12 INDICADORES Taxa de execução das ações de formação em gestão documental planeadas META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO % 5% 100% 50,00 100% 125% Superado 30,0 50,0 Taxa de execução das ações de formação Ind.13 sobre a revisão do Código dos Contratos Públicos planeadas O.12. Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ INDICADORES Ind.14 Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5) % 5% 100% 50,00 100% 125% Superado META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO 50,0 CLASSIFICAÇÃO ,5 5 50,00 4,9 123% Superado Ind.15 Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5) ,5 5 50,00 4,5 100% Atingido NOTA EXPLICATIVA * A Taxa de realização era de 160%, mas tendo em conta a taxa máxima de realização de objetivos do QUAR, considerou-se 135%. ** A Taxa de realização era de 148%, mas tendo em conta a taxa máxima de realização de objetivos do QUAR, considerou-se 135%. AVALIAÇÃO FINAL Eficácia Eficiência Qualidade 112,4% 110,4% 109,3% 118,1% Recursos Humanos DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO PLANEADOS REALIZADOS DESVIO Dirigentes - Direção Superior 8,7 17,4 17,4 0,0 Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa 5,3 58,3 47,7-10,6 Técnico Superior - (inclui especialistas de informática) 4,0 172,0 131,6-40,4 Coordenador Técnico 2,5 7,5 5,4-2,1 Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática) 1,9 60,8 46,3-14,5 Assistente operacional 1,3 29,9 13,6-16,3 Total 345,9 262,0-83,9 Recursos Financeiros DESIGNAÇÃO PLANEADOS EXECUTADOS DESVIO Dotação inicial (1) Dotação disponivel (2) (3) (3)-(2) Orçamento de funcionamento Despesas c/pessoal Aquisições de Bens e Serviços Transferências e outras despesas correntes Aquisição de bens de capital

71 II. Balanço Social (Informação Detalhada) Principais indicadores Indicador Fórmula Total de trabalhadores Nível etário médio 52 anos 52,8 anos 53,4 anos Taxa de envelhecimento (%) x ,0% 36,5% 42,9% Rácio de trabalhadores por dirigente (%) x100 13% 13% 13% Índice de tecnicidade (em sentido lato) (%) Nível médio de antiguidade (anos) x ,3% 56,8% 54,1% 32 anos 27 anos 27 anos Taxa de admissões (%) x ,3% 8,1% 9,4% Taxa de afetação de trabalhadores à SGMJ por via da Lei 25/2017 (%) x ,2% Taxa de saídas (%) x ,0% 32,4% 4,7% Índice de rotação 80,7% 65,5% 89,5% Taxa de absentismo (%) x 100 3,4% 6,0% 6,7% Taxa de trabalhadores portadores de deficiência (%) x 100 5,4% 2,7% 3,5% Leque salarial ilíquido 11,0 12,4 11,7 Taxa de participação em ações de formação (%) Taxa de tempo investido em formação (%) Taxa de incidência de acidentes de trabalho (%) x 100 x 100 x ,7% 85,1% 81,2% 2,0% 2,0% 1,7% 1,1% 10,8% 2,4% Taxa de saúde ocupacional (%) x ,0% 139,3% 107,1% 69

72 Efetivos por grupo profissional, carreira e género (em 31 de dezembro de 2017) Grupo Profissional Homens Mulheres Total Número % do total Número % do total Número Pessoal Dirigente 5 45,5 6 54,5 11 Secretário-Geral 1 100, Secretário-Geral Adjunto 1 100,0 0 0,0 1 Diretor de Serviços 2 50,0 2 50,0 4 Chefe de Divisão 1 20,0 4 80,0 5 Pessoal Técnico Superior 6 17, ,9 35 Pessoal de Informática 2 66,7 1 33,3 3 Assistente Técnico 7 25, ,0 28 Assistente Operacional 1 12,5 7 87,5 8 TOTAL 21 24, ,3 85 Efetivos por grupo profissional e grupo etário (em 31 de dezembro de 2017) Grupo Profissional Menos 20 anos anos anos anos anos Pessoal Dirigente Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL anos Grupos etários anos anos anos anos anos 70 anos e mais Total Trabalhadores portadores de deficiência por grupo profissional e grupo etário (em 31 de dezembro de 2017) Grupo Profissional Menos 20 anos anos anos anos anos Grupos etários Pessoal Dirigente 1 1 Pessoal Técnico Superior 1 1 Pessoal de Informática 0 Pessoal de Justiça 0 Assistente Técnico 1 1 Assistente Operacional 0 TOTAL anos anos anos anos anos anos 70 anos e mais Total 70

73 Efetivos por grupo profissional e nível de escolaridade (em 31 de dezembro de 2017) Nível de escolaridade Grupo Profissional 9º ano ou 4 Anos 6 Anos equiv. 11º Ano 12º Ano Bacharelato Licenciatura Mestrado Doutoramento Total Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal Docente 0 Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Grupo Profissional Efetivos por grupo profissional e antiguidade (em 31 de dezembro de 2017) Até 5 anos 5-9 anos anos anos Nível de antiguidade anos anos anos anos 40 anos e mais Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total Trabalhadores por modalidade de vinculação e género (em 31 de dezembro de 2017) Modalidade de vinculação Grupo Profissional CT em Funções Públicas por tempo indeterminado Comissão de Serviço no âmbito do LVCR Total Homens Mulheres Total Homens Mulheres Total Pessoal Dirigente Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL

74 Admissão e regresso de trabalhadores de pessoal por grupo profissional e género (em 2017) Modo de Ocupação de Posto de Trabalho ou Modalidade de Vinculação Grupo Profissional Procedimento Concursal Cedência de Interesse Público Mobilidade Interna Regresso de Licença Comissão de Serviço CEAGP Outras situações Total Geral H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Saídas de trabalhadores nomeados ou em comissão de serviço por grupo profissional e género de acordo com o motivo (em 2017) Saídas de acordo com o motivo Grupo Profissional Morte Reforma / Aposentação Conclusão Aplicação de sem Cessação Exoneração Limite de idade pena Comissão de sucesso de por mútuo a pedido do Mobilidade Cedência disciplinar serviço Outros período acordo trabalhador expulsiva experimental Total Geral H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Efetivos por grupo profissional e mudanças de situação dos trabalhadores segundo o motivo Grupo Profissional e género (em 31 de dezembro de 2017) Promoções (Carreiras não revistas e carreiras subsistentes) Alteração obrigatória do posicionamento remuneratório Alteração da situação Alteração do posicionamento remuneratório por opção gestionária Procedimento concursal Consolidação da mobilidade na categoria H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total Geral 72

75 Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário (em 31 de dezembro de 2017) Modalidades de horário Grupo Profissional Rígido Flexível Desfasado Jornada contínua Trabalho por turnos Específico Isenção de horário Total Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional Total Grupo Profissional Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário (em 31 de dezembro de 2017) Tempo completo 35 horas 42 horas 30 horas Periodo normal de trabalho Inferior ao praticado no tempo completo Semana 4 dias Regime especial Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática 3 3 Assistente Técnico Assistente Operacional Total Total Horas de trabalho extraordinário prestado, por grupo profissional e por género (em 2017) Trabalho suplementar Grupo Profissional Trabalho suplementar diurno Trabalho suplementar noturno Trabalho em dias de descanso semanal obrigatório Trabalho em dias de descanso semanal complementar Trabalho em dias feriados Total H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Pessoal Técnico Superior 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 7:10 0:00 7:10 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 7:10 Pessoal de Informática 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Assistente Técnico 68:19 35:39 103:58 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 103:58 Assistente Operacional 581:00 0:00 581:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 581:00 Total 649:19 0:00 684:58 0:00 0:00 0:00 7:10 0:00 7:10 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 692:08 73

76 Grupo Profissional Dias de ausências ao trabalho por grupo profissional e motivo (em 2017) Casamento Ausências Acidente Protecção na Falecimento Assistência Trabalhador Doença em parentalidade de familiar a familiares estudante serviço Por conta do período de férias Com perda de Greve Outros vencimento Pessoal Dirigentes , ,5 Pessoal Técnico Superior , ,5 Pessoal de Informática , ,5 Assistente Técnico ,0 Assistente Operacional ,0 TOTAL , ,5 Total Contagem dos trabalhadores em greve (em 2017) Identificação da greve Número de trabalhadores em greve Duração da paralização ,00 Acidentes em serviço (em 2017) Acidentes em Serviço TOTAL Inferior a 1 dia No local de trabalho 1 a 3 dias de baixa 4 a 30 dias de baixa superior a 30 dias de baixa Mortais TOTAL Inferior a 1 dia 1 a 3 dias de baixa In Itinere 4 a 30 dias de baixa superior a 30 dias de baixa Mortais TOTAL GERAL Número total de acidentes ocorridos no ano Número de acidentes com baixa ocorridos no ano Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano anterior

77 Casos de incapacidade (em 2017) Casos de incapacidade declarados Número de casos Incapacidade permanente absoluta 0 Incapacidade permanente parcial 0 Incapacidade permanente absoluta para o trabalho habitual 0 TOTAL 0 Incapacidade temporária absoluta 2 Incapacidade temporária parcial 0 TOTAL 2 Número e encargos das atividades de medicina no trabalho ocorridas durante o ano (em 2017) Segurança e saúde no trabalho Nº Valor Total dos exames médicos efectuados ,40 Exames de admissão 0 0,00 Exames periódicos ,40 Exames ocasionais e complementares 0 0,00 Exames de cessação de funções 0 0,00 Despesas com a medicina no trabalho 2.800,00 Visitas aos postos de trabalho 1 Efetivos sindicalizados (em 31 de dezembro de 2017) Organização e actividade sindical no serviço Número de trabalhadores sindicalizados 6 75

78 Remunerações mensais ilíquidas (em dezembro 2017) Escalão de Remunerações/Género Parâmetros de Avaliação Homens Mulheres Total 1º Nível 2º Nível 3º Nível 4º Nível 5º Nível 6º Nível 7º Nível 8º Nível 9º Nível 10º Nível 11º Nível 12º Nível 13º Nível 14º Nível 15º Nível 16º Nível 17º Nível 18º Nível 19º Nível 20º Nível 21º Nível 22º Nível 23º Nível Total até 500 euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros mais de 6000 euros Remuneração ( ) Mínima ( ) Máxima ( ) Homens Mulheres 635,07 557, , ,46 Total dos encargos com prestações sociais (em 2017) (Euros) Prestações Sociais 2016 Subsídio no âmbito da proteção na parentalidade (maternidade, paternidade e adoção) 948,00 Abono de familia 7.469,00 Subsidio de educação especial 1.220,00 Subsídio mensal vitalicio 0,00 Subsidio para assistência de 3ª pessoa 0,00 Subsídio funeral 0,00 Subsídio por morte 0,00 Acidente de trabalho e doença profissional 0,00 Subsídio de desemprego 0,00 Subsídio de refeição ,00 Outras prestações sociais ,00 TOTAL ,00 76

79 Total dos encargos com pessoal durante o ano (em 2017) (Euros) Encargos com pessoal Valor Remuneração base (inclui subsídio de férias e natal) ,00 Suplementos remuneratórios ,00 Prémios de desempenho 0,00 Prestações sociais ,00 Benefícios sociais 9.229,00 Outros encargos ,00 Total ,00 Suplementos Remuneratórios (em 2017) (Euros) Suplementos Remuneratórios Valor Trabalho suplementar (diurno e nocturno) 5.830,00 Trabalho normal nocturno 0,00 Trabalho em dias de descanso semanal, complementar e dias feriados 0,00 Disponibilidade permanente 0,00 Outros regimes especiais de prestação de trabalho 0,00 Risco, penosidade e insalubridade 0,00 Fixação na perifiria 0,00 Abono para falhas 0,00 Participação em reuniões 4.531,00 Ajudas de custo 1.546,00 Representação ,00 Secretariado 1.380,00 Outros suplementos Total ,00 77

80 Número de participações e de horas em ações de formação (em 2017) Grupo Profissional Formação interna Formação externa Total Número de participações Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Pessoal Dirigente , ,5 Pessoal Técnico Superior ,0 Pessoal de Informática ,5 9 74,5 Assistente Técnico ,0 Assistente Operacional ,0 TOTAL , ,0 Número de participações em ações de formação segundo a duração (em 2017) Tipo de ação Menos de 30 horas De 60 a 119 horas Total Interna Externa TOTAL

81 III. Monitorização do Plano de Prevenção da Corrupção Nos quadros seguintes é feito o balanço da implementação das medidas preventivas no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ em 2017, por unidades orgânicas. Enumeram-se todas as medidas previstas no Plano, sendo que para cada medida classifica-se se já se encontra implementada, em fase de implementação ou se não foi ainda possível implementar. Relativamente às medidas já implementadas apresentam-se os efeitos resultantes da sua implementação. Relativamente às medidas que não foi possível implementar em 2017, estão calendarizadas para 2018 e serão alvo de uma avaliação no final do ano. Numa avaliação genérica, verifica-se que a maioria das medidas encontra-se já implementada ou em fase de implementação, devendo ser assegurada a sua continuidade. Não foram identificados novos riscos e as medidas previstas revelam-se adequadas na prevenção dos riscos existentes. 79

82 Direção Superior Responsável: Carlos Sousa Mendes e Rui Pinho Bandeira Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Medidas preventivas Implementação em 2017 Identificação do contexto de atuação Avaliação incorrecta do contexto que justifica a decisão /Falta de enquadramento legal a fundamentar a decisão Baixa Médio Fraco Segregação de funções Violação de disposições legais Média Médio Moderado Controlo da tramitação dos processos Enquadramento legal e fundamentação das decisões Arbitrariedade Média Médio Moderado Cumprimento dos QUAR e PA Manuais de procedimentos Declaração de inexistência de conflito de interesses Parcialmente implementada Violação de disposições legais Média Médio Moderado Segregação de funções Emissão de orientações de gestão Arbitrariedade Média Médio Moderado Cumprimento dos QUAR e PA Manuais de procedimentos Satisfação dos parceiros Satisfação dos parceiros Média Médio Moderado Existência e cumprimento dos manuais de procedimentos Parcialmente implementada 80

83 Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização Responsável: Maria do Rosário Pereira Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Área dos Recursos Humanos Recrutamento e seleção (inclui recrutamento e seleção de cargos de direção intermédia, procedimentos concursais comuns e procedimentos por mobilidade (na categoria e intercarreiras) Corrupção passiva; Abuso de poder; Violação de segredo; Discricionariedade ou favorecimento de candidatos; Trafico de influências ; Utilização de critérios preferênciais pouco objetivos ou direcionados para o perfil e experiência de um determinado candidato; Ausência ou deficiente fundamentação da decisão;intervenção no processo em situação de impedimento/conflito de interesses; Ausência de mecanismos que obrigem à rotatividade dos elementos integrantes dos Júris. Média Médio Moderado Processamento de abonos e descontos Corrupção; Abuso de poder; Peculato, Pagamentos indevidos, Corrupção ativa, Intervenção no processo para apuramento dos valores a liquidar em situação de impedimento/conflito de interesses; Média Médio Moderado Emissão de guias de reposição Corrupção passiva; Abuso de poder. Baixa Médio Fraco Medidas preventivas Implementação em 2017 Nomeação de Júris diferenciados para os concursos/procedimentos de recrutamento e seleção. Recrutamentos por mobilidade efetuados através de divulgação no Diário da República e BEP Utilização de critérios de recrutamento objetivos e precisos, com reduzida margem de descricionariedade. Recurso a entidades externas para aplicação de métodos de seleção (nomeadamente a DGAEP e INA). Adequação dos métodos de seleção ao perfil do cargo ou função privilegiando sempre que possível a prova de conhecimentos. Recurso direto e preferencial a procedimento concursal com decaimento do regime de substituição sempre que estejam em causa provimentos de cargos de direção intermédia. A implementar Adoção de diagrama do procedimento concursal com planemento de todas as atividades e prazos a observar pelos júris de concurso. Declaração de isenção e de inexistência de conflitos de interesse para todos os membros do júri A implementar Rotatividade do elemento designado para secretariar os júris de concurso. Segregação das funções: processamento na DRH, via SRH (sistema informático de recursos humanos com parametrizações efetuadas pela ESPAP e Direcção-Geral do Orçamento), pagamento na DSRFPT e autorização pelo dirigente máximo. mensalmente Verificação das folhas de abonos e descontos mensais mensalmente Introdução de checlists mensais por orçamento, com indicação de todas as alterações ocorridas no período em referência para cada processamento. mensalmente Segregação das funções: conferência e preparação da guia na DRH, registo da guia no SIC e envio desta para a Repartição de Finanças e de notificação ao interessado. Registo do pagamento no SRH após comunicação da DGCI e reflexo do pagamento efetuado na declaração de IRS. mensalmente Rotação de pessoal. 81

84 Principais atividades Controlo de assiduidade e pontualidade Reporte dos Descontos para a CGA e Segurança Social Elaboração e controlo do Mapa de Férias Emissão de cartões de livre trânsito e de identificação Riscos de corrupção ou infração conexa Corrupção passiva; Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento. Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento. Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento. Abuso de poder; Falsificação de documentos. Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Média Baixo Fraco Baixa Médio Fraco Baixa Baixo Fraco Baixa Baixo Fraco Medidas preventivas Implementação em 2017 Existência de sistema informático de gestão da assiduidade. Acesso imediato via web por recurso a password a todos os utilizadores para visualização e controlo do próprio dos registos que constam no sistema de gestão de assiduidade Regulamento de horário de trabalho. Rotatividade do trabalhador que trabalha com o sistema informático. Sistema informático de tratamento de dados com validações préestabelecidas quer pela CGA, quer pela Segurança Social: os procedimentos de registo e conferência de descontos são suportados por aplicação, que realiza automaticamente o cálculo Segregação de funções: registo e validação pela DSRH e pagamento pela DSRFP. Verificação dos valores apurados pelos sistemas informáticos com os valores constantes das folhas de abonos e descontos e SIC. mensalmente Segregação de funções: registo das ausências por férias no sistema de assiduidade e elaboração de boletim de assiduidade pelo trabalhador que desenvolve tarefas de controlo de assiduidade e pontualidade e elaboração do mapa de férias por outro trabalhador. Acesso imediato via web por recurso a password a todos os utilizadores para visualização e controlo dos dias de férias adquiridos e gozados que constam no sistema de gestão de assiduidade Segregação de funções: pedido formulado pelos serviços do departamento ministerial, emissão de cartões, verificação do cartão emitido pela hierarquia, assinatura dos cartões de livre trânsito pelo membro do Governo e dos cartões de identificação pelo dirigente máximo do serviço. 82

85 Principais atividades Emissão de declarações para efeitos de IRS Acumulação de Funções Avaliação do Desempenho Riscos de corrupção ou infração conexa Abuso de poder; Falsificação de documentos. Corrupção passiva, concussão, abuso de poder, discricionidade/favorecimento Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento. Probabil. de risco Impacto previsível Baixa Baixo Média Médio Média Médio Escala de risco Fraco Moderado Moderado Medidas preventivas Implementação em 2017 Segregação de funções: verificação do processo por mais do que uma pessoa. Existência de sistema informático (SRH) que gera automaticamente as declarações de IRS. Verificação do cumprimento dos requisitos legais Implemetada Rotatividade por parte dos técnicos que procedem à análise dos pedidos e sua conformidade legal Estabelecimento de orientações para uma aplicação objetiva e harmónica por parte do CCA. Adoção de indicadores mensuráveis e quantificáveis. A implementar no ciclo de avaliação 2019/2020 e na avaliação de dirigentes Identificação obrigatória de critérios de superação/cumprimento ou incumprimento dos objetivos nas fichas de avaliação A implementar no ciclo de avaliação 2019/2020 e na avaliação de dirigentes Verificação dos objetivos, competências e critérios de superação/cumprimento ou incumprimento de todas as fichas contratualizadas por parte da DSRHPO com vista à garantia de equilíbrio nos graus de dificuldade de execução dos objetivos e harmonização das competências A implementar no ciclo de avaliação 2019/2020 e na avaliação de dirigentes 83

86 Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Área do Planeamento e Organização Elaboração de Plano de Atividades Elaboração de Relatório de Atividades Elaboração e Acompanhamento do QUAR Baixa Baixo Baixa Baixo Falsificação de documentos. Fraco Baixa Baixa Discricionaridade ou favorecimento de formadores ou formandos no processo de seleção; Média Médio Moderado Gestão da Formação Incumprimento do Plano de Formação Média Médio Moderado Falsificação de documentos (Declarações de participação de formandos e Certificados de formação); Média Médio Moderado Medidas preventivas Manual de procedimentos Segregação de Funções: verificação do processo por mais do que uma pessoa. Levantamento de necessidades de formação junto de todos os trabalhadores e chefias; Regulamento de formação (Formação interna e Formação transversal ) e manual de procedimentos; Aprovação do Plano de Formação pelo Secretário-Geral Bolsa de formadores com CV associado; recurso a entidades externas certificadas; Reporte por UO da formação frequentada nos últimos três anos pelos seus trabalhadores; Inquéritos de avaliação da formação e dos formadores e relatório de avaliação da formação. Regulamento de formação (Formação interna e Formação transversal ) e manual de procedimentos; Controlo interno: base de dados com monitorização mensal de formação planeada e realizada; Segregação de funções: verificação do processo por mais do que uma pessoa. Regulamento de formação (Formação interna e Formação transversal ) e manual de procedimentos; Segregação de funções Dossiers Técnico-Pedagógicos - verificação de registos de presença e de aferição de conhecimentos. Implementação em 2017 parcialmente (Regulamento de formação interna em elaboração) parcialmente (Regulamento de formação interna em elaboração) parcialmente (Regulamento de formação interna em elaboração) 84

87 Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Responsável: Álvaro Pires Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Área da Gestão Financeira e Patrimonial Elaboração de propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo do MJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo Abuso de poder; Violação de segredo e de normas; Discricionariedade. Baixa Baixo Fraco Execução e acompanhamento dos orçamentos geridos pela SGMJ Abuso de poder. Baixa Baixo Fraco Prestação de contas a entidades externas respeitantes aos orçamentos geridos pela SGMJ Abuso de poder; Corrupção passiva. Baixa Baixo Fraco Contabilização, processamento, liquidação e pagamento de despesas Abuso de poder; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências. Média Médio Moderado Medidas preventivas Implementação em 2017 Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas impostas pelos membros do Governo e Ministério das Finanças. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência. Elaboração de informações respeitantes à execução orçamental dos orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SGMJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo. Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas e prazos impostos pelo Tribunal de Contas e Ministério das Finanças. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras. Manual de procedimentos. Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas. Reconciliações bancárias mensais. mensalmente Registo dos cabimentos. Conferência dos valores para pagamentos por duas pessoas diferentes. 85

88 Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Área de Aprovisionamento e Conservação Aquisição de bens, serviços e empreitadas Tráfico de influências; Abuso de poder; Violação dos princípios da contratação; Favorecimentos; Conluio entre funcionários e adjudicatários; Corrupção passiva. Recepção e armazenamento de bens e recepção de serviços Abuso de poder; Corrupção passiva; Tráfico de influências. Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Média Alto Elevado Alta Médio Elevado Medidas preventivas Implementação em 2017 Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes no CCP. Código de Ética e Conduta da SGMJ Segregação de funções: pedido e o registo são efetuados por pessoas diferentes. Implementação de um sistema estruturado de avaliação de necessidades. Montagem de bases de dados com informação sobre anteriores aquisições. Manual de procedimentos. Sistema de gestão documental. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas. Manual de procedimentos. Segregação de funções: recepção e registo dos bens efetuados por trabalhores diferentes. Testes de conformidade (conferências físicas periódicas). 86

89 Principais atividades Preparação, elaboração e execução de contratos Gestão do parque de veículos Riscos de corrupção ou infração conexa Favorecimento de fornecedores; Corrupção passiva; Tráfico de influências. Abuso de poder; Violação do princípio da prossecução do interesse público. Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Média Alto Elevado Média Médio Moderado Medidas preventivas Implementação em 2017 Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes. Código de Ética e Conduta da SGMJ Segregação de funções. Manual de procedimentos. Sistema de gestão documental. Criação de alertas automáticas para renovações contratuais. Assinatura de declaração de inexistência de incompatibilidades pelos funcionários. Publicitação das adjudicações. Avaliação "à posteriori" do nível de qualidade dos serviços prestados. Testes de conformidade aleatórios. Formação dos intervenientes no processo aquisitivo, relativamente ao novo CCP. Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior exigência e rigor no cumprimento de normas aplicáveis. Regulamento de utilização de veículos. Testes de conformidade quanto ao cumprimento do regulamento. 87

90 Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Área de Recursos Tecnológicos Emitir parecer sobre propostas de aquisição de material informático de outras unidades orgânicas Garantir segurança dos sistemas de informação da SGMJ Abuso de poder; Tráfico de influencias; Favorecimento de fornecedores; Falsificação de documentos. Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Média Médio Moderado Média Médio Moderado Medidas preventivas Implementação em 2017 Procedimentos transparentes e concorrenciais: consulta do maior número de fornecedores possível. Manual de procedimentos. Plano de audits e de reporting; Manual de procedimentos. 88

91 Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Responsável: Vitor Salgueiro Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Medidas preventivas Implementação em 2017 Área: Gestão Documental na SGMJ Registo de todos os documentos entrados e saídos no sistema de Gestão Documental, independentemente do suporte Gestão de Correspondência Peculato; Falsificação de documentos; Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Baixa Alto Moderado Normalização de procedimentos. Classificação de toda a correspondência entrada e saída, independentemente do suporte Plano de classificação de arquivo. Organização e gestão dos arquivos corrente e intermédio Falsificação de documentos; Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Baixa Alto Moderado Regulamento de conservação arquivístico. Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de o acesso aos documentos em fase ativa e semi-ativa ser sempre efetuado por trabalhador(a) da DSAE Organização e gestão do arquivo intermédio do MJ Falsificação de documentos; violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Média Alto Elevado Normalização de procedimentos. Em implementação 89

92 Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Área: Arquivo e Património Histórico Organização e preservação do arquivo histórico Peculato; Falsificação de documentos Baixa Alto Moderado Comunicação do arquivo histórico Comunicação de documentos de acesso reservado; violação de dados pessoais Baixa Alto Moderado Garantir a salvaguarda dos arquivos de organismos MJ extintos e/ou fundidos Peculato; Falsificação de documentos; Violação de dados pessoas Baixa Alto Moderado Medidas preventivas Implementação em 2017 Regulamento de arquivo. Reforço dos mecanismos de controlo interno por via de restrições internas e externas de acesso aos depósitos. Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico. Regulamento de acesso ao arquivo. Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de emissão prévia de pareceres jurídicos sobre a comunicação de documentos que possam por em causa dados pessoais ou protegidos. Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico. Reforço dos mecanismos de controlo interno: restrições de acesso aos documentos. 90

93 Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Área: Centro de Documentação Atualização do Fundo Bibliográfico Favorecimento Baixa Médio Fraco Tratamento documental Peculato Baixa Médio Fraco Empréstimo de publicações Extravio de publicações. Baixa Baixo Fraco Área: Relações Públicas e Protocolo Assegurar atendimento aos cidadãos Baixa Baixo Fraco Receber e acompanhar as individualidades e visitas aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça Violação de segredo Atendimento prioritário ilícito Discricionariedade. Baixa Baixo Fraco Organizar ou colaborar na realização de reuniões, conferências, seminários ou outros atos solenes Baixa Baixo Fraco Medidas preventivas Implementação em 2017 Reforço dos mecanismos de controlo interno. Normalização de procedimentos. Reforço dos mecanismos de controlo interno: aumento e rotatividade de funcionários intervenientes no processo em causa e pela validação do processo (verificação das aquisições efetuadas com as efetivamente tratadas) Normalização de procedimentos. Registo informático de empréstimos de publicações: empréstimo de publicações a utilizadores internos e externos Normalização de procedimentos. Normalização de procedimentos. Código de Ética e Conduta da SGMJ 91

94 Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Responsável: Maria da Trindade Raposo Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Medidas preventivas Implementação 2017 Violação dos deveres de de transparência, isenção e imparcialidade; Sistema de Gestão documental; carácter aleatório da distribuição de processos; dupla verificação de todas as propostas de decisão. Violação do sigilo profissional; Carácter aleatório de distribuição de processos e rotatividade adequada da distribuição de processos. Assegurar serviço de consultoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ. Falsificação de documentos; Acompanhamento e supervisão pelo dirigente do cumprimento, pelos trabalhadores, dos principios e normas éticas inerentes às funções. Violação do sigilo profissional; Dupla verificação de todas as propostas de decisão Representar o MJ em processos de natureza jurisdicional que não sejam da competência de outro serviço ou organismo e outros que lhe sejam determinados; Elaborar projetos legislativos e regulamentares e emitir pareceres técnicos. Assegurar o apoio técnicojurídico necessário à processecução das atribuições da SGMJ. Discricionariedade ou favorecimento Recebimento de vantagem; Corrupção passiva; Peculato; Participação económica em negócio; concussão; Recusa de cooperação; Abuso de poder: Baixa Baixo Fraco Não divulgação do teor dos pareceres e demais peças jurídicas elaboradas, salvo expressa autorização; dupla verificação de todas as propostas de decisão. Código de Ética e Conduta da SGMJ Risco de violação de normas procedimentais (incumprimento de prazos legalmente estabelecidos para a instrução dos processos e apresentação das peças judiciais) Procedimento de controle interno relativo ao cumprimento dos prazos legalmente estabelecidos para a instrução dos processos e apresentação das peças judiciais. 92

95 Unidade de Compras do Ministério da Justiça Responsável: Luis Pardal Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Definição de critérios de aquisição de bens e serviços Corrupção passiva para ato ilícito; Favorecimento de fornecedores. Baixa Baixo Fraco Elaboração das peças dos procedimentos Violação dos princípios gerais de contratação. Baixa Baixo Fraco Conluio na Contratação Pública Baixa Alto Moderado Realização de procedimentos Corrupção;Tráfico de influências Média Médio Moderado Nomeação de Júri Corrupção, Trafico de Influências Média Médio Moderado Exercício das funções de júri Incompatibilidades Média Médio Moderado Medidas preventivas Implementação 2017 Definição de critérios com colaboração/supervisão dos especialistas do gabinete do SEAPEMJ. Código de Ética Manual de Procedimentos Guia de Boas Práticas no Combate ao concluio na Contratação Pública Manual de Procedimentos Segregação entidades compradoras/realização do procedimento Utilização de Plataformas Eletrónicas de Contratação Pública Nomeação de júris externos à UCMJ Código de Ética Segregação de Funções : A composição do Júri é proposta pela área funcional e produzido Despacho autorizador pela Entidade com competências legais. Declaração expressa de todos os membros do júri da inexistência de incompatibilidades. 93

96 Equipa Multidisciplinar Fundos Comunitários Responsável: Luis Evangelista Principais atividades Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Medidas preventivas Implementação 2017 Elaboração e apresentação de candidaturas a fundos comunitários Abuso de poder; Violação de segredo; Discricionariedade ou Favorecimento; Violação dos deveres da imparcialidade, de isenção, da prossecução do interesse público. Baixa Baixo Fraco Validação obrigatória dos serviços beneficiários/executores Fundo de Segurança Interna (FSI) SGMJ - Autoridade Delegada Código de Ética Manual de Procedimentos Elaboração dos Avisos de abertura de candidaturas - No âmbito do OE5 - Prevenção e Combate ao Crime e OE6 - Riscos e Crises Incumprimento do Programa Nacional; Ocultação de informação/discricionidade ou favorecimento Baixa Baixo Fraco Declaração da Inexistência de Conflito de Interesses Validação dos Requisitos Formais do Aviso pela Autoridade Responsável (SGMAI). Inserção no Sistema de Informação Gestão Fundos Comunitários (SI GFC). Publicitação na área da internet e intranet da Autoridade Responsável (SGMAI) e da Autoridade Delegada (SGMJ). Publicitação em Jornal de âmbito nacional. Código de Ética Manual de Procedimentos Declaração da Inexistência de Conflito de Interesses Análise e seleção de Candidaturas Discricionidade ou favorecimento; Violação dos deveres da imparcialidade, de isenção, da prossecução do interesse público; Tráfico de Influências; Corrupção Passiva, Incumprimento dos prazos e requisitos legais. Baixa Baixo Fraco Tramitação da candidatura/projeto no SI GFC (Sistema de Informação Gestão dos Fundos Comunitários) com vários tipos de Perfis. Segregação de Funções - O Superior hierárquico (EMFC) procede à distribuição no SI GFC ao Técnico Operacional que se responsabilizará pela análise e seleção da candidatura, assumindo este perfil apenas para este efeito. Auditavél pela Autoridade Responsável. O parecer técnico emitido é validado pelo Superior Hierárquico e pelo Responsável Máximo (SG) no SI GFC. Segregação de Entidades: A SGMJ (Autoridade delegada) apresenta a proposta de decisão de aprovação do projeto à SGMAI ( Autoridade Responsável ). Utilização de meios eletrónicos que permitam garantir o acesso, a integridade, a autenticidade, confidencialidade, conservação e segurança da informação. Dossier Físico - Documentação certificada insubstituível. 94

97 Principais atividades Execução e acompanhamento do Projeto Avaliação dos pedidos de pagamento Riscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de risco Medidas preventivas Implementação 2017 Declaração da Inexistência de Conflito de Interesses Corrupção ativa, Violação dos deveres da imparcialidade, de isenção, da prossecução do interesse público, Tráfico de Influências. Baixa Baixo Fraco Manual de Procedimentos Segregação de Funções - O Superior Hierárquico procede a uma segunda distribuição no SI GFC, para efeitos de Execução e Acompanhamento do projeto, a um Técnico Operacional distinto daquele que se responsabilizou pela análise e seleção da candidatura. Incumprimento da execução Baixa Baixo Fraco Relatório anual de execução Sistema de Gestão e Controlo Auditorias de acompanhamento pela Autoridade Responsável Irregularidades Baixa Baixo Fraco Auditoria pela Comissão Europeia Auditoria da Autoridade Auditorial (Inspeção Geral das Finanças) Auditoria pelo Tribunal de Contas Europeu Declaração da Inexistência de Conflito de Interesses Manual de Procedimentos Dossier Físico - Documentação certificada insubstituível Corrupção ativa; Tráfico de Influências; Falsificação de documentos; Violação dos deveres da imparcialidade, de isenção, da prossecução do interesse público. Baixa Baixo Fraco Segregação de Funções : O técnico operacional responsável pela Execução e Acompanhamento do projeto avalia a conformidade das despesas face às regras de elegibilidade do programa e o seu enquadramento no projeto aprovado, emite parecer para validação pelo Superior Hierárquico e pelo Secretário Geral Adjunto do Ministério da Justiça (SG) com competência delegada para o ato. Segregação ao nível orgânico: A avaliação da execução financeira é efetuada pela Equipa Multidisciplinar - Fundos Comunitários (EMFC) o pagamento é efetuado pela Direção de Serviços Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos (DSRFPT) da SGMJ. O técnico Operacional da ( DSRFPT) emite a ordem de pagamento, validado pelo Superior Hierárquico (DSRFPT) seguindo-se a autorização pelo Secretário Geral Adjunto do Ministério da Justiça (SG) com competência delegada para o ato. 95

98 IV. Questionário de satisfação dos colaboradores SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES COM A SGMJ SGMJ gere os conflitos de interesses institucionais 3,6 Envolvimento dos colaboradores na tomada de decisão Envolvimento dos colaboradores na melhoria 3,2 3,2 Consulta e diálogo entre colaboradores e dirigentes 3,4 Aptidão da Direção Superior para conduzir a SGMJ Aptidão da Direção Intermédia para conduzir a SGMJ Aptidão da Direção Superior para comunicar Aptidão da Direção intermédia para comunicar Forma como objectivos são fixados Forma como a SGMJ recompensa os esforços individuais Forma como a SGMJ recompensa os esforços de grupo Postura da SGMJ face à mudança e à modernização SATISFAÇÃO COM GESTÃO E SISTEMAS DE GESTÃO 2,6 2,7 3,2 3,4 3,5 3,5 3,5 3,7 SATISFAÇÃO COM AS CONDIÇÕES DE TRABALHO Ambiente de trabalho 3,7 Horário de trabalho 4,1 Possibilidade de conciliar o trabalho com a vida familiar e assuntos pessoais 3,8 Possibilidade de conciliar o trabalho com assuntos relacionados com a saúde 4,0 Igualdade de oportunidades para o desenvolvimento de novas competências 3,4 SATISFAÇÃO COM O DESENVOLVIMENTO DA CARREIRA Politica de gestão de recursos humanos Oportunidades criadas para desenvolver novas competências 3,1 3,1 Acções de formação que realizou até ao presente 3,3 Nível de conhecimento que tem dos objectivos da SGMJ 3,6 96

99 MOTIVAÇÃO PARA... Aprender novos métodos de trabalho 3,8 Desenvolver trabalho em equipa 3,6 Participar em acções de formação 3,7 Participar em projectos de mudança na SGMJ Sugerir melhorias 3,5 3,6 DIREÇÃO SUPERIOR Lidera pelo exemplo Empenho na mudança Aceita críticas construtivas Aceita sugestões de melhoria Delega competências e responsabilidades Estimula iniciativa Encoraja a confiança mútua e o respeito Assegura cultura de mudança Propõe acções de formação Reconhece esforços individuais Tratamento adequado 2,8 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,3 3,4 3,3 3,5 3,3 DIREÇÃO INTERMÉDIA Lidera pelo exemplo Empenho na mudança Aceita críticas construtivas Aceita sugestões de melhoria Delega competências e responsabilidades Estimula iniciativa Encoraja a confiança mútua e o respeito Assegura cultura de mudança Propõe acções de formação 3,4 3,4 3,6 3,6 3,5 3,5 3,5 3,5 3,6 Reconhece esforços individuais Tratamento adequado 3,2 3,6 Equipamentos Software Informação na Intranet Equip. de comunicação Condições de higiene Condições de segurança Sala para refeições Salas de trabalho Salas de reuniões Espaços comuns Instalações sanitárias Elevadores SATISFAÇÃO COM EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS 3,4 3,5 3,5 3,6 3,6 3,7 3,7 3,7 3,7 3,8 3,8 3,8 97

100 V. Siglas utilizadas ADSE - DIREÇÃO GERAL DE PROTEÇÃO SOCIAL AOS FUNCIONÁRIOS E AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CAF - COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK CEAGP - CURSO DE ESTUDOS AVANÇADOS EM GESTÃO PÚBLICA CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME CRESAP - COMISSÃO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DGAEP - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO DGAJ - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA DGPJ - DIREÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA DGRSP - DIREÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO E SERVIÇOS PRISIONAIS DSAE - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES PÚBLICAS DSJC - DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO DSRFPT - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS, PATRIMONIAIS E TECNOLÓGICOS DSRHPO - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO ESPAP - ENTIDADE DE SERVIÇOS PARTILHADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, I. P FSI - FUNDO PARA A SEGURANÇA INTERNA GT - GRUPO DE TRABALHO IGFEJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DA JUSTIÇA INA - DIREÇÃO-GERAL DA QUALIFICAÇÃO DOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS INMLCF - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL E CIÊNCIAS FORENSES IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO LTFP - LEI DE TRABALHO EM FUNÇÕES PÚBLICAS MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA PCA - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL PEPAC - PROGRAMA DE ESTÁGIOS PROFISSIONAIS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRAL PGR - PROCURADORIA-GERAL DA REPÚBLICA POPH - PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO QUAR - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO SIADAP - SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO SGEC - SECRETARIA-GERAL DA EDUCAÇÃO E CIÊNCIA SGMF - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS SGMJ - SECRETARIA-GERAL SGMS - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA SAÚDE SGMTSSS - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DO TRABALHO, SOLIDARIEDADE E SEGURANÇA SOCIAL STJ - SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTIÇA STA - SUPREMO TRIBUNAL ADMINISTRATIVO UCMJ - UNIDADE DE COMPRAS 98

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