Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Relatório de Atividades Abril de 2013

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1 Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Relatório de Atividades 2012 Abril de 2013

2 SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Relatório de Atividades 2012 Abril 2013 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio Lisboa

3 Í n d i c e 1. Introdução Apresentação da SGMJ Missão e Atribuições Estrutura Orgânica Autoavaliação QUAR Objetivos e atividades das unidades orgânicas Apreciação dos serviços prestados Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação Avaliação do sistema de controlo interno Medidas para um reforço positivo do desempenho Comparação com o desempenho de serviços idênticos Recursos Recursos Financeiros Recursos Humanos Avaliação Final Anexos QUAR Questionário de satisfação dos colaboradores Balanço Social Informação detalhada Siglas utilizadas i

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5 1. Introdução O presente relatório descreve a atividade desenvolvida em 2012 pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ), nos termos do n.º 1 do art.º 1.º do Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro e da Lei n.º 66-B/2006, de 28 de Dezembro. Evidencia a demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados, descreve os meios e recursos de que se dispunha para a sua concretização e integra o Balanço Social. O Relatório de Atividades foi elaborado com a participação de todas as unidades orgânicas da SGMJ, e está estruturado em quatro capítulos - para além da nota introdutória e dos anexos: apresentação da SGMJ, autoavaliação, recursos financeiros e humanos e avaliação final do serviço. No ano de 2012, para além do trabalho habitual decorrente da sua atividade, a SGMJ teve de lidar com o desafio de adaptação à nova estrutura organizacional e às novas competências que lhe foram atribuídas. O ano de 2012 foi caraterizado pela mudança do paradigma da gestão financeira e patrimonial. Após longos anos de preparação foi, finalmente, implementada na SGMJ, em todos os orçamentos por si geridos e, sob a coordenação da Secretaria-Geral, em todos os organismos dos MJ, a nova aplicação integrada de gestão financeira e patrimonial, com implementação do Plano Oficial de Contabilidade Pública. Foi, também, no ano de 2012 preparado um estudo, cuja implementação teve início em janeiro de 2013, sobre regras a instituir junto de todos os intervenientes (SGMJ, organismos do MJ e Tutela) para uma maior eficiência e eficácia do trabalho desenvolvido e a desenvolver pela Unidade de Compras do Ministério da Justiça. Foi pedido à SGMJ e por ela levado a cabo uma mudança total de paradigma relativamente ao funcionamento do gabinete de apoio aos gabinetes dos membros do Governo, bem como à assessoria técnica especializada da SG aos Gabinetes. Foi ainda o ano de implementação das auditorias internas na SGMJ. Assim, e perante os novos desafios e profundas mudanças, a SGMJ conseguiu alcançar todos os objetivos a que se tinha proposto, tendo mesmo superado muitos deles. 3

6 2. Apresentação da SGMJ Neste capítulo é feita uma breve caracterização da SGMJ, designadamente a sua missão, atribuições e estrutura orgânica após as alterações resultantes do PREMAC Missão e Atribuições Missão A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Atribuições São atribuições da SGMJ: a) Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos; b) Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de avaliação; c) Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em mobilidade especial e da formação em áreas comuns; d) Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do Centro de Estudos Judiciários; e) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que sejam visados atos 4

7 praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente; f) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente; g) Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e agregação de necessidades; h) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade; i) Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias; j) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores; k) Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ; l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos; m) Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo; n) Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade gestora dos 5

8 respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes. Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes, à Comissão de Programas Especiais de Segurança e à Comissão de Apreciação e Controlo da Atividade dos Administradores da Insolvência, que se regem por diploma próprio Estrutura Orgânica A estrutura orgânica da SGMJ, representada no organograma seguinte encontra-se consagrada na Lei Orgânica da SGMJ aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, e reflete a sua estrutura nuclear, constante da Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro e do Despacho n.º 2959/2013, de 2 de janeiro. Organograma da SGMJ 6

9 3. Autoavaliação 3.1. QUAR 2012 OBJETIVOS OPERACIONAIS Nos quadros seguintes é apresentado o nível de execução dos objetivos operacionais do QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ para 2012 (no anexo 1 apresenta-se o QUAR no formato original). Assegurar a execução do Plano de Atividades INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Taxa de execução do Plano de Atividades 85% 5% 100% 96% 118% Superou O objetivo de assegurar a execução do Plano de Atividades foi superado, na medida em que da totalidade dos objetivos e atividades previstas naquele plano, 96% foram realizadas (79 num total de 82). Garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) ,3 124% Superou Tempo médio de resposta às questões dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com as compras centralizadas (nº de dias úteis) ,5 113% Superou Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias) ,4 128% Superou Relativamente ao objetivo de garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ, nas vertentes de recursos humanos, compras centralizadas e peças juridicas, este objetivo foi superado, dado que os resultados dos indicadores se situaram abaixo da meta. O tempo médio de resposta da SGMJ às solicitações dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos 7

10 humanos foi de 8,3 dias úteis. Nas compras centralizadas o tempo médio de respostas às questões colocadas foi de 2,5 dias úteis. O número médio de dias necessários para elaboração de peças jurídicas foi de 11,4. Assegurar a elaboração e execução de orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo do MJ INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Percentagem de reportes orçamentais efetuados nos primeiros 5 dias úteis de cada mês 96% 2% 100% 100% 125% Superou Tendo como referência o objetivo assegurar a elaboração e execução de orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo do MJ, verifica-se que este foi superado, uma vez que na elaboração e envio mensal dos reportes orçamentais relativos aos orçamentos dos membros do Governo cumpriuse o prazo estipulado de 5 dias úteis para a totalidade dos reportes (24 reportes). Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Taxa de poupança obtida nos procedimentos centralizados 5% 3% 12% 13% 129% Superou Nº categorias centralizadas de bens e serviços que são objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ % Superou O objetivo Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ, medido pela taxa de poupança obtida nos procedimentos centralizados e pelo número de categorias de bens e serviços que foram objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ, foi também superado. De facto, verificou-se uma taxa de poupança acima da meta, tendo-se atingido 13% nos procedimentos centralizados realizados. Foram objeto de aquisição centralizada 14 categorias de bens e serviços: Equipamento Informático, Cópia e Impressão, Papel, Economato e Consumíveis de Impressão, Vigilância e Segurança, Higiene e Limpeza, Combustíveis Rodoviários, Serviço Móvel Terrestre, Licenciamento de Software, Mobiliário de Escritório, Plataformas Eletrónicas de Contratação, Refeições Confecionadas, Energia, Comunicações Móveis de Dados, Viagens e Telefones IP. 8

11 Melhorar a eficiência operacional da execução orçamental da SGMJ INDICADORES Aumento do nivel de execução orçamental comparativamente a 2011 (em pontos percentuais) Taxa de poupança obtida nas despesas de funcionamento META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO ,2 127% Superou 5% 2% 8% 18% 208% Superou O objetivo Melhorar a eficiência operacional da execução orçamental da SGMJ foi também superado, uma vez que tanto o aumento do nível de execução orçamental, como a taxa de poupança ficaram acima da meta. O nível de execução orçamental em 2012 foi 8,2 pontos percentuais acima do verificado em 2011 (89,6% vs. de 97,8%). A taxa de poupança obtida nas despesas de funcionamento situou-se nos 18%. Reforçar a desmaterialização dos processos da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Nº de novas unidades orgânicas que utilizam as funcionalidades disponibilizadas na ferramenta de workflow % Superou Redução de documentos internos produzidos em papel (em %, relativamente ao ano anterior) % Atingiu O objetivo de reforçar a desmaterialização dos processos foi superado. Assim, duas unidades orgânicas da SGMJ iniciaram em 2012 a utilização das funcionalidades disponibilizadas na ferramenta de workflow (DSRH e DSRFP/DGFP). Paralelamente verificou-se uma redução de 22% nos documentos produzidos internamente em papel, com a crescente utilização daquela ferramenta. Melhorar a qualidade do serviço prestado INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Número de melhorias do "Plano de Melhorias" da CAF implementadas % Atingiu Nº de manuais de procedimentos elaborados/revistos % Atingiu 9

12 O objetivo relativo à melhoria da qualidade do serviço prestado foi atingido. Foram implementadas 5 ações de melhoria na SGMJ que constavam do Plano de Melhorias elaborado aquando da aplicação da ferramenta CAF (Common Assessment Framework): 1. Melhorar a monitorização da atividade da SGMJ, estabelecendo mecanismos uniformes de monitorização procedeu-se ao levantamento dos instrumentos de monitorização da atividade existentes na SGMJ e desenvolveram-se instrumentos harmonizados para o controlo do cumprimento de objetivos em duas unidades orgânicas; 2. Promover transparência e igualdade de circunstâncias no tratamento de situações relacionadas com a conciliação da vida profissional e particular - foram elaboradas orientações internas para a recuperação do vencimento nas situações de faltas por doença e adotadas medidas relativamente a autorizações de pedidos de mobilidade; 3. Incentivar boas práticas ambientais e melhorar a recolha seletiva praticada na SGMJ, facilitando a sua adoção por todos foram colocados em todos os gabinetes de trabalho do edifício sede do MJ postos de recolha de papel, no âmbito da adesão da SGMJ à campanha Papel por Alimentos da Federação dos Bancos Alimentares, que visa promover a troca de papel por alimentos (por cada tonelada de papel recolhido são doados 100 em produtos alimentares básicos) e sensibilizar para a necessidade de se proceder à recuperação e reutilização de papel. Em resultado desta iniciativa a SGMJ recolheu mais de 2 toneladas de resíduos de papel para reciclagem. A SGMJ também promoveu esta iniciativa junto de outros organismos do MJ; 4. Elaborar um Código de Ética e Conduta para a SGMJ em outubro de 2012 foi aprovado o documento que estabelece os princípios e valores que devem pautar a atuação da SGMJ, bem como as normas de conduta profissional a observar por todos os que nela trabalham; 5. Melhorar a auscultação dos principais clientes da SGMJ foram efetuados pela primeira vez questionários de avaliação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ aos organismos do MJ e alargado o âmbito do questionário de avaliação da satisfação efetuado aos Gabinetes dos membros do governo, considerando o alargamento de competências que estes entenderam atribuir à SGMJ, uma vez que anteriormente apenas versava sobre o protocolo e relações públicas. Foram também objeto de reformulação os manuais de procedimentos de 2 unidades orgânicas (DSRH e DOM), de forma a atualiza-los, quer em termos de legislação, quer em termos de nova lei orgânica da SGMJ. 10

13 Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo, igual ou superior a 3,5 (numa escala de 1 a 5) 3, ,4 115% Superou Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ, igual ou superior a 3,5 (numa escala de 1 a 5) 3, ,5 117% Superou O objetivo Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ foi superado, tendo o nível médio de satisfação pelos serviços prestados pela SGMJ sido superior à meta, quer dos organismos do MJ, quer dos gabinetes dos membros do Governo. Promover partilha de boas práticas e desenvolvimento de projetos comuns nas áreas de inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Nº de organismos do MJ que implementam melhorias no Plano de Prevenção da Corrupção (nomeadamente divulgação na internet, classificação dos riscos, monitorização, etc), com o apoio da SGMJ % Atingiu Nº de organismos do MJ a que a SGMJ Para promover partilha de boas práticas, a SGMJ desenvolveu um trabalho de análise dos Planos de Prevenção da Corrupção e Infrações Conexas de todos os organismos do MJ, com base numa checklist preparada para o efeito. Posteriormente realizou-se uma reunião para partilha de experiencias e sugestões de melhoria dos Planos de Prevenção da Corrupção e Infrações Conexas. Para avaliar os resultados práticos desta partilha, foi enviado aos participantes da reunião um questionário sobre diversos aspetos da reunião, nomeadamente o contributo que tinha tido para melhoria dos respetivos Planos. Dois organismos do MJ IMLCF e IRN - consideraram que a reunião tinha contribuído muito significativamente para a melhoria dos seus Planos de Prevenção da Corrupção. De referir que este objetivo foi objeto de reformulação, tendo sido cancelado um segundo indicador que se propunha promover a implementação da CAF nos serviços e organismos do MJ, em virtude do atraso significativo verificado na aprovação das respetivas Leis orgânicas e decretos regulamentares. 11

14 Adicionalmente, no QUAR inicial da SGMJ constava também o objetivo Coordenar as candidaturas conjuntas aos fundos comunitários do MJ, que foi inscrito para refletir naquele documento uma nova atribuição da SGMJ. No entanto, não foi possível desenvolver esta atividade no decorrer de 2012, uma vez que no 2º semestre não se verificou qualquer abertura de candidaturas aos fundos estruturais em POPH. As reformulações ao QUAR da SGMJ foram aprovadas por Sua Excelência a Ministra da Justiça a 2 de novembro de MEIOS DISPONÍVEIS RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS Na avaliação do QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram disponíveis para a obtenção dos resultados alcançados. Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando uma determinada pontuação por efetivo (calculada com base numa estimativa do número médio de salários mínimos no respetivo cargo ou categoria), calculam-se os pontos planeados a partir do número de efetivos planeados e o número de dias úteis do ano. O total verificado é determinado tendo em conta a pontuação definida por efetivo, o número de efetivos em funções, de facto, durante o ano e, o número dias úteis realmente trabalhados, por cada efetivo. Recursos Humanos 2012 Meios disponíveis - Recursos Humanos Pontuação por efetivo Nº efetivos Planeado Pontos Executado Nº efetivos 31/12/2012 Pontos Desvio do executado face ao planeado Nº efetivos Pontos Dirigentes - Direção Superior 7,7 2 15,4 2 15,4 0 0,0 Dirigentes - Direção Intermédia 5, , ,3 0 8,3 Técnico Superior 4, , , ,9 Coordenador Técnico 2,8 3 8,5 3 7,2 0-1,3 Assistente Técnico 2, , ,4-3 -5,4 Assistente Operacional 1, , ,4-3 -3,6 Total: , , ,8 A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em quase todas as carreiras profissionais, exceto nos dirigentes intermédios. A principal causa para a pontuação executada ser inferior à planeada foi a saída de alguns efetivos para outros organismos ou para aposentação. Nos dirigentes intermédios, embora o número de efetivos no final do ano seja igual ao planeado, verificou-se ao longo do ano uma grande 12

15 movimentação, com diversas saídas e entradas, fruto da reorganização interna resultante da alteração da estrutura orgânica. Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada 10,0 0,0-10,0-20,0-30,0 Direcção Superior Direcção Intermédia Técnico Superior Coordenador Técnico Assistente Técnico Planeado Executado Assistente Operacional Os meios financeiros planeados no QUAR 2012, referente à dotação orçamental inicial da SGMJ, eram de euros. A dotação inicial sofreu, no entanto, diversas alterações ao longo do ano económico: foi sujeita a cativações que diminuiu o valor disponível, tendo igualmente sido transferidos valores para outros orçamentos, em função da gestão orçamental interna do Ministério da Justiça. Desta forma, após a aplicação das cativações e transferências, a dotação orçamental disponível foi de euros, tendo a despesa totalizado euros. Verificou-se assim uma taxa de execução orçamental correspondente a 98%. Meios disponíveis - Recursos Financeiros (em euros) 2012 Dotação Inicial Dotação disponível Despesa Desvio da despesa face à dotação disponível Funcionamento De referir que os dados apresentados não incluem os valores relativos ao subsistema de saúde. 13

16 3.2. Objetivos e atividades das unidades orgânicas DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO Objetivos Operacional QUAR / DSRHPO Prestar apoio, no âmbito das matérias de Recursos Humanos a todos os Serviços e Organismos do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Tempo médio de resposta a solicitações dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) 15 A DSRHPO procedeu à elaboração de pareceres e informações relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos, em reposta às solicitações dos serviços e organismos do MJ, em 8,2 dias úteis, em média. 8,5 Operacional DSRHPO Promover partilha de boas práticas e desenvolvimento de projetos comuns nas áreas de inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção Classificação Cumprido Indicador Meta Execução Resultado Nº de organismos do MJ que implementam melhorias no Plano de Prevenção da Corrupção, com o apoio da SGMJ 2 Após reunião no âmbito dos Planos de Prevenção da Corrupção, dois dos organismos do MJ consideraram que a partilha de boas práticas tinha contribuido muito para a melhoria dos seus Planos. 2 Operacional DSRHPO Coordenar a elaboração do Plano e do Relatório de Atividades da SGMJ, garantindo atempadamente a participação de todas as Unidades Orgânicas Classificação Cumprido Indicador Meta Execução Resultado Nº de relatórios elaborados no prazo previsto 3 Foi assegurada a elaboração do Relatório de Atividade de 2011 e dos Planos de Atividades de 2012 e de 2013, dentro dos prazos previstos. 3 Operacional DSRHPO Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Nº de relatórios de monitorização elaborados Assegurar a disponibilização dos elementos necessários à elaboração, monitorização e apresentação de resultados do QUAR 2 Monitorização quadrimestral do QUAR 2012 da SGMJ, com elaboração de dois relatórios de ponto de situação do cumprimento dos objetivos, com base na informação recolhida junto das unidades orgânicas da SGMJ: em maio (avaliação do 1º quadrimestre) e em setembro (avaliação do 2º quadrimestre). Foi ainda elaborada uma monitorização intermédia, relativa ao 1º semestre do ano. 3 14

17 Atividades Área dos Recursos Humanos Assegurar, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, as ações necessárias à prossecução dos objetivos definidos em matéria de gestão e administração de recursos humanos do departamento ministerial, nomeadamente as decorrentes do novo regime de vínculos, carreiras e remunerações: Foram divulgadas orientações com origem no interlocutor da DGAEP para o MJ, no âmbito da gestão de recursos humanos aos serviços e organismos do MJ, tais como: recrutamento por recurso a diplomados do CEAGP, procedimentos inerentes aos Estágios Profissionais na Administração Pública, remuneração do fiscal único nos organismos da administração indireta do Estado, Comissão Interministerial para a criação de Emprego Jovem; Foram elaborados pareceres relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos, sendo destinatários os serviços e organismos deste departamento ministerial, num total de 75 pareceres ou informações. Promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de mobilidade no âmbito do MJ e assegurar a administração dos efetivos em situação de mobilidade especial, em articulação com a GERAP/INA: A 31 de dezembro de 2012, estavam afetos à SGMJ 107 trabalhadores, em regime de mobilidade especial ou em licença extraordinária (39 e 68 trabalhadores, respetivamente); Foram efetuados os processamentos decorrentes de abonos e descontos na plataforma do SRH (sistema de processamento de vencimentos), aos colaboradores na situação de mobilidade especial ou de licença extraordinária num total de 1301 processamentos (considerando um processamento por pessoa); Foi garantida a administração e atualização permanente de dados dos trabalhadores em situação de mobilidade especial, através do portal do SIGAme/GERAP. Foram efetuados 29 procedimentos no âmbito da figura da mobilidade geral, prevista na Lei nº 12-A/2008, de Processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (450 processamentos) e do pessoal da SGMJ, da Comissão da 15

18 Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções (1391 processamentos), num total de 1841 processamentos. Elaboração de 59 Guias de reposição e das correspondentes notas discriminativas dos valores a repor. Gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos humanos afetos aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, da Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções, realizando diversos procedimentos, nomeadamente: Celebração de 4 contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado na sequência de: consolidação de mobilidade interna na categoria (2), termo de situação de mobilidade interna (1), termo de comissão de serviço (1) e celebração de 2 acordos de cedência de interesse público; Procedimentos concursais para provimento de 2 cargos dirigentes de nível intermédio; Elaboração do mapa mensal de registo do pessoal nos termos da alínea j) do artigo 87.º da Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro; Elaboração de 851 boletins de assiduidade; Registos e regularizações na plataforma de assiduidade num total de movimentos, apurando-se numa média simples 1360 registos mensais e 65 diários; Instrução de processos de aposentação de trabalhadores do mapa de pessoal da SGMJ e de colaboradores em situação de mobilidade especial ou licença extraordinária; Elaboração de 61 declarações de vínculo laboral e de contagem de tempo de serviço; 36 registos referentes à Declaração Mensal de Remunerações por Internet perante a Segurança Social; Consolidação mensal do ficheiro de quotas e contribuições para a Caixa Geral de Aposentações (SGMJ, SGMH-SME, Gabinetes e CPVC); Elaboração de 4 registos biográficos; Carregamento trimestral e semestral no Sistema de Informação e Organização do Estado (SIOE), respeitante à SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial; Informação trimestral no âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 22/2012, de 09 de março, para feitos do plano de redução de efetivos na Administração Pública; Elaboração do Balanço Social da SGMJ, com observância da matriz divulgada pela DGAEP; Emissão de 368 declarações de IRS; Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Mobilidade Especial, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo. 16

19 Emissão de 75 cartões de identificação e 8 de livre-trânsito; Organização e submissão através de plataforma eletrónica da ADSE Direta de 125 pedidos de comparticipação em regime livre. Elaboração de relatório síntese relativo à aplicação do SIADAP 2 e 3 em 2011 no MJ, através do lançamento dos dados na aplicação para o efeito disponibilizada pela DGAEP, a partir dos relatórios parciais remetidos pelos serviços e organismos do MJ. Elaboração do Balanço Social consolidado do MJ referente ao ano de 2011, em dezembro de 2012, a partir da informação contida nos Balanços Sociais de todos os serviços e organismos do MJ. Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ para 2013, observando as orientações do PREMAC, com preenchimento dos mapas relativos aos postos de trabalho necessários à prossecução das atribuições da SGMJ, de acordo com as disposições do Decreto-Lei nº 162/2012, de 31 de julho e do mapa comparativo entre os efetivos existentes e necessários, acompanhados de nota justificativa. Elaboração do relatório de atividades de formação da SGMJ, enviado à DGAEP, através da aplicação para o efeito disponibilizada. Gestão da formação do pessoal afeto à SGMJ no ano de 2012, com uma taxa de execução de 88%, relativamente à formação planeada. Foi também realizada a avaliação da formação ao nível do impacto no desempenho, com 100% da formação a ser considerada Relevante ou Muito relevante. Elaboração de todos os mapas com a projeção de encargos com pessoal para as propostas do Orçamento do Estado para 2013 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais, Mobilidade Especial e CPVC). Elaboração de mapas para as Contas de Gerência extraordinárias e ordinárias relativas a 2011 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial) e registo das alterações ocorridas através do preenchimento do modelo 10. Preparação do alinhamento de dados da SRH para o Gerfip (SGMJ, SGMH-SME, Gabinetes e CPVC), nomeadamente através de preenchimento de tabelas de centros de custos, entidades recetoras de descontos, atividades, etc. Criação mensal dos ficheiros SIGO (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial) para posterior registo pela DSRFPT na plataforma do MF. 17

20 Criação dos ficheiros do modelo 10 (Declaração de IRS) para SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial. Elaboração de proposta de perfil de competências e conteúdo funcional para a carreira geral de técnico superior, no âmbito das áreas de intervenção da Secretaria-Geral. Elaboração de Minutas de Despacho para assinatura dos membros do Governo na área da Justiça, nomeadamente: designações para os gabinetes ministeriais, ao abrigo do DL 11/2012 de 20 de junho; Autorização para celebração/prorrogação de acordos de cedência de interesse público; Designação em regime de substituição dos dirigentes de nível superior dos serviços e organismos do MJ na sequência do PREMAC; Elaboração de Minuta de Despacho conjunto para atribuição de abono para falta a Secretários de Justiça. Elaboração de Despachos para assinatura da Secretária-Geral, nomeadamente: Despacho de criação das unidades orgânicas flexíveis da SGMJ; Despacho de constituição da equipa multidisciplinar e designação da respetiva chefia; Despachos de designação em regime de substituição de dirigentes de nível intermédio para a SGMJ na sequência do PREMAC; Despachos de manutenção das comissões de serviço de dirigentes de nível intermédio para a SGMJ na sequência do PREMAC; Despacho que autoriza trabalhadores da SGMJ a realizar trabalho extraordinário; Despacho de eleição da Comissão Paritária; Despacho dos representantes da administração que integram a Comissão Paritária; Despacho de constituição final da Comissão Paritária, Despacho que designa trabalhadores para a função de secretariado ao dirigente máximo do serviço. Compilação e preparação de dados para IGF, no âmbito da auditoria realizada à SGMJ. Área do Planeamento e Organização Elaboração do Dossier Justiça relativo a 2013, para apoio à discussão do orçamento da Justiça na Assembleia da República, em colaboração com os gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça. Disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ: Na Internet foram introduzidos 135 novos conteúdos no site da SGMJ referentes a notícias e outras informações relevantes; Na Intranet, foram introduzidos 408 conteúdos, referentes a notícias e outras informações; 18

21 Tanto na internet, como na intranet, foi feita uma monitorização da informação de forma a assegurar que a sua disponibilização on-line não fosse obsoleta; Para além da divulgação de informação, foram desenvolvidos outros trabalhos do âmbito da internet e da intranet: adaptação ao novo acordo ortográfico de toda a informação divulgada na internet e na intranet; colaboração com o Gabinete de imprensa da Sr.ª Ministra da Justiça na migração dos conteúdos do site Portal da Justiça para o site Portal do Governo; elaboração de conteúdos no site da Comissão para a Liberdade Religiosa e apoio à DGAJ nas alterações do seu site. Elaboração do Código de Ética e Conduta da SGMJ. Início dos trabalhos de preparação da candidatura aos fundos estruturais para formação do MJ em 2013 (POPH): Reunião com todos os serviços e organismos do MJ para divulgação do projeto, em setembro; Preparação de ficheiros para levantamento de necessidades, envio dos ficheiros aos serviços e organismos do MJ, recolha e tratamento de respostas. Partilha de boas práticas sobre os Planos de Prevenção da Corrupção: Envio a todos os organismos do MJ uma Check-list para avaliar os seus Planos de Prevenção da Corrupção; Realização de reunião com todos os organismos do MJ para partilha de experiencias e sugestões de melhoria. A reunião foi posteriormente avaliada através de questionário de satisfação. Gestão dos certificados digitais dos colaboradores da SGMJ: foram realizados os procedimentos para pedidos de emissão de 7 certificados digitais e de 4 pedidos de revogação. Reporte de dados da publicidade institucional da SGMJ na plataforma media@gov. Na sequência da criação do logotipo Governo de Portugal, foram efetuadas as alterações necessárias nos diversos suportes da SGMJ (site e intranet, s e documentos), em colaboração com o Gabinete de imprensa da Sr.ª Ministra da Justiça e sob orientação do Gabinete do Ministro Adjunto e dos Assuntos Parlamentares. Foi também prestada informação e colaboração aos organismos do MJ sobre esta questão, nomeadamente a CPVC, DGRSP, DGAJ, IRN, IGFEJ. 19

22 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS Objetivos Operacional QUAR / DSRFPT Assegurar a elaboração e execução de orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Percentagem de reportes orçamentais efetuados nos primeiros 5 dias úteis de cada mês 96% A totalidade dos reportes orçamentais (24 reportes) foi efetuada dentro do prazo estipulado de 5 dias úteis. 100% Operacional QUAR / DSRFPT Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Aumento do nivel de execução orçamental comparativamente a 2011 (em pontos percentuais) 5 p.p. O nível de execução orçamental em 2012 foi acima da verificado em ,2 pontos percentuais 8,2 p.p. Indicador Meta Execução Resultado Taxa de poupança obtida nas despesas de funcionamento Melhorar a eficiência operacional da execução orçamental da SGMJ 5% A taxa de poupança obtida nas despesas de funcionamento situou-se nos 18%. 18% Operacional DSRFPT Otimização da gestão patrimonial e respetivo controlo Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Prazo para elaboração de inventário de todos os bens móveis sujeitos a cadastro da SGMJ, com inserção dos dados na plataforma eletrónica Foi efetuado o inventário dos bens móveis, devidamente valorizado e respetivas amortizações, viaturas, stocks em armazém e carregados os dados na plataforma eletrónica Operacional DSRFPT Conclusão do processo de extinção do Subsistema de Saúde da Justiça Classificação Cumprido Prazo para pagamento de todas as dívidas existentes no âmbito do Subsistema de Saúde da Justiça Foram liquidadas todas as dívidas confirmadas e devidamente regularizadas pelas entidades médicas, encerrando-se o ano sem dívidas reconhecidas por pagar

23 Atividades Gestão Orçamental Elaboração das diversas propostas de orçamento para 2013, destacando-se as propostas de orçamento do Gabinete da Ministra da Justiça, Gabinete do Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça, Secretária-Geral do Ministério da Justiça, Comissão de Proteção as Vitimas de Crime e Sistema de Mobilidade Especial. Elaboração e envio ao Tribunal de Contas, dentro dos prazos legais, das contas de gerência ordinárias, relativas ao ano de Elaboração e envio mensal aos Gabinetes Ministeriais, Secretária-Geral e Presidente da Comissão de Proteção às Vitimas de Crime, de todos os reportes orçamentais, com análise da execução orçamental e apresentação das necessárias propostas de correção da execução orçamental. Prestação de contas ao IGFEJ, na sua qualidade de entidade de coordenação sectorial na área financeira. Verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas. Elaboração de todas as propostas de alterações orçamentais necessárias, quer da competência do dirigente máximo, quer preparando o processo com vista à submissão à tutela (num total de 64 alterações). Constituição, reconstituição, liquidação e pagamento de 4 fundos de maneio. Processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas, incluindo as ajudas de custo antecipadas. Realização de todas as tarefas essenciais à implementação do Gerfip nos orçamentos geridos pela SGMJ, nomeadamente caracterização das estruturas orgânicas e funcionais, preenchimento de tabelas base, carregamento dos dados financeiros e patrimoniais, 21

24 destacando-se nestes o inventário dos bens móveis, devidamente valorizado e respetivas amortizações, viaturas, stocks em armazém; Gestão operacional do processo de implementação do Gerfip em todo o ministério, conjuntamente com a ESPAP. Foram assim desenvolvidos todos os contactos com os serviços, preparadas as ações de formação necessárias e identificadas as necessidades técnicas ao nível das tecnologias de informação e comunicações, conjuntamente com o então Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça; Desenvolvimento de todas as tarefas com vista à implementação do SGR Sistema de Gestão de Receitas; Registo mensal de informação contabilística na plataforma SIGO do Ministério das Finanças, ao nível das execuções, encargos assumidos, dívidas e encargos plurianuais; Cumprimento das obrigações fiscais, com entrega das diversas declarações obrigatórias; Identificação dos subsídios concedidos; Acompanhamento e prestação de todas as informações solicitadas, pela equipa inspetiva da Inspeção-Geral de Finanças, no âmbito da auditoria efetuada à SGMJ no 2.º semestre de Gestão Patrimonial Elaboração dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas necessários ao normal funcionamento da SGMJ. Gestão dos contratos de prestação de serviços, celebrados no âmbito dos orçamentos geridos pela SGMJ. Gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços. Gestão da frota automóvel quer ao nível da sua utilização, bem como da respetiva manutenção e substituição. 22

25 Atualização permanente do inventário das viaturas e dos bens móveis. Em 2012 procedeu-se ao levantamento exaustivo do inventário dos bens móveis, respetiva localização, valorização e amortização, com vista à integração no Gerfip, tendo sido elaborado o respetivo manual de procedimentos. Instrução e conclusão de dois processos de inquérito por acidente de viação, com a respetiva comunicação a ANCP e a Polícia Judiciária, no caso concreto das viaturas cedidas em regime de comodato por esta entidade. Liquidação do extinto Subsistema de Saúde da Justiça Verificação de todas as faturas existentes, com preparação do processo de pagamento das que se encontravam conformes, que ascenderam a faturas e devolução às entidades médicas das restantes, para efeitos da necessária regularização. Pagamento dos casos de comparticipações médicas aos antigos subscritores, que se encontravam pendentes por necessidade de regularização processual. Elaboração das contas correntes dos pagamentos efetuados e posterior envio às entidades médicas. Elaboração e envio dos mapas de cobrança relativos às despesas suportadas pelo extinto subsistema às entidades protocoladas e beneficiários, com vista à recuperação de encargos com a saúde. Elaboração e envio das declarações para efeitos de IRS aos médicos e beneficiários, relativas aos pagamentos efetuados no ano económico de Criação do ficheiro de rendimentos e retenções e posterior envio para a Autoridade Tributária e Aduaneira; Levantamento, caracterização, organização, identificação dos conjuntos documentais acumulados em Vila Franca de Xira e Laranjeiras relativos à atividade do extinto subsistema, com eliminação da documentação devida. Com a plena implementação deste 23

26 projeto, foi eliminada 80% da documentação existente em arquivo, procedendo-se ao correto armazenamento da restante documentação. Gestão de fundos comunitários Elaboração de diversas informações no âmbito de projetos a submeter a fundos comunitários pelos serviços do Ministério da Justiça; Preparação de candidatura a submeter a fundos comunitários no âmbito do financiamento do MAOC (N) Maritime Analysis and Operations Centre (Narcotics). Recursos Tecnológicos Garantiu-se a operacionalidade de toda a infraestrutura e sistemas existente, nomeadamente: Apoio aos utilizadores e as unidades orgânicas na exploração dos sistemas e aplicações em produção; Assegurar a operacionalidade e o desenvolvimento da infraestrutura tecnológica, designadamente ao nível das comunicações de voz e dados, Em articulação com o ITIJ; Assegurar através de rotinas de backup, a salvaguarda de todo acervo de dados e informação armazenados nos sistemas centrais resultante da atividade de toda a organização; Proposta e acompanhamento da implementação de novas soluções informáticas. Modernização do parque informático ao nível de e estações de trabalho e da infraestrutura de rede: Gestão do parque disponível de estações de trabalho; a aquisição de 18 novos equipamentos e de componentes de memória, permitiu melhorar e aumentar as capacidades de praticamente todo parque em produção. Ao nível da infraestrutura de rede e na sequência da integração de equipamento dos ex- SSMJ, com características superiores aos existentes, em articulação com ITIJ, otimização das interligações destes equipamentos através de uma nova arquitetura e da aquisição de novos componentes em fibra ótica, melhorando significativamente o desempenho global da rede; 24

27 Conclusão da recuperação e integração de equipamentos dos ex-ssmj possibilitando assim, a libertação de equipamentos operacionais, cedidos, por consequência, a outros serviços do MJ. Disponibilização e manutenção dos meios tecnológicos necessários ao processo de extinção do Departamento de Saúde (ex-ssmj), garantindo o processamento e fecho da faturação remanescente. Acompanhamento da implementação de novos sistemas e aplicações de suporte e gestão aos processos internos: Apoio à implementação na SGMJ do GeRFIP, a nova plataforma de Gestão de Recursos Financeiros; Migração da plataforma de servidora de para o Exchange 2010; Implementação do sistema de Gestão Documental Edoclink. Os anteriores sistemas apresentavam algumas dificuldades na sua completa implementação e projetavam já custos elevados na sua atualização e manutenção. Análise e levantamento exaustivo de toda infraestrutura tecnológica nas várias componentes: Infraestrutura rede local, plataformas servidoras (físicas e virtuais), sistemas e aplicações, parque local de equipamentos e todos os dispositivos e periféricos interligados. Este levantamento resultou na elaboração de um documento Migração de Máquinas e Aplicações apresentado em reunião promovida, para o efeito, pelo ITIJ em outubro de

28 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES PÚBLICAS Objetivos Operacional DSAE Propor medidas de operacionalização dos diversos sistemas de circuito documental a seguir pela SGMJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Nº de medidas implementadas 2 Foram implementadas as seguintes melhorias: - definição dos requisitos normalizados de acordo com as orientações do órgão coordenador da politica arquivística nacional (DGLAB) e o estipulado em normas internacionais (MoReq2010); -normalização de listas de entidades e de tipologias documentais, pela identificação de canais de entrada e saída de documentos e ainda pela definição de códigos de classificação de segurança a adotar no registo documental. - mapeamento dos processos de indultos e atos de publicação oficial de diplomas e despachos, bem como atualizados circuitos de documentos e processos anteriormente desenhados. - redesenho, em articulação com o CEGER, de alguns perfis e campos de metadados do sistema de gestão documental de apoio aos gabinetes dos membros do Governo (SMARTDOCS). - normalização da classificação de documentos, com a adaptação do índice de classificação de assuntos dos processos dos gabinetes ministeriais e do Plano de Classificação da SGMJ à MEF - Macro Estrutura Funcional. 5 Classificação Operacional DSAE Propor medidas técnicas e logísticas para a resolução dos arquivos da SG Cumprido Indicador Meta Execução Resultado Data de apresentação do novo modelo de organização de arquivos da SGMJ Foi redefinido o modelo de organização dos arquivos da SGMJ atribuindose à DSAE, de forma clara, a gestão do arquivo intermédio; Foi iniciada a elaboração de um estudo visando a concentração dos arquivos intermédios da SGMJ e dos gabinetes ministeriais num único depósito, garantindo-se boas práticas de gestão documental, a existência de condições ambientais adequadas a uma correta preservação das espécies e uma rentabilização de recursos financeiros e humanos. Numa segunda fase, o estudo em causa deverá ser extensível a todo o MJ no âmbito das atribuições da SGMJ em matéria de gestão organização do Arquivo Intermédio do Ministério Operacional DSAE Dinamizar o espaço justiça propondo soluções compatíveis com as reformas do MJ Classificação Cumprido Indicador Meta Execução Resultado Número de iniciativas promovidas no Espaço Justiça 1 Foi inaugurada a 20 de dezembro a exposição A Caixa 10 Anos de Vigilância Eletrónica em Portugal. À data de 31 de dezembro foi visitada por 54 visitantes. 1 26

29 Operacional DSAE Classificação Cumprido Indicador Meta Execução Resultado Nº de documentos partilhados Aproveitar o conhecimento adquirido e testado como positivo e difundi-lo por todos os organismos do MJ 2 Foi partilhado, no âmbito dos grupos de trabalho de arquivo e bibliotecas do MJ, práticas e normas destas áreas funcionais, nomeadamente procedimentos para a elaboração de relatórios de massas documentais acumuladas e adaptações de planos de classificação de arquivo à Macro Estrutura Funcional (plano de classificação de arquivo transversal à Administração Pública). 2 Atividades Especialização do apoio aos gabinetes, considerando as diversas necessidades dos mesmos: Foi prestado apoio jurídico através do tratamento de processos, distribuídos pelas seguintes tipologias: Exposições, 401 Pedidos de Nacionalidade, 205 Pedidos de Indulto e 20 Pedidos de Indeminização a Vitimas de Crimes; Procedeu-se à tradução para língua inglesa de 9 documentos. Esta atividade teve início a partir de setembro com o recrutamento de um técnico superior com formação em línguas e literaturas modernas; Foram criados formulários internos de gestão documental em suporte papel e digital; Procedeu-se à reorganização das pastas eletrónicas partilhadas da u.o., segundo uma relação numérica e hierárquica, de forma a melhorar fluxos de trabalho; Foram produzidas reproduções e realizadas encadernações; Foram criados e implementados mapas de controlo estatístico (avaliação quantitativa) e relatórios de progresso (avaliação qualitativa) das atividades desenvolvidas, com vista a uma eficaz monitorização das tarefas efetuadas e recursos utilizados. Gestão de correspondência da SGMJ e dos gabinetes dos membros do governo: Procedeu-se ao registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência rececionada e expedida na SGMJ documentos entrados e saídas de documentos; Procedeu-se ao registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência rececionada e expedida nos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ - 27

30 entradas e saídas de documentos; consequentemente procedeu-se à abertura de processos nos gabinetes dos membros do Governo; Expediram-se documentos na SGMJ e nos gabinetes dos membros do Governos (8.401 no gabinete da MJ e no gabinete do SEAPEMJ) Receção de mensagens de correio eletrónico na conta institucional de apoio aos gabinetes ministeriais (apoio@mj.gov.pt). Organização e protocolo de 38 eventos promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, pela SGMJ ou por outros serviços do MJ. Receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça, tendo sido assegurado o acolhimento a individualidades. Atualização do fundo bibliográfico da SGMJ, através da aquisição de 54 títulos de monografias (25 títulos por compra e 29 títulos por oferta) e de 103 periódicos (57 por compra e 46 por oferta) e posterior tratamento documental (operações de registo, catalogação, classificação, cotagem, indexação e carregamento de registos na Base de dados Documental SGMJ e consequente disponibilização no site da SGMJ). Difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de acordo com perfis de utilizadores previamente definidos: Foram divulgados diariamente, por correio eletrónico, os sumários do Diário da República aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e serviços do MJ (CPVC, CPES), tendo os sumários sido também disponibilizados em repositório partilhado por todas as unidades orgânicas da SGMJ; Foi divulgada, por correio eletrónico, legislação à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a serviços do MJ (IRN, CPVC e CPES), de acordo com as suas necessidades de informação, num total de 127 diplomas legislativos; Foram divulgadas, por correio eletrónico, todas as publicações periódicas recebidas no Centro de Documentação aos utilizadores da SGMJ, dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a serviços do MJ (CPVC, CPES); 28

31 Foram disponibilizadas, mensalmente, no sítio web SGMJ as referências bibliográficas e as imagens das capas das publicações adquiridas. Difusão seletiva de peças de imprensa na área orgânica da Justiça: entre 1 de janeiro de 2 de novembro procedeu-se a difusão seletiva de peças de imprensa da área orgânica da Justiça ou com ela relacionada imprensa escrita, internet, televisão e rádio. A partir de 3 de novembro a difusão seletiva de peças de imprensa passou para a responsabilidade da Presidência do Conselho de Ministros Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Centro de Documentação da SGMJ: Foram satisfeitos pedidos de informação e documentação a utilizadores do Centro de Documentação; Foram atendidos presencialmente 133 utilizadores no Centro de Documentação; Foram requisitadas 177 publicações ao Centro de Documentação. Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo Histórico do MJ: foram recebidos e satisfeitos 19 pedidos de informação e documentação. Preparação de respostas a todos os cidadãos que se dirigem aos gabinetes e à SGMJ: foram criados e disponibilizados em repositório partilhado modelos de ofícios tipo para respostas a exposições apresentadas aos gabinetes ministeriais, de forma a normalizar conteúdos e formatos de resposta ao cidadão e tornar mais célere a elaboração de ofícios. Divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e externo: Elaboração e atualização das listas de contactos internos da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, tendo sido efetuadas 28 atualizações - 15 na lista da SGMJ e 13 na lista dos gabinetes. Preparação de 42 conteúdos para divulgação na intranet, sítio web SGMJ e por correio eletrónico de campanhas, atividades e de informações pertinentes para a SGMJ e para os gabinetes dos membros do Governo; Procedeu-se à atualização da página web da SGMJ no que respeita às FAQ s (atualizadas 7 temáticas) e a contactos do MJ (2 29

32 atualizações). Toda a informação disponibilizada foi monitorizada de forma a garantir a sua atualização Apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo e serviços do MJ não dotados de estruturas de arquivo: Foi efetuado o controlo da tramitação dos processos do gabinete da Ministra da Justiça e do Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do MJ, num total de documentos; Procedeu-se à reorganização física e digital de 30 processos dos gabinetes ministeriais de acordo com uma nova lógica de organização processual visando uma recuperação mais eficaz e eficiente; Com o mesmo propósito, foi normalizada a identificação de todos os processos abertos a partir de 2 de janeiro. Promoção da normalização de procedimentos arquivísticos no MJ, de forma a tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação: Iniciou-se a conversão do Plano de Classificação de Arquivo da SGMJ à Macro Estrutura Funcional (sistema de classificação de arquivo transversal à Administração Pública) como garantia de uma interoperabilidade semântica na tutela e na AP; Foram promovidas ações de sensibilização para a aplicação efetiva de Planos de Classificação de Arquivo, de Regulamentos de Conservação Arquivistica e a elaboração de Relatórios de Avaliação de Massas Documentais Acumuladas no MJ. Nesse sentido, foram realizadas várias ações junto das unidades orgânicas da SGMJ e visitas técnicas, com a colaboração da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, à IGSJ, à PJ e à DGAJ; Foram realizadas reuniões com a DGPJ com vista à identificação da melhor solução para avaliação da sua documentação em fase intermedia em resposta a um pedido de apoio deste serviço. Promoção da aplicação do Regulamento de Conservação Arquivístico da SGMJ: procedeu-se à aplicação da Portaria n.º 1141/2010, de 3 de novembro, através da avaliação de cerca de metros lineares de documentação dos extintos Serviços Sociais do MJ localizada nos Depósitos das Laranjeiras e de Vila Franca de Xira. Desta avaliação resultou a elaboração 30

33 de 27 autos de eliminação os quais foram, nos termos legais, remetidos à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (9 ml e 9 autos de eliminação em 2011); Promoção da normalização de procedimentos biblioteconómicos no MJ de forma a rentabilizar recursos e tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação: foi atualizado o catálogo de descritores da Base de Dados Bibliográfica da SGMJ. Receção e atendimento ao cidadão: Atendimento presencial e telefónico; No atendimento ao cidadão, no Espaço Justiça, verificaram-se atendimentos telefónicos, através da Linha Justiça e 215 atendimentos presenciais. Quanto ao atendimento telefónico registado na Central Telefónica, que engloba o atendimento telefónico desta Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça, registou-se um total de chamadas. Tratamento dos pedidos de informação e reclamações registadas no Livro Amarelo, pesquisa de informação e resposta ao cidadão, ou contacto com a entidade competente e respetivo encaminhamento: foram tratadas 3 exposições rececionadas via postal, encaminhadas internamente 85 mensagens de correio eletrónico, elaboradas 45 respostas na conta institucional das Relações Públicas e arquivadas 225 exposições rececionadas por meio eletrónico; Procedeu-se ao tratamento de 2 reclamações apresentadas no Livro Amarelo da SGMJ. Elaboração de proposta de revisão de procedimentos na área funcional de Relações Públicas. Preenchimento do Questionário de Diagnóstico Detalhado à Situação Arquivística da Administração Central, da responsabilidade da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas No âmbito da auditoria ao sistema interno de arquivo da SGMJ realizada pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, foi produzido um dossier com informação sobre o sistema em causa e procedeu-se ao acompanhamento da equipa de auditores. 31

34 Elaboração de um relatório de avaliação de massas documentais acumuladas dos extintos Serviços Sociais do MJ e do Gabinete de Gestão Financeira de fundos arquivísticos localizados num edifício devoluto da Rua do Comércio em Lisboa. Relativamente à atualização do inventário de todas as obras de arte existente no edifício sede do MJ, atividade prevista do Plano de Atividades, não foi desenvolvida pela prioridade dada à estabilização dos serviços de apoio especializado e gestão documental. DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO OBJETIVOS Operacional QUAR / DSJC Garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias) 18 Nos processos jurisdicionais, o tempo médio foi de 5,6 dias para os processos urgentes e de 12,3 dias para os não urgentes. Nos processos graciosos, o tempo médio foi de 13,2 dias. Em termos globais, o tempo médio de elaboração das peças jurídicas foi de 11,4 dias. 11,4 Operacional da DSJC Sinalização contínua e sistematizada de práticas/procedimentos adotados durante o ano de 2012 e elaboração e adoção de propostas de simplificação e agilização de procedimentos, internos e junto dos organismos do MJ, a partir da análise dos processos instruídos na SGMJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Data de apresentação de relatório com especificação das boas práticas adotadas Ao longo de 2012, procedeu-se na DSJC à divulgação de práticas e procedimentos, tendo sido apresentado um Relatório com especificação das boas práticas adotadas no dia Operacional da DSJC Garantir o aumento da eficácia e da eficiência da DSJC, melhorando o funcionamento da organização e a qualidade do serviço prestado Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Data de apresentação de relatório com a análise dos processos instruídos em Foi apresentado um Relatório com análise dos processos instruídos e caracterização do movimento processual da DSJC e dos stakeholders no dia Atividades Elaboração de peças processuais num total 1078 movimentos ou tramitações processuais (663 jurisdicionais e 415 graciosos), dos quais 494 relativos a processos novos (250 jurisdicionais e 244 graciosos). 32

35 Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério da Justiça, bem como aos serviços e organismos do Ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres e apreciação de reclamações e recursos hierárquicos: 119 recursos hierárquicos, 62 apreciações de pedidos de abonos remuneratórios a Magistrados (46 provenientes do Conselho Superior de Magistratura, 12 do Conselho Superior do Ministério Público e 4 do Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais), 40 pedidos de emissão de parecer e 23 apreciações de requerimentos/exposições/reclamações; Elaboração de peças processuais em ações e recursos em que foram visados atos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como atos praticados por dirigentes de serviços do Ministério da Justiça, desde que solicitada pelo membro do Governo competente. Na jurisdição administrativa, num total de 87 sentenças/acórdãos, obteve-se um ganho de causa em 69% dos casos. Instrução de 42 processos relativos a pagamentos de indemnizações fixadas pelo Tribunal Europeu dos Direitos do Homem, tendo os processos sido enviados para o Ministério das Finanças para efeitos de pagamento dos valores das indeminizações correspondentes. O Ministério da Justiça foi demandado em 14 ações judiciais relacionadas com as reduções remuneratórias e suspensão dos subsídios de férias e de Natal previstas na Lei do Orçamento do Estado para 2012, tendo a DSJC assegurado a respetiva defesa. Apoio técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições das demais unidades orgânicas da SGMJ, tendo-se mantido a estreita colaboração da DSJC com as demais unidades orgânicas da SGMJ, em particular com a UCMJ e a DSRFPT, através da emissão de pareceres e acompanhamento de processos. Foram implementadas as seguintes boas práticas na DSJC: Foi elaborado um documento que estabiliza os circuitos estabelecidos entre a DSJC e o Gabinete de S. Exa. a Ministra da Justiça, visando a simplificação da tramitação dos processos e circuitos; Foram emanadas orientações no que respeita à entidade responsável pelo pagamento das taxas de justiça e ao circuito para efetivação do pagamento; 33

36 Foi solicitada, aos vários serviços e organismos, a indicação de pontos focais e respetivos contactos, tendo sido elaborada uma lista de interlocutores. UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Objetivos Operacional QUAR / UCMJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Tempo médio de resposta às questões dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com as compras centralizadas (nº de dias úteis) Garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ 4 A UCMJ assegurou resposta às questões colocadas em matérias relacionadas com as compras centralizadas pelos serviços e organismos do MJ em 2,5 dias úteis, em média. 2,5 Operacional QUAR / UCMJ Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ Classificação Superado Indicador Meta Execução Resultado Taxa de poupança obtida nos procedimentos centralizados 5% Foi alcançada uma taxa de poupança de 13% nos procedimentos centralizados 13% Indicador Meta Execução Resultado Nº categorias centralizadas de bens e serviços que são objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ 12 Foram objeto de aquisição centralizada 14 categorias de bens e serviços: Equipamento Informático, Cópia e Impressão, Papel, Economato e Consumíveis de Impressão, Vigilância e Segurança, Higiene e Limpeza, Combustíveis Rodoviários, Serviço Móvel Terrestre, Licenciamento de software, Mobiliário de escritório, Plataformas eletrónicas de contratação, Refeições confecionadas, Energia, Comunicações Móveis de dados, Viagens e Telefones IP. 14 Atividades Realização de procedimentos concursais resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ: Abertura de 49 procedimentos de aquisição de bens e serviços, tendo sido concluídos 39 procedimentos; Introdução de novas categorias de bens e serviços nos processos de aprovisionamento centralizado: eletricidade, viagens e alojamento e consumíveis de impressão reciclados; 34

37 Nos procedimentos aquisitivos concluídos em 2012, que corresponderam a valor global de 15 milhões de euros, obteve-se uma poupança de 2,2 milhões de euros; Utilização de ficheiros com a normalização dos produtos e serviços em cada categoria, de forma a prevenir compras de bens e serviços fora do standard definido pela UCMJ e continuar a compatibilização das necessidades dos organismos com a oferta de produtos e serviços disponibilizados através do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP). Por outro lado, as necessidades de novos bens ou serviços só foram aceites após a devida fundamentação. Tal progresso traduziu-se na realização de 45 procedimentos aquisitivos ao abrigo dos Acordos Quadro, e apenas 4 procedimentos fora dos Acordos Quadro. Promoção de uma crescente participação no âmbito dos procedimentos de aquisição junto dos serviços e organismos do MJ: Foram realizadas reuniões com os organismos para esclarecimento de casos concretos. Também foi realizada uma reunião com todos os organismos para apresentação e discussão do estado dos processos a cargo da UCMJ. Promoção do aumento da eficiência e da eficácia do processo de levantamento de necessidades junto dos organismos envolvidos em procedimentos de aquisição agregada: Foi prestado todo o apoio solicitado pelos organismos nos processos de levantamento de necessidades, com o esclarecimento das dúvidas apresentadas, via telefone e . Foram feitas reuniões presenciais com os organismos interessados. Foi efetuado o acompanhamento permanente dos pedidos de levantamento de necessidades, enviando aos organismos alertas/recomendações de forma a garantir que os serviços e organismos do MJ cumprissem os prazos estabelecidos, de modo a tornar mais céleres os procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços. Para ajudar no planeamento das atividades anuais dos organismos relativamente aos levantamentos de necessidades, por despacho do Senhor Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça (SEAPEMJ), de 13/12/2012, foram dados a conhecer aos organismos, além da programação da realização de procedimentos em 2013, um conjunto de orientações tendentes à melhoria do processo e prazos de levantamento de necessidades e conclusão dos procedimentos. 35

38 Manteve-se a sensibilização junto dos organismos para, na medida do possível, adequarem as suas necessidades aos produtos e serviços disponibilizados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública I.P. (espap), tendo sido solicitada a devida fundamentação para as situações não enquadráveis no Catálogo Nacional de Compras Públicas, (CNCP). Disponibilização na página da Internet da SGMJ de informação sobre o estado e planeamento de execução de procedimentos a cargo da UCMJ. A atualização destes dados teve uma periodicidade mensal. Adicionalmente, em todos os procedimentos realizados, os organismos foram notificados por e no próprio dia, das mudanças de fase nos procedimentos. Dinamização da divulgação das tecnologias como instrumento de mudança dos processos de trabalho nas organizações: Continuação da utilização da Plataforma Transaccional para efetuar encomendas de bens pelos organismos. A plataforma foi também utilizada para gestão de contratos uma vez que permite verificar, continuadamente, os saldos, relativamente aos valores carregados com despesas autorizadas. Em 2012, a plataforma de compras registou cerca de utilizadores, tendo sido realizadas encomendas. Inclusão nos convites e cadernos de encargos de cláusula que obriga à emissão de fatura eletrónica. Cumprimento de critérios ambientais definidos na Estratégia Nacional de Compras Públicas Ecológicas na escolha dos contratantes para a generalidade das adjudicações efetuadas pela UCMJ. Promoção da melhoria contínua, modificando e adaptando os processos e respetivas peças de forma a conseguir melhores resultados, nomeadamente alterações nos ficheiros de levantamento de necessidades e cadernos de encargos. 36

39 3.3. Apreciação dos serviços prestados A auscultação dos clientes e dos colaboradores, através de inquéritos de satisfação, é um contributo importante na autoavaliação de uma organização. A SGMJ promove diversos inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus clientes externos para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados, quer junto dos seus colaboradores para avaliar a sua satisfação com a SGMJ e com a formação profissional realizada. Em termos clientes externos da SGMJ, foram efetuados inquéritos aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ, para avaliar o seu grau de satisfação com os serviços prestados pela SGMJ; Relativamente aos colaboradores da SGMJ, foram efetuados inquéritos para avaliar a satisfação com a SGMJ e com a formação profissional. Inquérito de Satisfação Serviços prestados pela SGMJ Para avaliar a satisfação dos clientes com os serviços prestados pela SGMJ, foi enviado um questionário aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ por correio eletrónico, em fevereiro de Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ nas diversas áreas de atuação, numa escala de 1 a 5 (1 Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito) e também a classificação do contacto dos inquiridos com os serviços prestados (Muito, Pouco ou Nenhum). O universo alvo destes inquéritos foram os organismos do Ministério da Justiça (total de 9 organismos) e os gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça (2 gabinetes) e as taxas de resposta aos diferentes inquéritos foram respetivamente 78% e 100%. Relativamente aos resultados dos inquéritos, verifica-se que os gabinete e os serviços e organismos do MJ que responderam estão globalmente satisfeitos com os serviços prestados pela SGMJ, conforme evidenciado nos quadros seguintes. 37

40 Área do Recursos Humanos Área das Compras centralizadas Área Jurídica e de Contencioso Área das Relações Públicas e Protocolo Questionário de Satisfação aos Serviços e Organismos do MJ Média das respostas Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,8 Qualidade da informação/serviço prestado 4,5 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,3 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,0 Qualidade da informação/serviço prestado 3,9 Tempo de resposta às solicitações 3,6 Disponibilização de informação 3,7 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,7 Qualidade da informação/serviço prestado 4,3 Tempo de resposta às solicitações 4,2 Disponibilização de informação 4,3 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,7 Qualidade da informação/serviço prestado 4,7 Tempo de resposta às solicitações 4,7 Disponibilização de informação 4,7 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,6 Área de Documentação Qualidade da informação/serviço prestado 4,8 Tempo de resposta às solicitações 4,2 Disponibilização de informação 4,4 Avaliação Global da Secretaria-Geral Média total das respostas 4,5 4,4 Área do Recursos Humanos Área das Compras centralizadas Área Jurídica e de Contencioso Área das Relações Públicas e Protocolo Questionário de Satisfação aos Gabinetes dos membros do Governo Média das na área da Justiça do MJ respostas Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,8 Qualidade da informação/serviço prestado 4,8 Tempo de resposta às solicitações 4,4 Disponibilização de informação 4,5 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,3 Qualidade da informação/serviço prestado 4,3 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,5 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Qualidade da informação/serviço prestado 4,5 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,3 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,3 Qualidade da informação/serviço prestado 4,3 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,2 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,8 Área de Documentação Qualidade da informação/serviço prestado 4,8 Tempo de resposta às solicitações 4,8 Disponibilização de informação 4,8 Avaliação Global da Secretaria-Geral 4,3 Média total das respostas 4,5 38

41 Inquérito de Satisfação Colaboradores Foi efetuado um questionário de satisfação aos colaboradores, tomando como base os questionários CAF propostos pela DGAEP, com ligeiras adaptações. Os questionários foram disponibilizados na intranet da SGMJ em março e foi enviado um a todos solicitando a sua participação. Num universo de 96 colaboradores da SGMJ, obteve-se uma taxa de resposta de 31%. Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação em diversas questões da SGMJ numa escala de 1 a 5 (1 Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito). O quadro seguinte sintetiza os resultados obtidos no questionário de satisfação em termos de satisfação global com a SGMJ, sendo os resultados dos diversos itens avaliados apresentados mais detalhadamente no anexo 6.2. Questionário de satisfação Muito insatisfeito Nº de respostas % Insatisfeito Nº de respostas % Pouco satisfeito Nº de respostas % Satisfeito Nº de respostas % Muito Satisfeito Nº de respostas % Média Satisfação global com a SGMJ 0 0% 0 0% 6 20% 17 57% 5 17% 4,0 A informação recolhida com o questionário revela que o nível de Satisfação global dos colaboradores com a SGMJ situa-se no 4, que corresponde a Satisfeito. Comparativamente aos resultados do último questionário realizado aos colaboradores da SGMJ, em 2010, verificou-se uma melhoria na satisfação global com a SGMJ e uma diminuição significativa da taxa de participação. Inquérito de Satisfação Formação Profissional Para proceder à avaliação da formação profissional são realizados na SGMJ dois inquéritos por cada ação de formação frequentada pelos funcionários. No primeiro inquérito, efetuado imediatamente após a realização da formação e respondido pelo formando com o apoio da chefia, o formando faz a avaliação da formação. No segundo inquérito, preenchido pela chefia dois meses após a realização da formação, é aferido o impacto da formação na melhoria do desempenho do formando. 39

42 Em 2012 optou-se por aplicar estes questionários apenas às formações que não eram objeto de avaliação durante a formação, pelo que apenas se efetuaram 4 questionários. Os quadros seguintes ilustram as respostas obtidas em ambos os inquéritos. Avaliação imediatamente após a realização da formação Adequação da formação face às expectativas Impacto potencial da formação na melhoria do desempenho Avaliação 2 meses após a realização da formação Impacto da formação na melhoria do desempenho do formando Muito relevante 25% 50% 50% Relevante 75% 50% 50% Reduzida 0% 0% 0% Nenhuma 0% 0% 0% Necessidade de formação adficional Avaliação imediatamente após a realização da formação Avaliação 2 meses após a realização da formação Sim 50% 50% Não 50% 50% 3.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação Todo o processo de autoavaliação da SGMJ teve o envolvimento direto dos dirigentes intermédios, quer na fase inicial com a formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas, quer com dos seus contributos para o presente relatório de autoavaliação. Também os trabalhadores participaram no processo de autoavaliação da organização, quer com a sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3, quer com a sua participação nos inquéritos de satisfação que são realizados na SGMJ, conforme referido no ponto anterior Avaliação do sistema de controlo interno Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, os quadros seguintes evidenciam a situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho Coordenador de Avaliação dos Serviços neste âmbito. 40

43 1 - Ambiente de controlo Questões Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno? S N NA X Aplicado Fundamentação Manuais de procedimentos Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão? Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função? Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)? Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das unidades orgânicas? O serviço foi objecto de acções de auditoria e controlo externo? X X X X X X Segregação de funções e um ou mais níveis de verificação. Manuais de procedimentos O colaborador afecto à monitorização e controlo da actividade possui habilitações necessárias. Manuais de procedimentos Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Código de Ética e Conduta Declaração de compromisso relativa a incompatibilidades, impedimentos e conflito de interesses O Plano de Formação anual é elaborado com base no levantamento das necessidades de formação identificadas. Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre a direcção superior e os dirigentes das unidades orgânicas, quer através de reuniões formais, quer através de contactos mais informais. Durante 2012 foram efetuadas 3 auditorias externas à SGMJ: - auditoria ao sistema de controlo interno pela IGF; - auditoria ao sitema de arquivo pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas; - auditoria à UCMJ pela IGSJ. 2 - Estrutura Organizacional Questões A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente? Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3? Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação? S N NA X Aplicado Fundamentação Lei Orgânica aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho e estrutura nuclear e competências das unidades orgânicas pela Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro. 100% : todos os trabalhadores da SGMJ foram avaliados de acordo com SIADAP 2 e 3. 36% dos colaboradores da SGMJ frequentaram pelo menos uma ação de formação (35 formandos num total de 96 colaboradores) 41

44 Aplicado Questões S N NA 3 Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço Fundamentação Existem manuais de procedimentos internos? A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada? É elaborado anualmente um plano de compras? X Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores? As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas? Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos? Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias? Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas? X X X X X X X Existem manuais de procedimentos para algumas unidades organicas. Em normas legais e delegação de competências. A UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de Compras Públicas. Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel implementar em algumas unidades orgânicas por escassez de trabalhadores. A responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas está definida nos manuais de procedimentos. Os fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade está definida nos manuais de procedimentos. Existe o mapeamento de processos organizacionais, com definição dos circuitos dos documentos, em alguns dos processos. A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado? X Foram elaboradas duas revisões do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ e duas monitorizações da sua aplicação. Questões 4 Fiabilidade dos sistemas de informação Aplicado S N NA Fundamentação Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria? x A SGMJ utiliza os sistemas de informação, no âmbito da RAFE, estabelecidos para organismos da Administração Pública (SIC, SRH e sigame), assim como outros nas áreas de gestão documental, aprovisionamento e gestão de ativos, desenvolvidos especificamente para a sua atividade As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação? x As aplicações dos Serviços Financeiros e de Recursos Humanos estão integradas (SIC e SRH e sigame), a Gestão Documental permite a gestão e controlo de parte significativa da informação conexa aos outros sistemas Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão? x X Relativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente são efetuados controlos sobre os outputs. Os outputs dos sistemas de informação utilizados possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de suporte à decisão Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço? x Existe uma política de acessos definida e o acesso às aplicações está protegido por passwords individualizadas. A informação nas pastas partilhadas é de acesso restrito a cada Serviço/Departamento e dos respetivos utilizadores. Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)? X Existe um plano de backups e de recuperação da informação alojada nos servidores da SGMJ. 4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X A informação é disponibilizada de acordo com os perfis de acesso definidos em cada aplicação. 42

45 3.6. Medidas para um reforço positivo do desempenho No decorrer de 2012 foram introduzidas algumas ações de melhorias identificadas no processo de autoavaliação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça aquando da aplicação da ferramenta CAF, conforme já referido anteriormente. A continuação da implementação de ações de melhoria no decurso de 2013 deverá contribuir para um melhor desempenho da SGMJ. De referir, nomeadamente a realização de auditorias internas e a continuação da adaptação dos manuais de procedimentos à nova estrutura orgânica, entre outras Comparação com o desempenho de serviços idênticos A SGMJ integra desde 2010 um Grupo de Trabalho (GT),com representantes das Secretarias-Gerais de todos os ministérios, que tem por objetivo a criação de um espaço de reflexão, partilha de experiências e de aprendizagens entre organizações congéneres. O trabalho desenvolvido pelo GT permitiu criar um conjunto de indicadores comuns que possibilitam a realização de exercício de benchmarking entre Secretarias-Gerais e permitem estabelecer comparações de desempenho, com o objetivo de identificar diferenças e possíveis ações de melhoria através da partilha de conhecimento e boas práticas. Em 2010 realizou-se o primeiro exercício de benchmarking, do qual resultou um documento técnico que incluía uma caracterização das diversas SG e uma grelha com 11 indicadores comuns. A identificação de algumas discrepâncias nos resultados obtidos e nos métodos de recolha de dados deste exercício originou o aperfeiçoamento da grelha inicial. O exercício de 2012 encontra-se refletido nos quadros seguintes. 43

46 Áreas Indicadores Transversais MNE MF MDN MAI MJ MEE MAMAOT MS MEC MSSS Indicadores de enquadramento Nº total de Trabalhadores em exercício de funções ND Nº de Dirigentes Intermédios ND Índice Tecnicidade ND 34,2% 20,3% 39,0% 29,2% 36,8% 55,2% 45,8% 49,7% 53,9% Qualidade Gestão Índice de Satisfação Global Clientes Externos Índice de Satisfação Global Clientes Internos Taxa de objectivos Operacionais Concretizado ND 4,19 ND 4,04 4,4 ND 4,5 4,4 3,9 4,4 ND 4,2 ND 3,9 4,0 ND NA 3,9 3,8 3,9 ND 80% 90% 100% 96% ND 100% 100% 100% 100% Informática Prazo médio de resposta a pedidos 45: :25 NA ND 06:00 ND 08:57 02:13 10:58 Jurídica Prazo médio de resposta a pedidos de informação/pareceres em processos graciosos 5 12 ND ND ,7 10,6 15 Património % de imóveis Registados no SIIE 100% 24% 100% 95% NA ND 100% 75% 100% 100% Recursos Humanos % de Colaboradores que frequentaram formação ND 67,5% 62,2% 41,6% 36,0% 50,9% 29,6% 57,6% 95,0% 100,0% Áreas Indicadores Setoriais MNE MF MDN MAI MJ MEE MAMAOT MS MEC MSSS Arquivo e Documentação % de documentação de arquivo tratada % de organismos abrangidos por ações de sensibilização sobre instrumentos de gestão documental Nº de Utilizações anuais dos Serviços de Informação e Documentação 85% 100% 50% 5% 100% 100% 50% 100% 10% 100% 80% 100% NA 100% 100% 63% 100% 19% 91% 27% NA Orçamental Nº de conteúdos disponibilizados no repositorium Peso das despesas com Pessoal no Total do Orçamento de Funcionamento Peso das despesas correntes no Total do Orçamento de Funcionamento Peso das despesas com bens e serviços no Total do Orçamento de Funcionamento Peso das Receitas Próprias no total das Receitas ND NA NA ND 20,6% 82,3% 43,2% 80,0% ND 63,8% 61,0% 93,9% 74,4% ND 98,0% 34,0% 26,9% 96,0% ND 36,1% 99,7% 99,8% 90,6% ND 77,4% 34,5% 28,9% 14,0% ND 14,3% 38,1% 5,5% 15,9% ND ND 2,5% 5,7% 27,0% ND NA 0,0% 0,1% ND Taxa de Execução Orçamental (OF) ND ND 48,2% 86,5% 93,8% ND 89,3% 87,0% 170,5% 102,5% Patrimonial Prazo médio de pagamento ND ND 2,6 30,0 20 ND ND 0,98 NA 16,9 44

47 Áreas Indicadores Transversais MNE MF MDN MAI MJ MEE MAMAOT MS MEC MSSS N.º de Entidades - Serviços Prestados ND ND 21 ND 22 ND ND 13 Nº Total de procedimentos adjudicados (Contratação centralizada) ND ND 21 ND UMC Sem despacho N.º de Categorias centralizadas ND ND de centralização Sem despacho % de Categorias centralizadas ND ND 80% 80% 100% 75% 60% 89% de centralização 9 1 Média de procedimentos adjudicados por técnico afeto à UMC Centraliz. Valor médio (anual) dos contratos centralizados por técnico afeto à UMC-Centraliz. % Procedimentos centralizados adjudicados com critérios ambientais/sociais ND ND 2,6 ND 6,5 6,0 1,6 9,3 4,7 1,7 ND ND ND ND ND 95% ND 87% NA NA 36% 13% 70% Notas: ND não disponível NA não aplicável. 45

48 4. Recursos 4.1. Recursos Financeiros A dotação orçamental disponível da SGMJ para 2012 foi de euros, tendo a despesa totalizado euros, ao que corresponde uma taxa de execução orçamental de 98%. Orçamento de funcionamento de 2012 (em euros) Agrupamentos económicos Serviços próprios Mobilidade Especial Total Disponível Despesa Disponível Despesa Disponível Despesa Total Pessoal Remunerações certas e variáveis Segurança social Correntes Aquisição de bens Aquisição de serviços Outros Transferências e outras despesas correntes * Aquisição de bens de capital Dos dois orçamentos que compõem o orçamento da SGMJ, os encargos de funcionamento da SGMJ representam 76,4% do total da despesa (serviços próprios) e 23,6% destinaram-se ao pagamento a funcionários do MJ em situação de mobilidade. Distribuição das despesas de funcionamento em 2012 Mobilidade interna 23,6% Serviços próprios 46

49 Nas despesas de funcionamento da SGMJ (serviços próprios), 72,6% das verbas destinaram-se ao pagamento de encargos com o pessoal, 19,1% referem-se a despesas correntes e 8,3% a outras despesas, nomeadamente com aquisição de bens de capital. Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por agrupamento económico em 2012 Despesas correntes 19,1% Outras 8,3% Despesas com pessoal 72,6% Ações de publicidade institucional desenvolvidas No que se refere a ações de publicidade institucional desenvolvidas pela SGMJ em 2012, nos termos do disposto na Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010, de 8 de junho, foram efetuadas despesas no valor total de euros. Estas despesas referem-se a publicitações resultantes de obrigações previstas na lei, mais concretamente publicitação de procedimentos concursais na imprensa e despesas de divulgação do prémio Liberdade Religiosa pela Comissão da Liberdade Religiosa. DESPESAS EM PUBLICIDADE Orgão de Comunicação Montante em Público - Comunicação Social, S.A 1.091,42 Global Noticias Publicações, S.A 153,75 Presselivre - Imprensa Livre, S.A 106,27 Impresa Publishing, S.A 417,94 Imprensa Nacional Casa da Moeda E.P ,42 Total 3.236,80 47

50 4.2. Recursos Humanos No final de 2012, a SGMJ dispunha de 98 efetivos em exercício de funções, conforme evidenciada no quadro seguinte. Unidades orgânicas Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo e carreira (em 31 de dezembro de 2012) Dirigente superior Dirigente intermédio Técnico superior Cargos e carreiras Coordenador técnico Especialista e Técnico de informática Assistente técnico Assistente operacional Direcção superior Secretariado DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Gestão de Fundo Comunitários (E. Multidisciplinar) Apoio a Comissões Total Dos quais: Homen Mulheres Total Dos quais: Homens Mulheres De referir que os 2 efetivos da SGMJ afetos ao apoio a comissões, não foram contabilizados para efeito de QUAR. Em 2012 verificou-se uma diminuição do número de efetivos da SGMJ, tendência que ocorreu nos últimos três anos e que resulta sobretudo da saída de diversos trabalhadores da SGMJ por aposentação ou para outros organismos. Número de efetivos a 31 de dezembro

51 A distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas da SGMJ está espelhada no gráfico seguinte. DSJC 11% Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas UCMJ 7% E.M. 1% Apoio a Comissões 2% Direcção superior 2% Secretariado 3% DSRHPO 11% DSAE 32% DSRFPT 31% Em termos de carreira profissional, destacam-se as carreiras de assistente técnico e técnico superior, que representam mais de metade dos efetivos da SGMJ. Dirigente superior 2% Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras Técnico superior 28% Dirigente intermédio 10% Coordenador técnico 4% Especialista e Técnico de informática 6% Assistente operacional 20% Assistente técnico 30% Formação profissional Em 2012 a SGMJ prosseguiu a qualificação dos seus recursos humanos, apostando na formação profissional, sobretudo em áreas identificadas no diagnóstico de necessidades de formação, tendo presente os objetivos a atingir e o perfil de competências a assegurar. A taxa de execução do plano de formação profissional em 2012 na SGMJ foi de 88%, considerando as atualizações face ao inicialmente previsto, com a inclusão de ações extraplano e o abatimento de ações anuladas ou adiadas pela entidade formadora. 49

52 A formação na SGMJ em 2012 foi exclusivamente externa, tendo-se realizado 51 participações em ações de formação, com um custo total de 1080 euros. Efetivos e formação profissional em 2012 Unidades orgânicas Efectivos (em 31 de Dezembro de 2012) Efectivos envolvidos Formação profissional Número de participações Número de horas de formação Direcção superior Secretariado DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ GFC Total No que se refere às áreas temáticas da formação, registou-se alguma diversidade, com particular destaque para as tecnologias de informação e comunicação e os assuntos jurídicos. Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em 2012 Assuntos jurídicos 35,3% Gestão financeira e patrimonial 2,9% Gestão administrativa e secretariado 2,9% Gestão pública 5,9% Recursos humanos 8,8% Documentação e arquivo 8,8% Tecnologias de informação e comunicação 35,3% Avaliação do Desempenho Na avaliação de desempenho dos trabalhadores (SIADAP 3), dos 95 trabalhadores que desempenharam funções na SGMJ, 79 foram avaliados por ficha de avaliação e 15 não foram avaliados por ficha de avaliação por não reunirem as condições necessárias (serviço efetivo prestado 50

53 em contacto funcional com o avaliador inferior a seis meses). Não foram realizadas avaliações por ponderação curricular e verificaram-se 17 situações em que foi relevada a última avaliação atribuída. Avaliação do desempenho por carreira em 2012 Carreiras Efectivos a desempenhar funções na SGMJ durante 2012 Total Não avaliados, por ficha de avaliação SIADAP, com justificação Avaliados por ficha de avaliação SIADAP Avaliados por ponderação curricular Avaliados relevando a última avaliação atribuída Total de avaliados (1)+(2) (1) (2) (3) (4) (2)+(3)+(4) SIADAP Técnico superior Especialista de informática Coordenador técnico Técnico de informática Assistente técnico Assistente operacional Relativamente às avaliações obtidas, dos 79 avaliados por ficha de avaliação, foram atribuídas 20 avaliações de Desempenho Relevante (5 técnicos superiores, 1 coordenador técnico, 1 técnico de informática, 7 assistentes técnicos e 6 assistentes operacionais), correspondentes a 25% dos avaliados. 51

54 5. Avaliação Final Em 2012 a SGMJ alcançou todos os resultados a que se tinha proposto, quer em termos de objetivos operacionais estabelecidos no QUAR, quer em temos de objetivos operacionais das unidades orgânicas e de atividades previstas, tendo mesmo superado muitos deles. No que se refere aos objetivos do QUAR, dos 10 objetivos a que se tinha inicialmente proposto alcançar, 1 foi retirado, conforme já referido. Dos 9 objetivos que constam no QUAR após revisão, a SGMJ atingiu 2 objetivo e superou 7 objetivos. Taxa de execução dos objetivos QUAR 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 118% 122% 125% 127% Objetivo 5 151% Objetivo 6 113% Objetivo 7 100% Objetivo 8 116% Objetivo 9 100% A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2012 foi de 120,1%, conforme evidenciado no quadro seguinte. QUAR Resultados Agregados Contribuição Eficácia Peso: 35% 42,5% Resultados dos Objectivos: 121,6% Eficiência Peso: 35% 45,9% Resultados dos Objectivos: 131,0% Qualidade Peso: 30% 31,7% Resultados dos Objectivos: 105,5% Resultado final 120,1% 52

55 O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (121,6%), de eficiência (131,0%) e de qualidade (105,5%). Resultados 121,6% 131,0% 105,5% Metas 100% 100% 100% Eficácia Eficiência Qualidade Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 17 objetivos estabelecidos, 35% foram atingidos (6 objetivos), 65% foram superados (11 objetivos). Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1 do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, a Secretária-Geral propõe a atribuição da menção de Desempenho Bom à avaliação final do desempenho da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça em

56 6. Anexos 6.1. QUAR 2012 Secretaria-Geral do Ministério da Justiça MISSÃO: assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico -jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Objetivos Estratégicos OE 1. Instituir novo modelo de apoio jurídico, técnico e administrativo especializado prestado aos gabinetes dos membros do Governo, reduzindo custos e recursos humanos, adotando procedimentos mais eficientes e promovendo a qualidade dos serviços prestados. OE 2. Otimizar a utilização dos recursos no âmbito do Ministério da Justiça, incentivando a adoção de práticas que promovam a sua partilha e rentabilização. OE 3. Promover boas práticas no âmbito da inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção, através da incrementação de instrumentos adequados, fomentando a sua aplicação nos outros organismos do MJ. Objetivos Operacionais Eficácia O1. Assegurar a execução do Plano de Atividades META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Ind.1 Taxa de execução do Plano de Atividades n.d. n.d. 85% 5% 100% 100,00 96% 118% Superou Ind.2 INDICADORES O2. Garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ INDICADORES Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. n.d ,00 8,3 124% Superou 35,0 35,0 35,0 Ind.3 Tempo médio de resposta às questões dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com as compras centralizadas (nº de dias úteis) n.d. n.d ,00 2,5 113% Superou Ind.4 Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias) n.d. n.d ,00 11,4 128% Superou O3. Assegurar a elaboração e execução de orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo do MJ Ind.5 Ind.6 Ind.7 INDICADORES Percentagem de reportes orçamentais efetuados nos primeiros 5 dias úteis de cada mês Taxa de poupança obtida nos procedimentos centralizados Nº categorias centralizadas de bens e serviços que são objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ E META 2012 Tolerância Eficiência O4. Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ INDICADORES Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 100% 100% 96% 2% 100% 100,00 100% 125% Superou E META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 12% 8% 5% 3% 12% 50,00 13% 129% Superou , % Superou 30, ,0 O5. Melhorar a eficiência operacional da execução orçamental da SGMJ Ind.8 Ind.9 INDICADORES Aumento do nivel de execução orçamental comparativamente a 2011 (em pontos percentuais) Taxa de poupança obtida nas despesas de funcionamento META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. n.d ,00 8,2 127% Superou n.d. n.d. 5% 2% 8% 30,00 18% 208% Superou 35,0 54

57 O6. Reforçar a desmaterialização dos processos da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo Nº de novas unidades orgânicas que utilizam as funcionalidades Ind.10 disponibilizadas na ferramenta de workflow Redução de documentos internos Ind.11 produzidos em papel (em %, relativamente ao ano anterior) Qualidade O7. Melhorar a qualidade do serviço prestado Ind.12 Ind.13 INDICADORES INDICADORES Número de melhorias do "Plano de Melhorias" da CAF implementadas Nº de manuais de procedimentos elaborados/revistos O8. Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ INDICADORES META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. n.d , % Superou n.d. n.d , % Atingiu E META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. n.d , % Atingiu , % Atingiu META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 30,0 30,0 35,0 35,0 Ind.14 Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo, igual ou superior a 3,5 (numa escala de 1 a 5) n.d. n.d. 3, ,00 4,4 115% Superou Ind.15 Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ, igual ou superior a 3,5 (numa escala de 1 a 5) n.d. n.d. 3, ,00 4,5 117% Superou O9. Promover partilha de boas práticas e desenvolvimento de projetos comuns nas áreas de inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção Ind.16 INDICADORES Nº de organismos do MJ que implementam melhorias no Plano de Prevenção da Corrupção (nomeadamente divulgação na internet, classificação dos riscos, monitorização, etc), com o apoio da SGMJ META 2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. n.d , % Atingiu 30,0 AVALIAÇÃO FINAL Eficácia Eficiência Qualidade Recursos Humanos DESIGNAÇÃO Dirigentes - Direção Superior Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa Técnico Superior - (inclui especialistas de informática) Coordenador Técnico - (inclui chefes de secção) Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática) Assistente operacional Total Recursos Financeiros DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO PLANEADOS 120,1% 35,0 121,6% 35,0 131,0% 30,0 105,5% PLANEADOS REALIZADOS DESVIO 7,7 15,4 15,4 0,0 5,8 58,0 66,3 8,3 4,2 130,1 109,2-20,9 2,8 8,5 7,2-1,3 2,0 75,8 70,4-5,4 1,5 34,0 30,4-3,6 321,8 299,0-22,8 EXECUTADOS DESVIO Dotação inicial Dotação disponivel Despesa Despesa vs Dd Orçamento de funcionamento Despesas c/pessoal Aquisições de Bens e Serviços Outras despesas correntes PIDDAC Outros valores TOTAL (OF+PIDDAC+Outros)

58 6.2. Questionário de satisfação dos colaboradores Nos gráficos seguintes apresentam-se de forma mais detalhada os resultados do questionário de satisfação aos colaboradores. SGMJ gere os conflitos de interesses institucionais Envolvimento dos colaboradores na tomada de decisão Envolvimento dos colaboradores na melhoria Consulta e diálogo entre colaboradores e dirigentes SATISFAÇÃO COM A SGMJ 3,6 3,7 3,9 4,1 SATISFAÇÃO COM GESTÃO E SISTEMAS DE GESTÃO Aptidão da Direcção Intermédia para conduzir a SGMJ Aptidão da Direcção Superior para conduzir a SGMJ Aptidão da Direcção Superior para comunicar Aptidão da Direcção intermédia para comunicar Forma como objectivos são fixados Forma como a SGMJ recompensa os esforços individuais Forma como a SGMJ recompensa os esforços de grupo Postura da SGMJ face à mudança e à modernização 3,3 3,4 3,8 4,0 3,9 4,0 3,9 3,9 SATISFAÇÃO COM AS CONDIÇÕES DE TRABALHO Ambiente de trabalho Horário de trabalho 4,0 4,1 Possibilidade de conciliar o trabalho com a vida familiar e assuntos pessoais Possibilidade de conciliar o trabalho com assuntos relacionados com a saúde Igualdade de oportunidades para o desenvolvimento de novas competências 3,7 3,7 3,9 SATISFAÇÃO COM O DESENVOLVIMENTO DA CARREIRA Politica de gestão de recursos humanos Oportunidades criadas para desenvolver novas competências Acções de formação que realizou até ao presente Nível de conhecimento que tem dos objectivos da SGMJ 3,4 3,6 3,6 4,0 56

59 MOTIVAÇÃO PARA... Aprender novos métodos de trabalho Desenvolver trabalho em equipa Participar em acções de formação Participar em projectos de mudança na Sugerir melhorias 3,7 3,7 3,8 3,8 4,0 Lidera pelo exemplo Empenho na mudança Aceita críticas construtivas Aceita sugestões de melhoria Delega competências Estimula iniciativa Encoraja a confiança Assegura cultura de mudança Propõe acções de formação Reconhece esforços individuais Tratamento adequado DIREÇÃO INTERMÉDIA 3,8 3,8 4,0 4,2 4,1 4,0 4,0 4,0 4,1 4,0 4,0 Lidera pelo exemplo Empenho na mudança Aceita críticas construtivas Aceita sugestões de melhoria Delega competências DIREÇÃO SUPERIOR 4,0 4,1 4,2 4,1 Estimula iniciativa 3,9 Encoraja a confiança Assegura cultura de mudança Propõe acções de formação Reconhece esforços individuais Tratamento adequado 3,8 3,9 3,9 4,0 4,0 SATISFAÇÃO COM EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS Equipamentos informáticos Software 3,8 Informação na Intranet 3,7 Equip. de comunicação Condições de higiene Condições de segurança 3,9 3,9 4,0 Sala para refeições 3,7 Salas de trabalho Salas de reuniões 3,9 3,9 Espaços comuns Instalações sanitárias 3,8 3,8 Elevadores 3,9 3,8 57

60 6.3. Balanço Social Informação detalhada Efetivos por grupo profissional, carreira e género (em 31 de Dezembro de 2012) Grupo Profissional Homens Mulheres Total Número % do total Número % do total Número Pessoal Dirigente ,0 0 0,0 12 Secretário-Geral 0 0, Secretário-Geral Adjunto 1 100,0 0 0,0 1 Diretor de Serviços 3 60,0 2 40,0 5 Chefe de Divisão 1 20,0 4 80,0 5 Pessoal Técnico Superior 6 22, ,8 27 Pessoal de Informática 5 83,3 1 16,7 6 Assistente Técnico 9 27, ,7 33 Assistente Operacional 3 15, ,0 20 TOTAL 35 35, ,3 98 Efetivos por grupo profissional e grupo etário (em 31 de Dezembro de 2012) Grupo Profissional Menos 20 anos anos anos anos anos anos Grupos etários anos anos anos anos anos 70 anos e mais Pessoal Dirigente Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total Trabalhadores portadores de deficiência por grupo profissional e grupo etário Grupo Profissional Menos 20 anos anos (em 31 de Dezembro de 2012) anos anos anos anos Grupos etários anos anos anos anos anos 70 anos e mais Pessoal Dirigente Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Pessoal de Justiça Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total 58

61 Efetivos por grupo profissional e nível de escolaridade (em 31 de Dezembro de 2012) Grupo Profissional 4 Anos 6 Anos 9º ano ou equiv. Nível de escolaridade 11º Ano 12º Ano Bacharelato Licenciatura Mestrado Doutoramento Total Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal Docente Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Efetivos por grupo profissional e antiguidade (em 31 de Dezembro de 2012) Grupo Profissional Até 5 anos 5-9 anos anos anos Nível de antiguidade anos anos anos anos 40 anos e mais Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total Trabalhadores por modalidade de vinculação e género (em 31 de Dezembro de 2012) Modalidade de vinculação Grupo Profissional CT em Funções Públicas por tempo indeterminado Comissão de Serviço no âmbito do LVCR Total Homens Mulheres Total Homens Mulheres Total Pessoal Dirigente Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL

62 Postos de trabalho previstos não ocupados durante o ano por dificuldade de recrutamento (em 31 de Dezembro de 2012) Grupo Profissional Não abertura de procedimento concursal Impugnação de procedimento concursal Dificuldade de Recrutamento Falta de autorização de entidade competente Procedimento concursal improcedente Procedimento concursal em desenvolvimento Pessoal Dirigente Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total Admissão e regresso de trabalhadores de pessoal por grupo profissional e género (em 2012) Modo de Ocupação de Posto de Trabalho ou Modalidade de Vinculação Grupo Profissional Procedimento Concursal Cedência de Interesse Público Mobilidade Interna Regresso de Licença Comissão de Serviço CEAGP Outras situações Total Geral H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal Docente Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Saídas de trabalhadores nomeados ou em comissão de serviço por grupo profissional e género de acordo com o motivo (em 2012) Saídas de acordo com o motivo Grupo Profissional Morte Reforma / Aposentação Limite de idade Mobilidade interna Cedência Comissão de serviço Outros Total Geral H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal Docente Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL

63 Saídas de trabalhadores contratados por grupo profissional e género de acordo com o motivo (em 2012) Saídas de acordo com o motivo Grupo Profissional Morte Caducidade (termo) Reforma / Aposentação Limite de idade Conclusão sem sucesso de período experimental Revogação (por mútuo acordo) Resolução (por iniciativa do trabalhador) Denúncia (por iniciativa do trabalhador) H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL (continua) (continuação) Grupo Profissional Despedimento por inadaptação Despedimento coletivo Saídas de acordo com o motivo Despedimento por extinção do posto de trabalho Mobilidade interna Cedência Outros H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Pessoal de Justiça Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total Geral Efetivos por grupo profissional e mudanças de situação dos trabalhadores segundo o motivo e género (em 31 de Dezembro de 2012) Grupo Profissional Promoções (Carreiras não revistas e carreiras subsistentes) Alteração obrigatória do posicionamento remuneratório Alteração da situação Alteração do posicionamento remuneratório por opção gestionária Procedimento concursal Consolidação da mobilidade na categoria H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL Total Geral 61

64 Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário (em 31 de Dezembro de 2012) Modalidades de horário Grupo Profissional Rígido Flexível Desfasado Jornada contínua Trabalho por turnos Específico Isenção de horário Total Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional Total Grupo Profissional Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário (em 31 de Dezembro de 2012) Tempo completo 35 horas 42 horas Periodo normal de trabalho Jornada Contínua Inferior ao praticado no tempo completo Semana 4 dias Regime especial Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional Total Total Horas de trabalho extraordinário prestado, por grupo profissional e por género (em 2012) Trabalho extraordinário Grupo Profissional Trabalho extraordinário Diurno Trabalho extraordinário Noturno Trabalho em dias de descanso semanal obrigatório Trabalho em dias de descanso semanal complementar Trabalho em dias feriados Total H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional Total

65 Dias de ausências ao trabalho por grupo profissional e motivo (em 2012) Grupo Profissional Protecção na parentalidade Falecimento de familiar Doença Acidente em serviço Ausências Assistência a familiares Trabalhador estudante Por conta do período de férias Greve Outros Total Pessoal Dirigentes Pessoal Técnico Superior , Pessoal de Informática Assistente Técnico , Assistente Operacional , TOTAL Contagem dos trabalhadores em greve (2012) Identificação da greve Número de trabalhadores em greve Duração da paralização Motivo da greve h Organização do sistema de trabalho Acidentes em serviço (em 2012) Acidentes em Serviço TOTAL Inferior a 1 dia No local de trabalho 1 a 3 dias de baixa 4 a 30 dias de baixa superior a 30 dias de baixa Mortais TOTAL Inferior a 1 dia 1 a 3 dias de baixa In Itinere 4 a 30 dias de baixa superior a 30 dias de baixa Mortais TOTAL GERAL Número total de acidentes ocorridos no ano Número de acidentes com baixa ocorridos no ano Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano anterior Efetivos sindicalizados (em 31 de Dezembro de 2012) Organização e actividade sindical no serviço Número de trabalhadores sindicalizados 8 63

66 Remunerações mensais ilíquidas (em Dezembro 2012) Escalão de Remunerações/Género 1º Nível 2º Nível 3º Nível 4º Nível 5º Nível 6º Nível 7º Nível 8º Nível 9º Nível 10º Nível 11º Nível 12º Nível 13º Nível 14º Nível 15º Nível 16º Nível 17º Nível 18º Nível 19º Nível 20º Nível 21º Nível 22º Nível 23º Nível Total Parâmetros de Avaliação Homens Mulheres Total até 500 euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros euros mais de 6000 euros Remuneração ( ) Mínima ( ) Máxima ( ) Homens Mulheres 583,58 532, , ,65 Total dos encargos com prestações sociais (Euros) Prestações Sociais 2012 Subsídio no âmbito da proteção na parentalidade (maternidade, paternidade e adoção) 3.044,00 Prestação familiar a crianças e jovens 1.221,00 Subsídio funeral 0,00 Subsídio de refeição ,00 Subsídio por morte 0,00 Outras prestações sociais ,00 TOTAL ,00 64

67 Total dos encargos com pessoal durante o ano (Euros) Encargos com pessoal Valor Remuneração base (inclui subsídio de férias e natal) ,00 Suplementos remuneratórios ,00 Prémios de desempenho 0,00 Prestações sociais ,00 Benefícios sociais 0,00 Outros encargos ,00 Total ,00 Suplementos Remuneratórios (Euros) Suplementos Remuneratórios Valor Trabalho extraordinário (diurno e nocturno) ,00 Trabalho em dias de descanso semanal, complementar e dias feriados 0,00 Participação em reuniões 5.993,00 Ajudas de custo 775,00 Representação ,00 Secretariado 1.393,00 Outros suplementos 6.499,00 Total ,00 Número de participações e de horas em ações de formação Grupo Profissional Formação interna Formação externa Total Número de participações Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Pessoal Dirigente Pessoal Técnico Superior Pessoal de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional TOTAL

68 Número de participações em ações de formação segundo a duração Tipo de ação Menos de 30 horas De 30 a 59 horas De 60 a 119 horas 120 ou mais horas Total Interna Externa TOTAL

69 6.4. Siglas utilizadas ADSE - DIRECÇÃO GERAL DE PROTECÇÃO SOCIAL AOS FUNCIONÁRIOS E AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ANCP - AGÊNCIA NACIONAL DE COMPRAS PÚBLICAS CAF - COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK CEAJP - CURSO DE ESTUDOS AVANÇADOS EM GESTÃO PÚBLICA CEGER - CENTRO DE GESTÃO DA REDE INFORMÁTICA DO GOVERNO CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS CPES - COMISSÃO DE PROGRAMAS ESPECIAIS DE SEGURANÇA CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME DGAEP - DIRECÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO DGAJ - DIRECÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA DGPJ - DIRECÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA DGRSP - DIRECÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO E SERVIÇOS PRISIONAIS DSJC - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO DSRFPT - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS, PATRIMONIAIS E TECNOLÓGICOS DSRHPO - DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO ESPAP - ENTIDADE DE SERVIÇOS PARTILHADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, I. P FAQ - FREQUENTLY ASKED QUESTIONS IGFEJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA IGF - INSPECÇÃO-GERAL DAS FINANÇAS IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DA JUSTIÇA INA - DIREÇÃO-GERAL DA QUALIFICAÇÃO DOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS INMLCF - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL E CIÊNCIAS FORENSES IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA ml - metros lineares POPH - PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO QREN - QUADRO DE REFERÊNCIA ESTRATÉGICA NACIONAL QUAR - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO SEAPEMJ - SECRETÁRIO DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL E EQUIPAMENTOS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA SIADAP - SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA UCMJ - UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 67

70

71 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA R E L A T Ó R I O D E A C T I V I D A D E S 2010 SECRETARIA-GERAL 69