ROTEIRO DE AUDITORIA FINANCEIRA

Transcrição

1 ROTEIRO DE AUDITORIA FINANCEIRA 1 - OBJETIVO Este programa tem por objetivo, propiciar o levantamento, a conferência e a comprovação das disponibilidades financeiras existentes em Caixa, Bancos e outras contas de Crédito, através do exame e análise da documentação e do controle, em confronto com os registros contábeis, bem como os demais bens, títulos e valores sob custódia do Setor ou de terceiros. Serão ainda aferidas a eficiência e segurança dos controles adotados e as rotinas efetivamente desenvolvidas, a fim de se verificar se os mesmos se processam de acordo com as normas legais e/ou regulamentares que disciplinam as atividades do Setor. 2 - ROTEIRO TESOURARIA LEVANTAMENTO DE CAIXA I - Proceder à auditoria de Caixa no início do primeiro expediente ou do expediente normal; II - Solicitar e visar cópia do último Boletim Diário de Caixa, caso não esteja encerrado e escriturado o movimento no boletim até o dia anterior, providenciar junto ao responsável o seu imediato fechamento e atualização, bem como a apresentação dos respectivos comprovantes de ingressos e desembolsos, para conferência e verificação de sua regularidade; III - Solicitar a contagem física do numerário existente, a ser feita pelo Tesoureiro ou responsável, devidamente acompanhada pela Equipe de Auditoria, devendo ser relacionados e discriminados os valores que compõem o saldo do Caixa naquele momento, tais como: dinheiro em espécie, cheques recebidos, vales porventura existentes e a relação dos respectivos responsáveis para com a Entidade, comprovantes de receitas e despesas e outros documentos complementares; IV - Checar a correção do saldo do Caixa, apontado no Boletim do dia anterior com a existência física apurada, feitas as inclusões e exclusões necessárias, caso já tenha havido movimento no dia do levantamento, até o momento da conferência; V - Observar se são elaborados Boletins Diários de Caixa e se estes são numerados seqüencial e tipograficamente; VI - Verificar se esses boletins são encaminhados regularmente à Contabilidade e se esta mantém os seus registros atualizados; VII - A conferência do saldo de Caixa poderá ser feita através de um dos seguintes critérios: a - prospectivo Saldo anterior: (acusado pelo Boletim do dia anterior)(+) Ingressos no dia (receitas recebidas até a contagem)(-) Desembolsos no dia (pagamentos ou saídas até a contagem)(=) Saldo atual (no momento da contagem), b - retrospectivo Saldos atual: (do momento da contagem)(+) Desembolsos do dia (pagamentos ou saídas até a contagem)(-) Ingressos do dia (receitas recebidas até a contagem)(=) Saldo anterior (acusado pelo Boletim do dia anterior); VIII - Verificar se todos os fundos de caixa e demais documentos foram contados e incluídos no levantamento. 1

2 TERMO DE VERIFICAÇÃO DE CAIXA Após o levantamento do numerário e demais valores e comprovantes que irão compor e dar cobertura ao saldo do Caixa, preencher o Termo de Verificação de Caixa, (papel de trabalho), em duas vias, devendo a 1ª compor os papéis de trabalho e a 2ª ser entregue ao responsável pelo setor. No referido termo deverão ser discriminados: I - Os valores em espécie encontrados no dia; II - Os cheques para depósito, em poder do Caixa; III - Os cheques de servidores, Diretores ou mesmo de terceiros, irregularmente encontrados no Caixa; IV - Os vales de funcionários ou outros componentes do saldo do Caixa, porventura existentes; V - Comprovantes de ingressos (receitas recebidas) e de desembolsos (despesas pagas) ocorridos no dia da verificação e antes da contagem FUNDO FIXO - PAGAMENTO DIRETO DE DESPESAS Se a Tesouraria ou Setor possui Fundo Fixo ou Rotativo para atender a despesas miúdas de pronto pagamento: I - Verificar se o seu valor é suficiente e não excessivo para atender os pagamentos do período estabelecido e se este também não é muito longo; II - Verificar se vem sendo cumprido o período fixado para prestação e reembolso do fundo, através do seguinte procedimento; a - Selecione os comprovantes de desembolsos e reembolsos de determinado período; b - Examine a documentação correspondente; c - Observe se os pagamentos estão autorizados e não estão acima dos valores preestabelecidos; d - Verifique se os comprovantes estão adequadamente cancelados através de carimbos de "Pago" ou "Liquidado"; e - Examine se os cheques de reembolsos são somente nominativos ao responsável pelo fundo e emitidos somente após a conferência dos comprovantes dos desembolsos anteriormente feitos; f - Confira os cálculos dos desembolsos, o saldo remanescente, se houver, e o valor do reembolso subsequente; III - Verificar se são efetuadas contagens periódicas e de surpresa do fundo pelo pessoal da Tesouraria ou Setor Financeiro, que não pelo seu próprio responsável; IV - Verificar se são observados os limites legais para realização de determinadas despesas através do referido fundo; V - Verificar se existem fundos idênticos em outros setores da Entidade, e se a Tesouraria ou Setor Financeiro mantém efetivo controle sobre os mesmos; VI - Verificar se houve autorização, se for o caso, para a instituição dos referidos fundos; 2

3 VII - Verificar se é feita a separação entre o valor e o movimento do fundo e as receitas diárias arrecadadas, visto que estas devem ser depositadas integralmente; VIII - Verificar se as despesas podem ser pagas legalmente através do citado fundo e não pelo processo normal de pagamento, face à sua natureza, finalidade e características; IX - Verificar se as despesas vêm sendo comprovadas adequadamente; X - Verificar se além das despesas miúdas de pronto pagamento, são feitos outros pagamentos em espécie, regularmente processados; XI Verificar se é feita corretamente a contabilização do fundo ADIANTAMENTOS Se for utilizado o sistema de adiantamentos, através da Tesouraria ou Setor Financeiro, para a realização de determinadas despesas: I - Examinar se a sua finalidade atende às normas regulamentares e prescrições legais pertinentes; II - Examinar se essas despesas podem legalmente ser realizadas através de adiantamentos; III - Examinar se é mantido eficiente controle sobre esses adiantamentos; IV - Examinar se para os adiantamentos, quando for o caso, são emitidos empenhos prévios, com a necessária e competente autorização; V - Examinar se nos adiantamentos concedidos são observados os prazos para a sua aplicação e comprovação; VI - Examinar se os adiantamentos feitos são encaminhados imediatamente à Contabilidade para o necessário registro das respectivas responsabilidades; VII - Examinar se as prestações de contas dos adiantamentos são feitas e exigidas de conformidade com as prescrições legais e regulamentares, e se as respectivas baixas na Contabilidade foram efetuadas; VIII - Examinar se há adiantamentos pendentes de prestação de contas RECEITA Própria - Arrecadação DIRETA Se a Entidade possui receita própria e realiza arrecadação direta através do Setor: I - Verificar se é adotado recibo ou outro comprovante de arrecadação e se este é numerado seqüencial e tipograficamente; II - Verificar se o setor mantém controle eficiente e seguro dos blocos ou talonários dos comprovantes de arrecadação em uso e em estoque no recinto e/ou no Almoxarifado; III - Verificar se é emitido o citado comprovante no ato de todo recebimento; IV - Verificar se este recibo é emitido com cópia, datado e assinado pelo recebedor; V - Verificar se o comprovante contém o nome da pessoa que recolhe, discrimina a quantia recebida e a espécie de receita arrecadada; 3

4 VI - Verificar se a importância arrecadada é autenticada mecanicamente pelo recebedor em todas as vias do recibo; VII - Verificar se são recebidos cheques ao portador e se estes são transformados imediatamente em nominais a favor do órgão ou Entidade e cruzados em branco ou em preto para fins de depósito; VIII - Verificar se os cheques recebidos contêm em seus versos todos os dados necessários que identifiquem o emitente, seu endereço, telefone, etc.; IX - Verificar se o produto arrecadado é recolhido integral e diariamente em Banco Oficial(Caixa único); X - Verificar se a arrecadação da receita própria é contabilizada integral e mensalmente, de conformidade com o Plano de Contas BENS, TÍTULOS E VALORES SOB CUSTÓDIA Caso sejam encontrados outros bens, títulos, valores e documentos sob o controle e guarda da Tesouraria ou Setor, como cautelas, ações, letras de câmbio e imobiliárias, certificados de depósitos, notas promissórias, cartas de fiança, etc. adotar o seguinte procedimento: I - Relacionar separadamente, por natureza, tipo e espécie, todos os bens, títulos ou valores existentes, preenchendo o formulário próprio, com as adaptações necessárias, segundo as suas características; II - Cotejar os bens relacionados e respectivos valores com os controles da Tesouraria ou Setor, em confronto com os registros contábeis no Diário ou Razão; III - Examinar se todos os bens, títulos e valores arrolados estão devidamente contabilizados em contas específicas ou de compensação, conforme a natureza, tipo, espécie da operação ou compromisso com que se vincula; IV - Confirmar a existência de bens, títulos ou valores de sua propriedade em poder de terceiros, utilizando, se necessário, o expediente da circularização; V - Verificar se há comprovantes provisórios de títulos ou valores que não tenham ainda sido trocados pelos documentos definitivos, recomendando, se for o caso, as providências necessárias para a regularização das pendências encontradas; VI - Examinar a espécie de controle existente sobre os cupons de rendimentos e se os aqueles a receber são mantidos apensos aos respectivos títulos; VII - Verificar se são mantidos títulos custodiados em Bancos ou outras instituições financeiras, questionando, se for o caso, a não utilização do sistema; VIII - Conferir a existência física dos bens, a sua legítima propriedade e se os mesmos são guardados, com segurança, em cofre na Tesouraria; IX - Verificar se existem títulos oferecidos em garantia, penhor ou caução de compromissos assumidos, exigindo, neste caso, a exibição dos comprovantes do fato; X - Analisar os rendimentos auferidos em relação aos títulos que os produziram e se os mesmos se traduzem por juros, dividendos ou bonificações; XI - Verificar se é feito o acompanhamento dos prazos de vencimento dos títulos, para fins de resgate e evitar a ocorrência de sua caducidade ou prescrição; 4

5 XII - Examinar se há títulos vencidos e não cobrados e se há necessidade de sua permanência sob custódia da tesouraria; XIII - Observar se vem sendo evitada, por motivo de segregação de função, a atribuição ao Caixa da custódia dos seguintes títulos, valores ou documentos: a - títulos de renda e certificados de depósitos; b - cauções, cautelas e cupons de dividendos por receber; c - procuração passada ao Tesoureiro ou Caixa outorgando-lhes poderes, para: receber rendimentos; compra de novos títulos; resgate de títulos vencidos; XIV - Verificar se os títulos mencionados no item anterior são mantidos sob custódia de outros setores, que não a Tesouraria, ou de estabelecimentos financeiros e se há efetivo controle sobre os mesmos INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES Quanto aos aspectos gerais da Tesouraria ou Setor: I - Verificar se a Tesouraria possui normas internas disciplinando o seu funcionamento; II - Verificar se a mesma encontra-se bem localizada e instalada e dotada das medidas de segurança indispensáveis à proteção dos valores ali manipulados ou custodiados; III - Verificar se há horário fixado para atendimento externo; IV - Verificar se é proibido o ingresso de pessoas estranhas e de funcionários não autorizados no recinto da Tesouraria; V - Verificar se o Caixa ou Tesoureiro exerce outra atividade ou tarefas incompatíveis com a natureza de suas funções, tendo em vista o princípio de segregação; VI - Verificar se existem caixas distintos para recebimentos e pagamentos, quando o porte e o movimento do setor assim o exigir ou justificar; VII - Verificar se são feitas verificações e supervisões do Caixa, por quem e se são lavrados os respectivos termos; BANCOS O controle de Bancos pode ser feito pela Tesouraria ou por outra área do Setor Financeiro, dependendo da estrutura e organização do setor a ser AUDITADO MOVIMENTAÇÃO DE CONTAS BANCÁRIAS Quanto ao movimento bancário: I - Verificar se o setor mantém controle adequado da movimentação bancária do Órgão/Entidade; II - Verificar se aos depósitos bancários é anexada relação detalhando a composição dos valores depositados e se são processados com regularidade; 5

6 III - Verificar se os comprovantes de depósito são preenchidos de maneira correta e devidamente autenticados pelo Banco recebedor; IV - Verificar se são depositados em conta bancária todos os cheques recebidos e se estes são endossados e cruzados em branco e preto; V - Verificar se existe controle dos cheques de terceiros devolvidos pelos Bancos, se os mesmos são novamente cobrados e se esgotados os meios de cobrança pela Tesouraria, os referidos cheques são encaminhados à Procuradoria Jurídica para as providências legais cabíveis; VI - Verificar se existem contas paralisadas, pouco movimentadas ou com saldos elevados mantidos por períodos longos, e quais os motivos dessa ocorrência; VII - Verificar se foram fornecidos todos os saldos bancários, agrupando-os ao saldo de Caixa apurado pela Equipe de Auditoria, para fins de demonstração das disponibilidades financeiras existentes no dia do levantamento; VIII - Verificar se são feitas conferências periódicas dos saldos apontados pelo controle financeiro de bancos da Tesouraria com os acusados pela Contabilidade, a fim de dirimir dúvidas e eliminar pendências; IX - Verificar se estão ocorrendo transferências entre contas bancárias, contrariando as disposições regulamentares. Comprovada a ocorrência, apurar: a - se são feitas com freqüência e em caso afirmativo preencher papel de trabalho; b - se há autorizações para estas transferências, de quem procedem e se são emanadas de autoridades competentes ou devidamente credenciadas para tal; c - qual a finalidade dessas transferências, se os valores correspondentes são posteriormente reembolsados e com autorização de quem; d - a razão dessas transferências, e se trata de saldo paralisado, não utilizado ou outro motivo, e se havia falta de recursos nas contas para as quais foram feitas as citadas transferências; e - se, quanto aos aspectos legal e regulamentar, essas transferências são admissíveis (vide dotação orçamentária e convênio pertinente, se for o caso); X - Verificar se é necessária a confirmação dos saldos bancários existentes no dia do levantamento; caso afirmativo, providenciar circularização aos estabelecimentos bancários para respostas diretas à Auditoria, conforme normas e modelo de circularização pré-estabelecidos pela auditoria; XI- Verificar se estão corretos os saldos bancários, agrupando-os, posteriormente, com o saldo de caixa, para fins de demonstração das disponibilidades financeiras no dia da verificação CONCILIAÇÕES BANCÁRIAS I - Solicitar os extratos de todas as contas bancárias, até o último dia anterior ao início dos trabalhos de auditoria; II - Verificar se há controle bancário, onde constem todas as contas abertas, movimentadas, paralisadas e zeradas; III - Examinar se todas as contas foram conciliadas até o último mês encerrado, inclusive as que estiverem paralisadas e zeradas no dia do levantamento; IV - Observar se os extratos bancários de cada mês são recebidos com regularidade no início do mês 6

7 subsequente; V - Verificar se as conciliações bancárias de cada mês são feitas no princípio do mês seguinte; VI - Examinar se as pendências constatadas são regularizadas no transcorrer do próprio mês em que foram conciliadas as contas; VII - Verificar se o responsável pelas conciliações bancárias, por motivo de segregação de função, não assina cheques, manipula ou controla valores; VIII - Observar se os saldos bancários acusados no controle financeiro da Tesouraria são cotejados periodicamente com os da Contabilidade, visando sanar possíveis divergências; IX - Examinar se são feitas revisões nas conciliações bancárias da Tesouraria e se as mesmas são encaminhadas à Contabilidade, para fins de reconciliação com as contas do setor; X - Testar as somas das conciliações, verificando se: a - há evidência de terem sido conferidas e aprovadas por elemento categorizado e com funções independentes de quem as prepara; b - nelas há detalhes suficientes das pendências e do respectivo tempo ou idade CONTROLE DE CHEQUES I - Verificar se há no setor controle satisfatório da numeração dos cheques requisitados, em uso, emitidos, cancelados e em branco; II - Verificar se os cheques são emitidos com cópias e por quem estas são visadas; III - Verificar se são emitidos cheques ao portador; em caso afirmativo, recomendar que os mesmos sejam nominais; IV - Verificar se são assinados cheques em branco ou antecipadamente, fato irregular e não recomendável; V - Verificar se os cheques cancelados são inutilizados, ficam presos aos talões ou são arquivados em ordem cronológica e por emissão; VI - Verificar se os talões de cheques são guardados com segurança em cofre no setor; VII - Verificar se os lançamentos contábeis dos cheques são processados com regularidade; VIII - Verificar se são feitas comunicações aos Bancos para cancelamento de espécimes de assinaturas, quando da mudança de responsáveis APLICAÇÕES FINANCEIRAS I - Verificar se são mantidos depósitos a prazo fixo e em quais os estabelecimentos; II - Verificar se são feitas outras aplicações financeiras e quais os tipos dessas aplicações (verificar rendimento, segurança, etc.); III - Verificar se as receitas originárias dessas aplicações são contabilizadas regularmente e são controladas pelo 7

8 Setor Financeiro; IV - Verificar se essas aplicações e respectivos rendimentos são conferidos e acompanhados pelo Setor Financeiro junto aos estabelecimentos de crédito; V - Verificar se estas aplicações não vêm sendo feitas em detrimento ou prejuízo do pagamento dos encargos sociais e fiscais nos respectivos prazos de vencimento das referidas obrigações; VI - Verificar se estão corretas as aplicações financeiras, providenciando o levantamento de sua posição e dos respectivos rendimentos, nele incluindo as ainda não registradas no Controle Financeiro da Contabilidade até o momento do exame; VII - Verificar se há necessidade de confirmação do total ou parte das aplicações e dos respectivos rendimentos, providenciando circularização às instituições financeiras, para respostas diretas à Auditoria, conforme normas e modelo de circularização; RECEITA PRÓPRIA - ARRECADAÇÃO VIA BANCOS No caso de arrecadação através de rede bancária: I - Examinar se a arrecadação é centralizada no Caixa Único. II - Examinar se é feita arrecadação por outros Bancos, mediante convênios, e se o montante arrecadado, quando for o caso, é transferido periodicamente para conta centralizadora do Caixa Único, de acordo com os prazos estipulados; III - Examinar se todas as receitas arrecadadas são integral e diariamente depositadas; IV - Examinar se existem receitas arrecadadas pendentes de classificação final; V - Examinar se é feito o acompanhamento da movimentação do saldos das contas arrecadadoras, visando detectar e controlar as que estejam sendo movimentadas apenas através de crédito; VI - Examinar se os lançamentos das transferências das receitas arrecadadas (controle financeiro de Bancos) são claros, precisos e atualizados RECURSOS DE CONVÊNIOS Se houver recursos procedentes desta fonte: I - Examinar os convênios e aditivos; II - Examinar a fonte dos recursos: Governo Federal, Estadual, outros; III - Examinar a destinação dos recursos: programas ou projetos; IV - Examinar o controle dos recebimentos dos recursos; V - Examinar aplicação dos recursos segundo objetivos dos convênios; VI - Examinar documentação correspondente; VII - Examinar o controle orçamentário, se for o caso, dos recebimentos e aplicações. 8

9 PAGAMENTOS VIA BANCOS I - Verificar se são feitos pagamentos a favor de credores finais, via ordem bancária; II - Verificar se são efetuados pagamentos a credores finais mediante débito em conta; III - Verificar se são realizados pagamentos de despesas através de borderôs e se às 1ª e 2ª vias destes estão sendo anexados os comprovantes correspondentes, devidamente quitados pelo Banco; IV - Verificar se os pagamentos são processados com base em documentação de apoio, emanada do setor competente; V - Verificar se as despesas estão devidamente autorizadas e previamente empenhadas e liquidadas; VI - Verificar se são anotados os números dos cheques de pagamento nos comprovantes de despesas; VII - Verificar se os cheques para pagamento de despesas são: a - emitidos nominalmente e cruzados em branco ou em preto; b - assinados por duas pessoas, em conjunto, devidamente credenciadas; VIII - Verificar se é aposto carimbo de "Pago" ou "Liquidado" pelo Caixa ou Tesoureiro em todos os documentos de despesas já quitados; IX Verificar se os responsáveis pelos pagamentos conferem a documentação e examinam o processamento das despesas, quanto aos aspectos formais e legais; X Verificar se os pagamentos foram autorizados pelo Ordenador de Despesa, por pessoa a ele equiparada ou que esteja devidamente credenciada; XI - Verificar se os pagamentos são efetuados nas datas de vencimento das respectivas obrigações ou nos prazos estabelecidos; XII - Verificar se os recibos nos documentos pagos são passados por pessoas devidamente credenciadas junto ao Órgão ou Entidade; 9