ATA DA 1ª REUNIÃO DA COMISSÃO

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1 ATA DA 1ª REUNIÃO DA COMISSÃO Às 10:00 horas do dia 27 do mês de janeiro do ano de 2005, os membros da Comissão instituída pela Portaria nº 016/REITORIA, de 12/01/05, publicada no DOERJ do dia 14/01/2005, reunidos na sala de reunião da Auditoria Interna, sito Rua São Francisco Xavier, 524, Bloco B, Sala 2006, elaboraram as normas e rotinas a serem aprovadas pelo Magnífico Reitor e pelo Conselho de Curadores, com vista à unificação dos órgãos de patrimônio, em atendimento à determinação formulada pelo Colendo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro através do Ofício TCE/RJ/1ª IGE/SUE/SGE n 045/2004. O presidente da Comissão esclareceu sobre a determinação superior formulada pelo TCE/RJ, que tem como objetivo primordial a redução do número de processos de Prestações de Contas elaborados no âmbito da Universidade, facilitando desta forma um controle mais efetivo por parte dos agentes patrimoniais. Uma vez discutidas e aprovadas por unanimidade por todos os membros da Comissão, ficaram estabelecidas às rotinas a seguir descritas, para o inicio dos trabalhos da unificação das tarefas hoje executadas pela Seção de Controle Patrimonial do CEPUERJ / SEPAT, pela Seção de Patrimônio do HUPE / PATRI e pela Divisão de Bens Móveis da AC / DIBEN. 1 As atividades hoje realizadas pela Seção de Controle Patrimonial / SEPAT e pela Seção de Patrimônio do HUPE, serão absorvidas gradativamente pela Divisão de Bens Móveis do Departamento do Patrimônio da Universidade. 2 Em função do número de bens, os trabalhos a serem realizados terão início pela incorporação dos bens inventariados pelo CEPUERJ ao patrimônio da Administração Central, da seguinte forma:

2 2.1 Os bens adquiridos pelo Centro de Produção da UERJ a partir do dia 01/01/2005, serão inventariados pelo Departamento de Patrimônio e incorporados na conta Bens Móveis AC, devendo para tanto após a liquidação e pagamento da despesa, os processos serem encaminhados ao DPAT para tombamento; 2.2 Os processos ainda pendentes de tombamento pelo CEPUERJ serão normalmente inventariados pelo CEPUERJ, até ulterior transferência para o acervo patrimonial da Administração Central. Fica a Chefia da SEPAT incumbida de adotar as providências necessárias no sentido de promover o tombamento dos referidos bens dentro da maior brevidade possível, evitando assim atrasos na realização dos trabalhos a serem realizados pela presente Comissão. 2.3 A transferência dos bens já inventariados pela SEPAT para da DIBEM se dará de forma gradativa, respeitada as Unidades Patrimoniais cadastradas no Sistema de Administração de Bens Móveis SABM, de forma a não impedir as tarefas regulares da DIBEM. 2.4 Será dada preferência a transferência dos bens das Unidades que possuem o menor quantitativo de bens inventariados pelo CEPUERJ, obedecido o limite máximo de 04 (quatro) Unidades patrimoniais por vez. 2.5 A transferência se dará a partir da dispensa do agente patrimonial através de ato próprio do Chefe da Auditoria Interna, a ser publicado no Diário Oficial, com vistas à elaboração do processo de Prestação de Contas por Término de Gestão (PCTG) do agente Patrimonial; 2.6 A AUDIN encaminhará o processo de PCTG ao SEPAT, com vista a instrução do mesmo com os arrolamentos citados pela Deliberação n 198/TCE/ A DIBEM em conjunto com a SEPAT, promoverá a retirada da identificação do bem do CEPUERJ e fixará nova plaqueta identificadora, obedecido o

3 seu número de série, evitando desta forma a duplicidade do número de patrimônio no acervo mobiliário da UERJ. 2.8 Após a identificação física de todos os bens, serão promovidas as devidas transferências no Sistema de Administração de Bens Móveis, anexando aos autos o comprovante das transferências extraído do próprio Sistema e que será devidamente assinado pelos Chefes dos órgãos de patrimônio. 2.9 O Departamento de Contabilidade promoverá a baixa contábil da conta Bens Móveis CEPUERJ e a incorporação na conta Bens Móveis AC, atestando a paridade da prestação de contas Os bens móveis não localizados na Unidade Patrimonial, quando da transferência dos bens será desde logo, comunicada à AUDIN, com vista a elaboração da tomada de contas, objetivando desta forma a baixa contábil do valor do bem e sua inscrição na conta Diversos Responsáveis. Os citados lançamentos contábeis serão efetuados tão logo seja aberta a tomada de contas, de modo a evitar o atraso na conclusão dos trabalhos de transferência dos bens da Unidade Patrimonial Caso a Unidade Patrimonial a ter seus bens transferidos não possua agente patrimonial junto ao DPAT, será solicitado ao Dirigente da Unidade que indique um servidor para esta responsabilidade, nos termos estabelecidos pelo Manual de Orientação de Bens Patrimoniais aprovado pelo Conselho de Curadores. 3 A Diretoria de Informática promoverá as alterações necessárias no SABM de modo a permitir a transferência dos bens no Sistema de Administração de Bens Móveis SABM, e onde deverá ficar registrado o número antigo e o número novo do equipamento, a fim de que não se perca o histórico do bem desde a sua aquisição. 4 Fica o Presidente desta Comissão incumbido de notificar o Diretor do CEPUERJ das normas ora propostas, bem como requisitar ao mesmo que:

4 4.1 adote junto a Presidente da CPVB/CEPUERJ as providências necessárias que esta ultime os processos de baixa pendentes de conclusão; 4.2 determine a conclusão dos processos de Tomadas de Contas por Extravio de Bens que encontram-se paralisados no CEPUERJ. 4.3 providencie junto a SEPAT, o envio dos movimentos contábeis mensais ao Departamento de Contabilidade, de forma a evitar estornos desnecessários nos lançamentos a serem efetuados. Foi ainda amplamente discutido a necessidade de pessoal para a efetivação dos trabalhos, já que os órgãos de patrimônio, hoje carecem de um número de servidores suficientes para absorver as tarefas a serem realizadas. Desta forma, ficou decido que será feita proposta à COPAT para a contratação temporária de 02 (dois) prestadores de serviço para substituírem as plaquetas e promoverem as demais atividades a serem realizadas, com exceção dos registros no Sistema de Administração de Bens Móveis que deverá ser efetuado por 01 (um) contratado de nível médio, devido a importância na fidedignidade dos dados inseridos no Sistema. Não obstante, propomos ainda que a estrutura organizacional dos órgãos de patrimônio do CEPUERJ e do HUPE, juntamente com suas funções gratificadas passem a incorporar a estrutura da DIBEM/DPAT, já que suas atribuições e responsabilidades serão transferidas para a Administração Central. Por fim, entendemos como de vital importância que a responsabilidade técnica e administrativa do mobiliário da Universidade, seja de competência do Departamento de Patrimônio, possibilitando desta forma a unificação dos procedimentos inerentes a gerência dos bens móveis.

5 Nada mais havendo a ser tratado, demos por encerrada a reunião, que se reunirá sempre que convocada, para resolver os casos omissos, e demais matérias inerentes a realização dos trabalhos. Wanderley da Cruz Amaral Presidente Marcos Antônio Chácara Representante da AUDIN Ana Maria Mendes dos Santos Silva Representante do DPAT Sandro Marcelo do Rosário Hilário Representante da SEPAT Ronaldo da Purificação Pascoal Representante da PATRI Neli Maria Duarte Representante do DECONT Isabel da Costa Marques Representante da DINFO