Exercício de Inventariação 2012

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1 Exercício de Inventariação a 8 de Fevereiro de 2012

2 Agenda 1 2 Conteúdos e objectivos da formação Processo de inventariação 2.1 Contexto e objectivos do processo de inventariação 2.2 Enquadramento legal 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos 3 Ferramentas de apoio à inventariação e procedimentos 3.1 As ferramentas suporte e suas vantagens 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 3.4 Instruções para outras entidades 4 Disseminação de conhecimento 4.1 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Slide 2

3 Agenda 5 Exercícios práticos na ferramenta de inventariação 5.1 Exercícios para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 5.2 Exercícios para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 5.3 Exercícios para outras entidades 6 Contactos da DNPE para apoio operacional Slide 3

4 Agenda 1 2 Conteúdos e objectivos da formação Processo de inventariação 2.1 Contexto e objectivos do processo de inventariação 2.2 Enquadramento legal 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos 3 Ferramenta de apoio à inventariação e procedimentos 3.1 As ferramentas suporte e suas vantagens 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 3.4 Instruções para outras entidades 4 Disseminação de conhecimento 4.1 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Slide 4

5 1. Conteúdos e objectivos da formação Temas a abordar Detalhe Objectivos esperados Duração Processo de inventariação Contexto e objectivos do processo de inventariação Enquadramento legal Responsabilidades Calendário dos trabalhos Clarificar importância do processo de inventariação na elaboração da CGE Identificar legislação de orientação ás actividades de inventariação Clarificar intervenientes sobre as suas responsabilidades e calendário de trabalhos 25 min Ferramentas e procedimentos Apresentação das ferramentas de apoio ao registo de inventários Benefícios esperados da utilização Demonstração passo-a-passo dos procedimentos de registo de activos a inventariar Demonstração dos procedimentos para geração de relatórios a enviar à DNPE para consolidação Exercícios práticos nas ferramentas Sensibilizar para a importância da utilização das ferramentas de apoio ao registo de inventários Clarificar benefícios da utilização das ferramentas apresentadas Obter entendimento claro sobre os procedimentos de utilização das ferramentas Testar assimilação dos procedimentos de utilização das ferramentas desenvolvidas Identificar dificuldades e dúvidas existentes na utilização das ferramentas 2 horas Esclarecimento de dúvidas Esclarecimentos de dúvidas ainda existentes sobre os temas abordados na formação Sensibilizar intervenientes para a importância do processo de inventariação e utilização das ferramentas desenvolvidas Obter clareza sobre a utilização das ferramentas 20 min Disseminação 4. Transferência de de conhecimento Apresentação de uma proposta para a disseminação de conhecimento Sensibilizar intervenientes da importância da passagem de conhecimento Assimilar de técnicas de passagem de conhecimento 15 min Slide 5

6 Agenda 1 2 Conteúdos e objectivos da formação Processo de inventariação 2.1 Contexto e objectivos do processo de inventariação 2.2 Enquadramento legal 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos 3 Ferramentas de apoio à inventariação e procedimentos 3.1 As ferramentas suporte e suas vantagens 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 3.4 Instruções para outras entidades 4 Disseminação de conhecimento 4.1 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Slide 6

7 2.1 Contexto e objectivos do processo de inventariação Importância do Inventário Geral do Estado (IGE) Conta Geral do Estado (CGE) De acordocom: Decreto Executivo Elaboração da Conta Geral do Estado,28/11 LeiQuadrodo Orçamento Geral,15/10,art. 58 Aelaboração da ContaGeraldo Estado (CGE) é uma exigência legal, constituída, entre outros elementos, pelos demonstrativos de gestão patrimonial, com destaque para o inventário do património do Estado reflectido através do Inventário Geral do Estado (IGE) CGE IGE Elaboração do IGE O IGE resulta de uma consolidação realizada pela DNPE de todos os inventários de entidades públicas sujeitas à jurisdição do Tribunalde Contas O IGE tem como objectivo reflectir todo o património do GdA, sendo elaborado através de um processo anual de sistematização e contabilização de bens móveis, imóveis e veículos, quer sejam de domínio público, quer de domínio privado, bem como do activo imobilizado intangívelde todas as entidadespúblicas OIGE desempenhaum papelimportantena elaboraçãode uma CGE íntegraetransparente,tendo como principaisobjectivos: Suportar as despesas e custos financeiros registados no SIGFE Dar a conhecer todo o património do GdAe o seu valor líquido Disponibilizar informação precisa, importante para a tomada de decisões Melhorar a gestão de bens públicos Maior transparência na aplicação dos recursos utilizados e dos resultados obtidos Slide 7

8 2.2 Enquadramento legal Princípios legais no processo de inventariação Princípios da gestão do património público Art. 3º - Os órgãos do Estado, as autarquias locais, os institutos públicos e outras pessoas colectivas públicas pertencentes ao sector público administrativo estão obrigados a observar os princípios da legalidade, da prossecução do interesse público, da probidade pública e do respeito pelo património público, boa gestão, transparência, responsabilidade e concorrência no âmbito dos procedimentos de aquisição, administração e alienação de bens Lei 18/10 - Património Público Art 4º - O património público e os recursos financeiros a ele consignados devem ser geridos de acordo com os princípios de economia, da eficiência, da eficácia e da utilização racional Principio da inventariação patrimonial Art. 8º - Os serviços e as entidades abrangidas pela presente lei estão obrigadas a inventariar, anualmente, o património próprio ou o património do Estado que administrem e a fornecer à DNPE os respectivos inventários acompanhados de informações relativas à sua existência, caracterização, situação registral, matricial e de utilização Dever de informação Art. 9º 1. - Os serviços e entidades abrangidas pela presente lei estão obrigadas a colaborar com a DNPE e a fornecer, no prazo de 20 dias, qualquer informação que lhes seja solicitada sobre o património público, designadamente quanto à existência, caracterização, valor, situação registral, matricial e de utilização do património próprio ou o património do Estado que administrem ou que lhes esteja afecto Slide 8

9 2.2 Enquadramento legal Legislação de orientação ao exercício de inventariação Decreto Executivo nº 28/11 Elaboração da Conta Geral do Estado Composição da Conta Geral do Estado Art. 4º -A Conta Geral do Estado constitui-se dos seguintes componentes, entre outros: a) Lista de responsáveis, assinado pelo titular da unidade ou pelo dirigente máximo da instituição b) Relatório sobre os resultados da gestão orçamental, financeira e patrimonial do período g) Demonstrativos da gestão patrimonial, com destaque para o inventário do património do Estado Contabilidade patrimonial Art. 54º -A contabilidade evidencia, nos seus registos, os bens, direitos e obrigações, com indicação dos elementos necessários para a sua identificação Lei nº 15/10 Lei Quadro do Orçamento Geral do Estado Art. 55º -O controlo do registo é feito mediante levantamento dos bens e dos titulos representativos de créditos, que têm por base o inventário analítico, estruturado segundo o responsável pela sua guarda Conta Geral do Estado Art. 58º - A Conta Geral do Estado compreende as contas de todos os órgãos integrados no Orçamento Geral do Estado. Os resultados do exercício são evidenciados na Conta Geral do Estado, através do Balanço Orçamental, do Balanço Financeiro, do Balanço Patrimonial e da Demonstração das Variações Patrimoniais e acompanhados das respectivas notas explicativas Slide 9

10 2.2 Enquadramento legal Legislação de orientação ao exercício de inventariação Obrigatoriedade de inventariar Art. 82º -Os serviços de Estado, através das secretarias gerais do Ministério de tutela, as autarquias locais, os institutos públicos e outras pessoas colectivas públicas estão obrigados a inventariar todos os bens patrimoniais, os direitos e as obrigações que recaiam sobre esse tipo de bens, de que sejam titulares, administradores ou utilizadores Lei nº 18/10 - Património Público Responsabilidade da DNPE Art. 85º -Compete à Direcção Nacional do Património do Estado organizar e supervisionar a inventariação dos bens públicos, devendo emitir os competentes esclarecimentos e garantindo qualidade da informação constante do suporte do inventário Art. 83º -São inventariados os bens patrimoniais, os direitos e as obrigações a eles inerentes, quer os bens que estejam integrados no domínio público ou no domínio privado e sejam situados em território nacional ou no exterior. Decreto Presidencial nº 177/10 - Instruções de Inventariação dos Bens Patrimoniais Públicos Objecto e âmbito do inventário Art. 3º -O âmbito da inventariação inclui todos os bens do activo imobilizado, com carácter permanente, utilizados a qualquer título, que não se destinam a ser vendidos, nomeadamente: bens móveis, veículos, bens imóveis e direitos e bens do activo imobilizado intangível Slide 10

11 2.2 Enquadramento legal Legislação de orientação ao exercício de inventariação Art. 3º e 21º- Ficam excluídos do âmbito da inventariação: i) os bens de natureza militar afectos às Forças Armadas Angolanas e aos Serviços de Inteligência, bem como os bens do património financeiro ii) os bens móveis não duradouros, isto é, bens de consumo imediato, em regra, com uma duração útil estimada inferior a um ano Decreto Presidencial nº 177/10 - Instruções de Inventariação dos Bens Patrimoniais Públicos Entidades sujeitas à obrigatoriedade de inventariar Art. 3º - O Inventário dos Bens Patrimoniais Públicos (IBP), respeita aos bens utilizados, a qualquer título, pelas seguintes entidades, quer estejam localizadas no território da República de Angola, quer no estrangeiro: a) Serviços e organismos da Administração Central e da Administração Local do Estado, dotados ou não de autonomia administrativa, financeira ou patrimonial b) Institutos Públicos, nas suas várias modalidades c) Empresas públicas ou de capitais maioritariamente públicos d) Associações públicas e) Autarquias locais e suas associações f) Demais entidades sujeitas à jurisdição do Tribunal de Contas Metodologia, regras e procedimentos Art. 6º -Cada bem móvel, veículo, imóvel e activo imobilizado intangível é inventariado individualmente, se constituir um bem com funcionalidade autónoma Art. 8º -Os bens do activo imobilizado corpóreo mantêm-se em inventário desde a sua aquisição, recepção e inventariação, até ao seu abate. Nos casos em que não for possível determinar o ano de aquisição, estima-se a vida útil do bem em função do seu estado de conservação, a partir da data do levantamento Slide 11

12 2.2 Enquadramento legal Legislação de orientação ao exercício de inventariação Metodologia, regras e procedimentos (cont.) Art. 9º -A identificação a constar em cada bem móvel e veículo corresponde ao número do inventário, que deve ser gerado automaticamente pelo SIGPE, a nível nacional, e que deve ter 14 dígitos. O 1º corresponde à classe, os 12 seguintes são sequenciais para o universo de bens, e o 14º é o dígito de controlo do inventário. O número do inventário é afixado no próprio bem, em local de fácil visualização, de modo a permitir a verificação imediata do mesmo, tanto para efeitos do controlo interno como externo Decreto Presidencial nº 177/10 - Instruções de Inventariação dos Bens Patrimoniais Públicos Art. 13º -Os bens do activo imobilizado são valorados, de acordo com o seguinte: a) Ao custo de aquisição b) Ao custo de produção (de bens fabricados ou construídos pela própria entidade) c) Ao valor resultante da avaliação, nos casos em que o bem não esteja valorizado, quando da inserção no património público, designadamente: perda, doação, herança, legado, reversão, transferência, permuta, etc. nos termos destas instruções Os custos de aquisição ou produção incluem os impostos sobre o consumo sendo aplicado Nos casos de impossibilidade de atribuição fundamentada do valor, designadamente de bens de relevância histórico-cultural, os mesmos devem constar com valor zero ou, se for o caso, com o valor com que o mesmo se encontra seguro, tendo em consideração o regime de amortizações previsto nas presentes instruções Slide 12

13 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos Macro actividade Inventariação e envio dos mapas de inventário Elaboração do Inventário Geral do Estado Elaboração da Conta Geral do Estado Descrição da fase Entidades efectuam o registo de todos os activos fixos que adquiriram de 1 de Janeiro de 2004 até 31 de Dezembro de 2012 Entidades enviam mapas de inventário analítico e consolidado, gerados pelo ficheiro Excel ou SIGPE, para a DNPE Entidades responsáveis Unidades Orçamentais (UOs) e os seus respectivos orgãos dependentes (ODs), empresas públicas, missões diplomáticas, institutos públicos, fundos autónomos, associações públicas e outras entidades no âmbito do Decreto Presidencial nº 177/10, Art. 3º Prazo Os mapas de inventário elaborados através da ferramenta de suporte Excel devem ser enviados por , CD ou Pen Drive, e em formato impresso à Direcção Nacional do Património do Estado, até ao dia 15 de Março. Os mapas de inventário elaborados através do SIGPE devem ser finalizados no sistema e enviados para a DNPE, em versão impressa e assinada pelo responsável máximo da entidade, até ao dia 22 de Março. Slide 13

14 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos Macro actividade Inventariação e envio dos mapas de inventário Elaboração do Inventário Geral do Estado Elaboração da Conta Geral do Estado Descrição da fase Pedidos de esclarecimento por parte da DNPE às entidades relativos aos seus inventários Consolidação dos mapas analíticos e consolidados de todas as entidades intervenientes no exercício de inventariação Entidades responsáveis Direcção Nacional do Património do Estado (DNPE) Prazo O Inventário Geral do Estado deve ser elaborado e enviado à Direcção Nacional da Contabilidade Pública até ao dia 29 de Março Slide 14

15 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos Macro actividade Inventariação e envio dos mapas de inventário Elaboração do Inventário Geral do Estado Elaboração da Conta Geral do Estado Descrição da fase Elaboração da Conta Geral do Estado em conformidade com a lei Entidades responsáveis Direcção Nacional da Contabilidade Pública (DNCP) Prazo A Conta Geral do Estado deve ser elaborada até ao dia 30 de Abril Slide 15

16 Agenda 1 2 Conteúdos e objectivos da formação Processo de inventariação 2.1 Contexto e objectivos do processo de inventariação 2.2 Enquadramento legal 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos 3 Ferramentas de apoio à inventariação e procedimentos 3.1 As ferramentas suporte e suas vantagens 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 3.4 Instruções para outras entidades 4 Disseminação de conhecimento 4.1 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Slide 16

17 3.1 As ferramentas suporte e suas vantagens Ferramentas de apoio ao registo de inventários O exercício de elaboração do Inventário Geral do Estado de 2012 irá ser suportado por ferramentas que tornarão todo o processo de registo e consolidação de inventários mais eficiente e eficaz Para registar o seu inventário anual, cada entidade deve utilizar uma das ferramentas indicadas em baixo, tendo em conta a situação em que se enquadra: UOs e ODs com acesso ao SIGPE UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Outras entidades sem acesso ao SIGPE SIGPE Ficheiro suporte em Excel Ficheiro suporte em Excel Instruções: Cap. 3.2 Instruções: Cap. 3.3 Instruções: Cap. 3.4 Slide 17

18 3.1 As ferramentas suporte e suas vantagens Vantagens das ferramentas Padronização do envio das informações e conformidade com a lei Preenchimento de campos automáticos, possibilitando: Cálculo automático das amortizações e valor patrimonial líquido Elaboração automática dos mapas de inventário consolidados Maior agilidade no preenchimento do mapa de inventário Menor risco de erros de cálculo e preenchimento Maior agilidade na consolidação de toda a informação Slide 18

19 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Ferramenta: SIGPE Slide 19

20 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Aceder ao SIGFE e seleccionar a aba Património Nota: O utilizador deve entrar no sistema com as suas credenciais Slide 20

21 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccionar a aba Levantamento e de seguida Processo de Inventariação Nota: Dentro da aba Património, o utilizador deve seleccionar a aba Levantamento para visualizar a funcionalidade pretendida Slide 21

22 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Indique qual a sua Unidade Orçamental e Órgão Dependente e prima Consultar A opção Consultar permite ver os mapas de inventário que tem que preencher Nota: Em ambiente de produção, os campos relativos à UO e OD aparecem automaticamente preenchidos Slide 22

23 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione a categoria do bem para aceder ao respectivo mapa de inventário Na primeira vez que o utilizador aceder a esta tela, o nº de itens será zero em todas as categorias. Nesta tela apresentam-se os 5 mapas de inventário para cada categoria de bem, a sua situação e o nº de activos que contém. Nota: A coluna Situação informa se os seus mapas estão finalizados ou em aberto. Se estiverem em aberto, poderá inserir mais activos. A opção Finalizar fecha todos os mapas de inventário em simultâneo Slide 23

24 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Prima Incluir para registar um novo bem no seu mapa de inventário Nesta tela consegue visualizar todos os activos individuais que já acrescentou ao seu inventário Nota: Se ainda não tiver registado nenhum activo, esta tabela aparecerá vazia, sem quaisquer activos Slide 24

25 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Insira os dados sobre o activo que deseja inserir no seu mapa de inventário Nota: os campos com asterisco são campos de preenchimento obrigatório Só pode inserir activos da categoria seleccionada anteriormente Slide 25

26 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Comece por indicar qual o código do Classificador Patrimonial que pretende inserir > No campo Classificador seleccione Consultar O utilizador pode consultar os Classificadores Patrimoniais dos bens em Consultar Nota: Os campos com asterisco são de preenchimento obrigatório Slide 26

27 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Ao abrir a janela de pesquisa do Classificador Patrimonial, pesquise o bem que pretende inserir pelo seu nome (ou pelo seu código) -> Prima Consultar A informação dada pelo sistema reflecte a tabela do Classificador Patrimonial que consta do Decreto Presidencial nº 177/10, Anexo III Slide 27

28 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione o activo que quer inserir no seu mapa de inventário Slide 28

29 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Preencha os restantes campos relativos ao activo -> Número de Inventário Nota: Este campo não é de preenchimento obrigatório O número de inventário deve estar de acordo com as regras definidas no Art. 9º do Decreto Presidencial nº 177/10 Nota: O número de inventário deve ter 14 dígitos. O 1º corresponde à classe, os 12 seguintes são sequenciais para o universo de bens, e o 14º é o dígito de controlo do inventário Slide 29

30 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Preencha os restantes campos relativos ao activo -> Ano de Aquisição A entidade apenas deve informar sobre os bens adquiridos entre o período de 2004 e 2012 Slide 30

31 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione uma das opções relativas ao Tipo de Aquisição do activo Os vários tipos de aquisição encontram-se descritos no Decreto nº 177/10, Art 12º Slide 31

32 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione uma das opções relativas ao Estado do activo Indique o estado do activo no momento da aquisição (novo / usado) Nota: Nos casos em que o tipo de aquisição seja Compra (novo) ou Compra (usado), não tem que seleccionar uma opção para este campo Slide 32

33 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Preencha os restantes campos relativos ao activo -> Valor de Aquisição (AKZ) O valor de aquisição deve ser inserido em Kwanzas Slide 33

34 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Preencha os restantes campos relativos ao activo -> Bem afecto a Nota: Este campo não é de preenchimento obrigatório Deve indicar a que entidade, Direcção, Departamento ou colaborador a quem está afecto o bem Nota: No caso dos veículos, é importante indicar qual o utilizador que faz uso do bem Slide 34

35 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Prima Confirmar para adicionar o bem ao mapa de inventário. O bem será adicionado automaticamente Slide 35

36 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Sempre que desejar consultar o seu mapa de inventário da categoria em que está a inserir dados, prima Resumo Slide 36

37 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE No seu mapa de inventário deslize a barra horizontal para consultar os restantes campos de informação Os campos relativos à vida útil, amortização e valor patrimonial líquido são calculados de forma automática Slide 37

38 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Se desejar eliminar um activo do seu mapa de inventário, prima Excluir Slide 38

39 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Se desejar voltar à página inicial, prima Cancelar Slide 39

40 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Para voltar a consultar a sua lista de mapas de inventário, volte a premir Consultar na página inicial Slide 40

41 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Quando terminar de inserir todos os bens que compõem o seu património, prima Finalizar Slide 41

42 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Se ainda existir a possibilidade de querer fazer modificações no seu mapa de inventário ou adicionar mais activos ao seu inventário, prima Cancelar Slide 42

43 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Depois de seleccionar Finalizar, a situação dos seus mapas altera-se para Finalizado e não pode efectuar mais alterações ao seu mapa de inventário Uma vez finalizado o inventário, este não pode ser modificado e fica disponível para consulta da DNPE Slide 43

44 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Após finalizar o seu inventário, aceda à aba Relatórios Slide 44

45 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione o relatório Analítico por Nº de Inventário (IABPE) Slide 45

46 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione as devidas opções nos campos que se apresentam e prima Consultar Este procedimento deve ser repetido para cada categoria do bem. Serão gerados 5 mapas, os quais devem ser impressos e enviados via ofício à DNPE Nota: O campo origem deve ser SIGFE Slide 46

47 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Imprima todos os mapas de inventário analítico para cada categoria de bem. Serão 5 mapas no total Nota: O exemplo acima é um mapa de inventário analítico para a categoria de bens móveis. A entidade deve imprimir um mapa para cada categoria Slide 47

48 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione o relatório Patrimoniais Consolidado por Classificador Agrupador Slide 48

49 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Seleccione as devidas opções nos campos que se apresentam e prima Consultar Este procedimento deve ser repetido para cada categoria do bem. Serão gerados 5 mapas, os quais devem ser impressos e enviados via ofício à DNPE. Nota: O campo origem deve ser SIGFE Slide 49

50 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Imprima todos os mapas de inventário consolidado para cada categoria de bem. Serão 5 mapas no total Slide 50

51 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Depois de imprimir todos os mapas -> Enviar versão impressa dos mesmos via ofício à DNPE até ao dia 22 de Março e informar esta Direcção por Envio via ofício: Todos os mapas de inventário (5 analíticos e 5 consolidados) devem ser impressos e assinados pelo responsável máximo da entidade e de seguida devem ser enviados em formato físico, via ofício, à DNPE Imprimir Mapas de Inventário analíticos e consolidados Informar a DNPE via A entidade deve enviar um à DNPE assim que os mapas são enviados via ofício (endereço: [email protected]) Slide 51

52 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Ferramenta em suporte Excel: Mapa de Inventário para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE.xls Slide 52

53 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Guardar o ficheiro no disco local escolhendo o tipo de formato: "Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel (*.xlsm) OD UO UF Nota: As instruções acima são para versões do Excel 2007 e As instruções para a versão Excel 2003 estão explicadas em detalhe no separador Instruções da ferramenta Slide 53

54 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Abrir o ficheiro de Excel -> Seleccionar Opções OD UO UF Nota: as instruções acima são para versões do Excel 2007 e As instruções para a versão Excel 2003 estão explicadas em detalhe no separador Instruções da ferramenta Slide 54

55 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Seleccionar a opção Habilitar este conteúdo -> Premir "Ok" Nota: as instruções acima são para versões do Excel 2007 e As instruções para a versão Excel 2003 estão explicadas em detalhe no separador Instruções da ferramenta Slide 55

56 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Ler toda a informação que consta dos separadores Introdução e Instruções É muito importante a leitura destes dois separadores antes de iniciar o procedimento Slide 56

57 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Abrir o separador Entrada > Seleccionar Província Slide 57

58 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Seleccionar Órgão Dependente da lista apresentada Se o Órgão Dependente que pretende seleccionar não existir na lista, veja o passo seguinte Slide 58

59 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Se o Órgão Dependente que pretende seleccionar não se encontrar na lista apresentada -> Seleccionar Entidade não existente no SIGFE Slide 59

60 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Inserir manualmente o nome do Órgão Dependente e Unidade Orçamental respectiva -> Premir Actualizar Este passo só é necessário se o Órgão Dependente que pretende seleccionar não existir na lista Slide 60

61 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Iniciar o preenchimento do mapa de inventário -> Preencher colunas pela ordem apresentada Os activos a constar deste inventário são todos aqueles adquiridos entre os anos de 2004 e 2012 Ordem de preenchimento das colunas Slide 61

62 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Inserir Número de Inventário do activo (Nota: Este campo não é de preenchimento obrigatório) Os número de inventário devem estar de acordo com as regras definidas no Art. 9º do Decreto Presidencial nº 177/10 Nota: O número de inventário deve ter 14 dígitos. O 1º corresponde à classe, os 12 seguintes são sequenciais para o universo de bens, e o 14º é o dígito de controlo do inventário Slide 62

63 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Se necessário consultar qual o código do activo a inserir no mapa de inventário, aceder ao separador Classificador Patrimonial A tabela Classificador Patrimonial pode também ser consultada no Decreto Presidencial nº 177/10, Anexo III Slide 63

64 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Introduzir a palavra-chave do activo que procura -> consultar código Slide 64

65 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Voltar ao separador Entrada -> Inserir código patrimonial do activo O código do classificador patrimonial pode ser inserido manualmente ou seleccionado da lista apresentada Slide 65

66 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Inserir o Ano de aquisição do activo A entidade apenas deve informar sobre os bens adquiridos entre o período de 2004 e 2012 Slide 66

67 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Seleccionar o Tipo de aquisição Slide 67

68 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Seleccionar uma opção da coluna Bem adquirido em que estado? 2008 Slide 68

69 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Seleccionar o Material do bem (apenas aplicável para bens imóveis) Esta selecção é feita apenas quando o activo é um bem imóvel (categorias 3 e 4) Slide 69

70 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Preencher coluna Valor de aquisição (AKZ) Slide 70

71 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Indicar a quem está afecto o bem (Nota: este campo não é de preenchimento obrigatório) Deve indicar a que entidade, Direcção ou colaborador está afecto o bem Slide 71

72 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Se desejar ordenar o mapa de activos por categoria -> Seleccionar Ordenar activos por categoria A qualquer momento pode organizar a lista por categoria de activo Slide 72

73 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Seleccionar opção Gerar mapas de inventário (depois de inseridos todos os activos a constar do inventário) Slide 73

74 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Seleccionar OK na janela de aviso Slide 74

75 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Abrir ficheiro gerado com os mapas de inventário analíticos e consolidados O nome do ficheiro terá o nome da entidade Slide 75

76 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Aceder ao último separador do ficheiro -> Preencher Declaração de conformidade com o nome do responsável máximo da entidade Slide 76

77 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Imprimir todos os separadores -> Gravar ficheiro no disco local Imprimir Mapas de Inventário analíticos e consolidados Guardar ficheiro no disco local Slide 77

78 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Enviar à DNPE até ao dia 15 de Março 2013 os Mapas de Inventário e Declaração de conformidade (em formato físico e digital) Envio em formato digital: O ficheiro gerado e a declaração de conformidade digitalizada e assinada pelo responsável máximo da entidade devem ser encaminhados à DNPE em formato digital por (endereço: [email protected]), CD ou Pen Drive Envio em formato físico: Todos os separadores do ficheiro gerado devem ser impressos e, juntamente com a declaração de conformidade assinada pelo responsável máximo da entidade, devem ser enviados em formato físico via ofício à DNPE Slide 78

79 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Ferramenta em suporte Excel: Mapa de Inventário para outras entidades sem acesso ao SIGPE.xls Slide 79

80 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Guardar o ficheiro no disco local escolhendo o tipo de formato: "Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel (*.xlsm) OD UO UF Nota: as instruções acima são para versões do Excel 2007 e As instruções para a versão Excel 2003 estão explicadas em detalhe no separador Instruções da ferramenta Slide 80

81 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Abrir o ficheiro de Excel -> Seleccionar Opções OD UO UF Nota: as instruções acima são para versões do Excel 2007 e As instruções para a versão Excel 2003 estão explicadas em detalhe no separador Instruções da ferramenta Slide 81

82 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Seleccionar a opção Habilitar este conteúdo -> Premir "Ok" Nota: as instruções acima são para versões do Excel 2007 e As instruções para a versão Excel 2003 estão explicadas em detalhe no separador Instruções da ferramenta Slide 82

83 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Ler toda a informação que consta dos separadores Introdução e Instruções É muito importante a leitura destes dois separadores antes de iniciar o procedimento Slide 83

84 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Abrir o separador Entrada > Seleccionar Tipo de Entidade OD UO UF Slide 84

85 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Inserir manualmente o Nome da Entidade (Nota: Se seleccionou Missão Diplomática passe para o próximo passo) Slide 85

86 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Se seleccionou Missão Diplomática -> Seleccionar Nome da Entidade da lista apresentada OD UO UF Slide 86

87 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Iniciar o preenchimento do mapa de inventário -> Preencher colunas pela ordem apresentada Os activos a constar deste inventário são todos aqueles adquiridos entre os anos de 2004 e 2012 Ordem de preenchimento das colunas Slide 87

88 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Inserir Número de Inventário do activo (Nota: este campo não é de preenchimento obrigatório) Slide 88

89 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Se necessário consultar qual o código do activo a inserir no mapa de inventário, aceder ao separador Classificador Patrimonial A tabela Classificador Patrimonial pode também ser consultada no Decreto Presidencial nº 177/10, Anexo III Slide 89

90 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Introduzir a palavra-chave do activo que procura -> consultar código Slide 90

91 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Voltar ao separador Entrada -> Inserir código patrimonial do activo O código do classificador patrimonial pode ser inserido manualmente ou seleccionado da lista apresentada Slide 91

92 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Inserir o Ano de aquisição do activo A entidade apenas deve informar sobre os bens adquiridos entre o período de 2004 e 2012 Slide 92

93 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Seleccionar o Tipo de aquisição Slide 93

94 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Seleccionar uma opção da coluna Bem adquirido em que estado? 2008 Slide 94

95 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Seleccionar o Material do bem (apenas aplicável para bens imóveis) Esta selecção é feita apenas quando o activo é um bem imóvel (categorias 3 e 4) Slide 95

96 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Preencher coluna Valor de aquisição (AKZ) Slide 96

97 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Indicar a quem está afecto o bem (Nota: este campo não é de preenchimento obrigatório) Deve indicar a que entidade, Direcção ou colaborador está afecto o bem Slide 97

98 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Se desejar ordenar o mapa de activos por categoria -> Seleccionar Ordenar activos por categoria A qualquer momento pode organizar a lista por categoria de activo Slide 98

99 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Premir Gerar mapas de inventário (depois de inseridos todos os activos a constar do inventário) Slide 99

100 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Premir OK na janela de aviso Slide 100

101 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Abrir ficheiro gerado com os mapas de inventário analíticos e consolidados O nome do ficheiro terá o nome da entidade Slide 101

102 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Aceder ao último separador do ficheiro -> Preencher Declaração de conformidade com o nome do responsável máximo da entidade Slide 102

103 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Imprimir todos os separadores -> Gravar ficheiro no disco local Imprimir Mapas de Inventário analíticos e consolidados Guardar ficheiro no disco local Slide 103

104 3.3 Instruções para outras entidades sem acesso ao SIGPE Enviar à DNPE até ao dia 15 de Março 2013 os Mapas de Inventário e Declaração de conformidade (em formato físico e digital) Envio em formato digital: O ficheiro gerado e a declaração de conformidade digitalizada e assinada pelo responsável máximo da entidade devem ser encaminhados à DNPE em formato digital por (endereço: [email protected]), CD ou Pen Drive Envio em formato físico: Todos os separadores do ficheiro gerado devem ser impressos e, juntamente com a declaração de conformidade assinada pelo responsável máximo da entidade, devem ser enviados em formato físico via ofício à DNPE Slide 104

105 Agenda 1 2 Conteúdos e objectivos da formação Processo de inventariação 2.1 Contexto e objectivos do processo de inventariação 2.2 Enquadramento legal 2.3 Responsabilidades e calendário de trabalhos 3 Ferramentas de apoio à inventariação e procedimentos 3.1 As ferramentas suporte e suas vantagens 3.2 Instruções para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 3.3 Instruções para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 3.4 Instruções para outras entidades 4 Disseminação de conhecimento 4.1 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Slide 105

106 4.1 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Formação ministrada pelas Unidades Orçamentais Público alvo Órgãos Dependentes sobre responsabilidade da Unidade Orçamental Formadores Equipa do departamento do património da Unidade Orçamental (pelo menos 2 colaboradores) Requisitos da formação Objectivo Local Dias e horário Material de suporte Capacitar os Órgãos Dependentes sobre a sua responsabilidade e, no âmbito da inventariação, sobre o uso da ferramenta apropriada ao preenchimento dos mapas de inventário e sensibilização para a importância da realização deste exercício Sala com capacidade para acolher dois colaboradores por cada Órgão Dependente Dias e horário a designar. A formação aos Órgãos Dependentes deve ser marcada e realizada assim que possível depois da formação à Unidade Orçamental Procedimentos de utilização da ferramenta disponibilizado aos participantes em formato digital (CD, Pen Drive ou SIGPE) e físico Apoio operacional Apoio operacional será prestado às entidades, pela equipa de suporte da DNPE, através de uma linha de apoio (Help Desk) Slide 106

107 4.1 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Transferência de conhecimento Para que a Direcção Nacional do Património do Estado seja provida de informação precisa e adequada sobre o património nacional, é fundamental que as Unidades Orçamentais garantam um fluxo de informação constante e efectivo com os seus Órgãos Dependentes Órgão Dependente1 Direcção Nacional do Património do Estado Unidade Orçamental Órgão Dependente 2 Órgão Dependente n Responsabilidades das Unidades Orçamentais 1. Identificar pontos de contacto chave, responsáveis por esclarecer quaisquer dúvidas que os Órgãos Dependentes possam apresentar durante o processo de inventariação 2. Convocar Órgãos Dependentes através de ou ofício, assinado pelo responsável da Unidade Orçamental, para sessão de formação sobre importância, objectivos e obrigatoriedade do processo de inventariação 3. Monitorizar o processo de inventariação a ser realizado pelos Órgãos Dependentes de forma a garantir que a informação sobre o seu património é recebida de forma atempada e que quaisquer dúvidas do Órgão Dependente são esclarecidas 4. Assegurar que a informação sobre os inventários dos Órgãos Dependentes é remetida em tempo útil e dentro do prazo à Direcção Nacional do Património do Estado Requisitos Conta de activa Número de telefone disponível Convocatória por ou ofício Presença dos responsáveis pelo património do OD Conta de activa Número de telefone disponível Mapas de inventário dos ODs Slide 107

108 4.2 Como ser um multiplicador de conhecimento eficaz Sugestão de calendário para transferência de conhecimento Neste contexto, recomenda-se a criação de um calendário que visa controlar e monitorizar todo este processo Actividade Data de início (sugestão) Data de conclusão (sugestão) Responsável Realizar sessão de formação com Órgãos Dependentes 11 de Fevereiro 15 de Fevereiro Unidade Orçamental e Órgão Dependente Inventariar património 18 de Fevereiro 1 de Março Órgão Dependente (auxiliado pela Unidade Orçamental) Efectuar correcções necessárias 4 de Março 8 de Março Órgão Dependente Assegurar o envio do inventário pelos Órgãos Dependentes para a DNPE 11 de Março 15 de Março* Unidade Orçamental Este calendário é apenas uma sugestão e está dependente da estrutura de cada Unidade Orçamental, nomeadamente do número de Órgãos Dependentes existentes e do volume de informação que cada um destes poderá apresentar. Assim, o mesmo deverá ser adaptado às necessidades específicas de cada Unidade Orçamental * Nos casos em que se utilize o SIGPE, a data final estende-se até ao dia 22 de Março Slide 108

109 Agenda 5 Exercícios práticos na ferramenta de inventariação 5.1 Exercícios para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 5.2 Exercícios para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 5.3 Exercícios para outras entidades 6 Contactos da DNPE para apoio operacional Slide 109

110 Exercício prático 5.1 Exercício prático para UOs e ODs com acesso ao SIGPE Objectivo do exercício prático Practicar os procedimentos de utilização da ferramenta de suporte ao registo do inventário Esclarecer dúvidas sobre o preechimento da ferramenta para a inventariação Preparar o colaborador para elaborar o inventário da sua entidade e ministrar formação a outras entidades Enunciado do exercício prático 1) Consultar os seus mapas de inventário 2) Registar, para cada categoria de bens, dois bens idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 3) Garantir que são inseridos bens imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem para pelo menos um deles 4) Apresentar os bens registados ordenados por categoria de bem 5) Gerar mapas de inventário analíticos e consolidados Slide 110

111 Exercício prático 1) Consultar os seus mapas de inventário 1º Passo Aceda ao SIGFE e seleccione a aba patrimonial. De seguida seleccione Processo de Inventariação. Depois de indicar a sua Unidade Orçamental e Órgão Dependente prima Consultar. De seguida irá conseguir consultar os seus mapas de inventário para cada categoria de bem Slide 111

112 Exercício prático 2) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 1º Passo Abrir o mapa de inventário de bens móveis Slide 112

113 Exercício prático 2) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 2º Passo Seleccionar Incluir e preencher todos os campos obrigatórios. De seguida, seleccionar Confirmar e repetir o procedimento mais duas vezes. Seleccionar Resumo para verificar os bens inseridos. Os dois primeiros deverão ser idênticos (mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido: Slide 113

114 Exercício prático 2) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 3º Passo Repita o 1º e 2º passos para as restantes categorias de bens patrimoniais. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido nos mapas resumo das várias categorias: Slide 114

115 Exercício prático 3) Garantir que são inseridos bens imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem para pelo menos um deles No preechimento do mapa de bens imóveis (do domínio público ou do domínio privado), o material de construção do bem é uma informação obrigatória. Este campo já deverá ter sido preenchido no passo anterior Slide 115

116 Exercício prático 5.2 Exercício prático para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE Objectivo do exercício prático Practicar os procedimentos de utilização da ferramenta de suporte ao registo do inventário Esclarecer dúvidas sobre o preechimento da ferramenta para a inventariação Preparar o colaborador para elaborar o inventário da sua entidade e ministrar formação a outras entidades Enunciado do exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 2) Garantir que são inseridos bens imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem para, pelo menos um deles 3) Apresentar os bens registados ordenados por categoria de bem 4) Gerar mapas de inventário analíticos e consolidados Slide 116

117 Exercício prático 1) Registar para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 1º Passo Abra o ficheiro e seleccione o separador Entrada Slide 117

118 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 2º Passo Seleccione a sua Província e Órgão Dependente Slide 118

119 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 3º Passo Efectue três registos de bens para a categoria móveis. Os dois primeiros deverão ser idênticos (mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 119

120 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 4º Passo Efectue três registos de bens para a categoria veículos. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 120

121 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 5º Passo Efectue três registos de bens para a categoria imóveis privados. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 121

122 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 6º Passo Efectue três registos de bens para a categoria imóveis públicos. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 122

123 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 7º Passo Efectue três registos de bens para a categoria intangíveis. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 123

124 Exercício prático 2) Garantir que são inseridos imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem 1º Passo Verifique se no registo de imóveis (de domínio publico ou privado) foram inseridos imóveis nos quais deve ser seleccionado o tipo de material de construção Slide 124

125 Exercício prático 2) Garantir que são inseridos imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem 2º Passo Registe dois imóveis e seleccione o respectivo tipo de material de construção Slide 125

126 Exercício prático 3) Apresentar bens registados ordenados por categoria de bem 1º Passo Ordene os bens que registou na ferramenta por categoria de bem. Para tal, basta premir o botão Ordenar activos por categoria Slide 126

127 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 1º Passo Gere os mapas analíticos e consolidados por categoria de bem. Para tal, premir o botão Gerar mapas de inventario Slide 127

128 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 2º Passo Após premir o botão Gerar mapas de inventario, irá ser gerado um novo ficheiro com um nome atribuído automaticamente. Neste ficheiro constarão os mapas de inventário analíticos e os mapas consolidados por categoria de bem Slide 128

129 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 3º Passo Ao abrir o documento criado, poderá encontrar as diversas folhas de cálculo com os mapas analíticos e consolidados respeitantes às categorias de bens que foram inventariados Slide 129

130 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 4º Passo Para confirmar se a informação que inseriu está completa, percorra todas as folhas de cálculo. Nas folhas de cálculo Analítico, encontrará a informação segregada por categoria de bem e por bem inventariado. Nas folhas de cálculo Consolidado, a informação estará consolidada por código do Classificador Patrimonial Slide 130

131 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 5º Passo É da responsabilidade do técnico que procedeu à inventariação, garantir que as informações registadas se encontram correctas. Para isso, deve percorrer todas as folhas de cálculo do ficheiro gerado e, no caso de encontrar alguma inconsistência, deve voltar ao ficheiro Mapa de inventário para entidades registadas no SIGPE e proceder às respectivas alterações, gerando um novo mapa de inventário. Depois, deve aceder ao separador Decl. de Conformidade Formulá, imprimir e entregá-lo ao responsável máximo da entidade. O responsável máximo da entidade deverá assinar no campo assinalado Slide 131

132 Exercício prático 5.3 Exercício prático para outras entidades sem acesso ao SIGPE Objectivo do exercício prático Practicar os procedimentos de utilização da ferramenta de suporte ao registo do inventário Esclarecer dúvidas sobre o preechimento da ferramenta para a inventariação Preparar o colaborador para elaborar o inventário da sua entidade e ministrar formação a outras entidades Enunciado do exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 2) Garantir que são inseridos bens imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem para, pelo menos um deles 3) Apresentar os bens registados ordenados por categoria de bem 4) Gerar mapas de inventário analíticos e consolidados Slide 132

133 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 1º Passo Abra o ficheiro e seleccione o separador Entrada Slide 133

134 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 2º Passo Seleccione o tipo de entidade e insira o respectivo nome Slide 134

135 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 3º Passo Efectue três registos de bens para a categoria móveis. Os dois primeiros deverão ser idênticos (mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 135

136 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 4º Passo Efectue três registos de bens para a categoria veículos. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 136

137 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 5º Passo Efectue três registos de bens para a categoria imóveis privados. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 137

138 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 6º Passo Efectue três registos de bens para a categoria imóveis públicos. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 138

139 Exercício prático 1) Registar, para cada categoria de bens, dois bens considerados idênticos (com o mesmo classificador patrimonial) e um diferente 7º Passo Efectue três registos de bens para a categoria intangíveis. Os dois primeiros deverão ser idênticos (possuem o mesmo classificador patrimonial) e o último diferente. Na figura em baixo pode ser visualizado o resultado pretendido Slide 139

140 Exercício prático 2) Garantir que são inseridos imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem 1º Passo Verifique se no registo de imóveis (de domínio publico ou privado) foram inseridos imóveis nos quais deve ser seleccionado os tipo de material de construção respectivamente Slide 140

141 Exercício prático 2) Garantir que são inseridos imóveis em que o utilizador tem de seleccionar o material de construção do bem 2º Passo Registe dois imóveis e seleccione o respectivo tipo de material de construção Slide 141

142 Exercício prático 3) Apresentar bens registados ordenados por categoria de bem 1º Passo Ordene os bens que registou na ferramenta por categoria de bem. Para tal, basta premir o botão Ordenar activos por categoria Slide 142

143 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 1º Passo Gere os mapas analíticos e consolidados por categoria de bem. Para tal, premir o botão Gerar mapas de inventario Slide 143

144 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 2º Passo Após premir o botão Gerar mapas de inventario, irá ser gerado um novo ficheiro com um nome atribuído automaticamente. Neste ficheiro constarão os mapas de inventário analíticos e os mapas consolidados por categoria de bem Slide 144

145 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 3º Passo Ao abrir o documento criado, poderá encontrar as diversas folhas de cálculo com os mapas analíticos e consolidados respeitantes às categorias de bens que foram inventariados Slide 145

146 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 4º Passo Para confirmar se a informação que inseriu está completa, percorra todas as folhas de cálculo. Nas folhas de cálculo Analítico, encontrará a informação segregada por categoria de bem e por bem inventariado. Nas folhas de cálculo Consolidado, a informação estará consolidada por código do Classificador Patrimonial Slide 146

147 Exercício prático 4) Gerar mapas de inventário 5º Passo É da responsabilidade do técnico que procedeu à inventariação, garantir que as informações registadas se encontram correctas. Para isso, deve percorrer todas as folhas de cálculo do ficheiro gerado e, no caso de encontrar alguma inconsistência, deve voltar ao ficheiro Mapa de inventário para entidades não registadas no SIGPE e proceder às respectivas alterações, gerando um novo mapa de inventário. Depois, deve aceder ao separador Decl. de Conformidade Formulá, imprimir e entregá-lo ao responsável máximo da entidade. O responsável máximo da entidade deverá assinar no campo assinalado Slide 147

148 Agenda 5 Exercícios práticos na ferramenta de inventariação 5.1 Exercícios para UOs e ODs com acesso ao SIGPE 5.2 Exercícios para UOs e ODs sem acesso ao SIGPE 5.3 Exercícios para outras entidades 6 Contactos da DNPE para apoio operacional Slide 148

149 6. Contactos da DNPE para apoio operacional Uma equipa da DNPE estará disponível para prestar apoio operacional às entidades durante o exercício de inventariação Contactos Endereço de [email protected] Contactos Telefónicos Slide 149

150 Exercício de Inventariação 2012 Fim