MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE CONTROLES INTERNOS COMPLIANCE

Transcrição

1 Recursos Humanos: Critérios Básicos de Contratação, Recrutamento e Seleção: Os critérios relacionados com a administração de recursos humanos da JPP, abrangem o planejamento, recrutamento, efetivação, remuneração, registro, identificação das necessidades e evidência de treinamento. Definidos os requisitos técnicos e perfil desejado, a necessidade de contratação deverá ser analisada no sentido de verificar se há a possibilidade de aproveitamento interno de recursos. Esgotada essa possibilidade, a área solicitante definirá junto à área de Recursos Humanos o tipo de vinculo que deverá ter o futuro colaborador, podendo ser com vínculo empregatício (empregado) ou sem vínculo empregatício (terceiros temporário, autônomo, contratado ou estagiário). Poderá ser decidido pela terceirização de serviços como: copa, limpeza, segurança, mensageiros, etc. A retenção do INSS dos prestadores de serviços/serviços terceirizados atenderá o disposto nas Instruções Normativas do Ministério da Previdência Social/Secretaria da Receita Previdenciária do Instituto Nacional do Seguro Social. A área de Recursos Humanos informará a área de Tecnologia da Informação sobre a toda a contratação de novo colaborador, solicitando a providencia na disponibilização de mobiliário, equipamentos de informática e telefone, se for o caso. - Seleção: Visando o melhor aproveitamento com redução de custo, às formas de recrutamento de candidatos seguirá os seguintes passos: Aproveitamento interno; Recrutamento utilizando tecnologias próprias (site institucional, associações e sindicatos indicações, etc.); Troca de currículos de candidatos entre as Instituições. Os candidatos, cujos currículos foram selecionados em primeira fase, serão chamados para darem início ao processo de seleção, serão entrevistados pelo Gestor da área Solicitante com o apoio da área responsável por Recursos Humanos, quando necessário. Deverá ser considerado que os candidatos tenham, dependendo do cargo, o grau de escolaridade e certificações exigidas por instruções normativas publicadas pela CVM, BM&FBOVESPA. A comprovação se dará por cópia do certificado e ou consulta aos sites de divulgação de certificação através do Cadastro de Pessoa Física do Candidato. (ANBIMA. - Contratação: O candidato selecionado será encaminhado para a área de Recursos Humanos, para as seguintes providências necessárias, como exame médico (para os colaboradores com vínculo empregatício), obtenção da documentação necessária para a contratação. De posse do exame médico, quando necessário, e de toda a documentação solicitada pela 32

2 JPP, conforme relação de Documentos para Admissão (Anexo I), a área de Recursos Humanos fará a devida formalização da contratação com o respectivo colaborador. O colaborador contratado assinará em 2 (duas) vias, a política da JPP - Código de Conduta e Ética, Política de Investimento Pessoal e Compliance, onde estarão evidenciadas as regras operacionais e de conduta obrigatória que o Colaborador deverá observar no dia-a-dia da JPP. O original do Termo será mantido na pasta individual do colaborador, na área responsável por Recursos Humanos, e a 2a. via com o colaborador. Após a devida formalização da contratação, ou seja, apto clinicamente e assinado o contrato de trabalho, e também com o Termo de Anuência assinado, o Colaborador estará liberado a assumir suas atividades dentro da JPP. Como medida final, para os colaboradores contratados pela CLT, a área de Recursos Humanos incluirá o novo colaborador no sistema de Folha de Pagamento. Contratação de Serviços Terceirizados O tratamento dado pela JPP na escolha e contratação de serviços de empresas terceirizados se baseia na especialidade e competência. A futura empresa/serviço contratado deve dominar todas as técnicas operacionais e informações sobre a atividade, bem como sua capacidade operacional deve ser qualitativamente adequada às necessidades do mercado em que atua respondendo as necessidades propostas pela JPP. É fundamental verificar se a empresa/serviço a ser terceirizado possui de fato a capacidade, tradição e qualidade exigidas para assumir as funções que são necessárias a JPP. O método de seleção utilizado ela JPP busca selecionar no mercado pelo menos três empresas que se enquadrem no parágrafo anterior, a partir daí a busca de informações em departamentos como o de Recursos Humanos, Jurídico, Tecnologia da Informação e Mesa, avaliam os equipamentos utilizados pela empresa e até mesmo conhecer as suas instalações. Outro ponto importante e caso seja possível busca ouvir os colaboradores da futura empresa/serviço a ser contratado, conversar com empresas que já utilizam os seus serviços, conhecer os planejamentos a curto e longo prazo e, principalmente, a filosofia central da empresa. Após todos estes levantamentos, o resultado final juntamente com os custos operacionais e o calculo do custo-benefício do projeto é levado à diretoria que busca restringir os riscos e finalizar a contratação. A partir do fechamento do Contrato de Prestação de Serviço a JPP estima qual será o índice a ser exigido da empresa/serviço terceirizado através de instrumento adequados e preciso para medir o desempenho qualitativo da empresa contratada. O monitoramento começa a partir de um período de adaptação, definido entre a JPP e a empresa/serviço terceirizado que busca obter resultados de qualidade e eficácia na prestação do serviço. Dado que a empresa está adaptada e o serviço oferecido está em acordo com o solicitado pela JPP, periodicamente são avaliadas as prováveis inocorrências que possam surgir, e como é dado o devido tratamento de resposta e correção, também são avaliados os suportes e atendimento respeitando o contrato. Remuneração: A JPP manterá um nível de remuneração compatível com o aplicado no mercado. Os responsáveis pelas áreas avaliarão os seus respectivos colaboradores e pleitearão junto a Diretoria as promoções, ajustes salariais por mérito etc., quando necessário. Essa avaliação será criteriosa e deverá abordar aspectos irrepreensíveis do colaborador. 33

3 Registros e Controles: Toda alteração na vida profissional do colaborador dentro da JPP será rigidamente controlada e registrada, de forma a manter adequado o contrato entre as partes, firmados com empregados ou com prestadores de serviço, os controles e registros serão efetuados pela área de Recursos Humanos e será arquivado junto com o respectivo contrato do Colaborador. Na demissão de um colaborador, o responsável da Área de Recursos Humanos, encaminhará e- mail com o nome e data de demissão do colaborador para o responsável da Área de Tecnologia da Informação, para cancelamento de todos os seus acessos à rede e sistemas da JPP, bem como o bloqueio imediato do acesso físico (crachá). - Qualificação: A necessidade de treinamento será identificada quando a JPP julgar conveniente preparar o colaborador para desempenhar adequadamente as atividades abrangidas pelo Manual de Procedimentos de Controles Internos, tanto no nível operacional quanto no conceitual. Toda manutenção em documentos abrangidos e tratados no Sistema de Controles Internos terá a sua efetiva implementação, após a devida capacitação dos envolvidos. A identificação da necessidade de treinamento deverá ocorrer quando da admissão do empregado, sua alteração de cargo (promoção) ou funções do empregado, na implantação e implementação de novas sistemáticas de trabalho e na identificação de necessidades de treinamento constatadas através da análise de atuação do funcionário dentro de sua função/competências exigidas para o seu cargo. O superior imediato do colaborador em questão viabilizará o devido treinamento e formalizará, através de , o seu pedido para a área de Recursos Humanos. Caso o treinamento envolva a contratação de empresas especializadas, essa viabilização acontecerá após aprovação da Diretoria. O treinamento poderá ser constituído de cursos, leitura e explanação, palestra, conferência, e discussão com um especialista sobre o assunto específico. Também serão aceitos seminários, debates, workshop e discussão de problemas concretos do trabalho. A área de Recursos Humanos ficará responsável pelo agendamento de data horário e local dando preferência para treinamentos que sejam ministrados internamente. Os treinamentos realizados pelos Colaborados da JPP serão evidenciados via certificados ou através de documento de avaliação e será mantida no seu prontuário a cópia do certificado emitido pela prestadora do treinamento. - Profissionais Certificados: A JPP Gestão de Recursos Ltda., é uma empresa voltada a gestão de recursos de investidor qualificado e seus profissionais responsáveis por atuarem no mercado financeiro e de capitais devem buscar a permanente elevação de sua capacidade técnica, observando os padrões de conduta no desempenho de suas atividades. Os colaborados contratados pela JPP e que diretamente serão responsáveis pela gestão de recursos devem comprovar junto à área de Recursos Humanos ter alcançado o nível de certificação exigido pelo Código ANBIMA de Regulação e Melhores Práticas. E conforme o grau de sua atuação, a comprovação se dará através do certificado e ou consulta da área de Recursos 34

4 Humanos a base de profissionais certificados ANBIMA. Profissionais contratados para a área de gestão e elegíveis pelo Código ANBIMA de Regulação e Melhores Práticas, que ainda não dispõem ou encontram-se em fase de certificação, terão seu acesso bloqueado ao sistema de gestão da JPP pela área de Tecnologia da Informação até comprovação da certificação. É desejável que este colaborador se mantenha em atividades não diretamente ligadas a gestão, essa prática também deverá ser observada em caso de certificações vencidas e não renovadas. A atualização e manutenção das informações dos colaboradores certificados e contratados pela JPP deverão ser feita sempre que necessário ou mensalmente pelo representante da JPP cadastrados como RH e suplente de RH no Bando de Dados ANBIMA. Esse profissional (RH e suplente de RH) deve manter atualizado o registro dos colaborados certificados atualizados, conferindo e controlando o prazo de vencimento dos certificados e em caso de desligamento a desvinculação do profissional junto ao Bando de Dados ANBIMA. Anualmente é confeccionada e enviada a correspondência prevista no artigo 29 do Código ANBIMA de Regulação e Melhores Práticas para o Programa de Certificação Continuada, o prazo final de envio é o dia 31 de março, a correspondência deve ser assinada pelo Compliance Officer e pela JPP Gestão de Recursos Ltda. Procedimentos de Atualização de Profissionais Certificados: Os procedimentos que regem as a atualização dos profissionais certificados Anbima estão apresentados no fluxo a seguir cabe ao profissional registrado no site Anbima como RH ou Suplemente de RH o seu acompanhamento. Credenciamento: - Acessar o site: - Efetuar Login: e Senha: ***** - No item Profissionais / Movimentação e Atualização - Selecionar o Procedimento a ser atualizado (Admissão Desligamento Desligamento por Falecimento Atualização Cadastral Consulta Arquivos de Processamentos). - Preencher por Digitação os dados do colaborador e demais campos caso necessário. - Confirmar. Pontos de Controle referentes ao Colaborador: - Formalização da contratação de colaboradores através do registro em carteira e assinatura de contratos; - Manutenção dos documentos pessoais necessários à contratação do colaborador; - Registro das movimentações da vida profissional do colaborador que impliquem em alterações contratuais; - Cumprimento de prazos legais e regulamentares exigidos para a formalização das rotinas de recursos humanos; - Encaminhamento e Registro de todas as informações exigidas aos órgãos reguladores e 35

5 fiscalizadores, quando necessário; - Arquivamento da documentação pelo prazo determinado na regulamentação; - Manutenção de sigilo e confidencialidade das informações do colaborador; - Verificação e acompanhamento da realização de treinamentos. 36