REGULAMENTO DE GESTÃO Manual de orientações aos colaboradores internos, para cumprimento das normas legais e aplicação na gestão institucional da

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2 REGULAMENTO DE GESTÃO Manual de orientações aos colaboradores internos, para cumprimento das normas legais e aplicação na gestão institucional da FUNAPE

3 Universidade Federal de Goiás Reitor Orlando Afonso Valle do Amaral Vice-Reitor Manoel Rodrigues Chaves Pró-Reitor de Graduação Luiz Mello de Almeida Neto Pró-Reitor de Pós-Graduação Jesiel Freitas Carvalho Pró-Reitora de Pesquisa e Inovação Maria Clorinda Soares Fioravanti Pró-Reitora de Extensão e Cultura Giselle Ferreira Ottoni Candido Pró-Reitor de Administração e Finanças Carlito Lariucci Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional e Recursos Humanos Geci José Pereira da Silva Pró-Reitor de Assuntos da Comunidade Universitária Elson Ferreira de Morais Conselho Deliberativo Presidente: Prof. Dr. Moisés Ferreira da Cunha Profa. Dra. Ana Paula Junqueira Kipnis Profa. Dra. Joana Plaza Pinto Prof. Dr. Reinaldo Gonçalves Nogueira Prof. Dr. Ivanilton José de Oliveira Profa. Dra. Maria Clorinda Soares Fioravanti Prof. Dra. Patrícia Guimarães Santos Melo Profa. Dra. Ieda Maria Sapateiro Torres Prof. Dr. Antônio Carlos de Oliveira Júnior Prof. Dr. Antônio Melo de Oliveira Sr. Pedro Luiz da Costa Oliveira Prof. Dr. Welington da Silva Vieira Conselho Fiscal da FUNAPE: Presidente: Contadora Creide Maria Ribeiro Silva Prof. Dr. Robson Maia Geraldine Prof. Dr. Wesley Pacheco Calixto Diretor Executivo da FUNAPE: Prof. Dr. Reinaldo Gonçalves Nogueira

4 REGULAMENTO DE GESTÃO Manual de orientações aos colaboradores internos, para cumprimento das normas legais e aplicação na gestão institucional da FUNAPE Goiânia 2017

5 2017, Gráfica UFG 2017, Maria Conceição F. de Faria Medeiros Criação, Organização e Composição do texto Cont. Maria Conceição F. de Faria Medeiros Colaboração: Equipe do Comitê Gestor da FUNAPE Gerente de Projetos: Adm. Gustavo Abrantes Condeixa Gerente de Contabilidade e Finanças: Cont. Lúcio Antônio P. de Oliveira Gerência de Tecnologia da Informação: Analista de Sistema Geyson Rogério L. Silva Controladoria: Adm. Antônio de Socorro Guilherme Pereira Assessoria Jurídica: Alcides dos Santos Filho e Rodrigo Ludovico Martins Revisão dos textos Reinaldo Gonçalves Nogueira Normalização dos textos Antón Corbacho Quintela Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) M488r Medeiros, Maria Conceição F. de Faria Regulamento de gestão : manual de orientações aos colaboradores internos, para cumprimento das normas legais e aplicação na gestão institucional da FUNAPE / Maria Conceição F. de Faria Medeiros. Goiânia : Gráfica UFG/ FUNAPE, p. Inclui referências ISBN Manuel de orientação. 2. Gestão administrativa. 3. Documentos institucionais. I. Título. Catalogação na fonte: Natalia Rocha CRB CDU 651.4/ (035) Publicação: Disponibilização no sítio da FUNAPE/ Seja um parceiro: < Edição impressa de 200 exemplares para dação aos colaboradores internos e clientes externos interessados.

6 Resolução nº 001/2017/CD/FUNAPE, de 11/04/2017. O Conselho Deliberativo da FUNAPE, no exercício de suas prerrogativas legais e estatutárias, considerando a necessidade de estabelecer normas e procedimentos administrativos internos para a execução das atividades relacionadas à Governança Corporativa da Fundação em consonância com seu Estatuto e Regimento Interno, e ainda em conformidade com as Políticas de Compliance disciplinadas nestes documentos de referência, RESOLVE: Aprovar o Regulamento de Gestão e o Código de Conduta da FUNAPE, os quais passam a incorporar os documentos de referência da Gestão Institucional. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Goiânia, 11 de abril de 2017 Prof. Dr. Moisés Ferreira da Cunha Presidente do Conselho Deliberativo

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8 Sumário INTRODUÇÃO CONTEXTO HISTÓRICO... 9 CAPÍTULO I DA GOVERNANÇA CORPORATIVA DA FUNAPE Seção I Do Regulamento de Gestão Seção II Dos Objetivos Institucionais Fundação de Apoio Seção III Das Instituições Apoiadas e Forma de Relacionamento Seção IV Da Estrutura Organizacional e Níveis de Decisão Seção V Dos Registros, Certidões e Enquadramento Fiscal Seção VI Do Código de Conduta, Valores e Crenças da FUNAPE CAPÍTULO II DO PLANEJAMENTO DA GESTÃO INSTIUCIONAL Seção I Da Delegação de Competência às Unidades Administrativas Seção II Do Planejamento e Estratégias da Gestão Subseção I Missão: Definição de Políticas de Apoio Subseção II Planejamento: Elaboração do Plano de Gestão Subseção III Estratégias de Execução: Elaboração do Plano de Ação Subseção IV Relatório Anual de Atividades Seção III Da Avaliação de Desempenho Institucional Subseção I Da avaliação pelo CD e CF Subseção II Da avaliação pelo MPE Subseção III Da avaliação pela Instituição Apoiada CAPÍTULO III DA GESTÃO ADMINISTRATIVA Seção I Das Relações Institucionais e Políticas de Apoio... 37

9 Seção II Do Funcionamento dos Órgãos Superiores Seção III Do Controle e Arquivo dos Documentos Seção IV Das Políticas de Pessoal Subseção I Do Quadro de Empregos e Salários Subseção II Da Seleção e Admissão Subseção III Da Interação, Ambientação e Avaliação de Desempenho Subseção III Dos Direitos e Deveres CAPÍTULO IV DA CAPTAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS Seção I Da Captação de Recursos e Execução dos Convênios/Contratos Subseção I Da Captação e Formalização das Parcerias Subseção II Do Controle e Execução Físico-Financeira dos Projetos Subseção III Dos Processos Simplificados de Execução Seção II Da Aquisição de Bens, Obras e Serviços Subseção I Dos Princípios, da Pesquisa de Mercado e Contratação Subseção II Dos Procedimentos de Seleção Pública de Fornecedores Subseção III Da Formalização e Execução dos Contratos Subseção IV Controle dos Bens e Responsabilidade Transitória Seção III Da Prestação de Contas e Encerramento dos Convênios e Contratos CAPÍTULO V DA GESTÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL Seção I Da Proposta Orçamentária Anual Seção II Das Receitas e Reservas Patrimoniais Seção III Da Gestão do Patrimônio Próprios e de Terceiros Seção IV Da Liquidação das Despesas Seção V Da Prestação de Contas da FUNAPE CAPÍTULO VI DA GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) Seção I Das Políticas de TI Seção II Dos Cuidados Com o Uso da Rede Seção III Dos Softwares e Licenças Seção IV Dos Direitos e Deveres dos Usuários da Rede CAPITULO VII DO CONTROLE E AUDITORIA INTERNA Seção I Da Avaliação dos Processos Internos BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

10 Introdução contexto histórico As primeiras Fundações de Apoio às IFEs surgiram entre a década 70 (setenta) e 80 (oitenta), e somente em 1994 foi editada a Lei regulamentando a relação delas com as instituições apoiadas, existindo, até então, apenas orientações muito subjetivas quanto à forma de credenciamento junto ao MEC, cujos institutos eram totalmente desprovidos de conteúdos normativos para planejamento e execução da gestão institucional das Fundações de Apoio. Até a edição do Decreto nº 5.205/2005, os processos empregados na execução dos convênios e contratos celebrados seguiam orientação da Lei nº 8.666/93 e, somente em 2010, com a edição do Decreto nº 7.423, as instituições apoiadas regularam, em normativas próprias, a forma de se relacionar com suas Fundações de Apoio. Muitas vezes os gestores das fundações ficaram à mercê de severas críticas e punições com pesadas multas sofridas por não empregarem este ou aquele procedimento na aplicação dos recursos de convênios geridos, em desacordo com a visão e ideologia dos auditores e fiscais. 9

11 A criação deste Regulamento de Gestão (RG) conclui o processo de Reestruturação Administrativa da FUNAPE, iniciado em Essa reestruturação foi proposta a partir da constatação, pela equipe de liderança, das dificuldades quanto à orientação sobre os procedimentos internos necessários para manter a regularidade da Fundação perante os órgãos fiscalizadores e para a realização da tarefa executiva de gestão dos convênios e contratos, de forma padronizada, ágil e eficiente, tendo a suficiente segurança jurídica capaz de evitar a ocorrência de glosas ou outras não conformidades. O RG contempla o regramento dos institutos legais recém-editados e faz parte dos documentos de referência da Gestão Institucional da FUNAPE. No RG está estabelecido o que, e o como fazer das atribuições contidas no Estatuto e Regimento Interno, devendo ser atualizado, peremptoriamente, sempre que a legislação for alterada. Servirá como elemento de referência para a realização das tarefas cotidianas e norteará o planejamento estratégico anual e o treinamento das equipes de liderança para poderem atuar como multiplicadoras do conhecimento para os colaboradores. Pela falta de bibliografia aplicável ao setor, utilizaram-se, na edição do RG, além das leis acima citadas, normas do direito público e privado, orientações dos auditores externos do MPE, TCU, CGU e Órgãos de Fomento durante as inspeções ocorridas in loco, além de palestras e oficinas do CONFIES. Contou-se também com a colaboração de profissionais de alta competência técnica, membros do Comitê Gestor da FUNAPE: Gustavo Abrantes Condeixa, Lúcio Antonio Pereira de Oliveira, Antônio de Socorro Guilherme Pereira, Geyson Rogério Lázaro Silva, Rodrigo Ludovico Martins e Alcides dos Santos Filho. Goiânia-GO, 20 de dezembro de Maria Conceição F de Faria Medeiros Gerente Executiva da FUNAPE 10

12 Capítulo I Da governança corporativa da funape Seção I Do Regulamento de Gestão Art. 1 O Regulamento de Gestão (RG) da FUNAPE tem como objetivo desenvolver atitudes comportamentais para o nivelamento e disseminação de conceitos, especificando as práticas que disciplinam o processo da governança corporativa da Fundação (gestão institucional), em cumprimento às normas legais, visando minimizar os riscos e garantir uma gestão proveitosa e eficaz, sua sustentabilidade e subsistência em relação à sua constituição, organização e funcionamento. Art. 2 Este regulamento contém os princípios éticos e normas de conduta necessárias à boa prática da gestão, aplicáveis às fundações de apoio, os quais servirão como parâmetros norteadores a serem praticados pelos gestores da Fundação e pelas unidades administrativas que compõem a estrutura organizacional da FUNAPE/ Diretoria Executiva no desempenho das suas atividades, atribuições e funções. 11

13 1º O RG contempla os aspectos mais relevantes da operacionalização da gestão, ressaltando atos e fatos que devem ser observados e aplicados para o alcance da qualidade e aperfeiçoamento dos serviços colocados à disposição das instituições apoiadas, que a FUNAPE se propõe a realizar no cumprimento de sua Missão. 2º Os conceitos definidos neste regulamento visam assegurar condições para interpretações claras e precisas, devendo ser disseminados a todas as equipes, pelos encarregados do planejamento estratégico e execução da gestão institucional da FUNAPE, de um modo geral, sendo sua aplicação de força cogente e de responsabilidade direta dos ocupantes dos cargos de confiança gerentes, chefias de setor e coordenadores de serviços. 3º O RG passa a incorporar as normativas da FUNAPE, além do Estatuto e Regimento Interno (RI), os quais devem ser observados e aplicados pela equipe de liderança e demais colaboradores, mediante a indicação do Guia Prático Procedimento Passo a Passo (Ppp) para cada atribuição prevista no RI, o qual, depois de apreciado pelo Comitê Gestor e aprovado pela Diretoria Executiva incorporará o rol de normas internas da FUNAPE. Seção II Dos Objetivos Institucionais Fundação de Apoio Art. 3 De acordo com a vontade dos instituidores em escritura pública de constituição, a FUNAPE foi criada em 1981 por um grupo de pesquisadores, como instituição privada sem fins lucrativos com o objetivo de dar suporte e apoio administrativo/ gerencial à Universidade Federal de Goiás UFG, na captação de recursos para a pesquisa oriundos de fontes nacionais e internacionais, e na gestão dos projetos de ensino, pesquisa e extensão. Art. 4 A missão da FUNAPE vem sendo confirmada ao longo do tempo e consolidada, via marco legal, em vista da necessidade de criar condições mais propícias para que as IFES e ICTs estabeleçam relações com o ambiente externo, para incremento da inovação tecnológica e desenvolvimento de projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional, científico e tecnológico das apoiadas, finalidades estas que não podem ser alteradas nem modificadas. Art. 5 A essência dos objetivos e finalidades da Fundação está estabelecida em seu Estatuto e serve de norte para a definição das políticas de apoio, realização do planejamento administrativo interno anual e definição das metas/atividades anuais de gestão pelo Conselho Deliberativo, a serem implementadas pela Diretoria Executiva. Parágrafo Único. A atividade preponderante de atuação da FUNAPE está relacionada à captação de recursos e gestão administrativa e financeira dos projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e de inovação tecnológica para as instituições apoiadas, em consonância com suas finalidades: 12

14 I promoção e apoio à pesquisa científica, tecnológica, filosófica e artística em todos os seus aspectos e fases; II exercícios de atividades científicas, culturais e artísticas; III divulgação de trabalhos científicos e artísticos de reconhecido valor; IV participação no processo de desenvolvimento do país estimulando trabalho de pesquisa; V apoio à formação de recursos humanos para a ciência, tecnologia e artes; e VI prestação de serviços técnicos e científicos à comunidade. Seção III Das Instituições Apoiadas e Forma de Relacionamento Art. 6 A principal instituição apoiada pela FUNAPE é a Universidade Federal de Goiás e, por força de Lei, esse apoio pode ser estendido a outras IFES e ICTs, devendo, para sua concretização, credenciar-se junto ao MEC Ministério da Educação e MCTIC Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovação e Comunicação, mediante formalização de pedido de autorização de apoio. Art. 7 No cumprimento de seus objetivos, a FUNAPE poderá celebrar convênios, contratos, ajustes e termos de parcerias, além das IFES e ICTs, com a FINEP, com o Fundo Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico FNDCT, com o CNPq, com as agências financeiras oficiais de fomento e empresas públicas ou sociedades de economia mista, suas subsidiárias ou controladas, com a União, Estados e Municípios, com as Organizações Sociais e entidades privadas, para apoiar projetos de seus interesses, inclusive na gestão administrativa e financeira dos mesmos. 1 O relacionamento com as instituições apoiadas efetivar-se-á mediante a celebração de Convênios ou Contratos, individualizados por projeto e por prazo determinado, os quais comporão o Portfólio de Projetos da Fundação, e, para a execução dos projetos, a FUNAPE poderá utilizar-se, mediante ressarcimento, de bens e serviços recursos humanos, materiais e instalações físicas próprias das apoiadas definindo em cada instrumento contratual o quantum. 2 Para formalização do pedido e mantença da regularidade de renovação da autorização de apoio, manter controles administrativos internos suficientemente capazes de garantir o atendimento dos requisitos legais estabelecidos pelo MEC/MCTIC na gestão dos projetos, aplicando as normas de relacionamento aprovadas pelo órgão superior das instituições apoiadas, bem como os procedimentos internos da FUNAPE. Art. 8 O suporte e apoio da Fundação às instituições apoiadas vão desde a divulgação das fontes de financiamento para a pesquisa, formatação e apresentação da 13

15 proposta, celebração do termo de parceria/instrumento contratual, execução e entrega do objeto, até a aprovação da Prestação de Contas Final pelo concedente do recurso, se for aplicável, e o encerramento definitivo do projeto na FUNAPE. Art. 9 A Fundação poderá ainda, para consecução de seus objetivos, captar e receber diretamente os recursos financeiros necessários à formação e à execução dos projetos de pesquisa, desenvolvimento e inovação, ou com objetivos específicos, para lançamento de editais individualmente ou mediante consórcio, visando promover o fomento e apoiar iniciativas de interesse das instituições apoiadas para execução de programas e/ou projetos, ouvidos os órgãos superiores das IFES e ICTs. Parágrafo Único. Havendo superávit financeiro no exercício referente a recursos próprios da FUNAPE, oriundos de arrecadação, superiores às despesas administrativas e operacionais da gestão, a Fundação também poderá fomentar atividades de pesquisa e/ou atender demandas de projetos de interesse das instituições apoiadas, mediante aprovação do Conselho Deliberativo (CD). Art. 10 Para cumprimento de sua missão, a FUNAPE deve estar estruturada, desenvolvida e capacitada para desempenhar o encargo material da tarefa executiva, mantendo-se de forma inquestionável sua reputação ético-profissional, especializando-se no conhecimento das políticas da área de sua atuação e normas praticadas pelas agências de financiamento e fomento, nacionais e internacionais, visando colaborar na execução dos projetos de forma eficiente, compatíveis com sua Missão. 1 Para o acompanhamento e controle da execução de cada projeto, será indicado pela Fundação um gestor específico, com vistas a garantir cumprimento do objeto pactuado e das metas propostas no Plano de Trabalho, devendo constituir fundamentos essenciais da gestão a busca pela eficiência, a entrega do objeto contratado e a aplicação dos recursos financeiros na forma aprovada pelos órgãos de fomento. 2 A FUNAPE, por estar constituída na forma de fundação de direito privado, sem fins lucrativos, em conformidade com o Artigo 62, incisos de I ao IX, do Código Civil, deve observar, na execução de suas atividades, os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, economicidade e eficiência, conforme descrito em seu Código de Ética, Artigo 28 deste Regulamento, e está sujeita, em especial: I à fiscalização pelo Ministério Público Estadual 9ª Promotoria de Justiça; II à legislação trabalhista; III ao prévio registro e credenciamento no MEC e MCTIC; IV a prestar contas dos recursos aplicados aos entes financiadores; V a submeter-se ao controle de gestão pelo CONSUNI/UFG; e VI a submeter-se ao controle finalístico pelo órgão de controle governamental competente (TCU). 14

16 Seção IV Da Estrutura Organizacional e Níveis de Decisão Art. 11 A estrutura organizacional da FUNAPE relativa aos órgãos superiores e suas atribuições (deliberação, fiscalização, supervisão e execução) está definida no Estatuto, e a estrutura e atribuições dos órgãos de apoio (unidades administrativas) que compõem a Diretoria Executiva (DIR) estão definidas no Regimento Interno. Art. 12 A hierarquia da FUNAPE está representada sob a forma de pirâmide organizacional e foi dividida em três níveis hierárquicos, pela abrangência e importância das decisões e responsabilidades, de acordo com o tipo de trabalho a ser desenvolvido por cada um dos grupos, quais sejam: Nível Estratégico, Nível Tático e Nível Operacional (Figura 1). Figura 1 - Abrangência e Importância das Decisões. Parágrafo Único. Essa divisão tem como objetivo facilitar a distribuição das responsabilidades entre as unidades administrativas e o acompanhamento do trabalho realizado de forma a garantir a eficiência e eficácia dos atos praticados pelos gestores que compõem os órgãos superiores da Fundação, quais sejam: Diretoria Executiva (DIR), Conselho Deliberativo (CD) e Conselho Fiscal (CF). Art. 13 O nível de decisão Estratégico é composto pelos gestores membros dos órgãos superiores responsáveis pela administração da FUNAPE (CD, CF e DIR) e tem por competência discutir e deliberar sobre objetivos, planos anuais, estabelecimento de normas e tomada de decisões quanto às questões de curto e longo prazo, tais como políticas de apoio e atuação da Fundação, sobrevivência e sua mantença, gestão do patrimônio, crescimento institucional e eficácia da gestão de forma geral. 1 Os componentes deste nível deliberam e aprovam as estratégias e planos anuais para que a FUNAPE atinja seus macro-objetivos, bem como exercem a coordenação e supervisão de todas as atividades da Fundação, devendo preocupar-se, principalmente, com problemas externos e extemporâneos, com a organização e mantença da Fundação no seu âmbito de atuação, conforme estabelecido em seu Estatuto. 2 Os órgãos superiores são compostos por membros que não pertencem ao Quadro de Empregos da FUNAPE, os quais não são remunerados pelo exercício de suas 15

17 funções, exceto o ocupante do cargo de Diretor Executivo, e sua composição bem como representação e mandatos dos membros obedecerão às condições estabelecidas no Estatuto da Fundação. Art. 14 O nível de decisão Tático é composto pelos gerentes lotados nas unidades administrativas que formam o Comitê Gestor (CG), responsável por traduzir os objetivos gerais e as estratégias dos órgãos superiores em objetivos mais específicos, consoantes com a missão da FUNAPE, incluindo o agrupamento de serviços de nível hierárquico inferior aos dos órgãos superiores. 1 As unidades administrativas que compõem a DIR são definidas por área de conhecimento, e os colaboradores que ocupam as funções são designados pelo Diretor Executivo, os quais devem portar formação em determinadas especialidades e ter a competência técnica necessária e suficiente para o bom desempenho das atribuições estabelecidas no Regimento Interno para aquela unidade. 2 As decisões no nível tático estão relacionadas ao planejamento administrativo interno, emissão de pareceres sobre questões administrativas, financeiras e técnicas, bem como sobre a criação de atos normativos, reformulação das normas/procedimentos e desenvolvimento de novos serviços e oportunidades para a Fundação. 3 O principal desafio dos componentes deste nível é promover um contato eficiente e eficaz de comunicação e divulgação das decisões ocorridas nos níveis estratégico e tático às equipes que compõem o nível operacional, e dar orientações/treinamentos sobre a execução das tarefas ao nível operacional. Art. 15 O nível Operacional é formado pelas chefias de setores, coordenadores de serviço e colaboradores que compõem as equipes de apoio ligadas às unidades administrativas, responsável pela execução das atividades relacionadas ao cumprimento das decisões tomadas nos níveis estratégico e tático, resultando em resposta imediata no atendimento das demandas apresentadas e aprovadas. 1º Neste nível o foco é trabalhar junto aos colaboradores, no compartilhamento das informações e divulgação detalhada do planejado x esperado, bem como sobre suas variações, visando assegurar que o planejamento anual proposto e as ações e estratégias definidas e aprovadas no Plano de Gestão Anual da Fundação sejam desenvolvidos da forma esperada e no prazo estabelecido. 2º É necessário um acompanhamento eficaz dos gerentes constituídos sobre o trabalho realizado pelas equipes para realinhamento de posições e, se for o caso, aplicação de treinamentos necessários aos encarregados da execução das tarefas visando manter o foco da equipe no planejamento programado para aquele período. Art. 16 No organograma mostrado na Figura 2, as unidades administrativas, conforme definido no Regimento Interno, foram estabelecidas em função do fluxo de processos e serviços necessários à execução das atividades da gestão, bem como do 16

18 zelo a ser praticado na aplicação dos recursos e utilização do patrimônio da Fundação, de forma que privilegie a descentralização, a delegação de competências e o monitoramento das tarefas cotidianas. Figura 2 - Organograma FUNAPE Conselho Deliberativo (CD) Conselho Fiscal (CF) Diretoria Executiva (DIR) Assessoria Jurídica (AJUR) Comitê Gestor (CG) Controladoria (GECON) Gerência Executiva (GEREX) Gerência de Projetos (GEPRO) Gerência de Contabilidade e Finanças (GECOF) Gerência de TI (GETI) Secretaria Executiva (SEXEC) Serviços: 1. Apoio aos Órgãos (SAO); 2. Divulgação e Comunicação (SDC); 3. Documentação e Arquivo (SDA). Captação e Gestão de Projetos (SEGEP) Serviços: 1. Captação de Projetos (SCP); 2. Acompanhamento e Controle (SAC). Setor Financeiro (SEFIN) Serviços: 1. Recebimento e Pagamento (SRP); 2. Conciliação Bancária e Controle (CBC). Serviços: 1.Desenvolvimento e Manutenção; 2. Apoio ao Usuário. Gestão de Pessoas (GESPE) Serviços: 1. Recursos Humanos (RH); 2. Cadastro e Controle (CAC). Setor de Compras e Importações (SECOI) Serviços: 1. Compras Nacionais e Importadas (CNI); 2. Apoio Logístico (SAL). Setor de Contabilidade (SECON) Serviços: 1. Conciliação e Contabilidade (SCC); 2. Controle e Patrimônio (CPA); 3. Escritura e Controle Fiscal (SEF). Prestação de Contas e Convênios (SEPCON) Serviços: 1.Controle de Bens de Terceiros (CBT); 2. Prestação de Contas de Convênios (SPC). Seção V Dos Registros, Certidões e Enquadramento Fiscal Art. 17 Para mantença da regularidade em relação ao funcionamento da FUNAPE nos termos da Lei, a Fundação deverá, para enquadramento como Fundação de Apoio à UFG, proceder ao registro e credenciamento junto ao MEC/MCTIC, por ato conjunto e zelar pela regularidade das autorizações concedidas para apoio a outras IFES e ICTs. 17

19 Parágrafo Único. Na periodicidade estabelecida, apresentar junto ao MEC/MCTIC a documentação idônea e solicitar a renovação do Registro e Credenciamento e/ou das autorizações de apoio para continuar suas atividades como Fundação de Apoio da UFG e de outras instituições científicas apoiadas. Art. 18 Em relação à regularidade das atividades da Gestão Institucional junto ao MPE 9ª Promotoria de Justiça/Curadoria de Fundações da Cidade de Goiânia, deverá ser comprovada a regularidade da gestão anualmente, mediante cumprimento de determinados critérios, procedimentos e recomendações do parquet, para emissão do Atestado de Funcionamento. Art. 19 A regularidade do Credenciamento da FUNAPE junto ao Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico CNPq deve ser mantida para que a Fundação possa proceder a importações de bens e produtos previstos nos projetos destinados à pesquisa científica e tecnológica para as instituições apoiadas, com os benefícios e isenções previstas em lei específica. Art. 20 Devem ser mantidos ainda, atualizados e vigentes, outras certidões, certificados e registros nos órgãos de fiscalização e controle, de acordo com o estabelecido em leis específicas, e/ou por indicação do CG, o qual requisitará, via Ordem de Serviço às respectivas gerências, os documentos e ações necessárias, visando à manutenção do regular funcionamento da Fundação. Art. 21 No Âmbito Federal, a FUNAPE, por ser uma instituição sem fins lucrativos, é considerada imune ao imposto sobre a renda em função de suas finalidades e objetivos estatutários, em função da prestação dos serviços colocados à disposição dos grupos de pessoas a que se destinam, ou seja, aos pesquisadores e professores das instituições de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica. Parágrafo Único. Visando garantir a condição da sua imunidade, a FUNAPE deverá manter registro da escrita contábil e fiscal da instituição, comprovando o cumprimento das exigências legais contidas na legislação e observar os requisitos necessários para gozo dessa imunidade, quais sejam: I somente remunerar seu dirigente pelos serviços prestados, desde que atue efetivamente na gestão executiva, respeitados como limites máximos os valores praticados pelo mercado na região correspondente à sua área de atuação, devendo seu valor ser fixado pelo órgão de deliberação superior da Fundação, registrado em Ata, com comunicação ao MPE; II aplicar integralmente seus recursos na manutenção e desenvolvimento dos seus objetivos sociais; III manter escrituração completa de suas receitas e despesas em livros revestidos das formalidades que assegurem a respectiva exatidão; 18

20 IV conservar em boa ordem, pelo prazo de cinco anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem de suas receitas e a efetivação de suas despesas, bem assim a realização de quaisquer outros atos ou operações que venham a modificar sua situação patrimonial; V apresentar, anualmente, Declaração de Rendimentos, em conformidade com o disposto em ato da Secretaria da Receita Federal; VI recolher os tributos retidos sobre os rendimentos por elas pagos ou creditados e a contribuição para a seguridade social relativa aos empregados, bem assim cumprir as obrigações acessórias daí decorrentes; VII assegurar a destinação de seu patrimônio a outra instituição que atenda às condições para gozo da imunidade, no caso de incorporação, fusão, cisão ou de encerramento de suas atividades, ou a órgão público; VIII outros requisitos, estabelecidos em lei específica, relacionados com o funcionamento das entidades sem fins lucrativos. Art. 22 Mesmo não tendo finalidade lucrativa, a Fundação está sujeita ao cumprimento das obrigações acessórias federais, pela entrega de declarações federais periódicas. Art. 23 No Âmbito Estadual a FUNAPE goza das prerrogativas, direitos e vantagens de utilidade pública, com base na Lei nº , de 31 de outubro de 2000, que atesta sua utilidade pública como entidade civil, de caráter científico e cultural, sem fins lucrativos, não estando, portanto, sujeita a retenção dos Impostos sobre a Circulação de Mercadorias ICMS. Art. 24 Mesmo sendo considerada como não contribuinte do ICMS, a FUNAPE deve manter a sua inscrição estadual visando dar maior agilidade no desembaraço alfandegário das importações e facilitar a transferência interestadual de bens entre locais em que há execução de projetos em rede, estando sujeita ao cumprimento das obrigações acessórias que consiste na apresentação dos livros fiscais de entrada e saída de mercadorias. Art. 25 No Âmbito Municipal a FUNAPE goza das prerrogativas, direitos e vantagens de utilidade pública, com base na Lei nº 6.676, de 28 de setembro de 1988, que atesta a utilidade pública como entidade civil de caráter científico e cultural, sem fins lucrativos, não estando, portanto, sujeita ao pagamento dos impostos dos serviços de qualquer natureza. Parágrafo Único. Conforme definido no código tributário municipal, a Fundação é substituta tributária na cidade de Goiânia, tendo, portanto, a obrigação legal de reter e recolher o ISSQN de todos os serviços tomados de terceiros, o qual deve ser declarado mensalmente na forma estabelecida em lei. 19

21 Art. 26 Para mantença da regularidade fiscal e dos registros obrigatórios da Fundação necessários ao seu pleno funcionamento, seus gestores devem acompanhar e avaliar periodicamente os resultados obtidos pelas equipes, visando garantir a eficiência da gestão institucional. Seção VI Do Código de Conduta, Valores e Crenças da FUNAPE Art. 27 As atividades da Fundação desenvolver-se-ão com base no Código de Conduta, Valores, Crenças e documentos de referência da gestão da FUNAPE: Estatuto, Regimento Interno e Regulamento de Gestão, bem como com os Princípios éticos estabelecidos na Lei nº , de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), a saber: I Princípio da Legalidade. Os gestores estarão, em toda atividade funcional à frente da Fundação, sujeitos aos mandamentos da lei e às exigências do bem comum, e deles não podem se afastar ou desviar, sob pena de praticarem ato inválido e exporem-se a responsabilidade disciplinar, civil e criminal, conforme o caso, não havendo espaço para liberdades e vontades particulares. II Princípio da Impessoalidade. Em sua atuação, os gestores não devem praticar atos visando aos interesses pessoais ou se subordinando à conveniência de qualquer indivíduo, mas, sim, direcionando a atender aos ditames legais e, essencialmente, aos interesses das apoiadas, impedindo formas de favorecimento ou promoção pessoal dos envolvidos pela execução dos projetos. III Princípio da Moralidade. Atribui aos gestores a obrigação de atuar com moral, ética, boa-fé e lealdade para com aqueles que com ela se relacionam juridicamente, aplicando regras de boa administração, com justiça e equidade para evitar atos que caracterizem improbidade administrativa. IV Princípio da Publicidade (requisito de eficácia dos atos administrativos para conferir maior credibilidade e servir como instrumento de controle interno e externo). Os gestores devem dar publicidade das atividades realizadas, tanto da gestão institucional, quanto dos convênios/contratos celebrados, ressalvado aqueles nos quais seja assegurado o sigilo, dando transparência da gestão e o controle social dos projetos geridos. V Princípio da Economicidade e Eficiência. As ações dos gestores devem pautar-se pela celeridade, eficácia, economicidade, efetividade e qualidade por ocasião da concretização da Missão da Fundação, combatendo o mau uso dos recursos, bem como a ausência de planejamento na gestão dos projetos, avaliando-se em face do recurso aplicado, sobre a obtenção do melhor resultado, fortalecendo, desta maneira, o controle de resultados. 1 Na aplicação deste princípio, os gestores devem observá-lo em dois quesitos: por ocasião da elaboração do planejamento anual Plano de Gestão, no qual se espera o melhor desempenho possível da FUNAPE para lograr os melhores resultados; e na 20

22 definição dos procedimentos quanto ao modo de organizar, estruturar, e executar os convênios e contratos, em observância das normas da instituição apoiada e das condições pactuadas no instrumento contratual. 2º Os gestores da Fundação devem zelar para que haja equilíbrio entre o interesse das partes envolvidas na gestão institucional, tanto da equipe interna implantando políticas de pessoal socializadas e a busca por uma convivência respeitosa, quanto dos parceiros e convenentes sendo objetivo, transparente e honesto, divulgando os resultados obtidos via relatórios gerenciais consistentes, visando garantir a credibilidade da Fundação e a confiança dos clientes a médio e longo prazo. Art. 28 O Documento de Referência da FUNAPE define a postura desejável a ser perseguida pelos colaboradores no desempenho de seus cargos e atribuições, e foi estabelecido com o objetivo de alcançar a qualidade e a busca da satisfação do cliente (externo e interno), conforme Figura 3. Figura 3 - Documento de Referência da FUNAPE Visão Tornar-se uma Fundação de Apoio de referência nacional, capaz de agregar parceiros pela sua organização estrutural e funcional, pela credibilidade e excelência administrativa. Valores Eficiência: Nossas ações são norteadas pela agilidade e resolutividade nas atividades de gestão. Respeito: Nossa conduta é pautada pela ética, integridade e pelo respeito às leis, indivíduos e às instituições. Comprometimento: Iniciativa, Dinamismo e Proatividade são características essenciais dos colaboradores. Transparência: É compromisso da equipe disponibilizar informações claras e confiáveis resguardando a confidencialidade das informações. Inovação: A atualização e a busca de novas ideias é uma constante para o alcance da melhoria dos processos de gestão. CAPÍTULO II - DO PLANEJAMENTO DA GESTÃO INSTIUCIONAL 21

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24 Capítulo ii Do planejamento da gestão instiucional Seção I Da Delegação de Competência às Unidades Administrativas Art. 29 Para cumprimento das disposições contidas no estatuto da FUNAPE em relação à Gestão Institucional a ser exercida pelos gestores que compõem os Órgãos Superiores (CD, CF e DIR), e conforme definido no Artigo 15 do Regimento Interno, mediante delegação de competência, as atribuições e responsabilidades quanto à execução de suas tarefas foram descentralizadas para as gerências, por área de especialidade, conforme segue: I gestão institucional (planejamento estratégico anual, regularidade dos registros e atestados e avaliação dos resultados), a cargo do Comitê Gestor (CG); II gestão administrativa (relações institucionais e políticas de apoio, funcionamento dos órgãos, controle de documentos e das políticas de pessoal), a cargo da Gerência Executiva (GEREX); III captação de recursos e gestão de projetos (Missão Institucional), a cargo da Gerência de Projetos (GEPRO); 23

25 IV gestão financeira e patrimonial (controle do patrimônio, das rendas e prestação de contas da FUNAPE), a cargo da Gerência de Contabilidade e finanças (GECOF); V gestão da tecnologia da informação (controle dos recursos tecnológicos), a cargo da Gerência de Tecnologia da Informação (GETI); VI controle interno das Atividades da Gestão Institucional, a cargo da Controladoria (GECON); e VII assistência jurídica em geral, a cargo da Assessoria Jurídica (AJUR). Art. 30 A atuação do gerente de área e do chefe de setor, responsáveis diretos pela execução das tarefas que lhe foram delegadas, deve ser pautada pela ética e comprometimento com a FUNAPE, bem como pelo rigor a ser aplicado no cumprimento dos prazos e normas legais, devendo prestar contas periodicamente aos gestores, via CG, sobre seus encargos, conferindo a continuidade administrativa e saúde financeira da Fundação, independente da alternância de seus gestores. 1º. A eficiência sobre a atuação de cada gerente será obtida a partir da análise do relatório de atividades anual elaborado ao final do exercício, por gerência, contendo todas as atividades desempenhadas no período de forma comparativa, metas programadas x metas alcançadas, tomando como base os parâmetros de regularidade estabelecidos, indicadores de desempenho contidos no Procedimento Passo a Passo (Ppp) e em vista do resultado de avaliações externas (órgãos de fiscalização e controle). 2º. Os gerentes de área devem zelar para que pendências ou não conformidades de exercício anterior, sob sua responsabilidade, deliberadas para saneamento pelos Órgãos Superiores da Fundação, ainda não atendidas, fiquem sem comprovação de atendimento ou regularização, devendo fazer prova da regularidade junto ao CG/ DIR na forma requerida. 3. Na gestão dos convênios e contratos, a equipe envolvida deve adotar as melhores práticas da gestão de projetos para mitigar riscos para a FUNAPE e garantir a execução do escopo contratado, portando-se com urbanidade, respeito e relação cordial para com os clientes (coordenadores de projetos, fornecedores de bens e serviços e equipe de apoio administrativo). 4. Deve-se dar transparência sobre a execução dos projetos mediante divulgação, em sítio próprio, das parcerias realizadas com órgãos públicos, dos relatórios de execução física e financeira, informações sobre relatórios técnicos e relatórios finais de avaliação das prestações de contas, atestando a regularidade da gestão dos Convênios/ Contratos, respeitadas as regras de confidencialidade. 5. Para alcançar Eficiência, Eficácia e Efetividade na Gestão Institucional e na Gestão do Portfólio de Projetos, o CG deverá apresentar à Diretoria Executiva, trimestralmente, ou a qualquer tempo caso seja solicitado, a evolução da execução

26 das metas do Plano de Gestão e Planos de Trabalho dos Projetos, e/ou tratamento aplicado para situação de risco, se houver, sendo: I Eficiência. Otimização dos recursos existentes, resolvendo as demandas de maneira adequada, solucionando os problemas, salvaguardando os recursos aplicados, cumprindo o pactuado e reduzindo os custos; II Eficácia. Atingimento dos objetivos propostos, fazendo as coisas certas (legais) produzindo alternativas criativas, maximizando a utilização dos recursos e obtendo resultados positivos; III Efetividade. Apresentar resultado ao longo do tempo, colaborando para que a Fundação se mantenha no ambiente e apresente resultados globais positivos ao longo do tempo. Art. 31 Os gestores da FUNAPE devem assegurar que a equipe responsável pela gestão institucional aplique os princípios éticos estabelecidos, dê ampla divulgação e transparência às ações, notadamente em relação aos contratos públicos celebrados, e dê ampla divulgação e transparência ao resultado obtido na avaliação da gestão pelos órgãos de controle externos, sendo considerada falta grave, com imputação de responsabilidade para quem lhe der causa, a inobservância do que se segue: I Negligência com a execução de metas/atividades sob sua responsabilidade, estabelecidas no Plano de Gestão e atribuições de sua competência definidas no Regimento Interno da Fundação; II Manipulação de dados e informações em desrespeito às normas e procedimentos internos, no exercício do cargo para benefício próprio ou de terceiros, que causem prejuízos para a FUNAPE; III Início da execução de qualquer projeto sem a devida regularização dos instrumentos contratuais e executar o Plano de Trabalho (PTr) em desacordo com o aprovado, uma vez que qualquer alteração no PTr só poderá ser aplicada após autorização formal da Instituição Convenente/Contratante; IV Autorização de realização de despesas fora do período de vigência do Convenio/Contrato e atrasar, injustificadamente, o atendimento de diligências, envio de relatórios e prestações de contas; V Falta de comprovação do devido valhacouto pelos órgãos competentes das instituições apoiadas quanto ao registro e aprovação do projeto em seu âmbito. Art. 32 As gerências constituídas formam o Comitê Gestor (CG) da Fundação, cujas atribuições visam assegurar o desenvolvimento harmônico dos planos e programas institucionais estabelecidos pelos órgãos da Fundação, mediante avaliação periódica e controle pelos gestores, comprometendo-se com a eficiência e eficácia de seus resultados, em todos os assuntos de responsabilidade dos órgãos superiores. 25

27 1º O zelo a ser praticado pelo Comitê Gestor visa a garantir que todas as estratégias da Governança Corporativa da FUNAPE contidas no Regulamento de Gestão e no Plano de Gestão Institucional, possam ser executadas dentro da legalidade, nos prazos e na forma programada, traduzindo-se em resultados concretos que impulsionam a FUNAPE rumo à sua Visão, que é ser uma fundação de apoio de referência nacional. 2º Para a mantença da regularidade da FUNAPE, os gerentes devem empreender ações de planejamento, execução e controle interno, bem como indicar a estrutura de funcionamento ideal em relação a recursos humanos e materiais, com o objetivo de subsidiar os gestores na tomada de decisões e garantir a eficiência da gestão, a qual será comprovada mediante aprovação das contas anuais e a sua sustentabilidade no mercado no qual está inserida, visando: I Manter a regularidade institucional da FUNAPE na condição de Fundação de Apoio; II Zelar pelo cumprimento do Programa de Compliance nas atividades realizadas pela Fundação, de acordo com os Documentos de Referência da Gestão, o Código de Conduta, Valores e Crenças da FUNAPE; III Realizar e executar o Planejamento Estratégico Anual da Fundação avaliar os resultados e reconduzir, realinhando as expectativas, se necessário; e IV Manter a eficiência e eficácia na aplicação dos recursos e gestão do portfólio de projetos. Art. 33 O CG reunir-se-á preferencialmente na semana que antecede às reuniões dos órgãos superiores (CD e CF) para discussão e elaboração da pauta das reuniões, para emissão de parecer sobre assuntos que necessitem de apreciação e aprovação por parte da Diretoria e dos Conselhos, e/ou para deliberar sobre assuntos de interesse da própria gerência. 1 A pauta das reuniões do CG será planejada de acordo com a demanda de assuntos apresentados no decorrer do período, por cada gerência ou pelos órgãos da Fundação, devendo todos os assuntos ser deliberados dentro do prazo regulamentar e em estrita observância às normas internas. 2 As decisões do CG serão tomadas pela maioria simples de votos e, após aprovadas pela Diretoria Executiva, serão encaminhadas às equipes responsáveis pelo atendimento, aplicação e/ou observância, via Ordem de Serviço (O.S.) ou por meio das súmulas das reuniões. 3 O assunto encaminhado somente será acolhido em se tratando de assunto novo que carece de parecer do CG, sendo verificado ainda, antes da sua submissão, se os assuntos a serem deliberados são pertinentes, se enquadram nos objetivos e finalidades estatutárias e se são de interesse da Fundação. 26

28 Art. 34 Os assuntos deliberados no CG (arquivo físico e eletrônico) terão acesso compartilhado por toda a equipe de liderança, devendo ser entregue aos membros do CG cópia da súmula das reuniões contendo os assuntos discutidos e aprovados pela DIR no prazo de 3 (três) dias úteis após a reunião, para que o gerente possa executar as tarefas de sua competência e responsabilidade. Parágrafo Único. Caso a execução das tarefas envolver mais de uma unidade/setor/ serviço, emitir O.S. indicando, aos responsáveis pelo atendimento, quais providências e prazo terão, sendo imputada falta grave ao colaborador que não atender e/ou não se manifestar sobre o requerido no prazo estipulado. Art. 35 Ao gerente de área cabe a tarefa e o compromisso de divulgar, às equipes lideradas e que compõem à respectiva Gerência, todas as decisões dos Órgãos Superiores e do CG, relativas aos assuntos deliberados, bem como de proceder a comprovação das correções e/ou saneamento de não conformidades, caso existam, comprometendo-se com a qualidade dos serviços prestados pela FUNAPE. Art. 36 O controle sobre o atendimento das ações requeridas pelos Órgãos Superiores ou pelo CG será realizado pela gerência executiva, a qual prestará contas, periodicamente, sobre o andamento dos assuntos diligenciados que são de interesse da Fundação e/ou dos colaboradores. Art. 37 O estabelecimento ou alteração das normas e procedimentos internos poderão ser propostas por qualquer gerente para discussão no CG e deliberação por parte dos órgãos superiores, desde que o faça mediante apresentação de parecer técnico e comprovação pelo proponente dos fundamentos legais e causais sobre os assuntos a serem submetidos. Art. 38 Além das atribuições regimentais, o CG deverá analisar todos os assuntos demandados pelos órgãos superiores, pelas gerências/chefias de setor, sendo de força cogente manifestar e emitir parecer sobre o seguinte: I alteração do Estatuto, Regimento Interno, Regulamento de Gestão, Código de Conduta e Procedimento passo a passo; II construção e execução do Plano Anual de Gestão Institucional da FUNAPE; III criação de filiais e autorização de apoio a outras IFES e ICTs; IV proposição e linhas de defesa em ações judiciais, regularidade dos registros e atestados; V celebração de contratos e convênios de risco, antes da submissão ao CD; VI políticas de pessoal, alteração no Quadro de Empregos e Salários (QES), desempenho individual e das equipes; 27

29 VII ações e estratégias na área da comunicação e divulgação institucional, bem como sobre o teor de matérias para a imprensa jornalística e televisiva; VIII indicação de comissões e nomeação de representação nos órgãos externos; IX sistemas de gestão utilizados (atestando se atendem de forma satisfatória); X alterações e ajustes no plano de ação para o alcance das metas propostas; XI atendimento de não conformidades oriundas de auditorias externas e internas; XII indicação de comissões em processo seletivo (compras e recrutamento de pessoal) para o atendimento de não conformidades; XIII outras demandas intempestivas e extemporâneas de interesse da Fundação. Seção II Do Planejamento e Estratégias da Gestão Art. 39 Para a realização da Gestão da Fundação, o Comitê Gestor deverá elaborar anualmente o planejamento estratégico da FUNAPE, o qual será utilizado como ferramenta de avaliação do desempenho institucional, obedecendo as seguintes etapas: I planejamento levantamento de sugestões, apresentação de metas e planos anuais; II descentralização distribuição das atividades por gerência/setor; III coordenação CG, responsável por acompanhar a execução junto com as equipes; e IV controle CG indicar, reconduzir e realinhar posições visando o alcance do planejado. Art. 40 O planejamento estratégico da FUNAPE deve ser realizado em estrita observância com a legislação aplicável às Fundações de Apoio, com o Estatuto, Regimento Interno e este Regulamento de Gestão, de forma que contemple todas as metas e atividades para o período, permitindo que, ao final, os resultados obtidos possam servir para promover a melhoria contínua dos processos. 1º No planejamento anual, os gerentes proporão, via CG, os planos e programas, as metas e atividades para o alcance dos objetivos e finalidades estatutárias, necessárias à manutenção da condição de fundação de apoio às IFES, ICTs e demais apoiadas, para gestão dos projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e de inovação tecnológica. 2º No planejamento, as metas/atividades da gestão devem ser elencadas de forma sistematizada e articulada com a Missão e Visão da FUNAPE, e indicar a filosofia de trabalho e quais diretrizes orientam a atuação, de forma a assegurar a eficácia dos 28

30 atos praticados pelos gestores e promover, de forma eficiente, o alcance dos seguintes resultados: I atuação institucional fortalecer a Missão e harmonização das relações com as IFES, ICTs e demais apoiadas; II eficiência operacional garantir a agilidade no trâmite dos processos e eficiência nas decisões administrativas, perseguindo a Visão; III controle orçamentário assegurar que os recursos orçamentários sejam compatíveis e suficientes à manutenção dos custos operacionais da Fundação e formação de reserva obrigatória; IV gestão de pessoas aplicar políticas de pessoal socializadas, motivando os colaboradores a se comprometerem com a estratégia organizacional, com o Código de Conduta, Princípios Éticos e Valores da FUNAPE; V infraestrutura e tecnologia garantir sistemas apropriados e essenciais de tecnologia da informação para execução das atividades da Fundação; e, VI propor plano de auditoria interna para melhoria dos processos de gestão, em vista de não conformidades detectadas; Art. 41 O planejamento anual deverá conter indicadores de desempenho, bem como o resultado esperado para cada meta estabelecida, e percorrer, durante sua execução, as quatro etapas de desenvolvimento, compreendidas e representadas no Ciclo Vital Anual da FUNAPE conforme mostrado na Figura 4. Figura 4 - Ciclo Vital da FUNAPE 29

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