ORIENTAÇÃO BÁSICA PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DAS ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR

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1 MINISTÉRIO PÚBLICO DE PERNAMBUCO Procuradoria Geral de Justiça Secretaria Geral do Ministério Público Coordenadoria Ministerial de Apoio Técnico e Infraestrutura Gerência Ministerial de Contabilidade ORIENTAÇÃO BÁSICA PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DAS ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR 2ª Edição

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3 Apresentação O Ministério Público é instituição permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis. Apresentamos a seguir algumas orientações básicas para a PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR, no intuito de zelar preventivamente pela correta aplicação dos recursos públicos, e, com o objetivo de possibilitar às Entidades sem Fins Lucrativos a elaboração de Prestações de Contas de recursos recebidos por Órgãos Públicos. 3

4 O Terceiro Setor O Terceiro Setor compreende um conjunto de entidades privadas sem fins lucrativos que realizam atividades complementares às públicas, visando contribuir com a sociedade na solução de problemas sociais e em prol do bem comum. No Brasil, a denominação Terceiro Setor é utilizada para identificar as atividades da sociedade civil que não se enquadram na categoria das atividades estatais, tais como: Organizações não Governamentais (ONG), Organizações Sociais (OS), Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP). 4

5 Prestação de contas Todas as entidades privadas sem fins lucrativos que assinarem convênios ou Termo de Parceria com órgãos públicos para executarem políticas públicas, devem observar atentamente estas orientações. Uma prestação de contas é o resultado de como o recurso foi aplicado, pois se o dinheiro foi utilizado respeitando-se o que está escrito no Termo do Convênio e na Legislação, com certeza os responsáveis não terão dificuldades em terem suas contas aprovadas pelo Ministério Público. Fazer prestação de contas é provar com documentos onde foi gasto o dinheiro do Convênio. Por isso, é muito importante ficar atento desde o recebimento dos recursos até o momento em que a prestação de contas seja entregue e aprovada. 5

6 Aprendendo a prestar contas Os documentos que compõem a Prestação de contas são exigidos pelos Órgãos Públicos interessados, de acordo com seus atos normativos, no entanto, o responsável pela elaboração da Prestação de Contas deve observar quais as exigências de cada Órgão. Portanto, para prestar contas ao Ministério Público de Pernambuco as Entidades deverão encaminhar os seguintes documentos: Cópia do Estatuto e das Atas da entidade; Comprovante de inscrição da Pessoa Jurídica junto à Receita Federal; Cópias de Convênios ou Termos de Parceria celebrados, com os respectivos Planos de Trabalho; Cópias dos extratos bancários da conta corrente específica pelo qual foram movimentados os recursos recebidos juntamente com a conciliação bancária no exercício; Cópias Notas de Empenho e/ou Subempenho dos recursos recebidos no exercício; Cópias das Notas Fiscais, Cupons Fiscais e Recibos correspondentes as despesas realizadas com o Convênio ou Termo de Parceria; Cópias da Folha de Pagamento (emissão obrigatória para fins de fiscalização trabalhista e previdenciária) e recibos de pagamento de salários, quando houver relação trabalhista; 6

7 Cópias dos comprovantes de recolhimento de impostos (guias de recolhimento): ISS, INSS, IRRF, FGTS, conforme o caso; Cópias de Recibos e Notas Fiscais referentes às despesas efetuadas relacionadas aos serviços voluntários; Cópias das escriturações contábeis devidas de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas as Entidades sem Fins Lucrativos do Conselho Federal Contabilidade; A Entidade deverá anexar à Prestação de contas Demonstrativo de Pagamentos relativo a cada parcela recebida do Convênio celebrado, conforme modelo a seguir. MODELO DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTOS Nº do Convênio Valor do Convênio Nº da Parcela Valor da Parcela Data da Liberação Comprovante de Despesas Data Credor Nota Fiscal/Cupom Fiscal /Recibo Nº Nº do Cheque Valor TOTAL Local/UF, de de 20. Presidente da Entidade 7

8 Procedimentos para a entidade seguir na execução do convênio: As entidades devem executar as ações em conformidade com o disposto no Convênio ou Termo de Parceria e no Plano de Trabalho aprovado, não se desviando da finalidade original do acordo entre as partes; Devem realizar a movimentação dos recursos recebidos do ente público em conta bancária específica para o Convênio ou Termo de Parceria; Caso os recursos não sejam imediatamente utilizados na finalidade a que se destinam e a previsão de seu uso seja em período igual ou superior a um mês, deverá a Entidade aplicar os recursos em caderneta de poupança, fundo de aplicação financeira de curto prazo, entre outros, devendo utilizar os rendimentos provenientes da aplicação financeira exclusivamente no objeto do Convênio ou do Termo de Parceria; Observar as disposições contidas na Lei 8.666/93 (Lei de Licitações e Contratos); 8 Sempre solicitar, no mínimo, 03 (três) propostas de preços (elaborar mapa comparativo) para realizar suas compras de forma a assegurar a obtenção do menor preço;

9 Procedimentos para a entidade seguir na execução do convênio: Não admitir práticas atentatórias aos princípios fundamentais da Administração Pública (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade, Eficiência, Probidade Administrativa e Transparência), nas contratações e demais atos praticados, sob pena de suspensão das parcelas; Todos os valores a débito na conta corrente devem corresponder a um comprovante de despesa (nota fiscal e/ou cupom fiscal) de igual valor; As despesas serão comprovadas mediante documentos fiscais, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do convenente devidamente identificado com referência ao título e número do convênio. 9

10 Não é permitido: Realizar saques para pagamentos em espécie; Realizar despesas fora do prazo de vigência do Convênio ou do Termo de Parceria, bem como realizar pagamentos antecipados; Realizar depósitos ou pagamentos na conta corrente específica do Convênio ou Termo de Parceria que não tenham haver com o objeto acordado entre as partes. 10

11 Procedimentos para a entidade seguir quando efetuar os pagamentos das compras ou dos serviços: PRESTE MUITA ATENÇÃO! Exigir Nota Fiscal de qualquer material adquirido ou serviço executado; Quando houver Prestação de Serviço a Entidade deverá verificar as situações de retenção e recolhimento do ISS, de acordo com o Código Tributário Municipal vigente; 11

12 Procedimentos para a entidade seguir quando efetuar os pagamentos das compras ou dos serviços: A Nota Fiscal deve estar legível e não pode conter erros nem rasuras e deve ser observado o seguinte: 12 A Nota Fiscal deve ter a data do dia da compra e o selo fiscal; A entidade deve atestar na Nota Fiscal com carimbo ou escrevendo, o recebimento do material colocando a data e assinando; O pagamento deve ser feito através de cheque nominal; Observar o prazo de validade da nota fiscal que está sendo emitida. Nota fiscal com data vencida, não tem validade e é inidônea;

13 Procedimentos para a entidade seguir quando houver serviço voluntário: PRESTE ATENÇÃO! O serviço voluntário de acordo com a Lei do Voluntariado (Lei nº 9.608/98) é a atividade não remunerada, prestada por pessoa física a entidade pública de qualquer natureza, ou a instituição privada de fins não lucrativos, que tenha objetivos cívicos, culturais, educacionais, científicos, recreativos ou de assistência social, inclusive mutualidade; As atividades desenvolvidas pelos voluntários são espontâneas e não remuneradas, portanto, não gera vínculo empregatício, nem obrigação de natureza trabalhista, previdenciária ou afim, desde que assim seja tratado; 13

14 Procedimentos para a entidade seguir quando houver serviço voluntário: O Voluntário somente poderá iniciar suas atividades na entidade após a assinatura do Termo de Adesão ao Serviço Voluntário TASV, devendo nele constar o objeto e as condições em que deve prestar o serviço voluntário; O prestador do serviço voluntário poderá ser ressarcido pelas despesas que realizar no desempenho das atividades voluntárias, mediante comprovação através de Notas Fiscais, Cupons Fiscais e Recibos. As despesas a serem ressarcidas deverão estar expressamente autorizadas pela entidade no Termo de Adesão; O Termo de Adesão ao Serviço Voluntário deverá elencar de forma detalhada as despesas (alimentação, transporte, etc.) que justifiquem o recebimento de ajuda de custo, conforme modelo. 14

15 Modelo Termo de Adesão Termo de Adesão ao Serviço Voluntário,,,, Nome do(a) Voluntário(a) (Nacionalidade) (Estado Civil) (Profissão) portador da RG nº e do CPF nº, residente e domiciliado(a) na,,, / (Rua/Avenida) (nº) (Bairro) (Cidade) (UF) doravante chamado de VOLUNTÁRIO e a ASSOCIAÇÃO, CNPJ nº, situada na (Rua/Avenida), nº, Bairro na Cidade de /UF, doravante chamada de organização, nos termos da Lei nº 9.608, de 18 de fevereiro de 1998 (Lei do Voluntariado), resolvem firmar o presente TERMO DE ADESÃO, com as seguintes cláusulas e condições: 1ª) O objeto da prestação do serviço voluntário é o(a) (especificar com clareza), na área de, nas dependências da organização, que funciona no mesmo endereço dela, por horas diárias (semanais ou mensais), no período de a, no turno da (manhã, tarde ou noite) entre e horas, conforme for estabelecido pela administração da entidade, dentro da capacitação do voluntário; 2ª) O voluntário está ciente que a prestação de serviços ora proposta não gera vínculo empregatício, nem obrigação de natureza trabalhista, previdenciária ou afim; 3ª) Eventuais despesas do voluntário com alimentação, transporte, etc, decorrentes da prestação do serviço voluntário, serão ressarcidas pela entidade, mediante comprovação de tais gastos e expressa autorização do presidente da instituição beneficiária; Despesas autorizadas pela Entidade: DESPESAS Transporte Alimentação TOTAL VALOR DIÁRIO (R$) 4ª) O presente termo vigorará por um ano, podendo qualquer das partes rescindilo a qualquer tempo, sem qualquer ônus e independentemente de prévia comunicação. /, de de 20. (Local) (UF) (dia) (mês) (ano) Assinatura do(a) Voluntário(a) Assinatura do(a) Presidente da Entidade Testemunha Identidade nº 15

16 SICAP Sistema de Cadastro e Prestação de Contas A FIPE (Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas USP) diante da necessidade de fomentar a pesquisa e estudar os aspectos sócio-econômicos das instituições sem fins lucrativos e contribuir para o fortalecimento do Terceiro Setor criou no ano 2000 o Centro de Estudos de Fundações e Entidades de Interesse Social CEFEIS que desenvolveu o Sistema de Cadastro e Prestação de Contas SICAP; O SICAP - É o instrumento de coleta de dados e informações, desenvolvido pelo CEFEIS e utilizado por diversos Ministérios Públicos estaduais, no velamento das fundações, conforme dispositivo legal previsto no Art. 66 do Código Civil brasileiro. Devem prestar contas ao Ministério Público, através do programa SICAP, as instituições privadas, classificadas juridicamente como fundações de direito privado e são, ainda, passíveis de prestarem contas ao Ministério Público as Associações e outras entidades de interesse social; 16

17 A Entidade deverá utilizar o SICAP Coletor para prestar contas ao Ministério Público do Estado, quando houver Recomendação da Promotoria de Justiça do município onde estiver sediada; Vantagens na utilização do SICAP: Padroniza as prestações de contas; Facilita o preenchimento das prestações de contas; Aumenta a rapidez com que a prestação de contas circula entre a Instituição e o Ministério Público; Colabora na organização das informações da Instituição (contábeis, controle de empregados e voluntariado, relatório de atividades, documentação, entre outros); Recupera parte das informações do ano anterior; Facilita a prestação de contas dos anos seguintes. Para obter o Programa do SICAP Coletor basta acessar a página e instalar no computador da entidade. 17

18 Fundamentação legal Constituição Federal de 1988 Art.70, parágrafo único - Art.150, VI, b e c, 4º - Art. 195, 7º - Art. 199, 1º - Art. 203, I a V - Art Art Art. 227, 1º; Constituição do Estado de Pernambuco Art.29, 1º e 2º - Art. 30, II, VIII Art. 31, II Art. 107, VI, b e c, 3º - Art. 174, 1º e 2º - Art. 175, I a V; Código Civil Brasileiro (Lei nº /02) Art Artigo 53 a 69, com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes Art ; Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/66) Art. 9º, IV, c - Artigos 14 com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes; Código Tributário do Município; Lei Federal nº 9.790/99 (Lei das Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público OSCIP); Lei Estadual nº /00 (Lei das Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público OSCIP); Lei nº 9.637/98 (Qualificação de entidades como organizações sociais); Lei nº 9.532/97 (Legislação Tributária Federal COFINS E CSLL) Art. 12, 13, 14 e 15 com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes; Lei nº /02 (PIS / PASEP) Art. 34; Lei nº /98 (Legislação Tributária Federal) Art. 10, Art. 30 com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes; 18

19 Lei nº 8.212/91 e alterações (Plano de Custeio da Seguridade Social) Art. 12, I, a, g, V, h Art. 15, I, parágrafo único Art. 22; Lei nº 8.666/93 (Lei de Licitação e Contratos); Lei nº 9.608/98 (Dispõe sobre o Serviço Voluntário); Lei Complementar nº 116/03 (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) Art. 1º - Art. 3º, I Art. 6º e 7º com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes; Lei nº 8.429/92 (Lei de Improbidade Administrativa); Lei nº /09 (Certificação das entidades beneficentes de assistência social e procedimentos de isenção de contribuições para a seguridade social); Resolução nº 020/05 do Tribunal de Contas de Pernambuco; Decreto nº 3.000/99 (Regulamento do Imposto de Renda) Art. 169 a 174 com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes; Decreto nº 4.524/02 (Regulamenta Contribuição PIS/PASEP e a COFINS) Art. 9º - Art. 46 com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes; Decreto nº 3.048, de 6 de maio de 1999 (Regulamento da Previdência Social) Art. 216, I, 26; Normas Brasileiras de Contabilidade do Conselho Federal de Contabilidade (NBC T NBC T 10.19) no que couber utiliza-se as NBC T NBC T NBC T e NBC T

20 Elaborado pela CMATI Coordenadoria Ministerial de Apoio Técnico e Infraestrutura GMC Gerência Ministerial de Contabilidade Equipe: Leonardo Lúcio de Menezes (Coordenador da CMATI) Maria Claudia M. Malheiros de Sá (Gerente da GMC) Dilma Maria Ferreira Gidelson Manoel dos Santos Humberto Bezerra Soares Filho Kátia Pereira da Silva Luiz Felipe Maia Ávila