Formação contínua de docentes e gestores escolares. Aviso n.º POCH Execução das operações. 11 e 12 de janeiro de 2018

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1 Formação contínua de docentes e gestores escolares Aviso n.º POCH Execução das operações 11 e 12 de janeiro de 2018

2 Introdução Formação contínua de docentes e gestores escolares Candidatura Execução Resultado POCH 2 Foco

3 Introdução Regimes de financiamento aplicáveis Subvenção não reembolsável, através das modalidades de reembolso de custos elegíveis efetivamente incorridos e pagos Custos Reais Regime de custos simplificados Reduzida Dimensão (inferior a ,00 ) POCH 3

4 Introdução Regime de financiamento No caso do regime de custos efetivamente incorridos e pagos, Os pedidos de reembolso são efetuados com uma periodicidade mínima bimestral, devendo o beneficiário submeter eletronicamente, no sistema de informação, os dados físicos e financeiros requeridos. ALERTA Caso as ações de 2018 já tenham iniciado/reiniciado, estão reunidas as condições para solicitar adiantamento 2018 POCH 4

5 Introdução Regime de financiamento Reembolso Intermédio - tratando-se de candidaturas plurianuais, o beneficiário fica obrigado a submeter eletronicamente, até 15 de fevereiro de cada ano, a informação anual da execução física e financeira, reportada a 31 de dezembro do ano anterior, ao abrigo do disposto na alínea b) do n.º 7 do artigo 25.º do DL nº 159/2014, de 27/10. Amostragem - Em cada reembolso são verificados 30 documentos de forma aleatória e em cada reembolso intermédio ou PPS são verificados, ainda, fisicamente 5 formandos, (ficha de inscrição (N CC, data de nascimento, nacionalidade, morada, habilitações literária e frequência do plano curricular). Dado tratar-se de uma operação em regime de custos reais, serão verificados todos os contratos acima dos limiares e 30 contratos abaixo dos limiares ou o censo, caso não existam (amostra complementar) O beneficiário tem direito ao reembolso das despesas, desde que a soma do adiantamento e dos pagamentos intermédios de reembolso não exceda os 85% do montante total aprovado para o ano. Em sede de análise dos pedidos de pagamento de reembolso e saldo é avaliada a elegibilidade e conformidade das despesas apresentadas pelo beneficiário, podendo em saldo final ser revisto o custo total aprovado em candidatura, em função do grau de execução da operação, bem como dos resultados contratualizados. POCH 5

6 Introdução Regime de financiamento de Reduzida Dimensão Nas operações de reduzida dimensão, a entidade beneficiária tem direito a um único adiantamento, no valor de 15% do montante total do financiamento público. Assim, no desenvolvimento desta modalidade, não há lugar à apresentação dos pedidos de reembolso durante a execução da operação, dado que os pagamentos apenas podem ser efetuados em função da verificação do cumprimento dos resultados contratualizados, após a conclusão física da operação. O financiamento da operação depende da concretização dos objetivos contratualizados, sendo que se aplicará um corte financeiro proporcional ao incumprimento de até 15% das metas contratualizados (média dos indicadores de realização e de resultado) ou 25% nos territórios de baixa densidade. Para margens de incumprimento superiores àquelas referidas o corte é integral, conduzindo assim à revogação da operação. POCH 6

7 Introdução Obrigações dos beneficiários Executar as operações nos termos e condições aprovados Permitir o acesso aos locais de realização das operações e àqueles onde se encontrem os elementos e documentos necessários ao acompanhamento e controlo do projeto aprovado Conservar os documentos relativos à realização da operação, sob a forma de documentos originais ou de cópias autenticadas, em suporte digital, quando legalmente admissível, ou em papel, durante o prazo de três anos, a contar da data do encerramento ou da aceitação da Comissão Europeia sobre a declaração de encerramento do POCH Proceder à publicitação dos apoios, em conformidade com o disposto na legislação europeia e nacional aplicável Manter as condições legais necessárias ao exercício da atividade Repor os montantes indevidamente recebidos e cumprir as sanções administrativas aplicadas POCH 7

8 Introdução Obrigações dos beneficiários Manter a sua situação tributária e contributiva regularizada perante, respetivamente, a administração fiscal e a segurança social, a qual é aferida até ao momento de assinatura do termo de aceitação ou de outorga do contrato, bem como na altura do pagamento dos apoios Ter um sistema de contabilidade organizada ou simplificada, de acordo com o legalmente exigido Dispor de um processo relativo à operação, preferencialmente em suporte digital, com toda a documentação relacionada com a mesma devidamente organizada, incluindo o suporte de um sistema de contabilidade para todas as transações referentes à operação Assegurar o fornecimento de elementos necessários às atividades de monitorização e de avaliação das operações e participar em processos de inquirição relacionados com as mesmas Adotar comportamentos que respeitem os princípios da transparência, da concorrência e da boa gestão dos dinheiros públicos, de modo a prevenir situações suscetíveis de configurar conflito de interesses, designadamente nas relações estabelecidas entre os beneficiários e os seus fornecedores ou prestadores de serviços. POCH 8

9 Introdução Período de elegibilidade da despesa Nos termos do Artigo 10.º da Portaria n.º 60-A/2015, 2 de março, o período de elegibilidade da despesa da operação cofinanciada pelo FSE está compreendido entre os 60 dias úteis anteriores à data da apresentação da candidatura e os 45 dias úteis subsequentes à data de conclusão da operação que constituem a data limite para a apresentação do saldo final, em conformidade com a alínea d) do n.º 7 do artigo 25.º do mesmo diploma. Nos concursos publicados até 31 de dezembro de 2017, o período de elegibilidade inicial de 60 dias úteis previsto no n.º 1 do artigo 10.º do Regulamento que Estabelece Normas Comuns sobre o Fundo Social Europeu, aprovado em anexo à Portaria n.º 60 -A/2015, de 2 de março, alterada pelas Portarias nº 242/2015, de 13 de agosto, e 122/2016, de 4 de maio, pode ser contado a partir da data de início da primeira ação que integre a operação a apoiar, quando aquela ocorra antes de apresentada a correspondente candidatura e desde que a operação não se encontre concluída à data de submissão. POCH 9

10 Resultado Dimensões da execução da operação Orientação para resultados Conformidade da despesa Financeira Execução Conformidade da contratação pública Física Dossier técnico pedagógico POCH 10

11 Execução Conformidade da despesa Nos termos do Artigo 11.º da Portaria n.º 60-A/2015, 2 de março, no regime de custos reais de uma operação, consideram-se custos elegíveis os que cumpram, cumulativamente, os seguintes requisitos: a) Sejam suscetíveis de financiamento nos termos da legislação comunitária e nacional relativa ao FSE, atenta a sua natureza e limites máximos; b) Sejam efetivamente incorridos e pagos pelos beneficiários para a execução das ações que integram a candidatura aprovada pela autoridade de gestão e para os quais haja relevância contabilística e evidência fáctica dos respetivos bens e serviços; c) Cumpram com os princípios da economia, eficiência e eficácia e da relação custo/benefício; d) Sejam incorridos e pagos no período de elegibilidade. POCH 11

12 Execução Conformidade da despesa Rubrica 6 Encargos diretos com a preparação, desenvolvimento, acompanhamento e avaliação da operação Rubrica 1 Encargos com destinatários Rubrica 2 Encargos com formadores e consultores POCH 12

13 Execução Encargos com os destinatários Sub-rubrica 1.2 Encargos com os ativos em formação Os encargos com ativos empregados em formação durante o período normal de trabalho, calculados de acordo com as regras definidas na alínea f) do n.º 1 do artigo 13.º da Portaria n.º 60-A/2015, de 2 de março, são elegíveis na sua totalidade, sendo contabilizados a título de CPN, tendo em conta o disposto no artigo 20º da Portaria n.º 60-A/2015, de 2 de março na sua atual redação. Apuramento do custo hora formando Imputado numa base mensal por formando RBM X m 48 (semanas) X n RBM X M = Vencimento com redução remuneratória X 14 meses X 1,2375 (CGA ou SS) + 11 meses X 22 dias X SA em vigor N = 35 Horas / semanais Justificado por mapa mensal com apuramento dos cálculos, suportado pelos recibos de vencimento e pela assiduidade mensal de cada formando POCH 13

14 Execução Encargos com os destinatários PAGAMENTOS A FORMANDOS Requisitos obrigatórios Mensal Transferência bancária Conta em nome do formando Outra forma de pagamento, apenas com autorização do POCH POCH 14

15 Execução Encargos com os destinatários Subrubrica 1.4 Encargos com a alimentação Em conformidade com a alínea i) do n.º 1 do artigo 13.º da Portaria n.º 60-A/2015, 2 de março, são elegíveis encargos com a alimentação, em montante equivalente ao atribuído aos trabalhadores com vínculo de trabalho em funções públicas, nos dias em que a formação seja igual ou superior a 3 horas e decorra fora do período normal de trabalho (pós-laboral) As entidades beneficiárias deverão gerir a atribuição do subsídio de alimentação verificando a carga horária diária assistida pelo formando, fora do horário laboral, e procedendo ao pagamento mensal desses apoios. A imputação deverá ser realizada numa base mensal por formando. Aconselha-se a criação de um mapa mensal para acompanhar a atribuição destes subsídios com inclusão do número de dias com > 3 horas e o valor a pagar ao formando (colocar os formandos em linha e os dias de formação em coluna por forma a validar o processamento do subsídio de refeição) perante a necessidade de evidência da frequência das três horas de formação. O suporte da despesa deverá incluir a nota de processamento (documento de despesa) acompanhada da respetiva transferência bancária (documento de quitação) POCH 15

16 Execução Encargos com os destinatários Sub-rubrica 1.5 Encargos com transportes Em conformidade com a alínea g) do n.º 1 do artigo 13.º da Portaria n.º 60-A/2015, 2 de março, são elegíveis encargos com transporte em montante equivalente ao custo da viagens realizadas em transporte coletivo mediante a apresentação do comprovativo de despesa (fatura) e quitação (transferência/recibo) Quando não existir transporte coletivo (compatível com o horário de formação), devidamente comprovado (declaração da Junta de Freguesia), é aceite um subsídio de transporte até ao limite mensal de 15% do IAS (421,32 *15%), correspondente aos dias de formação e desde que o formando não aufira subsídio de alojamento. Deste modo, o suporte documental da despesa deverá ser o boletim itinerário, processado nos termos legais aplicáveis, acompanhado do comprovativo de pagamento (transferência bancária). Nota Domicílio necessário = localidade onde o funcionário presta serviço POCH 16

17 Execução Encargos com os destinatários Sub-rubrica 1.6 Encargos com alojamento Em conformidade com a alínea l) do n.º 1 do artigo 13.º da Portaria n.º 60-A/2015, 2 de março, são elegíveis encargos com alojamento até ao limite mensal de 30% do IAS (421,32 *30%), quando a localidade da formação dista a 50KM ou mais do local de residência do formando (onde exerce a sua atividade profissional) ou quando não existir transporte compatível com o horário da formação (atestado pela junta de freguesia). Esta elegibilidade é proporcional ao número de dias de formação de determinado mês. Assim, numa formação de 10 dias, no mês em causa, o formando terá direito a receber 57,50 (126,40/22 dias = 5,75 X 10 dias). POCH 17

18 Execução Encargos com os Formadores Sub-rubrica 2.1 Formadores Internos As despesas imputadas à operação com remuneração dos formadores não pode ultrapassar os limites fixados para os formadores externos, nos termos previstos no artigo 14.º da Portaria n.º 60-A/2015, de 2 de março, na sua atual redação, salvo se as respetivas remunerações se encontrarem fixadas por lei, por instrumento de regulamentação coletiva de trabalho ou por referência a esse sendo calculado de acordo com a fórmula apresentada: RBM X m 48 (semanas) X n POCH 18

19 Execução Encargos com os Formadores Subrubrica 2.1 Formadores Externos O custo horário máximo, ao qual acresce IVA sempre que este seja devido e não dedutível, é determinado em função dos valores padrão e dos níveis de qualificação das ações de formação: Nível /hora + IVA Nível $/hora + IVA No caso dos CFAE os formadores com vínculo ao Ministério da Educação só podem ser considerados formadores externos se exercerem a atividade de formador em regime de acumulação de funções nos termos legalmente previstos e cujo documento de suporte de despesa seja a fatura/recibo, recibo verde ou ato isolado. POCH 19

20 Execução Encargos com os Formadores Sub-rubrica 2.4 Outros encargos As despesas com alojamento, alimentação e transporte, quando a elas houver lugar, incluindo as ajudas de custo, são elegíveis e o seu financiamento obedece às regras e aos montantes fixados pela atribuição de idênticas despesas aos trabalhadores que exercem funções públicas com base nas remunerações base que se situem entre os valores dos níveis remuneratórios 18 e 9. No caso dos formadores externos deverá estar previsto no contrato de prestação de serviços a remuneração da deslocações alinhada com os limites enunciados acima. POCH 20

21 Execução Encargos diretos com a preparação, desenvolvimento, acompanhamento e avaliação da operação Remunerações com pessoal interno dirigente, técnico, administrativo e outro pessoal O valor máximo a imputar mensalmente corresponde à remuneração mensal que o trabalhador tenha direito por força da sua relação laboral com a entidade empregadora, calculada de acordo com a fórmula acima indicada multiplicadas pelas horas afetas à operação e que seja devidamente comprovada por folha de registo de horas, tendo como limite o valor previsto para a remuneração base dos cargos de direção superior de 1º grau da Administração Pública. As despesas com alojamento, alimentação e transporte, quando a elas houver lugar, incluindo as ajudas de custo, são elegíveis e o seu financiamento obedece às regras e aos montantes fixados pela atribuição de idênticas despesas aos trabalhadores que exercem funções públicas com base nas remunerações base que se situem entre os valores dos níveis remuneratórios 18 e 9. POCH 21

22 Execução Encargos diretos com a preparação, desenvolvimento, acompanhamento e avaliação da operação O recurso ao arrendamento/aluguer/ amortização de instalações, espaços e equipamentos para a realização de atividades deve responder a necessidades objetivas das mesmas e ser devidamente justificado, quer quanto à necessidade, quer quanto ao montante, tendo em conta o princípio da capacidade instalada e da boa gestão financeira, bem como do custo e vida útil do respetivo bem, e da duração da formação, no caso dos equipamentos. (Amortização - valor do bem * tx amortização * tx temporal * tx de imputação geral). Aquisição de bens e serviços relacionada com a preparação das ações; acompanhamento e monitorização das ações; realização de encontros, workshops e estudos de diagnóstico; e promoção e divulgação das ações. Despesa gerais, recorrendo a uma taxa de imputação geral (ex. volume de formação da operação / volume de formação da entidade beneficiária) POCH 22

23 Execução Dossier Financeiro Organizar o arquivo de forma a garantir o acesso célere aos originais dos documentos de suporte dos lançamentos identificar, para cada operação, a chave de imputação e os seus pressupostos Elaborar e submeter à autoridade de gestão a listagem de todas as despesas pagas por rubrica do pedido de reembolso e de pagamento do saldo final Os beneficiários ficam obrigados a submeter à apreciação e validação pelo responsável financeiro designado pela respetiva entidade A aquisição de bens e serviços apenas pode ser justificada através de fatura ou documentos equivalentes fiscalmente aceites, sendo o seu pagamento aferido pelo respetivo recibo As faturas, os recibos ou os documentos equivalentes fiscalmente aceites, bem como os documentos de suporte à imputação de custos comuns, devem identificar claramente o respetivo bem ou serviço. POCH 23

24 Despesas não elegíveis Contratos que aumentem o custo de execução do projeto sem que lhe seja acrescentado um valor proporcional a esse custo Contratos celebrados com fornecedores de bens ou serviços cujo pagamento seja condicionado à aprovação do projeto pela autoridade de gestão Prémios, multas, coimas, sanções financeiras, juros devedores, despesas de câmbio Despesas com processos judiciais, salvo as despesas que resultem de processos de contencioso tendentes à recuperação de créditos do FSE Encargos bancários com empréstimos e garantias, com exceção, neste último caso, das exigidas pela legislação nacional relativa à aplicação do FSE e das tipologias de operações relativas a instrumentos financeiros Compensações pela caducidade do contrato de trabalho ou indemnizações por cessação do contrato de trabalho de pessoal afeto à operação, bem como as entregas relativas ao Fundo de Compensação do Trabalho POCH 24

25 Despesas não elegíveis Encargos não obrigatórios com o pessoal afeto à operação Quaisquer negócios jurídicos celebrados, seja a que título for, com titulares de cargos de órgãos sociais, salvo os decorrentes de contrato de trabalho celebrado previamente à submissão da candidatura do beneficiário Imputação de despesas com a participação de formandos quando aos contratos de formação com eles celebrados sejam apostas cláusulas de caráter indemnizatório ou penal Aquisição de bens imóveis POCH 25

26 Regras de informação e comunicação sobre o financiamento das operações Todas as ações de informação e comunicação, bem como qualquer produto desenvolvido ou documento relacionado com a operação apoiada devem reconhecer o apoio por Fundos Europeus, apresentando obrigatoriamente a menção cofinanciado por seguida dos logótipos do PO CH, do Portugal 2020 e da União Europeia, com referência ao Fundo Social Europeu (por extenso), de acordo com os respetivos manuais de normas gráficas disponíveis para consulta e download no portal do PO CH. As entidades com operações aprovadas deverão ainda promover, de acordo com as orientações oportunamente emanadas pela AG do POCH, sessões de esclarecimento e informação aos destinatários finais sobre os objetivos e apoios concedidos pelo FSE no quadro do Programa. POCH 26

27 Execução física Dossier técnico pedagógico As entidades beneficiárias ficam obrigadas a organizar um processo técnico da operação cofinanciada, de onde constem os documentos comprovativos da execução das suas diferentes ações e da consecução dos resultados aprovados, o qual, no caso das operações de carácter formativo, corresponde ao processo pedagógico, podendo os referidos processos ter suporte digital. Devem constar obrigatoriamente do processo referido no número anterior, todas as peças que compõem os procedimentos de contratação pública relacionados com a operação cofinanciada, incluindo os respetivos contratos celebrados. O processo técnico da operação deve estar sempre atualizado e disponível. POCH 27

28 Execução física Dossier técnico pedagógico Programa da ação e respetivo cronograma; Manuais e textos de apoio, bem como a indicação de outros recursos técnicos ou didáticos utilizados na operação, nomeadamente os meios áudio visuais utilizados; Identificação dos formadores, consultores e mediadores que intervêm na ação, contrato de prestação de serviços, se forem externos, e certificado de competências pedagógicas, para o caso dos formadores (acreditação dos formadores); Ficha de inscrição dos formandos, informação sobre o processo de seleção Sumários ou registos das sessões formativas e relatórios de acompanhamento de estágios, workshops, visitas ou outras atividades, devidamente validadas pelos formadores ou outros técnicos responsáveis pela sua execução; POCH 28

29 Execução física Dossier técnico pedagógico Registo de ausências ou de presença de formandos, formadores, outros técnicos e participantes; Enunciados de provas e testes com os respetivos resultados, relatórios de trabalhos e estágios realizados, assim como pautas ou outros documentos que evidenciem o aproveitamento ou classificação dos formandos; Avaliação do desempenho dos formadores, incluindo a perspetiva dos formandos; Relatórios, atas de reuniões ou outros documentos que evidenciem eventuais atividades de acompanhamento e avaliação da ação e as metodologias e instrumentos utilizados; POCH 29

30 Execução física Dossier técnico pedagógico Os elementos que evidenciem os resultados fixados nos termos da decisão de aprovação, incluindo o acompanhamento dos respetivos indicadores; Originais de toda a publicidade e informação produzida para a divulgação das operações; Identificação da equipa técnica afeta à operação com a descrição de funções desenvolvidas no âmbito da entidade e do projeto, com o respetivo registo horário, quando aplicável. POCH 30

31 Pedido de Alteração Os pedidos de alteração à decisão de aprovação são igualmente formalizados na plataforma eletrónica do sistema de informação. Se o beneficiário não for notificado da decisão no prazo máximo de 30 dias úteis, o pedido de alteração considera-se tacitamente deferido, excetuando-se as situações que determinem alterações ao plano financeiro aprovado, as quais exigem decisão expressa a ser proferida no prazo de 60 dias úteis, sem prejuízo do previsto nos n.ºs 7 e 8 do artigo 20.º do Decreto-Lei nº 159/2014, de 27 de outubro, na sua atual redação. Possíveis motivos de PA s Alteração do cronograma das ações, estrutura de financiamento, alteração dos cursos, alteração das entidades formadoras. POCH 31

32 Desconformidades mais comuns Registo incorreto de execução física Assegurar que os dados relativos aos formandos, nomeadamente idade, habilitações e situação face ao emprego, estão corretos de modo a evitar anulações de pedidos de pagamento para efeitos de correção destes dados Assegurar que os dados estão completos ou seja, que todas as variáveis exigidas estão preenchidas Registo do vínculo dos formadores coerente com a respetiva rubrica Incumprimento do Código dos Contratos Públicos (CCP) O cumprimento dos procedimentos de contratação pública deve ser assegurado independentemente da modalidade de financiamento No PT2020 o número de contratos a verificar por operação é muito superior ao praticado no QREN As taxas de correção financeira por incumprimento do CCP é mais penalizadora do que a praticada no QREN Ausência de publicidade ao co-financiamento Deve constar no local onde ocorre a formação, em anúncios, nos materiais e documentação produzida, nos contratos, nos instrumentos de avaliação, nos certificados, website. POCH 32

33 Desconformidades mais comuns Omissão de receitas As receitas da operação devem ser declaradas aquando da submissão do pedido de reembolso intermédio e pedido de saldo final Outras Despesas superiores aos limites legais Não conformidade do contrato de prestação de serviços (entidade formadora ou outros fornecedores), designadamente despesa condicionada à aprovação ou ao pagamento do projeto; Compensações pela caducidade do contrato de trabalho ou indemnizações por cessação do contrato de trabalho de pessoal afeto à operação; Despesas pagas fora do período de elegibilidade; Registo de execução física e financeira díspar; Critérios incorretos de imputação dos custos indiretos POCH 33

34 Foco em Resultados = Monitorização Indicadores comuns FSE Indicadores de Realização e Resultado do Programa Indicadores da Operação Preenchimento obrigatório no Balcão 2020 no contexto da Execução Física Realização Recolhidos no sistema para todos os participantes, desde o primeiro registo em execução física Resultado Recolhidos no sistema para todos os participantes (incluindo desistentes) até 4 semanas após a saída da operação, mediante registo em execução física Realização Docentes apoiados nas ações acreditadas dirigidas à formação contínua em didáticas específicas (2018: : ) Resultado Docentes que concluíram formação contínua em didáticas específicas (50%) Realização Participantes em ações de formação de docentes e outros agentes de educação Resultado 1 Participantes que concluíram ações de formação de docentes e outros agentes de educação (>=75%) Resultado 2 Participantes que declaram que a formação contribuiu positivamente para a sua atividade profissional (>=60%) POCH 34

35 INDICADORES COMUNS FSE o Alimentados e apurados, em regra, através dos registos de execução física, no Balcão 2020, em sede de submissão de reembolsos POCH 35

36 INDICADORES COMUNS FSE o (cont.) indicadores comuns de realização POCH 36

37 INDICADORES COMUNS FSE o Indicadores comuns de resultado imediato POCH 37

38 Indicadores de Operação Um participante conta para os indicadores a partir do momento em que é registado em execução física Uma pessoa é contabilizada tantas vezes quantas as formações que realizar Entidade beneficiária inquerirá diretamente o participante após a conclusão da formação. Deverá disponibilizar ao POCH a metodologia e os dados de cálculo POCH 38

39 GRAU DE CONCRETIZAÇÃO (concretizado/compromisso) Consequências do Desempenho O grau de cumprimento ou incumprimento dos indicadores contratualizados é tido em consideração para efeitos quer de redução ou revogação do financiamento das candidaturas, quer da constituição de uma reserva de eficiência e desempenho Prémio Sem penalização Penalização Por cada p.p. de superação de resultados contratualizados é constituída uma reserva de eficiência e desempenho de 1p.p. do valor total elegível da operação (até ao limite de 10%) para compensar eventuais desvios negativos em futuras operações ou para reforçar o financiamento Realizações e resultados alcançados atingem 85% do contratualizado (75% em territórios de baixa densidade) por cada p.p de desvio negativo face ao contratualizado (para além do limiar de não penalização), procede-se a uma redução de 0,5 p.p. sobre a despesa total elegível, até ao limite máximo de redução de 10% face a essa despesa. Revogação da operação inferior a 50% face à média dos indicadores contratualizados de realização e resultado, salvo pedido de revisão pelo beneficiário, aceite pela autoridade de gestão, com adequada fundamentação POCH 39

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