1.CONTRATAÇÃO DE INCENTIVOS

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2 ÍNDICE 1.CONTRATAÇÃO DE INCENTIVOS Publicação da Decisão de Concessão de Incentivo Condições Pré-Contrato Condições específicas pré-contratuais Outros Documentos Contratação Devolução do Contrato Elementos Adicionais para Esclarecimento CONTABILIZAÇÃO DO INVESTIMENTO E DO INCENTIVO Contabilização do Investimento Contabilização do Incentivo LINHA DE CRÉDITO PUBLICITAÇÃO DO INCENTIVO METODOLOGIA DE PAGAMENTO DO INCENTIVO Norma de Pagamentos do Comércio Investe Processamento do Pagamento do Incentivo Regras de Aquisição de bens e serviços Recebimentos do Incentivo Declaração de Despesa do Investimento Pagamento do Incentivo relativo às Operações de Locação Financeira ACOMPANHAMENTO E VERIFICAÇÃO DO PROJETO Alterações ao Investimento e/ou Contrato Acompanhamento Documental e Físico AVALIAÇÃO FINAL DO PROJETO E ENCERRAMENTO Encerramento do Investimento Encerramento do Projeto Encerramento do Contrato Financiamento do Projeto ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER DO PROJETO ANEXOS ANEXO A Fluxograma da contratação ANEXO B - Declaração de Despesa de Investimento

3 INTRODUÇÃO O Fundo de Modernização do Comércio foi criado pelo Decreto-Lei n.º 178/2004, de 27 de julho, com as alterações que lhe foram introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 143/2005, de 26 de agosto, e regulamentado pela Portaria n.º 1297/2005, de 20 de dezembro, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1359/2006 de 4 de dezembro. Através da Portaria n.º236/2013, publicada no Diário da Republica, 1.ª Série, n.º 141, de 24 de julho, criou-se no âmbito do Fundo de Modernização do Comércio a medida Comércio Investe, ao abrigo do enquadramento nacional dos sistemas de incentivos ao investimento nas empresas, adiante designado por enquadramento nacional, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 287/2007, de 17 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 65/2009, de 20 de março. A medida Comércio Investe, financiada através do Fundo de Modernização do Comércio, tem dotação orçamental diferenciada por região e tem em vista o lançamento de uma nova fase de apoio à atividade comercial que reflita não só uma simplificação de projetos e uma modernização de apoios, mas que principalmente tenha em vista o seu ajustamento ao contexto económico e às exigências crescentes que este coloca à atividade comercial. O presente Guia dirige-se aos projetos aprovados no âmbito das candidaturas apresentadas ao abrigo do Despacho n.º 1413/2015, de 11 de fevereiro, do Secretário de Estado Adjunto da Economia, que determinou os períodos para apresentação de candidaturas e a respetiva dotação orçamental do Comércio Investe. A disponibilização do Guia do Beneficiário no âmbito da Medida Comércio Investe visa auxiliar os promotores das candidaturas aprovadas, informando-os sobre um conjunto de procedimentos necessários na fase de contratação e pós-contratação, tendo em vista não só aumentar a celeridade e eficiência do processo de acompanhamento e verificação dos projetos pelo IAPMEI, I.P., como também facilitar o cumprimento dos compromissos legais e contratuais assumidos pelos Beneficiários do incentivo. Relativamente aos procedimentos a seguir, no âmbito da realização do projeto, apresenta-se em forma de fluxo a sequência dos mesmos no Anexo A. 3

4 1.CONTRATAÇÃO DE INCENTIVOS 1.1 Publicação da Decisão de Concessão de Incentivo Após a publicação da decisão de concessão de incentivo na página eletrónica do IAPMEI, I.P., deverão ser remetidos, via conta corrente de incentivos (menu contratação), pelo Beneficiário ao IAPMEI, I.P., no prazo máximo de 20 dias úteis (19/08/2015), contados desde a data de publicação (22/07/2015), a checklist (apresentada na imagem) integralmente preenchida com as evidências documentais anexadas necessárias e suficientes à comprovação do cumprimento das condições de acesso do beneficiário, previstas no Regulamento do Comércio Investe e das condições específicas pré-contratuais (caso existam). 4

5 1.2 Condições Pré-Contrato O Promotor deve comprovar as seguintes condições de acesso: a) Encontrar-se legalmente constituído Deverá anexar o código da Certidão Permanente da empresa para consulta on-line no site Portal da Empresa ou cópia da Publicação do contrato de sociedade no DR ou, eventualmente, cópia da Certidão de escritura do contrato de sociedade e cópia do registo de todas as alterações ocorridas no pacto social. Para a sua comprovação é suficiente apenas um dos documentos acima mencionados. b) Cumprir os critérios de PME Esta informação surge pré-preenchida de acordo com a Certificação Eletrónica no sítio do IAPMEI na Internet. c) Possuir situação regularizada perante o Estado e Segurança Social e as entidades pagadoras do incentivo Deverá anexar cópia das declarações de situação regularizada perante a Segurança Social e Finanças ou autorizações de consulta. d) Ter dado início da atividade, para efeitos fiscais e dispor de contabilidade atualizada e organizada, segundo a legislação aplicável Deverá anexar a cópia da declaração de início atividade/alterações ou da Declaração Anual ou outro documento comprovativo. e) Apresentar uma situação económico-financeira equilibrada Deverá anexar o código de validação ou cópia da IES (Informação Empresarial Simplificada) referente ao ano 2013 ou do Balanço de Abertura de Contabilidade Organizada, de acordo com a situação aplicável á empresa. f) Comprovação dos postos de trabalho existentes pré-candidatura Deverá anexar as folhas da Segurança Social referentes a Janeiro de Todas as condições acima referenciadas apresentam por defeito indicação de inválido, e após a gravação do documento ficam disponíveis no ícone documento, para consulta, podendo ser apagados, no caso de se verificar um erro no upload do documento respetivo. 5

6 Após o upload do documento a situação altera-se para válido: No topo é indicado o n.º de condições por validar Condições específicas pré-contratuais A empresa deverá apresentar documentos referentes às condições pré-contratuais aplicáveis ao projeto. A condição respeitante ao incentivo sujeito ao regime de minimis fica condicionado ao respetivo controlo nacional, a efetuar até à celebração do contrato de concessão dos incentivos. O link da declaração de minimis redireciona para uma nova página, em que a empresa deverá declarar se é uma empresa autónoma ou única. 6

7 Após a escolha da opção respetiva (no botão gravar), é disponibilizado o download da minuta da declaração de minimis, podendo a empresa efetuar a consulta da mesma. Apenas quando é utilizado o botão concordar e aceitar a mesma se torna efetiva sendo que a partir desse momento não será possível a alteração dos dados referentes à declaração de minimis. A mesma fica disponível para consulta no menu contratação declaração minimis com a indicação da data de aceite pelo promotor. 1.4 Outros Documentos A empresa deverá anexar a documentação solicitada. a) Declaração da Responsabilidade do Promotor Deverá utilizar a minuta disponível (download do template), que depois de assinada e reconhecida na qualidade e com poderes para o ato, deve ser anexada (através de upload). 7

8 b) Comprovativo do NIB Deverá anexar o documento bancário que comprove o NIB da conta bancária exclusiva e específica para realização de todos os movimentos financeiros do projeto. O preenchimento da check-list,é disponibilizado em formato PDF, devendo constar do dossier de projeto estando identificados os elementos remetidos pelo promotor Contratação No menu contratação, contrato/ termo de aceitação a empresa deverá editar os dados para o contrato de concessão de incentivos. 8

9 Após a submissão dos dados para o Contrato/Termo de Aceitação, o mesmo fica disponível para download, na consola do cliente, na conta corrente on-line dos incentivos. Após download do Contrato/Termo de Aceitação, o Beneficiário deve certificar-se do seu correto preenchimento, nomeadamente no que respeita aos elementos que permitam comprovar as condições de acesso, de elegibilidade e de aprovação, aplicáveis nos termos do presente regulamento. O promotor deve assinar o contrato, e fazer o upload do documento assinado e reconhecido na qualidade e com poderes para o ato (gravar), bem como enviar ao IAPMEI, I.P. apenas um original, assinado e rubricado em todas as páginas e anexos, sendo as assinaturas dos representantes reconhecidas na qualidade e com poderes para o ato, no prazo máximo de 20 dias úteis, contados desde a data de publicação da decisão de concessão do incentivo na página eletrónica do IAPMEI, I.P., sob pena de operar a caducidade da decisão de concessão de incentivo, conforme determina o n.º 3 do art.º 20.º do Regulamento Anexo à Portaria n.º 236/2013, de 24 de julho. 9

10 ELEMENTOS - Denominação da empresa (como no cartão de pessoa coletiva) - NIF/NIPC da empresa - Morada da sede - N.º de matrícula na Conservatória do Registo Comercial (se aplicável) - Capital Social em Euros - Identificação do(s) representante(s) (nome completo, qualidade em que o representante outorga o contrato) - Montante de Investimento global (cláusula primeira) - N.º de candidatura (cláusula primeira) - Montante de incentivo concedido (ponto 2 cláusula terceira) - Montante das Despesas Elegíveis (ponto 1 cláusula quarta) - Condições específicas (cláusula quinta) - NIB da conta bancária específica e exclusiva para realização de todos os movimentos financeiros do projeto, incluindo o pagamento das despesas, o recebimento dos incentivos e o pagamento e recebimento de contrapartidas financeiras relacionadas com o projeto (ponto 1 da cláusula sexta do contrato). O beneficiário deve ter em especial atenção as obrigações das entidades beneficiárias, constantes no n.º 1 do art.º 23.º do Regulamento da Medida "Comércio Investe". O download do contrato fica disponível em PDF, e é gerado um trâmite denominado aceite do promotor e que permite o acesso aos submenus linha de crédito (contratação) e pedido de pagamento (execução). 10

11 1.6 Devolução do Contrato De acordo com o previsto no ANEXO A, o IAPMEI, I.P. efetuará a validação de toda a documentação atrás mencionada e procederá à sua assinatura após a submissão do 1º pedido de pagamento. Até à submissão do 1º pedido de pagamento serão ainda solicitados os elementos relativos ao financiamento do projeto, sendo que a submissão do 1º pedido de pagamento apenas será possível após o envio desses elementos. O contrato original fica na posse do IAPMEI, I.P., ficando disponível uma versão digitalizada na conta corrente on-line dos incentivos, na página eletrónica do IAPMEI, I.P.. A não celebração do contrato por razões imputáveis ao beneficiário, no prazo de 20 dias úteis, contados da data de publicação da decisão de concessão do incentivo, na página eletrónica do IAPMEI, I.P., determina a caducidade da decisão de concessão do incentivo. A não apresentação pelo beneficiário de pedidos de pagamento válidos nos seis meses seguintes ao termo do prazo de execução do projeto, definido na alínea c) do n.º1 do artigo 5.º do Regulamento da Medida "Comércio Investe", anexo à Portaria n.º 236/2013 de 24 de julho, ou seja, nos 21 meses seguintes à data da publicação da decisão de concessão do incentivo, determinará também a caducidade do contrato, de acordo com o descrito n.º 4 do artigo 20.º do referido Regulamento. A validação pelo IAPMEI dos elementos referentes ao contrato e ao financiamento do projeto, será efetuada aquando da submissão do 1º pedido de pagamento, verificando-se nessa fase a assinatura do contrato por parte do IAPMEI. 1.7 Elementos Adicionais para Esclarecimento Para esclarecimento de eventuais dúvidas que possam surgir no decorrer do projeto deverá ser contactado o gestor do mesmo, cuja identificação está disponível através da conta corrente online dos incentivos no menu Contactos, em 11

12 2. CONTABILIZAÇÃO DO INVESTIMENTO E DO INCENTIVO A empresa deve assegurar a adequada contabilização dos investimentos realizados e do incentivo concedido e recebido, de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística. 2.1 Contabilização do Investimento A contabilização dos bens e serviços adquiridos no âmbito do projeto deve ser efetuada em subcontas apropriadas, especificamente criadas para o seu registo. A classificação contabilística deve ter em conta as rubricas do plano de investimento, as quais terão de respeitar o Sistema de Normalização Contabilística. 2.2 Contabilização do Incentivo Os incentivos concedidos e recebidos são contabilizados em contas divisionárias especificamente criadas para o seu registo, de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística. Contabilização de Subsídios não reembolsáveis (correspondente aos investimentos classe 4): Momento da assinatura do contrato Outros devedores 593 Subsídios X X 12

13 Momento do Recebimento 12 - Depósitos à Ordem Outros devedores X X Reconhecimento do Subsídio: proporção das depreciações dos equipamentos apoiados Subsídios Imputação de subsídios para investimentos X X Contabilização de Subsídios não reembolsáveis (correspondente aos gastos classe 6): Momento da assinatura do contrato Outros devedores Rend. a reconhecer X X Momento da realização do gasto Rend. a reconhecer Subsídios do Estado X X 13

14 Momento do recebimento 12 - Depósitos à Ordem Outros devedores X X 14

15 3. LINHA DE CRÉDITO A linha de crédito surge como uma resposta às dificuldades das empresas no acesso ao financiamento, permitindo desta forma melhorar o suporte financeiro dos projetos aprovados no âmbito da Medida Comércio Investe. Trata-se de uma linha de crédito com garantia mútua, suportada por contragarantia financiada pelo Fundo de Modernização do Comércio, que assegura também o pagamento das comissões cobradas pelas Sociedades de Garantia Mútua, permitindo aos promotores dos projetos apoiados pela Medida Comércio Investe o acesso a meios financeiros complementares necessários à execução dos investimentos aprovados. O beneficiário pode optar por esta fonte de financiamento, ainda que não prevista em sede de candidatura. Para tal, deve assinalar essa opção e refletir no Mapa de Financiamento essa alteração até ao primeiro pedido de pagamento, sem prejuízo da manutenção do cumprimento da condição de elegibilidade relativa ao financiamento mínimo por Capitais Próprios. O beneficiário terá disponível uma Declaração de acesso à Linha de Crédito Comércio Investe, para apresentação junto das Instituições de Crédito Protocoladas, caso opte por esta fonte de financiamento, a partir da data do trâmite Aceite da decisão pelo promotor. Optando por esta fonte de financiamento, no momento da apresentação do primeiro pedido de pagamento, o beneficiário deverá evidenciar que o crédito se encontra já firmado com a entidade bancária. Caso o crédito não venha a ser aprovado até ao momento acima identificado, o beneficiário deverá indicar outra fonte alternativa, apresentando o novo mapa de financiamento, bem como os comprovativos em como se encontram asseguradas as novas fontes de financiamento. 15

16 4. PUBLICITAÇÃO DO INCENTIVO A publicitação dos incentivos concedidos pelo Estado Português é uma obrigação consagrada na legislação nacional. Esta obrigação, prevista na alínea i) do n.º1 do art.º 23.º do Regulamento da Medida "Comércio Investe", está igualmente expressa no contrato de concessão de incentivos celebrado com o Beneficiário e tem como objetivo informar os Beneficiários potenciais e finais, autoridades públicas competentes, organizações profissionais e meios económicos, parceiros económicos e sociais, organizações não-governamentais e a opinião pública em geral, sobre o papel desempenhado pelo Estado Português no que respeita às intervenções em causa e respetivos resultados. Os Beneficiários estão obrigados à publicitação do apoio a partir da data do trâmite aceite pelo promotor. As ações entretanto já realizadas devem ser publicitadas posteriormente (ex: divulgação na página web da empresa). A publicitação deverá ser assegurada pela colocação do cartaz Projeto com o apoio Comércio Investe no local de realização do investimento, bem visível e ao abrigo de condições que contribuam para a sua não deterioração, mantendo-se essa publicitação até ao encerramento do projeto por parte do IAPMEI, I.P.. Este cartaz encontra-se disponível para download na conta corrente on-line dos incentivos. São objeto de publicitação todos os projetos financiados ao abrigo da Medida Comércio Investe e quaisquer iniciativas/produtos de informação e divulgação elaborados no quadro desta Medida e dos referidos projetos, nomeadamente: Cartazes; Estudos, publicações e outro material informativo e de divulgação; Websites. Exemplo de divulgações: Aplicações impressas: na capa ou contra-capa; Websites: na página principal; Filmes e outros suportes de divulgação eletrónicos e audiovisuais: na respetiva abertura. 16

17 Todos os suportes e normas gráficas a utilizar para a publicitação serão disponibilizados na conta corrente on-line dos incentivos, na página eletrónica do IAPMEI, I.P.. O beneficiário deverá: Afixar sempre o cartaz de projeto apoiado; Colocar os logótipos nos estudos, catálogos e outras aplicações impressas; Colocar os logótipos na página da internet; Documentar evidências das ações de publicitação do projeto. Consequências e penalizações da não publicitação: Não elegibilidade das despesas quando sujeitas a publicitação específica; Anulação do projeto no caso de incumprimento das obrigações gerais. Todos os documentos comprovativos das despesas deverão ser objeto de aposição de um carimbo, contendo os seguintes elementos: Apoiado pelo Fundo de Modernização do Comércio Medida Comércio Investe - Aviso:.. - Projeto n.º :. - N.º do comprovante.. - Rubrica da despesa: - Parcela co-financiada:. 17

18 5. METODOLOGIA DE PAGAMENTO DO INCENTIVO 5.1 Norma de Pagamentos do Comércio Investe As modalidades de pagamentos de incentivos estão contempladas na Norma de Pagamentos do Comércio Investe, aprovada por despacho e publicitada na página eletrónica do IAPMEI, I.P., estando disponível na conta corrente on-line dos incentivos. 5.2 Processamento do Pagamento do Incentivo As modalidades previstas na Norma de Pagamentos da Medida Comércio Investe para processamento do incentivo são as seguintes: Pagamento do incentivo Intercalar 50% Garantia de 50% ou Despesas realizadas >=50% <75% Intercalar 75% Garantia de 75% ou Despesas realizadas >= 75% Final Com comprovação despesa realizada e paga Intercalar +25% Despesas realizadas >= 75% das quais >50% pagas Final Com comprovação despesa realizada e paga Final Com comprovação despesa realizada e paga 18

19 Importa realçar: Pagamentos intercalares de incentivo até ao montante máximo de 75% do incentivo. Pagamentos intercalares contra a apresentação de uma garantia bancária ou de garantia prestada no âmbito do Sistema Nacional de Garantia Mútua de igual valor, conforme minuta constante em anexo à norma de pagamentos. Pagamento final após a conclusão do projeto, com a comprovação efetiva de todas as despesas realizadas e pagas. Apenas podem ser processados novos pagamentos de incentivo após a comprovação do montante de incentivo pago anteriormente, através da apresentação de despesas elegíveis realizadas e pagas. Pagamento final é apresentado no prazo máximo de 6 meses após a data limite para a execução do projeto. 22 Julho 2015 Publicitação da decisão Prazo de execução 12 meses após publicação da decisão 22 Julho 2016 Prazo máximo de execução 15 meses após publicitação da decisão data limite de elegibilidade de despesas 22 Outubro 2016 Data limite para apresentação do PTRF 21 meses após publicitação da decisão Após esta data opera a caducidade 22 Abril

20 Se o beneficiário apresentar o Pedido de Pagamento Final até ao prazo máximo de execução (22 de Outubro de 2016), tem direito ao prémio de boa execução se, em sede de avaliação final do projeto, cumprir cumulativamente as outras duas condições: Estar assegurado o cumprimento dos objetivos do projeto; Possuir uma taxa de execução do incentivo contratado superior a 70%. Ao apresentar após o prazo acima indicado e até aos 6 meses seguintes (22 de Abril de 2017), as despesas efetuadas dentro desse período não serão consideradas elegíveis, podendo no entanto ser consideradas para efeito da pontuação final do projeto. A não apresentação de pedidos de pagamento válidos nos seis meses seguintes ao termo do prazo de execução do projeto determina a caducidade do contrato. O beneficiário optar por aceder à Linha de Crédito, no momento da apresentação do primeiro pedido de pagamento deverá evidenciar que o crédito se encontra já firmado com a entidade bancária. Caso o crédito não venha a ser aprovado até ao momento acima identificado, o beneficiário deverá indicar outra fonte alternativa, apresentando o novo mapa de financiamento, bem como os comprovativos em como se encontram asseguradas as novas fontes de financiamento. Para efeitos de determinação das datas de início e conclusão do projeto, consideram-se as datas da primeira e última fatura imputável ao mesmo. É sobre a data de conclusão do projeto que é avaliado o Critério B (Criação de postos de trabalho). 6 meses (exceções) Despesas previstas na alínea d) do art.º 5.º do Reg. da Medida Comércio Investe Início do Projeto Data da 1.ª fatura imputada ao projeto Conclusão do Projeto Data da última fatura imputada ao projeto 20

21 5.3 Formulário de Pedido de Pagamento Após a tramitação de preenchimento dos dados necessários à assinatura do contrato, e upload do contrato de concessão de incentivos, é disponibilizado o pedido de pagamento. Os pedidos de pagamento são efetuados através de formulário eletrónico disponível no website do IAPMEI ( na Consola do Cliente. As regras de preenchimento do formulário poderão ser também consultadas no website do IAPMEI, na Consola do Cliente, através do menu Informação no separador Documentos (Guia de Preenchimento do Formulário de Pedidos de Pagamento).A submissão do 1º pedido de pagamento, apenas é possível após envio dos elementos referentes ao financiamento do projeto. A validação pelo IAPMEI dos elementos referentes ao contrato e ao financiamento do projeto, será efetuada aquando da submissão do 1º pedido de pagamento, verificando-se nessa fase a assinatura do contrato por parte do IAPMEI. Os pedidos de reembolso por parte dos beneficiários são suportados e formalizados através do preenchimento e envio de um formulário eletrónico que se baseia nos seguintes elementos fundamentais: - Formulário eletrónico em papel - Autorizações de consulta das Certidões - Declaração de responsabilidade - Documentos específicos: Condicionantes Aprovação da Linha de Crédito 21

22 5.4 Regras de Aquisição de bens e serviços De salientar que só são objeto de comparticipação, em sede de execução, as despesas com aquisições de bens e serviços que cumpram os seguintes requisitos: As aquisições devem ser efetuadas a custos médios do mercado, podendo o IAPMEI, I. P. proceder à respetiva adequação dos valores; As aquisições devem ser efetuadas em condições de mercado a entidades que possuam capacidade para assegurar os fornecimentos previstos; As aquisições ao mesmo fornecedor, no âmbito do projeto de valor conjunto superior a , devem estar suportadas através de consulta a pelo menos três entidades; As aquisições não podem ser efetuadas a entidades com as quais o Beneficiário ou os respetivos dirigentes e familiares de primeiro grau possuam ligações diretas ou indiretas de capital; Os pagamentos das despesas do projeto devem ser efetuados, exclusivamente, através de meio bancário que permita identificar inequivocamente que o destinatário do pagamento corresponde à entidade fornecedora, através de conta bancária específica e exclusiva por entidade beneficiária, criada para realização dos pagamentos do projeto. 5.5 Recebimentos do Incentivo Conforme disposto no número 1 do artigo 23.º do Regulamento da Medida Comércio Investe, o Beneficiário deve ser titular de uma conta bancária específica e exclusiva para a realização de todos os movimentos financeiros do projeto, incluindo os pagamentos das despesas, os recebimentos dos incentivos, e os pagamentos e recebimentos de contrapartidas financeiras relacionadas com o projeto. 5.6 Declaração de Despesa do Investimento A alínea a) do número 1 do artigo 24.º do Regulamento do Comércio Investe determina a intervenção de Revisores ou Técnicos Oficiais de Contas, ao nível do acompanhamento e verificação dos projetos apoiados por esta medida de incentivos. 22

23 A verificação financeira do projeto tem por base uma declaração de despesa do investimento apresentada pelo Beneficiário e ratificada por um TOC ou ROC, de acordo com o regime aplicável à contabilidade da empresa em causa, através da qual confirma a realização das despesas de investimentos, que os documentos comprovativos daquelas se encontram corretamente lançados na contabilidade e que o incentivo foi contabilizado de acordo com o SNC. A Declaração de Despesa do Investimento ratificada por um TOC ou ROC, acima referida, é parte integrante do Pedido de Pagamento e o seu preenchimento é efetuado on-line, conforme as minutas que se encontram no Anexo B deste Guia. As instruções de preenchimento encontram-se descritas no Guia de Preenchimento do Formulário. Realça-se que o trabalho de verificação, da responsabilidade do ROC, é efetuado de acordo com as Normas Técnicas e Diretrizes de Revisão/Auditoria da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas, designadamente a Diretriz de Revisão/Auditoria Programa de Incentivos à Modernização da Economia, enquanto que o trabalho de verificação, da responsabilidade do TOC, é efetuado de acordo com as Instruções para a Validação de Pedidos de Pagamento relativos a projetos apoiados emitidas pela Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas. 5.7 Pagamento do Incentivo relativo às Operações de Locação Financeira Os bens adquiridos em regime de locação financeira podem ser elegíveis, para efeitos de determinação do incentivo, no montante equivalente ao valor do capital incorporado nas rendas que se vencerem até à conclusão do projeto (data da última fatura imputável ao mesmo). Deverá ser apresentado o respetivo contrato e auto de receção do bem apoiado. A elegibilidade dos bens em questão carece do exercício da opção de compra do bem locado por parte do Beneficiário. 23

24 6. ACOMPANHAMENTO E VERIFICAÇÃO DO PROJETO O adequado acompanhamento da realização dos investimentos, bem como dos objetivos propostos pelo Beneficiário aquando da elaboração do projeto, é determinante para o sucesso do investimento e consequentemente da empresa beneficiária em causa. Desta forma, e atendendo à particular importância da fase de acompanhamento e verificação dos projetos, destacamos alguns aspetos considerados relevantes para a boa execução dos mesmos Alterações ao Investimento e/ou Contrato Conforme estabelecido no contrato de concessão de incentivos, o Beneficiário obriga-se a comunicar ao IAPMEI, I.P. todas as alterações ou ocorrências ao projeto face ao previsto na candidatura aprovada, que avaliará o seu impacto nos pressupostos de aprovação, tais como: Desistência: Para uma situação de desistência da candidatura, após a assinatura do contrato pelo IAPMEI deverá a formalização do pedido ser efetuada por ou por carta assinada pelos subscritores do contrato de concessão de incentivos, à qual o IAPMEI, I.P. dará seguimento à revogação do contrato. Antes da assinatura do contrato pelo IAPMEI, a desistência é efetuada na conta corrente de incentivos. Alteração dos dados da empresa: Ocorrendo qualquer alteração dos dados da empresa face ao contrato, deverá o Beneficiário informar o IAPMEI, I.P. dos elementos a atualizar, particularmente no que respeita aos elementos de identificação do Beneficiário, à atividade económica, aos participantes no capital, e principais participações no capital de outras entidades. Cessão da posição contratual do Beneficiário: Verificando-se uma intenção de cessão da posição contratual ou fusão, deverá o IAPMEI, I.P. ser informado, sendo também fornecidos os elementos de identificação do novo Beneficiário, nomeadamente a Denominação Social, a Sede Social, o N.º de Matrícula na Conservatória do Registo Comercial, montante do Capital Social e a Identificação do Representante (nome completo, qualidade em que o representante outorga o contrato), bem como outros 24

25 elementos necessários à verificação das Condições de Elegibilidade previstas no Regulamento do Comércio Investe. Alterações de localização do Investimento: As alterações de localização do investimento deverão ser objeto de autorização prévia do IAPMEI, I.P. no quadro das obrigações contratuais assumidas, e devidamente fundamentadas pelo Beneficiário, indicando ainda a designação do estabelecimento, a rua, a localidade e o concelho em que se irá implementar o investimento. Alteração ao modelo de fontes de financiamento previsto: Em sede de execução, até à apresentação do pedido de pagamento final, o Beneficiário pode alterar as fontes de financiamento, desde que se verifique manutenção do cumprimento da condição de elegibilidade relativa ao financiamento mínimo por Capitais Próprios. Caso opte, pela linha de crédito, no momento da apresentação do primeiro pedido de pagamento, o Beneficiário deverá evidenciar que o crédito se encontra já firmado com a entidade bancária. Caso o crédito não venha a ser aprovado, o Beneficiário deverá indicar outra fonte alternativa, apresentando o novo mapa de financiamento, bem como os comprovativos em como se encontram asseguradas as novas fontes de financiamento. Competirá ao IAPMEI, I.P. proceder à avaliação do efeito dessas alterações no projeto aprovado e nas disposições contratuais assumidas, submetendo-os à aprovação da Tutela quando necessário. Em sede de execução, devem ser mantidos os pressupostos de avaliação que deram origem à seleção do projeto, incluindo obter uma pontuação final acima da pontuação correspondente ao limite orçamental da dotação em que o projeto foi hierarquizado. O não cumprimento desta condição tem como consequência a anulação da decisão de concessão do incentivo e consequente devolução das verbas pagas, nos termos definidos no contrato de concessão do incentivo. 25

26 6.2 Acompanhamento Documental e Físico No decurso da realização do investimento e após a assinatura do contrato de concessão de incentivos, compete ao IAPMEI, I.P. efetuar o acompanhamento e controlo dos projetos, elaborando: Relatórios referentes a eventuais vistorias físicas a efetuar aos locais de implementação dos projetos; Relatórios referentes à verificação documental, contabilística e financeira, sendo que para o efeito poderá ser solicitado o dossier de projeto. 26

27 7. AVALIAÇÃO FINAL DO PROJETO E ENCERRAMENTO Concluída a realização do investimento, pode o Beneficiário solicitar ao IAPMEI, I.P. o pagamento final e, simultaneamente, o encerramento da fase de investimento do projeto, através do Formulário do Pedido Pagamento. Refira-se que, perante atrasos injustificados face à calendarização prevista, o IAPMEI, I.P. poderá tomar a iniciativa de desencadear o processo de encerramento ou, ponderadas as circunstâncias do caso em concreto, proceder à rescisão do contrato de concessão de incentivos. 7.1 Encerramento do Investimento Nesta sede é efetuada a verificação de todos os pressupostos relacionados com a execução física e financeira do projeto. Verificação documental, financeira e contabilística; Verificação física do investimento, quando aplicável; Avaliação do cumprimento das condicionantes e obrigações contratuais; Apuramento e avaliação do investimento e das fontes de financiamento; Apuramento do incentivo final; Libertação/redução de garantias; A avaliação do cumprimento dos objetivos, incluindo a confirmação da Pontuação Final do Projeto; Atribuição de prémio de realização de boa execução (se aplicável). Verificação Física Identificar os investimentos realizados no âmbito do projeto, confirmando nos equipamentos, confirmando a marca, modelo e número de série; Avaliar se os equipamentos foram adquiridos em estado de uso; Verificar se o projeto se encontra devidamente publicitado; Confirmar que os equipamentos se encontram em condições de operacionalidade e funcionamento. 27

28 7.2 Encerramento do Projeto Nesta sede é efetuada a verificação do cumprimento dos objetivos, metas ou outras condições, após a conclusão do investimento, tais como: A avaliação do cumprimento das condicionantes e obrigações contratuais; A verificação do cumprimento das condições a que ficou sujeito o encerramento do investimento. 7.3 Encerramento do Contrato Nesta sede é confirmado o cumprimento de todas as obrigações contratuais. No âmbito dos contratos de concessão de incentivos, que constituem o suporte da relação estabelecida entre o Beneficiário e o IAPMEI, I.P., subsistem determinadas condições subjacentes à verificação de projetos, não diretamente relacionadas com a sua execução, que determinam que o acompanhamento dos projetos se prolongue até ao termo de vigência do próprio contrato. Deste modo, esta fase caracteriza-se pela avaliação da situação contratual do Beneficiário, especialmente em relação ao conjunto de obrigações que não estão diretamente relacionadas com a realização e com o impacto do projeto, como é o caso: Manutenção da atividade pelo período mínimo contratualmente fixado; Manutenção de dossier devidamente organizado pelo período contratualmente fixado. No termo final de vigência do contrato, terão assim de estar cumpridas todas as obrigações contratuais vigentes. 7.4 Financiamento do Projeto Verificação das fontes de financiamento, tendo por base os seguintes documentos: Empréstimo Bancário: fotocópia do(s) contrato(s), extratos bancários da sua utilização e respetivo extrato contabilístico; Linha de Crédito: fotocópia do(s) contrato(s); 28

29 Leasing: fotocópias(s) do(s) contratos, documentos comprovativos do pagamento das rendas e opções de compra, auto de receção e fotocópia do documento comprovativo da operação de transação; Capital: fotocópia da escritura de aumento de capital, bem como comprovativos das entradas em depósitos à ordem, extratos bancários e extratos contabilísticos da respetiva conta; Prestações Suplementares: fotocópia da ata de aprovação, comprovativos das entradas em depósitos à ordem, extratos bancários e extrato contabilístico da respetiva conta; Suprimentos Consolidados: fotocópia da ata de aprovação e declaração dos sócios de que os empréstimos por si concedidos não serão levantados durante a vida do projeto, bem como das entradas em depósitos à ordem, extratos bancários e extrato contabilístico da respetiva conta. 29

30 8. ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER DO PROJETO De acordo com as obrigações das entidades beneficiárias, o Beneficiário tem de manter devidamente organizado o dossier do Projeto. Como tal, este deve conter todos os documentos suscetíveis de comprovar as informações, declarações prestadas no âmbito do projeto, e de fundamentar as opções de investimentos apresentadas, bem como todos os documentos comprovativos da realização das despesas de investimento, o qual poderá ser consultado a qualquer momento pelos organismos intervenientes no processo de análise, acompanhamento e fiscalização dos projetos. O dossier do projeto é fundamental para a organização e celeridade de todo o processo de acompanhamento e verificação, devendo ser mantido até três anos após a data de encerramento do projeto, e disponibilizado às entidades responsáveis pelo acompanhamento e fiscalização sempre que solicitado. 30

31 A organização do dossier deve ter em conta a seguinte estrutura: CANDIDATURA Cópia do Formulário de Candidatura; Comprovativos das condições de elegibilidade do Beneficiário; Comprovativos das condições de elegibilidade do projeto; Faturas pró-forma, orçamentos que em sede de análise comprovem a intenção de investimento, numerados por ordem sequencial com a devida correspondência no mapa Classificação dos Investimentos do formulário de candidatura; Estrutura de financiamento. CONTRATAÇÃO Contrato e Aditamentos; Cópia(s) da(s) Garantia(s) apresentada(s) (quando aplicável); Cópia de Todas as Formalizações efetuadas; Elementos necessários à comprovação das condicionantes de aprovação da candidatura; Memorando, referindo eventuais desvios na concretização do projeto e respetiva justificação relativamente a: Investimentos não previstos na candidatura e previstos mas não concretizados; Financiamento do projeto. 31

32 EXECUÇÃO Cópia dos Pedidos de Pagamento entregues; Cópia dos documentos comprovativos das despesas do investimento realizadas que serviram de suporte aos pedidos de pagamento; Cópia da decisão do IAPMEI, I.P. que recaiu sobre cada Pedido de Pagamento; Documentos comprovativos das Fontes de Financiamento. ACOMPANHAMENTO Inclui toda a correspondência rececionada e enviada a todos os interlocutores oficiais da candidatura. ENCERRAMENTO Cópia do pedido pagamento final e de encerramento de investimento; Cópia dos documentos comprovativos das despesas do investimento realizadas que serviram de suporte ao pedido de pagamento (PTRF); Cópia da decisão do IAPMEI, I.P. que recaiu sobre o pedido de encerramento do investimento; Documentos comprovativos das fontes de financiamento do investimento; IES referente ao ano pós projeto. 32

33 9. ANEXOS ANEXO A Fluxograma da contratação ANEXO B - Declaração de Despesa de Investimento ANEXO B.1 Declaração de Despesa de Investimento do Revisor Oficial de Contas ANEXO B.2 Declaração de Despesa de Investimento do Técnico Oficial de Contas 33

34 ANEXO A Fluxograma da contratação Notificação Elegível Apoiado Check List conta corrente Contrato 1 via 20 dias úteis Instituição de Crédito Protocolada Caducidade da Decisão Não ok Declaração Linha de crédito Contrato com Instituição de Crédito ok Aceite da decisão pelo promotor Financiamento do projeto submissão 1º Pedido Pagamento IAPMEI Validação Elementos IAPMEI Validação Elementos Caducidade da Decisão Não ok ok IAPMEI Assinatura do Contrato Decisão do(s) Pedido(s) Pagamento(s) Encerramento 34

35 ANEXO B - Declaração de Despesa de Investimento ANEXO B.1 Declaração de Despesa de Investimento do Revisor Oficial de Contas DECLARAÇÃO DE DESPESA DE INVESTIMENTO Ao... IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P. Introdução 1. Para efeitos do disposto na alínea a) do número 1 do artigo 24.º do Regulamento do Comércio Investe anexo à Portaria n.º 236/2013, de 24 de julho, procedemos à verificação da documentação de suporte ao investimento a que respeita o Mapa de Despesas anexo, na quantia de (a), apresentada pelo Beneficiário (b), NIF, no âmbito do projeto de investimento, ao qual corresponde o contrato de concessão de incentivos n.º. 2. O referido Mapa de Despesas do Investimento suporta o pedido de..(c) de incentivo apresentado pelo Beneficiário ao IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P. a partir de.. (d). Responsabilidades 3. É da responsabilidade do Beneficiário a preparação e apresentação do Mapa de Despesas que satisfaçam os requisitos exigidos para a concessão dos incentivos, bem como o cumprimento de outras obrigações legais e contratuais inerentes aos mesmos. 4. A nossa responsabilidade consiste em verificar: o referido Mapa de Despesas; a existência de contabilidade atualizada e organizada de acordo com a normalização contabilística nacional; que as datas de faturas e recibos, ou documentos equivalentes, se compreendem dentro do espaço temporal admissível à elegibilidade do incentivo. 35

36 5. Não é da nossa responsabilidade a confirmação da existência física dos investimentos realizados, nem a verificação do cumprimento de outras obrigações legais ou contratuais por parte do Beneficiário. Âmbito 6. O trabalho a que procedemos foi efetuado de acordo com as Normas Técnicas e Diretrizes de Revisão/Auditoria da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas, designadamente a Diretriz de Revisão/Auditoria Programa de Incentivos à Modernização da Economia, a qual exige que se confirme: a) a legalidade dos documentos de suporte registados no Mapa de Despesas anexo; b) a conformidade dos investimentos realizados com os previstos na candidatura e nas alterações aprovadas e a sua elegibilidade atenta a data da sua realização; c) o cumprimento integral dos procedimentos de pagamento, a adequação da respetiva data e a validade dos documentos de quitação; d) a adequada contabilização de tais despesas e do incentivo, de acordo com a legislação aplicável; e e) o adequado registo contabilístico das fontes de financiamento indicadas pelo Beneficiário (apenas aplicável na verificação final), com vista a verificar que a informação prestada em tal Mapa se encontra em conformidade com os requisitos exigidos. Reservas (se aplicável) 7. (Descrição das reservas) Declaração 8. Com base no exame efetuado verificámos que o Mapa de Despesas e o Mapa de Financiamento do Projeto (quando aplicável) anexos satisfazem os requisitos exigidos e que as despesas e os incentivos se encontram contabilizados em conformidade com os princípios contabilísticos (e). 36

37 Ênfases (se aplicável) 9. (Descrição das ênfases) (Local de emissão e data) (Assinatura) (Nome e n.º do ROC) LEGENDAS (a) Valor total dos documentos comprovativos verificados. (b) Denominação do Beneficiário. (c) Inserir intercalar ou final conforme o caso. (d) Data de conclusão da preparação do Mapa de Despesas e trabalhos de validação. (e) Indicar, consoante o aplicável: geralmente aceites ou geralmente aceites em Portugal para o setor " (indicar o setor). 37

38 ANEXO B.2 Declaração de Despesa de Investimento do Técnico Oficial de Contas DECLARAÇÃO DE DESPESA DE INVESTIMENTO Ao... IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P. Introdução 1. Para efeitos do disposto na alínea a) do número 1 do artigo 24.º do Regulamento do Comércio Investe anexo à Portaria n.º 236/2013, de 24 de julho, procedemos à verificação da documentação de suporte ao investimento a que respeita o Mapa de Despesas anexo, na quantia de (a), apresentada pelo Beneficiário (b), NIF, no âmbito do projeto de investimento, ao qual corresponde o contrato de concessão de incentivos n.º. 2. O referido Mapa de Despesas do Investimento suporta o pedido de..(c) de incentivo apresentado pelo Beneficiário ao IAPMEI Agência para a Competitividade e Inovação, I.P., a partir de.. (d). Responsabilidades 3. É da responsabilidade do Beneficiário a preparação e apresentação do Mapa de Despesas que satisfaçam os requisitos exigidos para a concessão dos incentivos, bem como o cumprimento de outras obrigações legais e contratuais inerentes aos mesmos. 4. A nossa responsabilidade consiste em verificar: a) o referido Mapa de Despesas; b) a existência de contabilidade atualizada e organizada de acordo com a normalização contabilística nacional; c) que as datas de faturas e recibos, ou documentos equivalentes, se compreendem dentro do espaço temporal admissível à elegibilidade do incentivo. 38

39 5. Não é da nossa responsabilidade a confirmação da existência física dos investimentos realizados, nem a verificação do cumprimento de outras obrigações legais ou contratuais por parte do Beneficiário. Âmbito 6. O trabalho a que procedemos foi efetuado de acordo com as Instruções para a Validação de Pedidos de Pagamento relativos a projetos apoiados pelo Programa de Incentivos à Modernização da Economia, emitidas pela Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas, a qual exige que se confirme: a) a legalidade dos documentos de suporte registados no Mapa de Despesas anexo; b) a conformidade dos investimentos realizados com os previstos na candidatura e nas alterações aprovadas e a sua elegibilidade atenta a data da sua realização; c) o cumprimento integral dos procedimentos de pagamento, a adequação da respetiva data e a validade dos documentos de quitação; d) a adequada contabilização de tais despesas e do incentivo, de acordo com a legislação aplicável; e e) o adequado registo contabilístico das fontes de financiamento indicadas pelo Beneficiário (apenas aplicável na verificação final), com vista a verificar que a informação prestada em tal Mapa se encontra em conformidade com os requisitos exigidos. Situações que merecem a nossa discordância (se aplicável) 7. (Descrição dessas situações de discordância) Declaração 8. Com base no exame efetuado verificámos que o Mapa de Despesas e o Mapa de Financiamento do Projeto (quando aplicável) anexos satisfazem os requisitos exigidos e que as despesas e os incentivos se encontram contabilizados em conformidade com os princípios contabilísticos (e). 39

40 Situações, que embora não mereçam a nossa discordância, devem ser enfatizadas (se aplicável) 9. (Descrição das ênfases) (Local de emissão e data) (Assinatura) (Nome e vinheta do TOC) LEGENDAS (a) Valor total dos documentos comprovativos verificados. (b) Denominação do Beneficiário. (c) Inserir intercalar ou final conforme o caso. (d) Data de conclusão da preparação do Mapa de Despesas e trabalhos de validação. (e) Indicar, consoante o aplicável: geralmente aceites ou geralmente aceites em Portugal para o setor " (indicar o setor). 40